RESOLUÇÃO-COFFITO Nº 612, DE 26 DE MARÇO DE 2025 (parte 2 de 2)

III - cópia simples: quando o interessado apresentar ou apontar apenas uma
cópia simples, sem qualquer forma de autenticação; e
IV - documento original: quando o interessado apresentar ou apontar apenas o
documento original.
Art. 41. Documentos arquivísticos digitalizados ou em outros formatos de
mídia, como vídeos e áudios, que ultrapassarem o tamanho estabelecido pelo GT-SEI e que
não sejam passíveis de redução ou divisão do arquivo devem ser mantidos em mídia
digital na unidade de arquivo do órgão, identificados com o número do processo
eletrônico SEI.
Art. 42. A documentação administrativa de origem externa dirigida ao COFFITO
ou CREFITO será recebida e distribuída, por meio do SEI, pelo Setor de Protocolo ou por
unidade equivalente no respectivo órgão.
Art. 43. O Setor de Protocolo ou a unidade equivalente do órgão poderá abrir
processo no SEI para distribuição de documentos a outras áreas ou incluí-los diretamente
nos processos em tramitação.
Art. 44. A área destinatária do processo analisará as informações dos
documentos, devendo retificar a autuação do processo para adequação e continuidade do
trâmite, ou mover um ou mais documentos para outro processo, certificando o
procedimento e dando a destinação adequada ao processo com documentos movidos.
Art. 45. Os documentos externos recebidos em suporte não digital pela
unidade organizacional de protocolo e que não possuam referência expressa a
determinado número de processo SEI, ou cujo vínculo com este não seja identificado,
serão autuados como novo processo eletrônico.
Parágrafo único. Caso a unidade organizacional destinatária do processo SEI
identifique a existência de autos relacionados aos documentos externos incorporados na
forma do caput deste artigo, deve, após provocação do gestor da unidade destinatária,
transferir tais documentos para o processo apropriado por meio da funcionalidade do SEI
denominada "anexar processo" e concluir o processo SEI autuado pela unidade de
protocolo.
Art. 46. Os documentos de procedência externa recebidos pela unidade de
protocolo ou pela unidade organizacional equivalente em suporte não digital, com
indicação de informação sigilosa, devem ser encaminhados à unidade organizacional
destinatária com garantia de sigilo.
Parágrafo único. Os documentos recebidos por meio não digital, com indicação
de conteúdo sigiloso, referentes a procedimentos licitatórios ou chamamentos públicos
serão encaminhados diretamente à unidade organizacional competente, sem violação do
envelope.
Art. 47. Os tipos de processos, modelos, formulários e de documentos internos
disponíveis para inserção em um processo serão definidos pelo GT-SEI.
Art. 48. Para solicitar a disponibilização ou a adequação de tipos de processos,
modelos, formulários e de documentos no ambiente do SEI, as unidades devem realizar
solicitação ao GT-SEI.
Art. 49. A criação de novos tipos de processos, modelos, formulários e
documentos está condicionada à análise dos tipos já existentes, não sendo aceita a criação
de vários tipos de processos, modelos, formulários e documentos para o mesmo
objetivo.
Art. 50. A eliminação de documentos de processos eletrônicos deverá ocorrer
em conformidade com a legislação arquivística e os procedimentos arquivísticos
vigentes.
Art. 51. Documentos que necessitem de correções, estejam incompletos, não
tenham mais validade, estejam desatualizados, ou que foram inseridos indevidamente
devem ser complementados ou tornados sem efeito por meio de novo documento, com
referência explícita ao número único do documento correspondente.
§ 1º Os documentos podem ser tornados sem efeito por meio da inclusão de
um Despacho de cancelamento no processo, o qual deve ser assinado pelo titular da
unidade onde o documento foi gerado.
§ 2º A inclusão de um Despacho de cancelamento não exclui o documento do
processo.
§ 3º Não devem ser cancelados os documentos que motivaram o início do
processo, os decisórios, os que serviram de fundamentação ou manifestação técnica, ou
outros que comprometam o conteúdo e a análise do processo.
§ 4º É vedado cancelar documento gerado ou incorporado por outras unidades
organizacionais.
Art. 52. O desentranhamento de documentos do processo somente poderá ser
realizado quando houver possível violação de sigilo fiscal, contábil ou informações pessoais
em documento inserido com erro.
Parágrafo único. O desentranhamento deverá ser solicitado por meio da
inclusão de um Termo de Desentranhamento no processo, assinado pelo titular da unidade
onde o documento foi gerado, devendo o processo ser encaminhado para a unidade de
Protocolo do COFFITO.
Art. 53. Não serão digitalizados nem incluídos no SEI:
I - processos legados - processos não digitais arquivados, cuja análise e
instrução foram concluídas ou encerradas;
II - processos para mera consulta, seja interna ou externa;
III - documentos que não se caracterizem como arquivísticos;
IV - correspondências pessoais; e
V - jornais, revistas, livros, panfletos promocionais, fôlderes, propagandas e
demais materiais que não se caracterizam como documento arquivístico, exceto nos casos
em que tais documentos venham a se tornar peças processuais.
Art. 54. Os processos devem ser concluídos quando da finalização da análise ou
da adoção das ações necessárias pela unidade organizacional.
Art. 55. A conclusão do processo em uma unidade não acarreta a conclusão
nas demais unidades organizacionais nas quais esteja aberto.
Art. 56. O processo será encerrado quando não existirem mais ações a serem
realizadas, tendo sido cessada sua finalidade.
Art. 57. Os documentos eletrônicos produzidos no SEI terão garantia de
integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de assinatura cadastrada,
mediante login e senha de acesso do usuário.
Parágrafo único. As assinaturas são de uso pessoal e intransferível, sendo
responsabilidade do titular sua guarda e seu sigilo.
Art. 58. Os documentos assinados eletronicamente, nos termos desta
Resolução, serão considerados originais e válidos para todos os efeitos legais.
Parágrafo único. Cada usuário do SEI, interno ou externo, será responsável pela
exatidão das informações prestadas e pela guarda, pelo sigilo e pela utilização da
assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, a alegação de uso
indevido.
Art. 59. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
VINÍCIUS MENDONÇA ASSUNÇÃO
Diretor-Secretário
SANDROVAL FRANCISCO TORRES
Presidente do Conselho