PORTARIA MIDR Nº 3.344, DE 30 DE SETEMBRO DE 2026 (parte 4 de 4)

108. A avaliação deve considerar os domínios de governança e
responsabilidades, instrumentos de gestão documental, produção, captura e tramitação
em sistemas oficiais, metadados e classificação, avaliação e destinação, digitalização,
interoperabilidade, segurança da informação, proteção de dados pessoais e acesso à
informação, preservação digital e RDC-Arq, capacitação, monitoramento, auditoria e
melhoria contínua.
109. A unidade responsável pela gestão documental deve consolidar os
resultados da avaliação de maturidade e propor plano de melhoria, com responsáveis,
prazos, prioridades, riscos e indicadores de acompanhamento.
CAPÍTULO XIV - ATUALIZAÇÃO TÉCNICA
110. Os padrões técnicos previstos neste Referencial podem ser detalhados
em manuais, planos, guias, matrizes, modelos de metadados, fluxos operacionais, listas
de verificação e instrumentos técnicos aprovados pelas instâncias competentes.
111. As atualizações técnicas devem preservar a rastreabilidade das versões,
a justificativa das alterações, a indicação dos responsáveis e a compatibilidade com a
legislação e os padrões arquivísticos aplicáveis.
112. A evolução tecnológica, a atualização de normas arquivísticas, as
recomendações de controle, os resultados de auditorias, os incidentes de segurança e
as mudanças organizacionais podem demandar revisão dos procedimentos técnicos
associados à Política.
GLOSSÁRIO
Acessibilidade: possibilidade de localizar, recuperar, interpretar e utilizar
documentos digitais durante o prazo necessário ao cumprimento de sua função
administrativa, jurídica, probatória, informacional, histórica ou cultural.
Acurácia: qualidade relacionada à correção e à exatidão das informações
registradas em um documento.
Autenticidade: qualidade do documento que permite demonstrar que ele é
aquilo que declara ser, preservando identidade, proveniência, contexto e integridade.
Cadeia de preservação digital: conjunto documentado de ações, controles,
registros e evidências que asseguram a autenticidade, a integridade, a rastreabilidade
e o acesso ao documento digital ao longo do tempo.
Checksum: valor gerado por algoritmo matemático utilizado para verificar a
integridade de arquivo digital.
Conteúdo estável: permanência das informações essenciais do documento,
sem alterações não autorizadas ou não registradas.
Documento arquivístico digital: documento produzido, recebido ou
acumulado no exercício de função institucional, registrado em formato digital e dotado
de organicidade, contexto, conteúdo e forma.
Documento digitalizado: representação digital de documento originalmente
produzido em suporte físico.
Documento nato-digital: documento produzido originalmente em meio digital.
Forma fixa: manutenção da estrutura, aparência e organização essenciais do
documento, permitindo sua reprodução fiel.
Fidedignidade: qualidade do documento completo e confiável para
representar a atividade, o ato ou o fato que registra.
Integridade: qualidade do documento protegido contra alteração indevida,
perda, corrupção, substituição ou descaracterização.
Interoperabilidade: capacidade de sistemas, dados, documentos e metadados
interagirem de forma estruturada, segura e compreensível.
Metadados: informações estruturadas que identificam, descrevem,
contextualizam, gerenciam, preservam e permitem recuperar documentos digitais.
Migração: processo de transferência ou conversão de documentos digitais
para novo formato, suporte ou ambiente tecnológico, com preservação de
autenticidade, integridade e acesso.
Normalização: processo de conversão de documentos para formatos
padronizados e preserváveis.
Pacote de arquivamento: conjunto de objeto digital, metadados e
informações de preservação mantido em ambiente de preservação.
Pacote de disseminação: conjunto de informações preparado para acesso ou
disponibilização a usuário autorizado.
Pacote de submissão: conjunto de objeto digital, metadados e informações
encaminhado para ingestão em ambiente de preservação.
Preservação digital: conjunto de ações destinadas a manter documentos
digitais autênticos, íntegros, acessíveis, confiáveis e inteligíveis ao longo do tempo.
Repositório Arquivístico Digital Confiável: ambiente tecnológico,
organizacional e procedimental destinado à preservação de documentos arquivísticos
digitais, com requisitos de governança, segurança, metadados, auditoria, integridade,
acesso e sustentabilidade.
Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos - SIGAD:
sistema informatizado destinado ao controle do ciclo de vida dos documentos
arquivísticos, conforme requisitos arquivísticos aplicáveis.