PORTARIA CADE Nº 534, DE 17 DE NOVEMBRO DE 2025 (parte 1 de 2)

PORTARIA CADE Nº 534, DE 17 DE NOVEMBRO DE 2025
Dispõe sobre a Política Arquivística do Conselho
Administrativo de Defesa Econômica - Cade.
O PRESIDENTE DO CONSELHO ADMINISTRATIVO DE DEFESA ECONÔMICA -
CADE, no uso de suas atribuições legais, em conformidade com:
a) a Constituição Federal de 1988 que, em seu Art. 216, §2º, dispõe que cabe
à Administração Pública a gestão da documentação pública, assim como as providências
para franquear sua consulta a quantos dela necessitarem;
b) o Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei nº 8.159,
de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados que, em seu Art. 3º, considera gestão de documentos, como sendo o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a eliminação ou recolhimento
para guarda permanente;
c) o Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, que regulamenta a Lei nº
12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso às informações públicas
e dá outras providências;
d) o Decreto nº 12.599, de 28 de agosto de 2025, que Altera o Decreto nº
4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;
e) os Instrumentos Normativos (Resoluções, Portarias, Instruções Normativas)
em vigor e demais que vierem a ser criados concernentes à Gestão dos Documentos
Arquivísticos no Cade, resolve:
Art. 1º Instituir a Política Arquivística visando assegurar a gestão, o acesso e a
preservação dos documentos produzidos ou recebidos pela Instituição em decorrência de
suas atividades-meio e suas atividades-fim, no âmbito do Conselho Administrativo de
Defesa Econômica - Cade.
§ 1° Aplica-se aos documentos de arquivo de todas as unidades do Cade,
independente da natureza, suporte ou formato, inclusive aos documentos digitais.
§ 2° Deverá estar em conformidade com a legislação e normas vigentes
relacionadas à segurança da informação, proteção de dados pessoais, confidencialidade e
classificação da informação e demais disposições correlatas definidas pelo Cade.
§ 3° Integram, também, a presente Política, normas gerais e específicas de
gestão de documentos, bem como os seguintes conceitos: do Anexo I.
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 2º Esta Política se aplica aos servidores, estagiários, bolsistas e
colaboradores da Presidência, Corregedoria, Auditoria, Procuradoria Federal Especializada,
Diretoria de Administração e Planejamento, Departamento de Estudos Econômicos,
Tribunal Administrativo de Defesa Econômica, Superintendência-Geral e demais unidades.
Art. 3° Para os efeitos desta Política, os documentos de arquivo são
classificados em correntes, intermediários e permanentes:
I. São documentos correntes aqueles que estão em curso ou que, mesmo que
sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes;
II. São documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos
setores que os produziram e/ou receberam por razões de interesse administrativo,
aguardam recolhimento para guarda permanente ou eliminação;
III. São permanentes os documentos que apresentam valor histórico, probatório
e/ou informativo, devendo ser preservados definitivamente.
CAPÍTULO II
DAS DIRETRIZES E DOS OBJETIVOS
Art. 4°. São diretrizes gerais desta Política:
I. Normatizar as atividades de gestão, preservação e acesso no âmbito do Cade;
II. Promover a gestão e a preservação dos documentos, fomentando o acesso e
a cultura de transparência neste Conselho;
III. Observar as recomendações técnicas do Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ), do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública
Federal (SIGA), da Subcomissão de Coordenação do SIGA do Ministério da Justiça e
Segurança Pública (SubSIGA - MJSP) e da legislação quanto ao desenvolvimento das
atividades arquivísticas de gestão, preservação e acesso, inclusive no uso de sistemas
informatizados;
IV. Promover ações de orientação e capacitação quanto à gestão, preservação
e acesso de documentos para os servidores e colaboradores do Cade;
V. Colaborar junto a outras instituições para o desenvolvimento de estudos e
trabalhos sobre arquivos;
VI. Integrar a preservação de documentos às atividades de produção,
classificação, avaliação, descrição, aquisição e difusão no Cade;
VII. Fomentar a governança arquivística incentivando o desenvolvimento de um
conjunto de ações em rede e de forma colaborativa na formulação de estratégias
arquivísticas.
Parágrafo Único. Estas diretrizes são fundamentadas no campo científico da
Arquivologia e acompanham as boas práticas do cenário nacional e internacional
arquivístico, devendo ser aplicadas tanto para a gestão dos documentos analógicos quanto
para os digitais, salvo especificidades.
Art. 5º São objetivos desta Política:
I. Atender ao disposto na legislação vigente;
II. Aplicar princípios da Administração Pública na gestão, preservação e acesso
aos documentos;
III. Garantir o acesso a documentos, dados e informações, conforme a Lei de
Acesso à Informação (LAI);
IV. Promover a proteção de dados pessoais em documentos, dados e
informações, conforme a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD);
V. Implementar a gestão documental em todos os âmbitos deste Conselho;
VI. Garantir a recuperação e o acesso aos documentos de arquivo e às suas
informações;
VII. Contribuir com a preservação da memória institucional e salvaguarda do
patrimônio documental deste Conselho.
CAPÍTULO III
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
Art. 6º São diretrizes da Gestão de Documentos:
I. Garantir a produção, tramitação e utilização dos documentos, para manter
suas características de autenticidade, confiabilidade e acessibilidade;
II. Garantir a classificação arquivística e a descrição de documentos de arquivo
nas unidades do Cade para torná-los recuperáveis e acessíveis;
III. Assegurar o arquivamento, a transferência e o recolhimento de documentos,
observando os prazos de guarda e a destinação final, conforme previsto nas tabelas de
temporalidade de documentos e nos normativos vigentes;
IV. Garantir que a eliminação de documentos ocorra somente após o processo
de avaliação conduzido pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do
(CPAD/Cade), devidamente disposto em norma específica;
V. Adotar práticas sustentáveis quanto ao descarte de documentos resultantes
do processo de eliminação;
§ 1º Os procedimentos de gestão de documentos deverão seguir normativos
específicos, na ausência desses, caberá ao SIDOC dispor sobre a matéria.
§ 2º As exceções relacionadas a função arquivística de avaliação (incluída a
eliminação de documentos) deverão ser submetidas à apreciação da CPAD/Cade.
§ 3º A classificação arquivística não se refere ao sigilo, sendo esta tratada por
normativa específica emitida por este Conselho.
CAPÍTULO IV
DA PRESERVAÇÃO
Art. 7º São diretrizes de Preservação de Documentos:
I. Desenvolver a preservação de documentos como esforço contínuo e
ordenado;
II. Assegurar a guarda e a preservação dos documentos de arquivo do Cade;
III. Estabelecer e compartilhar as responsabilidades dos diversos agentes pela
preservação dos documentos arquivísticos, em diferentes níveis de atuação, na produção,
utilização e guarda de documentos;
IV. Definir as estratégias de preservação de documentos conforme as
particularidades do Cade e as recomendações do Conselho Nacional de Arquivos -
CONARQ;
V. Desenvolver ações de conservação preventiva e, quando necessário, a
restauração de documentos, no âmbito do Cade;
VI. Promover a preservação dos documentos digitais no Cade;
VII. Empregar medidas para minimizar a deterioração da documentação e a
obsolescência tecnológica em nível de hardware, software, mídias de armazenamento e
formatos de arquivo;
VIII. Adotar softwares, sistemas, formatos e outras tecnologias associadas ao
acesso e à preservação de documentos digitais observando recomendações técnicas e
adotar, preferencialmente, os padrões abertos.
Art. 8º As estratégias de preservação devem ser incorporadas em todo o ciclo
de vida do documento, incluindo as etapas de planejamento, implementação e avaliação
das ações, a fim de que não haja perda nem adulteração dos registros.
Parágrafo Único. A preservação de documentos arquivísticos deverá ser
regulamentada em normativos específicos.
CAPÍTULO V
DA CUSTÓDIA
Art. 9º Todos os documentos produzidos ou recebidos no exercício das
atividades deste Conselho constituem responsabilidade institucional da SIDOC/Arquivo, que
deverá assegurar sua adequada custódia, gestão, preservação e acesso.
§ 1º A guarda física de documentos poderá ser realizada, em caráter subsidiário
e temporário, por meio de contratação de serviços especializados, exclusivamente quando
demonstrada impossibilidade material de guarda nas instalações do Cade, desde que
observados os seguintes requisitos:
I. Garantia de planejamento, supervisão, fiscalização e controle contínuo dos
serviços contratados, por servidores do SIDOC;
II. Observância das especificações técnicas, de segurança e de preservação
estabelecidas em normativo específico, em conformidade com as diretrizes do CONARQ e,
na ausência deste, das condições estabelecidas no edital de licitação, observada a
legislação de regência;
III. Garantia do acesso aos documentos nos termos da legislação vigente;
IV. Preservação do direito de retomada da guarda pelo Cade a qualquer
tempo.
§ 2º A contratação de que trata o §1º não implica transferência da
responsabilidade institucional pela gestão e custódia documental, que permanece
integralmente com o Cade.
§ 3º O Cade adotará, como diretriz estratégica, a progressiva internalização da
custódia documental, mediante disponibilidade de infraestrutura adequada própria.
Art. 10. Para os acervos definidos como de caráter permanente, deverá ser
disponibilizado tratamento técnico adequado, tanto do ponto de vista arquivístico como da
conservação e restauração, visando sua preservação, reúso e acesso contínuo em longo
prazo.
Art. 11. Para os acervos produzidos por outras instituições e ou pessoas que
possam vir a ser do interesse do Cade, estes deverão ser previamente avaliados para posterior
parecer técnico do SIDOC sobre as condições de tratamento, guarda e acesso dos mesmos.
CAPÍTULO VI
DO ACESSO E DA DIFUSÃO
Art. 12. São diretrizes de Acesso e Difusão:
I. Fomentar a cultura de transparência;
II. Promover a divulgação de informações de interesse público de forma ativa,
priorizando o uso de Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs);
III. Manter os documentos de arquivo recuperáveis e acessíveis,
independentemente da unidade responsável por sua guarda ou suporte de
armazenamento;
IV. Atender às solicitações de acesso aos documentos de forma que respeite os
princípios legais de restrição e acesso;
V. Consolidar a cultura de transparência no Cade, por meio de ações de
conscientização e capacitação quanto a disponibilidade e acesso às informações;
VI. Promover a difusão, preservando e valorizando os documentos de arquivo e
a memória do Cade, inclusive por meio de ações educativas e culturais;
Parágrafo Único. O acesso aos documentos classificados em grau de sigilo
obedecerá ao disposto nas legislações pertinentes e ao Regimento do Cade.
Art. 13. O Cade deverá garantir a digitalização de documentos de forma
racionalizada e padronizada, objetivando o acesso, a difusão e a proteção aos originais, que
serão regulamentadas em normativos específicos emitidos pelo SIDOC.
Art. 14. A elaboração de instrumentos de pesquisa deverá ser uma das formas
de divulgação e socialização do patrimônio documental.
Art. 15. Viabilizar a utilização de softwares, protocolos, formatos abertos e
autossustentáveis que permitam o intercâmbio de informações e documentos entre
instituições e usuários em âmbito nacional e internacional.
CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 16. O SIDOC deverá ser consultado para tomada de decisões relativas às
matérias tratadas nesta Política Arquivística.
Art. 17. Os casos omissos relativos à Política Arquivística deverão ser analisados
pelo SIDOC.
Art. 18. Esta Política deverá ser revisada e atualizada sempre que necessário.
Art. 19. Esta Política entra em vigor na data de sua publicação.