RESOLUÇÃO CFC Nº 1.706, DE 25 DE OUTUBRO DE 2023 (parte 3 de 3)

Seção V
Dos Procedimentos de Conversão de Processos em Papel para Eletrônico
Art. 87. Não serão digitalizados nem incluídos no SEI:
I - processos legados - processos não digitais arquivados, cuja análise e
instrução foram concluída ou encerrada;
II - processos para mera consulta;
III - processos para atendimento a demanda de consulta de informações pelo
cidadão;
IV - documentos que não se caracterizem como arquivísticos;
V - correspondências pessoais; e
VI - jornais, revistas, livros, panfletos promocionais, folders, propagandas e
demais materiais que não se caracterizam como documento arquivístico, exceto nos casos
em que tais documentos venham a se tornar peças processuais.
Art. 88. O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento não
digital para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa
jurídica de direito público ou privada deverá:
I - ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da
Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de modo a garantir a autoria da
digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;
II - seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I do Decreto nº
10.278, de 2020; e
III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II do Decreto nº
10.278, de 2020.
Art. 89. A área de Gestão Documental pode, caso necessário, providenciar a
digitalização e a inclusão no SEI de processos físicos que estejam sob sua guarda, a fim
de facilitar a pesquisa, o acesso às unidades organizacionais interessadas e a preservação
de documentos de guarda permanente.
Art. 90. Os documentos de guarda permanente e/ou históricos não poderão
ser eliminados após a digitalização.
Parágrafo único. A versão original dos documentos arquivísticos não digitais
digitalizados sem valor histórico e que estiverem em desacordo com o Decreto nº 10.278,
de 2020, deverão ser classificados, preservados e cumprir, no mínimo, os prazos de
guarda estabelecidos no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de
Documentos adotados pelos órgãos do Sistema CFC/CRCs.
Seção VI
Da Conclusão do Processo SEI
Art. 91. Os processos devem ser concluídos quando da finalização da análise
ou da adoção das ações necessárias pela unidade organizacional mediante justificativa em
despacho.
Art. 92. A conclusão do processo em uma unidade não acarreta a conclusão
nas demais unidades organizacionais nas quais esteja aberto.
Seção VII
Do Encerramento e Arquivamento de Processo SEI
Art. 93. O processo será encerrado quando não existirem mais ações a serem
realizadas, tendo sido cessada sua finalidade.
Art. 94. O arquivamento é a ação pela qual a autoridade responsável pela
matéria tratada no processo indicará o fim da análise do mérito, determinando o
encerramento de sua tramitação, mediante inserção de Termo de Arquivamento de
Processo (TAP).
Art. 95. O arquivamento de processo SEI deve ser efetuado pela unidade
organizacional que o originou, à qual compete lavrar o TAP.
§ 1º A unidade que receber o último andamento deve encaminhar o processo
SEI à unidade organizacional de origem, sem concluí-lo.
§ 2º Depois de lavrado o TAP, a unidade de origem deve encaminhar o
processo SEI ao Repositório Digital Arquivístico Digital Confiável.
Art. 96. Os processos eletrônicos serão mantidos até que se cumpram os
prazos de guarda, conforme Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de
Arquivo e em procedimentos estabelecidos em norma específica.
Parágrafo único. Os processos e documentos em papel convertidos para
eletrônico e os documentos recebidos em papel no curso do processo cumprirão o
mesmo prazo de guarda do processo eletrônico correspondente.
Art. 97. O prazo de guarda previsto na Tabela de Temporalidade de
Documentos é contabilizado a partir da data de assinatura do TAP.
Art. 98. O processo SEI arquivado somente voltará a tramitar mediante
incorporação do Termo de Desarquivamento de Processo (TDP) ao SEI, a cargo da
unidade de arquivo.
Parágrafo único. A solicitação para consulta não ensejará o desarquivamento
do processo.
Art. 99. A unidade de arquivo não receberá para arquivamento:
I - documentos e processos administrativos que estejam em desconformidade
com o que dispõe esta Resolução; e
II - cópia impressa de documento incorporado ao SEI.
CAPÍTULO VI
DA ASSINATURA ELETRÔNICA
Art. 100. Os documentos eletrônicos produzidos no SEI terão garantia de
integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de assinatura eletrônica
nas seguintes modalidades:
I - assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por Autoridade
Certificadora credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil); e
II - assinatura cadastrada, mediante login e senha de acesso do usuário.
§ 1º As assinaturas digitais e cadastradas são de uso pessoal e intransferível,
sendo responsabilidade do titular sua guarda e seu sigilo.
§ 2º O uso da assinatura com certificação digital (por meio de token) deverá
ocorrer sempre que essa for exigida legalmente ou quando for solicitada por órgãos e
entidades com os quais os Conselhos de Contabilidade se relacionam.
§ 3º A autenticidade de documentos gerados no SEI pode ser verificada no
Portal do CFC na Internet, indicado na tarja de assinatura, e mediante declaração de
autenticidade no próprio documento, com uso do código verificador.
Art. 101. É permitido ao usuário utilizar certificado digital emitido por
autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-
Brasil) e adquirido por meios próprios, não sendo cabível, em qualquer hipótese, o
ressarcimento pelos Conselhos de Contabilidade dos custos havidos.
Art. 102. Os detentores de certificados digitais utilizarão dispositivos - tokens
- pessoais e intransferíveis, contendo sua chave pública, validada pela ICP-Brasil, e outras
informações necessárias à validação dos respectivos certificados.
Parágrafo único. O detentor de certificado digital é totalmente responsável por
seu token e pelos documentos por meio dele assinados, devendo zelar pela segurança do
dispositivo e de suas senhas.
Art. 103. Os documentos assinados eletronicamente, nos termos desta
Resolução, serão considerados originais e válidos para todos os efeitos legais.
Parágrafo único. Cada usuário do SEI, interno ou externo, será responsável
pela exatidão das informações prestadas e pela guarda, pelo sigilo e pela utilização da
assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, a alegação de uso
indevido.
CAPÍTULO VII
DOS NÍVEIS DE ACESSO
Art. 104. Os processos e documentos criados no SEI devem, em regra, ter nível
de acesso público e, excepcionalmente, restrito ou sigiloso, com indicação da hipótese
legal aplicável.
§ 1º Um processo ou documento criado como restrito deve ser redefinido
para público quando não mais subsistir a situação de fato ou de direito que justifique a
atribuição de restrição ao nível de acesso.
§ 2º A atribuição de nível de acesso sigiloso somente poderá ocorrer para os
tipos processuais previamente cadastrados no sistema como sigilosos.
§ 3º A definição dos tipos processuais passíveis de classificação como sigiloso,
observadas as exigências da Lei de Acesso à Informação e das demais normas relativas à
transparência na Administração Pública, caberá ao Comitê Gestor da LGPD, ouvido o
Grupo Gestor do SEI e a Comissão Permanente de Transparência.
§ 4º Documentos com informações pessoais sensíveis, protegidas por lei,
poderão ser criados apartados em processos restritos ou sigilosos, os quais serão
relacionados a processos públicos contendo o restante da documentação processual de
caráter ostensivo.
§ 5º O nível de acesso sigiloso terá tramitação exclusiva entre pessoas
previamente credenciadas e somente poderá ser adotado nos justificados casos de
imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado e para a preservação da
intimidade da pessoa, observadas as hipóteses legais aplicáveis.
Art. 105. Serão considerados de acesso restrito em processos SEI, mediante
indicação da legislação específica e da informação pessoal, os documentos e os processos:
I - protegidos por legislação específica, que versem sobre:
a) sigilo de justiça ou segredo de justiça;
b) sigilo fiscal;
c) sigilo bancário;
d) sigilo industrial;
e) sigilo decorrente de direitos autorais;
f) sigilo empresarial;
g) sigilo das sociedades anônimas; e
h) sigilo decorrente de risco à governança empresarial;
II - com informações pessoais sobre:
a) documentos oficiais de identidade;
b) estado de saúde de servidor ou de familiares;
c) informações financeiras ou patrimoniais;
d) avaliação de desempenho funcional;
e) alimentandos;
f) dependentes;
g) pensões;
h) endereço residencial;
i) endereço eletrônico;
j) número de telefone;
k) origem racial ou étnica;
l) vida sexual;
m) convicções religiosas, filosóficas ou morais;
n) opiniões políticas e filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso,
filosófico ou político;
o) dados genéticos e biométricos; e
p) intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas.
CAPÍTULO VIII
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 106. Sem prejuízo de outras atribuições definidas nesta Resolução, as
unidades organizacionais dos Conselhos de Contabilidade devem elaborar, gerir e manter
as bases de conhecimento relacionadas aos tipos de processos afetos às suas atividades,
com o objetivo de orientar a instrução dos processos SEI
Art. 107. Os Conselhos de Contabilidade são responsáveis por direcionar ou
exigir a capacitação dos seus conselheiros, empregados e colaboradores, a fim de permitir
o uso adequado do sistema e a correta instrução processual.
Art. 108. O uso inadequado do SEI e as divulgações de informações pessoais,
bem como de dados considerados sensíveis e sigilosos, ficam sujeitos à apuração de
responsabilidade, na forma da legislação em vigor.
Art. 109. Esta Resolução entra em vigor em 1º de dezembro de 2023.
AÉCIO PRADO DANTAS JÚNIOR
Presidente do Conselho