Sistema de controle de processos judiciais: o que ele precisa fazer, e quando a planilha basta

Um sistema de controle de processos guarda os processos do escritório, traz o andamento do tribunal, conta o prazo e diz quem é responsável por cada ato. A planilha resolve parte disso enquanto o volume é pequeno. Abaixo estão o modelo de planilha que usamos como ponto de partida (grátis, sem cadastro), o momento em que ela começa a falhar e o que conferir num sistema antes de migrar.

1. O que é controle de processos no escritório de advocacia

Controlar um processo judicial é saber, a qualquer momento, quatro coisas: em que fase ele está, qual foi o último ato do juízo, qual é o próximo prazo e quem do escritório vai cumpri-lo. O resto (valor da causa, honorários, documentos, histórico com o cliente) se organiza em volta dessas quatro.

Em empresas, "controle de processos" costuma significar fluxo de trabalho interno, como compras ou aprovação de despesas. Este guia trata do processo judicial e do escritório de advocacia.

2. Modelo de planilha de controle de processos (grátis)

O modelo tem uma linha por processo e as colunas que respondem às quatro perguntas acima: número no padrão CNJ, tribunal e sistema (eproc, PJe, eSAJ ou Projudi), vara, classe, cliente e polo, parte contrária, advogado responsável, fase, último andamento com a data, próximo prazo com início e data-limite, situação do prazo, valor da causa, honorários e observações.

A versão em Excel calcula sozinha os dias sem andamento, os dias úteis até a data-limite (com feriados nacionais e recesso) e a situação de cada processo, com cor: prazo vencido, prazo em até dois dias úteis, processo parado há mais de 60 dias e prazo cumprido. Abre no Excel, no Google Planilhas e no LibreOffice. Quem prefere texto puro tem a versão CSV, separada por ponto e vírgula.

Baixar a planilha (Excel) Versão CSV

Para a data-limite: use o contador de prazos processuais, que conta em dias úteis e pula feriado nacional e o recesso de 20/12 a 20/01, e a tabela de prazos do CPC para achar o prazo de cada ato.

3. Quando a planilha deixa de servir

A planilha não erra sozinha; quem erra é a pessoa que precisa atualizá-la. Os sinais de que o escritório passou do ponto costumam aparecer nesta ordem:

• Alguém descobre uma intimação pelo cliente ou pela parte contrária, e não pela planilha.
• Duas pessoas editam o arquivo ao mesmo tempo e uma versão sobrescreve a outra.
• A coluna "último andamento" fica semanas atrasada, porque conferir processo por processo no site do tribunal toma a manhã inteira.
• O prazo é contado à mão e o feriado municipal ou a suspensão de expediente do tribunal fica de fora.
• Ninguém sabe dizer quantos prazos vencem na semana sem filtrar e somar.

O primeiro sinal é o mais sério. Quando ele aparece, o problema deixou de ser organização e passou a ser risco de perder prazo.

4. O que um sistema de controle de processos precisa fazer

Em ordem de impacto no dia a dia:

Trazer o andamento do tribunal. O sistema deve buscar o processo e as movimentações sem que alguém copie à mão. Peça a lista de tribunais e sistemas cobertos, porque eproc, PJe, eSAJ e Projudi são tecnologias diferentes.

Receber as publicações. A intimação no Diário de Justiça Eletrônico Nacional (DJEN) e nos diários dos tribunais tem de chegar já vinculada ao processo certo.

Contar o prazo com o calendário do tribunal. Dias úteis, exclusão do dia do começo, feriados e suspensões daquele foro, com os dias pulados à vista para você conferir.

Dar dono a cada prazo. Prazo sem responsável é prazo de ninguém. O sistema precisa distribuir, mostrar a carga de cada pessoa e avisar o que vence.

Guardar os documentos junto do processo. Petição, decisão e documento do cliente no mesmo lugar do andamento, pesquisáveis.

Deixar você sair. Saiba antes como exportar os dados se um dia trocar de sistema.

Para a avaliação completa, com o teste de cada resposta, veja como escolher software jurídico.

5. Prazo: o ponto que mais dá erro

No CPC os prazos processuais correm em dias úteis (art. 219), o dia do começo é excluído e o do vencimento é incluído (art. 224), e os prazos ficam suspensos entre 20 de dezembro e 20 de janeiro (art. 220). Quando a intimação não precisa ser pessoal, o prazo conta da publicação no Diário de Justiça Eletrônico Nacional (DJEN), e a intimação que aparece ao mesmo tempo no portal do processo vale só como informação (Resolução CNJ nº 455/2022, com a redação da Resolução nº 569/2024). Na intimação pelo portal, quando ela é a que vale, o ato se considera feito no dia da consulta ao teor ou dez dias corridos depois da disponibilização (Lei 11.419/2006, art. 5º).

A planilha guarda a data, mas não faz essa conta. Para conferir um caso agora, use a ferramenta de prazo no processo eletrônico.

6. Como migrar da planilha para um sistema sem perder nada

Comece pelos processos com prazo aberto, porque são os que não podem esperar. Cadastre-os, confira o próximo prazo de cada um contra a planilha e só então siga para os processos parados e arquivados. Mantenha a planilha como consulta, sem editar, durante as primeiras semanas: se algo faltar no sistema, você descobre comparando.

Pergunte ao fornecedor se existe importação em massa. Alguns sistemas importam planilha; outros, como o SIJUR hoje, cadastram processo um a um, pela tela, pela extensão do navegador ou a partir da publicação recebida.

7. O controle muda com o tamanho do escritório

8. A rotina que mantém o controle em dia

Sistema ou planilha, o controle vive de rotina. Esta é a mínima que funciona:

• Todo dia, de manhã: ler as publicações do dia, decidir quais abrem prazo, lançar cada prazo com responsável e data interna anterior à fatal.
• Todo dia, no fim do expediente: conferir os prazos que venciam hoje e marcar o que foi protocolado, com o comprovante.
• Toda semana: listar os prazos dos próximos sete dias por pessoa e redistribuir quem estiver sobrecarregado.
• Todo mês: procurar processo sem andamento há mais de 60 dias e consultar no tribunal (os endereços de consulta estão em acompanhamento processual).

9. Os números que mostram se o controle funciona

Quatro números bastam para saber se o controle está de pé: quantos prazos vencem nesta semana e com quem; quantos foram cumpridos antes da data interna; quantos processos estão sem andamento há mais de 60 dias; e quantas publicações do dia ainda não foram lidas. Se a planilha ou o sistema não responde a esses quatro em menos de um minuto, a informação existe mas não está organizada.

10. Segurança e LGPD no controle de processos

O controle reúne dado pessoal de cliente e, em vários casos, dado sensível, como saúde em processo previdenciário. A planilha enviada por e-mail ou guardada em pasta pessoal é o ponto fraco mais comum. Defina quem acessa, use contas individuais e saiba onde o arquivo ou o sistema guarda os dados. O passo a passo para o escritório está em LGPD para escritório de advocacia.

11. Como é o controle de processos no SIJUR

No SIJUR, os processos dos sistemas eproc (TJRS, TJSC, TJSP, TRF4, TRF6, JFRJ, entre outros) são capturados com movimentações e documentos direto do tribunal. Para PJe, eSAJ e Projudi a cobertura varia por tribunal, e parte dos processos é cadastrada manualmente. As publicações dos diários oficiais chegam vinculadas ao processo, com atualização de hora em hora, e os prazos, tarefas e responsáveis ficam no mesmo lugar, com quadro Kanban para a equipe. Nos tribunais com captura, o sistema traz a data-limite que o tribunal publicou, sem inventar data; feriado estadual e municipal não entram em conta calculada pelo sistema. O método completo está em controle de prazos processuais.

O peticionamento eletrônico funciona nos tribunais que usam eproc. O plano grátis comporta 30 processos e 2 usuários, sem cartão de crédito; os outros planos estão em preços.

Perguntas frequentes

Qual é o melhor sistema de controle de processos para advogado?

O que cobre os tribunais em que você atua. Antes de comparar preço, peça para cadastrar um processo seu, do seu tribunal, na sua frente, e veja se o andamento e a publicação aparecem sem digitação.

Dá para controlar processos só com Excel?

Dá, enquanto o volume é pequeno e uma pessoa só cuida do arquivo. O modelo desta página serve para isso. O limite aparece quando o andamento e a publicação precisam ser copiados à mão todos os dias.

Existe sistema de controle de processos gratuito?

O SIJUR tem plano grátis, sem cartão de crédito, com até 30 processos e 2 usuários. Outros fornecedores oferecem teste por tempo limitado; confira o que acontece com os dados quando o teste acaba.

Como saber se um processo está parado?

Liste os processos sem andamento há mais de 60 dias e consulte cada um no site do tribunal. Faça isso uma vez por mês; num sistema com captura, o filtro por data do último andamento mostra a lista na hora.

Qual a rotina mínima de controle de processos?

Ler as publicações toda manhã e lançar os prazos com responsável, conferir à tarde o que vencia no dia, revisar na semana os prazos dos sete dias seguintes e procurar no mês os processos parados.

O sistema conta o prazo sozinho?

Depende do sistema e da origem da intimação. Pergunte como ele trata feriado local e suspensão de expediente, e peça para ver um prazo contado com os dias pulados à vista.