RESOLUÇÃO NORMATIVA ANS Nº 630, DE 31 DE MARÇO DE 2025 (parte 14 de 23)

Os planos de ação são definidos após uma sequência de etapas do Planejamento Estratégico (que envolve, por exemplo, a definição de cenários e a definição dos objetivos
estratégicos) sendo também denominados projetos estratégicos.
Há diversos níveis de maturidade na cultura de gestão de projetos desde sua fase embrionária até a fase de maturidade.
. .A fase de maturidade pode ser constatada quando implementada uma metodologia de controle gerencial constando as etapas, prazos, responsáveis e custos, complementado pelo
contínuo treinamento para o aprimoramento nas técnicas de execução dos projetos (KERZNER, 2017).
A disseminação dos objetivos estratégicos, dos planos de ação e/ou dos projetos estratégicos visa reforçar políticas de alinhamento de informações entre colaboradores,
cabendo aos gestores promover este fluxo.
. .Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Evidenciar a elaboração, cadastramento, execução das ações que compõem o plano de ação e/ou projetos estratégicos nas respectivas áreas responsáveis, bem como a
utilização de ferramentas que suportem a organização das atividades e/ou a execução do plano de ação e/ou dos projetos estratégicos. Uma possível forma de verificação é a
realização de entrevistas com os gestores e colaboradores da operadora para avaliar o entendimento dos objetivos estratégicos e seus planos de ação e/ou projetos
estratégicos.
. .
1.1.4
.
Os gestores monitoram sistematicamente os resultados definidos no planejamento estratégico de acordo com o
cronograma estabelecido.
.
Essencial
. .Interpretação:
O monitoramento dos resultados definidos no planejamento estratégico culmina na identificação pelos gestores das limitações e dos avanços alcançados, possibilitando o
planejamento das ações futuras e subsidiando a tomada de decisões da alta direção.
Cabe ao gestor organizar os processos internos (fluxo de trabalho e informações), além de monitorar, coordenar os recursos organizacionais e negociar as inovações
necessárias a fim de alcançar as metas (QUINN et al., 2003).
. .Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar os relatórios (regulares) de acompanhamento (por exemplo: operacionais, financeiros e assistenciais), bem como a execução do cronograma definido;
Verificar se o monitoramento é realizado com base nos mesmos indicadores utilizados no documento de planejamento estratégico.
Comprovar a realização de reuniões (atas formalizadas ou ações deliberadas) bem como de discussões realizadas (por exemplo: e-mails e comunicações).
. .
1.1.5
.A alta direção monitora sistematicamente os resultados definidos no planejamento estratégico de acordo com o cronograma
estabelecido.
.
Complementar
. Interpretação:
Os resultados do planejamento estratégico consistem no desfecho das ações implementadas.
Esse monitoramento envolve a adoção de ações sistemáticas, visando ao acompanhamento dos objetivos estratégicos e dos resultados dos indicadores de desempenho vis
a vis as metas definidas, de acordo com o cronograma estabelecido.
. .Nota-se que os indicadores de desempenho são aqueles elegidos pela alta direção para medir o desempenho da estratégia e seus objetivos (FILHO et al., 2016) sob diversas
perspectivas (financeiras e não financeiras).
. .Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
- Verificar os relatórios de monitoramento do planejamento estratégico e se as etapas planejadas foram cumpridas de acordo com o cronograma estabelecido;
- Verificar se o monitoramento é realizado com base nos indicadores de desempenho elegidos pela alta direção para medir o desempenho da estratégia;
- Comprovar a realização de reuniões dos membros da alta direção (atas formalizadas) bem como de discussões realizadas (por exemplo: e-mails e comunicações).
. .1.1.6 .A Operadora exclusivamente odontológica atualiza o planejamento estratégico a partir da análise dos resultados
monitorados.
.
Complementar
. .Interpretação:
A atualização ou revisão do planejamento será necessária quando o monitoramento sinalizar desvios relevantes dos resultados dos projetos e/ou planos de ação e/ou
indicadores dos objetivos estratégicos, ou devido a fatores do ambiente externo e/ou interno. Cabe aos gestores o papel de planejar e organizar a melhor maneira de alcançar
as metas e objetivos traçados (QUINN et al., 2003).
. .Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar os documentos de análise do planejamento estratégico com as ações propostas e as versões do planejamento com a identificação das alterações realizadas.
. .1.1.7 .A Operadora exclusivamente odontológica realiza periodicamente análise de mercado: análise de cenário considerando fatores
internos e externos, com estudos de tendências do setor, com vistas a ajustar seu planejamento estratégico.
.
Excelência
. Interpretação:
Uma análise de cenário pode ser definida como uma modelagem que se desenvolve a partir do ambiente atual, simulando situações futuras.
Assim, a realização de análise de alterações no cenário interno e externo é um importante insumo para ajustes do planejamento estratégico, podendo antecipar novas
oportunidades e ameaças para as operadoras.
. .Os auditores deverão verificar como esta análise é desenvolvida, e se adota uma série de premissas, podendo estar suportada por árvores de decisão, e com prazo de realização
definido.
Os cenários podem ser desmembrados de acordo com variáveis políticas, econômicas, sociais, legais, epidemiológicas e tecnológicas, entre outras.
A matriz SWOT e a análise PEST (técnica para a construção de cenários) são ferramentas clássicas que poderão ser adotadas pela operadora (CARVALHO, 2015; FILHO,
2016).
. .Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Comprovar a realização da análise de mercado, de acordo com a periodicidade definida, e se a análise contempla os cenários internos e externos bem como os estudos
de tendência do setor. Tal análise deverá estar devidamente documentada, contendo a justificativa/descrição para as premissas adotadas bem como a indicação dos ajustes
necessários no planejamento estratégico da operadora.
. .1.2 Sistema de Governança Corporativa
. Interpretação:
A Governança Corporativa deve ter por objetivo a construção de um ambiente de confiança, transparência e responsabilidade na organização. Estas são bases necessárias
para fomentar a integridade organizacional, incentivar o investimento de longo prazo, preservar a estabilidade financeira e a sustentabilidade, contribuindo assim para o sucesso
e bom desempenho da operadora exclusivamente odontológica.
. .A política de Governança Corporativa ou diretriz correlata de uma operadora deve ser ajustada às necessidades institucionais e levar em consideração aspectos culturais e a
complexidade das operações. Deve ser revista sempre que ocorrerem mudanças significativas dentro da organização ou no seu entorno. A política de Governança Corporativa ou
diretriz correlata deve ainda reconhecer os interesses das partes interessadas e levar em consideração fatores relevantes para os processos de tomada de decisão, incluindo
questões relativas a preocupações ambientais, anticorrupção, fraudes e éticas.
. .
1.2.1
.A Operadora exclusivamente odontológica possui estatuto, contrato social ou documento similar atualizado, com atribuições
definidas para cada órgão (conselho / sócios / diretoria).
.
Essencial
. Interpretação:
As Organizações são regidas por leis específicas (*) e internamente por seus estatutos, contratos sociais, regimentos internos ou documentos similares. Tais documentos
devem ter por objetivo detalhar os direitos e deveres dos sócios/acionistas/cotistas/cooperados, detalhar o relacionamento destes com os órgãos de administração, diretoria,
auditoria independente e Conselho Fiscal da organização e demais assuntos pertinentes.
. O conteúdo destes documentos deve versar sobre itens importantes para a organização, tais como: denominação, sede, foro, ano social, objetivos, eliminação e exclusão
dos cooperados (no caso de cooperativas odontológicas), capital social, assembleia geral ordinária e extraordinária, Conselho de Administração, Conselho Fiscal, realização de
eleições, critérios de votação, alocação de despesas, distribuição de lucros/sobras, prejuízos/perdas, constituição de fundos, livros obrigatórios, dissolução e liquidação; disposições
gerais, transitórias, entre outros assuntos de interesse da organização desde que não transgridam demais regulamentações a elas aplicáveis.
(ANDRADE; ROSSETTI, 2007; IBGC, 2015; OCDE, 2016; 2017; CVM, 2002; IAIS, 2011).
. .(*) É o caso das Cooperativas Odontológicas, regidas também pela Lei n°. 5.764 de 16 de dezembro de 1971.
. .Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar o documento formal de acordo com as exigências legais de constituição para cada segmentação de operadora (Odontologia de Grupo, Cooperativas Odontológicas)
com a definição clara das atribuições de cada órgão.
. .
1.2.2
.A Operadora exclusivamente odontológica classifica documentos e define níveis de acesso para assegurar o bom uso das
informações sigilosas pelos colaboradores, administradores e conselheiros.
.
Essencial
. Interpretação:
A classificação de documentos e a definição de níveis de acesso devem evitar que quaisquer divulgações sejam realizadas por pessoas não autorizadas e que contenham
informações classificadas como sigilosas, temáticas inadequadas, fornecimento de dados ou de números gerenciais não comprováveis ou vazamento de informações tratadas em
reuniões restritas dentro da operadora.
. .Assim, faz-se necessário que a operadora mantenha um sistema, controle sobre quem tem acesso e a quais informações. A classificação de documentos deve ser realizada
preferencialmente por meio de ferramenta digital ou software gerenciador de documentos. Dados sigilosos devem ter seu acesso restringidos por meio de senhas e o
compartilhamento de documentos impressos deve ser evitado.
(IBGC, 2015; 2017b); (OCDE, 2016) (IAIS, 2011).
. Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Poderão ser verificadas as seguintes evidências:
1. as diretrizes documentadas da operadora para a classificação de documentos e a definição de nível de acesso de acordo com o cargo (colaboradores, administradores
e conselheiros);
2. a existência e assinatura de termo de confidencialidade;
3. a utilização de criptografia na troca de arquivos digitais;
. 4. controle de acesso a informações confidenciais por usuários e senhas em sistemas - por exemplo;
5. entrevistas com colaboradores, gestores e lideranças da operadora; e
6. realização de testes de acesso a informações e documentos; entre outros.
Todos os envolvidos em situações que mostrem a necessidade de confidencialidade devem assinar o termo de adesão à política de divulgação de informações ou documento
similar, a ser arquivado na sede enquanto houver vínculo com a operadora e por um período após o seu desligamento (a ser definido nas diretrizes da operadora de acordo com
o nível hierárquico ocupado).
. .O uso de informações deve estar aderente ao estabelecido no estatuto social e código de conduta e de ética da operadora. Além de respeitar a política de confidencialidade,
o bom uso da informação deve considerar a objetividade, clareza, transparência, simetria de informações, equidade de tratamento, respeitar os direitos das partes interessadas
e respeitar a legislação e as regulamentações em vigor.
. .
1.2.3
.A Operadora exclusivamente odontológica possui política ou diretrizes de forma a identificar situações com potenciais conflitos
de interesse e que contemple medidas a serem adotadas.
.
Essencial
. Interpretação:
Existe conflito de interesses quando alguém não é independente em relação ao assunto em discussão ou em que esteja atuando, e pode influenciar ou tomar decisões
motivadas por interesses distintos daqueles da operadora. Também caracterizado quando se observa a probabilidade de que decisões ou quaisquer ações profissionais sejam
influenciadas indevidamente por um interesse alheio aos interesses da operadora.
. A operadora deve contar com documento formal contendo uma política ou diretrizes contendo as situações com potenciais conflitos de interesse, formas de prevenção
e a descrição das medidas a ser adotadas no caso de identificação de situações com conflitos ou potencias conflitos na prática.
. .No documento contendo a política ou diretrizes, é importante constar a previsão da separação de funções, definição clara de papéis e responsabilidades associadas aos mandatos
de todos os agentes, inclusive com a definição das alçadas de decisão de cada instância, de forma a tentar minimizar possíveis focos de conflitos de interesses. Agentes externos
tais como conselheiros externos, consultores e auditores também deverão estar contemplados nas políticas e diretrizes. Estes devem ter em mente tal preocupação e manifestar,
tempestivamente, seu eventual conflito de interesse ou determinado interesse particular.
(IBGC, 2015; OCDE, 2016; OCDE, 2017)
. .Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar existência de documento formal contendo a política ou diretrizes da operadora e verificação se tal documento elenca as situações com potenciais conflitos de
interesse e quais medidas devem ser adotadas.
. .
1.2.4
.A Operadora exclusivamente odontológica possui política ou diretrizes que estabeleçam critérios de decisão quanto à
terceirização de seus serviços.
.
Essencial
. Interpretação:
A terceirização é uma atividade em que se repassa para um terceiro o cumprimento ou manutenção de um serviço ou processo. Ou seja, terceirizar importa em delegar
determinadas atividades para que outras pessoas físicas ou jurídicas cumpram tarefas no lugar de parte da equipe própria da operadora.
Dessa forma, uma atividade terceirizada, com profissionais mais qualificados e experientes, deve garantir que a operadora consiga atingir seus objetivos de forma eficaz, com
maior qualidade e melhor gerenciamento do tempo.
. Exemplos de itens que podem compor os critérios de decisão quanto à terceirização:
1. resultado apurado após a realização de uma análise custo x benefício analisando as vantagens e desvantagens da terceirização;
2. observação dos contratos sociais e estatutos das organizações a serem terceirizadas verificando se as cláusulas que designam seus objetos sociais estão em linha com
os objetivos das áreas/atividades a serem terceirizadas;
3. análise de certidões negativas referentes a tributos e encargos;
. .4. realização de um apanhado de referências comerciais e financeiras das organizações terceirizadas;
5. verificação de ações trabalhistas em curso;
6. verificação se a organização terceirizada possui certidões de qualidade ou de acreditação; e
7. análise das planilhas de custos detalhadas para entendimento da composição de preços do serviço terceirizado; entre outros.
(FRAGA; BARBOSA, 2017; FNQ, 2016)
. .Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Documento formal contendo a política que estabeleça os critérios de decisão quanto à terceirização de seus serviços.
. .
1.2.5
.A Operadora exclusivamente odontológica avalia os resultados da auditoria externa independente das demonstrações
financeiras da Operadora, anual obrigatória.
.
Essencial
. Interpretação:
A auditoria externa independente possui como responsabilidade essencial a análise das demonstrações financeiras da operadora, verificando a conformidade com a
regulamentação vigente, a evidenciação clara dos princípios contábeis e se elas refletem, em todos os aspectos relevantes, corretamente, a realidade e a evolução patrimonial e
financeira da operadora quanto a resultados e variações patrimoniais no período analisado.
. Durante os procedimentos de auditoria, o auditor externo deve efetuar a verificação de conformidades e efetuar recomendações quanto a procedimentos para correções
de erros ou irregularidades encontradas. A auditoria também deve avaliar a qualidade dos controles internos, especialmente quanto à sua confiabilidade e prevenção a
fraudes.
A atividade de auditoria externa é essencial para a proteção dos usuários das informações das demonstrações financeiras, contribuindo para o funcionamento do mercado,
à medida que colabora para o fortalecimento da confiança nas relações entre as entidades auditadas e os usuários daquelas informações.
. Ao final da auditoria, deve ser realizado um reporte ao Conselho de Administração ou ao Comitê de Auditoria da Operadora quanto aos resultados apontados. Assim, os
resultados apurados e apontados pela auditoria externa são um importante insumo a ser utilizado pela operadora para realizar ações de melhoria e em especial em seus controles
internos.
Conforme estabelecido no artigo 22 da Lei nº 9656/1998, as operadoras de planos privados de assistência à saúde deverão anualmente submeter suas contas a auditores
independentes, registrados no respectivo Conselho Regional de Contabilidade e na Comissão de Valores Mobiliários - CVM. Anualmente deverá ser dada publicidade ao respectivo
parecer sobre as demonstrações financeiras, juntamente com as demonstrações financeiras.
. .(IBGC, 2015; OCDE, 2016; 2017; IAIS, 2011)
. .Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar se os gestores e a alta administração/Conselho de Administração da operadora avaliam os resultados apurados pela auditoria externa independente. Atas de reunião
específica, relatório de análise e a existência de um plano de ação contendo as ações de melhoria são exemplos de documentos a serem verificados.
. .
1.2.6
.A Operadora exclusivamente odontológica implementa um plano de ação a partir dos resultados da avaliação da auditoria
externa de suas demonstrações financeiras, quando necessário.
.
Essencial
. .Interpretação:
O trabalho de uma auditoria deve ser finalizado com a elaboração de um documento contendo a descrição dos procedimentos efetuados, os itens verificados que necessitam
de ações para correções de erros, as eventuais irregularidades encontradas durante o processo de auditoria bem como sugestões de melhorias a serem realizadas pela operadora
nos diferentes processos.
(IBGC, 2015; OCDE, 2016; 2017; IAIS, 2011)
. Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar evidências sobre a adoção das ações propostas no plano de ação elaborado a partir dos resultados das auditorias interna e externa. As formas de evidência a serem
verificadas dependerão das ações propostas. Relatórios e atas de reuniões, registros de implementação/alteração em sistemas de informática, atualização de manuais, processos,
políticas e diretrizes da operadora são possíveis exemplos de formas de evidência deste item.
. .O plano de ação deverá ser devidamente documentado, possuir a designação do(s) responsável(is) pela sua implementação e possuir metas e prazos para a implementação das
melhorias identificadas como necessárias além de estar vinculado aos objetivos estratégicos da operadora - quando couber.
. .
1.2.7
.A Operadora exclusivamente odontológica divulga periodicamente e mantém atualizado, em seu portal, pelo menos as
demonstrações financeiras anuais completas e o relatório da administração.
.
Essencial
. Interpretação:
Existe a obrigatoriedade, prevista no Anexo I da RN 528/2022, para a publicação das demonstrações financeiras anuais por empresas com cem mil beneficiários ou mais,
no caso das odontologias de grupo e cooperativas odontológicas. Tal item requer a disponibilização no portal da operadora das demonstrações financeiras anuais completas e do
relatório de administração.
O relatório da administração é uma prestação de contas para com os sócios e demais públicos estratégicos e partes interessadas na operadora.
O Relatório de Administração deve ser uma das principais fontes de informações da operadora e deve refletir os seguintes aspectos:
. Descrição e explicação do desempenho financeiro da operadora no período;
Os principais riscos e incertezas enfrentados pela operadora;
Enfatizar os resultados da operadora no período e seu alinhamento com a estratégia da operadora;
Ser aprovado pelo Conselho da operadora;
Ser claro, realista e conter todos os principais destaques da operadora no período, tanto positivos quanto adversos;
. Informações sobre o andamento do negócio, desempenho e expectativas para curto, médio e longo prazo;
Como as informações contidas no texto se originam de diferentes áreas elas devem ser apresentadas e
comentadas de forma inter-relacionada.
A divulgação dessas informações é a materialização do princípio da transparência, e deve primar para que a divulgação das informações, além de atender às exigências legais,
seja completa, objetiva, tempestiva e igualitária.
. .A política ou diretrizes de divulgação de informações da operadora, devidamente formalizada, deve ainda priorizar os tópicos relevantes elencados pela operadora para serem
divulgados, e que estes sejam disponibilizados simultaneamente, agregando assim valor às partes interessadas.
(IBGC, 2015; OCDE 2016; 2017; IAIS, 2011)
. .Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar a divulgação e manutenção das informações atualizadas de forma clara e objetiva, em local de destaque e de fácil acesso no portal/sítio institucional da operadora
na internet.
. .
1.2.8
.A Operadora exclusivamente odontológica realiza auditoria interna de Compliance e avalia continuamente seus resultados para
assegurar a conformidade legal ou regulamentar em seus processos reportando diretamente à alta administração e ao
Conselho de Administração.
.
Complementar
. Interpretação:
A auditoria interna deve apoiar a diretoria executiva a organizar o ambiente interno de controle da operadora, fortemente focado em Compliance, riscos e controles internos.
Deve ser estruturada de maneira compatível com a dimensão e a complexidade da operadora, cabendo ao Conselho de Administração zelar pela qualificação e pela independência
dos profissionais da equipe de auditoria interna. Além disso, as funções da auditoria interna devem ser contínuas e terem por finalidade auxiliar a organização a alcançar seus
objetivos através de uma abordagem sistêmica e disciplinada para a melhora da eficácia dos processos adicionando valor e incrementando resultados na operadora.
. As atividades de auditoria interna deverão ser segregadas das atividades auditadas e suas atividades devem ser coordenadas com a auditoria independente das
demonstrações financeiras. As atribuições e responsabilidades da equipe de auditoria interna deverão estar devidamente documentadas.
Ressalta-se que no caso de terceirização das atividades de auditoria interna, esta não deve ser prestada pela mesma empresa que presta serviços de auditoria externa
independente das demonstrações financeiras ou contratada para outra atividade sujeita ao escopo da auditoria interna.
A operadora deverá observar um período de "quarentena", mínimo de 2 anos, para contratar a empresa que realizou a auditoria externa, para realização de auditoria
interna.
. .Os relatórios e documentos produzidos devem conter: (1) plano anual de auditoria; (2) a avaliação dos resultados da auditoria; (3) se as conclusões do auditor asseguram a
conformidade legal e regulamentar dos processos da operadora; (4) evidências sobre a comunicação direta entre a auditoria interna com a alta administração e Conselho de
Administração tais como e-mails, atas de reunião, memorandos, comunicações, entre outros.
(IBGC, 2015; OCDE, 2016; 2017)
. .Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar a existência de relatório da auditoria interna na operadora.
. .
1.2.9
.A Operadora exclusivamente odontológica implementa um plano de ação a partir dos resultados da avaliação do trabalho
contínuo da sua auditoria interna de Compliance quando necessário.
.
Complementar
. .Interpretação:
O trabalho de uma auditoria deve ser finalizado com a elaboração de um documento contendo a descrição dos procedimentos efetuados, os itens verificados que necessitam
de ações para correções de erros, as eventuais irregularidades encontradas durante o processo de auditoria bem como sugestões de melhorias a serem realizadas pela operadora
nos diferentes processos.
(IBGC, 2015; OCDE, 2016; 2017; IAIS, 2011)
. Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar evidências sobre a adoção das ações propostas no plano de ação elaborado a partir dos resultados das auditorias interna e externa. As formas de evidência a serem
verificadas dependerão das ações propostas. Relatórios e atas de reuniões, registros de implementação/alteração em sistemas de informática, atualização de manuais, processos,
políticas e diretrizes da operadora são possíveis exemplos de formas de evidência deste item.
. .O plano de ação deverá ser devidamente documentado, possuir a designação do(s) responsável(is) pela sua implementação e possuir metas e prazos para a implementação das
melhorias identificadas como necessárias além de estar vinculado aos objetivos estratégicos da operadora - quando couber.
. .
1.2.10
.Existem mecanismos formais de comunicação para o estabelecimento de comunicação sobre a tomada da decisão entre os
órgãos superiores (conselhos, alta direção) e os gestores e demais colaboradores.
.
Complementar
. Interpretação:
Entende-se por mecanismos formais de comunicação, toda a forma de comunicação registrada, com modelos predeterminados, com seu trâmite registrado e documentado
pelas áreas responsáveis.
. A comunicação desempenha um papel cada vez mais estratégico nas organizações, contribuindo para a criação de valor e a melhoria de resultados. Assim, a comunicação
eficaz entre os agentes da governança corporativa e a existência de um correto fluxo das orientações gerenciais mitiga a possibilidade de fracassos decorrentes de abuso de poder,
cria e reforça a confiança entre os agentes, preserva a imagem da operadora, pode criar vantagem competitiva e consequentemente contribui para a melhoria dos resultados,
criando valor e contribuindo para a perenidade da operadora.
. .A comunicação deve ser clara e transparente, constante e consistente. Questões referentes a temas sigilosos devem receber o adequado tratamento. A operadora deve zelar para
que os itens a serem comunicados e as decisões cheguem às instâncias envolvidas de maneira tempestiva. É preciso ainda observar a adequação das medidas de informações
uma vez que a escassez pode não viabilizar as análises necessárias para as decisões e ações ao passo que o excesso pode acabar por confundir.
(IBGC; 2015; OCDE, 2016; 2017; IAIS, 2011)
. .Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar a existência de mecanismos formais de comunicação que estabeleçam as diversas formas de comunicação entre os órgãos superiores e os gestores e colaboradores.
Por exemplo: (1) apresentações; (2) reuniões; (3) teleconferências; (4) e-mail; (5) ofícios; (6) atas de reunião; (7) memorandos; (8) releases; (9) website; (10) intranet; (11) portais
de governança; (12) mídias sociais; (13) memorandos circulares; (14) jornais internos; entre outros.
. .
1.2.11
.A Operadora exclusivamente odontológica possui Conselho Fiscal e suas atividades são realizadas de acordo com as
atribuições definidas no estatuto ou documento similar.
.
Complementar
. Interpretação:
Eleito pela Assembleia Geral, o Conselho Fiscal garante o exercício do direito dos "proprietários" de fiscalizar a gestão dos negócios, os resultados apresentados pela
administração e as variações patrimoniais da operadora. Trata-se de um órgão que informa, opina, sugere e denuncia, não exercendo, porém, a administração ativa da
companhia.
. Enquanto os atos do Conselho de Administração estão voltados para a gestão da organização (Diretoria Executiva), as funções do Conselho Fiscal estão voltadas para o
exame, a verificação, a fiscalização e a avaliação das contas e dos atos da administração. Quando instalado, o Conselho Fiscal deve ser dotado dos recursos e do suporte da
administração necessários para que seus membros possam desempenhar suas atribuições individuais de fiscalização independente e de forma efetiva.
Dadas as suas atribuições, o Conselho Fiscal deve ser composto por pessoas que tenham familiaridade com a análise de demonstrações financeiras e relatórios contábeis,
sendo recomendável que seja composto por pessoas com comprovada atuação profissional ou formação nas áreas de direito, contabilidade ou de finanças.
. .Importante ressaltar que o Conselho Fiscal não substitui o Comitê de Auditoria. O Comitê de Auditoria é um órgão de controle com funções delegadas pelo Conselho de
Administração. Já o Conselho Fiscal é um instrumento de fiscalização eleito pelos sócios e não é subordinado ao Conselho de Administração. A existência de um não exclui a
possibilidade de constituição de outro.
(IBGC 2007; 2015) (OCDE, 2016) (CVM, 2002) (IAIS, 2011)
. .Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar a existência do estatuto ou documento que comprove a existência do Conselho Fiscal e se suas atividades são desempenhadas de acordo com tal documento. O
estatuto ou documento deve pelo menos descrever a sua estrutura, requisitos e competências para ser membro, seu funcionamento, o programa de trabalho, papéis e
responsabilidades dos seus membros bem como aspectos e restrições relacionadas ao conflito de interesses.
. .
1.2.12
.A Operadora exclusivamente odontológica possui órgão interno ou estrutura de Compliance responsável por implementar,
disseminar, treinar e atualizar o código de conduta da empresa e avaliar os desvios de conduta e conflitos de interesse.
.
Complementar
. Interpretação:
O órgão responsável, normalmente designado por Comitê de Conduta ou Comitê de Ética, deverá ser independente e autônomo, contando com poderes delegados pela
administração para a implementação, disseminação e promoção do código de conduta, efetuar sua revisão e atualização periódica, responder a consultas, receber e processar as
denúncias de violação e fazer recomendações à administração. A decisão e aplicação de eventuais penalidades não deve ser atribuição desse órgão, sendo esse um ônus dos
administradores da operadora.
. O código de conduta deve promover os valores da operadora e seus princípios éticos, refletindo a identidade e cultura organizacionais, prezando pela equidade e deve
ser aplicado igualmente a administradores e colaboradores e terceirizados dentro da operadora.
. .O código de conduta é uma seleção de princípios que se convertem em normas de comportamento moral e seu objetivo maior deve ser elevar o nível de confiança nos
relacionamentos internos e externos de qualquer organização, estabelecendo com clareza os limites das relações. Assim, é recomendado que tal código cubra assuntos que
abarquem: (a) o cumprimento das leis e pagamento de tributos; (b) conflito de interesses; (c) informações privilegiadas; (d) processos judiciais; (e) prevenção e tratamento de
fraudes; (f) recebimento de presentes e favorecimentos; (g) doações; (h) atividades políticas; (i) nepotismo; (j) discriminação no ambiente de trabalho; (k) assédio moral e sexual;
(l) segurança no trabalho; (m) relações com a comunidade; entre outros.
(IBGC, 2015) (OCDE, 2016)
. .Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
Verificar a existência e constituição formal do órgão responsável e se este órgão executa as atividades constantes no item (implementa, dissemina, treina e atualiza o código
de conduta da empresa e se avalia os desvios de conduta e conflitos de interesse). Formas de evidência sugeridas: (1) existência de um Regimento Interno do Comitê de Conduta
ou Comitê de Ética; (2) evidências de realização de treinamento; (3) evidências de envio de comunicados internos disseminando o código de conduta; (4) evidências sobre a existência
das avaliações dos desvios identificados; (5) realização de entrevistas com os envolvidos para verificação do conhecimento acerca do código de conduta, entre outras.
. .
1.2.13
.A Operadora exclusivamente odontológica possui Política/Diretrizes ou um Programa de Integridade formalmente estabelecido e
documentado.
.
Complementar
. Interpretação:
Integridade é uma qualidade, uma virtude em função da atuação de forma honrada e justa. Deve ser demonstrada em diversas medidas que pautam a conduta de todos como forma
de prevenir e detectar atos ilícitos, fraude, lavagem de dinheiro, suborno e corrupção envolvendo os diversos inter- relacionamentos internos e externos das diversas partes interessadas
(incluindo o relacionamento com a administração pública, empresas privadas e outros parceiros - terceiros, fornecedores, prestadores, agentes intermediários, associados, cooperados,
etc).
. A corrupção empresarial é um mal que afeta a todos - governos, cidadãos e empresas sofrem diariamente os seus efeitos. Além de desviar recursos a corrupção também é
responsável por distorções que impactam diretamente a atividade empresarial, em razão da concorrência desleal, preços ou oportunidades restritas de negócio. Combatê-la, portanto,
depende do esforço conjunto e contínuo de todos, inclusive das empresas, que têm um papel extremamente importante nesse contexto.
. Assim, a política, diretrizes ou o Programa de Integridade de uma operadora deve orientar a conduta de todos, nos diversos inter-relacionamentos, e refletir o compromisso com
a prática de Compliance e com os mais elevados padrões de ética prevenindo a prática de crimes de lavagem de dinheiro, corrupção, fraudes, subornos e atos ilícitos praticados ou o
embaraço às atividades de órgãos, entidades ou agentes públicos.
. O Programa de Integridade (política ou diretrizes) deve consolidar as ações conduzidas pelas diversas unidades da estrutura organizacional da Operadora em consonância com suas
respectivas atribuições. O Programa deve pautar a conduta de todos (conselheiros, dirigentes, administradores, colaboradores, parceiros e terceiros - independente de cargo e função) com
o objetivo de prevenir, detectar e corrigir atos ilícitos, fraudes, prática de crimes de lavagem de dinheiro, corrupção e de suborno, ou o embaraço às atividades de órgãos, entidades ou
agentes públicos.
. O Programa de Integridade da Operadora deve ser estruturado, aplicado e atualizado de acordo com as características e riscos atuais de suas atividades. A operadora também
deverá garantir o constante aprimoramento e adaptação do referido programa, visando garantir sua efetividade. Um Programa cujas medidas não são personalizadas de acordo com as
especificidades da Operadora pode não ser eficaz.
O Programa de Integridade, ressalvadas as especificidades de cada Operadora, deve ser estabelecido nos seguintes pilares:
1. Comprometimento e apoio da alta direção: Condição necessária para o fomento e aplicação efetiva do programa;
. 2. Instância responsável pelo Programa de Integridade: Instância dotada de autonomia, independência, imparcialidade, recursos materiais, humanos e financeiros para o pleno
funcionamento, com possibilidade de acesso direto à alta direção/corpo decisório da Operadora;
3. Análise de perfil e riscos: Análise dos riscos para o cometimento de atos lesivos efetuada com base no conhecimento dos processos e estrutura organizacional da Operadora bem
como na identificação dos entes de interação (inter-relacionamento de partes interessadas - incluindo a interação com o setor público).
. 4. Estruturação de regras e instrumentos: Com base na análise de perfil e riscos, deverão ser elaborados e atualizados o código de ética ou de conduta e as regras; as políticas
e procedimentos de prevenção de irregularidades; os mecanismos de detecção ou reportes de irregularidades (canais de denúncia) e medidas disciplinares. O Programa de Integridade
também deverá contar com ampla divulgação e/ou treinamento na Operadora.
5. Estratégias de monitoramento contínuo: Definição de procedimentos de verificação da aplicabilidade do Programa de Integridade bem como a criação de mecanismos para que
as deficiências encontradas sejam corrigidas.
. .A existência de um Programa de Integridade evidencia o compromisso da Operadora para a disseminação de boas práticas de gestão e a constante promoção de um ambiente
transparente e ético.
. No caso de a operadora pertencer a um grupo de sociedades de fato e de direito, onde o Programa de Integridade é definido pela controladora da operadora, deverão ser
consideradas as especificidades da regulamentação aplicável ao setor de saúde suplementar, as especificidades das operações de planos privados de assistência à saúde, bem como as
especificidades da própria Operadora. Além disso, em um grupo de sociedades de fato e de direito as diferentes empresas podem ser reguladas/supervisionadas por diferentes entidades
(ANS, SUSEP ou BACEN) sendo sujeitas a exigências distintas. A mesma recomendação também se aplica ao caso das Cooperativas Odontológicas que utilizam para determinados processos
de trabalho a estrutura de suas Federações.
. .(BRASIL, 2013 - Lei 12846/2013; BRASIL, 2015 - Decreto 8420/2015; CGU, 2015; ISO, 37001)
. Possíveis Formas de Obtenção de Evidências:
O Programa de Integridade deverá ser avaliado quanto à sua existência e aplicação de acordo com parâmetros estabelecidos em documentos ou padrões nacionais e internacionais
reconhecidos. São exemplos de documentos: O Decreto n.º 8.420, de 18 de março de 2015, em especial o estabelecido no artigo 42; as Diretrizes estabelecidas pela Controladoria Geral
da União (CGU); e as normas da Organização Internacional de Padronização (International Organization for Standardization - ISO).
. .Verificar a existência documentada do Programa de Integridade e se este contempla os itens mínimos destacados na interpretação do item (Programa de Integridade estabelecido nos 5
pilares).
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