PORTARIA MIDR Nº 3.344, DE 30 DE SETEMBRO DE 2026 (parte 3 de 4)

ANEXO
REFERENCIAL TÉCNICO DA POLÍTICA DE GESTÃO E PRESERVAÇÃO DE
DOCUMENTOS DIGITAIS DO
MINISTÉRIO DA INTEGRAÇÃO E DO DESENVOLVIMENTO REGIONAL -MIDR
CAPÍTULO I - INTRODUÇÃO
1. A Política de Gestão e Preservação de Documentos Digitais do MIDR
constitui instrumento de governança arquivística digital voltado à consolidação de
práticas institucionais seguras, padronizadas e sustentáveis para a produção, a gestão,
o acesso e a preservação de documentos arquivísticos digitais.
2. Este Referencial Técnico complementa a Portaria que aprova a Política,
apresentando fundamentos, conceitos, parâmetros técnicos e orientações operacionais
destinados a apoiar sua implementação. Seu conteúdo tem caráter técnico, explicativo e
orientativo, sem prejuízo dos comandos normativos constantes do corpo da Portaria.
3. A gestão e a preservação de documentos digitais envolvem a articulação entre
requisitos arquivísticos, tecnológicos, jurídicos, administrativos e de segurança da
informação. Essa articulação é essencial para assegurar que os documentos produzidos,
recebidos ou acumulados pelo Ministério mantenham autenticidade, integridade,
confiabilidade, acessibilidade, rastreabilidade e inteligibilidade durante todo o ciclo de vida.
4. O SEI é atualmente a principal plataforma de tramitação de processos
administrativos no âmbito do Ministério. Embora desempenhe funções relevantes para
a gestão documental, o SEI não substitui, por si só, um Sistema Informatizado de
Gestão Arquivística de Documentos - SIGAD plenamente aderente ao e-ARQ Brasil. Por
essa razão, a Política orienta a evolução gradual do ambiente institucional de gestão
documental, com a incorporação progressiva de requisitos arquivísticos, mecanismos de
interoperabilidade e soluções de preservação digital de longo prazo.
5. A preservação digital deve ser compreendida como função contínua,
iniciada desde a produção ou captura do documento digital e mantida ao longo de
todo o seu ciclo de vida. Essa função requer planejamento, governança, infraestrutura
tecnológica, metadados adequados, controle de integridade, monitoramento de riscos,
gestão de formatos, registro de eventos e mecanismos de acesso confiável.
CAPÍTULO II - CONTEXTO INSTITUCIONAL E ESCOPO TÉCNICO
6. O MIDR produz, recebe e acumula documentos digitais no exercício de
suas competências administrativas e finalísticas, incluindo atividades relacionadas ao
desenvolvimento regional, à integração nacional, à defesa civil, à gestão de recursos
hídricos e às demais políticas públicas sob sua responsabilidade.
7. A produção documental digital ocorre em múltiplos contextos institucionais,
abrangendo processos administrativos, documentos técnicos, registros financeiros,
documentos de planejamento, comunicações oficiais, manifestações, relatórios, estudos,
documentos de governança, registros de controle e documentos finalísticos.
8. O avanço da transformação digital na Administração Pública amplia a
dependência institucional de documentos digitais e, ao mesmo tempo, exige controles
adequados para enfrentar riscos como obsolescência tecnológica, perda de acesso,
fragmentação de sistemas, ausência de metadados, fragilidade na classificação
documental, inconsistência de formatos, dependência de soluções proprietárias e
comprometimento da autenticidade ou da integridade documental.
9. A Política alcança documentos nato-digitais, documentos digitalizados,
processos administrativos eletrônicos, metadados, registros de preservação, trilhas de
auditoria, logs de tramitação e demais evidências necessárias à comprovação da
autenticidade, da integridade e da rastreabilidade documental.
10. Os documentos nato-digitais são aqueles produzidos originalmente em
meio eletrônico, em sistemas institucionais, editores de texto, planilhas, bases de
dados, formulários eletrônicos ou outras soluções digitais.
11. Os documentos digitalizados são representações digitais de documentos
originalmente produzidos em suporte físico. Sua produção deve observar requisitos
técnicos e legais que assegurem fidelidade, integridade, rastreabilidade e valor
probatório, quando aplicável.
12. Os metadados constituem elemento central da gestão arquivística digital,
pois permitem identificar, contextualizar, classificar, recuperar, preservar e comprovar
a história dos documentos digitais ao longo do tempo.
CAPÍTULO III - REFERENCIAIS TÉCNICOS E TERMINOLÓGICOS
13. Para a aplicação técnica da Política, devem ser observados os
referenciais terminológicos adotados pelo CONARQ, pelo e-ARQ Brasil e pelas normas
nacionais e internacionais de gestão e preservação de documentos digitais.
14. A Política de Gestão e Preservação de Documentos Digitais fundamenta-
se em normas constitucionais, legais, infralegais, arquivísticas e técnicas relacionadas à
gestão documental, ao acesso à informação, ao governo digital, à digitalização, à
segurança da informação, à proteção de dados pessoais e à preservação de
documentos públicos.
15. Entre os referenciais legais nacionais, destacam-se:
a) Constituição Federal, especialmente quanto ao direito de acesso à
informação, aos princípios da Administração Pública e à responsabilidade estatal pela
gestão dos documentos públicos;
b) Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que institui a Política Nacional de
Arquivos Públicos e Privados;
c) Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que disciplina o acesso à
informação pública;
d) Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, que dispõe sobre o tratamento
de dados pessoais;
e) Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, relativa à elaboração e ao
arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos;
f) Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, relativa ao uso de assinaturas
eletrônicas em interações com entes públicos;
g) Lei nº 14.129, de 29 de março de 2021, que trata de princípios, regras
e instrumentos para o Governo Digital; e
h) Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, que estabelece requisitos
técnicos para a digitalização de documentos públicos ou privados.
16. Entre os referenciais arquivísticos nacionais, destacam-se as orientações
do CONARQ, especialmente a Resolução nº 50, de 6 de maio de 2022, que dispõe
sobre o e-ARQ Brasil, Versão 2, e a Resolução nº 51, de 25 de agosto de 2023, que
dispõe sobre as Diretrizes para a Implementação de RDC-Arq, Versão 2.
17. Entre os referenciais técnicos internacionais, destacam-se:
a) ISO 15489, relativa à gestão de documentos;
b) ISO 14721, relativa ao modelo de referência Open Archival Information System;
c) ISO 16363, relativa à auditoria e certificação de repositórios digitais confiáveis;
d) ISO 23081, relativa a metadados para documentos arquivísticos;
e) ISO/TR 15801, relativa à confiabilidade do armazenamento de
documentos eletrônicos;
f) ISO/IEC 27001, relativa à segurança da informação; e
g) estudos e referenciais do projeto International Research on Permanent
Authentic Records in Electronic Systems - InterPARES, especialmente quanto à
autenticidade, cadeia de preservação e confiabilidade de documentos digitais.
CAPÍTULO IV - CONCEITOS ARQUIVÍSTICOS ESSENCIAIS
18. Documento arquivístico digital é o documento produzido, recebido ou
acumulado pelo MIDR no exercício de suas competências, registrado em formato digital
e dotado de organicidade, contexto, conteúdo e forma suficientes para comprovar ato,
atividade ou decisão institucional.
19. Documento nato-digital é o documento criado originalmente em meio digital.
20. Documento digitalizado é a representação digital de documento
originalmente produzido em suporte físico.
21. Metadados são informações estruturadas que identificam, contextualizam,
descrevem, gerenciam, preservam e permitem recuperar documentos digitais.
22. A organicidade expressa o vínculo do documento com a função, a
atividade, o processo, a unidade produtora e o contexto institucional que justificam sua
produção ou recebimento.
23. A autenticidade indica que o documento é aquilo que declara ser e que
sua identidade e integridade podem ser demonstradas por meio de metadados,
registros de tramitação, assinaturas eletrônicas, trilhas de auditoria, registros de
preservação e demais evidências documentais.
24. A fidedignidade expressa a confiança de que o documento foi produzido de
forma completa, precisa e adequada para representar a atividade ou o ato que registra.
25. A integridade corresponde à proteção contra alteração não autorizada, perda,
corrupção, fragmentação, substituição indevida ou descaracterização do documento.
26. A acessibilidade corresponde à possibilidade de localizar, recuperar,
interpretar e utilizar o documento durante o prazo necessário ao cumprimento de suas
funções administrativa, jurídica, probatória, informacional, histórica ou cultural.
27. A acurácia relaciona-se à correção e à exatidão das informações
registradas no documento, de acordo com o contexto de produção.
28. A forma fixa corresponde à manutenção da estrutura, da aparência, da
organização e dos elementos essenciais que permitem reproduzir fielmente o documento.
29. O conteúdo estável corresponde à preservação das informações
essenciais do documento, sem modificações não autorizadas ou não registradas.
30. A cadeia de preservação digital corresponde ao conjunto documentado
de ações, controles, registros e evidências destinado a assegurar autenticidade,
integridade, confiabilidade, rastreabilidade e acesso ao longo do tempo.
31. O SIGAD corresponde ao sistema informatizado destinado ao controle do
ciclo de vida dos documentos arquivísticos, conforme requisitos do e-ARQ Brasil, nos
termos da Resolução nº 50, de 6 de maio de 2022, do CONARQ.
32. O RDC-Arq corresponde ao ambiente tecnológico, organizacional e
procedimental destinado à preservação de documentos arquivísticos digitais, conforme
diretrizes do CONARQ, especialmente a Resolução nº 51, de 25 de agosto de 2023, e
referenciais técnicos aplicáveis.
33. O ambiente arquivístico digital confiável resulta da combinação entre
sistemas adequados, infraestrutura segura, procedimentos documentados, governança
institucional, gestão de riscos, segurança da informação, metadados padronizados,
controle de integridade e preservação digital ativa.
CAPÍTULO V - VISÃO OPERACIONAL DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS
34. A gestão de documentos digitais compreende os procedimentos
relacionados à produção, captura, classificação, tramitação, uso, armazenamento,
avaliação, destinação, preservação e acesso aos documentos arquivísticos digitais.
35. O ciclo de vida dos documentos digitais abrange três fases: produção e
captura; uso e manutenção; e destinação.
36. A produção e a captura envolvem a criação, o recebimento, o registro
e a incorporação do documento em sistema institucional oficial, com os metadados
necessários à sua identificação, contextualização, classificação e recuperação.
37. O uso e a manutenção envolvem a tramitação, a assinatura eletrônica,
o controle de versões, o armazenamento, o acesso, o compartilhamento, a proteção e
a guarda temporária dos documentos.
38. A destinação envolve a eliminação autorizada ou a transferência para
preservação de longo prazo, conforme avaliação documental, prazos de guarda, valor
permanente e requisitos arquivísticos aplicáveis.
39. O SEI é a plataforma primária de gestão documental para tramitação de
processos administrativos e registro formal de decisões, despachos e comunicações
oficiais no âmbito do Ministério.
40. Documentos produzidos fora dos sistemas oficiais podem comprometer
a rastreabilidade, a integridade e a preservação. Por isso, sua incorporação a sistema
institucional oficial deve ocorrer de forma controlada, com registro de origem, autoria,
data, contexto, formato e demais metadados necessários.
41. A tramitação documental deve ocorrer em ambientes que preservem registros
de autoria, data e hora, unidade responsável, ações realizadas, eventos de acesso, alterações,
restrições e demais elementos necessários à composição da trilha de autenticidade.
42. O uso de aplicativos de mensagens, contas pessoais, mídias removíveis
ou ambientes não institucionais para tramitação exclusiva de documentos de valor
arquivístico representa risco à gestão documental e à preservação institucional.
43. A classificação documental permite vincular o documento às funções e
atividades institucionais, orientar a recuperação da informação, aplicar prazos de guarda,
definir destinação e preservar a relação orgânica entre documentos, processos e atividades.
44. A indexação complementa a classificação, permitindo ampliar a
recuperação da informação por meio de metadados descritivos, administrativos,
técnicos e de preservação.
45. A avaliação documental em ambiente digital deve considerar valor primário,
valor secundário, temporalidade, destinação, requisitos de preservação e riscos associados
à eliminação, à migração ou à transferência de documentos digitais.
CAPÍTULO VI - PADRÕES TÉCNICOS DE DIGITALIZAÇÃO
46. A digitalização de documentos arquivísticos deve observar os requisitos
técnicos do Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, da Lei nº 12.682, de 9 de
julho de 2012, das normas arquivísticas aplicáveis e das orientações técnicas expedidas
pelas unidades competentes.
47. A digitalização é o processo de conversão de documentos em suporte físico
para formato digital, com a finalidade de ampliar o acesso, reduzir o manuseio, apoiar a
gestão documental e contribuir para a preservação do conteúdo informacional.
48. A digitalização envolve preparação do documento, definição de
parâmetros técnicos, captura, controle de qualidade, conferência de equivalência,
registro de metadados, incorporação ao sistema oficial e preservação dos registros que
demonstram a rastreabilidade do procedimento.
49. Os documentos textuais devem ser digitalizados, em regra, com
resolução mínima de trezentos pontos por polegada, sem prejuízo de resolução
superior quando exigida pela natureza do documento, pela presença de imagens,
plantas, mapas, fotografias, manuscritos, marcas, selos, assinaturas, elementos gráficos
ou valor permanente.
50. Os formatos de arquivo devem observar a natureza do documento e a
finalidade de uso ou preservação.
51. O formato PDF/A deve ser utilizado preferencialmente para documentos
textuais e conjuntos documentais destinados à preservação e ao acesso.
52. O formato TIFF deve ser utilizado preferencialmente para matrizes de
preservação de imagens fixas, documentos iconográficos, plantas, mapas ou
documentos de valor permanente.
53. O formato PNG pode ser adotado quando adequado à preservação sem
compressão com perdas.
54. Os formatos XML, JSON e CSV podem ser utilizados para dados
estruturados ou metadados.
55. Os formatos ODT e ODS, ou outros formatos abertos, podem ser
utilizados para produção e intercâmbio de documentos editáveis.
56. A digitalização deve assegurar captura integral do documento original,
legibilidade de texto, assinaturas, carimbos, selos, marcas, anotações e demais
elementos relevantes.
57. A digitalização deve observar orientação correta da imagem, ausência de
cortes indevidos, sombras, distorções, manchas, duplicidades e perda de informação,
fidelidade cromática quando a cor tiver valor informacional, probatório ou histórico,
controle de qualidade antes da incorporação ao sistema oficial e registro do
responsável, da data, do equipamento, do método, do formato, da resolução e do
resultado da conferência.
58. A conferência de equivalência entre o documento digitalizado e o
documento original deve ser documentada em metadados ou registro próprio.
59. A conferência deve ser integral quando a digitalização fundamentar
eliminação do original, ressalvada metodologia específica aprovada pela instância
competente e compatível com a legislação aplicável.
60. A conferência pode adotar critérios amostrais ou por lote para fins de
acesso, difusão ou apoio administrativo, desde que não sirva como fundamento
autônomo para eliminação do original.
CAPÍTULO VII - METADADOS
61. O padrão de metadados do MIDR deverá observar o e-ARQ Brasil,
Dublin Core, Preservation Metadata: Implementation Strategies - PREMIS, Metadata
Encoding and Transmission Standard - METS e demais padrões aplicáveis, observada a
Resolução nº 50, de 6 de maio de 2022, do CONARQ.
62. Os metadados acompanham o documento ao longo de todo o ciclo de
vida e são essenciais para demonstrar autenticidade, integridade, proveniência,
contexto, classificação, temporalidade, restrição de acesso e eventos de preservação.
63. O modelo institucional de metadados deve conter campos relativos à
identificação do documento, ao título ou à descrição, à espécie, ao tipo ou ao gênero
documental, ao produtor, ao autor, ao signatário, à unidade responsável, à data de
produção, recebimento, captura, assinatura e registro, ao processo, à atividade, à
função, ao contexto arquivístico, ao código de classificação, ao prazo de guarda, à
destinação, ao nível de acesso e ao fundamento da restrição, quando houver.
64. O modelo deve contemplar, ainda, campos relativos ao formato, ao
tamanho, à versão, ao programa, ao ambiente de produção, às dependências técnicas,
ao identificador persistente, quando aplicável, ao resumo criptográfico, ao checksum ou
a outro mecanismo de verificação de integridade, aos eventos de tramitação, alteração,
migração, normalização, transferência, acesso, eliminação e preservação, aos agentes
responsáveis por eventos de gestão ou preservação e às relações com outros
documentos, processos, dossiês, versões ou pacotes informacionais.
65. Para cada elemento de metadado, o modelo deve definir rótulo, definição,
domínio de valor, regra de preenchimento, obrigatoriedade, repetibilidade, validação,
autoridade controlada, relacionamento e sistema responsável pela captura ou manutenção.
66. Os metadados obrigatórios devem acompanhar os documentos digitais
durante todo o ciclo de vida, inclusive nas transferências entre sistemas, nos procedimentos
de avaliação, nos pacotes de preservação e nas formas de acesso público ou restrito.
67. A ausência, inconsistência ou perda de metadados pode comprometer a
recuperação, a autenticidade, a contextualização, a avaliação e a preservação dos
documentos digitais.
CAPÍTULO VIII - INTEROPERABILIDADE ENTRE SISTEMAS
68. A interoperabilidade entre o SEI, os sistemas corporativos, o futuro
SIGAD, o RDC-Arq e as plataformas de transparência deve utilizar padrões abertos,
documentação técnica e mecanismos de validação.
69. A interoperabilidade permite que documentos, metadados, registros e
pacotes informacionais sejam transferidos, compreendidos, validados e preservados
entre diferentes sistemas e ambientes tecnológicos.
70. Os procedimentos de interoperabilidade devem prever protocolos de
comunicação seguros, formatos de intercâmbio estruturados, preservação de
metadados arquivísticos e de preservação, validação de integridade antes e depois da
transferência, registro de origem, destino, agente, data, sistema, evento e resultado da
transferência, autenticação dos pacotes informacionais, tratamento de erros, rejeições,
duplicidades e inconsistências e documentação dos fluxos de integração.
71. A transferência de documentos para preservação deve adotar pacotes
informacionais compatíveis com o modelo de referência Open Archival Information
System - OAIS, contemplando, quando aplicável, pacote de submissão, pacote de
arquivamento e pacote de disseminação.
72. Os formatos XML, JSON, CSV e outros padrões abertos podem apoiar a
troca estruturada de dados e metadados, desde que acompanhados de documentação
técnica, regras de validação e preservação do significado arquivístico. Deverão ser
considerados, quando aplicáveis, os Padrões de Interoperabilidade de Governo
Eletrônico - e-PING, o Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting - OAI-
PMH, a Infraestrutura Nacional de Dados Espaciais - INDE e a Infraestrutura Nacional
de Dados Abertos - INDA.
73. A interoperabilidade deve apoiar não apenas a comunicação entre
sistemas, mas também a preservação da autenticidade, da integridade, do contexto e
da rastreabilidade documental.
CAPÍTULO IX - PROCESSOS OPERACIONAIS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL
74. A preservação digital compreende o conjunto de ações técnicas,
administrativas, organizacionais e jurídicas destinadas a manter documentos digitais
acessíveis, autênticos, íntegros, confiáveis e inteligíveis ao longo do tempo.
75. A preservação digital deve compreender processos de ingestão,
validação, armazenamento, gestão de dados e metadados, planejamento de
preservação, migração, normalização, acesso controlado, auditoria e descarte ou
eliminação técnica, quando autorizados e documentados. O descarte ou a eliminação
técnica deve ser acompanhado de relatório de descarte, autorização formal, assinatura
eletrônica dos responsáveis e registro dos metadados do evento de eliminação.
76. A ingestão envolve recepção, conferência e registro do pacote informacional.
77. A validação envolve verificação de integridade, metadados, formato,
completude e conformidade.
78. O armazenamento envolve guarda segura, redundante e monitorada.
79. A gestão de dados e metadados envolve atualização, controle,
vinculação e preservação de contexto.
80. O planejamento de preservação envolve monitoramento de riscos,
obsolescência, formatos e dependências tecnológicas.
81. A migração e a normalização devem ser adotadas quando necessárias à
manutenção de acesso, autenticidade, legibilidade e utilização de formatos preserváveis.
82. O acesso controlado deve ocorrer por meio de cópias autenticadas ou
pacotes de disseminação.
83. A auditoria deve manter registros de eventos, verificações, relatórios e evidências.
84. Cada evento de preservação deve registrar agente, data, sistema, ação
realizada, justificativa, resultado, impacto sobre o objeto digital e mecanismo de
verificação de integridade.
85. Migrações, normalizações e conversões devem preservar o vínculo entre
a versão original, a versão derivada, os metadados, os registros de autenticidade e as
evidências de integridade.
CAPÍTULO X - REQUISITOS TÉCNICOS DO REPOSITÓRIO ARQUIVÍSTICO
DIGITAL CONFIÁVEL
86. O RDC-Arq/MIDR deve observar a Resolução nº 51, de 25 de agosto de
2023, do CONARQ, o modelo de referência OAIS, a International Organization for
Standardization - ISO 16363 e demais referenciais aplicáveis.
87. O repositório é o ambiente tecnológico, organizacional e procedimental
destinado à preservação de documentos arquivísticos digitais de longo prazo,
especialmente aqueles de guarda permanente.
88. O repositório deve contemplar requisitos de infraestrutura
organizacional, governança, mandato, escopo, responsabilidades, sustentabilidade,
gestão de objetos digitais, ingestão, armazenamento, preservação, disseminação, gestão
de metadados, segurança da informação, continuidade de serviços, cópias de segurança
externas, inclusive off-site, recuperação de desastres, auditoria interna e externa
periódica, documentação, transparência e controle de riscos tecnológicos, financeiros,
operacionais e arquivísticos.
89. O repositório deve manter redundância geográfica adequada, controle
de integridade periódico, segregação de ambientes, controle de acesso, registros de
auditoria protegidos, política de cópias de segurança externas, inclusive off-site, plano
de contingência e documentação técnica atualizada.
90. Sua implantação deve ser gradual e orientada por diagnóstico, plano de
ação, priorização de acervos, avaliação de riscos, definição de formatos, mapeamento
de sistemas de origem e validação de fluxos de transferência.
91. Enquanto não estiver implantado o RDC-Arq institucional, os documentos
digitais devem ser mantidos nos sistemas oficiais com controles mínimos de
integridade, metadados, segurança, cópias de segurança externas, quando cabíveis,
rastreabilidade e preservação ativa, sem prejuízo da posterior transferência para
ambiente de preservação adequado.
CAPÍTULO XI - CRITÉRIOS TÉCNICOS DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
92. Os sistemas que gerenciem ou preservem documentos digitais devem adotar
controles técnicos compatíveis com a criticidade dos documentos e com os riscos envolvidos.
92. A segurança da informação é requisito transversal à gestão e à
preservação de documentos digitais, pois protege confidencialidade, integridade,
disponibilidade, autenticidade e rastreabilidade.
93. Os controles técnicos devem abranger autenticação, autorização, perfis
de acesso, segregação de funções, criptografia em trânsito e em repouso quando
aplicável, registros de acesso, alteração, exportação, eliminação e preservação, retenção
de registros de auditoria pelo prazo definido em norma interna, cópias de segurança
externas, quando cabíveis, testes de restauração, monitoramento de disponibilidade,
verificação periódica de integridade, resposta a incidentes, registro e tratamento de
vulnerabilidades e anonimização, pseudonimização ou restrição de acesso quando
necessária à proteção de dados pessoais.
94. Incidentes que comprometam autenticidade, integridade, disponibilidade,
confidencialidade ou acesso a documentos digitais devem ser registrados, comunicados
às unidades competentes, tratados conforme procedimento institucional e avaliados
quanto ao impacto arquivístico.
95. A proteção de dados pessoais deve ser observada em todas as etapas do
ciclo de vida documental, equilibrando o direito de acesso à informação, a preservação da
memória institucional, a necessidade administrativa e a proteção da privacidade.
96. Documentos que contenham dados pessoais ou dados pessoais sensíveis
podem exigir restrição de acesso, anonimização, pseudonimização, segregação de
permissões, registro de acessos e avaliação específica quanto à forma de disponibilização.
CAPÍTULO XII - CAPACITAÇÃO E CULTURA DE GESTÃO DOCUMENTAL DIGITAL
97. A efetividade da Política depende da formação continuada dos agentes
públicos e colaboradores envolvidos na produção, tramitação, gestão, acesso, segurança
e preservação de documentos digitais.
98. As ações de capacitação devem abordar conceitos arquivísticos, ciclo de
vida documental, uso adequado do SEI, classificação documental, metadados,
digitalização, avaliação, destinação, preservação digital, segurança da informação,
acesso à informação e proteção de dados pessoais.
99. A capacitação deve contemplar diferentes públicos, incluindo gestores,
servidores, colaboradores, equipes de tecnologia da informação, equipes de gestão
documental, membros de comissões, pontos focais e usuários de sistemas oficiais.
100. A formação continuada contribui para reduzir riscos de perda
documental, inconsistência de metadados, uso inadequado de sistemas, classificação
incorreta, eliminação indevida, fragilidade de acesso e ausência de preservação.
101. A cultura de gestão documental digital deve reforçar que documentos
digitais são registros oficiais das atividades institucionais e integram o patrimônio
informacional público.
CAPÍTULO XIII - METODOLOGIA DE AVALIAÇÃO DE MATURIDADE
ARQUIVÍSTICA DIGITAL
102. A maturidade arquivística digital deve ser avaliada em cinco níveis.
103. O nível inicial corresponde a práticas informais, dispersas e
dependentes de iniciativas individuais.
104. O nível reativo corresponde a procedimentos parciais, não
padronizados ou aplicados apenas a alguns sistemas ou unidades.
105. O nível definido corresponde à existência de política, instrumentos,
responsabilidades e procedimentos formalizados.
106. O nível gerenciado corresponde ao uso de indicadores, integração
sistêmica, gestão de riscos, monitoramento e governança consolidada.
107. O nível otimizado corresponde à melhoria contínua, interoperabilidade
plena, preservação digital sistemática e ambiente de preservação confiável.