PORTARIA MIDR Nº 3.344, DE 30 DE SETEMBRO DE 2026 (parte 1 de 4)

PORTARIA MIDR Nº 3.344, DE 30 DE SETEMBRO DE 2026
Institui a Política de Gestão e Preservação de
Documentos Digitais no âmbito do Ministério da
Integração e do Desenvolvimento Regional e
estabelece disposições técnicas para sua
execução.
O MINISTRO DE ESTADO DA INTEGRAÇÃO E DO DESENVOLVIMENTO
REGIONAL, SUBSTITUTO, no uso da atribuição que lhe confere o art. 87, parágrafo
único, inciso II, da Constituição Federal, e considerando o disposto na Lei nº 8.159, de
8 de janeiro de 1991, na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, na Lei nº 14.129,
de 29 de março de 2021, e no Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020,
resolve:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Seção I
Do objeto
Art. 1º Fica instituída a Política de Gestão e Preservação de Documentos
Digitais do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR.
§ 1º A Política de que trata esta Portaria estabelece princípios, diretrizes,
obrigações, responsabilidades e mecanismos de governança aplicáveis à produção, à
captura, à classificação, à tramitação, à avaliação, à destinação, ao acesso, à segurança
e à preservação de documentos arquivísticos digitais no âmbito do MIDR.
§ 2º O Anexo estabelece disposições técnicas para a execução da Política,
inclusive quanto aos referenciais técnicos e terminológicos, à digitalização, aos
metadados, à interoperabilidade, à preservação digital, ao Repositório Arquivístico
Digital Confiável - RDC-Arq, à segurança da informação e à avaliação de maturidade
arquivística digital.
§ 3º A Política de Gestão e Preservação de Documentos Digitais será
disponibilizada no sítio eletrônico do MIDR.
Art. 2º A Política tem por finalidade assegurar que os documentos
arquivísticos digitais produzidos, recebidos ou acumulados pelo Ministério sejam
autênticos, íntegros, confiáveis, acessíveis, rastreáveis e preserváveis pelo prazo
necessário ao cumprimento de sua função administrativa, probatória, informacional,
histórica ou cultural.
Seção II
Do âmbito de aplicação e do público-alvo
Art. 3º Esta Portaria aplica-se aos documentos arquivísticos digitais
produzidos, recebidos, tramitados, armazenados, avaliados, transferidos, preservados ou
eliminados pelo MIDR, incluindo:
I - documentos nato-digitais, criados originalmente em meio eletrônico, em
quaisquer formatos ou sistemas;
II - documentos digitalizados, entendidos como cópias digitais de
documentos em suporte físico, produzidas conforme os requisitos do Decreto nº
10.278, de 18 de março de 2020;
III - processos administrativos eletrônicos;
IV - metadados e registros de preservação associados aos documentos digitais; e
V - registros de auditoria, trilhas de tramitação, eventos de preservação e
demais evidências necessárias à comprovação da autenticidade, da integridade e da
rastreabilidade documental.
§ 1º O disposto nesta Portaria alcança todas as unidades organizacionais
administrativas e finalísticas do MIDR e suas representações regionais.
§ 2º Esta Política orientará o desenvolvimento, a contratação, a aquisição e
a evolução de sistemas que produzam, tramitem, armazenem, gerenciem ou preservem
documentos digitais, inclusive quanto à futura integração com sistema informatizado de
gestão arquivística de documentos e com RDC-Arq.
Art. 4º São destinatários desta Portaria:
I - servidores efetivos, ocupantes de cargos em comissão, empregados
terceirizados, bolsistas e demais colaboradores que produzam, tramitem, armazenem,
acessem ou preservem documentos digitais;
II - gestores de sistemas e de tecnologia da informação responsáveis por
soluções utilizadas na gestão documental;
III - áreas finalísticas e administrativas do MIDR e suas representações regionais; e
IV - parceiros institucionais, fornecedores e consultores que tratem
documentos digitais em nome do MIDR.
CAPÍTULO II
DOS PRINCÍPIOS E DAS DIRETRIZES GERAIS
Art. 5º São princípios da Política de Gestão e Preservação de Documentos Digitais:
I - autenticidade, mediante preservação da identidade, da proveniência, do
contexto e das evidências de produção e tramitação do documento;
II - integridade, mediante prevenção de alteração indevida, corrupção,
perda, fragmentação ou descaracterização do documento;
III - confiabilidade, mediante produção e manutenção de documentos
completos, precisos e aptos a comprovar atos, decisões e atividades institucionais;
IV - organicidade, mediante vinculação do documento às funções, atividades,
processos e unidades responsáveis por sua produção ou recebimento;
V - acessibilidade, mediante localização, recuperação, interpretação e uso
dos documentos pelo prazo necessário;
VI - segurança da informação, mediante proteção da confidencialidade, da
integridade, da disponibilidade e da autenticidade dos documentos;
VII - transparência, mediante promoção do acesso à informação pública,
observadas as restrições legais;
VIII - proteção de dados pessoais, mediante tratamento adequado,
proporcional, seguro e compatível com a finalidade pública;
IX - interoperabilidade, mediante uso de padrões abertos, metadados
estruturados e mecanismos de integração entre sistemas;
X - preservação digital ativa, mediante monitoramento, migração,
normalização, verificação de integridade e manutenção da cadeia de preservação; e
XI - sustentabilidade, mediante planejamento institucional, capacitação,
governança, recursos compatíveis e revisão periódica da Política.
Art. 6º A gestão e a preservação de documentos digitais observarão:
I - a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
II - a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;
III - a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018;
IV - a Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012;
V - a Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020;
VI - a Lei nº 14.129, de 29 de março de 2021;
VII - o Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020;
VIII - a Resolução nº 50, de 6 de maio de 2022, do Conselho Nacional de
Arquivos - CONARQ, que dispõe sobre o Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, Versão 2;
IX - a Resolução nº 51, de 25 de agosto de 2023, do Conselho Nacional de
Arquivos - CONARQ, que dispõe sobre as Diretrizes para a Implementação de
Repositório Arquivístico Digital Confiável - RDC-Arq Confiáveis, Versão 2;
X - as normas e orientações do CONARQ aplicáveis à gestão e à preservação
de documentos arquivísticos digitais; e
XI - os referenciais técnicos nacionais e internacionais indicados no
Anexo.
§ 1º A gestão de documentos digitais deverá ser incorporada aos processos
de trabalho, aos sistemas corporativos, às contratações de soluções tecnológicas, à
gestão de riscos, à segurança da informação, à proteção de dados pessoais, à
transparência ativa e passiva e à preservação da memória institucional do
Ministério.
§ 2º Os sistemas, plataformas, bases de dados e soluções tecnológicas que
produzam, recebam, tramitem, armazenem ou preservem documentos digitais deverão
observar requisitos arquivísticos, padrões de metadados, critérios de segurança, regras
de interoperabilidade e diretrizes de preservação digital.
CAPÍTULO III
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS
Seção I
Das fases do ciclo de vida documental
Art. 7º O ciclo de vida dos documentos arquivísticos digitais abrange três fases:
I - produção e captura;
II - uso e manutenção; e
III - destinação.
§ 1º A produção e a captura compreendem a criação, o recebimento, o
registro e a incorporação dos documentos digitais em sistema institucional oficial.
§ 2º O uso e a manutenção compreendem a tramitação, o acesso, a
assinatura eletrônica, o controle de versões, o armazenamento e a guarda temporária
dos documentos digitais.
§ 3º A destinação compreende a eliminação segura ou a transferência para
preservação de longo prazo, conforme os prazos definidos na Tabela de Temporalidade
e Destinação de Documentos - TTDD e a avaliação da Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos - CPAD.
Art. 8º As fases do ciclo de vida documental serão acompanhadas de
metadados arquivísticos que assegurem a rastreabilidade, a autenticidade, a integridade
e a contextualização dos documentos digitais.
Seção II
Da produção, da captura e da tramitação
Art. 9º A produção, o recebimento, a captura, a tramitação e o armazenamento de
documentos digitais deverão ocorrer preferencialmente em sistemas institucionais oficiais.
Art. 10. O Sistema Eletrônico de Informações - SEI é o sistema primário de
gestão documental do MIDR para a tramitação de processos administrativos e para o
registro formal de decisões, despachos e comunicações oficiais, sem prejuízo de outros
sistemas oficialmente designados para finalidades específicas.
Art. 11. Os documentos digitais produzidos no âmbito do MIDR deverão:
I - ser assinados eletronicamente, quando cabível, conforme a Lei nº 14.063,
de 23 de setembro de 2020;
II - conter metadados de autoria, data, unidade produtora e função administrativa;
III - possuir controle de versão e histórico de tramitação, quando
aplicável;
IV - adotar formatos abertos e padronizados, sempre que possível; e
V - ser vinculados às funções e atividades previstas no Código de
Classificação de Documentos - CCD aplicável ao MIDR.
Parágrafo único. Os documentos produzidos ou recebidos fora dos sistemas
oficiais deverão ser incorporados ao SEI ou a outro sistema oficialmente designado, de
modo controlado, rastreável e acompanhado dos metadados necessários.
Art. 12. É vedada a tramitação de documentos de valor arquivístico
exclusivamente por aplicativos de mensagens, mídias removíveis ou outros meios não
oficiais que não assegurem registro, rastreabilidade, integridade e controle de
acesso.
Art. 13. O compartilhamento de documentos digitais com outros órgãos ou
entidades deverá ocorrer por meio de sistema, barramento, protocolo eletrônico ou outro
meio institucional seguro, respeitados os níveis de acesso e a classificação da informação.
Seção III
Da digitalização
Art. 14. A digitalização de documentos arquivísticos em suporte físico
observará a Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, o Decreto nº 10.278, de 18 de
março de 2020, as normas arquivísticas aplicáveis e as disposições técnicas do
Anexo.
Art. 15. O processo de digitalização deverá assegurar:
I - a preservação do conteúdo e do contexto dos documentos originais;
II - a rastreabilidade das operações realizadas;
III - a identificação dos agentes envolvidos;
IV - a incorporação dos arquivos digitais ao SEI ou a outro sistema institucional oficial; e
V - a manutenção dos metadados arquivísticos essenciais exigidos pelo
Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020.
Art. 16. A eliminação de documentos originais em suporte físico somente
ocorrerá mediante autorização formal da CPAD, observadas a TTDD e a legislação aplicável.
Seção IV
Da classificação, indexação, avaliação e destinação
Art. 17. Os documentos digitais deverão ser classificados conforme o CCD
aplicável ao Ministério e aos órgãos e entidades da administração pública federal.
Parágrafo único. A classificação deverá refletir a função, a atividade e o contexto
de produção ou recebimento do documento, de modo a orientar a recuperação da
informação, a aplicação dos prazos de guarda, a avaliação, a destinação e a preservação.
Art. 18. A indexação de documentos digitais observará padrões de
metadados compatíveis com os referenciais técnicos indicados no Anexo, de modo a
assegurar interoperabilidade, recuperação da informação e preservação de longo
prazo.
Art. 19. A avaliação e a destinação dos documentos em ambiente digital serão
conduzidas pela CPAD, com apoio técnico da Divisão de Documentação e Informação - DDI.
Art. 20. A destinação de documentos digitais compreenderá:
I - eliminação, conforme os prazos definidos na TTDD; ou
II - preservação permanente, mediante transferência ao RDC-Arq, quando
houver valor histórico, probatório ou informacional.
§ 1º A eliminação de documentos digitais deverá ser documentada,
irreversível, rastreável e auditável, precedida de relatório de descarte e de autorização
formal da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
§ 2º Os registros relativos à eliminação deverão ser formalizados no SEI ou
em outro sistema institucional oficial, com assinatura eletrônica dos responsáveis pela
autorização e pela execução do procedimento.
§ 3º As cópias de segurança temporárias relacionadas aos documentos
destinados à eliminação deverão ser mantidas apenas pelo prazo necessário à
conclusão do procedimento de descarte, conforme norma complementar.
CAPÍTULO IV
DA SEGURANÇA, DO ACESSO E DA INTEGRIDADE
Art. 21. A gestão de documentos digitais observará as normas de segurança da informação,
proteção de dados pessoais, controle de acesso e preservação da integridade documental.
Art. 22. O acesso público a documentos digitais observará a Lei nº 12.527,
de 18 de novembro de 2011, a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, e os níveis
de restrição de acesso definidos pelas instâncias competentes.
Art. 23. Os sistemas utilizados para gestão e preservação de documentos
digitais deverão manter registros de auditoria, controle de acesso, identificação dos
responsáveis, data e hora dos eventos e mecanismos de verificação de integridade.
CAPÍTULO V
DA PRESERVAÇÃO DIGITAL E DO REPOSITÓRIO ARQUIVÍSTICO DIGITAL CONFIÁVEL
Art. 24. O MIDR adotará estratégia progressiva de preservação digital,
orientada à manutenção da autenticidade, da integridade, da confiabilidade, da
acessibilidade e da inteligibilidade dos documentos arquivísticos digitais ao longo do
tempo.
Art. 25. A estratégia de preservação digital compreenderá:
I - preservação ativa no SEI e em sistemas correlatos;
II - implantação ou utilização de RDC-Arq;
III - adoção de formatos preserváveis e padrões interoperáveis;
IV - registro e manutenção de metadados arquivísticos e de preservação;
V - integração entre sistemas corporativos e ambientes de preservação digital; e
VI - elaboração e manutenção de Plano de Preservação Digital - PPD.
Art. 26. O RDC-Arq será o ambiente tecnológico destinado à preservação de longo
prazo dos documentos arquivísticos digitais de valor permanente e deverá assegurar:
I - preservação da autenticidade, da integridade, da confidencialidade, da
disponibilidade e do acesso;
II - gestão de pacotes informacionais de submissão, arquivamento e disseminação;
III - controle de metadados arquivísticos, técnicos e de preservação;
IV - verificação periódica de integridade;
V - registro de eventos, agentes e ações de preservação;
VI - redundância geográfica, cópias de segurança externas, inclusive off-site,
e recuperação de desastres;
VII - auditoria interna e externa periódica, documentação e rastreabilidade;
e
VIII - controle de acesso compatível com a Lei nº 12.527, de 18 de
novembro de 2011, e com a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018.
Art. 27. O RDC-Arq será gerido pela DDI , em cooperação com a DTI, sob supervisão
do Comitê de Governança, Gestão e Preservação de Documentos Digitais - CGPDD.
CAPÍTULO VI
DA GOVERNANÇA E DAS RESPONSABILIDADES
Art. 28. A governança da gestão e da preservação de documentos digitais
será exercida pelo CGPDD, instituído pela Portaria nº 2.888, de 21 de agosto de 2024,
e pelas seguintes unidades:
I - Secretaria-Executiva - SE;
II - Divisão de Documentação e Informação - DDI;
III - Diretoria de Tecnologia da Informação - DTI;
IV - Assessoria Especial de Controle Interno - AECI; e
V - Ouvidoria.
Art. 29. Compete ao CGPDD:
I - propor a revisão periódica desta Política;
II - propor planos de ação e prioridades de implementação;
III - promover a integração entre as áreas técnicas, arquivísticas e tecnológicas;
IV - supervisionar a implantação do RDC-Arq e de futuros sistemas
informatizados de gestão arquivística de documentos;
V - definir e monitorar indicadores de desempenho e níveis de maturidade
arquivística digital;
VI - fomentar a capacitação institucional sobre gestão e preservação de
documentos digitais;
VII - deliberar sobre questões de autenticidade, integridade e conformidade normativa;
VIII - promover a articulação com as instâncias responsáveis pela
transparência e pela proteção de dados pessoais; e
IX - encaminhar recomendações à alta administração e aos órgãos de controle.
§ 1º As reuniões do CGPDD ocorrerão, no mínimo, trimestralmente, podendo
ocorrer extraordinariamente quando convocadas pela SE ou pela maioria de seus membros.
§ 2º As deliberações do CGPDD serão formalizadas em atas ou instrumentos
próprios e registradas no SEI.
§ 3º As deliberações do CGPDD terão caráter deliberativo e normativo
interno para fins de orientação e padronização dos procedimentos de gestão e
preservação digital, observadas as competências das unidades responsáveis e a
legislação aplicável.
Art. 30. Compete à SE garantir o apoio administrativo, institucional e
orçamentário necessário à execução desta Política.
Art. 31. Compete à DDI:
I - planejar, implementar e supervisionar as ações de gestão documental e
preservação digital;
II - propor instrumentos normativos, planos de classificação, tabelas de
temporalidade e procedimentos técnicos;
III - apoiar a CPAD nas atividades de avaliação e destinação documental;
IV - coordenar programas de formação em gestão e preservação digital, em
articulação com as unidades competentes; e
V - definir padrões de metadados arquivísticos e supervisionar sua aplicação
nos sistemas institucionais, em articulação com a DTI.
Art. 32. Compete à DTI:
I - prover e manter infraestrutura tecnológica segura e aderente aos
requisitos desta Política;
II - assegurar a interoperabilidade entre sistemas;
III - implementar e manter medidas de preservação digital, incluindo cópias
de segurança externas, inclusive off-site, replicação geográfica e verificação de
integridade;
IV - apoiar a implantação e a operação do RDC-Arq; e
V - assegurar a aderência das soluções tecnológicas aos requisitos de
segurança da informação e interoperabilidade, observadas as normas institucionais
aplicáveis.
Art. 33. Compete à AECI:
I - apoiar a gestão de riscos relacionados à gestão documental digital;
II - apoiar auditorias e relatórios de controle relacionados à execução desta Política;
III - acompanhar o cumprimento da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de
2011, no que couber; e
IV - recomendar medidas de aperfeiçoamento de normas e procedimentos
relacionados à transparência e ao acesso à informação.
Art. 34. Compete à Ouvidoria e ao Encarregado de tratamento de dados pessoais:
I - mediar demandas de acesso à informação relacionadas a documentos digitais;
II - orientar o tratamento de dados pessoais, conforme a Lei nº 13.709, de
14 de agosto de 2018;
III - receber, monitorar e encaminhar reclamações referentes à transparência
e ao acesso a documentos; e
IV - orientar colaboradores quanto às práticas de proteção e governança de
dados pessoais, no âmbito de suas competências.
Art. 35. Compete às demais unidades administrativas e finalísticas do Ministério:
I - produzir, receber, tramitar, classificar e armazenar documentos digitais
em sistemas oficiais;
II - observar os padrões de metadados, classificação, segurança, acesso e
preservação definidos nesta Portaria;
III - zelar pela autenticidade, integridade e fidedignidade dos documentos
sob sua responsabilidade;
IV - comunicar incidentes, inconsistências, perda de acesso, falhas de
integridade ou riscos à preservação documental; e
V - indicar pontos focais, quando solicitado, para apoiar a implementação da Política.
Art. 36. Compete à CPAD:
I - conduzir, no âmbito de suas atribuições, a avaliação e a destinação de
documentos digitais;
II - autorizar a eliminação de documentos digitais e de documentos originais
em suporte físico, quando cabível;
III - assegurar a observância dos instrumentos de gestão documental aprovados;
IV - orientar a transferência de documentos de guarda permanente para
ambiente de preservação de longo prazo; e
V - registrar os atos de avaliação, eliminação, transferência e destinação em
sistema institucional oficial.
CAPÍTULO VII
DA CAPACITAÇÃO, DO MONITORAMENTO E DA REVISÃO
Art. 37. O MIDR promoverá programas permanentes de capacitação
destinados aos agentes públicos e colaboradores envolvidos nas atividades de gestão
documental e preservação digital.
Art. 38. Os programas de capacitação abordarão, no mínimo:
I - conceitos arquivísticos de autenticidade, integridade, cadeia de
preservação e valor documental;
II - uso e administração do SEI e de sistemas de gestão e preservação digital;
III - metadados, interoperabilidade, preservação digital e gestão de riscos;
IV - segurança da informação;
V - acesso à informação; e
VI - proteção de dados pessoais.
Parágrafo único. A DDI, em parceria com a DTI e a SE, elaborará o Plano
de Capacitação em Gestão e Preservação Digital.
Art. 39. A execução desta Política será monitorada por indicadores,
relatórios técnicos e auditorias internas, elaborados pelas áreas responsáveis e
consolidados pela DDI, sob supervisão do CGPDD.
Art. 40. O monitoramento abrangerá:
I - o cumprimento das diretrizes e responsabilidades previstas nesta Portaria;
II - a evolução da maturidade arquivística digital do MIDR;
III - a implantação de sistemas e infraestrutura de preservação digital;
IV - a adoção dos instrumentos de gestão documental;
V - a conformidade com as normas de segurança da informação e de
proteção de dados pessoais;
VI - a efetividade das ações de capacitação e sensibilização institucional;
VII - a qualidade e a completude dos metadados obrigatórios;
VIII - os resultados das verificações de integridade dos arquivos digitais;
IX - a execução das normas complementares, dos planos de ação e do PPD; e
X - os incidentes, riscos e não conformidades relacionados à gestão e à
preservação de documentos digitais.
Parágrafo único. Os resultados do monitoramento serão apresentados em
relatórios anuais ao CGPDD e à SE.
Art. 41. A Política será revisada, no mínimo, a cada cinco anos, ou antes
desse prazo quando houver alteração normativa, tecnológica, organizacional ou
operacional relevante.
Art. 42. O processo de revisão envolverá:
I - análise dos resultados dos relatórios anuais e dos indicadores de
monitoramento;
II - consulta às unidades organizacionais e às áreas finalísticas do MIDR;
III - proposição de ajustes técnicos e normativos pela DDI;
IV - apreciação pelo CGPDD; e
V - submissão da proposta à autoridade competente, quando a revisão
implicar alteração desta Portaria ou de seu Anexo, e posterior publicação nos canais
institucionais cabíveis.
Parágrafo único. Todas as versões desta Política serão preservadas como
documentos arquivísticos digitais de valor permanente.
CAPÍTULO VIII
DOS INSTRUMENTOS COMPLEMENTARES E DA IMPLEMENTAÇÃO
Art. 43. Os instrumentos complementares necessários à execução desta
Política deverão ser elaborados ou atualizados pelas unidades competentes, observadas
as diretrizes previstas nesta Portaria e em seu Anexo.
§ 1º Deverão ser editados, no mínimo, instrumentos complementares sobre:
I - digitalização de documentos arquivísticos;
II - padrão institucional de metadados;
III - interoperabilidade arquivística e tecnológica;
IV - segurança da informação, controle de acesso, registros de auditoria,
cópias de segurança e tratamento de incidentes;
V - operação, auditoria, verificação de integridade e controle de versões do RDC-Arq;
VI - avaliação, descarte seguro e transferência digital; e
VII - monitoramento e avaliação da Política.
§ 2º Os instrumentos complementares de que trata o § 1º detalharão
aspectos técnicos, operacionais e procedimentais relacionados à gestão, à preservação,
à digitalização, aos metadados, à interoperabilidade, à segurança da informação, à
capacitação, ao monitoramento e à avaliação de documentos digitais.