RESOLUÇÃO CJF Nº 886, DE 29 DE ABRIL DE 2024 (parte 2 de 4)

SEÇÃO IV
DOS DOCUMENTOS DE GUARDA PERMANENTE
Art. 19. Os documentos e processos, classificados como de guarda
permanente, constituem patrimônio cultural nacional e compõem o fundo arquivístico
histórico da Justiça Federal.
Parágrafo único. Aplicam-se as seguintes disposições na sua custódia e
gestão:
I - a custódia deve ser feita em locais do próprio órgão, com condições físicas
e ambientais seguras;
II - a disponibilização para consulta deve ser feita de modo a não colocar em
risco a sua adequada preservação, preferencialmente nas unidades responsáveis por sua
guarda e sempre com sua intermediação;
III - é vedada a eliminação, ainda que sejam objeto de microfilmagem,
digitalização ou qualquer outra forma de conversão de suporte, reprodução ou
reformatação;
IV - a retirada das unidades de arquivo ocorrerá nas hipóteses de:
a) empréstimo, no âmbito interno da Justiça Federal, quando a
disponibilização de cópia em meio digital não for viável ou não se apresentar como o
modo mais adequado;
b) desarquivamento, quando envolver tramitação;
c) exposição ao público, desde que cumpridos requisitos que garantam sua
integridade e segurança;
d) tratamento técnico específico.
Art. 20. São considerados documentos de guarda permanente:
I - Judiciais e administrativos:
a) documentos e processos administrativos e judiciais protocolados durante o
período de 1890 a 1973;
b) documentos e processos administrativos ou judiciais de valor secundário
reconhecido pela CPAD do respectivo órgão do Poder Judiciário, de ofício, ou a partir de
requerimento fundamentado formulado por magistrada ou magistrado, ou entidade de
caráter histórico, cultural e universitário;
c) documentos e processos da amostra estatística representativa do conjunto
documental destinado à eliminação, de acordo com a aplicação definida pelo Conselho
Nacional de Justiça, pelo COGEDOM ou pela CPAD do órgão;
d) acervos de processos e documentos gravados pelo Programa Memória do
Mundo (MoW) da UNESCO;
e) documentos e processos relacionados aos principais eventos históricos dos
estados, Seções Judiciárias e municípios dos respectivos órgãos da Justiça Federal;
f) os dados necessários ao gerenciamento de documentos arquivados em
suporte físico relacionados a sistemas de processamento que sejam descontinuados; e
g) documentos e processos identificados com selo histórico.
§ 1º Poderão ser instituídos em cada órgão cortes cronológicos diferenciados
para contemplar as datas de criação dos Tribunais Regionais Federais e de novas unidades
judiciárias em razão da ampliação da Justiça Federal, ou circunstâncias relacionadas a
especializações, regionalizações, alterações legislativas e outras que impactem na aferição
de valor da documentação.
§ 2º São também de guarda permanente os metadados, assim compreendidos
como dados estruturados e codificados essenciais à identificação, contextualização e
preservação da documentação com valor secundário, das áreas meio e fim.
II - Administrativos:
a) os atos normativos: ato, instrução normativa, orientação, portaria,
provimento, recomendação, regimento, resolução e outras normas expedidas;
b) os atos de assentamento: atas, termo e outros registros oficiais sobre fatos
ou ocorrências;
c) os atos de ajuste: tratado, contrato, convênio e outros acordos em que a
Justiça Federal for parte;
d) os documentos e processos com destinação permanente anotada no Plano
de Classificação e a Tabela de Temporalidade da Documentação Administrativa da Justiça
Federal (PCTT).
Parágrafo único. Os documentos mencionados nas alíneas "a", "b" e "c"
deverão ser encaminhados às unidades responsáveis pelo arquivamento imediatamente
após a sua produção ou, quando for o caso, logo depois da certificação de sua
publicação.
III - Judiciais:
a) os documentos externos (peças processuais) e internos (decisões) definidos
pelo Proname, entre outros aptos à compreensão do julgado para verificação, prevenção
e coisa julgada e para o exercício do direito de certidão, com os respectivos
metadados;
b) os processos criminais com provimento final condenatório, de homologação
de transação penal ou de homologação de acordo de não persecução penal;
c) as ações criminais, independentemente do resultado, que versem sobre
crimes imprescritíveis, resultantes de preconceito de raça, de cor, de gênero e relativo a
orientação sexual e contra a segurança nacional, a ordem política e social e o Estado
Democrático;
d) as ações civis públicas e coletivas, populares, de improbidade
administrativa, opções de nacionalidade, naturalização e usucapião;
e) as ações que versem sobre matérias que envolvam os fundamentos da
República Federativa (soberania, cidadania e dignidade da pessoa humana), Direito
Ambiental, intervenção do Estado na propriedade (desapropriações, privatizações,
limitação administrativa, ocupação temporária, requisição de bem particular e servidão
administrativa), direitos de comunidades indígenas e quilombolas, direitos humanos e
tratados internacionais;
f) os incidentes de assunção de competência e de arguição de
inconstitucionalidade, com os processos que lhes deram origem, o incidente de resolução
de demandas repetitivas, os processos que constituírem precedentes de súmulas e os
representativos de controvérsias constitucionais ou infraconstitucionais, de onde se
originarem precedentes no regime de repercussão geral, dos recursos repetitivos e de
uniformização de interpretação de lei no âmbito dos juizados especiais;
g) os processos nas condições do item anterior serão objeto de anotação na
tabela de temporalidade quando constituírem classes ou assuntos próprios. Em caso
contrário, deverão ser indicados pelos órgãos julgadores às instâncias de origem, para fins
de anotação nos sistemas processuais;
h) os processos com classes, assunto e movimentos e os documentos com
anotação de guarda permanente na Tabela de Temporalidade Documental Unificada da
Área Fim (TTDU-AF) e seu Guia de Aplicação.
Parágrafo único. Processos executivos fiscais que versem sobre os assuntos
relacionados na alínea "e" somente serão destinados à guarda permanente se oferecidos
embargos à execução ou se dependentes de ação de conhecimento conexa.
Art. 21. Os documentos referidos na alínea "a" do inciso III do art. 20 deverão
ser preservados em seu suporte original em conjunto com os metadados, sendo
autorizada, de forma alternativa, a sua inserção:
I - em repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq); ou
II - em sistema informatizado de Gestão de Processos e Documentos
(GestãoDoc) aderente ao MoReq-Jus, para oportuno recolhimento ao RDC-Arq, observado
o disposto na Resolução CNJ n. 522/2023.
Art. 22. É facultada a formulação de proposta fundamentada à Comissão
Permanente de Avaliação Documental de guarda definitiva de processo judicial ou
administrativo, cuja matéria seja considerada de grande valor para a sociedade ou para
a instituição.
§ 1º Poderão apresentar a proposta:
a) as magistradas ou os magistrados, as desembargadoras ou os
desembargadores que tenham atuado nos processos;
b) as desembargadoras ou os desembargadores Presidentes, Vice-Presidentes
e Corregedores(as) dos Tribunais nos processos administrativos e os que tenham atuado
em julgamentos dessa natureza;
c) as juízas ou os juízes diretores dos foros e o(a) diretor(a)-geral da
secretaria, quando se tratar de processo administrativo;
d) entidades de caráter histórico, cultural e universitário;
e) advogadas ou advogados, procuradoras ou procuradores, defensoras ou
defensores públicos e membros do Ministério Público Federal em processos nos quais
tenham atuado, após o trânsito em julgado e arquivamento definitivo;
f) servidoras ou servidores responsáveis pela Gestão Documental, no momento
de seleção da documentação sujeita a descarte; e
g) servidoras ou servidores responsáveis pela Gestão da Memória no exercício
de suas atividades nos centros/espaços de Memória.
§ 2º As propostas deverão ser encaminhadas com a indicação do fundamento
detectado para a guarda permanente.
§ 3º A Comissão Permanente de Avaliação Documental deliberará sobre a
existência de valor secundário na documentação e sobre as hipóteses de aplicação do
selo histórico.
SEÇÃO V
DOS PROCEDIMENTOS DE GESTÃO DOCUMENTAL
Subseção I
Do arquivamento, avaliação, seleção e descarte
Art. 23. A Gestão Documental aplica-se a documentos e processos produzidos
ou recebidos e tramitados pelos órgãos do Poder Judiciário no exercício das suas
atividades, inclusive administrativas, independentemente do suporte de registro da
informação.
Parágrafo único. As atividades de Gestão Documental e de arquivo poderão
ser exercidas por uma mesma unidade.
Art. 24. As ações judiciais transitadas em julgado serão arquivadas quando não
necessitarem de nenhuma diligência do juízo processante, da secretaria da unidade
judiciária respectiva e de terceiros designados para atuar na lide ou eventualmente
alcançados pelo julgado, conforme Lista de Verificação para Baixa Definitiva de Autos.
Art. 25. Os processos administrativos serão definitivamente encerrados ou
arquivados, quando não necessitarem de nenhuma diligência das unidades
processantes.
Art. 26. A emissão de certidões e eventuais movimentações supervenientes ao
arquivamento de autos são de responsabilidade das unidades processantes originárias.
Art. 27. Os prazos de guarda intermediária serão contados da seguinte
maneira:
I - para documentos e processos administrativos, a partir do encerramento ou
determinação de arquivamento pela autoridade competente;
II - para processos judiciais, a partir da baixa e arquivamento definitivos.
Art. 28. Vencido o prazo de guarda intermediária, a destinação de cada
documento ou do processo poderá ser alterada pela Comissão Permanente de Avaliação
de Documentos (CPAD) da instituição, com base em fatos supervenientes que possam ter
ocorrido em relação a ele.
Art. 29. Os documentos e processos administrativos e judiciais definitivamente
arquivados, após cumprida a temporalidade, serão objeto de seleção para a guarda
permanente ou a eliminação, observados os critérios do art. 20 desta Resolução.
Art. 30. A eliminação de documentos e processos pressupõe o preenchimento
dos seguintes requisitos:
I - aplicação dos seguintes instrumentos do Proname:
a) Guia de Aplicação da Tabela de Temporalidade da Documentação Unificada
- Área-Fim (TTDU) e Fluxogramas de Avaliação, Seleção e Destinação de Autos Findos;
b) Listagem de Verificação para Eliminação de Autos Findos;
c) Aplicação do Plano de Amostra Estatística Representativa, quando cabível.
II - análise, avaliação e aprovação pela Comissão Permanente de Avaliação
Documental da seleção da documentação sujeita a descarte e elaboração da Listagem de
Eliminação de Documentos (LED);
III - submissão da Listagem de Eliminação de Documentos (LED) à autoridade
competente do órgão para aprovação e assinatura;
IV - registro de dados e informações processuais no sistema processual e no
sistema GestãoDoc, aderente ao MoReq-Jus na forma da Resolução CNJ n. 522/2023;
V - elaboração e publicação do extrato do Edital de Ciência de Eliminação de
Processos ou Documentos no Diário Eletrônico do órgão da Justiça Federal e do inteiro
teor na respectiva página na internet.
§ 1º No Edital de Ciência de Eliminação, será consignado o prazo de 45 dias
para manifestações de partes interessadas.
§ 2º As partes interessadas nos autos findos e nos documentos
administrativos a serem eliminados poderão, às suas expensas, solicitar a entrega para
guarda particular, mediante requerimento dirigido à Comissão Permanente de Avaliação
Documental.
§ 3º O documento original será entregue, após o prazo previsto no § 1º, à
primeira parte solicitante, que deverá promover a retirada no prazo de 10 dias, e às
demais partes requerentes, quando houver, serão fornecidas cópias.
§ 4º Não será permitida a carga dos processos incluídos nos editais de
eliminação de documentos, no prazo compreendido entre a data da publicação do edital
e a data prevista para a eliminação.
Art. 31. Para a eliminação de documentos e processos, serão observados
critérios de sustentabilidade ambiental, econômica e social, por meio de:
I - destinação às associações e cooperativas de catadores de materiais
recicláveis; ou
II - reciclagem do material com destinação a programas sociais de entidades
sem fins lucrativos.
§ 1º A destruição de documentos institucionais realizar-se-á por meio de
fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização, reformatação ou
exclusão, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser
revertida.
§ 2º A eliminação dos documentos deverá ocorrer com supervisão de
responsável designado(a) para acompanhar o procedimento.
§ 3º Após a eliminação, deverá ser elaborado Termo de Eliminação de
Documentos, firmado pelo(a) responsável que acompanhou o procedimento e pelo(a)
Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, com juntada ao
expediente de seleção da documentação para descarte.
§ 4º Em caso de pedido de certidão em relação a processos eliminados, serão
encaminhados, à unidade responsável, os dados e metadados necessários à sua
expedição.
Art. 32. Os processos e documentos com temporalidade cumprida e
destinados à eliminação não devem ser digitalizados.
Art. 33. Os recursos que formarem autos próprios, os embargos à execução e
outros processos que não existem de forma autônoma, deverão ser remetidos à
instituição de origem, ou nela mantidos para eliminação conjunta e concomitante com o
processo principal.
Art. 34. As ações rescisórias terão a mesma destinação final atribuída ao feito
que lhes deu origem, e neste não será iniciada a contagem da temporalidade
intermediária até a baixa da ação rescisória.
Art. 35. Os agravos, os recursos em sentido estrito em matéria criminal, por
instrumento e os incidentes processuais autuados em apartado, poderão ser eliminados
independentemente do processo principal, logo após o traslado das peças originais não
existentes no processo principal.
§ 1º Os documentos mencionados no caput deverão ser descartados na
unidade processante responsável pelo traslado, com o lançamento da respectiva fase no
sistema processual, dispensada a publicação do Edital de Ciência de Eliminação de
Documentos e vedada a transferência à unidade de arquivo.
§ 2º A parte física dos recursos e incidentes referidos no caput, digitalizados
integralmente para continuidade de tramitação em meio eletrônico, poderá ser eliminada,
independentemente de traslado ou da destinação do processo principal.
Art. 36. Processos arquivados provisoriamente não poderão ser objeto de
seleção e destinação.
Subseção II
Da digitalização
Art. 37. A digitalização de documentos e de processos judiciais e
administrativos, parcial ou integral, bem como a gestão dos digitalizados, será regida pela
Resolução CNJ n. 469/2022.
Parágrafo único. A parte física de processos recebidos de órgãos de diferentes
Regiões da Justiça Federal e de outros ramos do Poder Judiciário por declinação de
competência, digitalizados na íntegra na forma da Resolução referida no caput e
tramitados desde o início na forma eletrônica perante a Justiça Federal, poderá ser objeto
de seleção antecipada, com dispensa da aplicação de critérios de guarda permanente,
excetuadas as seguintes hipóteses:
I - inquéritos policiais, demandas de matéria criminal e habeas corpus, que
seguirão a temporalidade e a destinação dos autos digitalizados;
II - processos com selo histórico na origem ou sejam gravados pelo Programa
MoW da UNESCO.
Subseção III
Da gestão dos documentos digitais
Art. 38. Os sistemas informatizados que produzem documentos arquivísticos
atenderão os requisitos estabelecidos no Moreq-Jus do Conselho Nacional de Justiça.
Art. 39. Para manter a preservação digital, os órgãos da Justiça Federal
deverão:
I - adotar repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq), desenvolvido
como software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em
padrões de preservação digital e o acesso em longo prazo;
II - estabelecer a Política de Preservação de Documentos Arquivísticos
Digitais.
Art. 40. As unidades de Tecnologia da Informação, em conjunto com as de
Gestão Documental, são responsáveis:
I - pelo armazenamento adequado dos documentos digitais e pela sua
preservação no prazo necessário;
II - pela disponibilização, manutenção e atualização de ferramentas de Gestão
Documental nos sistemas informatizados corporativos.
Parágrafo único. As unidades de Gestão Documental e de Arquivo são
responsáveis:
a) pela gestão dos documentos digitais definitivamente arquivados;
b) pelo exame da presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos
digitais recebidos, com base nos metadados a eles relacionados.
SEÇÃO VI
DOS PROCEDIMENTOS DE GESTÃO DA MEMÓRIA
Art. 41. As ações de Gestão da Memória recaem sobre documentos e
processos de guarda permanente custodiados pelos arquivos, coleções e livros das
bibliotecas, acervos de museus, memoriais, centros de Memória e culturais, patrimônio
arquitetônico e história das pessoas dos órgãos da Justiça Federal.
Art. 42. Para a preservação e divulgação da Memória institucional e do
patrimônio cultural da Justiça Federal de 1º e 2º graus, determinam-se:
I - o favorecimento do uso de novas tecnologias digitais para ampliar a
dimensão informativa dos acervos;
II - o compartilhamento de técnicas das ciências da Informação, Arquivologia,
Biblioteconomia, Museologia, História, Antropologia e Sociologia para agregar valor
informativo sobre a instituição e seu papel na sociedade;
III - a colaboração e interação entre as unidades de Memória, Arquivo,
Biblioteca e Comunicação Social;
IV - a promoção de ações sobre o patrimônio arquitetônico, arquivístico,
bibliográfico e museológico, que garantam a conservação preventiva e curativa, o
restauro e a segurança, com formação de reserva técnica quando aplicável;
V - a promoção de ações culturais, de difusão, educativas, de fomento à
pesquisa e que promovam a universalidade de acesso;
VI - a promoção de encontros e seminários para intercâmbio de
experiências;
VII - o registro e divulgação de boas práticas no sítio eletrônico do CJF.
Art. 43. Os Tribunais e Seções Judiciárias deverão instituir ambientes físico e
virtual de preservação e divulgação de informações relativas ao patrimônio cultural,
produzidas ou custodiadas pelo órgão, seja por meio de museu, memorial ou centro de
Memória aberto ao público e a serviço da sociedade e seu desenvolvimento.
§ 1º Os ambientes referidos no caput são destinados a conservar, investigar,
comunicar, interpretar e expor conjuntos e coleções de valor cultural, para contemplação,
educação, estudo e pesquisa.
§ 2º Cabe à Presidência dos Tribunais e à Direção do Foro a definição de
responsabilidades pelo gerenciamento dos ambientes de preservação e divulgação da
Memória, bem como dotá-los da infraestrutura necessária para a implementação dos
serviços.
§ 3º A coordenação dos museus, memoriais ou centros de Memória será
atribuída preferencialmente à magistrada aposentada ou ao magistrado aposentado,
observado o disposto no § 2º do art. 8º desta Resolução.
§ 4º O ambiente virtual mencionado no caput será veiculado em espaço
permanente do sítio eletrônico do órgão.
§ 5º O acervo digital de guarda permanente será preservado em Repositório
Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), com interoperabilidade de pacotes
informacionais.
Art. 44. São atribuições das unidades referidas no art. 43:
I - preservar e divulgar a documentação de valor permanente e peças
museológicas;
II - organizar eventos culturais e mostras permanentes ou temporárias do
acervo;
III - realizar pesquisas que visem à reconstituição e à preservação da Memória
da Justiça Federal;
IV - propor convênios, acordos de cooperação técnico-científica e parcerias
com instituições universitárias e culturais, arquivos públicos e outros órgãos do Poder
Judiciário;
V - contribuir para a reconstrução da história da Justiça Federal, para a
evolução do Direito e do pensamento jurídico no Brasil, disponibilizando à sociedade
acervo para consulta e pesquisa;
VI - dar cumprimento aos preceitos legais relativos à preservação do
patrimônio histórico e cultural brasileiro, à garantia do acesso às informações de caráter
público e aos arquivos públicos.
SEÇÃO VII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 45. Esta Resolução será aplicada e interpretada em consonância com os
princípios, diretrizes e normas do Proname e de acordo com a política nacional de
arquivos públicos e privados do Conselho Nacional de Arquivos, órgão central do Sistema
Nacional de Arquivos (SINAR).
Art. 46. Fica revogada a Resolução CJF n. 714, de 17 de junho de 2021.
Art. 47. Esta Resolução entra em vigor na data da sua publicação.
Min. MARIA THEREZA DE ASSIS MOURA
CERTIDÃO DE JULGAMENTO SESSÃO ORDINÁRIA DO CONSELHO DA JUSTIÇA FEDERAL
REALIZADA EM 29 DE ABRIL DE 2024
Certidão de julgamento - 0577334
Processo:
0000285-74.2024.4.90.8000 - Procedimento Normativo
Colegiado:
Conselho
Data da Sessão:
29/04/2024 14:00:00
Relator:
Ministra MARIA THEREZA DE ASSIS MOURA
Dispositivo:
O Conselho, por unanimidade, DECIDIU CONHECER DA CONSULTA E RESPONDÊ-
LA, no sentido de que: I) os técnicos judiciários que ingressaram já sob a vigência da
exigência de formação em curso superior não têm direito ao adicional de qualificação ou
à sua conversão em VPNI; II) os técnicos judiciários que ingressaram no cargo sem a
exigência de formação em curso superior têm direito à concessão do adicional,
independentemente da data da conclusão do curso superior; III) a VPNI decorrente do art.
15, § 5º, da Lei n. 11.416/2006 será elevada, proporcionalmente, aos reajustes do
vencimento básico do técnico judiciário; e IV) considera-se implementado, na data da
conclusão do curso superior, o requisito para a concessão do direito ao Adicional de
Qualificação previsto no art. 15, inciso VI, da Lei n. 11.416/2006, com efeitos financeiros
a partir da data do requerimento acompanhado da comprovação da conclusão do curso,
diploma ou outro documento que comprove a conclusão do curso, nos termos do voto da
relatora. Presidiu o julgamento a Ministra Maria Thereza de Assis Moura. Plenário, 29 de
abril de 2024. Presentes à sessão as Conselheiras e os Conselheiros MARIA THEREZA DE
ASSIS MOURA, OG FERNANDES, MOURA RIBEIRO, ROGERIO SCHIETTI, GURGEL DE FARIA,
REYNALDO SOARES DA FONSECA (Suplente), JOÃO BATISTA MOREIRA, GUILHERME
CALMON NOGUEIRA DA GAMA, CARLOS MUTA, FERNANDO QUADROS, GERMANA DE
OLIVEIRA MORAES (Suplente) e MÔNICA SIFUENTES.
Certidão de julgamento - 0577335
Processo:
0002394-66.2020.4.90.8000 - Procedimento Normativo
Colegiado:
Conselho
Data da Sessão:
29/04/2024 14:00:00
Relator:
Ministra MARIA THEREZA DE ASSIS MOURA
Dispositivo:
O Conselho, por unanimidade, DECIDIU APROVAR proposta de resolução que
dispõe sobre a administração de bens móveis no âmbito do Conselho e da Justiça Federal
de 1º e 2º graus, nos termos do voto da relatora. Presidiu o julgamento a Ministra Maria
Thereza de Assis Moura. Plenário, 29 de abril de 2024. Presentes à sessão as Conselheiras
e os Conselheiros MARIA THEREZA DE ASSIS MOURA, OG FERNANDES, MOURA RIBEIRO,
ROGERIO SCHIETTI, GURGEL DE FARIA, REYNALDO SOARES DA FONSECA (Suplente), JOÃO
BATISTA MOREIRA, GUILHERME CALMON NOGUEIRA DA GAMA, CARLOS MUTA, FERNANDO
QUADROS, GERMANA DE OLIVEIRA MORAES (Suplente) e MÔNICA SIFUENTES.
Certidão de julgamento - 0577336
Processo:
0003436-65.2023.4.90.8000 - Procedimento Normativo
Colegiado:
Conselho
Data da Sessão:
29/04/2024 14:00:00
Relator:
Ministra MARIA THEREZA DE ASSIS MOURA
Dispositivo: