PORTARIA PRES/INSS Nº 1.937, DE 23 DE MARÇO DE 2026 (parte 2 de 2)

ANEXO
REGIMENTO INTERNO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS - CPAD
CAPÍTULO I
DA FINALIDADE
Art. 1º A CPAD tem a finalidade de deliberar sobre o processo de análise,
avaliação e seleção da documentação arquivística, com o objetivo de estabelecer prazos
de guarda e destinação final do acervo de documentos no âmbito do INSS.
CAPÍTULO II
DA CONSTITUIÇÃO
Art. 2º A CPAD será constituída por equipe multiprofissional, com
representantes das Diretorias, da Auditoria-Geral, da Corregedoria-Geral, da Procuradoria
Federal Especializada, do Gabinete da Presidência e de Arquivistas lotados na Divisão de
Gestão de Documentação e Informação - DGDIN.
§ 1º O Presidente da CPAD será o chefe da DGDIN.
§ 2º O Secretário da CPAD será indicado pelo chefe da DGDIN.
§ 3º Os membros e suplentes serão indicados pelas chefias dos órgãos
seccionais e específicos singulares e do Gabinete da Presidência do INSS.
§ 4º Os membros serão nomeados pelo Presidente do INSS por Portaria,
permanecendo no exercício das funções até eventual substituição.
§ 5º A participação eventual de especialistas para subsidiar os trabalhos será
permitida, quando necessário.
CAPÍTULO III
DA COMPETÊNCIA
Art. 3º A CPAD possui as seguintes competências:
I - aprovar as Listagens de Eliminação de Documentos;
II - propor a eliminação de documentos, a ser aprovada pelo Arquivo
Nacional, obedecidos os prazos de guarda e destinação estabelecidos na Tabela de
Temporalidade e Destinação de Documentos, relativos às atividades-meio e atividades-fim
do INSS; e
III - elaborar bem como enviar proposta da inserção de descritores ou
qualquer outra alteração ao Código de Classificação de Documentos de Arquivo relativos
às atividades-meio da Administração Pública, bem como à Tabela de Temporalidade e
Destinação de Documentos da atividade-meio, ao Arquivo Nacional.
CAPÍTULO IV
DAS ATRIBUIÇÕES DO PRESIDENTE
Art. 4º O Presidente da CPAD possui as seguintes competências:
I - dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da CPAD;
II - presidir e encaminhar os trabalhos nas reuniões;
III - decidir sobre convocações;
IV - delegar responsabilidades;
V - proferir voto de desempate;
VI - zelar pelo cumprimento das normas e decidir sobre questões omissas;
VII - elaborar edital de ciência de eliminação de documentos e encaminhá-lo
para publicação;
VIII - encaminhar as Listagens de Eliminação de Documentos ao Presidente do
INSS para aprovação e assinatura;
IX - orientar a adoção dos instrumentos de classificação e temporalidade;
X - propor:
a) constituição de grupos de trabalho; e
b) alterações no Regimento Interno;
XI - prestar informações aos órgãos internos e externos no que concerne às
competências e atividades da CPAD.
CAPÍTULO V
DAS ATRIBUIÇÕES DO SECRETÁRIO
Art. 5º A Secretaria-Executiva da CPAD será exercida pela DGDIN, competindo
ao Secretário:
I - fazer a pauta das reuniões;
II - substituir o Presidente da CPAD nas suas faltas e impedimentos;
III - convocar, por determinação do Presidente da CPAD, as reuniões
ordinárias e extraordinárias;
IV - providenciar toda infraestrutura necessária ao funcionamento da CPAD;
V - elaborar e expedir atas das reuniões em até 5 (cinco) dias após a sua
realização; e
VI - constituir bem como manter acessível o arquivo das atas e demais
documentos da CPAD.
CAPÍTULO VI
DAS ATRIBUIÇÕES DOS MEMBROS
Art. 6º Os membros possuem as seguintes competências:
I - participar e colaborar com os trabalhos da CPAD;
II - elaborar pareceres técnicos sobre assunto de seu conhecimento ou áreas
de atuação;
III - encaminhar:
a) as sugestões de pauta ao Secretário, com antecedência mínima de 10 (dez)
dias; e
b) os relatórios de atividades executadas in loco ao Secretário;
IV - propor minutas de atos que aperfeiçoem o tratamento da matéria ao
Secretário, sempre que necessário;
V - zelar pelo cumprimento e aplicação das normas estabelecidas dentro da
Política de Gestão de Documentos e Informações do INSS, fazendo cumprir este
Regimento Interno, os objetivos e as competências da CPAD assim como a conservação
da memória institucional;
VI - dar:
a) ciência sobre os assuntos tratados pela CPAD no âmbito da unidade pela
qual foi indicado; e
b) encaminhamento aos questionamentos da CPAD referentes à unidade pela
qual foi indicado.
Parágrafo único. Os membros suplentes substituirão os membros efetivos em
suas ausências, impedimentos e afastamentos, podendo assistir as reuniões, fazer uso da
palavra e participar das votações.
CAPÍTULO VII
DO FUNCIONAMENTO
Art. 7º A CPAD se reunirá sob a coordenação do seu Presidente.
Art. 8º As reuniões ordinárias ocorrerão semestralmente e deverão ser
convocadas com antecedência mínima de 5 (cinco) dias.
Art. 9º As reuniões extraordinárias deverão ser convocadas com antecedência
mínima de quarenta e oito horas, a critério do Presidente da CPAD ou por solicitação de
qualquer um dos membros da Comissão, por meio do e-mail institucional.
Art. 10. As reuniões serão realizadas, preferencialmente, de forma on-line,
podendo também ocorrer na sede da Administração Central do INSS ou em qualquer
unidade descentralizada do órgão.
Parágrafo único. A estimativa dos custos com deslocamentos dos membros da
CAPD para outros entes federativos será feita no ano de entrada em vigor desta Portaria
e nos dois anos subsequentes, com certificação da disponibilidade orçamentária e
financeira, caso as reuniões não sejam realizadas por videoconferência.
Art. 11. As reuniões da CPAD acontecerão com o quórum mínimo de maioria
simples dos membros efetivos.
Art. 12. As matérias que exijam deliberação serão decididas em votação entre
os membros, exigida a maioria simples dos votos para a sua aprovação.
Art. 13. As reuniões da CPAD deverão ser registradas em atas próprias.