INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 7/SEI-MCOM, DE 13 DE AGOSTO DE 2025 (parte 1 de 2)

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 7/SEI-MCOM, DE 13 DE AGOSTO DE 2025
Dispõe sobre os procedimentos gerais para o
desenvolvimento das atividades de protocolo, no
âmbito do Ministério das Comunicações.
O MINISTRO DE ESTADO DAS COMUNICAÇÕES, no uso das atribuições
conferidas pelo art. 87, parágrafo único, inciso II, da Constituição, e tendo em vista o
disposto no Decreto nº 12.537, de 27 de janeiro de 2025, resolve:
Art. 1º Ficam estabelecidos os procedimentos gerais para o desenvolvimento
das atividades de protocolo, no âmbito do Ministério das Comunicações.
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Seção I
Dos Objetivos
Art. 2º A presente Instrução Normativa tem por objetivo:
I - definir e uniformizar os procedimentos pertinentes às atividades de
protocolo, no âmbito do Ministério das Comunicações;
II - padronizar o atendimento ao público interno e externo ao Ministério, nas
tratativas de competência do Serviço de Protocolo;
III - definir as rotinas de envio e recebimento externo de processos e
documentos digitais pelo Sistema Eletrônico de Informações - SEI-MCom;
IV - regulamentar as rotinas de gestão do envio dos atos oficiais para
publicação no Diário Oficial da União; e
V - regulamentar as rotinas de edição, elaboração e disponibilização dos
Boletins de Serviço Eletrônico do Ministério.
Seção II
Das Definições, Siglas e Abreviaturas
Art. 3º Para efeitos desta Instrução Normativa, considera-se:
I - arquivo: conjunto de documentos produzidos e recebidos pelo Ministério
em decorrência do exercício de suas atividades regimentais, em qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos documentos;
II - arquivo corrente: conjunto de documentos, em tramitação ou não, que,
pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu,
a quem compete a sua administração;
III - arquivo intermediário: conjunto de documentos originários de arquivos
correntes, com pouco uso, que aguarda destinação;
IV - atividades de protocolo: atividades de recebimento, classificação,
registro, distribuição, controle da tramitação, expedição e autuação de documentos
avulsos para formação de processos, bem como os respectivos procedimentos
decorrentes;
V - atos oficiais: ato jurídico praticado pela Administração Pública, que se
refere aos poderes da União, no que tange a sua organização administrativa;
VI - Aviso de Recebimento - AR: serviço complementar dos Correios que
permite a comprovação de recebimento, disponível no Ministério para Carta Registrada,
Sedex, Sedex 10 e PAC;
VII - classificação: atribuição de um descritor e/ou um código a documentos,
avulsos ou processos, resultantes de uma mesma função ou atividade, como forma de
agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação,
seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso aos documentos;
VIII - Código de Classificação de Documentos - CCD: instrumento de gestão
arquivística utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido
por um órgão no exercício de suas funções e atividades;
IX - colaborador: funcionário de empresa de terceirização que possua
contrato vigente com o Ministério;
X - correspondência: espécie de comunicação escrita, expedida ou recebida,
que circula nas unidades do Ministério, à exceção dos processos, subdividida em:
a) correspondência ou encomenda de natureza particular: aquela de
interesse pessoal de servidor ou colaborador do Órgão; e
b) correspondência oficial: aquela que trata de interesse específico das
atividades do Órgão, trocada entre este e outras instituições, governamentais ou
particulares.
XI - digitalização: processo de conversão de um documento para o formato
digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner;
XII - documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o
suporte ou formato;
XIII - documento digital: informação registrada, codificada em dígitos
binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:
a) nato-digital: documento criado originariamente em meio eletrônico; ou
b) digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento
não digital, gerando uma fiel representação em código digital.
XIV - documento externo: documento arquivístico digital não produzido
diretamente no SEI-MCom;
XV - documento interno: documento produzido no SEI-MCom;
XVI - documento ou processo ostensivo: documento sem qualquer restrição
de acesso;
XVII - equipe de gestão negocial do SEI: equipe responsável por executar as
atividades de gestão documental, acompanhamento, padronização e esclarecimento
sobre as regras de negócio, otimização dos processos de negócio envolvidos e análise
de possíveis integrações de sistemas com o SEI do Ministério das Comunicações;
XVIII - expedição: ato de envio do documento ou processo para destinatário
externo ao Ministério;
XIX - extensão: indicação da codificação utilizada para armazenamento de
conjuntos de dados agrupados e organizados, disponível para visualização ou edição por
programas específicos de computador;
XX - informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de
acesso público em razão de hipótese legal de sigilo;
XXI - interessado: pessoa física ou jurídica diretamente afetada pelas
decisões tomadas em relação ao objeto de análise do documento, avulso ou
processo;
XXII - modalidade de correspondência: tipo de remessa da correspondência
a ser expedida;
XXIII - Número Único de Protocolo - NUP: código numérico que identifica, de
forma única e exclusiva, cada processo autuado no âmbito do Ministério das
Comunicações;
XXIV - peticionamento eletrônico: envio, diretamente por usuário externo
previamente cadastrado, de documentos digitais, visando a formar novo processo ou a
compor processo já existente;
XXV - Processo Eletrônico Nacional - PEN: infraestrutura pública de processo
administrativo eletrônico, que visa à obtenção de substanciais melhorias no
desempenho da gestão processual, com ganhos em agilidade, produtividade, satisfação
do público usuário e redução de custos;
XXVI - processo administrativo eletrônico: conjunto de atos administrativos
com a finalidade de constituir, modificar, resguardar ou extinguir direitos e obrigações
à própria administração pública e aos administrados, registrados e disponibilizados em
meio eletrônico;
XXVII - remetente: instituição ou pessoa que encaminha o documento ou
correspondência;
XXVIII - serviço complementar: serviço opcional aos serviços de postagem,
oferecido pelos Correios;
XXIX - serviços telemáticos: tecnologia que permite a comunicação à
distância entre serviços de informática por meio de redes de telecomunicações,
dividindo-se em:
a) carta via internet: solução de comunicação digital criada pelos Correios, no
qual os dados da mensagem enviada são captados eletronicamente e depois
processados para que ocorra a produção e entrega da carta em meio físico; e
b) telegrama: serviço de mensagens com entrega ao destinatário em até 4
horas, se postado até às 14 horas, com tratamento prioritário e aceito em todo o
território nacional.
XXX - servidor: pessoa legalmente investida em cargo ou em emprego
público no Ministério das Comunicações;
XXXI - Sistema Eletrônico de Informações - SEI: sistema oficial de
informações, documentos e processos eletrônicos no âmbito do Ministério das
Comunicações;
XXXII - suporte: material onde são registradas as informações;
XXXIII - Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos - TTDD:
instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina
prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, o recolhimento ou a
eliminação de documentos;
XXXIV - tipo de processo: categoria atribuída a processos no SEI, a fim de
agrupar aqueles que tratam do mesmo assunto e que apresentam classificação de
assuntos, temporalidade para guarda específicas e níveis de acesso pré-definidos;
XXXV - Tramita.GOV.BR: plataforma centralizada que permite o trâmite de
processos ou documentos administrativos digitais de maneira segura e com
confiabilidade de entrega entre órgãos ou entidades que possuem os mais diferentes
sistemas de processo administrativo eletrônico, desde que estejam integrados à
plataforma;
XXXVI - tramitação: curso do documento, desde a sua criação ou recepção,
até o cumprimento de sua função administrativa, também referido como
movimentação;
XXXVII - transferência: passagem de documentos do arquivo corrente para o
arquivo intermediário;
XXXVIII - Serviço de Protocolo: unidade organizacional ou unidade
administrativa que tenha, independentemente de sua denominação e posição
hierárquica, as atividades de recebimento, classificação, autuação, registro, distribuição,
controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos;
XXXIX - usuário externo: pessoa natural externa ao Ministério que, mediante
cadastro prévio, está autorizada a ter acesso ao SEI do Ministério para a prática de atos
processuais em nome próprio ou na qualidade de representante de pessoa jurídica ou
de pessoa natural; e
XL - usuário interno: servidor, colaborador ou empregado público, em
exercício em qualquer das unidades da administração direta deste Ministério que tenha
acesso, de forma autorizada, a informações produzidas ou custodiadas no SEI deste
órgão.
CAPÍTULO II
DAS ATIVIDADES DE PROTOCOLO
Seção I
Do Recebimento, Classificação e Registro
Subseção I
Dos Documentos Não-digitais
Art. 4º Os documentos e processos de caráter oficial e ostensivo em suporte
não digital, destinados ao Ministério das Comunicações e protocolados presencialmente,
serão recebidos pelo Serviço de Protocolo do Ministério, que deverá proceder à sua
conferência, classificação, registro e autuação em meio eletrônico.
§ 1º O Serviço de Protocolo emitirá comprovante de recebimento dos
documentos e processos, por meio da impressão da folha de rosto com o Número
Único de Protocolo gerado, após a digitalização e captura do processo ou documento
físico para o SEI-MCom e devolução do original para o peticionante.
§ 2º O comprovante de que trata o § 1º deverá ser entregue ao peticionante
juntamente com o processo ou documento original no momento de sua devolução.
§ 3º Se recebido por via postal, no momento da recepção, será verificada a
integridade do invólucro em que está depositado o documento ou processo.
§ 4º Havendo danos no invólucro, o fato deverá ser registrado no ato do
recebimento e comunicado à autoridade competente.
§ 5º Caso o invólucro esteja violado ou excessivamente danificado, o Serviço
de Protocolo poderá recusar seu recebimento.
§ 6º A classificação citada no caput deste artigo obedecerá a Portaria
AN/MGI nº 174, de 23 de setembro de 2024, quanto aos documentos e processos
relacionados às atividades-meio, e a Portaria AN/MGI nº 210, de 31 de março de 2025,
quanto aos documentos relacionados às atividades finalísticas do Ministério.
Art. 5º Nos casos em que o interessado queira protocolar documentos ou
processos físicos que não sejam destinados ao Ministério das Comunicações, caberá ao
Serviço de Protocolo recusar o recebimento e orientar o interessado, quando couber.
Parágrafo único. Nos casos em que forem identificados documentos
recebidos pelos Correios que não se destinam ao Ministério, caberá ao Serviço de
Protocolo providenciar a devolução ao remetente ou encaminhamento ao órgão de
destino, conforme a viabilidade.
Art. 6º O documento ou processo de caráter oficial e ostensivo, recebido em meio
físico, será digitalizado conforme as suas respectivas especificidades, nos termos do art. 9º
desta Instrução Normativa e do Anexo I do Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020.
§ 1º A digitalização de documentos será:
I - realizada com resolução mínima de 300 dpi;
II - submetida a tratamento por Reconhecimento Óptico de Caracteres - OCR
antes de sua inserção no SEI-MCom;
III - limitada a duzentas folhas por arquivo ou até o limite do termo de
encerramento; e
IV - acompanhada da conferência da integridade do documento
digitalizado.
§ 2º Os processos com mais de duzentas folhas serão fragmentados em mais
de um documento digital no momento de sua digitalização, salvo nos casos em que a
fragmentação rompa o inteiro teor da última peça documental.
§ 3º A conferência da integridade do documento digitalizado de que trata o
inciso IV deverá ser efetuada de acordo com o art. 3º da Lei nº 12.682, de 9 de julho
de 2012, por servidores, empregados e colaboradores terceirizados em exercício no
Ministério.
§ 4º Após a digitalização, o Serviço de Protocolo deverá incluir o documento
ou processo no SEI-MCom, mantendo o NUP original, quando houver.
Art. 7º O documento ou processo digitalizado deverá ser incluído no SEI-
MCom mantendo o tipo de processo indicado na capa do processo físico ou, quando
não houver indicação ou equivalência, caberá ao Serviço de Protocolo selecionar o tipo
de processo mais adequado ao caso, dentre os disponíveis no sistema, podendo tal
seleção ser alterada pela unidade destinatária, quando necessário.
§ 1º A seleção de tipo de processo de que trata o caput deverá observar as
classes constantes nos códigos de classificação de documentos vigentes no Órgão.
§ 2º Os documentos digitalizados que se relacionem com processos correntes
no Órgão deverão ser juntados ao processo cujo NUP foi indicado pelo remetente ou
peticionante.
§ 3º Nos casos em que não haja indicação do NUP do processo, o Serviço
de Protocolo poderá autuar o documento como novo processo no SEI-MCom e tramitá-
lo à unidade de destino responsável pela continuidade do andamento.
Art. 8º Os documentos e processos em suporte físico recebidos e
identificados como de caráter oficial e ostensivo somente serão encaminhados às
unidades destinatárias, via SEI-MCom, após a digitalização e inclusão de que tratam os
arts. 6º e 7º desta Instrução Normativa.
Art. 9º A digitalização de que tratam os arts. 6º e 7º desta Instrução
Normativa será efetuada no momento do recebimento de documentos, podendo o
Serviço de Protocolo:
I - proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-
lo imediatamente ao interessado; ou
II - protocolizar o documento original acompanhado de cópia simples,
hipótese em que o operador do Serviço de Protocolo atestará a conferência da cópia
com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e
descartará a cópia simples após a sua digitalização.
Parágrafo único. Nos casos de restrição técnica ou de grande volume de
documentos, a digitalização poderá ser efetuada em até 5 (cinco) dias úteis.
Art. 10. Os documentos originais deverão ser guardados pelo peticionante
para fins de posterior comprovação, caso haja necessidade.
§ 1º Após a digitalização de processos e documentos recebidos por meio de
correspondência, o interessado poderá requerer junto ao Ministério a restituição dos
documentos originais.
§ 2º Os documentos que não forem devolvidos aos remetentes poderão ser
transferidos para a unidade de Arquivo Central do Ministério, após o devido tratamento
arquivístico, mediante guia de transferência, conforme procedimentos previstos em
normativo interno.
Art. 11. É expressamente vedado ao Serviço de Protocolo o recebimento de
correspondências e encomendas consideradas de natureza particular.
Parágrafo único. O Serviço de Protocolo procederá à imediata devolução das
correspondências e encomendas consideradas de natureza particular.
Subseção II
Dos Documentos Digitais
Art. 12. Qualquer interessado que necessite interagir com os atos processuais
eletrônicos no âmbito deste Ministério deve, obrigatoriamente, observar o disposto no
art. 62 da Instrução Normativa nº 4/SEI-MCOM, de 20 de janeiro de 2025.
Art. 13. São considerados, para fins de recebimento, classificação e registro,
os processos e/ou documentos digitais encaminhados via:
I - Peticionamento eletrônico;
II - Tramita.GOV.BR; e
III - Protocolo.GOV.BR.
§ 1º Não serão aceitos processos e documentos recebidos por e-mail, na
caixa de mensagem pertencente ao Serviço de Protocolo.
§ 2º A classificação citada no caput deste artigo deverá observar as classes
constantes nos códigos de classificação de documentos vigentes no Órgão.
Art. 14. Os peticionamentos realizados pelos usuários externos ao Ministério
via sistema de peticionamento eletrônico adotado pelo Ministério poderão ser triados
pelo Serviço de Protocolo ou recebidos diretamente pela unidade destinatária, conforme
parametrização definida.
§ 1º Cabe ao interessado externo selecionar corretamente a unidade
destinatária no momento da petição eletrônica.
§ 2º Caso o Serviço de Protocolo não seja o destinatário final do
peticionamento recebido, esse deverá realizar o encaminhamento de acordo com o teor
do(s) documento(s) constante(s) no peticionamento.
§ 3º Caberá às unidades administrativas do Ministério solicitarem sua
inclusão como área destinatária no sistema de peticionamento eletrônico do Ministério
à gestão negocial do processo eletrônico no Órgão, bem como os serviços, categorias
e solicitações que poderão receber diretamente de interessados externos mediante o
peticionamento de que trata o caput.
Art. 15. Os processos encaminhados de órgãos externos via Tramita.GOV.BR para
o Ministério das Comunicações serão tratados pelo Serviço de Protocolo, que deverá:
I - proceder ao seu recebimento;
II - verificar o assunto;
III - verificar o tipo de processo e alterá-lo, se necessário; e
IV - encaminhar à unidade de destino.
Subseção III
Do Tratamento de Processos e Documentos Sigilosos
Art. 16. Nas hipóteses de sigilo da informação, o tratamento dos documentos
digitais e não digitais, avulsos ou processos, deve observar o disposto em legislação
específica vigente.
Art. 17. Os documentos e processos de caráter sigiloso, classificados de
acordo com os arts. 23 e 24 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, serão
registrados em livro de protocolo e encaminhados diretamente ao seu destinatário ou
ao ocupante do cargo mencionado.
Parágrafo único. É vedada a inclusão de documentos e processos
classificados em qualquer grau de sigilo no SEI-MCom, conforme o Decreto nº 7.845, de
14 de novembro de 2012.
Art. 18. Demais regras para tratamento dos processos, documentos e
informações de caráter sigiloso podem ser estabelecidas pela Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos Sigilosos - CPADS, do Ministério das Comunicações.
Seção II
Da Expedição
Art. 19. A correspondência oficial a ser expedida pelo Ministério das
Comunicações, via Correios, deverá, obrigatoriamente, ser registrada no SEI-MCom e
encaminhada fisicamente ao Serviço de Protocolo:
I - acondicionada em envelope, pacote ou caixa onde constem o nome e
endereço completo do destinatário e o número de registro no SEI-MCom;
II - com a informação da modalidade de expedição desejada, ficando a
critério do Serviço de Protocolo expedir na modalidade que julgar mais adequada, caso
não haja indicação de modalidade; e
III - com a informação do interesse, por parte da unidade remetente, na
emissão do Aviso de Recebimento - AR.
§ 1º É vedada a expedição de correspondência de natureza particular pelo
Serviço de Protocolo.
§ 2º O Serviço de Protocolo não se responsabilizará pela impressão da
correspondência a ser expedida.
Art. 20. Os processos constantes no SEI-MCom deverão ser enviados,
preferencialmente, via Tramita.GOV.BR.
Art. 21. Os processos a serem enviados pelo Tramita.GOV.BR devem
obedecer às seguintes especificações:
I - estar aberto apenas na unidade que fará o envio;
II - estar classificado;
III- ter preenchidos os metadados de "Interessado" e "Especificação"; e
IV - ter mantida, originalmente intacta, a árvore do processo.
Art. 22. Os envios de processos deste Ministério para outros órgãos, via
Tramita.GOV.BR, serão executados apenas pelas unidades administrativas cadastradas
como unidades centralizadoras no portal de Gestão de Protocolo, por intermédio dos
servidores cadastrados com o perfil específico no SEI-MCom.
§ 1º As chefias das unidades deste Ministério serão responsáveis por indicar
à equipe de gestão negocial do SEI-MCom os servidores encarregados do envio de
processos por meio do Tramita.GOV.BR.
§ 2º Poderá ser realizado o cadastramento de outras unidades
decentralizadoras, mediante solicitação e análise de viabilidade pela equipe de gestão
negocial do SEI-MCom.
Subseção I
Das Modalidades de Postagem de Correspondência
Art. 23. Serão admitidas as seguintes modalidades de correspondência para
expedição pela Serviço de Protocolo:
I - Carta Simples;
II - Carta Registrada;
III - Sedex;
IV - Encomenda Expressa Internacional - EMS;
V - Sedex 12;
VI - Sedex Hoje;
VII - Serviços Telemáticos: Carta via internet e Telegrama (SMT);
VIII - Serviço complementar de AR; e
IX - Logística reversa.
Parágrafo único. Será admitida modalidade oficialmente criada pela Empresa
Brasileira de Correios e Telégrafos - ECT que não esteja elencada no caput, desde que
esteja no escopo do contrato firmado entre este Ministério e a Empresa.
Subseção II
Dos Modelos de Endereçamento das Correspondências
Art. 24. Para a expedição de correspondências e encomendas, o
endereçamento deverá conter:
I - nome do destinatário;
II - tipo do logradouro;
III - nome do logradouro;
IV - número do lote/casa;
V - complemento, se houver;
VI - nome do bairro;
VII - CEP;
VIII - cidade; e
IX - sigla da unidade da federação (UF).
Parágrafo único. No anverso do envelope, deverão constar os dados do
destinatário e a identificação do documento, enquanto, no verso, deverão constar os
dados do remetente.
Subseção III
Das Modalidade de Aquisição de Produtos
Art. 25. São produtos postais adquiríveis, de acordo com o contrato
celebrado entre o Ministério e a Empresa brasileira de Correios e Telégrafos:
I - selos comemorativos; e
II - envelopes bolhas.
Seção III
Das Publicações
Art. 26. Os atos oficiais destinados à publicação no Diário Oficial da União
serão enviados diariamente via sistema próprio da Imprensa Nacional pelo Serviço de
Protocolo.
Art. 27. Os atos oficiais destinados à publicação no Diário Oficial da União
deverão ser encaminhados ao Serviço de Protocolo pelas unidades do Ministério das
Comunicações, nos seguintes termos:
I - em pleno atendimento ao disposto no Decreto nº 12.002, de 22 de abril de 2024;
II - em formato digital, gerado no SEI-MCom;
III - via sistema de atendimento, em "Catálogo de Serviços" - "Sistemas" -
"Publicações no DOU" - "Solicitar publicação no DOU", preenchendo os campos do
formulário e juntando o arquivo PDF do ato a ser publicado, tramitando-se o processo
para o Serviço de Protocolo;
IV - havendo tabela ou planilha, esta deverá observar as seguintes
recomendações:
a) ser gerada no SEI-MCom, sendo vedado o encaminhamento de arquivos
externos gerados com a utilização de programas e aplicativos geradores de tabelas e
planilhas, como o Microsoft Excel e BrOffice; e
b) ter bordas simples.
V - havendo imagem, esta deve observar os seguintes parâmetros:
a) ter largura de 12 ou 25 cm;
b) ter altura de, no máximo, 28 cm;
c) ser gerada em preto e branco, em tons de cinza ou colorida;
d) ter extensão Tag Image File Format (TIFF) ou Joint Photographics Experts
Group (JPEG); e
e) ter resolução de, no mínimo, 250 pixels por polegada.
§ 1º Apenas serão publicados os atos que estejam enquadrados nos
requisitos do Decreto nº 9.215, de 29 de novembro de 2017, regulamentado pela
Portaria IN/CC/PR nº 1, de 2 de janeiro de 2024.
§ 2º Não serão aceitos os atos encaminhados por e-mail.
§ 3º O Serviço de Protocolo: