PORTARIA/SE/MDS Nº 133, DE 14 DE AGOSTO DE 2025 (parte 3 de 3)

ANEXO I
PADRÕES TÉCNICOS MÍNIMOS PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
. .DOCUMENTO .RESOLUÇÃO
MÍNIMA
.COR .TIPO
ORIGINAL
.FORMATO
DE ARQUIVO*
. .Textos impressos, sem
ilustração, em preto e
branco
.300 dpi .Monocromático
(preto e
branco)
.Texto .PDF/A
. .Textos impressos, com
ilustração, em preto e
branco
.300 dpi .Escala de
cinza
.Texto/imagem .PDF/A
. .Textos impressos, com
ilustração e cores
.300 dpi .RGB
(colorido)
.Texto/imagem .PDF/A
. .Textos manuscritos,
com ou sem ilustração,
em preto e branco
.300 dpi .Escala de
cinza
.Texto/imagem .PDF/A
. .Textos manuscritos,
com ou sem ilustração,
em cores
.300 dpi .RGB
(colorido)
.Texto/imagem .PDF/A
. .Fotografias e cartazes .300 dpi .RGB
(colorido)
.Imagem .PNG
. .Plantas e mapas .600 dpi .Monocromático
(preto e
Banco)
.Texto/imagem .PNG
. .Importante: Todas as digitalizações de documentos textuais deverão ser feitas no formato
PDF/A com Reconhecimento Óptico de Caracteres - OCR, sempre que possível.
ANEXO II
. .Metadados .Definição
. .Classe .Identificação da classe, subclasse, grupo ou subgrupo do
documento com base em um plano de classificação de
documentos.
. .Data de produção
(do documento original)
.Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da
produção do documento.
. .Destinação prevista
(eliminação ou guarda
permanente)
.Indicação da próxima ação de destinação (transferência,
eliminação ou recolhimento) prevista para o documento, em
cumprimento à tabela de temporalidade e destinação de
documentos das atividades-meio e das atividades-fim.
. .Gênero .Indica o gênero documental, ou seja, a configuração da
informação no documento de acordo com o sistema de
signos utilizado na comunicação do documento.
. .Prazo de guarda .Indicação do prazo estabelecido em tabela de temporalidade
para o cumprimento da destinação.
ANEXO III
TERMO DE DECLARAÇÃO DE CONCORDÂNCIA E VERACIDADE
CADASTRO DE USUÁRIO EXTERNO NO SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES (SEI/MDS)
. .Nome Completo Sem Abreviaturas:
. .RG (Identidade): Órgão Emissor: CPF:
. .E-mail: Telefone com DDD:
. .Endereço Residencial: Bairro:
. .Cidade/UF: CEP:
A realização do cadastro como Usuário Externo no SEI do Ministério do
Desenvolvimento e Assistência Social, Família e Combate à Fome é pessoal e intransferível.
A entrega deste documento implica na aceitação de todos os termos e condições que regem
o processo eletrônico, conforme Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, e demais
normas aplicáveis, admitindo como válida a assinatura eletrônica na modalidade cadastrada
(login/senha). O uso indevido das ações efetuadas será passível de apuração civil, penal e
administrativa.
Declaro ainda que todos os dados aqui informados são verdadeiros e que são de
minha exclusiva responsabilidade:
I - O sigilo da senha de acesso, não sendo justificada, em qualquer hipótese,
alegação de uso indevido;
II - A conformidade entre os dados informados neste formulário e os constantes
no cadastro e nos documentos apresentados;
III - A conformidade entre os dados informados no formulário eletrônico de
peticionamento e aqueles contidos no documento protocolizado, incluindo o preenchimento
dos campos obrigatórios e anexação dos documentos essenciais e complementares;
IV - A confecção da petição e dos documentos digitais em conformidade com os
requisitos estabelecidos pelo sistema, no que se refere ao formato e ao tamanho dos
arquivos transmitidos eletronicamente;
V - A conservação dos originais em papel de documentos digitalizados enviados
por meio de peticionamento eletrônico até que decaia o direito da Administração de rever
os atos praticados no processo, para que, caso solicitado, sejam apresentados ao Ministério
do Desenvolvimento e Assistência Social, Família e Combate à Fome para qualquer tipo de
conferência;
VI - A verificação, por meio do recibo eletrônico de protocolo, do recebimento
das petições e dos documentos transmitidos eletronicamente;
VII - A observância de que os atos processuais em meio eletrônico se consideram
realizados no dia e na hora do recebimento pelo SEI/MDS, considerando-se tempestivos os
atos praticados até às 23 horas e 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo,
conforme horário oficial de Brasília, independentemente do fuso horário no qual se
encontre o usuário externo;
VIII - A consulta periódica ao SEI/MDS a fim de verificar o recebimento de
intimações, considerando-se realizadas na data em que efetuar sua consulta no sistema ou,
não efetuada a consulta, quinze dias após a data de sua expedição;
IX - As condições de sua rede de comunicação, o acesso a seu provedor de
internet e a configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas; e
X - A observância dos períodos de manutenção programada, que serão
realizadas, preferencialmente, no período da 0 hora dos sábados às 22 horas dos domingos
ou da 0 hora às 6 horas nos demais dias da semana, ou qualquer outro tipo de
indisponibilidade do sistema.
A liberação do cadastro somente ocorrerá após a apresentação dos documentos
de acordo com as orientações apresentadas em https://www.gov.br/pt-
br/servicos/protocolar-documentos-junto-ao-mds, opção "Usuário Externo".
A liberação do cadastro não implica na disponibilização de acesso ao processo
(quando for o caso), que será objeto de análise da unidade na qual ele se encontra em
tramitação. Assim, após o cadastro liberado, o usuário que requer acesso ao conteúdo de
determinado processo deve entrar em contato com a unidade responsável. Para a
disponibilização de acesso ao processo, a unidade onde ele se encontra em andamento
poderá solicitar documentação adicional, tais como: cópia do ato constitutivo da pessoa
jurídica, quando for o caso; cópia da procuração com poderes específicos para
representação do interessado, quando for o caso; ou, em caso de procurador de pessoa
jurídica, cópia do RG e CPF do outorgante, ou de outro documento de identificação oficial
com foto no qual conste CPF.
Em caso de dúvidas, entrar em contato com [email protected], informando o
número do processo para agilizar o atendimento.
_______________, ________e _________ de __________
Cidade/UF data mês ano
_________________________
Assinatura do Usuário
ANEXO IV
DEFINIÇÕES E TERMOS TÉCNICOS
Arquivo:
- Arquivamento: É a técnica de colocar e conservar numa mesma ordem,
devidamente classificados de acordo com o plano de classificação, todos os documentos de
um órgão ou entidade, utilizando métodos adequados, de forma que fiquem protegidos e
sejam facilmente localizados e manuseados.
- Documento arquivístico: Documento produzido (elaborado ou recebido), no
curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido
para ação ou referência.
- Gestão arquivística de documentos: Conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos
em idades corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
- Arquivo corrente: Conjunto de documentos ou processos em sob custódia das
unidades administrativas que produziram ou receberam os documentos no decorrer de suas
atividades e que constituem objeto de consultas frequentes.
- Arquivo intermediário: Conjunto de documentos ou processos sob custódia do
Arquivo Central do MDS.
- Arquivo permanente: Conjunto de documentos ou processos de valor histórico,
probatório e informativo recolhido ao Arquivo Nacional.
- Arquivo setorial: Unidade responsável por executar as atividades de arquivo corrente.
Assinatura eletrônica:
- Assinatura cadastrada: Mediante prévio credenciamento de acesso de usuário,
com fornecimento de login e senha.
- Assinatura digital: Baseada em certificado digital emitido por autoridade
certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil.
Atividades de protocolo: Conjunto de operações que visam o controle dos
documentos produzidos e recebidos externamente, assegurando sua localização,
recuperação e acesso, tais como: recebimento, classificação, registro, distribuição,
digitalização, tramitação interna e externa.
Autenticação: Declaração de autenticidade de um documento arquivístico, num
determinado momento, resultante do acréscimo de um elemento ou da afirmação por parte
de uma pessoa investida de autoridade para tal.
Autenticidade: Qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi
produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento ou adulteração.
Autoridade competente: Agente público que tenha a competência para executar
a ação a ele atribuída por meio de ato administrativo ou por exigência do cargo ou
função.
Captura digital: Consiste em declarar um documento como arquivístico ao
incorporá-lo no SEI/MDS, a partir das seguintes ações: digitalização, registro, classificação,
indexação, atribuição de metadados e arquivamento.
Código CRC (Cyclic Redundancy Check): Código que garanta a autenticidade de
um documento assinado eletronicamente no SEI/MDS, constante em sua declaração de
autenticidade.
Credenciamento de acesso: Cadastro prévio do usuário externo para utilização
do SEI/MDS.
Custódia: Responsabilidade pela guarda e preservação do documento ou
processo em meio físico.
Desarquivamento: Retirar o documento ou processos em suporte físico da
custódia do Arquivo Central.
Despacho: Ato processual por meio do qual a autoridade competente dá
continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões.
Destinação: Eliminar ou recolher os documentos ou processos após avaliação
documental.
Digitalização: Conversão da fiel imagem de um documento para código digital.
Documento: Unidade de registro de informações, independentemente do
formato, do suporte ou da natureza.
Documento eletrônico: Documento armazenado sob a forma de arquivo
eletrônico, inclusive aquele resultante de digitalização.
Documento Digital: É o documento armazenado sob a forma eletrônica e
codificado em dígitos binários, podendo ser:
- Nato-digital: Produzido originariamente em meio eletrônico.
- Digitalizado: Obtido a partir da conversão de um documento não digital,
gerando uma fiel representação em código digital.
Documento externo: Documento de origem externa carregado no SEI/MDS.
Documento preparatório: Documento formal utilizado como fundamento da
tomada de decisão ou de ato administrativo, a exemplo de pareceres e notas técnicas.
Empréstimo: Cessão temporária de documentos ou processos em suporte físico
para fins de consulta, reprodução ou exposição.
Informação pessoal: Informação relacionada à pessoa natural identificada ou
identificável, relativa à intimidade, vida privada, honra e imagem.
Interessado: Pessoa (física ou jurídica) ou órgão que tem interesse, benefício ou
proveito sobre o objeto do processo.
Níveis de acesso: Forma de controle de documentos e de processos eletrônicos
no SEI/MDS.
Número SEI: Código numérico sequencial gerado automaticamente pelo
SEI/MDS para identificar individualmente um documento dentro do sistema.
Número Único de Protocolo (NUP): Código numérico que identifica, de forma
única e exclusiva, cada processo produzido ou recebido.
Organização: Técnica arquivística para armazenar os documentos ou processos.
Peticionamento Eletrônico: Envio, diretamente por usuário externo previamente
cadastrado, de documentos digitais, visando a formar novo processo ou a compor processo
já existente, por meio de formulário específico disponibilizado diretamente no SEI/MDS ou
em sistemas integrados.
Preservação: Técnica de prevenção contra deterioração de dados em
documentos ou processos.
Processo eletrônico: Conjunto de documentos e atos processados, armazenados
e disponibilizados por meio eletrônico.
Processo principal: Processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a
anexação de um ou mais processos como complemento ao seu andamento ou decisão.
Protocolo central: Setor responsável por executar as atividades de protocolo no
âmbito do MDS.
Recolhimento: Processo de envio de documentos ou processos para a custódia
permanente no Arquivo Nacional.
Relacionamento de processos: Vincular temporariamente um processo ao
outro.
Sobrestamento: Interrupção formal do andamento do processo, em razão de
determinação existente no próprio processo ou em outro.
Sistema Eletrônico de Informações - SEI: Sistema oficial de informações,
documentos e processos eletrônicos no âmbito do MDS.
Suporte físico: Material no qual são registradas informações que não necessitam
de equipamentos eletrônicos para sua leitura.
Tabela de Temporalidade: É o instrumento/meio com o qual se determina o
prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este
prazo.
Tramita: Plataforma do Processo Eletrônico Nacional (PEN) que permite a troca
de processos administrativos eletrônicos e documentos entre diferentes Sistemas de
Processo Administrativo Eletrônico (SPE) de órgãos e entidades da Administração Pública.
Tramitação: Movimentação do processo de um setor a outro, por meio do
SEI/MDS.
Transferência: Procedimento de envio de documentos ou processos em suporte
físico para a guarda no Arquivo Central do MDS.
Unidade Administrativa: Unidade formal do MDS que detém competência legal e
regimental para exercer suas atribuições.
Unidade Sucessora: Unidade que assume as responsabilidades e competências
de uma unidade anterior, em casos de extinção, transformação ou absorção de uma outra
estrutura administrativa. Essa unidade é responsável por garantir a continuidade das
atividades desenvolvidas pela unidade precedente.
Usuário interno: Pessoa natural interna ao MDS, com acesso ao SEI/MDS como
servidor, terceirizado, estagiário ou empregado em exercício no Ministério do
Desenvolvimento e Assistência Social, Família e Combate à Fome que tenha acesso, de
forma autorizada, para atuar em processos eletrônicos do SEI/MDS.
Usuário Externo: Pessoa natural externa ao MDS que, mediante cadastro prévio,
está autorizada a ter acesso ao SEI/MDS para a prática de atos processuais em nome
próprio ou na qualidade de representante de pessoa jurídica.
Processo principal: Processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a
anexação de um ou mais processos como complemento ao seu andamento ou decisão.
Protocolo central: Setor responsável por executar as atividades de protocolo no
âmbito do MDS.
Recolhimento: Processo de envio de documentos ou processos para a custódia
permanente no Arquivo Nacional.
Relacionamento de processos: Vincular temporariamente um processo ao outro.
Sobrestamento: Interrupção formal do andamento do processo, em razão de
determinação existente no próprio processo ou em outro.
Sistema Eletrônico de Informações - SEI: Sistema oficial de informações,
documentos e processos eletrônicos no âmbito do MDS.
Suporte físico: Material no qual são registradas informações que não necessitam
de equipamentos eletrônicos para sua leitura.
Tabela de Temporalidade: É o instrumento/meio com o qual se determina o
prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este
prazo.
Tramita: Plataforma do Processo Eletrônico Nacional (PEN) que permite a troca
de processos administrativos eletrônicos e documentos entre diferentes Sistemas de
Processo Administrativo Eletrônico (SPE) de órgãos e entidades da Administração Pública.
Tramitação: Movimentação do processo de um setor a outro, por meio do
SEI/MDS.
Transferência: Procedimento de envio de documentos ou processos em suporte
físico para a guarda no Arquivo Central do MDS.
Unidade Administrativa: Unidade formal do MDS que detém competência legal e
regimental para exercer suas atribuições.
Unidade Sucessora: Unidade que assume as responsabilidades e competências
de uma unidade anterior, em casos de extinção, transformação ou absorção de uma outra
estrutura administrativa. Essa unidade é responsável por garantir a continuidade das
atividades desenvolvidas pela unidade precedente.
Usuário interno: Pessoa natural interna ao MDS, com acesso ao SEI/MDS como
servidor, terceirizado, estagiário ou empregado em exercício no Ministério do
Desenvolvimento e Assistência Social, Família e Combate à Fome que tenha acesso, de
forma autorizada, para atuar em processos eletrônicos do SEI/MDS.
Usuário Externo: Pessoa natural externa ao MDS que, mediante cadastro prévio,
está autorizada a ter acesso ao SEI/MDS para a prática de atos processuais em nome
próprio ou na qualidade de representante de pessoa jurídica.