§ 7° Os documentos que se enquadrem no §7° deverão ser informados nos respectivos processos mediante despacho no local onde deveriam ser inseridos no SEI/MDS, o qual deve registrar se o documento está sendo tramitado fisicamente ou armazenado para consulta. § 8° O procedimento referido no inciso VII deve ser feito por servidor público, por meio de sua assinatura digital com emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que procederá ao arquivamento da via física no arquivo setorial ou Arquivo Central. Art. 24. Não deverão ser objeto de digitalização nem capturados para o SEI/MDS, exceto nos casos em que tais documentos venham a se tornar peças processuais: I - jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizem documentos arquivísticos; e II - correspondências pessoais. Parágrafo único. Os documentos que possuam indicação de classificação da informação nos graus de Reservado, Secreto e Ultrassecreto, conforme estabelecido no art. 25 do Decreto n° 7.724, de 16 de maio de 2012, não serão capturados para o SEI/MDS em nenhuma circunstância. Seção VI Da Conversão de Processo Físico para Digital Art. 25. A conversão de processos em suporte físico para eletrônico deve obedecer aos seguintes procedimentos: I - o processo físico deve estar instruído e ser digitalizado em conformidade com o disposto nesta Portaria; II - cada volume deve ter a primeira imagem correspondente a partir da capa do processo e as imagens subsequentes correspondentes ao restante das folhas; III - as folhas do processo devem ser digitalizadas obrigatoriamente em frente e verso, ainda que o verso da folha tenha recebido o carimbo "Em Branco", por não apresentar conteúdo; IV - cada volume do processo deve ter seu próprio representante digital, correspondente às suas folhas públicas; V - caso o processo possua mídia fisicamente juntada, o volume correspondente deve ser digitalizado com folha remissiva na folha relativa à mídia, referenciando-a, sendo seu conteúdo compactado, preferencialmente, em um único arquivo e capturado para o SEI/MDS; VI - o inteiro teor do processo físico e seus arquivos devem ser transferidos para o SEI/MDS na seguinte ordem: a) arquivos PDFs da digitalização das partes púbicas de cada volume do processo; b) arquivos de mídia porventura existentes, na sequência em que foram juntados no processo em suporte físico, independente da indicação do nível de acesso. VII - o primeiro documento gerado no SEI/MDS, logo após a captura dos arquivos de que trata o inciso VI, deve ser o Termo de Encerramento de Trâmite Físico, assinado pelo usuário responsável pela conversão, indicando: a) o número do processo objeto da conversão e seu interessado; b) a informação do encerramento da tramitação do processo em suporte físico, sendo vedada qualquer juntada física de novos documentos, para, a partir de então, ter continuidade de sua tramitação somente por meio do SEI/MDS; c) a informação do número da folha em que se encerrou a tramitação do processo em suporte físico, bem como a quantidade de volumes e de mídias que o compõe; d) a informação sobre os arquivos resultantes da sua digitalização transferidos no SEI/MDS, devendo constar o número de arquivos referentes aos volumes, aos apartados sigilosos e ao conteúdo das mídias; e) a unidade responsável pela conversão; e f) a data na qual se deu a conclusão do procedimento de conversão. VIII - deverá o Termo de Encerramento de Trâmite Físico ser impresso e inserido também no processo físico, antes de seu arquivamento. § 1° O processo objeto da conversão para processo eletrônico deve ser cadastrado no SEI/MDS com seu NUP já existente, incluindo o correspondente Dígito Verificador (DV), e mantendo o mesmo interessado e data de autuação do processo. § 2° Os processos convertidos para o formato eletrônico deverão ser arquivados na Divisão de Arquivos. § 3° Os processos apensados fisicamente devem ser capturados de forma individual, devendo, após a conversão, proceder o relacionamento entre os processos no SEI/MDS, observando as orientações desta Portaria. Art. 26. Qualquer processo ou documento avulso em suporte físico pode ser convertido para eletrônico diretamente pelas unidades administrativas competentes, observando os procedimentos de conversão dispostos nesta Portaria. Art. 27. O documento digitalizado, se equipara a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá: I - ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados; II - seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II. Parágrafo único. As unidades administrativas poderão demandar apoio à Divisão de Protocolo para a conversão de processos em suporte físico para eletrônico, desde que os processos encaminhados estejam em conformidade com o disposto na normatização afeta à instrução processual em suporte físico e nesta Portaria. Art. 28. Em casos de desconformidade, os processos serão devolvidos para a área demandante. Seção VII Da Movimentação e Acompanhamento de Processos Art. 29. Os registros de entrada e saída de processos no âmbito das unidades administrativas devem ser realizados por meio do SEI/MDS, observando a estrutura regimental do MDS. § 1° Os processos de interesse particular dos servidores e de caráter unilateral podem ser tramitados diretamente para a unidade destinatária. § 2° A tramitação de processos no SEI/MDS deve ser realizada exclusivamente por meio da função "Enviar Processo", não sendo permitido o uso de recursos substitutivos, como o envio de documentos por correio eletrônico. § 3° É vedada a utilização da funcionalidade "Atualizar Andamento" para registrar informações relevantes ao processo administrativo, tais como decisões e providências, considerando a necessidade de observância à instrução processual que atenda ao estabelecido no item 2.9.2 do item 2 - Atividades de Protocolo da Portaria Interministerial MJ/MP n° 1.677, de 7 de outubro de 2015. Art. 30. Em caso de erro na movimentação de processo eletrônico, a área responsável pelo recebimento deve promover imediatamente: I - o seu adequado direcionamento; ou, II - sua devolução ao remetente. Seção VIII Da criação e Desativação de Unidades Art. 31. As unidades administrativas do SEI/MDS correspondem às unidades definidas no Decreto que aprova a Estrutura Regimental do MDS. § 1° No SEI/MDS, podem ser criadas unidades de fluxo de trabalho para recebimento e trâmite, correspondentes a atividades que gerem demandas expressivas de movimentação de processos, as quais devem ser vinculadas a uma unidade administrativa formal. § 2° A desativação de unidades pode ser solicitada pelo responsável da unidade, com as seguintes ressalvas: I - não pode haver processos em andamento na área de trabalho da unidade; e II - não é possível desativar uma unidade que contenha unidade(s) ativas hierarquicamente abaixo dela. Seção IX Da Expedição de Documentos e Processos Art. 32. O envio de documentos oficiais digitais para outros órgãos públicos se dará preferencialmente pelo Tramita do PEN ou disponibilização de acesso externo ao processo a partir do SEI/MDS, com a inserção da confirmação de recebimento, registrada nos andamentos do processo. § 1° Para o Envio Externo do processo digital utilizando o TRAMITA devem ser observados os seguintes procedimentos: I - o processo deve possuir níveis de acesso público ou restrito. Não é permitido o envio externo de processo sigiloso; II - deve ser incluído no processo SEI/MDS, o Formulário de Tramitação para Órgãos Externos via Tramita.gov.br, disponível no Sistema; III - o processo não pode conter documentos sem assinatura; IV - o campo Especificação do cadastro do processo deve estar preenchido; V - o campo Interessado(s) do cadastro do processo deve estar preenchido; VI - a ordem dos documentos na árvore do processo não deve ser alterada, isso impossibilitará o envio externo; VII - o processo não pode estar aberto em nenhuma outra unidade, além daquela responsável pelo envio ao órgão destinatário externo, no caso a unidade de Suporte SEI/MDS; VIII - o processo deve ser encaminhado à Unidade de Suporte SEI para o envio externo, devendo ser concluído na unidade solicitante da tramitação; IX - concluída a tramitação ao órgão externo, o processo poderá ser visualizado, entretanto ficará bloqueado para edição e inserção de novos documentos no Órgão remetente, sendo que o desbloqueio somente ocorrerá quando o Órgão destinatário devolver o processo, através do Tramita.gov.br; X - a numeração do processo tramitado/recebido externamente mantem o padrão do órgão de origem. § 2° A expedição de documentos e processos em suporte físico deverá ser realizada pelo Protocolo Central, devendo as áreas de apoio das unidades demandantes dos serviços adotar os procedimentos adequados para encaminhamento das solicitações, tais como preparação de caixas; documentos e geração de formulário específico disponível no SEI/MDS. Art. 33. O envio de documentos oficiais para pessoas físicas e jurídicas será efetivado pelo Sistema SEI/MDS, ressalvadas as situações de: I - inviabilidade técnica; II - indisponibilidade do sistema em que o prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo; ou III - exceção prevista em instrumento normativo próprio. Art. 34. Os comprovantes de recebimento de documentos expedidos deverão ser inseridos no respectivo processo SEI/MDS para eventual necessidade de verificação de entrega. Seção X Do Sobrestamento, Relacionamento e Anexação de Processos Art. 35. Sobrestamento é a interrupção temporária formal do andamento do processo a fim de aguardar a realização de providência necessária ao prosseguimento do mesmo e deverá ser precedido de determinação formal do responsável da unidade, registrada no próprio processo objeto do sobrestamento. § 1° O Número SEI/MDS do documento no qual constar a determinação formal para sobrestamento e o seu teor resumido deverão ser informados no campo "Motivo para Sobrestamento". § 2° O sobrestamento deverá ser removido quando não mais subsistir o motivo que o estimulou ou quando for determinada a retomada da regular tramitação. Art. 36. O relacionamento de processos será efetivado quando houver a necessidade de associar um ou mais processos entre si, para facilitar a busca de informações. Parágrafo único. O relacionamento de processos não se confunde com o sobrestamento ou anexação, não havendo vinculação entre suas tramitações, que continuam a ocorrer normalmente e de forma autônoma. Art. 37. A anexação de processos ocorrerá quando houver necessidade de unificação permanente de processos com mesmo interessado e assunto, para que sejam analisados e decididos de forma conjunta. § 1° Uma vez anexado ao processo principal, o processo acessório deixará de ter independência, não sendo mais possível realizar nele nenhuma ação isolada. § 2° A desanexação só poderá ser feita pela unidade gestora do SEI/MDS mediante solicitação, por meio do Termo de Desanexação inserido no respectivo processo, assinado pelo responsável da unidade que anexou o processo. Seção XI Da Exclusão, do Reordenamento de Visualização, do Cancelamento e da Nulidade de Documentos Art. 38. O usuário interno servidor pode excluir documentos que ainda não tenham sido visualizados em outra unidade ou tramitados. Parágrafo único. O documento excluído deixa de ser exibido na árvore de documentos do processo e não poderá ser recuperado. Art. 39. O reordenamento dos documentos na árvore do processo se dará em casos de organização da instrução processual, observando a cronologia de inserção/geração dos documentos. Art. 40. Os documentos oficiais podem ser cancelados, desde que esta ação seja devidamente motivada e registrada em despacho próprio, denominado "Despacho de Cancelamento de Documento", e assinado pelo servidor que efetivar a ação juntamente com o Coordenador responsável pela sua área de atuação, sendo registrada também em campo próprio do sistema. § 1° É vedado o cancelamento de documento que tenha servido de fundamentação para a produção de decisões ou manifestações técnicas, inclusive de outras unidades. § 2° O cancelamento precede de verificação quanto à eventual anulação de atos com efeitos legais já praticados, autorizações ou embasamentos técnicos indispensáveis para os demais atos administrativos do processo. § 3° O documento cancelado continuará a ser apresentado na árvore de documentos do processo, porém tornar-se-á inacessível, e não poderá ser recuperado. § 4° Quando o documento a ser cancelado tiver sido assinado por diversas autoridades, o Despacho de Cancelamento de Documento deverá ser assinado pela maior autoridade signatária. E no caso de haver duas autoridades de mesmo nível, ambas devem assiná-lo. § 5° É vedada a exclusão e o cancelamento de documento assinado por outra Unidade Organizacional. Seção XII Do Encerramento do Processo Eletrônico e do Arquivamento de Documentos Físicos Art. 41. O encerramento do processo no SEI/MDS ocorrerá nas seguintes situações: I - por deferimento ou indeferimento do pleito; II - pela expressa desistência ou renúncia do interessado; ou III - por decisão motivada de autoridade competente. § 1° Havendo mais de um interessado, a previsão contida no inciso II não prejudicará o prosseguimento do processo para os demais interessados. § 2° O processo deverá ser concluído na unidade após o cumprimento da ação administrativa pertinente. § 3° Caso o processo não seja concluído, o tempo que permanecer aberto desnecessariamente na unidade será computado como de efetivo andamento para fins de estatística no SEI/MDS. Art. 42. A reabertura de processo eletrônico, poderá ser realizada quando houver necessidade de retomar ou dar continuidade à ação administrativa. Art. 43. Os processos eletrônicos serão mantidos até que seus prazos de guarda sejam cumpridos, conforme definido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo. § 1° Os documentos originais digitalizados deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente. § 2° Os processos e documentos em suporte físico, convertidos para eletrônico, e os documentos recebidos em suporte físico no curso do processo seguirão o prazo de guarda definido na legislação. § 3° A eliminação de processos eletrônicos deverá ser realizada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD e executada de acordo com os procedimentos definidos na legislação arquivística. Art. 44. Os processos eletrônicos deverão receber tratamento de preservação de forma a não haver perda ou corrupção da integridade das informações. Art. 45. Ressalvadas as hipóteses de devolução de documentos ao interessado, os documentos e processos físicos originais deverão ser arquivados nos setores com a atribuição de arquivo setorial das unidades administrativas, onde aguardarão a sua transferência ao Arquivo Central. CAPÍTULO VIII DA GESTÃO DOS DOCUMENTOS EM MEIO FÍSICO Seção XIII Da Transferência dos Documentos Físicos Art. 46. Os documentos que se encontram nos arquivos setoriais ou que foram recebidos nos setores devem ser organizados para posterior envio por meio de Transferência de Documentos ao Arquivo Central. Art. 47. Os processos e documentos de cada caixa-arquivo devem ser listados em Guias de Transferência de Arquivo, cujo modelo está disponível no SEI/MDS. Art. 48. A Divisão de Arquivos é responsável por autorizar as transferências, levando em consideração a disponibilidade de espaço para armazenamento. Mesmo após a autorização, deve ser agendada uma data e hora para a transferência, com o objetivo de racionalizar o trabalho. Art. 49. A transferência é permitida apenas para documentos e processos originais, que foram recebidos ou produzidos pelo MDS em decorrência de suas atividades, independentemente do suporte em que se encontram, desde que estejam devidamente listados nas Guias de Transferência. Art. 50. As unidades administrativas do MDS devem realizar as atividades técnicas de classificação, organização, higienização e acondicionamento em caixas-arquivo, que precedem a transferência dos documentos e processos, respeitadas as normas presentes na Portaria Interministerial MJ/MP n° 1.677, de 7 de outubro de 2015. Art. 51. A Guia de Transferência correspondente a cada caixa-arquivo deverá ser impressa e inserida na respectiva caixa, junto aos documentos a serem transferidos. Art. 52. A Divisão de Arquivos realizará a conferência dos documentos e processos transferidos com o registro na Guia de Transferência de Arquivos. § 1° A constatação de irregularidades ou inconsistências pela Divisão de Arquivos durante a conferência impedirá o aceite e o recebimento dos documentos e processos transferidos, devendo eles retornarem às unidades administrativas para verificação e correções necessárias. § 2° O aceite definitivo da transferência somente será concluído após a correção de todas as inconsistências apontadas. Seção XIV Da Digitalização, Consulta, Empréstimo e Desarquivamento dos Documentos Físicos Art. 53. A digitalização e captura de documentos em meio físico para o SEI/MDS sob a custódia da Divisão de Arquivos devem ser solicitadas pela unidade responsável pela transferência dos arquivos à Divisão de Arquivo. Parágrafo único. Todos os documentos solicitados para consulta, empréstimo ou desarquivamento serão digitalizados e capturados para o SEI/MDS, exceto aqueles que apresentem impedimentos à sua conversão digital. Art. 54. A consulta aos documentos em meio físico será autorizada pela unidade responsável pela transferência dos arquivos à Divisão de Arquivos. § 1° A consulta deverá ser previamente agendada e ocorrerá na presença de um funcionário na Divisão de Arquivos. § 2° O fornecimento de cópia impressa para usuário externo será efetuado mediante pagamento de Guia de Recolhimento da União - GRU. Art. 55. O desarquivamento consiste em retirar o documento ou processo em suporte físico da custódia da DIARQ e será feito apenas para documentos ou processos que necessitem tramitar fisicamente ou em condições que impossibilitem tecnicamente a digitalização. Art. 56. Os pedidos de digitalização, consulta e desarquivamento devem ser feitos até às 17h. Após este horário, serão processados somente no dia útil seguinte. CAPÍTULO IX ASSINATURA ELETRÔNICA Art. 57. Os documentos eletrônicos produzidos e gerenciados no SEI/MDS devem garantir a integridade, autoria e autenticidade por meio da utilização de Assinatura Eletrônica, observando as disposições do Decreto n° 10.543, de 13 de novembro de 2020, nas seguintes modalidades: I - assinatura digital, com base em Certificado Digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada junto à ICP-Brasil; e II - assinatura cadastrada, que requer login e senha de acesso do usuário. Parágrafo único. As assinaturas digitais e cadastradas são de uso pessoal e intransferível, cabendo ao titular a responsabilidade por sua guarda e sigilo. CAPÍTULO X DOS NÍVEIS DE ACESSO A DOCUMENTOS E PROCESSOS Art. 58. Os processos e documentos inseridos no SEI/MDS devem seguir os seguintes níveis de acesso: I - público: acesso sem formalidades garantido a qualquer interessado; II - restrito: acesso limitado às unidades pelas quais o processo tramitou; e III - sigiloso: acesso restrito às pessoas com credencial de acesso específico ativa. § 1° Os documentos no SEI/MDS devem, em geral, ter nível de acesso Público. Excepcionalmente, podem ser classificados como Restrito ou Sigiloso, com indicação da base legal correspondente. § 2° O responsável pelo processo eletrônico deve, de ofício, conforme a legislação aplicável, definir ou redefinir o nível de acesso quando necessário, ampliando ou restringindo o acesso, especialmente quando não existir mais situação de fato ou de direito que justifique a classificação como Restrito. § 3° O nível de acesso do SEI/MDS não se confunde com a classificação em grau de sigilo (Reservado, Secreto ou Ultrassecreto) fundamentada pela Lei n° 12.527, de 2011. § 4° Os documentos ou processos com informação classificada em grau de sigilo terão tratamento em suporte físico, nos termos do Decreto n° 7.845, de 14 de novembro de 2012, até a disponibilização pelo poder executivo federal de sistema eletrônico para tramitação e armazenamento compatíveis com os requisitos exigidos. § 5° O usuário interno poderá conceder acesso com nível "restrito" ou "sigiloso" no SEI/MDS a usuários externos, conforme a legislação aplicável, devendo informar o motivo e o prazo de validade para a disponibilização do acesso. § 6° Eventuais dúvidas, relacionadas ao nível sigiloso, poderão ser dirimidas junto à Ouvidoria Geral do Ministério. Art. 59. Os documentos preparatórios e as informações neles contidas podem ser classificados como Restrito, de acordo com a base legal correspondente, até a conclusão do ato ou decisão subsequente. A partir desse momento, a área responsável pela geração do processo no SEI/MDS deverá proceder com a reclassificação para o nível Público, salvo quando exista outra base legal que imponha sigilo sobre os documentos correspondentes. § 1º O disposto neste artigo aplica-se também aos documentos recepcionados via Protocolo GOV.BR ou, excepcionalmente, em meio físico pela Divisão de Protocolo do Ministério. Sendo que nesses casos, a DIPRO/MDS, para a tramitação inicial, classificará os documentos em nível de acesso restrito, cabendo a área responsável pela análise e tratamento da demanda, avaliar o adequado grau de classificação, alterando conforme o caso e respectiva base legal. § 2° O disposto no caput não se aplica quando o documento preparatório é publicado em decorrência de sua consulta pública ou de outras hipóteses previstas em lei ou em regulamentação específica. CAPÍTULO XI DO BOLETIM DE PESSOAL E SERVIÇO ELETRÔNICO E DA PUBLICAÇÃO DE DOCUMENTOS Art. 60. O Boletim de Pessoal e Serviço Eletrônico é o veículo oficial para a publicação dos atos oficiais de caráter interno, bem como dos atos administrativos normativos de caráter geral do MDS, ressalvados aqueles cuja publicação decorra de disposição legal, os quais obrigatoriamente serão publicados no Diário Oficial da União - DOU, observado o Decreto n° 9.215 de 29 de novembro de 2017. Art. 61. As unidades administrativa são responsáveis pela gestão e publicação de seus respectivos atos administrativos oficiais no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI/MDS. § 1° A autorização, contendo data, nome, assinatura, e a supervisão da publicação do Boletim de Serviço Eletrônico do SEI/MDS, é atribuição da Chefia da unidade. § 2° O resumo da publicação deve ser preenchido, conforme o caso, com a íntegra da ementa, o assunto ou o resumo do teor do documento. § 3° Para retificação ou republicação diante de incorreção na publicação original de documento gerado no SEI/MDS, deve ser gerado documento por meio de funcionalidade própria do Sistema, relacionado à publicação anterior. § 4° A publicação de atos de pessoal que tenham impacto na folha de pagamento dos servidores deve ocorrer até as 18 horas. Art. 62. Ficam convalidados os atos publicados anteriormente. CAPÍTULO XII DAS DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 63. Devem ser recusados, entre as unidades usuárias do SEI/MDS, os documentos e processos que estiverem em desacordo com o disposto nesta Portaria, restituindo-os às unidades que os encaminharam, especialmente aqueles em suporte físico, quando deveriam ter sido remetidos pelo sistema. Art. 64. O uso inadequado do SEI/MDS e a divulgação de informações pessoais, bem como de dados considerados sensíveis e sigilosos de acordo com a legislação vigente, ficam sujeitos à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor. Art. 65. A Unidade Gestora do SEI/MDS poderá expedir instruções complementares ao disposto nesta Portaria. Art. 66. O disposto nesta Portaria é válido, no âmbito do MDS, para os órgãos de assistência direta e Imediata ao Ministro de Estado, nos órgãos específicos singulares e órgãos colegiados. Art. 67. O disposto nesta Portaria aplica-se, no que couber, aos processos e documentos relacionados a órgãos extintos ou desvinculados do MDS, enquanto se fizer necessário. Art. 68. Os casos omissos serão avaliados com adoção de medidas saneadoras pela Subsecretaria de Assuntos Administrativos. Art. 69. Poderão ser elaboradas, pela SAA, normas complementares que fizerem necessárias em função de atualização de versões e funcionalidades do Sistema. Art. 70. Fica revogada a Portaria n° 390, de 30 de setembro de 2015 da Secretaria-Executiva do MDS. Art. 71. Esta Portaria entra em vigor no primeiro dia útil do mês subsequente à sua publicação. OSMAR RIBEIRO DE ALMEIDA JÚNIOR
PORTARIA/SE/MDS Nº 133, DE 14 DE AGOSTO DE 2025 (parte 2 de 3)
Publicado no Diário Oficial da União, seção 1, em , página 31. Órgão: Ministério do Desenvolvimento e Assistência Social, Família e Combate à Fome — SECRETARIA EXECUTIVA. Todos os atos de 15/08/2025