INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 3, DE 17 DE ABRIL DE 2024 (parte 1 de 3)

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 3, DE 17 DE ABRIL DE 2024
Estabelece procedimentos para a gestão do
processo administrativo eletrônico no âmbito do
Ministério da Integração e do Desenvolvimento
Regional.
O SECRETÁRIO-EXECUTIVO DO MINISTÉRIO DA INTEGRAÇÃO E DO
DESENVOLVIMENTO REGIONAL, no uso das atribuições que lhe confere o art. 12, inciso
III, alínea d do Anexo I, do Decreto nº 11.830, de 14 de dezembro de 2023,
resolve:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º Estabelecer procedimentos para a gestão dos processos administrativos
eletrônicos, no âmbito do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR.
Art. 2º Para fins desta Instrução Normativa, considera-se:
I - anexação de processos: união definitiva de um ou mais processos a um
outro processo, considerado principal, desde que pertencentes a um mesmo
interessado e que tratem do mesmo assunto;
II - assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente por usuário
identificado de modo inequívoco, com vistas a firmar documentos por meio de:
a) certificado digital: forma de identificação do usuário emitido por
autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras
(ICP-Brasil); e
b) usuário e senha: forma de identificação do usuário, mediante prévio
cadastramento de acesso;
III - autenticação: processo pelo qual se confere autenticidade a documento,
independente de sua natureza;
IV - autenticidade: propriedade pela qual se assegura que a informação foi
produzida, expedida, modificada ou destruída por uma determinada pessoa física,
equipamento, sistema, órgão ou entidade;
V - autuação: ato de reunir e ordenar os documentos, visando a formação
de processo;
VI - cadastramento de acesso: cadastro de usuários para a utilização do
Sistema Eletrônico de Informações - SEI;
VII - captura digital: conversão de um documento originalmente físico para
imagem em formato digital, por meio de equipamento eletrônico (escâner). Ver
digitalização e documento digitalizado;
VIII - colaborador: profissionais que exercem suas atividades no âmbito do
Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional mediante contrato de
terceirização, estágio, consultoria, bolsa de pesquisa ou equivalente;
IX - ciclo vital dos documentos: sucessivas fases por que passam os documentos
arquivísticos, desde sua produção até a guarda permanente ou eliminação;
X - código CRC (Cyclic Redundancy Check): código que garante a
autenticidade de um documento assinado eletronicamente no SEI, constante em sua
declaração de autenticidade;
XI - confiabilidade: credibilidade de um documento arquivístico enquanto
afirmação de um fato. Existe quando um documento arquivístico pode sustentar o fato
ao qual se refere, e é estabelecida pelo exame da completeza, da forma do documento
e do grau de controle exercido no processo de sua produção;
XII - confidencialidade: propriedade de certos dados ou informações que
não podem ser disponibilizadas ou divulgadas sem autorização;
XIII - cópia: resultado da reprodução de um documento, geralmente
qualificada por sua função ou processo de duplicação;
XIV - credencial de acesso: permissão dada a usuário específico para atuar
em processos categorizados como sigilosos no SEI;
XV - despacho: tipo de documento por meio do qual a autoridade
competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões em
documentos ou processos, podendo ser informativo, decisório ou de mero
acompanhamento;
XVI - digitalização: processo de conversão de um documento para o formato
digital, por meio de dispositivo apropriado. Ver captura digital;
XVII - disponibilidade: propriedade de estar acessível e utilizável sob
demanda por uma entidade autorizada;
XVIII - documento: unidade de registro de informações, independente do
formato, do suporte ou natureza;
XIX - documento arquivístico: conjunto de documentos produzidos e
recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos;
XX - documento cancelado: documento nato-digital ou digitalizado anulado
por não fazer parte do objeto do processo, que tenha sido inserido indevidamente, ou
cujo conteúdo passou a ser registrado em suporte físico por conter informação passível
de classificação de acordo com os arts. 23 e 24 da Lei nº 12.527, de 2011;
XXI - documento digitalizado: documento eletrônico obtido a partir da
conversão de um documento originalmente físico, gerando uma fiel representação em
formato digital. Ver captura digital;
XXII - documento externo: documento arquivístico digital de origem externa
ao SEI, não produzido diretamente no sistema, independentemente de ser nato-digital
ou digitalizado e de ter sido produzido no Ministério ou por ele recebido;
XXIII - documento nato-digital: documento produzido originariamente em
meio eletrônico;
XXIV - espécie documental: configuração que assume um documento de
acordo com a disposição (forma de registro) e natureza dos atos que lhe deram
origem. Exemplos: decreto, resolução, portaria, acórdão, parecer, relatório, ata,
certidão, atestado, contrato, convênio, ofício, memorando, edital, alvará, etc;
XXV - formato: conjunto das características físicas de apresentação, de
técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento;
XXVI - informação classificada: informação sigilosa em poder dos órgãos e
entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à
segurança da sociedade ou do Estado, classificada como ultrassecreta, secreta ou
reservada conforme procedimentos específicos de classificação estabelecidos na
legislação vigente. Ver informação sigilosa;
XXVII - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada
ou identificável, relativa à intimidade, vida privada, honra e imagem
XXVIII - informação sigilosa: informação submetida temporariamente à
restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da
sociedade e do Estado, e aquela abrangida pelas demais hipóteses legais de sigilo;
XIX - integridade: estado dos documentos que se encontram completos e
não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem
documentada;
XXX - interessado: pessoa natural ou pessoa jurídica, que faz parte de
processo administrativo, ativa ou passivamente;
XXXI - nível de acesso: forma de controle de documentos e de processos
eletrônicos no SEI, categorizados em público, restrito ou sigiloso. Essa categorização
disponibilizada pelo sistema não diz respeito à classificação da informação prevista na
Lei nº 12.527, de 2011;
XXXII - número SEI: código numérico, próprio do SEI, sequencial gerado
automaticamente para identificar única e individualmente cada documento dentro do
sistema;
XXXIII - Número Único de Protocolo (NUP): código numérico oficial para
cadastro, utilizado no controle dos documentos, avulsos ou processos, produzidos ou
recebidos pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal;
XXXIV - Optical Character Recognition (OCR): técnica de conversão de um
documento digital do formato de imagem para o formato textual, de forma a permitir,
por exemplo, edição e pesquisa no conteúdo do texto;
XXXV - original: documento produzido pela primeira vez ou em primeiro
lugar;
XXXVI - permissão: associação de usuário interno do Sistema Eletrônico de
Informações - SEI ao perfil e à unidade na qual ele realizará suas funções;
XXXVII - peticionamento eletrônico: módulo do SEI que permite ao usuário
externo, como interessado e partícipe do processo, encaminhar requerimentos,
petições e outros documentos ao Ministério, bem como assinar documentos, receber
ofícios e notificações;
XXXVIII - Portable Document Format (PDF): formato de arquivo digital para
representar documentos de maneira independente do aplicativo, do hardware e do
sistema operacional usados para criá-los;
XIX - PDF/A: extensão derivada do PDF, com restrições e adições que
tornam o arquivo confiável e adequado para armazenamento e acesso a longo prazo.
PDF/Archive - padrão ISO 19005-1:2005. Ver Portable Document Format (PDF).
XL - preservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas
para superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo acesso
e interpretação dos documentos digitais pelo tempo que for necessário;
XLI - processo: conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso
de uma ação administrativa ou judicial. Ver documento arquivístico;
XLII - processo eletrônico: conjunto de documentos eletrônicos oficialmente
reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial;
XLIII - processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais
são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;
XLIV - Processo Eletrônico Nacional (PEN): iniciativa conjunta de órgãos e
entidades de diversas esferas da administração pública para a construção de uma
infraestrutura pública de processo administrativo eletrônico;
XLV - Sistema Eletrônico de Informações - SEI: software de processo
eletrônico desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região e cedido
gratuitamente para as instituições públicas;
XLVI - suporte: base física sobre a qual a informação é registrada. Exemplos:
papel, disco magnético etc;
XLVII - Termo de Classificação da Informação - TCI: formulário que formaliza
a decisão de classificação, desclassificação, reclassificação ou redução do prazo de sigilo
de informação classificada em qualquer grau de sigilo;
XLVIII - tipo de documento: divisão de espécie que reúne documentos por
suas características comuns no que diz respeito à natureza de conteúdo ou técnica de
registro. Exemplo: na espécie ''decreto'', os tipos podem ser ''decreto-lei'' ''decreto
legislativo'', na espécie ''relatório'', os tipos podem ser ''relatório de atividades'',
''relatório de fiscalização''; na espécie ''certidão'', os tipos podem ser ''certidão de
nascimento'', ''certidão de tempo de serviço'';
XLIX - Tramita.GOV.BR (barramento): módulo integrado ao SEI/MGI que
permite que uma unidade envie processos eletrônicos para outro órgão de maneira
segura e com confiabilidade de entrega, desde que o destinatário também esteja
conectado à solução. Ver Processo Eletrônico Nacional (PEN);
L - tramitação: movimentação do documento desde a sua produção ou
recebimento até o cumprimento de sua função administrativa;
LI - tratamento da informação: conjunto de ações referentes à produção,
recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão,
distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou
controle da informação;
LII - unidade: designação genérica que corresponde a cada uma das divisões
ou subdivisões da estrutura organizacional do Ministério da Integração e do
Desenvolvimento Regional - MIDR;
LIII - unidade protocolizadora: no contexto do Tramita.GOV.BR, são unidades
que fazem parte do SEI/MIDR habilitadas a enviar processos diretamente para órgãos
externos ao Ministério;
LIV - usuário externo: pessoa natural, atuando em nome próprio ou como
representante de pessoa jurídica, com a finalidade de acessar ou atuar em processos
eletrônicos do Sistema Eletrônico de Informações do Ministério da Integração e do
Desenvolvimento Regional - MIDR, que não se enquadre como usuário interno; e
LV - usuário interno: servidor, terceirizado, estagiário ou empregado em
exercício no Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR que tenha
acesso, de forma autorizada, para atuar em processos eletrônicos do SEI.
CAPÍTULO II
DO PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO
Seção I
Do uso do Sistema Eletrônico de Informações - SEI
Art. 3º Todos os documentos arquivísticos do Ministério da Integração e do
Desenvolvimento Regional integrarão os processos eletrônicos no âmbito do Sistema
Eletrônico de Informações - SEI.
§ 1º Em caso de indisponibilidade técnica momentânea do sistema, cujo
prolongamento possa causar dano relevante à celeridade do processo, os atos poderão
ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em papel, devendo conter a
assinatura e a numeração sequencial nas páginas.
§ 2º Superada a excepcionalidade, o processo ou documento deverá ser
digitalizado no prazo máximo de 1 dia útil e inserido no Sistema Eletrônico de
Informações pela unidade que possuir sua guarda no momento que cessar a
excepcionalidade.
Art. 4º O processo administrativo eletrônico inicia-se com um documento
nato-digital ou digitalizado.
Seção II
Do Número Único de Protocolo - NUP
Art. 5º Será atribuído um Número Único de Protocolo - NUP para todo
processo e documento que se enquadre nos seguintes casos:
I - produzido no âmbito do Ministério da Integração e do Desenvolvimento
Regional - MIDR e que demande análise, informação, tramitação, despacho, parecer ou
decisão administrativa; ou
II - produzido no âmbito de outro órgão ou entidade e que não tenha
recebido Número Único de Protocolo - NUP na origem.
§ 1º O Número Único de Protocolo - NUP será gerado automaticamente
pelo SEI, no caso de processos administrativos eletrônicos e documentos novos,
inseridos ou criados no Sistema Eletrônico de Informações - SEI.
§ 2º O Número Único de Protocolo - NUP já existente e a data de autuação
de processo ou documento inserido no Sistema Eletrônico de Informação - SEI do
Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR serão informados
manualmente, em campos específicos do sistema, quando necessário.
Seção III
Da abertura de processo administrativo eletrônico
Art. 6º Para a abertura de um processo administrativo eletrônico no Sistema
Eletrônico de Informações - SEI, deverão ser inseridos dados que possibilitem a sua
localização, recuperação e tratamento documental, mediante o preenchimento dos
campos próprios do Sistema, observados os seguintes requisitos:
I - escolher adequadamente o tipo de processo, o qual poderá ser alterado
em caso de incorreção, observadas as orientações publicadas;
II - descrever a especificação de forma objetiva, clara e ortograficamente
correta, a qual poderá ser alterada, em caso de incorreção ou incompletude, por
qualquer unidade na qual o processo esteja aberto;
III - preencher o(s) interessado(s) e o remetente, de acordo com o padrão
descrito no Anexo; e
IV - complementar a descrição do processo, caso necessário, utilizando o
campo ''observações desta unidade'', editável e recuperável por meio da pesquisa.
Art. 7º A ordenação dos documentos nos processos administrativos
eletrônicos deverá respeitar a sequência cronológica.
Parágrafo único. Documentos resultantes da digitalização de processos
físicos não poderão ser reordenados na árvore do processo, a fim de que não seja
alterada a numeração de suas folhas originais e a ordem dos volumes, caso possua.
Art. 8º Todos os processos administrativos eletrônicos do Sistema Eletrônico
de Informações - SEI deverão ser classificados com base no Código de Classificação de
Documentos de Arquivo, presente no Sistema, ao se tratar de atividades fim, quando
houver, e com base no Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a
Administração Pública do Conselho Nacional de Arquivos, para as atividades meio.
§ 1º A classificação por assunto será automaticamente inserida conforme a
escolha do tipo de processo no ato da abertura do processo e não deverá ser
alterada.
§ 2º Na inclusão de documento, a classificação por assunto será facultativa,
uma vez que predomina a classificação atribuída ao processo.
Seção IV
Da produção de documentos
Art. 9º Todo documento oficial produzido no Ministério da Integração e do
Desenvolvimento Regional - MIDR deverá ser gerado no editor de texto do Sistema
Eletrônico de Informações - SEI.
Art. 10. A autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da
assinatura, nos processos administrativos eletrônicos, poderão ser obtidas por meio dos
padrões de assinatura eletrônica definidos no Decreto nº 10.543, de 13 de novembro
de 2020.
Parágrafo Único. Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente
na forma do caput são considerados originais para todos os efeitos legais.
Art. 11. A criação de novos modelos de documentos deverá observar as
diretrizes estabelecidas:
I - no Manual de Redação da Presidência da República, em conformidade
com o disposto no art. 8º da Portaria nº 1, de 11 de janeiro de 1991; ou
II - em legislação específica.
§ 1º A necessidade de criação de modelos de documentos que não se
enquadrem nas hipóteses dos incisos I e II deverá ser justificada e submetida à análise
e aprovação da Divisão de Documentação e Informação.
§ 2º A solicitação de criação de novos tipos de documentos deverá ser
direcionada para a Divisão de Documentação e Informação, por meio de ofício, o qual
deverá conter modelo do documento proposto.
§ 3º Não serão criados modelos de documentos e formulários que possam
ser gerados apenas editando o texto dos modelos já existentes.
Art. 12. Quando o documento a ser produzido exigir formatação
incompatível com o editor de textos do Sistema Eletrônico de Informações - SEI,
deverá ser convertido em formato PDF, preferencialmente com tecnologia OCR, e
inserido como documento externo.
Art. 13. Os documentos criados no Sistema Eletrônico de Informações - SEI
receberão numeração automática sequencial por setor, recomeçando a numeração a
cada exercício.
§ 1º Os documentos oficiais que são destinados à publicação no Diário
Oficial da União terão numeração sequencial no órgão, reiniciada a cada ano, e serão
numerados automaticamente pelo Sistema Eletrônico de Informações - SEI.
§ 2º Os documentos de que trata o parágrafo §1º somente deverão ser
gerados no momento do envio para publicação, a fim de preservar a sequência
numérica e a ordem cronológica.
Seção V
Do recebimento e da digitalização de documentos
Art. 14. Os documentos arquivísticos de origem externa ao Ministério da
Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR deverão ser recebidos por
peticionamento eletrônico, e excepcionalmente recebidos em suporte físico.
Art. 15. Após digitalizados os documentos recebidos em suporte físico
deverão ser imediatamente devolvidos ao interessado, com a observância de sua
integridade e organização.
§ 1º Os documentos recebidos em suporte físico por correspondência que
forem originais ou cópias autenticadas em cartório deverão ser devolvidos ao
interessado quando do envio de resposta juntamente com um ofício orientando a
utilizar o peticionamento eletrônico.
§ 2º Os documentos recebidos em suporte físico por correspondência que
sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópia simples podem ser
descartados após a digitalização.
§ 3º Quando não possível a devolução do documento original ao remetente,
os documentos em suporte físico deverão ser direcionados para a Divisão de
Documentação e Informação, para guarda e destinação final, na forma da tabela de
temporalidade e destinação de documentos.
Art. 16. Os documentos arquivísticos digitalizados serão incluídos no
processo eletrônico existente no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, a que ele se
referir.
§ 1º Será aberto processo eletrônico novo para cadastro dos documentos
arquivísticos digitalizados quando não for identificada relação com processo
existente.
§ 2º Existindo processo anterior, mas a inserção imediata do documento
não for possível, deverá ser seguido o que estabelecem os §§ 1º e 2º do art. 3º desta
Instrução normativa.
Art. 17. Não deverão ser registrados no Sistema Eletrônico de Informações
- SEI, exceto se vierem a se tornar peças processuais:
I - envelopes de correspondências, exceto quando necessário para
comprovar a data de postagem ou o endereço do remetente;
II - jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não
são caracterizados como documentos arquivísticos; e
III - correspondências particulares.
§ 1º A retirada de correspondências e objetos de que trata o inciso II no
protocolo será de responsabilidade de todas as unidades.
§ 2º É vedado o uso do serviço de protocolo do Ministério da Integração
e do Desenvolvimento Regional - MIDR para o recebimento ou envio de
correspondências particulares.
Art. 18. A digitalização de documentos para inserção no Sistema Eletrônico
de Informações - SEI deverá garantir o máximo de fidelidade entre o representante
digital gerado e o documento original, levando em consideração que:
I - devem ser removidos clipes, grampos, post it e dobras de folhas;
II - deve ser utilizada a funcionalidade Reconhecimento Óptico de Caracteres
- OCR e fazer os ajustes de brilho e resolução necessários para a qualidade da
imagem;
III - os arquivos a serem gerados devem ter formato PDF ou PNG;
IV - documentos em papel de baixa qualidade devem ser digitalizados,
preferencialmente, em modo monocromático, resolução mínima de 300 dpi e com a
opção excluir brancos ativada;
Art. 19. Processo composto por mais de um volume e documento avulso
com mais de duzentas folhas poderão ser divididos em mais de um arquivo eletrônico
no momento da digitalização, recomendando-se que cada arquivo não ultrapasse 40
megabytes, com o objetivo de agilizar a visualização no Sistema Eletrônico de
Informações - SEI.
§1º Excepcionalmente, para arquivos que não possam ser divididos na forma
do caput, o limite para inserção no SEI é de 300 megabytes.
§2º Os arquivos digitalizados resultantes de processos em papel deverão ter
sua estrutura original sequencial mantida, sendo que o número do volume e o
intervalo de folhas devem constar no campo ''Número/Nome na Árvore'', tal como
''vol. 1 fls. 001 a 100''.
Art. 20. Na primeira folha do documento físico objeto de digitalização
deverão ser anotados a lápis, no canto superior direito, o número do Sistema
Eletrônico de Informações - SEI atribuído ao documento gerado, seu código de
classificação por assunto e o Número Único de Protocolo do respectivo processo, a fim
de facilitar a recuperação após o arquivamento.
Art. 21. A inserção de documentos digitalizados no Sistema Eletrônico de
Informações - SEI deverá ser acompanhada da conferência da integridade do
documento digitalizado.
§ 1º A conferência prevista no caput deverá registrar se foi apresentado
documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada
administrativamente ou cópia simples.
§ 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão
considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da digitalização
de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de
cópia simples terão valor de cópia simples.
§ 3º Para o registro da conferência o servidor público efetivo deve inserir
o documento digitalizado como do tipo Externo e formato "Digitalizado nesta Unidade",
assinalando a informação do "Tipo de Conferência" realizado, dentre as seguintes
opções disponibilizadas pelo sistema:
I - Cópia Autenticada Administrativamente: quando o documento que foi
digitalizado for uma cópia autenticada administrativamente por servidor público
efetivo;
II - Cópia Autenticada por Cartório: quando o documento que foi
digitalizado for uma cópia autenticada em cartório;
III - Cópia Simples: quando o documento que foi digitalizado for uma cópia
simples, sem qualquer forma de autenticação; e
IV - Documento Original: quando o documento que foi digitalizado for o
original.
Seção VI
Da movimentação e do acompanhamento de processos
Art. 22. Os registros de entrada e saída de processos no âmbito das
unidades administrativas deverão ser realizados por meio do Sistema Eletrônico de
Informações - SEI, observando-se a estrutura regimental do Ministério da Integração e
do Desenvolvimento Regional - MIDR.
§1º A tramitação de processos no Sistema Eletrônico de Informações - SEI
deverá ser realizada exclusivamente por meio da função ''Enviar Processo'', não sendo
permitido o uso de recursos substitutivos como o envio de documento por correio
eletrônico.
Art. 23. Em caso de erro na tramitação do processo administrativo
eletrônico, a unidade de destino deverá promover imediatamente:
I - o seu adequado direcionamento; ou
II - a sua devolução ao remetente.
Art. 24. Poderão ser criadas no Sistema Eletrônico de Informações - SEI,
unidades de fluxo de trabalho para recebimento e trâmite, correspondentes a
atividades que gerem demandas expressivas de movimentação de processos, as quais
devem ser vinculadas a uma unidade administrativa formal.
§ 1º As unidades referidas no caput receberão o Número Único de
Protocolo da unidade administrativa formal à qual são vinculadas.
§ 2º A autoridade responsável na unidade administrativa deverá formalizar
solicitação fundamentada de criação de unidade de fluxo de trabalho à Divisão de
Documentação e Informação, por meio de formulário de criação de unidade disponível
no Sistema Eletrônico de Informações - SEI.
Art. 25. A manutenção do processo aberto em mais de uma unidade
somente deverá ocorrer em caso de trabalho colaborativo para manifestação
simultânea em expedientes administrativos autônomos entre si, caso em que a
tramitação do processo será dispensável.
Parágrafo único. Para acompanhar as atualizações do andamento do
processo, deverá ser utilizada preferencialmente a função ''Acompanhamento
Especial''.