PORTARIA MRE Nº 638, DE 9 DE DEZEMBRO DE 2025 (parte 1 de 2)

PORTARIA MRE Nº 638, DE 9 DE DEZEMBRO DE 2025
Dispõe sobre a reabertura do serviço de pesquisa no
arquivo do Ministério das Relações Exteriores, em
Brasília.
O MINISTRO DE ESTADO DAS RELAÇÕES EXTERIORES, no uso das atribuições
que lhe conferem o art. 87, parágrafo único, inciso II e IV, da Constituição da República
Federativa do Brasil e o art. 44 da Lei nº 14.600, de 19 de junho de 2023, em observância
ao art. 17, § 1º, da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, à Lei nº 12.527, de 18 de
novembro de 2011, e à Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, bem como em
consonância com a Súmula 01/2015 da Comissão Mista de Reavaliação de Informações,
resolve:
Art. 1º Esta Portaria dispõe sobre as normas e os procedimentos relativos ao
funcionamento do serviço de pesquisa no arquivo do Ministério das Relações Exteriores em
Brasília.
Art. 2º Para fins do disposto nesta Portaria, consideram-se as seguintes
definições:
I - Arquivo do Ministério das Relações Exteriores em Brasília: repositório de
informações públicas, classificadas, sigilosas, pessoais e sensíveis de valor histórico,
probatório e informativo, armazenadas em formato físico ou digital.
II - Serviço de pesquisa: conjunto de atividades voltadas a viabilizar o acesso a
informações contidas em documentos do arquivo físico e digital do Ministério das Relações
Exteriores;
III - Informação pessoal protegida pela legislação: compreende os dados
pessoais de que trata a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, e a informação pessoal,
nos termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;
IV - Informação sigilosa protegida por legislação: aquela submetida à restrição
de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do
Estado, nos termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;
V - Tratamento da informação: conjunto de ações referentes a produção,
recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão,
distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle
da informação;
VI - Área responsável: unidade administrativa do Ministério das Relações
Exteriores que detém a competência sobre o tema objeto da pesquisa, nos termos do
Regulamento Interno do Ministério das Relações Exteriores (RISE).
Art. 3º A gestão e manutenção do arquivo físico é responsabilidade da Divisão
de Comunicação e Arquivo (DCA), que deverá assegurar a preservação, organização e
acesso às informações, respeitando as restrições legais e regulamentares aplicáveis.
Art.4º Cabe às áreas responsáveis pelos temas pesquisados o tratamento de
dados para fins de acesso.
Do pedido de acesso
Art. 5º As solicitações de pesquisa ao arquivo serão processadas conforme os
trâmites previstos nesta Portaria, que institui rito específico e simplificado.
Art. 6º As solicitações de pesquisa ao arquivo deverão ser formalizadas por
meio do preenchimento e envio de formulário eletrônico disponibilizado pela DCA, ao qual
deverão ser anexados o Termo de Escopo da Pesquisa (TEP) e o Termo de Ciência e
Responsabilidade (TCR), na forma dos Anexos I e II desta Portaria.
§ 1º Não havendo especificação suficiente das informações demandadas, a DCA
poderá instar o pesquisador a definir melhor o escopo da pesquisa e, permanecendo a
indefinição, a DCA selecionará, a seu critério, o conjunto de informações a serem
disponibilizadas.
§ 2º Após formalizada a solicitação, a DCA deverá entrar em contato com o
pesquisador, em prazo não superior a 10 dias úteis, a fim de informar a conformidade do
pedido ou, alternativamente, solicitar informações adicionais.
Art. 7º Não serão atendidas as solicitações de acesso ao setor de pesquisas
quando:
I - Não estiverem em conformidade com o disposto no Art. 13 do Decreto nº
7.724, de 16 de maio de 2012, que regulamenta a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de
2011 (Lei de Acesso à Informação); e
II - Não forem preenchidos o Termo de Escopo da Pesquisa (TEP) e o Termo de
Ciência e Responsabilidade (TCR), mencionados no Art. 6º.
Art. 8º Caso seja verificada a impossibilidade de disponibilização total ou parcial
da informação solicitada, o pesquisador poderá solicitar reavaliação do pedido dentro do
prazo de 10 dias úteis, a contar da sua ciência.
Parágrafo único. A solicitação será dirigida à chefia do Departamento de
Tecnologia e Gestão da Informação (DTIC) do Ministério das Relações Exteriores, que terá
10 dias úteis para respondê-la.
Da concessão do acesso ao material da pesquisa
Art. 9º Acolhida a solicitação de pesquisa, a DCA iniciará as diligências
necessárias para viabilizar o acesso às informações, cuja disponibilização deverá observar
as seguintes etapas:
I - A DCA organizará as informações já tratadas pelas áreas responsáveis e não
sujeitas a classificação ou restrição de acesso.
II - A DCA entrará em contato com as áreas responsáveis para comunicar a
existência de informação ainda não tratada e, em se tratando de documentos mantidos no
arquivo físico, providenciará seu envio a essas áreas, para tratamento.
III - Após contatadas pela DCA, as áreas responsáveis terão 20 dias úteis para
tratar a informação objeto de pesquisa, ou solicitar extensão do prazo por 10 dias úteis
adicionais, mediante justificativa.
IV - Concluídas as providências mencionadas nas etapas anteriores, a DCA
informará ao pesquisador disponibilidade de dia e hora e as instruções para dar início à
consulta da informação solicitada.
Parágrafo único. Na hipótese de não ser possível providenciar de uma só vez,
em tempo hábil, a integralidade das informações solicitadas, a DCA poderá proceder à
disponibilização em etapas, em cronograma estabelecido com a concordância do
pesquisador.
Art. 10 No atendimento da solicitação de pesquisa ao arquivo, será
disponibilizado ambiente próprio, com o acompanhamento de funcionário da DCA, a fim de
assegurar a correta manipulação dos documentos.
§ 1º Durante todo o período de permanência nas dependências do Ministério
das Relações Exteriores, o pesquisador deverá observar as normas e procedimentos
internos relativos à circulação no ambiente e à conservação e manuseio documental,
definidos pela DCA.
Disposições finais
Art. 11 Ficam aprovados, na forma do Anexo I, o Termo de Escopo da Pesquisa
(TEP), e, na forma do Anexo II, o Termo de Ciência e Responsabilidade (TCR), que deverão
ser preenchidos e assinados pelos pesquisadores, sob pena de indeferimento da
solicitação.
Art. 12 A DCA manterá registro de todas as solicitações de acesso ao setor de
pesquisa.
Art. 13 Fica delegada ao Departamento de Tecnologia e Gestão da Informação
(DTIC) a competência para atualizar e decidir sobre eventual revisão ou aplicação diversa
de quaisquer procedimentos estabelecidos na presente Portaria.
Art. 14 Esta Portaria entra em vigor em 1º de janeiro de 2026.
MAURO VIEIRA