RESOLUÇÃO Nº 1, DE 25 DE ABRIL DE 2024 (parte 3 de 4)

ANEXO I
SISTEMA DE GESTÃO DE QUALIDADE DE AGENTES (SGQA)
1. OBJETIVOS
Definir a metodologia para a detecção de não conformidades reais e
potenciais de forma a assegurar que todas serão identificadas, documentadas e
devidamente examinadas, podendo originar ações corretivas e preventivas. As ações
corretivas têm como objetivo eliminar as causas de não conformidade reais. As ações
preventivas têm como finalidade eliminar as causas de não conformidades potenciais.
2. ÂMBITO
Aplica-se aos Oficiais de Controle de Dopagem e de Coleta de Sangue, de
acordo com a respectiva função e responsabilidade.
O Sistema de Gestão de Qualidade de Agentes não deve e nem pode ser
considerado uma investigação policial ou processo administrativo disciplinar, que visa punir,
mas sim, uma ferramenta que aponta possibilidades de melhorias constantes nos diferentes
setores desta Secretaria. Nos casos de sanções mais graves poderá ensejar a abertura de
processo administrativo a ser tratado conforme a legislação nacional preconiza.
3. REFERÊNCIAS
LEI nº. 9.615 de 24 de março de 1998 - dispõe sobre as atribuições da ABCD
para estabelecer padrão de procedimento para Controle dos exames antidopagem,
observando normas previstas no Código Mundial Antidopagem.
Código Mundial Antidopagem (versão vigente) - Agência Mundial Antidopagem.
Padrão Internacional para a Proteção da Privacidade e das Informações
Pessoais (versão vigente ISPPPI) - Agência Mundial Antidopagem.
Padrão Internacional para Testes e Investigações (versão vigente - PITI -
Agência Mundial Antidopagem.
Padrão Internacional para Conformidade do Signatário do Código (versão
vigente) - Agência Mundial Antidopagem.
4. DEFINIÇÕES
I - Conformidade: Satisfação de um requisito.
II - Não Conformidade: Não satisfação de um requisito.
III - Ação Corretiva: Conjunto de atividades levadas a efeito para eliminar as
causas de uma não conformidade real, de forma a evitar a sua repetição.
IV - Ocorrência: Acontecimento que pode originar uma não conformidade,
uma oportunidade de melhoria ou requer uma simples ação corretiva.
V - Correção: Ação para eliminar uma ocorrência, as correções não eliminam
as causas da não conformidade.
VI - Oportunidade de melhoria: Ação para melhorar o Sistema de Gestão da
Qualidade de Agentes.
VII - OCD: Oficial de Controle de Dopagem com certificação ABCD.
VIII - OCS: Oficial de Coleta de Sangue com certificação ABCD.
IX - Banco de Gestão de Qualidade BGQ: Carteira de Crédito individual do Agente.
X - Oficial Líder: Aquele responsável por coordenar a equipe e representá-la
nas situações de conflito ou risco.
XI - Oficial Custodiante: Aquele responsável pelo transporte e armazenamento das amostras.
XII - Agente de Controle de Dopagem: Qualquer oficial certificado ABCD,
podendo este ser Oficial de Controle de Dopagem ou Oficial de Coleta de Sangue.
XIII - Oficial Supervisor: Agente de Controle de Dopagem certificado e
credenciado pela ABCD responsável por supervisionar e avaliar o candidato na prova
prática do processo de certificação conforme formulários emitidos pela ABCD.
5. RESPONSABILIDADES
A área competente para realização de testes é responsável por:
Identificar não conformidades reais e potenciais relativas as atividades de
controle de dopagem;
Proceder o registro das não conformidades;
Cumprir na íntegra as disposições deste procedimento.
A autoridade máxima da ABCD é responsável por:
Assegurar que todas as ações corretivas serão efetivamente implantadas;
Avaliar a eficácia das ações corretivas implementadas.
A equipe de análise é responsável por:
Definir as ações corretivas e preventivas;
Investigar e identificar as causas das não conformidades.
O Gestor da Qualidade é responsável por:
Assegurar o cumprimento deste procedimento técnico;
Assegurar que todas as não conformidades serão encerradas e que as ações
corretivas e preventivas são revistas;
Manter um registro de ações corretivas e preventivas;
Formar todos os funcionários para a correta aplicação deste procedimento;
6. PROCEDIMENTOS
6.1 Ocorrência
Os funcionários que detectam uma ocorrência que não cumprem os
requisitos relacionados com as atividades da ABCD preenchem um Formulário Descritivo
de Não Conformidade (FDNC) dentro do Sistema Eletrônico de Informações (SEI).
Em caso de dúvida, o funcionário deve contatar o Gestor da Qualidade no
sentido de avaliar a importância da ocorrência e definir o procedimento a seguir.
6.2 Não conformidade
As não conformidades potenciais ou reais podem ser detectadas por qualquer
funcionário da ABCD, durante o decorrer do seu trabalho, e podem estar relacionadas
com as suas atividades ou com atividades de terceiros.
As não conformidades serão registradas no FDNC, tanto as que ocorrerem na
fase de planejamento e execução das ações de Controle de Dopagem, bem como
aquelas constatadas após a recepção de equipamentos e documentação de Controle de
Dopagem e, todas as demais não conformidades iniciadas no âmbito do Sistema de
Gestão da Qualidade de Agentes - SGQA da ABCD.
Quando o produto não-conforme for uma amostra, a ABCD deve avaliar a
necessidade de solicitar ao Laboratório Brasileiro de Controle de Dopagem (LBCD), a conservação
da mesma por um período de 10 (dez) anos. A decisão sobre a conservação da amostra cabe à
autoridade máxima da ABCD e tem objetivos e justificativas previstas na Política de
Armazenamento de Longo Prazo (PT-ABCD- 025 Política de Armazenamento de Longo Prazo).
6.3 Oportunidade de melhoria
As oportunidades de melhoria desencadeiam uma correção e contribuem
para a melhoria do SGQA sem interferir na conformidade do produto final.
6.4 Tratamento da não conformidade
A medida perante uma não conformidade deve depender da importância da
mesma e da sua influência na qualidade do serviço prestado pela ABCD.
Todos os envolvidos diretamente na ocorrência de uma não conformidade
são notificados por e-mail, mediante formulário próprio.
Para as não conformidades consideradas graves e gravíssimas pode ser
constituída uma equipe de análise (formada no mínimo pelo Gestor de Qualidade e um
técnico sobre o tema) que deve analisar a causa da não conformidade e a existência ou não
de repercussões em atividades anteriormente realizadas. Todas as ações desencadeadas são
registradas no FDNC e na respectiva base de dados da Gestão de Não Conformidades.
A constituição de uma equipe de análise após a ocorrência de uma não
conformidade pode aplicar-se nomeadamente nas seguintes situações:
Não realização de controle de dopagem;
Existência de não conformidades potenciais que exigem a implementação de
ações corretivas;
Existência de não conformidades graves;
Existência de não conformidades nas atividades de recepção e entrega/envio
de amostras para os respectivos laboratórios;
Existência de não conformidades durante os processos de tratamento de
reclamações, apurações internas e externas da qualidade e revisão do Sistema de Gestão
de Qualidade de Agentes - SGQA pela equipe gestora da ABCD.
6.5 Ações corretivas
As ações corretivas são tomadas para eliminar as condições que geraram um
desvio do Sistema de Gestão de Qualidade de Agentes - SGQA, estas podem partir de
iniciativa do próprio agente no momento que identificar o desvio, ou posteriormente,
pela equipe ABCD, ao identificar a não conformidade.
As ações de revisão do Sistema de Gestão de Qualidade de Agentes - SGQA
são as medidas de tratamento de reclamações e sugestões como forma de detecção de
não conformidades e definição de ações corretivas. Nesses casos também serão
aplicados os procedimentos de gestão previstos no FDNC.
6.6 Ações preventivas
As ações preventivas são ações de melhoria com o objetivo de eliminar as causas
de potenciais não conformidades, introduzir melhorias na organização interna e externa da
ABCD e consequentemente melhorar o SGQA. As não conformidades potenciais podem ser
detectadas por qualquer colaborador da ABCD durante o decorrer do seu trabalho e podem
estar relacionadas com as suas atividades ou com atividades de terceiros.
A necessidade de implementar uma ação preventiva pode ter origem em:
Análise de dados de monitoramento dos processos;
Resultados de apuração;
Análise de registros da qualidade;
Alteração de documentação;
Revisão do SGQA;
Pesquisas de satisfação;
Reclamações;
Sugestões de clientes e colaboradores, e de OCD e OCS.
6.7 Revisão, acompanhamento e desfecho das Ações Corretivas e
Preventivas
A revisão e acompanhamento de uma ação corretiva e de uma ação
preventiva são realizados pelo Gestor da Qualidade e, quando aplicável, em conjunto
com elementos da equipe de análise. A avaliação da eficácia das ações é efetuada por
entrevista, apresentação de evidências objetivas e/ou reunião geral e documentada no
FDNC e na base de dados para a Gestão de não conformidades.
Quando a implementação de ações corretivas definidas não eliminar a causa
da não conformidade, é reiniciado o procedimento das ações corretivas, com a emissão
de um novo relatório de não conformidade e ações corretivas (FDNC).
6.8 Classificação das não Conformidades
. Não
conformidade
Descrição Pontos Peso
Estabilidade
. Leve Que não implica rejeição e/ou perda de
amostra e/ou desperdício de material. -1 1
. Médio Que implica desperdício, mal-uso de
material sem comprometer a possibilidade
de análise das amostras. Não observância
das etapas de controle sem
comprometimento do produto final.
-3 2
. Grave Implica em anulação parcial de um Controle
de Dopagem. Não observância das regras
de conduta, sem comprometimento final da
ação.
-7 3
. Gravíssimo Que implica anulação de um Controle de
Dopagem. Não observância das regras de
conduta com comprometimento final da
ação.
-10 6
6.9 Categorias das Não Conformidades
. Nº Categoria Descrição Natureza
. 1 Preenchimento dos
Formulários Antidopagem
Erro que não interfira no
entendimento das informações.
Leve
. 2 Letra que dificulte o
entendimento.
Leve
. 3
Missão - Conduta
Atraso para se apresentar no local
da missão que não comprometa o
procedimento.
Leve
. 4 Preenchimento do Formulário
de Cadeia de Custódia
Não preenchimento ou
preenchimento incorreto das
etapas de manuseio dos
dispositivos de transporte.
Médio
. 5 Propriedades físico-químicas
das amostras
Volume insuficiente da amostra,
densidade significativamente
diferente da densidade medida no
laboratório ou registro incorreto.
Médio
. 6 Procedimento de
amostra adicional (Parcial ou
diluída)
Procedimento ou registro incorreto
nas atividades de amostra
adicional.
Médio
. 7 Preenchimento dos
Formulários Antidopagem
Datas erradas, rasuras incorretas,
dados acessórios, erro no
preenchimento do
esporte/disciplina.
Médio
. 8
Missão - Conduta
Erro de conduta incompatível com
a esperada para um Agente de
Controle de Dopagem com atletas,
equipe multidisciplinar, pessoal de
apoio, time ABCD e outros
membros da equipe de controle.
Médio
. 9 Cadeia de Custódia Não preenchimento ou
preenchimento incorreto das
análises.
Médio
.
10
Preenchimento do Formulário
de Controle de Dopagem
Erro no registro do código das
amostras: ausência de registro,
ausência de assinaturas, troca de
códigos ou códigos incompletos.
Grave
. 11 Documentação pós missão Prazo superior a 3(três) dias úteis
para o envio da documentação do
Controle de Dopagem para a
ABCD.
Grave
.
12 Coleta e manuseio de
amostras
Coleta incorreta, manuseamento
incorreto de amostras e/ou kits,
troca de recipientes com perda
parcial ou
total de amostras.
Grave
. 13 Transporte de amostras Recepção do dispositivo de
transporte sem lacre ou com lacre
danificado e atraso no envio das
amostras para o
LBCD.
Grave
. 14 Material não conforme Material remanescente
incompatível com o descritivo na
lista de recebidos e utilizados sem
a devida justificativa.
Grave
. 15 Notificação e escolta
incorretas
Notificação incorreta, problemas na
documentação da notificação, mau
procedimento de escolta.
Grave
. 16
Envio de informações não
conformes
Não preenchimento ou
preenchimento atemporal de
Formulário Suplementar ou
Formulário de Tentativa Mal
Sucedida quando devido.
Grave
. 17
Missão - Conduta
Erro de conduta grave incompatível
com a esperada para um Agente
de Controle de Dopagem com
atletas, equipe multidisciplinar,
pessoal de apoio, ABCD e outros
membros da equipe de controle.
Grave
. 18
Chamamento
Comunicar disponibilidade e, após
ser recrutado, declinar ou não
comparecer sem justificativa válida
(prova documental).
Grave
. 19 Administrativo Atraso na devolução de
documentos e assinaturas.
Grave
. 20 Missão - Conduta Atraso para se apresentar no local
da missão que comprometa o
procedimento.
Grave
. 22
Ordem de teste
Agir em não conformidade com o
determinado expressamente na
Ordem de teste.
Grave
. 23 Cadastro Manter cadastro de dados pessoais
desatualizado ou com informações
inverossímeis.
Grave
. 24
Missão - Conduta
Abandono ou encerramento da
missão antes do término dos
procedimentos sob sua
responsabilidade, sem justificativa
válida (prova documental).
Gravíssima
. 25 Transporte de amostras Extravio das amostras por
negligência ou culpa.
Gravíssimo
. 26 Procedimento de Coleta Perda da amostra do atleta por
negligência ou culpa do Agente.
Gravíssimo
.
27 Quebra de sigilo
Divulgação de qualquer informação
relativa a qualquer fase do
processo de controle de dopagem,
em especial, chamamento e
missão, para terceiros, mesmo
sendo outro Agente não escalado
para a missão pela ABCD.
Gravíssimo
As Não Conformidades descritas acima são exemplificativas e não impedem
que a ABCD determine outras Não Conformidades que não estejam descritas nesse
contexto.
6.10 Aplicação
A cada início de exercício, os Agentes de Controle de Dopagem receberão
uma quantidade de pontos para compor seu Banco de Gestão de Qualidade (BGQ),
conforme tabela descrita no item 6.12;
A cada missão que o Agente realizar para a ABCD, receberá 1 (um) ponto
para compor seu Banco de Gestão de Qualidade (BGQ);
O Agente que realizar missões fora do Estado, ou em locais com distância
superior a 400km (percurso ida e volta, distância mais curta por meio do google maps)
do local em que reside, ganhará 2 (dois) pontos pela missão realizada;
A cada notificação de não conformidade, o Agente terá debitado de seu BGQ
o quantitativo compatível com a ocorrência, conforme tabela descrita nos itens 6.8 e
6.9;
O Agente que zerar seu Banco de pontos fica automaticamente suspenso até
que cumpra curso de capacitação continuada definido pela ABCD;
Os Agentes com maior estabilidade dentro do SGQA terão preferência
quando da seleção de líder, respeitadas as condições de alternância do § 2º do art.
22;
Os Agentes com maior estabilidade dentro do SGQA terão preferência
quando da seleção de custodiante, priorizando a alternância na distribuição das
oportunidades;
Os Agentes selecionados como líderes e custodiantes terão 1(um) ponto
adicionado ao seu banco;
Agente que perder até 20 (vinte) pontos, em um mesmo exercício, não
poderá ser selecionado para missões, ficando suspenso, até a participação e aprovação
em curso de capacitação continuidade, para regularização da situação;
O Agente não poderá ter saldo negativo, caso em que será considerada sua
pontuação = 0;
Os Agentes com maior estabilidade no SGQA, conforme definido no item 6.11
poderão ser indicados como supervisores em processo de certificação ou reabilitação de
Agentes. A classificação como supervisor é provisória, precária e discricionária, e será
estabelecida no momento em que for necessário o serviço;
Os Agentes que atuarem como supervisores terão 1 (um) ponto adicionado a
cada missão que atuarem nesta função, além do valor adicional pela realização da missão;
O Agente certificado que reside nas regiões Centro-Oeste, Sudeste ou Sul que
ficar por mais de três meses sem se disponibilizar para missão terá debitado de seu
Banco de Gestão de Qualidade 5 (cinco) pontos, não estando a ABCD obrigada a abrir
missão no local de residência do Agente;
O Agente certificado que resida nas regiões Norte ou Nordeste que ficar por
mais de seis meses sem se disponibilizar para missão terá debitado de seu Banco de
Gestão de Qualidade 5 (cinco) pontos, não estando a ABCD obrigada a abrir missão no
local de residência do Agente;
O Agente que tiver débito conforme situação acima, bem como o agente que
finalizar o exercício com um quantitativo de créditos igual ou inferior a 60 pontos, não
será indicado e nem selecionado pela ABCD para missões internacionais;
Os Agentes que atuarem por outras Organizações Antidopagem poderão
apresentar comprovação de atuação como Agente antidopagem para impedir que sejam
debitados pontos pela não participação em missões ABCD;
Os Agentes que participarem de missões para outras organizações não terão
o direito de ganhar créditos por estas, uma vez que não estão sujeitos ao Sistema de
Gestão de Qualidade de Agentes ABCD;
Pela participação em Jornada de Atualização serão computados 5(cinco)
pontos no BGQ, cumulativos pelo número de Jornadas no exercício;
O exercício do SGQA terá início no mês de junho de cada ano e se encerrará
no último dia de maio do ano seguinte;
Os Agentes que acumularem pontuação superior a 100 pontos em um
exercício, iniciarão o exercício seguinte com 10 pontos adicionais ao estabelecido como
padrão;
Os Agentes que finalizarem o exercício com um quantitativo de créditos igual ou
inferior a 60 pontos, iniciarão o exercício seguinte com o decrescimento de 10 pontos;
Agentes classificados dentre as categorias A e B iniciam o exercício seguinte
com acréscimo de 10 e 5 pontos respectivamente;
O agente que tomar as medidas corretivas após identificação de uma não
conformidade, a fim de evitar o comprometimento da amostra ou do processo, poderá
ter a não conformidade diminuída em sua natureza se as ações se mostrarem
efetivas.