RESOLUÇÃO NORMATIVA ANS Nº 630, DE 31 DE MARÇO DE 2025 (*) (parte 14 de 19)

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Complementar
. .Interpretação:
O trabalho de uma auditoria deve ser finalizado com a elaboração de um documento contendo a descrição dos procedimentos efetuados, os itens verificados que necessitam de ações para
correções de erros, as eventuais irregularidades encontradas durante o processo de auditoria bem como sugestões de melhorias a serem realizadas pela operadora nos diferentes processos.
(IBGC, 2015; OCDE, 2016; 2017; IAIS, 2011)
. Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar evidências sobre a adoção das ações propostas no plano de ação elaborado a partir dos resultados das auditorias interna e externa. As formas de evidência a serem verificadas
dependerão das ações propostas. Relatórios e atas de reuniões, registros de implementação/alteração em sistemas de informática, atualização de manuais, processos, políticas e diretrizes da
operadora são possíveis exemplos de formas de evidência deste item.
. .O plano de ação deverá ser devidamente documentado, possuir a designação do(s) responsável(is) pela sua implementação e possuir metas e prazos para a implementação das melhorias
identificadas como necessárias além de estar vinculado aos objetivos estratégicos da operadora - quando couber.
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1.2.10
.Existem mecanismos formais de comunicação para o estabelecimento de comunicação sobre a tomada da decisão entre os órgãos superiores (conselhos, alta direção)
e os gestores e demais colaboradores.
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Complementar
. Interpretação:
Entende-se por mecanismos formais de comunicação, toda a forma de comunicação registrada, com modelos predeterminados, com seu trâmite registrado e documentado pelas áreas
responsáveis.
. A comunicação desempenha um papel cada vez mais estratégico nas organizações, contribuindo para a criação de valor e a melhoria de resultados. Assim, a comunicação eficaz entre
os agentes da governança corporativa e a existência de um correto fluxo das orientações gerenciais mitiga a possibilidade de fracassos decorrentes de abuso de poder, cria e reforça a
confiança entre os agentes, preserva a imagem da operadora, pode criar vantagem competitiva e consequentemente contribui para a melhoria dos resultados, criando valor e contribuindo
para a perenidade da operadora.
. .A comunicação deve ser clara e transparente, constante e consistente. Questões referentes a temas sigilosos devem receber o adequado tratamento. A operadora deve zelar para que os
itens a serem comunicados e as decisões cheguem às instâncias envolvidas de maneira tempestiva. É preciso ainda observar a adequação das medidas de informações uma vez que a escassez
pode não viabilizar as análises necessárias para as decisões e ações ao passo que o excesso pode acabar por confundir.
(IBGC; 2015; OCDE, 2016; 2017; IAIS, 2011)
. .Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar a existência de mecanismos formais de comunicação que estabeleçam as diversas formas de comunicação entre os órgãos superiores e os gestores e colaboradores. Por
exemplo: (1) apresentações; (2) reuniões; (3) teleconferências; (4) e-mail; (5) ofícios; (6) atas de reunião; (7) memorandos; (8) releases; (9) website; (10) intranet; (11) portais de governança;
(12) mídias sociais; (13) memorandos circulares; (14) jornais internos; entre outros.
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1.2.11
.A Operadora exclusivamente odontológica possui Conselho Fiscal e suas atividades são realizadas de acordo com as atribuições definidas no estatuto ou documento
similar.
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Complementar
. Interpretação:
Eleito pela Assembleia Geral, o Conselho Fiscal garante o exercício do direito dos "proprietários" de fiscalizar a gestão dos negócios, os resultados apresentados pela administração e
as variações patrimoniais da operadora. Trata-se de um órgão que informa, opina, sugere e denuncia, não exercendo, porém, a administração ativa da companhia.
. Enquanto os atos do Conselho de Administração estão voltados para a gestão da organização (Diretoria Executiva), as funções do Conselho Fiscal estão voltadas para o exame, a
verificação, a fiscalização e a avaliação das contas e dos atos da administração. Quando instalado, o Conselho Fiscal deve ser dotado dos recursos e do suporte da administração necessários
para que seus membros possam desempenhar suas atribuições individuais de fiscalização independente e de forma efetiva.
Dadas as suas atribuições, o Conselho Fiscal deve ser composto por pessoas que tenham familiaridade com a análise de demonstrações financeiras e relatórios contábeis, sendo
recomendável que seja composto por pessoas com comprovada atuação profissional ou formação nas áreas de direito, contabilidade ou de finanças.
. .Importante ressaltar que o Conselho Fiscal não substitui o Comitê de Auditoria. O Comitê de Auditoria é um órgão de controle com funções delegadas pelo Conselho de Administração. Já
o Conselho Fiscal é um instrumento de fiscalização eleito pelos sócios e não é subordinado ao Conselho de Administração. A existência de um não exclui a possibilidade de constituição de
outro.
(IBGC 2007; 2015) (OCDE, 2016) (CVM, 2002) (IAIS, 2011)
. .Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar a existência do estatuto ou documento que comprove a existência do Conselho Fiscal e se suas atividades são desempenhadas de acordo com tal documento. O estatuto ou
documento deve pelo menos descrever a sua estrutura, requisitos e competências para ser membro, seu funcionamento, o programa de trabalho, papéis e responsabilidades dos seus membros
bem como aspectos e restrições relacionadas ao conflito de interesses.
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1.2.12
.A Operadora exclusivamente odontológica possui órgão interno ou estrutura de Compliance responsável por implementar, disseminar, treinar e atualizar o código de
conduta da empresa e avaliar os desvios de conduta e conflitos de interesse.
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Complementar
. Interpretação:
O órgão responsável, normalmente designado por Comitê de Conduta ou Comitê de Ética, deverá ser independente e autônomo, contando com poderes delegados pela administração
para a implementação, disseminação e promoção do código de conduta, efetuar sua revisão e atualização periódica, responder a consultas, receber e processar as denúncias de violação e fazer
recomendações à administração. A decisão e aplicação de eventuais penalidades não deve ser atribuição desse órgão, sendo esse um ônus dos administradores da operadora.
. O código de conduta deve promover os valores da operadora e seus princípios éticos, refletindo a identidade e cultura organizacionais, prezando pela equidade e deve ser aplicado
igualmente a administradores e colaboradores e terceirizados dentro da operadora.
. .O código de conduta é uma seleção de princípios que se convertem em normas de comportamento moral e seu objetivo maior deve ser elevar o nível de confiança nos relacionamentos
internos e externos de qualquer organização, estabelecendo com clareza os limites das relações. Assim, é recomendado que tal código cubra assuntos que abarquem: (a) o cumprimento das
leis e pagamento de tributos; (b) conflito de interesses; (c) informações privilegiadas; (d) processos judiciais; (e) prevenção e tratamento de fraudes; (f) recebimento de presentes e
favorecimentos; (g) doações; (h) atividades políticas; (i) nepotismo; (j) discriminação no ambiente de trabalho; (k) assédio moral e sexual; (l) segurança no trabalho; (m) relações com a
comunidade; entre outros.
(IBGC, 2015) (OCDE, 2016)
. .Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar a existência e constituição formal do órgão responsável e se este órgão executa as atividades constantes no item (implementa, dissemina, treina e atualiza o código de conduta
da empresa e se avalia os desvios de conduta e conflitos de interesse). Formas de evidência sugeridas: (1) existência de um Regimento Interno do Comitê de Conduta ou Comitê de Ética; (2)
evidências de realização de treinamento; (3) evidências de envio de comunicados internos disseminando o código de conduta; (4) evidências sobre a existência das avaliações dos desvios
identificados; (5) realização de entrevistas com os envolvidos para verificação do conhecimento acerca do código de conduta, entre outras.
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1.2.13
.A Operadora exclusivamente odontológica possui Política/Diretrizes ou um Programa de Integridade formalmente estabelecido e documentado. .
Complementar
. Interpretação:
Integridade é uma qualidade, uma virtude em função da atuação de forma honrada e justa. Deve ser demonstrada em diversas medidas que pautam a conduta de todos como forma
de prevenir e detectar atos ilícitos, fraude, lavagem de dinheiro, suborno e corrupção envolvendo os diversos inter- relacionamentos internos e externos das diversas partes interessadas
(incluindo o relacionamento com a administração pública, empresas privadas e outros parceiros - terceiros, fornecedores, prestadores, agentes intermediários, associados, cooperados,
etc).
. A corrupção empresarial é um mal que afeta a todos - governos, cidadãos e empresas sofrem diariamente os seus efeitos. Além de desviar recursos a corrupção também é responsável
por distorções que impactam diretamente a atividade empresarial, em razão da concorrência desleal, preços ou oportunidades restritas de negócio. Combatê-la, portanto, depende do esforço
conjunto e contínuo de todos, inclusive das empresas, que têm um papel extremamente importante nesse contexto.
. Assim, a política, diretrizes ou o Programa de Integridade de uma operadora deve orientar a conduta de todos, nos diversos inter-relacionamentos, e refletir o compromisso com a
prática de Compliance e com os mais elevados padrões de ética prevenindo a prática de crimes de lavagem de dinheiro, corrupção, fraudes, subornos e atos ilícitos praticados ou o embaraço
às atividades de órgãos, entidades ou agentes públicos.
. O Programa de Integridade (política ou diretrizes) deve consolidar as ações conduzidas pelas diversas unidades da estrutura organizacional da Operadora em consonância com suas
respectivas atribuições. O Programa deve pautar a conduta de todos (conselheiros, dirigentes, administradores, colaboradores, parceiros e terceiros - independente de cargo e função) com
o objetivo de prevenir, detectar e corrigir atos ilícitos, fraudes, prática de crimes de lavagem de dinheiro, corrupção e de suborno, ou o embaraço às atividades de órgãos, entidades ou
agentes públicos.
. O Programa de Integridade da Operadora deve ser estruturado, aplicado e atualizado de acordo com as características e riscos atuais de suas atividades. A operadora também deverá
garantir o constante aprimoramento e adaptação do referido programa, visando garantir sua efetividade. Um Programa cujas medidas não são personalizadas de acordo com as
especificidades da Operadora pode não ser eficaz.
O Programa de Integridade, ressalvadas as especificidades de cada Operadora, deve ser estabelecido nos seguintes pilares:
1. Comprometimento e apoio da alta direção: Condição necessária para o fomento e aplicação efetiva do programa;
. 2. Instância responsável pelo Programa de Integridade: Instância dotada de autonomia, independência, imparcialidade, recursos materiais, humanos e financeiros para o pleno
funcionamento, com possibilidade de acesso direto à alta direção/corpo decisório da Operadora;
3. Análise de perfil e riscos: Análise dos riscos para o cometimento de atos lesivos efetuada com base no conhecimento dos processos e estrutura organizacional da Operadora bem
como na identificação dos entes de interação (inter-relacionamento de partes interessadas - incluindo a interação com o setor público).
. 4. Estruturação de regras e instrumentos: Com base na análise de perfil e riscos, deverão ser elaborados e atualizados o código de ética ou de conduta e as regras; as políticas e
procedimentos de prevenção de irregularidades; os mecanismos de detecção ou reportes de irregularidades (canais de denúncia) e medidas disciplinares. O Programa de Integridade também
deverá contar com ampla divulgação e/ou treinamento na Operadora.
5. Estratégias de monitoramento contínuo: Definição de procedimentos de verificação da aplicabilidade do Programa de Integridade bem como a criação de mecanismos para que as
deficiências encontradas sejam corrigidas.
. .A existência de um Programa de Integridade evidencia o compromisso da Operadora para a disseminação de boas práticas de gestão e a constante promoção de um ambiente
transparente e ético.
. No caso de a operadora pertencer a um grupo de sociedades de fato e de direito, onde o Programa de Integridade é definido pela controladora da operadora, deverão ser
consideradas as especificidades da regulamentação aplicável ao setor de saúde suplementar, as especificidades das operações de planos privados de assistência à saúde, bem como as
especificidades da própria Operadora. Além disso, em um grupo de sociedades de fato e de direito as diferentes empresas podem ser reguladas/supervisionadas por diferentes entidades
(ANS, SUSEP ou BACEN) sendo sujeitas a exigências distintas. A mesma recomendação também se aplica ao caso das Cooperativas Odontológicas que utilizam para determinados processos
de trabalho a estrutura de suas Federações.
. .(BRASIL, 2013 - Lei 12846/2013; BRASIL, 2015 - Decreto 8420/2015; CGU, 2015; ISO, 37001)
. Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
O Programa de Integridade deverá ser avaliado quanto à sua existência e aplicação de acordo com parâmetros estabelecidos em documentos ou padrões nacionais e internacionais
reconhecidos. São exemplos de documentos: O Decreto n.º 8.420, de 18 de março de 2015, em especial o estabelecido no artigo 42; as Diretrizes estabelecidas pela Controladoria Geral da
União (CGU); e as normas da Organização Internacional de Padronização (International Organization for Standardization - ISO).
. .Verificar a existência documentada do Programa de Integridade e se este contempla os itens mínimos destacados na interpretação do item (Programa de Integridade estabelecido nos 5
pilares).
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1.2.14
.A Operadora exclusivamente odontológica possui informação documentada que descreva as medidas adotadas para prevenção, detecção e correção de fraudes
abarcando, pelo menos, os seguintes processos operacionais: subscrição de novos beneficiários, autorização de procedimentos, análise e pagamento da conta
assistencial.
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Excelência
. Interpretação:
Fraude é um ato ilícito ou de má-fé que visa à obtenção de vantagens indevidas ou majoradas, geralmente através de omissões, inverdades, abuso de poder, quebra de confiança, burla
de regras, dentre outros. A fraude pode ser externa ou interna e oportunista ou premeditada e as práticas operacionais de uma operadora são as mais sujeitas à ocorrência de fraudes havendo
assim a necessidade de implementação de uma política de prevenção, detecção e correção de fraudes com a implementação de controles internos específicos. É importante que aspectos
relativos à lavagem de dinheiro também sejam considerados na política.
. .Todos os envolvidos deverão receber treinamento a respeito, principalmente os envolvidos nos processos operacionais de subscrição de novos beneficiários, autorização de procedimentos,
análise e pagamento da conta assistencial. Além de controles específicos, metodologias e ferramentas que detectem fraude (como por exemplo o uso de indicadores), é importante que a
política enfatize a ética, a segurança das informações e dos sistemas de informática.
(IBGC, 2015) (IBGC, 2017b) (OCDE, 2016) (IRB, 2015) (IAIS, 2011)
. .Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar a existência do documento formal descrevendo as medidas adotadas para prevenção, detecção e correção de fraudes e se este documento abarca os processos operacionais
mínimos especificados no item. A existência de documentos formais e a elaboração e execução de programas de treinamento também são elementos que reforçam internamente a cultura
organizacional para a prevenção de fraudes.
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1.2.15
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A Operadora exclusivamente odontológica calcula indicadores econômico-financeiros semestralmente e os divulga em seu sítio.
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Excelência
. Interpretação:
O cálculo de indicadores econômico-financeiros e a sua divulgação pela operadora atende ao princípio da transparência nas práticas de governança corporativa. Este princípio
estabelece como prática a divulgação clara, completa e objetiva de informações relevantes a todos os níveis da operadora e à sociedade, independentes daquelas exigidas pela legislação.
Aliado a isso os indicadores econômico-financeiros podem ser utilizados tanto em análises retrospectivas (horizontais) como comparativas (análises verticais), entre operadoras,
permitindo ganhos significativos no entendimento da dinâmica das operadoras por potenciais beneficiários e pelas partes interessadas.
. No segmento de saúde suplementar consideram-se os indicadores previstos na RN nº 518, de 29 de abril de 2022, dentre outros: Margem de Lucro Líquida (MLL), Retorno sobre o
Patrimônio Líquido (ROE), Percentual de Despesas Assistenciais em relação às Receitas de Contraprestações (DM), Percentual de Despesas Administrativas em relação às Receitas de
Contraprestações (DA), Percentual de Despesa Comercial em relação à Receita de Contraprestações (DC), Percentual de despesas operacionais em relação às Receitas Operacionais, Índice de
Resultado Financeiro (IRF), Liquidez Corrente (LC), Capital de terceiros sobre o Capital Próprio (Capital de Terceiros/Capital Próprio), Prazo Médio de Recebimento de Contraprestações
(PMRC), Prazo Médio de Pagamento de Eventos (PMPE).
. A divulgação destes indicadores poderá ser realizada nas notas explicativas dos demonstrativos contábeis. Além disso, a exemplo da Lei 6.404/1976, "as demonstrações serão
complementadas por Notas Explicativas e outros quadros analíticos ou demonstrações financeiras necessárias para esclarecimento da situação patrimonial e dos resultados do exercício".
Uma outra possibilidade seria a apresentação dos indicadores no Relatório de Administração, o qual deverá conter item específico constando tabelas mencionando a evolução destes
indicadores no mínimo nos dois últimos exercícios sociais.
. A operadora deverá avaliar a melhor opção de divulgação, de forma a permitir um acesso facilitado aos potenciais usuários das informações (prestadores conveniados, beneficiários
e reguladores).
O documento "Princípios de Governo das Sociedades do G20 e da OCDE" (OECD, 2016, p. 42 e 52) aponta que "(...) um regime de divulgação de informação robusto que promova a
verdadeira transparência é um elemento fundamental de fiscalização das sociedades com base no mercado e é central para a capacidade dos acionistas para exercer os seus direitos enquanto
acionistas (...)".
. Ademais, aponta que os sites de empresas também oferecem a oportunidade de melhorar a difusão da informação, e alguns países exigem agora que as empresas tenham um site
que forneça informações relevantes e significativas sobre a própria empresa.
. .De acordo com Albuquerque (2017), as teorias comumente utilizadas relacionadas à divulgação voluntária de indicadores compreendem a teoria da sinalização e a teoria da legitimidade.
A teoria da sinalização "tem sido desenvolvida para explicar a divulgação de informações voluntárias, de modo que as empresas que acreditam ser 'melhores' do que as outras sinalizam isso
aos investidores para atrair investimentos e uma reputação mais favorável. Assim, as companhias podem fazer isso divulgando voluntariamente informações que excedam o que normalmente
é exigido por lei e outros regulamentos".
(CAMPBELL et al., 2001 apud ALBUQUERQUE et al., 2017; p.8).
. Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Os auditores deverão verificar, por exemplo:
- Demonstrativos Contábeis publicados semestralmente no sítio da operadora.
- Relatórios de Administração publicados semestralmente no sítio da operadora.
. .- Softwares utilizados nos cálculos dos indicadores, verificando que os indicadores econômico-financeiras foram calculados (semestralmente), tendo como base pelo menos a relação de
indicadores para monitoramento da situação econômico-financeira da operadora, definidos na RN nº 518/2022.
Sugere-se ainda que os auditores verifiquem a memória de cálculo dos indicadores econômico-financeiros, contendo a fórmula e a origem das parcelas do cálculo (números).
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1.2.16
.
A Operadora exclusivamente odontológica promove uma política de responsabilidade socioambiental, devendo contar com ações de ESG.
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Excelência
. Interpretação:
A responsabilidade socioambiental diz respeito à necessidade de revisar os modos de produção e padrões de consumo vigentes de forma que o sucesso e os resultados de uma
organização não sejam alcançados a qualquer preço, mas considerando a ponderação dos impactos sociais, ambientais e de governança consequentes da sua atuação. Assim, ações de
responsabilidade da operadora devem buscar, ao longo de todo ciclo de vida de bens e serviços, as melhores alternativas possíveis para minimizar custos socioambientais, aumentar a
qualidade de vida das partes interessadas e objetivar a sustentabilidade da organização.
. Uma organização é socioambientalmente responsável quando, além de respeitar as leis, pagar impostos e observar as condições adequadas de segurança e saúde para os seus
colaboradores, demonstra preocupação com o meio ambiente, com a diversidade e com a comunidade, buscando causar impactos positivos dentro e fora da organização. Assim, realiza ações
de responsabilidade socioambiental por acreditar que será uma organização melhor e que contribuirá para a construção de uma sociedade mais justa. Como consequência, a organização terá
valor agregado à sua imagem.
. Para uma empresa da área da saúde, que mobiliza uma verdadeira cadeia de instituições, e que tem a missão de proporcionar qualidade de vida às pessoas, os pilares do ESG* devem
ser parte do planejamento e do cotidiano. O ESG pode se fortalecer por meio da adoção de medidas ambientais positivas, que abranjam desde investimentos em uma arquitetura mais
sustentável até mudanças mais simples nos processos internos, como a gestão consciente do consumo de bens e materiais, geração de resíduos e melhorias tecnológicas para eficiência. Do
ponto de vista social, envolve a atenção às questões relacionadas aos direitos humanos; preocupação com as demandas da comunidade local; importando-se com a opinião dos clientes e
de todas as partes interessadas.
. A adoção de práticas éticas nas atividades de governança devem possuir transparência, ajudando a minimizar os riscos financeiros e reputacionais, e favorecendo qualidade dos
serviços oferecidos e a confiança da sociedade. As possíveis vantagens da implementação de práticas ESG são:
1. uma atuação com vistas à sustentabilidade empresarial, tornando a operadora economicamente viável, ao mesmo tempo em que diminui o seu impacto ambiental;
2. a promoção de impactos sociais positivos e significativos para as pessoas de forma geral - ou seja, para a sociedade como um todo;
3. uma atuação de forma mais transparente e ética, buscando a perenidade da instituição;
. 4. atendimento mais humanizado: as políticas de ESG podem contribuir para o atendimento mais humanizado, por meio da implantação de práticas mais éticas e socialmente
responsáveis. Um exemplo disso, é a atenção à diversidade cultural e a adoção de políticas de inclusão social;
5. o ganho de destaque no mercado e, consequentemente, a conquista da preferência dos usuários dos serviços de saúde, haja vista que a sociedade, em geral, está cada vez mais
consciente e priorizando organizações que reflitam os seus valores no cotidiano.
. .*ESG: sigla, em inglês, que significa environmental, social and governance, e corresponde às práticas ambientais, sociais e de governança de uma organização. Os critérios ESG estão
relacionados aos 17 Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS), estabelecidos pelo Pacto Global, iniciativa mundial que envolve a Organização das Nações Unidas (ONU) e várias
entidades internacionais.
(IBGC, 2014) (BABSKY; JEUNON; DUARTE, 2017) (FNQ, 2016) (SEBRAE, 2024)
. Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar a realização e implementação de ações de responsabilidade socioambiental na operadora. São exemplos de programas e projetos de Responsabilidade Socioambiental cujas
evidências poderão ser buscadas: (1) inclusão social; (2) inclusão digital; (3) programas de alfabetização; (4) programas de assistencialismo social; (5) incentivo à cultura; (6) coleta de lixo
seletiva; (7) reciclagem; (8) programas de coleta de esgotos e dejetos; (9) questões que envolvem: lixo industrial, reflorestamento, poluição; (10) respeito à diversidade; (11) melhoria das
condições de trabalho; entre outros.
. .Observação: Uma operadora que apenas segue as normas e leis de seu setor no que tange ao meio ambiente e à sociedade não pode ser considerada socioambientalmente responsável,
pois neste caso ela estaria apenas exercendo seu papel de pessoa jurídica, cumprindo as leis que lhe são impostas.
. .
1.2.17
.A Operadora exclusivamente odontológica possui canal de denúncias estruturado, independente (externo ou interno), atuando com confidencialidade e com livre
acesso aos maiores níveis organizacionais para contribuir no combate a fraudes e à corrupção.
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Excelência
. Interpretação:
O canal de denúncias de uma operadora deve ser formalmente estruturado, ter sua existência amplamente divulgada na operadora e ser dotado de independência, autonomia e
imparcialidade. Deve funcionar conforme as diretrizes definidas pela diretoria e aprovadas pelo Conselho de Administração, atuando com confidencialidade e tendo livre acesso na
operadora.
. .O canal de denúncias deve garantir o anonimato de seus usuários e agir de forma tempestiva para a apuração das denúncias recebidas. A decisão e aplicação de eventuais penalidades não
deve ser atribuição desse órgão sendo essa uma responsabilidade dos administradores da operadora.
(IBGC. 2015; 2017b; OCDE, 2016; IAIS, 2011)
. .Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar a existência e constituição formal do canal de denúncias estruturado e se este executa as atividades com confidencialidade e livre acesso aos maiores níveis organizacionais.
Formas de evidências sugeridas: (1) evidências sobre as formas de comunicação das denúncias; (2) evidências sobre mecanismos para tratar a confidencialidade das denúncias; (3) evidências
para garantia do anonimato dos usuários; (4) evidências do livre acesso aos maiores níveis organizacionais, entre outras.
. .
1.2.18
.O Programa de Integridade (Política ou Diretrizes) é parte integrante da rotina da operadora e atua de maneira integrada com outras áreas correlacionadas tais como
recursos humanos, departamento jurídico, auditoria interna, departamento contábil e financeiro.
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Excelência
. .Interpretação:
O Programa de Integridade (política ou diretrizes) deve consolidar as ações conduzidas pelas diversas unidades da estrutura organizacional da Operadora em consonância com suas
respectivas atribuições. Assim, deve fazer parte da rotina da Operadora e atuar de maneira integrada com as áreas correlacionadas, em especial as áreas de recursos humanos, departamento
jurídico, auditoria interna e departamento contábil financeiro.
(CGU, 2015)
. Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar se o proposto no Programa de Integridade é parte integrante da rotina da Operadora (utilização efetiva e adequada do Programa, ou seja, seu "teste de uso") e verificação
da integração com as áreas correlacionadas (evidências sobre a comunicação direta entre a instância responsável pelo Programa de Integridade e as áreas citadas. Exemplo: existência de e-
mails, atas de reunião, memorandos, comunicados, entre outros).
. .No caso de a Operadora pertencer a um grupo de sociedades de fato e de direito a verificação deverá ser realizada no âmbito da Operadora. A mesma recomendação também se aplica ao
caso das Cooperativas Odontológicas que utilizam para determinados processos de trabalho a estrutura de suas Federações.
. .1.3 Política de gestão de pessoas e desenvolvimento de lideranças
. .Interpretação:
Política de Gestão de Pessoas, pode ser definida como um conjunto de políticas e práticas que permitem a harmonização de expectativas entre a organização e seus
colaboradores.
Assim, suplanta o conceito de gestão de recursos humanos, pois traz uma preocupação maior com o desenvolvimento de valorização do profissional como ser humano, enquanto exerce
atividade na organização (NEGRÃO, 2017).
. .
1.3.1
.
A Operadora exclusivamente odontológica possui política de recrutamento
e seleção com critérios definidos com clareza, de acordo com suas
necessidades.
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Essencial
. .Interpretação:
A operadora deve contar com uma política formal de recrutamento e seleção contendo os critérios definidos com clareza, de acordo com suas necessidades. A política deve contemplar
aspectos como diversidade de gênero, de raça, de pessoas com deficiência, cultura, origem, etc.
O processo de recrutamento e seleção abrange diversas etapas, tanto nas seleções internas quanto externas.
. .O processo seletivo deve conter: (1) os objetivos da operadora com a contratação; (2) os custos envolvidos para realizar o processo seletivo; (3) o tipo de perfil pretendido; (4) as modalidades
de contrato de trabalho; (5) os meios físicos para o desenvolvimento das atividades dos colaboradores; (6) descrição das atividades; (7) competências técnicas e comportamentais exigidas
para o cargo; e (8) remuneração ou faixa salarial.
É importante ressaltar que esta política deve atender de modo amplo às necessidades de longo prazo das operadoras, devendo estar alinhada com o referencial estratégico da
operadora (missão, visão e valores) (SILVA, 2015).
. .A questão da diversidade no ambiente de trabalho é facilitada através da inclusão do tema na política de recrutamento e seleção, de modo a valorizar a diversidade de seus colaboradores
sobre os mais variados aspectos. Tal política deve visar a atração e retenção dos melhores talentos, a promoção da criatividade e inovação, a flexibilidade organizacional e não deve se
prender às exigências legais, como por exemplo a definição de cotas para pessoas com deficiências.
. .Como insumo para a elaboração da política de recrutamento e seleção que considere critérios relativos à diversidade, o departamento responsável pela gestão de pessoas poderá elaborar
uma análise da composição da sua atual força de trabalho (através de suas informações cadastrais e questionários complementares qualificados). Nesta análise, poderá ser identificada a
percepção de seus colaboradores quanto à diversidade (FLEURY, 2000).
. Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar:
1. Existência de procedimento documentado descrevendo o processo de recrutamento e seleção que especifique as fontes de captação, evidências de seleção de profissionais dentro
do perfil desejado (arquivo físico ou eletrônico), forma de laudo técnico da entrevista, ordem das entrevistas, testes, resultados de dinâmicas etc.
2. Realizar entrevista com profissional de RH da operadora responsável pela política.
. .3. Realizar entrevista com colaboradores da operadora, de forma amostral e aleatória.
4. Entrevista com gestores da operadora, visando obter informações sobre o preenchimento das vagas.
5. Documento que especifique os requisitos técnicos e comportamentais dos candidatos, estruturados de acordo com a política, nos processos seletivos internos e externos.
6. Caso o processo seja terceirizado, deverá ser analisado pelos auditores o contrato com empresa de recrutamento e seleção.
. .
1.3.2
.
A Operadora exclusivamente odontológica possui programa de integração
de novos colaboradores que aborde questões sobre a cultura da empresa.
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Essencial
. .Interpretação:
Os auditores deverão verificar a existência de um programa de integração que contemple, inclusive, a apresentação das principais áreas da operadora, permitindo que os novos
colaboradores compreendam sua estrutura organizacional e administrativa, sua missão e valores, entre outros referenciais.
O Programa de integração e ambientação além de apresentar informações institucionais relevantes e o panorama do setor de saúde suplementar, tem o objetivo de buscar uma melhor
relação nesse primeiro contato do colaborador com a empresa, contribuindo para um ambiente favorável ao novo colaborador (SILVA, 2015).
. Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar:
1. Evidências de realização dos programas de ambientação com registro de lista de presença;
2. Registros formais (ex: cartilhas, panfletos com normas do regimento do colaborador e manual);
. .3. Entrevistas como colaboradores;
4. Contrato com instituições de ensino ou treinamento e comprovação de realização de treinamento com instituições de ensino conforme a necessidade, visando favorecer a integração
e a ambientação dos colaboradores.
. .
1.3.3
.A Operadora exclusivamente odontológica possui política de treinamento e
desenvolvimento, estruturada de acordo com competências necessárias ao
desempenho das funções definidas, incluindo o desenvolvimento de líderes.
.
Essencial
. .Interpretação:
A operadora deve possuir de forma institucionalizada uma política de treinamento e desenvolvimento de pessoas que, por meio de programas específicos, proporcione oportunidade
de desenvolvimento de seus colaboradores, orientação técnica para a realização de seu trabalho, estímulo para a busca de conhecimentos e desafios, bem como programas voltados para a
formação de líderes (CARBONE, 2013).
. Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar:
1. Existência de documento de Planejamento de Recursos Humanos;
2. Realização de Projetos Pedagógicos e os Resultados para as Diversas Áreas;
3. Existência de Universidade Corporativa, parceria com universidades ou programas de concessão de bolsas de estudo;
. 4. Realização de Workshops e Oficinas de Trabalho;
5. Existência de Grade de Treinamentos;
6. Realização de Plano de Desenvolvimento de Competências Individuais;
7. Plano de desenvolvimento de líderes (coaching, mentoring e liderança para cargos que exigem tomada de decisões);
8. Plano de treinamento e desenvolvimento de Talentos;
. .9. Certificação de Conhecimentos;
10. Indicadores de desempenho (pelo menos indicador referente à participação);
11. Contratos com instituição de ensino e de treinamento.
. .
1.3.4
.A Operadora exclusivamente odontológica realiza avaliação periódica de desempenho individual dos colaboradores com procedimentos definidos, que fornece
insumos para o plano de treinamento e desenvolvimento.
.
Essencial
. Interpretação:
A avaliação de desempenho individual visa avaliar o valor, a excelência e as competências dos colaboradores e o grau de contribuição dos mesmos para o negócio da operadora, e
seus resultados podem fornecer os insumos necessários para o plano de treinamento e desenvolvimento dos colaboradores.
. .Assim, a operadora deve possuir um programa, sistema ou ferramenta específica para avaliação de desempenho individual que apresente de forma objetiva dados sobre o desempenho de
seus colaboradores com base em competências individuais e institucionais previamente definidas, capaz de resultar em ações de capacitação e desenvolvimento, bem como programas de
incentivo para melhoria contínua do desempenho da organização.
(NEGRÃO, 2017) (CARBONE, 2013) (ABNT, 2015)
. Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar a realização de avaliação periódica de desempenho individual e se os procedimentos para tal avaliação são definidos. Tal verificação poderá ser comprovada através do
formulário (ou sistema) com o questionário de avaliação devidamente assinado ou com senha individual/assinatura eletrônica ou ciência eletrônica feita pelo avaliador para o colaborador. Atas
da reunião de entrevista de avaliação também poderão ser verificadas.
. .Verificar os sistemas e ferramentas de avaliação de desempenho individual, comprovando que seus procedimentos são definidos e que fornecem insumos para o plano de treinamento e
desenvolvimento da operadora.
. .
1.3.5
.
A Operadora exclusivamente odontológica realiza monitoramento de gestão de recursos humanos por meio de indicadores.
.
Essencial
. Interpretação:
O monitoramento de gestão de pessoas consiste no acompanhamento e análise das práticas que permitem a harmonização de expectativas entre a organização e seus colaboradores.
Este monitoramento também visa promover ações de melhoria que impactem no resultado da organização. O monitoramento periódico deve ser realizado através de indicadores (NEGRÃO,
2017).
. .Alguns indicadores que podem ser utilizados no monitoramento: (1) rotatividade de pessoal; (2) número de colaboradores; (3) avaliação de desempenho individual; (4) absenteísmo; (5)
horas de treinamento; (6) avaliação de aprendizagem; (7) retorno sobre investimento em treinamento; (8) relação de horas extras e horas trabalhadas; (9) índice de reclamações trabalhistas;
(10) folha de pagamento; (11) diversidade de gênero, de raça e de pessoas com deficiência entre os recursos humanos da operadora: total; por grupo de governança (como conselhos,
comitês e comissões); e em cargos de chefia; entre outros.
. .Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar a existência de informação documentada acerca do monitoramento realizado através dos indicadores, bem como sistema ou planilhas de cálculo contendo os indicadores
calculados.
. .
1.3.6
.
A Operadora exclusivamente odontológica possui programa de premiação a seus colaboradores de acordo com resultados organizacionais esperados.
.
Complementar
. .Interpretação:
A operadora deverá possuir um programa com critérios definidos de premiação e bonificação dos colaboradores com o objetivo de estimular e motivar o alcance e superação dos
resultados organizacionais esperados.
Programas de premiação apresentam uma boa oportunidade de motivação para os colaboradores. Seu escopo não precisa estar unicamente atrelado ao aspecto pecuniário. O
programa precisa ser justo, reconhecido, entendido e aprovado pelos colaboradores (PIRES, 2015).
. .Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar a existência de informação documentada que regulamenta o programa de bonificação bem como sua periodicidade, prazos e critérios de premiação. Verificar evidências que
comprovem a pontuação ou a elegibilidade dos participantes e premiados pelo programa - poderá ser evidenciado por meio de atas e/ ou documentos de comunicação dirigido para os
envolvidos.
Realizar entrevista com gestor de RH da operadora.
Realizar entrevistas com colaboradores, de forma amostral e aleatória.
. .
1.3.7
.
A Operadora exclusivamente odontológica realiza pesquisa de clima organizacional, contemplando plano de ação sobre os resultados apurados, visando a
implementação de melhorias.
.
Complementar
. Interpretação: