PORTARIA AN/MGI Nº 225, DE 12 DE AGOSTO DE 2025 (parte 1 de 2)

PORTARIA AN/MGI Nº 225, DE 12 DE AGOSTO DE 2025
Dispõe sobre a entrada de documentos no Arquivo
Nacional, por meio de doações de arquivos privados e
comunitários, sem ônus ou encargos.
A DIRETORA-GERAL DO ARQUIVO NACIONAL, no uso das atribuições que lhe confere
o art. 58, caput, inciso III, do Anexo I ao Decreto nº 12.102, de 8 de julho de 2024, resolve:
Art. 1º Esta Portaria dispõe sobre a entrada de documentos no Arquivo Nacional,
por meio de doações de arquivos privados e comunitários, sem ônus ou encargos.
Art. 2º Para fins do disposto nesta Portaria, consideram-se:
I - arquivos privados - os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
pessoas físicas ou jurídicas, nos termos do disposto no art. 11 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro
de 1991; e
II - arquivos comunitários - os conjuntos de documentos produzidos, recebidos,
acumulados e organizados por coletividades no exercício de suas atividades, e as instituições
formadas por essas coletividades para custodiar, preservar e promover o acesso a esses
acervos, com o objetivo de afirmar suas memórias, identidades e trajetórias sociais.
Art. 3º As pessoas físicas ou jurídicas interessadas em doar arquivos privados ou
comunitários deverão preencher a manifestação de interesse que conterá, no mínimo:
I - a identificação do doador;
II - a descrição do arquivo privado ou comunitário, na forma do Anexo I;
III - declaração do doador da propriedade do arquivo privado ou comunitário a ser doado;
IV - declaração do doador de que inexistem demandas administrativas ou judiciais
com relação aos arquivos privados e comunitários doados; e
V - localização dos arquivos privados ou comunitários.
Art. 4º São critérios para a entrada de arquivos privados e comunitários no Arquivo
Nacional por meio de doação:
I - relevância para a história e a cultura do País, de forma a contribuir para a
contextualização de distintos processos e períodos históricos;
II - pertinência dos documentos ao conjunto em que estejam inseridos;
III - caráter original dos documentos ou suas cópias substitutivas;
IV - estado de conservação dos documentos, que devem estar legíveis ou passíveis
de recuperação; e
V - capacidade do Arquivo Nacional de realizar a guarda, o processamento técnico,
a preservação e o acesso aos documentos.
Art. 5º Fica instituída a Comissão Interna para Entrada de Arquivos Privados e
Comunitários no Arquivo Nacional - CEAPC com a finalidade de assessorar a autoridade titular
da Direção-Geral do Arquivo Nacional na análise das propostas de doação.
Art. 6º À CEAPC compete:
I - realizar visitas técnicas de avaliação dos arquivos privados ou comunitários a
serem doados, quando couber;
II - elaborar relatório acerca dos arquivos privados ou comunitários a serem doados
que contemple a história administrativa ou biografia do produtor, contexto histórico e
geográfico, tipologia, assunto, dimensão, suporte, local de guarda, estado de conservação e
listagem descritiva do arquivo privado ou comunitário;
III - convidar especialistas para análise dos arquivos privados e comunitários a
serem doados, quando necessário; e
IV - emitir parecer sobre a observância dos critérios para o recebimento de doações
de arquivos privados ou comunitários, de que trata o art. 4º, para apreciação da autoridade
titular da Direção-Geral do Arquivo Nacional.
Art. 7º A CEAPC é composta por representantes das seguintes unidades do Arquivo
Nacional:
I - três da Coordenação-Geral de Processamento Técnico e Preservação do Acervo
da Diretoria de Processamento Técnico, Preservação e Acesso ao Acervo:
a) um da Coordenação de Documentos Escritos, que a coordenará;
b) um da Coordenação de Preservação do Acervo; e
c) um da Coordenação de Documentos Audiovisuais, Cartográficos, Iconográficos e
Sonoros;
II - dois da Coordenação-Geral de Acesso e Difusão da Diretoria de Processamento
Técnico, Preservação e Acesso ao Acervo:
a) um da Coordenação de Pesquisa e Difusão do Acervo; e
b) um da Coordenação de Consultas ao Acervo; e
III - um da Coordenação de Processamento Técnico, Preservação e Acesso ao
Acervo da Superintendência Regional no Distrito Federal.
§ 1º Cada pessoa representante da CEAPC de que trata o caput terá uma suplência,
que a substituirá em suas ausências e seus impedimentos.
§ 2º As pessoas representantes da CEAPC de que trata o caput e as respectivas
suplências serão indicadas pelas autoridades titulares das unidades que representam e
designadas em ato da autoridade titular da Direção-Geral do Arquivo Nacional.
Art. 8º A CEAPC se reunirá, em caráter ordinário, mediante solicitação para análise
de arquivo privado ou comunitário e, em caráter extraordinário, mediante convocação da
autoridade titular da Coordenação ou solicitação de seus membros.
§ 1º O quórum de reunião da Comissão de Avaliação de Acervos Privados e
Comunitários é de maioria absoluta e o quórum de aprovação é de maioria simples.
§ 2º Na hipótese de empate, além do voto ordinário, a autoridade titular da
Coordenação terá o voto de qualidade.
§ 3º A autoridade titular da Coordenação da CEAPC poderá convidar especialistas e
representantes de outros órgãos e entidades, públicas ou privadas, para participar de suas
reuniões, sem direito a voto.
§ 4º As pessoas representantes da CEAPC se reunirão, preferencialmente, por meio
de videoconferência.
Art. 9º A Secretaria-Executiva da CEAPC será exercida pela Coordenação-Geral de
Processamento Técnico e Preservação do Acervo da Diretoria de Processamento Técnico,
Preservação e Acesso ao Acervo.
Art. 10. A participação na CEAPC será considerada prestação de serviço público
relevante, não remunerada.
Art. 11. À Coordenação-Geral de Processamento Técnico e Preservação do Acervo
da Diretoria de Processamento Técnico, Preservação e Acesso ao Acervo compete:
I - analisar a manifestação de interesse em doar arquivos privados ou comunitários
de que trata o art. 3º;
II - solicitar reunião da CEAPC para análise de arquivo privado ou comunitário, nos
termos do disposto no art. 8º, caput; e
III - cientificar o doador, por meio de comunicação eletrônica, acerca da decisão
quanto à entrada de arquivos privados ou comunitários no Arquivo Nacional.
Art. 12. À autoridade titular da Direção-Geral do Arquivo Nacional compete decidir
motivadamente quanto à entrada de arquivos privados ou comunitários no Arquivo Nacional,
observados os critérios e o parecer da CEAPC a que se refere os art. 4º e art. 6º, caput, inciso
IV.
§ 1º Após decisão que trata o caput, o arquivo privado ou comunitário deverá ser
entregue ao Arquivo Nacional, por meio do termo de entrega, na forma do Anexo II, para fins
de conferência com o disposto no relatório e no parecer da CEAPC a que se referem o art. 6º,
caput, incisos II e IV.
§ 2º Serão restituídos ao doador os itens que não estiverem previstos no relatório
e no parecer da CEAPC a que se refere o art. 6º, caput, incisos II e IV.
Art. 13. As doações de arquivos privados e comunitários, sem ônus ou encargos, ao
Arquivo Nacional, serão formalizadas por meio de termo de doação, na forma do Anexo III.
§ 1º É cabível a celebração de termo aditivo ao termo de doação na hipótese de
serem disponibilizados novos documentos que complementem o arquivo privado ou
comunitário já doado, na forma do Anexo IV.
§ 2º Os extratos dos termos de doação e seus aditivos serão publicados no Diário
Oficial da União pelo Arquivo Nacional.
Art. 14. Fica vedada a utilização de arquivos privados e comunitários doados para
fins publicitários, sendo, contudo, autorizada, após a entrega dos arquivos objeto da doação:
I - a menção informativa da doação no sítio eletrônico do doador; e
II - menção nominal ao doador pelo donatário no sítio eletrônico do Arquivo
Nacional, quando se tratar de auxílio a programa ou a projeto de governo.
Parágrafo único. Na hipótese do inciso II do caput , a divulgação será realizada na
página do sítio eletrônico relacionada ao programa ou ao projeto auxiliado.
Art. 15. O recebimento das doações de que trata esta Portaria não caracteriza a
novação, o pagamento ou a transação dos débitos dos doadores com a administração pública.
Art. 16. Os arquivos privados e comunitários doados são inalienáveis.
Art. 17. Fica revogada a Portaria AN/MJSP nº 311, de 9 de setembro de 2019.
Art. 18. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
MÔNICA LIMA E SOUZA