RESOLUÇÃO CFC Nº 1.706, DE 25 DE OUTUBRO DE 2023 (parte 2 de 3)

I - a habilitação do cadastro do usuário externo somente será efetuada após
a constatação da conformidade entre os documentos obrigatórios apresentados e os
dados do cadastro de usuário externo;
II - quando necessário, a unidade organizacional responsável pelo
procedimento administrativo poderá solicitar informações complementares para
efetivação do cadastro de usuário externo, além daquelas prestadas na Declaração de
Concordância e Veracidade;
III - o cadastramento de usuário externo será indeferido nos casos de não
atendimento às exigências de apresentação de documentação;
IV - a negativa de acesso ou de cadastramento no SEI, bem como eventual falha
de transmissão ou recepção de dados e informações não atribuível à falha do Sistema não
servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais; e
V - caberá à unidade organizacional responsável pelo procedimento
administrativo, relativamente a processos e documentos por elas originados ou sob sua
responsabilidade, informar ao gestor negocial do SEI ou ao seu substituto as pessoas
físicas que poderão ser cadastradas como usuários externos do SEI, bem como orientá-las
a acessarem o portal do CFC para efetivar o referido cadastramento.
Parágrafo único. O acesso do usuário externo será liberado em até 2 (dois)
dias úteis após a comunicação pela unidade organizacional do Conselho de Contabilidade
responsável pelas tratativas com o usuário externo ao gestor negocial do SEI ou ao seu
substituto.
Art. 31. Os editais de contratação de bens, serviços e obras, bem como os
contratos e acordos celebrados pelos Conselhos de Contabilidade, deverão conter a exigência
de credenciamento do representante legal da contraparte como usuário externo do SEI.
Art. 32. Para assinatura de documentos junto aos Conselhos de Contabilidade,
o usuário externo deve:
I - realizar o cadastro por meio do Portal SEI do CFC
(https://sei.cfc.org.br/externo) e preencher corretamente os campos obrigatórios;
II - apresentar o documento de identificação oficial que contenha foto e
número de CPF; e
III - apresentar o Termo de Declaração de Concordância e Veracidade
devidamente preenchido e assinado.
Parágrafo único. Os documentos listados nos incisos I, II e III do art. 32
deverão ser enviados à unidade organizacional responsável pelo procedimento
administrativo.
Seção III
Dos Deveres e das Responsabilidades dos Usuários Internos
Art. 33. Constituem deveres e responsabilidades do usuário interno:
I - manter sigilo da senha de acesso e/ou assinatura eletrônica, não sendo
oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido e sob pena de
responsabilização penal, civil e administrativa;
II - escolher corretamente, ao iniciar novo processo eletrônico, o tipo de
procedimento administrativo e preencher devidamente os campos de identificação e
classificação processual;
III - escolher corretamente, ao incluir novo documento eletrônico, o tipo de
documento e preencher devidamente os campos relacionados e com descritores
suficientes para facilitar sua pesquisa pelos demais usuários;
IV - assinar documentos no processo eletrônico apenas se detiver competência
legal ou regulamentar, de acordo com as atribuições do seu cargo;
V - evitar a impressão de documentos do SEI, zelando pela economia de
recursos e pela responsabilidade socioambiental;
VI - concluir o processo eletrônico com a devida justificativa;
VII - proteger as informações sigilosas e pessoais obtidas em decorrência do
exercício de suas atividades ou que venha a ter conhecimento;
VIII - participar dos programas de capacitação referentes ao SEI;
IX - disseminar, em sua unidade, o conhecimento adquirido nas ações de
capacitação para o SEI;
X - renunciar a credencial de acesso em processos sigilosos quando sua
atuação não for mais necessária;
XI - bloquear o computador ou encerrar a sessão de uso do SEI sempre que
se ausentar, para evitar o acesso de pessoas não autorizadas às informações do
sistema;
XII - comunicar ao Comitê Gestor do SEI quaisquer irregularidades e atuações
que infrinjam esta norma;
XIII - sugerir ao gestor negocial melhorias nas rotinas de trabalho do SEI; e
XIV - ser responsável por suas ações, especialmente aquelas que possam
comprometer a segurança do SEI e das informações nele contidas e o cumprimento das
cláusulas do Acordo de Cooperação e dos respectivos aditivos assinados com o TRF-4.
Parágrafo único. As infrações ao disposto neste artigo que implicarem dano à
Administração ou a terceiros serão apuradas em processo administrativo cabível.
XV - observar os prazos para realização de atos processuais em meio
eletrônico, nos termos desta Resolução.
Seção IV
Dos Deveres e das Responsabilidades dos Usuários Externos
Art. 34. Constituem deveres e responsabilidades do usuário externo:
I - efetuar o próprio cadastro no Portal SEI do CFC
(https://sei.cfc.org.br/externo);
II - manter o sigilo da senha de acesso e/ou assinatura eletrônica, que é
pessoal e intransferível, não sendo possível, em qualquer hipótese, a alegação de uso
indevido;
III - garantir a conformidade entre os dados informados quando do pedido de
cadastramento e aqueles contidos nos documentos essenciais e complementares
enviados;
IV - realizar consulta periódica ao endereço de e-mail cadastrado, bem como
ao SEI, a fim de verificar o recebimento de comunicações eletrônicas referentes a atos
processuais;
V - acompanhar o trâmite de processos nos quais tenha participação e
executar as ações apropriadas;
VI - conservar os originais dos documentos enviados, sejam eles não digitais
ou eletrônicos, até que decaia o direito da Administração de rever os atos praticados no
processo, a fim de que, caso solicitados, sejam apresentados a órgãos e entidades para
qualquer tipo de conferência;
VII - verificar as condições de sua rede de comunicação e seu provedor de
internet e a configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas, para que
não ocorram problemas de comunicação quando da utilização do sistema;
VIII - observar que os atos processuais em meio eletrônico se consideram
realizados no dia e na hora do recebimento pelo SEI, considerando-se tempestivos os atos
praticados até as 23 horas e 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo, conforme
horário oficial de Brasília, independentemente do fuso horário no qual se encontre o
usuário externo;
IX - confeccionar os documentos digitais em conformidade com os requisitos
estabelecidos pelo sistema, no que se refere a formato, autenticidade, legibilidade e
tamanho dos arquivos transmitidos eletronicamente;
X - responsabilizar-se pelo endereço eletrônico fornecido e/ou cadastrado,
bem como por eventuais acessos de terceiros a esse endereço de forma indevida;
XI - comunicar ao Conselho Federal de Contabilidade ([email protected]) a
perda de acesso ao sistema por violação do e-mail ou da senha ou por quebra de sigilo,
para imediato bloqueio de acesso ou troca de senha, se for o caso;
XII - renunciar sua credencial de acesso a processo quando não demandar
mais sua atuação;
XIII - bloquear o computador ou encerrar a sessão de uso no SEI sempre que
se ausentar, para evitar o acesso de pessoas não autorizadas às informações do
sistema;
XIV - sujeitar-se às regras que disciplinam os processos administrativos e o uso
do SEI; e
XV - observar os prazos para a realização de atos processuais em meio
eletrônico, nos termos desta Resolução.
Art. 35. As pessoas jurídicas ficam obrigadas a solicitar a inativação de
usuários externos que não possuem mais vinculação com a empresa, sob pena de
responsabilização pelo uso indevido do sistema.
Art. 36. Todos os atos realizados durante a sessão de trabalho no sistema
presumem-se pessoalmente praticados pelo usuário cujo perfil e senha tenham sido
empregados para o acesso ao SEI.
Art. 37. O uso indevido do sistema será passível de apuração nas esferas
administrativa, civil e penal.
CAPÍTULO V
DA INSTRUÇÃO PROCESSUAL
Art. 38. O processo SEI é organizado de acordo com as formalidades essenciais
à garantia dos direitos dos administrados e ao cumprimento dos deveres, em
conformidade com a legislação vigente.
Art. 39. O processo SEI deve ser gerado sempre que haja requerimento,
comunicação ou informação que, para a prática de ato administrativo, conduza à
necessidade de colher informações ou pareceres, bem como juntar atestados, relatórios,
certidões, propostas ou quaisquer outros elementos que sirvam para a tomada de
decisões.
§ 1º A geração de processo SEI ocorrerá por iniciativa do próprio interessado,
quando se tratar de assunto particular, ou mediante determinação expressa do gestor, no
caso de assunto institucional que envolva a respectiva unidade organizacional.
§ 2º É vedada a geração por um mesmo interessado de mais de um processo
eletrônico SEI que verse sobre assunto idêntico.
Art. 40. Para fins de criação de um processo eletrônico no SEI, deverão ser
inseridos dados que possibilitem a sua localização, o seu tratamento e a sua recuperação,
mediante o preenchimento dos campos de metadados do sistema, observados os
seguintes requisitos:
I - escolha adequada do tipo de processo;
II - descrição da especificação, de forma objetiva e clara;
III - preenchimento adequado do campo "Interessado", quando couber;
IV - preenchimento da maior quantidade possível de campos no
cadastramento do processo;
V - publicidade das informações como preceito geral e sigilo como exceção,
nas formas da lei; e
VI - atribuição individual do nível de acesso de documentos, sendo possível
sua ampliação ou limitação, sempre que necessário.
Parágrafo único. Além dos requisitos contidos neste artigo, o usuário deverá
consultar as políticas internas de uso do SEI no seu Conselho de Contabilidade para envio
e tramitação de processos.
Art. 41. Os processos produzidos no SEI receberão um Número Único de
Protocolo (NUP) gerado automaticamente, de acordo com a sistemática de numeração
vigente.
Art. 42. A unidade organizacional que receber processo de que não seja
destinatária deverá devolvê-lo ao remetente ou efetuar a destinação adequada, prezando
pela celeridade processual.
Art. 43. O processo é composto majoritariamente pela criação de documentos
internos, sendo este o método fortemente recomendado para a constituição do
processo.
Art. 44. A inclusão de documento e de processo administrativo em processo
SEI é ato formal e será efetuada mediante a observância do seguinte procedimento:
I - devem ser incluídos somente os documentos destinados à compreensão, à
fundamentação, à instrução e ao deslinde do assunto tratado, pertinentes às provas dos
atos e dos fatos enunciados; e
II - deve ser observada a ordem cronológica dos atos e dos fatos ocorridos, a
fim de não comprometer o encadeamento lógico das informações.
Parágrafo único. Caso seja necessário reordenar os documentos, a autoridade
competente deverá solicitar ao gestor negocial, mediante despacho com justificativa do
procedimento.
Art. 45. Todo documento administrativo oficial produzido pelos Conselhos de
Contabilidade deverá ser elaborado por meio do editor de textos do SEI, observando-se
o seguinte:
I - as diretrizes do Manual de Redação e Elaboração de Atos Normativos do
Sistema CFC/CRCs, no que couber;
II - documentos gerados no SEI receberão número SEI e, quando aplicável,
número específico do documento;
III - qualquer usuário interno poderá elaborar documentos;
IV - o usuário deverá assinar somente os documentos de sua competência;
V - documentos que demandem análise preliminar formal de sua minuta
devem ser elaborados e assinados por meio de tipo de documento próprio, denominado
minuta, que não se confunde com o documento final a ser posteriormente
formalizado;
VI - processos contendo documentos que demandem assinatura de mais de
um usuário devem ser encaminhados somente depois da assinatura de todos os
responsáveis;
VII - quando o documento a ser elaborado exigir formatação incompatível com
o editor de textos do SEI, o usuário pode efetuar a captura ao SEI como documento
externo; e
VIII - os documentos elaborados em atividades externas que necessitem de
assinatura imediata por funcionários, colaboradores e/ou conselheiros dos Conselhos de
Contabilidade e terceiros podem ser formalizados em meio não digital e, posteriormente,
digitalizados e capturados ao SEI como documentos externos.
Art. 46. Os documentos serão criados em meio não digital somente
quando:
I - houver previsão, em ato normativo próprio, de outro meio a ser utilizado; e
II - houver indisponibilidade do sistema e a espera pelo restabelecimento da
disponibilidade possa prejudicar a demanda.
Art. 47. Documentos não digitais digitalizados, documentos nato-digitais de
procedência externa ou documentos que contiverem formatação incompatível com o
editor de textos do SEI serão criados no sistema como "documento externo".
Art. 48. Os documentos externos serão submetidos a procedimento de
conferência pelo funcionário responsável por sua inserção no sistema, devendo ser
registrado no SEI se o documento foi apresentado na forma de:
I - cópia autenticada administrativamente: quando o interessado apresentar ou
apontar o documento original e sua cópia;
II - cópia autenticada por cartório: quando o interessado apresentar ou
apontar apenas a cópia autenticada em cartório;
III - cópia simples: quando o interessado apresentar ou apontar apenas uma
cópia simples, sem qualquer forma de autenticação; e
IV - documento original: quando o interessado apresentar ou apontar apenas
o documento original.
Art. 49. A atribuição do tipo de conferência dos documentos externos pelo
Protocolo ou pelas unidades organizacionais responsáveis apenas garante que o
documento digitalizado é o mesmo que fora inserido no sistema.
Art. 50. É vedada a captura de documentos externos protegidos por senha.
Art. 51. Documentos arquivísticos digitalizados ou em outros formatos de
mídia, como vídeos e áudios, que ultrapassarem o tamanho estabelecido de 200 MB e
que não sejam passíveis de redução ou divisão do arquivo devem ser mantidos em mídia
digital na unidade de arquivo do órgão, identificados com o número do processo
eletrônico SEI.
Art. 52. A documentação administrativa de origem externa dirigida aos
Conselhos de Contabilidade será recebida e distribuída, por meio do SEI, pelo Setor de
Protocolo ou por unidade equivalente nos Conselhos Regionais de Contabilidade.
Art. 53. O Setor de Protocolo ou a unidade equivalente nos Conselhos
Regionais de Contabilidade poderá abrir processo no SEI para distribuição de documentos
para outras áreas ou incluí-los diretamente nos processos em tramitação.
Art. 54. A área destinatária do processo deverá analisar as informações dos
documentos, devendo retificar a autuação do processo para adequação e continuidade do
trâmite, ou mover um ou mais documentos para outro processo, certificando o
procedimento e dando a destinação adequada ao processo com documentos movidos.
Art. 55. Os documentos externos recebidos em suporte não digital pela
unidade organizacional de protocolo e que não possuam referência expressa a
determinado número de processo SEI, ou cujo vínculo com este não seja identificado,
serão autuados como novo processo eletrônico.
Parágrafo único. Caso a unidade organizacional destinatária do processo SEI
identifique a existência de autos relacionados aos documentos externos incorporados na
forma do caput deste artigo, cabe à unidade organizacional destinatária do processo SEI,
após provocação do gestor da unidade destinatária, transferir tais documentos para o
processo apropriado por meio da funcionalidade do SEI denominada "anexar processo" e
concluir o processo SEI autuado pela unidade de protocolo.
Art. 56. Os documentos de procedência externa recebidos pela unidade de
protocolo ou pela unidade organizacional equivalente em suporte não digital, com
indicação de informação sigilosa, devem ser encaminhados à unidade organizacional
destinatária com garantia de sigilo.
Parágrafo único. Os documentos recebidos por meio não digital, com indicação
de conteúdo sigiloso, referentes a procedimentos licitatórios ou chamamentos públicos
serão encaminhados diretamente à unidade organizacional competente, sem violação do
envelope.
Art. 57. Os documentos digitais encaminhados por usuários externos por e-
mail, pelo SEI ou por outro meio permitido terão valor probante dos originais.
Parágrafo único. O teor e a integridade dos documentos digitalizados,
encaminhados por correspondência eletrônica, serão de responsabilidade do interessado,
que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais
fraudes.
Art. 58. O SEI não deve ser utilizado como repositório arquivístico digital para
documentos digitais e processos que tiveram seu trâmite não digital concluído.
Art. 59. Os documentos arquivísticos digitais de áudio e vídeo devem ser
gravados em formato de compressão que garanta o menor tamanho de arquivo possível,
mantendo-se sua inteligibilidade e integridade.
Art. 60. As mensagens de correio eletrônico a serem enviadas e que devam
necessariamente compor o processo eletrônico do SEI devem ser geradas por meio da
funcionalidade "Correspondência Eletrônica" do SEI.
§ 1º A funcionalidade "Correspondência Eletrônica" do SEI não deverá ser
utilizada em substituição ao Outlook, mas somente para os e-mails que deverão ser
autuados e compor a árvore do processo.
§ 2º Não deverão ser autuados nos processos eletrônicos os e-mails que:
I - não forem considerados documento arquivístico;
II - as mensagens cujo conteúdo são de caráter pessoal e não têm relação com
as atividades do Conselho de Contabilidade; e
III - não forem produzidos integralmente em ambiente digital.
§ 3º Os e-mails recebidos de órgãos, entidades, empresas e fornecedores
serão autuados, se necessário ao processo, como documentos externos.
Seção I
Da Criação de Tipos de Modelos, Formulários, Documentos e Processos no SEI
Art. 61. O tipo de processo corresponde à matéria que será tratada, conforme
os assuntos e as atividades desempenhadas pelos Conselhos de Contabilidade.
Art. 62. O tipo de documento corresponde ao documento que será
selecionado para o registro da informação conforme sua característica, a natureza de seu
conteúdo ou a técnica do registro da informação.
Parágrafo único. Para cada tipo de processo e tipo de documento deverá ser
vinculada automaticamente a classificação arquivística por assuntos, prevista no Plano de
Classificação dos Documentos da Área Meio ou da Área Fim, adotado pelo Sistema
CFC/CRCs.
Art. 63. Os tipos de processos, modelos, formulários e de documentos internos
disponíveis para inserção em um processo serão definidos pela Setor de Gestão
Documental do CFC, com apoio do Comitê Gestor de Implantação do SEI, e configurados
automaticamente no SEI.
Art. 64. Para solicitar a disponibilização ou a adequação de tipos de processos,
modelos, formulários e de documentos no ambiente do SEI, as unidades devem gerar
processo SEI próprio do tipo "Gestão da Informação: Solicitação de criação, alteração e
exclusão de tipos de docs. e procs. no SEI" e encaminhá-lo para análise do gestor negocial
do SEI, juntamente com os modelos atualizados que se queira adicionar ou substituir.
Parágrafo único. Também poderá ser utilizada a ferramenta de "Help-Desk"
([email protected]) ou outro sistema informatizado equivalente para a abertura, o
acompanhamento, a conclusão e a avaliação de chamados do SEI disponibilizado pelo
Conselho Federal de Contabilidade.
Art. 65. A criação de novos tipos de processos, modelos, formulários e
documentos está condicionada à análise dos tipos já existentes, não sendo aceita a
criação de vários tipos de processos, modelos, formulários e documentos para o mesmo
objetivo.
Seção II
Da Gestão Documental e Classificação Arquivística
Art. 66. Na operacionalização do SEI, deverão ser observadas, no que couber,
a legislação vigente e as diretrizes e determinações do Conselho Nacional de Arquivos,
considerando-se também os estudos e as discussões para aprimoramento do sistema em
âmbito nacional.
Art. 67. Em relação à classificação arquivística, ao arquivamento e à avaliação,
todos os processos do SEI serão classificados com base:
I - no Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração
Pública: Atividades-Meio; e
II - na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo
relativos às atividades-fim dos Conselhos de Fiscalização Profissional: Anexo da Portaria
Arquivo Nacional nº 93, de 4 de novembro de 2022.
Art. 68. Ao escolher o tipo de processo, obrigatoriamente, o usuário deverá
classificar o assunto de acordo com sua natureza ou similaridade.
Art. 69. Após a classificação do processo, todos os documentos básicos que o
compõem receberão a mesma classificação.
Art. 70. Os processos eletrônicos serão mantidos até que cumpram seus
prazos de guarda definidos nas tabelas de temporalidade de documentos de arquivo.
Art. 71. Os processos eletrônicos de guarda permanente receberão tratamento
de preservação, de forma que não haja perda ou corrupção da integridade das
informações, devendo a unidade de tecnologia da informação do Conselho de
Contabilidade prover condições, conforme resoluções do Conselho Nacional de Arquivos
(Conarq) que estabelece diretrizes para a implementação de repositórios arquivísticos
digitais confiáveis para o arquivamento e a manutenção de documentos arquivísticos
digitais em suas fases corrente, intermediária e permanente.
Art. 72. A eliminação de documentos de processos eletrônicos e não digitais
deverá ocorrer em conformidade com a legislação arquivística e os procedimentos
arquivísticos vigentes.
Art. 73. A solicitação de empréstimo de documentos não digitais arquivados no Setor
de Gestão Documental (Seged) ou unidade equivalente é feita por meio de funcionalidade do SEI.
Seção III
Da Exclusão e do Cancelamento de Documentos
Art. 74. Os usuários devem preencher corretamente os dados de cadastro do
processo e realizar as adequações necessárias a fim de facilitar a busca e a recuperação
das informações.
Art. 75. Podem ser excluídos, conforme regras próprias do SEI:
I - documento sem assinatura;
II - documento assinado, desde que não tenha sido visualizado por outras
unidades organizacionais e o respectivo processo não tenha sido concluído na unidade
organizacional ou enviado para outra unidade organizacional; e
III - processo que não possua documentos e que não tenha sido enviado para
outra unidade organizacional.
Parágrafo único. Os documentos excluídos deixam de ser exibidos na árvore
de documentos do processo e não poderão ser recuperados, e o código numérico
sequencial será inutilizado.
Art. 76. O cancelamento de documento ocorre nos casos em que o
documento foi inserido indevidamente e que o assunto tratado não seja objeto do
processo.
Art. 77. Não devem ser cancelados os documentos que motivaram o início do
processo, os decisórios, os que serviram de fundamentação ou manifestação técnica, ou
outros que comprometam o conteúdo e a análise do processo.
Art. 78. O cancelamento é realizado pela unidade que gerou o documento e
o motivo do cancelamento deve ser registrado em campo próprio do sistema.
Parágrafo único. É vedado cancelar documento gerado ou incorporado por
outras unidades organizacionais.
Art. 79. O documento cancelado fica inacessível, embora seja exibido na
árvore de documentos do processo.
Parágrafo único. Os documentos excluídos deixam de ser exibidos na árvore
de documentos do processo e não poderão ser recuperados, e o código numérico
sequencial será inutilizado.
Art. 80. Documentos que necessitem de correções, que estejam incompletos,
que não tenham mais validade ou estejam desatualizados devem ser complementados ou
tornados sem efeito por meio de novo documento, com referência explícita ao número
único do documento correspondente.
Seção IV
Da Juntada de Processos SEI
Art. 81. As juntadas de processos SEI por anexação e relacionamento ocorrem
de forma autônoma, sem vinculação entre elas.
Subseção I
Da Anexação
Art. 82. A anexação ocorre quando há necessidade de unificação permanente
de processos com mesmo interessado e assunto, para que sejam analisados e decididos
de forma conjunta.
§ 1º Uma vez anexado ao processo principal, o processo anexo perderá a sua
autonomia.
§ 2º O processo SEI secundário que for anexado terá a movimentação
bloqueada e será acompanhado via andamento do principal.
§ 3º Constatada, a qualquer tempo, a tramitação de dois ou mais processos
SEI que tratem de objeto idêntico, deve ser realizada a anexação deles.
Art. 83. A anexação de processos SEI pode ser feita por qualquer unidade em
que os processos tramitem, desde que o processo secundário não esteja aberto em
outras unidades organizacionais.
Art. 84. O ato de desfazer a anexação será efetuado pelo gestor negocial do
SEI, mediante despacho de solicitação no processo principal à área gestora negocial.
Subseção II
Do Relacionamento
Art. 85. O relacionamento de processos SEI é efetuado quando há necessidade
de associar um ou mais processos entre si, para facilitar a busca de informações.
Parágrafo único. O relacionamento não interfere na autonomia dos processos
e deverá ser removido quando cessar o motivo da associação.
Art. 86. O relacionamento de processos SEI pode ser efetuado por qualquer
unidade organizacional que atue em um deles.