RESOLUÇÃO CFC Nº 1.706, DE 25 DE OUTUBRO DE 2023 (parte 1 de 3)

RESOLUÇÃO CFC Nº 1.706, DE 25 DE OUTUBRO DE 2023
Institui o Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
como sistema oficial de gestão de processos
administrativos eletrônicos no âmbito do Sistema
CFC/CRCs.
O CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE, no uso de suas atribuições legais
e regimentais, resolve:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º Fica instituído o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) como sistema
oficial de gestão eletrônica de documentos e processos administrativos no âmbito do
Sistema CFC/CRCs.
Art. 2º A gestão eletrônica de processos administrativos compreende as etapas
de produção, edição, assinatura, tramitação, recebimento, autuação, conclusão e
arquivamento de processos.
Art. 3º Será obrigatória a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
por todos os conselheiros, funcionários e colaboradores de todas as unidades
organizacionais dos órgãos que compõem o Sistema CFC/CRCs, ficando vedada, entre
estas unidades organizacionais, a produção e tramitação de processos administrativos por
outros meios à exceção de sistemas informatizados de educação profissional continuada,
registro e fiscalização.
Art. 4º Os documentos e processos criados e recebidos no SEI são documentos
arquivísticos e estão sujeitos ao regramento da gestão documental vigente.
Parágrafo único. Todos os processos criados no SEI deverão ser classificados
de acordo com o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de documentos
administrativos do Sistema CFC/CRCs vigente e, após a classificação do processo, todos os
documentos básicos que o compõem receberão a mesma classificação.
Art. 5º São finalidades do Processo Administrativo Eletrônico:
I - armazenar e efetuar o processamento eletrônico de todos os
procedimentos e documentos administrativos;
II - garantir a organicidade, a unicidade, a autenticidade, a confiabilidade, a
integridade e a segurança das informações relativas aos documentos e aos processos
administrativos;
III - oferecer transparência e celeridade na produção e nas tramitações
processuais e documentais;
IV - promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos
processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;
V - possibilitar tecnicamente práticas de gestão que reduzam o impacto
ambiental;
VI - aprimorar a gestão documental;
VII - facilitar o acesso às informações dos órgãos que compõem o Sistema
CFC/CRCs;
VIII - reduzir o volume de documentos tramitados em meio não digital;
IX - buscar a integração com o processo administrativo eletrônico de outros
órgãos da Administração Pública, por meio do SEI-Federação; e
X - tornar os processos e documentos administrativos eletrônicos acessíveis e
gerenciáveis, de forma simultânea, por múltiplos usuários.
Art. 6º Para os fins desta Resolução, considera-se:
I - Assinatura Eletrônica: registro realizado eletronicamente, por usuário
identificado de forma inequívoca, de uso pessoal e intransferível, com vistas a firmar
determinado documento com sua assinatura;
II - Autenticação: processo pelo qual se confere a autenticidade de um
documento, independentemente de sua forma;
III - Autenticidade: qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi
produzido e assinado, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração,
mantendo sua identidade e integridade;
IV - Autuação: é a ação de reunir e ordenar os documentos, visando à
formação de processo.
V - Base de Conhecimento: funcionalidade do SEI destinada à inserção de
orientações, fluxos de trabalho, definições e exigências necessárias para a correta
instrução de um ou de mais tipos de processos;
VI - Cancelamento de Documento: retirada de documento do processo SEI,
devidamente justificada e autorizada pelo gestor da unidade geradora;
VII - Captura para o SEI: conjunto de operações que visam ao registro, à
classificação, à atribuição de informações estruturadas e codificadas que descrevem e
permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo
do tempo e à anexação de documento arquivístico digital no SEI;
VIII - Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos: documento que contém a classificação arquivística dos documentos do
Sistema CFC/CRCs, utilizado com o intuito de classificar, avaliar e definir a destinação final
de todos os documentos produzidos e/ou recebidos pelo Conselho de Contabilidade;
IX - Credencial de Acesso: credencial que permite a um usuário previamente
autorizado o acompanhamento, a leitura, a produção e a assinatura de documentos em
um processo sigiloso no SEI;
X - Declaração de Concordância e Veracidade: documento declaratório que
contém as ações de competência e responsabilidade de um usuário externo, necessário
para liberar o acesso desse usuário para assinatura de documentos no SEI;
XI - Despacho: ato processual por meio do qual a autoridade competente dá
continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões;
XII - Digitalização: processo de conversão de um documento para o formato
digital, por meio de dispositivo apropriado;
XIII - Documento Arquivístico: documento produzido e recebido por pessoa ou
instituição, em decorrência do exercício de suas funções e atividades, independentemente
de seu suporte ou natureza;
XIV - Documento Arquivístico Digital: documento digital reconhecido e tratado
como um documento arquivístico;
XV - Documento Digital: informação registrada, codificada em dígitos binários,
acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:
a) nato-digital: produzido originariamente em meio eletrônico; e
b) digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento não digital,
gerando uma fiel representação em código digital;
XVI - Documento Não Digital: documento que se apresenta em suporte,
formato e codificação diferente dos digitais, tais como: documentos em papel,
documentos em películas e documentos eletrônicos analógicos;
XVII - Documento Externo: documento digital de origem externa ao SEI, não
produzido diretamente no sistema, independentemente de ser nato-digital ou digitalizado
e de ter sido produzido pelos Conselhos de Contabilidade ou por eles recebido;
XVIII - Documento Interno: documentos produzidos e assinados no SEI;
XIX - Gestor Negocial: funcionário, ou outra unidade organizacional do CFC que
lhe suceder, responsável por receber, avaliar e priorizar as demandas normativas,
evolutivas ou adaptativas referentes ao Sistema;
XX - Gestor Técnico: funcionário, ou outra unidade organizacional que lhe
suceder, responsável pelos recursos de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC);
XXI - Hierarquia da Unidade: representação do sistema da relação subordinada
à qual se vinculam as unidades organizacionais que compõem a estrutura formal dos
Conselhos de Contabilidade;
XXII - Informação Sigilosa: informação submetida temporariamente à restrição
de acesso público, em razão de hipótese legal de sigilo;
XXIII - Informação Restrita: aquela submetida a tratamento confidencial,
abrangida pelas demais hipóteses legais de sigilo, pessoal e preparatória, definida como
de acesso restrito, que deve estar circunscrita às unidades organizacionais que dela
necessitem;
XIV - Nível de Acesso: forma de controle de acesso de usuários aos
documentos no SEI quanto à informação neles contida, segundo as seguintes regras:
a) público: acesso irrestrito e visível a todos os usuários, inclusive pelo público
externo;
b) restrito: acesso limitado aos usuários das unidades organizacionais em que
o processo esteja aberto ou por onde tramitou; e
c) sigiloso: acesso limitado aos usuários que possuem credencial de acesso SEI
sobre o processo;
XXV - Optical Character Recognition (OCR): técnica de conversão de um
documento digital do formato de imagem para o formato textual, de modo a permitir,
por exemplo, edição e pesquisa no conteúdo do texto;
XXVI - Número do Protocolo do Documento: código numérico sequencial
gerado automaticamente pelo SEI para identificar, de forma única e exclusiva, cada
documento dentro do sistema;
XXVII - Número do Processo: código numérico sequencial gerado pelo SEI,
reiniciado anualmente, que identifica, de forma única e exclusiva, cada processo gerado
no sistema;
XXVIII - Perfil de Acesso: conjunto de permissões atribuídas ao usuário do SEI;
XXIX - Processo: unidade documental em que se reúnem oficialmente
documentos de natureza diversa no decurso de uma ação administrativa ou judiciária,
formando um conjunto materialmente indivisível;
XXX - Processo Principal: processo que, pela natureza de sua matéria, pode
exigir a anexação de um ou mais processos como complemento a seu andamento ou
decisão;
XXXI - Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq): conjunto integrado
de ferramentas livres e código aberto, que permite ao usuário processar objetos digitais
para armazenamento de arquivos e acesso a longo prazo, em observância a modelos
preconizados internacionalmente;
XXXII - Sistema de Permissões (SIP): é o sistema que permite o gerenciamento
e a parametrização de usuários, unidades organizacionais, hierarquia das unidades
organizacionais e permissões do SEI;
XXXIII - Unidade de Arquivo: unidade organizacional responsável pelas
atividades de gestão documental em fase de arquivamento;
XXXIV - Unidade de Localização: unidade organizacional em que o processo se
encontra aberto;
XXXV - Unidade Geradora: unidade organizacional responsável pela criação do
registro da informação para processos ou documentos;
XXXVI - Unidade Organizacional: designação para cada uma das divisões ou
subdivisões da estrutura organizacional dos Conselhos de Contabilidade;
XXXVII - Usuário Interno: conselheiros, empregados e colaboradores no
desempenho de atividades no Conselho de Contabilidade e que tenham acesso, de forma
autorizada, a atuar em documentos ou processos eletrônicos no SEI; e
XXXVIII - Usuário Externo: pessoa física ou representando pessoas jurídicas
externas ao Sistema CFC/CRCs que, mediante cadastramento prévio, fica temporariamente
autorizada a ter acesso a documentos ou processos eletrônicos específicos no SEI.
CAPÍTULO II
DA GOVERNANÇA E GESTÃO DO SEI
Art. 7º O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) foi criado pelo Tribunal
Regional Federal da 4ª Região (TRF-4), que é proprietário do seu código-fonte.
Parágrafo único. Futuras evoluções de versões disponibilizadas pelo TRF-4
poderão ser instaladas e configuradas a critério do Comitê Gestor do SEI.
Art. 8º O Comitê Gestor do SEI poderá analisar, priorizar e autorizar a
instalação de módulos, complementos e recursos adicionais para utilização junto ao SEI,
preferencialmente que estejam disponibilizados no portfólio de soluções do portal do
Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF-4) ou do Software Público Brasileiro.
Art. 9º Fica designada como área gestora negocial do Sistema SEI nos
Conselhos de Contabilidade a unidade de Gestão Documental do CFC, sob a coordenação
e supervisão do Comitê Gestor do SEI.
Seção I
Comitê Gestor do SEI
Art. 10. Compete ao Comitê Gestor do SEI:
I - gerenciar o sistema no âmbito do Sistema CFC/CRCs;
II - propor normas internas que assegurem o adequado funcionamento do SEI;
III - encaminhar ao Tribunal Regional Federal da 4ª Região as solicitações de
melhorias e desenvolvimento de funcionalidades, bem como acompanhar o andamento
das demandas;
IV - zelar pela contínua adequação do SEI à legislação sobre gestão
documental, aos princípios arquivísticos e às orientações do Arquivo Nacional e ao
Conselho Nacional de Arquivos;
V - coordenar os trabalhos de implantação, manutenção e evolução do
sistema;
VI - designar funcionários para ministrar treinamento aos usuários do sistema; e
VII - propor, analisar, priorizar e deliberar sobre políticas, normas, ações e
propostas que garantam o adequado trâmite dos processos e a utilização do sistema, bem
como deliberar acerca de demandas e sugestões de melhoria nas regras de negócio do SEI.
Seção II
Gestor Negocial do SEI
Art. 11. Compete ao gestor negocial do SEI, por meio do Setor de Gestão
Documental do CFC:
I - gerenciar o Termo de Cooperação Técnica firmado entre o CFC e o TRF-4
para implantação do SEI;
II - atuar com as prerrogativas de administração do sistema, para o exercício
de parametrizações, configurações e outras atividades que garantam o ambiente
funcional;
III - realizar a liberação de cadastro de usuários externos;
Parágrafo único. Poderá ser concedido perfil de liberação de usuários externos
ao responsável pela área de Tecnologia de Informação e Comunicação do Conselho
Regional de Contabilidade, mediante solicitação formal dirigida ao Conselho Federal de
Contabilidade.
IV - prestar apoio técnico-arquivístico;
V - analisar e submeter ao Comitê Gestor do SEI solicitações de melhorias,
correções, inclusão ou exclusão de funcionalidades no sistema;
VI - submeter ao Comitê Gestor do SEI propostas, análises e pareceres para
subsidiar a normatização de procedimentos e do uso do sistema;
VII - gerenciar modelos, formulários e tipos documentais, cabendo-lhe criar,
alterar, incluir ou excluir modelos de atos;
VIII - gerenciar os tipos de processos, cabendo-lhe criar, alterar, incluir ou
excluir modelos processuais;
XIX - gerenciar os assuntos classificadores;
X - gerenciar as unidades organizacionais no SEI, cabendo-lhe alterar, incluir ou
excluí-las;
XI - gerenciar os usuários internos e externos, cabendo-lhe alterar, incluir ou
excluir usuários, lotações e permissões;
XII - gerenciar as hipóteses legais de níveis de acesso às informações;
XIII - apoiar as unidades organizacionais do CFC na criação, parametrização e
gestão das bases de conhecimento, de documentos e de processos;
XIV - propor normas complementares para o fiel cumprimento do disposto
nesta Resolução; e
XV - zelar pela contínua adequação do SEI à legislação de gestão documental,
às necessidades das unidades organizacionais dos Conselhos de Contabilidade e aos
padrões de uso do sistema.
Seção III
Gestor Técnico do SEI
Art. 12. Compete ao gestor técnico do SEI, por meio da Coordenadoria de
Gestão de Tecnologia da Informação:
I - gerir a infraestrutura de hardware e requisitos de software;
II - preservar a configuração do ambiente, da aplicação e da publicação para
acesso externo;
III - manter atualizada a versão do Sistema em uso;
IV - prover as condições necessárias à implantação e à utilização do SEI,
garantindo sua disponibilidade, integridade, confiabilidade e segurança dos documentos
eletrônicos e dados nele incluídos;
V - controlar o cadastro de usuários e de unidades organizacionais internas e
externas no servidor de autenticação (Active Directory - AD);
Parágrafo único. O cadastro e o gerenciamento dos usuários internos dos CRCs
no servidor de autenticação (Active Directory - AD) são de responsabilidade dos Conselhos
Regionais de Contabilidade.
VI - atender às solicitações referentes a problemas técnicos e a erros
identificados nas funcionalidades do SEI;
VII - prestar suporte técnico no uso do SEI e responder às dúvidas técnicas dos
usuários internos e externos;
VIII - acionar o gestor negocial quando houver problema ou dificuldade não
sanados pela equipe técnica nas funcionalidades do Sistema;
IX - criar e atualizar as páginas institucionais do SEI constantes na Intranet e
no Portal do CFC;
X - identificar situações de uso indevido do SEI;
XI - divulgar novidades, intercorrências ou manutenções programadas que
interfiram na utilização do sistema;
XII - apoiar a administração na elaboração e definição dos investimentos e custeios
necessários ao uso, à segurança e à manutenção dos documentos produzidos no SEI;
XIII - propiciar a integração do SEI com outros sistemas informatizados sob sua
responsabilidade; e
XIV - atuar de forma integrada com o Setor de Gestão Documental (Seged),
visando ao desenvolvimento e à manutenção de um Repositório Arquivístico Digital
Confiável (RDC-Arq) para a preservação de longo prazo dos documentos gerados no SEI.
Seção IV
Unidades Organizacionais dos Conselhos de Contabilidade
Art. 13. Compete às unidades organizacionais dos Conselhos de
Contabilidade:
I - cooperar no processo de implantação e utilização do sistema no âmbito de
suas respectivas áreas, conforme orientações do Comitê Gestor do SEI, dos gestores
técnico e negocial do SEI;
II - cooperar no aperfeiçoamento da gestão de documentos e da informação
nos Conselhos de Contabilidade, em consonância com as normas arquivísticas;
III - orientar os usuários quanto aos procedimentos operacionais de uso do SEI
em relação às especificidades dos processos de negócio sob sua gestão, e solicitar a
capacitação de usuários, sempre que necessário;
IV - criar e gerir as bases de conhecimento correspondentes aos tipos de
processos afetos a seus processos operacionais, para orientar sua regular instrução
processual;
V - analisar, decidir e operacionalizar os pedidos de vistas formulados sobre os
processos e documentos de responsabilidade da área, obedecendo aos critérios previstos
na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;
VI - alterar o tipo do processo quando identificada a ausência de correlação
entre o objeto do processo e o tipo atribuído;
VII - revisar o tipo e os demais dados cadastrais atribuídos ao processo
gerado;
VIII - verificar a qualidade da digitalização dos documentos, bem como
notificar o usuário ou área responsável para reapresentação de documentos cuja
digitalização tenha sido feita de modo inadequado; e
IX - produzir, assinar, digitalizar, registrar, tramitar, receber e concluir
documentos e processos no SEI.
CAPÍTULO III
DA ESTRUTURA DO SISTEMA
Art. 14. O SEI é configurado com base na estrutura organizacional dos
Conselhos de Contabilidade, constituída por unidades organizacionais do SEI.
Art. 15. Cada unidade organizacional tem uma única conta no SEI, designada
por sua sigla, antecedida pelas siglas dos setores hierarquicamente superiores, quando
aplicável.
Seção I
Da Criação, Alteração e Desativação de Unidades Organizacionais no SEI
Art. 16. As solicitações de criação de unidades organizacionais serão atendidas
pelo e-mail [email protected] e seu processamento requer que sejam informados os
seguintes dados:
I - ato normativo que ampare a implantação da unidade organizacional;
II - nomenclatura oficial da unidade organizacional;
III - sigla oficial da unidade organizacional;
IV - endereço não digital da unidade organizacional;
V - e-mail da unidade organizacional;
VI - telefone(s) de contato da unidade organizacional;
VII - nome e matrícula dos usuários lotados na unidade organizacional; e
VIII - cargos da unidade organizacional.
Parágrafo único. A hierarquia da unidade organizacional ficará condicionada ao
organograma do Conselho de Contabilidade, não cabendo o cadastro de unidades
organizacionais informais.
Art. 17. Qualquer alteração ou desativação de unidade organizacional
cadastrada na base do SEI somente poderá ser efetivada após a conclusão e o
arquivamento dos processos eletrônicos sob responsabilidade da unidade organizacional,
ou a transferência de responsabilidade dos processos eletrônicos para outra unidade
organizacional hierarquicamente superior.
Parágrafo único. Em caso de alteração ou desativação da unidade
organizacional no SEI, compete ao gestor da unidade organizacional realizar a
transferência dos processos para a nova unidade organizacional.
Seção II
Da Disponibilidade do Sistema
Art. 18. O SEI estará disponível 24 horas por dia, ininterruptamente,
ressalvados os períodos de indisponibilidade em razão de manutenção programada ou por
motivo técnico.
Art. 19. Será considerada por motivo técnico a indisponibilidade do SEI
quando:
I - for superior a 60 minutos, ininterruptos ou não, se ocorrida entre as 6h e
as 23h; e
II - ocorrer entre as 23h e as 23h59.
Art. 20. Considera-se indisponibilidade do SEI a falta de oferta dos seguintes
serviços ao público externo:
I - acesso ao sistema, para acompanhamento processual;
II - consulta aos autos digitais, quando concedido; e
III - assinatura de documentos, quando concedido.
Parágrafo único. Não se caracterizam indisponibilidade do SEI as falhas de
transmissão de dados entre a estação de trabalho do usuário externo e a rede de
comunicação pública, assim como a impossibilidade técnica que decorra de falhas nos
equipamentos ou programas do usuário.
Art. 21. A indisponibilidade do SEI para manutenção programada ou por
motivo técnico será aferida por sistema de monitoramento da área de tecnologia da
informação do CFC, a qual promoverá seu registro em relatórios de interrupções de
funcionamento a serem divulgados em página própria nos sítios eletrônicos na internet
do CFC, devendo conter pelo menos as seguintes informações:
I - data, hora e minuto do início e do término da indisponibilidade; e
II - serviços que ficaram indisponíveis.
CAPÍTULO IV
DO ACESSO E DO CREDENCIAMENTO
Seção I
Do Acesso e Credenciamento de Usuários Internos
Art. 22. O acesso de usuários internos ao SEI é efetuado por meio de código
de usuário e senha utilizados para acessar a rede dos Conselhos de Contabilidade.
Art. 23. Os usuários internos poderão cadastrar e tramitar processos, bem
como gerar e assinar documentos no SEI, de acordo com seu perfil de acesso e
atribuições e competências funcionais.
Art. 24. O acesso dos usuários ao SEI ocorrerá na unidade organizacional em
que exercem suas funções.
§ 1º Os titulares de unidades organizacionais superiores terão acesso às
unidades organizacionais que lhe são hierarquicamente subordinadas.
§ 2º O usuário poderá estar associado a mais de uma unidade organizacional,
de acordo com as atividades por ele desenvolvidas.
Art. 25. A atribuição de perfis aos usuários do sistema deverá ser realizada
pela área gestora negocial, atribuindo-se o perfil básico, como regra, para todos os
usuários.
§ 1º A atribuição de perfis diferentes deverá ser solicitada pelo gestor da
unidade organizacional, cabendo análise pela área gestora negocial, para liberação e
alteração.
§ 2º As permissões e alterações de acesso às unidades organizacionais
cadastradas no SEI serão feitas mediante solicitação documentada e justificada,
direcionada ao gestor negocial do SEI e/ou seu substituto em caso de licenças, férias e/ou
substituições temporárias.
§ 3º Cabe ao responsável pela unidade organizacional em que o usuário esteja
lotado solicitar o credenciamento, a transferência de lotação, alteração e/ou exclusão do
usuário e as permissões de acesso ao SEI.
Art. 26. O cadastro de usuário interno será desabilitado temporariamente
por:
I - decisão cautelar do presidente do Conselho de Contabilidade ou do diretor
executivo ou, no âmbito de sindicância, auditoria ou processo administrativo
disciplinar;
II - gozo das licenças previstas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e
alterações posteriores; e
III - prazo determinado em condenação administrativa, em processo
administrativo disciplinar.
Art. 27. O cadastro de usuário interno será desabilitado em definitivo devido a:
I - exoneração ou demissão;
II - aposentadoria ou morte; e
III - término de mandato.
Art. 28. Cabe prioritariamente ao Departamento de Gestão de Pessoas e/ou à unidade
equivalente no Conselho de Contabilidade solicitar a desabilitação e ativação do usuário interno.
Seção II
Do Acesso e Credenciamento de Usuários Externos
Art. 29. O credenciamento de usuários externos para acesso ao SEI será
destinado a pessoas físicas, por si ou representando pessoas jurídicas, que participem em
processos administrativos junto aos Conselhos de Contabilidade.
Art. 30. O usuário externo poderá enviar, assinar e receber documentos
administrativos eletrônicos, bem como acompanhar o andamento de assuntos de seu
interesse, mediante a liberação de acesso externo ao SEI, por prazo determinado,
autorizado pela unidade responsável pelo processo.
§ 1º O acesso de usuários externos ao SEI é ato pessoal e intransferível, que
se dará mediante cadastro do usuário externo e apresentação da documentação
solicitada.
§ 2º A validação do acesso ao SEI por usuário externo somente ocorrerá após
a verificação de conformidade pela unidade organizacional do Conselho de Contabilidade
responsável pelas tratativas com o usuário externo, nos seguintes termos: