INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 3, DE 17 DE ABRIL DE 2024 (parte 2 de 3)

Art. 26. A expedição de processos e documentos para órgãos externos ao
Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR será feita pela Divisão
de Documentação e Informação, por meio do módulo Tramita.GOV.BR (barramento) ou,
alternativamente, da disponibilização de acesso externo, quando o órgão destinatário
não fizer uso da solução.
§ 1º Em caso de impossibilidade da adoção de um dos procedimentos
previstos no caput, a expedição deverá ser realizada em suporte físico, cabendo à
unidade solicitante realizar a impressão e demais procedimentos, observando o
disposto na Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 7 de outubro de 2015.
§ 2º O pedido de expedição deverá ser realizado por meio de despacho no
processo, endereçado à unidade de protocolo.
§ 3º O serviço de protocolo não realizará modificações nos arquivos a
serem expedidos.
§ 4º Identificada inconsistência nos procedimentos descritos no § 3º, a
unidade de protocolo deverá devolver o processo ao solicitante para correção.
§ 5º A unidade de protocolo deverá inserir, na árvore do processo
administrativo eletrônico correspondente o comprovante de entrega e recebimento de
cada documento expedido.
Seção VII
Do encerramento do processo administrativo eletrônico e do arquivamento
de documentos físicos
Art. 27. O encerramento do processo no Sistema Eletrônico de Informações
- SEI ocorrerá nas seguintes situações:
I - por deferimento ou indeferimento do pleito;
II - pela expressa desistência ou renúncia do interessado;
III - por decisão motivada de autoridade competente;
IV - quando exaurida sua finalidade;
V - quando o objeto da decisão se tornar impossível, inútil ou prejudicado
por fato superveniente; ou
VI - em casos previstos em lei ou normas vigentes.
§ 1º Até que seja disponibilizada funcionalidade de arquivamento no
Sistema Eletrônico de Informações - SEI pelos órgãos competentes, o processo deverá
ser concluído na unidade após o cumprimento da ação administrativa pertinente.
§ 2º Caso o processo não seja concluído, o tempo em que permanecer
aberto desnecessariamente na unidade será computado como efetivo andamento para
fins de estatística no Sistema Eletrônico de Informações - SEI.
Art. 28. A reabertura de processo administrativo eletrônico, por expressa
anuência da autoridade competente, será realizada quando houver necessidade de
retomar ou dar continuidade à ação administrativa.
Art. 29. Os processos eletrônicos serão mantidos até que cumpram os
prazos de guarda definidos nas tabelas de temporalidade de documentos de
arquivo.
§ 1º A contagem de temporalidade do processo inicia-se quando todas as
unidades nas quais o processo esteja aberto indicarem sua conclusão no Sistema
Eletrônico de Informações - SEI.
§ 2º A eliminação de processos eletrônicos deverá ser realizada pela Divisão
de Documentação e Informação do Ministério da Integração e do Desenvolvimento
Regional - MIDR e executada de acordo com os procedimentos definidos na legislação
arquivística.
§ 3º Os processos eletrônicos de guarda permanente deverão receber
tratamento de preservação, de forma que não haja perda ou corrupção da integridade
das informações.
§ 4º As estratégias para preservação de que trata o § 3º serão definidas por
meio da política de preservação digital do Ministério da Integração e do
Desenvolvimento Regional - MIDR, que deverá ser elaborada por um grupo de trabalho
multidisciplinar coordenado por um arquivista, de acordo com as orientações do
Arquivo Nacional.
Seção VIII
Da exclusão e do cancelamento de documentos e processos
Art. 30. Poderão ser excluídos do Sistema Eletrônico de Informações - SEI:
I - documentos sem assinatura;
II - documentos assinados, desde que não tenha sido visualizado por outras
unidades e que o processo do qual faça parte não tenha sofrido trâmite e conclusão
na unidade; e
III - processos, desde que não tenha sido enviado para outra unidade e não
possua documentos.
Parágrafo único. Os documentos e processos excluídos deixarão de ser
exibidos na árvore de documentos do processo e não poderão ser recuperados.
Art. 31. Documentos já assinados e visualizados por outra unidade poderão
ser cancelados, justificadamente, nos seguintes casos:
I - documentos que não façam parte do objeto do processo, inseridos
indevidamente;
II - que contenham informações que necessitem serem classificadas em grau
de sigilo; ou
III - que contenha erro de digitalização, desde que o novo arquivo possua
o mesmo nome na árvore do processo.
§ 1º É vedado o cancelamento de documento declarado nulo, tendo em
vista a necessidade de acesso para fins de comprovação da instrução processual.
§ 2º É vedado o cancelamento de documento que tenha servido de
fundamentação para a produção de decisões ou manifestações técnicas, inclusive de
outras unidades.
§ 3º O documento cancelado continuará a ser apresentado na árvore de
documentos do processo, porém se tornará inacessível.
Art. 32. É vedado excluir ou cancelar documento assinado por usuário de
outra unidade administrativa.
Seção IX
Do sobrestamento, da anexação e do relacionamento de processos
Art. 33. O processo poderá ser sobrestado, com a finalidade de interromper
temporariamente sua contagem de tempo, nos casos previstos no art. 313 da Lei
13.105, de 16 de março de 2015 ou em legislação específica da Pasta.
Parágrafo único. O sobrestamento deverá ser removido quando não mais
subsistir o motivo que o justificou ou quando for determinada a retomada da regular
tramitação.
Art. 34. Processos mais novos poderão ser anexados em processo mais
antigo, de maneira permanente, não sendo mais possível realizar nele nenhuma ação
isolada no processo anexado.
Art. 35. O relacionamento de processos será realizado quando houver a
necessidade de associar um ou mais processos entre si, com o objetivo de facilitar a
busca e complementar informações.
Seção X
Dos controles de prazo
Art. 36. Para contagem e controle de prazos no SEI, a data de início será
a data de recebimento da comunicação no Ministério da Integração e do
Desenvolvimento Regional, excluído o dia do recebimento e incluído o do
vencimento.
Art. 37. Quando o documento for recebido por meio de petição eletrônica,
serão considerados tempestivos os efetivados até às vinte e três horas e cinquenta e
nove minutos do dia que foi protocolado, considerando o horário oficial de Brasília.
§ 1º Considera-se realizado o envio ou recebimento eletrônico de
documentos no dia e na hora do respectivo registro eletrônico constante do
comprovante de protocolo, considerando o horário oficial de Brasília.
§ 2º O prazo será considerado prorrogado até o primeiro dia útil seguinte,
quando seu vencimento se der em dia em que não haja expediente ou este for
encerrado antes do horário normal.
Seção XI
Da assinatura eletrônica
Art. 38. Os documentos produzidos no âmbito do Sistema Eletrônico de
Informações - SEI terão sua autoria e integridade asseguradas mediante a utilização de
assinatura eletrônica, nos termos da Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020.
§ 1º A senha de acesso ao Sistema Eletrônico de Informações - SEI e o
certificado digital são de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do
titular sua guarda e sigilo.
§ 2º É vedada a assinatura de documentos no âmbito do Sistema Eletrônico
de Informações - SEI por colaboradores.
§ 3º A autenticidade de documentos gerados no Sistema Eletrônico de
Informações - SEI poderá ser conferida em endereço do Ministério da Integração e do
Desenvolvimento Regional - MIDR na Internet, indicado na tarja de assinatura com o
uso dos Códigos Verificadores e Código CRC.
Art. 39. A assinatura eletrônica de documentos importa na aceitação das
normas sobre o assunto pelo usuário, inclusive no que se refere à responsabilidade por
eventual uso indevido nas esferas administrativa, civil e penal.
CAPÍTULO III
DO ACESSO, DOS USUÁRIOS E DOS NÍVEIS DE ACESSO
Seção I
Dos usuários internos e dos perfis de acesso
Art. 40. A permissão de acesso dos usuários internos ao Sistema Eletrônico
de Informações - SEI deverá ser adequada ao seu perfil de uso:
I - administrador, a ser concedida aos servidores da Divisão de
Administração e Informação, responsáveis por criar, parametrizar, cadastrar e
descadastrar:
a) as unidades administrativas;
b) os usuários internos;
c) os tipos de processo;
d) os tipos de documentos;
e) os padrões oficiais de documentos;
f) as classificações arquivísticas;
g) as hipóteses legais de sigilo de informações; e
h) demais funções de gerenciamento do Sistema;
II - básico, a ser concedida aos servidores e empregados públicos em
exercício no Ministério, responsáveis por, no âmbito da unidade administrativa onde
desempenham suas funções:
a) criar, instruir e tramitar processos;
b) produzir e assinar documentos
c) incluir cargos para assinaturas de sua unidade;
d) reordenar os documentos na árvore do processo; e
e) desanexar processos anexados em sua unidade, mediante prévia
motivação.
III - colaborador, a ser concedida aos demais usuários internos do
Ministério, que necessitem realizar todas as atividades do perfil básico, com exceção
da assinatura, exclusão e cancelamento de documentos, desanexação de processos,
reordenamento de documentos na árvore e inclusão de cargo para assinatura.
§1º Os perfis de acesso poderão ser criados ou alterados, a qualquer
tempo, em conformidade com as necessidades do Ministério da Integração e do
Desenvolvimento Regional - MIDR.
§ 2º Poderá ser atribuído perfil de acesso do tipo básico ao servidor público
que, embora não se encontre em exercício no Ministério da Integração e do
Desenvolvimento Regional - MIDR, tenha sido designado para atuar como presidente
ou membro de comissão de sindicância ou de processo administrativo disciplinar no
âmbito do Ministério.
§ 3º Nos casos em que for necessária a assinatura de usuário com perfil do
tipo colaborador, no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, deverá ser realizado o
mesmo procedimento para assinatura de usuário externo.
§ 4º Para a criação de cadastro de colaborador no Sistema Eletrônico de
Informações - SEI, deverá ser enviado à Divisão de Documentação e Informação,
formulário de acesso ao Sistema, disponível no SEI, preenchido e assinado pelo chefe
imediato da sua unidade de lotação.
Art. 41. O cadastro do usuário interno deverá ser associado à sua unidade
de exercício.
§ 1º Os pedidos de inclusão e exclusão da associação do cadastro de
usuários internos a uma unidade de exercício deverá ser realizada mediante o envio,
à Divisão de Documentação e Informação, do Formulário de Acesso ao SEI, preenchido
e assinado pela chefia imediata.
§ 2º Os pedidos de que tratam o § 1º serão acompanhados de cópia de ato
que comprove a lotação do usuário na unidade ou da anuência da Coordenação-Geral
de Gestão de Pessoas, no caso de servidores, empregados públicos e estagiários, ou da
Coordenação-Geral de Suporte Logístico, no caso de colaboradores terceirizados.
§ 3º Excepcionalmente, o usuário interno poderá ser cadastrado em mais de
uma unidade, desde que o titular da outra unidade ou seu superior hierárquico
autorize a inclusão.
§ 4º Os pedidos de associação do cadastro de usuário interno a mais de
uma unidade deverão ser enviados à Divisão de Documentação e Informação pela
chefia da unidade, por meio do formulário de acesso ao Sistema Eletrônico de
Informações - SEI, escolhendo a opção de atualização.
Seção II
Dos usuários externos
Art. 42. Qualquer pessoa que participe ou tenha demanda em processo
administrativo do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR, na
qualidade de pessoa física ou de representante de pessoa jurídica, poderá ser
cadastrada com o perfil de usuário externo no Sistema Eletrônico de Informações - SEI,
com a finalidade de:
I - encaminhar requerimentos e documentos via peticionamento eletrônico; e
II - assinar contratos, convênios, acordos e outros instrumentos congêneres
celebrados com o Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR.
§ 1º Os procedimentos de utilização do peticionamento eletrônico do
Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR estão disponíveis na
página do Sistema Eletrônico de Informações do site do Ministério.
§ 2º A solicitação de cadastro, como usuário externo do Sistema Eletrônico
de Informações - SEI, deverá ser feita pelo interessado, mediante o envio do Termo de
Declaração de Concordância e Veracidade, disponível no sítio do Ministério da
Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR.
§ 3º A disponibilização de acesso para mero acompanhamento de processos
categorizados como públicos ou restritos pode ser realizada diretamente pela unidade
responsável, sem a necessidade de cadastro como usuário externo, salvo quando a
unidade assim o exigir por questões legais.
Seção III
Dos níveis de acesso de processos e documentos
Art. 43. Todo processo ou documento do Sistema Eletrônico de Informações
- SEI deverá ser categorizado em relação ao nível de acesso a ser permitido, ao seu
conteúdo, mediante a marcação de uma das seguintes opções disponibilizadas pelo
sistema:
I - público: quando o processo e seus documentos assinados puderem ser
visualizados por qualquer pessoa, sem qualquer restrição;
II - restrito: quando o processo e seus documentos puderem ficar
disponíveis para visualização apenas pelos usuários das unidades pelas quais o processo
tramitar; ou
III - sigiloso: quando apenas usuários com credencial de acesso específica
puderem visualizar o processo e seus documentos.
Art. 44. O nível de acesso restrito destina-se à assegurar o sigilo de
informações protegidas por Lei ou quando tratar de:
I - documento preparatório ou informação nele contida, utilizado como
fundamento de tomada de decisão ou de ato administrativo, até a edição do ato ou
decisão, na forma do art. 7º, § 3º da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;
II - documentos que contenham informação de pessoa natural, cuja restrição
de acesso seja necessária à proteção dos seus direitos fundamentais de liberdade e de
privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade e não importe em prejuízo à
soberania do interesse público de transparência, na forma da Lei nº 13.709, de 14 de
agosto de 2018; e
III - documentos que contenham outras hipóteses de restrição de acesso,
previstas em legislações, como sigilo fiscal, bancário, industrial e empresarial, com
exceção das informações elencadas no art. 23 da Lei nº 12.527, de 2011.
§ 1º A restrição de acesso a documento preparatório será temporária e
findará logo que haja posicionamento definitivo sobre o objeto do documento ou
processo, ou até que seja editado o ato subsidiado pelo documento ou processo
restrito, o qual deverá ter o nível de acesso alterado de restrito para público pela
unidade detentora do processo.
§ 2º O nível de acesso sigiloso poderá ser atribuído na criação de processos
que contenham informações enquadráveis como de acesso restrito e que requeiram
controle por meio de credenciamento individual.
§ 3º A criação ou inclusão de documentos no Sistema Eletrônico de
Informações - SEI em que partes das informações devam ter seu sigilo protegido, será
acompanhada da criação de certidão, com a ocultação da parte sob sigilo.
Seção IV
Dos documentos classificados
Art. 45. Não devem ser produzidos ou inseridos no SEI documentos e
processos classificados em grau de sigilo, conforme os arts. 23 e 24 da Lei nº 12.527,
de 2011.
§ 1º Os documentos e processos de que trata o inciso I do caput devem
ser mantidos em suporte físico, observando-se os procedimentos previstos no Decreto
nº 7.845, de 14 de novembro de 2012.
§ 2º O documento já produzido ou inserido no SEI que necessitar ser
classificado de acordo com os arts. 23 e 24 da Lei nº 12.527, de 2011, deve ser
impresso, assinado de próprio punho pela autoridade responsável, anexado ao
respectivo Termo de Classificação da Informação - TCI e cancelado no sistema.
§ 3º O documento que sofrer desclassificação, observados os procedimentos
previstos no Decreto nº 7.845, de 2012, terá seu apartado físico digitalizado e inserido
no processo eletrônico correspondente.
Seção V
Da restrição de acesso a dados pessoais
Art. 46. Dados de pessoas naturais que possam impactar os direitos de
liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade do titular
deverão ser protegidos, mediante a atribuição de restrição aos documentos em que
estiverem inseridos.
§ 1º Dados de pessoas naturais necessários ao controle da governança e à
promoção do interesse público não serão objeto de restrição de conteúdo, como os
relacionados a:
I - atividades governamentais exercidas por ocupante de cargo, posto,
graduação, função e emprego público, incluindo programas, projetos, serviços, políticas,
ações, decisões e processos administrativos;
II - atividades públicas exercidas por pessoas naturais ativamente envolvidas
em programas, projetos, serviços, políticas, ações, decisões e processos
administrativos;
III - informações relacionadas às atividades de pessoas naturais que
representam os interesses de grupos privados junto a órgãos e entidades públicas;
IV - transferência de recursos públicos, de forma direta ou indireta, a
pessoas naturais ou a ocupante de cargo, posto, graduação, função e emprego público,
limitando-se o acesso aos dados biográficos e cadastrais necessários para o efetivo
controle social da despesa pública ou da ação governamental;
V - informações relacionadas a concursos públicos, contratações ou
processos seletivos que tenham como finalidade o provimento de cargos e funções
públicas, bem como o ingresso em instituições federais de ensino superior.
Seção VI
Dos pedidos de vistas
Art. 47. Qualquer pessoa poderá solicitar vista ou cópia de documento ou
processo administrativo eletrônico público do Sistema Eletrônico de Informações - SEI
, não sendo necessário prévio credenciamento, vedadas quaisquer exigências relativas
aos motivos determinantes da solicitação.
§ 1º Os pedidos de que tratam o caput, recebidos por qualquer meio, no
Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR, deverão ser
encaminhados imediatamente para a Ouvidoria, para o adequado registro, tratamento
e controle.
§ 2º Todos os pedidos de acesso à informação serão cadastrados na
Plataforma Integrada de Ouvidoria e Acesso à Informação - Fala.BR e serão tratados na
forma da Portaria MIDR nº 2.771, de 25 de agosto de 2023.
§ 3º Os procedimentos de que tratam os §§ 1º e 2º não se aplicam a
pedidos formulados na condição de representante de órgão ou entidade pública.
Art. 48. Quando não for autorizado acesso integral a processo, por conter
informações com sigilo protegido por Lei, será assegurado o acesso à certidão dos
documentos, com a ocultação da parte sob sigilo.
Art. 49. Poderá ser concedido acesso ou cópia de processos e documentos
restritos a:
I - pessoa física ou jurídica, na condição de parte interessada, ou seu
representante, independente da edição do ato administrativo ou decisão a ele
relativo.
II - representantes de órgãos de controle interno e externo, de defesa do
Estado, de função jurisdicional do Estado e do Poder Judiciário, mediante solicitação
dirigida à Assessoria Especial de Controle Interno, que procederá à distribuição do
processo à unidade responsável para a liberação do link para o acesso externo, na
forma da Portaria MIDR nº 1.592, de 3 de maio de 2023.
Parágrafo Único. O acesso de que trata o caput será fornecido pelo prazo
de até trinta dias corridos, prorrogáveis a pedido do interessado previamente
autorizado, na forma dos incisos I e II.
CAPÍTULO IV
DO SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES - SEI MULTIÓRGÃOS
Art. 50. O Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR
poderá incluir suas unidades vinculadas em sua base única multiórgãos do Sistema
Eletrônico de Informações - SEI, conforme regras da Resolução nº 116, de 20 de
outubro de 2017, do Tribunal Regional Federal da 4ª Região.
Art. 51. Em caso de adoção da base única multiórgãos, o Ministério da
Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR terá preferência na escolha dos:
I - nomes e siglas de unidades; e
II - logins de usuários.
Art. 52. A entidade vinculada que utilizar o Sistema Eletrônico de
Informações - SEI deverá indicar servidores para atuarem como administradores do
Sistema, que terão como atribuições, referentes ao respectivo órgão, criar,
parametrizar, cadastrar e descadastrar:
I - as unidades administrativas;
II - os usuários internos;
III - os tipos de processos;
IV - os tipos de documentos;
V - os padrões oficiais de documentos;
VI - as classificações arquivísticas;
VII - as hipóteses legais de sigilo de informações; e
VIII - demais funções de gerenciamento do Sistema.
Art. 53. Esta Instrução Normativa de Gestão de Documentos Eletrônicos se
aplica integralmente às entidades vinculadas que utilizarem a base única multiórgãos
do Sistema Eletrônico de Informações - SEI.
CAPÍTULO V
DAS COMPETÊNCIAS E RESPONSABILIDADES
Art. 54. Compete à Coordenação-Geral de Suporte Logístico, através da
Divisão de Documentação e Informação:
I - estabelecer, manter atualizadas e divulgar as diretrizes, normas, manuais
e procedimentos relacionados à gestão e operacionalização do Sistema Eletrônico de
Informações - SEI;
II - promover e executar a administração geral e de gestão documental do
Sistema Eletrônico de Informações - SEI;
III - cadastrar os usuários internos e externos, no Sistema Eletrônico de
Informações - SEI;
IV - promover ações de capacitação dos usuários internos do Ministério,
visando a uniformização de procedimentos de operacionalização do Sistema Eletrônico
de Informações - SEI, em parceria com a Coordenação-Geral de Gestão de Pessoas;
V - orientar e assistir tecnicamente os usuários internos e externos do
Sistema Eletrônico de Informações - SEI;
VI - revogar permissão de acesso ao Sistema Eletrônico de Informações - SEI
ou perfil atribuído ao usuário em caso de constatação de utilização indevida do
sistema;
VII - receber, analisar e autorizar, quando for o caso, demandas relativas a:
a) implantação de novos módulos no sistema;
b) integração com outros sistemas;
c) realização de auditorias nas bases de dados do sistema; e
d) implantação do sistema no âmbito dos órgãos colegiados e entidades
vinculadas à estrutura organizacional do Ministério;
VIII- receber, analisar e encaminhar à Coordenação-Geral de Tecnologia da
Informação as ocorrências de problemas técnicos não solucionadas internamente;
IX - reunir sugestões dos usuários, avaliar e propor melhorias no sistema,
observando as diretrizes estabelecidas no instrumento de cessão de uso da ferramenta; e
X - representar o Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional
na Comunidade de Negócios do Processo Eletrônico Nacional - PEN.
Art. 55. Compete à Coordenação-Geral de Tecnologia da Informação:
I - garantir recursos de tecnologia da informação, equipe técnica
especializada, recursos materiais e infraestrutura para manutenção e sustentação do
Sistema Eletrônico de Informações - SEI e de seus módulos;
II - instalar, disponibilizar e parametrizar as bases de dados do Sistema
Eletrônico de Informações - SEI e seus módulos, mediante diretrizes alinhadas junto à
Divisão de Documentação e Informação, prestando suporte tecnológico quanto à sua
implantação e manutenção;
III - mediante autorização da Divisão de Documentação e Informação:
a) implementar as atualizações de versões do sistema e de seus módulos,
quando disponibilizadas pelos respectivos desenvolvedores;
b) analisar a viabilidade e parametrizar, quando for o caso, a integração de
outros sistemas ao Sistema Eletrônico de Informações - SEI;
c) realizar auditorias nas bases de dados do sistema; e
d) disponibilizar acesso à base de dados do Sistema Eletrônico de
Informações - SEI para o desenvolvimento de novas ferramentas ou módulos
relacionados;
IV - garantir suporte tecnológico referente à preservação e à segurança das
bases de dados do Sistema Eletrônico de Informações - SEI;
V - monitorar ocorrências de incidentes e problemas técnicos relativos ao
Sistema Eletrônico de Informações - SEI e aplicar soluções;
VI - subsidiar o suporte técnico aos usuários realizado pela Divisão de
Documentação e Informação;