PORTARIA FCP Nº 64, DE 25 DE FEVEREIRO DE 2026 (parte 2 de 3)

ANEXO
REGULAMENTO DO PROCESSO ELETRÔNICO NA FCP
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Objeto
Art. 1º Este regulamento normatiza o funcionamento do Sistema Eletrônico de
Informações (SEI) para instrução e tramitação de processos administrativos na Fundação
Cultural Palmares, bem como para a prática de atos processuais por usuários externos.
Definições
Art. 2º Para fins deste Regulamento, considera-se:
I - documento Digital: é o documento armazenado sob a forma eletrônica e
codificado em dígitos binários, podendo ser:
a) nato-digital: produzido originariamente em meio eletrônico; e
b) digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento não digital,
gerando uma fiel representação em código digital.
II - peticionamento Eletrônico: módulo do SEI/FCP que permite ao usuário
externo, como interessado e partícipe do processo, encaminhar requerimentos, petições
e outros documentos à Fundação Cultural Palmares, bem como assinar documentos,
receber ofícios e notificações;
III - usuário interno: servidor público, terceirizado, estagiário ou empregado
público em exercício na Fundação Cultural Palmares habilitado como usuário interno para
utilizar o SEI/FCP;
IV - usuário externo: pessoa natural, atuando em nome próprio ou como
representante de pessoa jurídica, com a finalidade de acessar ou atuar em processos
administrativos eletrônicos do SEI/FCP, que não se enquadre como usuário interno;
V - unidades usuárias: designação genérica que corresponde a cada uma das
divisões ou subdivisões da estrutura organizacional da Fundação Cultura Palmares;
VI - arquivamento: ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um
documento ou processo, cessada a sua tramitação;
VII - Sistema Eletrônico de Informações - SEI: software de processo eletrônico
desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região - TRF4 e cedido gratuitamente
para as instituições públicas;
VIII - perfil de acesso: pacote de funcionalidades disponíveis para utilização
pelo usuário interno em unidades do SEI;
IX - autenticação: processo pelo qual se confere autenticidade ao documento,
independentemente de sua natureza;
X - classificação em grau de sigilo: atribuição, pela autoridade competente, de
grau de sigilo a dado, informação, documento, material, área ou instalação, em razão de
sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado, conforme
estabelecido pela Lei nº 12.527, de 2011, e pelo Decreto nº 7.724, de 2012;
XI - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou
identificável, relativa à intimidade, vida privada, honra e imagem;
XII - Informação sigilosa: informação submetida temporariamente à restrição
de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade ou
do Estado, e aquelas abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo;
XIII - nível de acesso: forma de controle de documentos e de processos
eletrônicos no SEI, categorizados pelo sistema em público, restrito ou sigiloso, que não
diz respeito à classificação da informação prevista na Lei nº 12.527, de 2011;
XIV - original: primeiro documento completo e efetivo; e
XV - Tramita GOV.BR: plataforma digital de comunicação integrante do
Processo Eletrônico Nacional - PEN, destinado à tramitação externa, por meio de
expedição, de processos administrativos eletrônicos e documentos avulsos entre sistemas
de processo administrativo eletrônico -SPE.
CAPÍTULO II
DAS COMPETÊNCIAS
Unidade de Gestão Técnica-administrativa
Art. 3º À Coordenação-Geral de Gestão Interna - CGI, responsável pela gestão
técnico-administrativa do SEI/FCP, por intermédio da Coordenação de Tecnologia da
Informação e Comunicação - CTIC, compete:
I - estabelecer, manter atualizadas e divulgar as diretrizes, normas, manuais e
procedimentos relacionados à gestão e operacionalização do SEI/FCP e de seus
módulos;
II - promover e executar a gestão de projetos de implantação do SEI/FCP nas
unidades da FCP;
III - promover e executar a administração geral e de gestão documental do
SEI/FCP e de seus módulos;
IV - definir perfis de acesso aos usuários internos ao SEI/FCP;
V - apoiar e participar das ações de capacitação, realização de eventos e
reuniões visando à uniformização de procedimentos de operacionalização do SEI/FCP, em
conjunto com a Coordenação de Gestão de Pessoas - COGEP;
VI - orientar e assistir tecnicamente os usuários internos e externos do
SEI/FCP;
VII - revogar permissão de acesso ao SEI/FCP ou perfil atribuído ao usuário em
caso de constatação de utilização indevida do sistema;
VIII - analisar as demandas quanto à implantação do sistema no âmbito das
unidades organizacionais da Fundação Cultural Palmares;
IX - reunir sugestões dos usuários, avaliar e propor melhorias no SEI,
observando as diretrizes estabelecidas no instrumento de cessão de uso da
ferramenta;
X - representar a Fundação Cultural Palmares na Comunidade de Negócios do
Processo Eletrônico Nacional - PEN;
XI - garantir recursos de tecnologia da informação, equipe técnica
especializada, recursos materiais e infraestrutura para manutenção e sustentação do
SEI/FCP e de seus módulos;
XII - instalar, disponibilizar e parametrizar as bases de dados do SEI/FCP e seus
módulos, prestando suporte tecnológico quanto à sua implantação e manutenção;
XIII - implementar as atualizações de versões do sistema e de seus módulos,
quando disponibilizadas pelos respectivos desenvolvedores;
XIV - analisar a viabilidade e parametrizar, quando for o caso, a integração de
outros sistemas ao SEI;
XV - realizar auditorias nas bases de dados do sistema;
XVI - disponibilizar acesso à base de dados do SEI/FCP para o desenvolvimento
de novas ferramentas ou módulos relacionados;
XVII - garantir suporte tecnológico referente à preservação e à segurança das
bases de dados do SEI/FCP;
XVIII - analisar e propor as melhorias no sistema, observando as diretrizes
estabelecidas no instrumento de cessão de uso da ferramenta;
XIX - orientar os servidores e colaboradores da Fundação Cultural Palmares
quanto à permissão de acesso à rede de comunicação local; e
XX - monitorar ocorrências de incidentes e problemas técnicos relativos ao
SEI/FCP e aplicar soluções.
Unidade de Gestão Arquivística e Documental
Art. 4º Ao Centro de Informação e Acervo da Memória e da Cultura Afro-
brasileira - CIAM, responsável pela gestão arquivística e documental da Fundação Cultural
Palmares, compete:
I - Elaborar e gerir o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade;
II - decidir sobre a destinação final do processo após sua conclusão;
III - coordenar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD),
tendo em vista o descarte de processos que não possuem valor histórico; e
IV - identificar processos de valor histórico, científico ou cultural que devem
ser preservados para sempre.
Serviço de Protocolo
Art. 5º À Coordenação de Logística, por intermédio do Serviço de Protocolo da
Fundação Cultural Palmares, compete:
I - conferir, receber, digitalizar, registrar, autenticar e tramitar documentos e
processos recebidos na Fundação Cultural Palmares, no caso de documentação recebida
fisicamente;
II - realizar a triagem dos documentos recebidos pelo Tramita GOV.BR; e
III - receber, conferir, ajustar tipo de processo e tipos de documentos e
tramitar processos recebidos por meio do Peticionamento Eletrônico e Tramita.GOV.
Unidades Usuárias
Art. 6º Às unidades usuárias do SEI/FCP competem:
I - cooperar no processo de implantação e utilização do sistema no âmbito de
suas respectivas áreas;
II - cooperar no aperfeiçoamento da gestão de documentos e da informação
na Fundação Cultural Palmares, em consonância com as normas arquivísticas;
III - garantir a correta utilização do sistema após a implantação, em
conformidade com as diretrizes internas e regras do sistema;
IV - orientar os usuários quanto aos procedimentos operacionais de uso do
SEI/FCP em relação às especificidades dos processos de negócio sob sua gestão, e solicitar
a capacitação de usuários sempre que necessário;
V - produzir, assinar, digitalizar, registrar, tramitar, receber e concluir
documentos e processos no SEI/FCP;
VI - criar e gerir bases de conhecimento correspondentes aos tipos
deprocessos vinculados às suas atividades operacionais, para orientar sua regular
instrução processual;
VII - revisar, sempre que necessário, o nível de acesso dos documentos,
ampliando ou limitando seu acesso, respeitando a legislação vigente;
IX - gerenciar as permissões de acesso à unidade no sistema e solicitar a
desativação de usuário que não mais exerça suas atividades no setor;
VIII - analisar, decidir e operacionalizar os pedidos de vistas formulados sobre
os processos e documentos de responsabilidade da área;
X - propor a inserção, atualização ou desativação, no SEI/FCP, de novos tipos
de processos e de documentos específicos relativos à sua área de atuação; e
XI - observar e cumprir os procedimentos estabelecidos nos normativos
internos para a atendimento a demandas relacionadas ao SEI/FCP.
Usuários internos
Art. 7º Aos usuários internos do SEI/FCP compete:
I - zelar pela correta utilização do sistema;
II - consultar diariamente o sistema, a fim de verificar o recebimento de
processos administrativos eletrônicos;
III - nos processos que tramitam por sua unidade, observar a correta utilização
dos tipos de processo e, quando necessário, alterá-los;
IV - revisar, imediatamente após o recebimento do processo em sua unidade,
o nível de acesso atribuído, o tipo de processo e os tipos de documentos externos,
ajustando-os sempre que necessário;
V - revisar, obrigatoriamente, o nível de acesso restrito de documento
preparatório após a conclusão do ato ou decisão decorrente, na forma estabelecida no
art.14;
VI - observar os prazos de retorno e de conclusão dos processos abertos em
sua unidade;
VII - observar diariamente os comunicados divulgados na ferramenta de
Novidades do SEI/FCP;
VIII - responder por ações ou omissões que coloquem em risco ou
comprometam o sigilo de sua senha ou das transações em que esteja habilitado;
IX - manter o sigilo da senha, que é pessoal e intransferível, não sendo
oponível, em qualquer hipótese, a alegação de uso indevido; e
X - observar e cumprir os procedimentos estabelecidos nos normativos do SEI.
CAPÍTULO III
DO PROCESSO ELETRÔNICO
Documentos no âmbito do SEI
Art. 8º Todos os documentos no âmbito do SEI/FCP integrarão processos
eletrônicos.
§ 1º Os documentos nato-digitais juntados aos processos eletrônicos com
garantia de origem, na forma estabelecida neste Regulamento, serão considerados
originais para todos os efeitos legais.
§ 2º Os usuários externos poderão enviar documentos digitais por meio de
peticionamento eletrônico, sendo que os documentos digitalizados terão valor de cópia
simples.
§ 3º A apresentação dos originais dos documentos digitalizados enviados na
forma do § 2º será necessária somente quando a regulamentação ou a lei expressamente
o exigir ou nas hipóteses previstas nos §§ 5º e 6º .
§ 4º O teor e a integridade dos documentos enviados na forma do § 2º são
de responsabilidade do usuário externo, o qual responderá por eventuais adulterações ou
fraudes nos termos da legislação civil, penal e administrativa.
§ 5º A impugnação da integridade do documento digital, mediante alegação
de adulteração ou fraude, dará início à diligência para a verificação do documento objeto
da controvérsia.
§ 6º A FCP poderá exigir, a seu critério, até que decaia seu direito de rever
os atos praticados no processo, a exibição, no prazo de 5 (cinco) dias, do original em
papel de documento digitalizado no âmbito da Fundação Cultural Palmares ou enviado
por usuário externo por meio de peticionamento eletrônico.
Ato de gerar o processo eletrônico
Art. 9º O processo eletrônico deve ser gerado e mantido de forma a permitir
sua eficiente localização e controle, mediante o preenchimento dos campos próprios do
sistema, observados os seguintes requisitos:
I - ser formado de maneira cronológica, lógica e contínua;
II - possibilitar a consulta a conjuntos segregados de documentos, ressalvados
os processos físicos já existentes que forem digitalizados e convertidos em processo
eletrônico;
III - permitir a vinculação entre processos;
IV - observar a publicidade das informações como preceito geral e o sigilo
como exceção; e,
V - ter o nível de acesso de seus documentos individualmente atribuído, sendo
possível sua ampliação ou limitação, sempre que necessário.
Vedações
Art. 10. È vedado o cancelamento de documento:
I - assinado que tenha sido visualizado por outras unidades ou que o processo
do qual faça parte já tenha sofrido trâmite ou conclusão na unidade;
II - que tenha servido de fundamentação para a produção de decisões ou
manifestações técnicas, inclusive de outras unidades;
III - que tenha sido declarado inválido ou com incorreções, independente da
motivação, para fins de comprovação da instrução processual; e
IV - assinado por outra unidade administrativa.
Parágrafo único. Nos casos apresentados nos incisos I a III do caput, quando
que houver necessidade excepcional de anular o documento, o titular da unidade deve
incluir "Termo de Anulação de Documento" informando e justificando sobre a anulação,
referenciando o documento com o respectivo link, e criar outro na sequência, em
substituição ao anterior, quando for o caso.
Documento físico
Art. 11. Quando admitidos, os documentos de procedência externa recebidos
em suporte físico pelo Protocolo da FCP serão digitalizados e capturados para o SEI em
sua integridade, observado que:
I - a assinatura digital no SEI por servidor público representa a conferência da
integridade e autenticidade do documento digitalizado; e,
II - documentos que contenham informações que devam ter seu acesso
público limitado deverão ser registrados no SEI com a sinalização do adequado nível de
acesso, em conformidade com o disposto na legislação pertinente.
§ 1º A conferência prevista no inciso I deste artigo deverá registrar se foi
apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada
administrativamente ou cópia simples.
§ 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais são considerados
cópia autenticada administrativamente.
§ 3º Os documentos resultantes da digitalização de cópia autenticada em
cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de
cópia simples.
§ 4º No recebimento de documentos de procedência externa em suporte
físico, o Protocolo da FCP poderá:
I - proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo
imediatamente ao interessado;
II - quando a protocolização de documento original for acompanhada de cópia
simples, atestar a conferência da cópia com o original, devolvendo o documento original
imediatamente ao interessado e descartando a cópia simples após sua digitalização;
III - receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando
que:
a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias
autenticadas em cartório serão, preferencialmente, devolvidos ao interessado ou
mantidos sob a guarda da FCP, nos termos de sua tabela de temporalidade e destinação;
e,
b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas
administrativamente ou cópias simples poderão ser descartados após realizada sua
digitalização e captura para o SEI, nos termos do caput e § 2º.
§ 5º Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização ou captura para
o SEI do documento recebido, este ficará sob a guarda da FCP e será admitida sua
tramitação física vinculada ao processo eletrônico pertinente.
§ 6º Quando concluídos, os processos eletrônicos ficarão sujeitos aos
procedimentos de gestão documental, incluindo a guarda permanente ou a eliminação,
de acordo com o disposto na legislação pertinente.
Acesso público
Art. 12. A consulta aos documentos sobre os quais não incorra qualquer tipo
de restrição de acesso ocorrerá a qualquer momento e sem formalidades diretamente na
página de consulta processual do SEI disponível no Portal da Fundação na Internet.
§ 1º A consulta a documentos sobre os quais exista algum tipo de restrição
de acesso, observado o disposto no Regimento Interno da Fundação e na legislação,
ocorrerá:
I - diretamente pelo SEI para o interessado que possa ter acesso; ou,
II - por meio de requerimento de vistas e cópias.
§ 2º Os requerimentos de vista ou de cópia de documentos sobre os quais
não incorra qualquer tipo de restrição de acesso ou aos quais o interessado já possua
acesso diretamente pelo sistema serão indeferidos e não suspenderão o prazo de defesa,
interposição de recurso administrativo ou pedido de reconsideração, ou apresentação de
qualquer outra manifestação.
CAPÍTULO IV
DOS NÍVEIS DE ACESSO
Categorias de acesso
Art .13. Os documentos e processos incluídos no SEI/FCP devem obedecer às
seguintes categorias de nível de acesso:
I- Público: com acesso garantido ao seu conteúdo e sem formalidades a
qualquer cidadão, bem como a todos os usuários internos do SEI/FCP;
II-Restrito: quando se tratar de informação sigilosa não classificada, com
acesso limitado ao seu conteúdo aos usuários das unidades em que o processo esteja
aberto ou por onde tramitou; ou
III- Sigiloso: quando se tratar de informação sigilosa não classificada que deva,
temporariamente, ter seu acesso limitado aos usuários internos que possuam credencial
de acesso SEI/FCP sobre o correspondente processo.
§ 1º As unidades devem tratar a informação de forma transparente e objetiva,
tendo como princípio que o acesso à informação é a regra, e o sigilo, a exceção.
§ 2º Os níveis de acesso de que trata o caput não dizem respeito às hipóteses
de classificação em grau de sigilo previstas nos arts. 23 e 24 da Lei nº 12.527, de
2011.
§ 3º A categorização do nível de acesso deve ser realizada pelo usuário no
momento da produção ou inserção de documento ou processo no SEI/FCP, ou alterada
sempre que necessário, com base na análise de seu conteúdo, observando a legislação
vigente.
§ 4º Qualquer tipo de restrição de acesso a documento ou processo deve ser
justificada pelo usuário mediante indicação da hipótese legal na qual se baseia a
decisão.
§ 5º O nível de acesso, após expirada a causa da restrição aplicada, deve ser
alterado para público.
§ 6º Independente da atribuição do nível de acesso dado ao processo, cada
documento deve ter seu nível de acesso atribuído segundo seu conteúdo, conforme
estabelecido no caput.
Doccumentos preparatórios
Art. 14. Os documentos preparatórios e informações neles contidas deverão
ter nível de acesso restrito, segundo a hipótese legal correspondente, até a conclusão do
ato ou decisão decorrente, momento a partir do qual é obrigatória a redefinição de seu
nível de acesso para público, exceto se incidir outra hipótese legal de sigilo sobre os
correspondentes documentos, caso em que a hipótese legal de restrição deve ser
alterada no sistema.
Informações pessoais
Art. 15. A restrição de acesso de informação de pessoal deverá ser aplicada a
documentos que contenham dados pessoais, sensíveis ou não, cuja publicização possa
acarretar dano ao titular, incluindo CPF, RG, dados financeiros e bancários, endereço,
telefone, processos de aposentadoria; atestados médicos; folha de pagamento com dados
individualizados, dentre outros, na forma da legislação específica.
CAPÍTULO V
DA ASSINATURA ELETRÔNICA
Art. 16. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no SEI terão garantia
de integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de Assinatura
Eletrônica nas seguintes modalidades:
I - assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por Autoridade
Certificadora credenciada junto à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil);
ou
II - assinatura cadastrada, mediante login e senha de acesso do usuário.
§ 1º As assinaturas digital e cadastrada são de uso pessoal e intransferível,
sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.
§ 2º A autenticidade de documentos produzidos no SEI pode ser verificada em
página própria no Portal da Fundação Cultural Palmares na Internet.
CAPÍTULO VI
DO USUÁRIO INTERNO
Habilitação
Art. 17. Qualquer servidor público, terceirizado, estagiário ou empregado
público em exercício na Fundação Cultural Palmares poderá ser habilitado como usuário
interno para utilizar o SEI/FCP.
Parágrafo único. Poderá ser habilitado no SEI/FCP, excepcionalmente, o
servidor público que, embora não se encontre em exercício na FCP, tenha sido designado
para atuar como presidente ou membro de comissão no âmbito desta entidade.
Cadastramento
Art. 18. O cadastro de usuário interno dar-se-á a partir de solicitação do
responsável da unidade interessada, por meio de formulário eletrônico disponível no
SEI/FCP, observados os seguintes perfis:
I - informática: permite acesso específico para quem trabalha com suporte de
informática do SEI;
II - administrador: permite acesso aos recursos de gestão de tabelas básicas
da instituição, relatórios de gerenciamento e configurações gerais do SEI/FCP
III - básico: permite acesso aos recursos básicos para qualquer usuário no
SEI/FCP, podendo ser combinado com outros perfis, mas sempre tendo que ser concedido
para qualquer outro perfil funcionar corretamente;
IV - colaborador (Básico sem assinatura): permite acesso aos recursos básicos
para qualquer usuário SEI, porém, sem permissão para assinar documentos;
V - arquivamento: permite acesso aos recursos específicos para quem trabalha
em arquivamento de vias físicas de documentos;
VI - CPAD: permite acesso a recursos específicos aos membros da Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos da FCP;
VII - PEN (Processo Eletrônico Nacional): infraestrutura pública de processo
administrativo eletrônico, que permite acesso ao Tramita GOV.BR, plataforma digital de
comunicação destinado à tramitação externa, por meio de expedição, de processos
administrativos eletrônicos e documentos avulsos entre sistemas de processo
administrativo eletrônico - SPE, de uso obrigatório pelos órgãos e entidades da
administração pública federal direta, autárquica e fundacional, como disposto na Portaria
SEGES/MGI nº 1.363, de 21 de fevereiro de 2025;
VIII - inspeção: permite acesso aos recursos específicos para quem trabalha
com inspeção administrativa do órgão; e
IX - ouvidoria: permite acesso aos recursos específicos para quem trabalha na
Ouvidoria da FCP.
CAPÍTULO VII
DO USUÁRIO EXTERNO
Cadastramento do usuário externo
Art. 19. O cadastro como usuário externo é ato pessoal, intransferível e
indelegável e dar-se-á a partir de solicitação efetuada por meio de formulário eletrônico
disponível em página própria no Portal da Fundação na Internet.
Parágrafo único. A FCP poderá aceitar cadastros de usuários externos
realizados em plataforma do governo de cadastro centralizado de identificação digital dos
cidadãos.
Cadastro de representante
Art. 20. O cadastro de representantes como usuário externo é obrigatório
para:
I - pessoas naturais ou jurídicas que participem ou tenham interesse em
participar, em qualquer condição, de processos administrativos em tramitação; e
II - fornecedores que tenham ou pretendam celebrar contrato de
fornecimento de bens ou serviços com a FCP, ressalvados os casos em que a FCP figure
como usuária de serviço público.
§ 1º A partir do cadastro do usuário externo, todos os atos e comunicação
processual entre a Fundação e a entidade representada dar-se-ão por meio eletrônico.
§ 2º Não serão admitidas intimações e protocolização por meio diverso,
exceto quando houver inviabilidade técnica ou indisponibilidade do meio eletrônico cujo
prolongamento cause dano relevante à celeridade ou à instrução do processo, ou quando
houver exceção prevista em instrumento normativo próprio.
§ 3º O interessado que desejar indicar procuradores deverá utilizar as
funcionalidades de controle de representação diretamente no sistema.
Habilitações de cadastro
Art. 21. O cadastro importará na aceitação de todos os termos e condições
que regem o processo eletrônico na FCP, conforme previsto neste Regulamento e demais
normas aplicáveis, habilitando o usuário externo a:
I - peticionar eletronicamente;
II - acompanhar os processos em que peticionar ou aos quais lhe tenha sido
concedido acesso externo;