Controladoria jurídica: o que é, o que o controller faz e como montar no escritório

Controladoria jurídica é a rotina que leva cada publicação até o protocolo da peça: alguém lê a intimação, lança o prazo com responsável, cobra a entrega, confere o protocolo e guarda o comprovante. Em escritório grande ela é um setor com controllers; no escritório pequeno, é um horário fixo do dia e uma regra escrita. Responda às 10 perguntas abaixo para ver qual parte da sua controladoria está faltando.

1. O que é controladoria jurídica
2. A rotina do dia
3. O controller jurídico
4. A controladoria em cada tamanho de escritório
5. Indicadores
6. Como implantar em quatro semanas
7. Planilha, sistema e IA
8. Perguntas frequentes

1. O que é controladoria jurídica

É a parte do trabalho do escritório que trata do fluxo dos processos, separada da tese e da peça. A controladoria sabe o que chegou hoje, o que vence nesta semana, quem está cuidando de cada prazo e se o protocolo foi feito. O advogado decide o que fazer no processo; a controladoria garante que a decisão tenha tempo e lugar para acontecer.

No escritório de advocacia, a controladoria cuida de prazos, audiências, publicações, protocolos e custas, e dos números que mostram se essa rotina funciona.

2. A rotina do dia

A sequência abaixo é o centro da controladoria. Cada etapa tem uma pergunta de conferência.

1. Captura. Ler as publicações do dia no DJEN e nos diários dos tribunais e as intimações dos portais. Conferência: a lista de nomes e números de OAB monitorados está completa? Os nomes que mais escapam estão em captura de publicações judiciais.
2. Triagem. Separar o que abre prazo, o que marca audiência ou perícia e o que é só informação. Andamentos de nome confuso estão explicados em significado dos andamentos processuais.
3. Cadastro. Lançar cada prazo com processo, ato, data-limite e responsável, no mesmo dia. Na intimação pelo Diário eletrônico, a publicação é o primeiro dia útil depois da disponibilização e a contagem começa no dia útil seguinte (CPC, art. 224, §§ 2º e 3º); na intimação pelo portal, ela se considera feita na consulta ou dez dias corridos depois do envio (Lei 11.419/2006, art. 5º). No CPC o prazo corre só em dias úteis (art. 219) e fica suspenso de 20 de dezembro a 20 de janeiro (art. 220). O contador de prazos processuais faz a conta com os feriados nacionais, os estaduais e o recesso, e com os municipais nas comarcas de SP, MG, PR, BA, RS e SC.
4. Conferência. Uma segunda pessoa recalcula a data antes que o prazo passe a valer. Quem lança não confere; o advogado que trabalha sozinho refaz a conta no dia seguinte, com a cabeça descansada.
5. Distribuição e cobrança. O responsável recebe o prazo com um prazo interno, alguns dias úteis antes do fatal, e a controladoria cobra a entrega por ele.
6. Protocolo e baixa. O prazo só sai da lista com o comprovante de protocolo guardado no processo. Se aparecer "decorrido prazo" depois de um protocolo feito a tempo, o caminho está em decurso de prazo.
7. Agenda. Audiências, perícias e sessões entram na agenda com o local ou o link e a confirmação com o cliente e as testemunhas.

O método completo de prazos, com prazo em dobro, feriado local e a contagem no cível, no trabalho e no penal, está em controle de prazos processuais.

3. O controller jurídico

Controller jurídico é quem executa a rotina da seção anterior. Pode ser um advogado, um estagiário ou um profissional administrativo treinado. O que ele precisa saber fazer:

• contar prazo pelo CPC e pela CLT, em dias úteis, e pelo CPP, em que o prazo é contínuo;
• usar os sistemas dos tribunais em que o escritório atua (eproc, PJe, e-SAJ e outros) e o DJEN;
• ler uma intimação e reconhecer que ato ela pede;
• manter a agenda e a lista de prazos sem lacunas, e cobrar as entregas com antecedência.

O controller não decide se o escritório recorre, contesta ou deixa o prazo correr. Ele registra o prazo, avisa o responsável e confere o que foi feito. Quando a dúvida é sobre o ato processual, quem responde é o advogado do caso.

4. A controladoria em cada tamanho de escritório

5. Indicadores

Os números saem da própria lista de prazos e da agenda. Tire-os uma vez por mês e compare com o mês anterior.

• Publicações lidas no dia em que saíram.
• Prazos lançados no mesmo dia da intimação, com responsável e com conferência.
• Peças prontas até o prazo interno.
• Prazos fechados com comprovante de protocolo anexado.
• Audiências confirmadas com o cliente antes da data.
• Protocolos devolvidos ou rejeitados pelo sistema do tribunal.

A meta de cada número é do escritório. O que importa é a direção: um indicador que piora dois meses seguidos mostra a etapa da rotina que precisa de ajuste.

6. Como implantar em quatro semanas

1. Semana 1, inventário. Liste os processos ativos e todos os nomes, variações de grafia e números de OAB (inclusive suplementares) que precisam ser monitorados. Confira as publicações do advogado no DJEN pela OAB para achar processo fora da lista.
2. Semana 2, regras escritas. Defina quem captura, quem lança, quem confere, de quantos dias úteis é o prazo interno e quem substitui quem nas ausências.
3. Semana 3, ferramenta. Escolha onde os prazos ficam: planilha, a agenda de prazos online ou um sistema de controle de processos. Uma lista só, que toda a equipe vê.
4. Semana 4, primeira revisão. Tire os indicadores da seção 5, veja onde a rotina falhou e ajuste a regra escrita.

7. Planilha, sistema e IA

Planilha funciona enquanto uma pessoa dá conta de buscar as publicações à mão. Quando o escritório atua em vários tribunais e a captura passa a tomar a manhã inteira, um sistema que recebe as publicações já ligadas ao processo libera o controller para a conferência. Os tipos de sistema e o que cada um faz estão em software jurídico; o que mais a gestão do escritório controla, em gestão de escritório de advocacia.

A inteligência artificial ajuda na triagem: resume o despacho e aponta o ato e o prazo citados. A data-limite continua saindo de uma calculadora com o calendário do foro e passando pela conferência humana. Como usar IA em cada etapa está em inteligência artificial na advocacia.