PORTARIA Nº 84, DE 14 DE FEVEREIRO DE 2025 (parte 2 de 2)

ANEXO
POLÍTICA DO VOCABULÁRIO TERMINOLÓGICO DO ARQUIVO HISTÓRICO DO INEP
APRESENTAÇÃO
O Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira
(Inep) tem sido orientador nas ações relativas à educação brasileira desde sua
concepção. Essa função se reflete intrinsecamente no Arquivo Histórico, que abriga um
conteúdo documental múltiplo, variado, multifacetado e é fonte importante para
pesquisadores de todo o país.
O Arquivo Histórico do Inep disponibiliza seus documentos em formato digital
através do AtoM, uma plataforma on-line, de código aberto, idealizada para o
gerenciamento das descrições arquivísticas, em conformidade com as normas do
Conselho Internacional de Arquivos - CIA (International Council on Archives).
Para que o acervo histórico seja disponibilizado adequadamente ao público e
suas informações sejam facilmente recuperáveis, houve um estudo e criação do
vocabulário terminológico adequado à descrição documental do Arquivo Histórico do
Inep. A partir de uma cooperação técnica-financeira entre o Programa das Nações
Unidas para o Desenvolvimento (Pnud) e o Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas
Educacionais Anísio Teixeira (Inep), foi realizada a consultoria que apresentou como
produto o Vocabulário Terminológico do Arquivo Histórico, o qual tem sua
implementação formalizada nesta política.
1. OBJETIVOS
A política do Vocabulário Terminológico do Arquivo Histórico do Inep tem
como objetivo apresentar as informações da criação e implementação do tesauro do
arquivo, voltado ao registro e disseminação dos termos que serão utilizados na
indexação dos documentos pertencente ao acervo do Arquivo Histórico do Inep. O
documento contém informações que serão úteis para a orientação da sua manutenção,
já que novos termos podem ser adicionados, alterados ou até removidos.
Apresenta também informações sobre o ICA-AtoM, programa livre, onde o
vocabulário será indexado para auxiliar na acurácia da recuperação da informação e
facilitar a busca feita pelos usuários. A maior parte do trabalho será feita dentro do
programa que, baseado na Norma Brasileira de Descrição Arquivística (Nobrade), possui
campos específicos para o uso dos termos na indexação.
Portanto, esse documento se apresenta como forma de oficializar o projeto
e como uma referência a ser consultado acerca de recomendações, normas e outras
determinações.
2. HISTÓRIA DO ARQUIVO HISTÓRICO
O Arquivo Histórico se originou na década de 1980, derivado de um quadro
de arranjo proposto pela arquivista Astréa Moraes e Castro. A sua criação foi parte do
processo de reorganização da documentação do Ministério da Educação (MEC) e do
Inep, transferida definitivamente do Rio de Janeiro à nova capital, Brasília.
O resultado desse trabalho foi um rearranjo documental que se deu a partir
de estudos da estrutura do Instituto, de sua criação e de legislações concernentes,
reconstituindo as atribuições de cada órgão que fez parte da estrutura institucional. A
proposta da arquivista sofreu adaptações até chegar ao modelo atual, obedecendo a
uma sistemática que envolve ordenação por setor de origem, tipologia documental e
assunto.
O acervo documental deste fundo histórico é organizado em 53 séries
documentais, dispostas na Seção de Fundo Histórico. O acervo preserva informações de
60 anos de trabalho relacionado ao desenvolvimento da educação brasileira, e é
composto por documentos textuais, imagens e mapas, que possuem valor histórico,
probatório e informativo.
No final da década de 1990 houve a transformação do Inep em autarquia
federal, na qual aprovaram o Regimento Interno do órgão, constando em sua estrutura
a Diretoria de Tratamento e Disseminação de Informações Educacionais, subdividida em
duas coordenações-gerais: 1) Coordenação-Geral de Difusão de Informações Educacionais
e 2) Coordenação-Geral de Tratamento da Informação e Documentação, esta última se
subdividindo em: Coordenação de Tratamento da Informação e Coordenação de Acervo
e Documentação, esta tinha a responsabilidade de preservar e tornar acessível o Arquivo
Histórico do Inep (AHi).
Com a finalidade de facilitar a recuperação da informação do AHi, foi
contratada uma empresa especializada, a fim de indexar o acervo. Como resultado desse
trabalho, foi criado o InepArq, sistema de busca interno utilizado pelo Arquivo Central
e pelo Arquivo Histórico. A ferramenta de pesquisa do InepArq é realizada por meio de
palavras-chave, o que não garante a recuperação completa dos documentos. Dessa
forma, viu-se a necessidade de atualizar a ferramenta utilizada pelo Arquivo Histórico.
Em meados de 2013, houve uma reestruturação organizacional da autarquia,
onde o Arquivo Histórico ficou localizado fisicamente junto à Biblioteca, sendo geridos
pelo Centro de Informação e Biblioteca em Educação (Cibec), e o Arquivo Central ficou
sob responsabilidade da Diretoria de Gestão e Planejamento (DGP). Em razão da grande
demanda por parte dos pesquisadores externos, o Arquivo Histórico iniciou o Projeto
Contínuo de Digitalização do Acervo pela própria equipe de arquivistas, historiadores e
museólogos. Com isso, os documentos digitalizados passaram a ser disponibilizados para
o público externo no sistema AtoM (Acess to Memory), o qual permite buscas mais
amplas em relação ao InepArq.
3. CONSTRUÇÃO DO VOCÁBULÁRIO TERMINOLÓGICO DO ARQUIVO
HISTÓRICO
Para a construção do vocabulário controlado do Arquivo Histórico do Inep,
inicia-se com a extração de termos contidos nos documentos do acervo histórico. A
extração dos termos considera o maço como unidade informacional. Isso significa que as
pastas contidas dentro de cada maço são relevantes para fins de organização do
processo de levantamento dos termos, entretanto, a padronização e os registros têm
como objetivo representar o maço como um documento. Isto posto, o processo de
extração dos termos consiste em:
1. identificação e registro do maço que terá os termos extraídos em planilha
eletrônica;
2. leitura superficial de todos os documentos do maço selecionado;
3. identificação de termos frequentes, de representação significativa ou de
ambos de cada pasta do maço;
4. padronização e registro dos termos identificados em planilha eletrônica;
5. classificação dos termos a fim de agrupá-los e identificar um novo termo,
mais abrangente, que represente todo o grupo;
6. padronização e registro dos termos das classes criadas em planilha
eletrônica;
7. identificação de palavras ou sequência de palavras recorrentes no
conteúdo, representando temas, instituições, locais ou qualquer remissiva aos
documentos de cada pasta que possam caracterizar assuntos do maço; e
8. padronização e registro das palavras recorrentes em planilha eletrônica.
A planilha eletrônica utilizada relaciona-se ao processo de extração,
mencionado anteriormente, e registra os dados dos maços analisados. A seguir, estão
quais são esses dados e suas respectivas descrições:
¸ Série: descrição da série do maço (refere-se ao item 1 do processo de
extração);
¸ Caixa: número da caixa na qual o maço está acondicionado (refere-se ao
item 1 do processo de extração);
¸ Maço: número do maço (refere-se ao item 1 do processo de extração);
¸ Pastas: quantidade de pastas dentro do maço (refere-se ao item 1 do
processo de extração);
¸ Termo Específico: termo extraído do maço (refere-se aos itens 3 e 4 do
processo de extração);
¸Termo Geral: termo criado para representar a classificação de um grupo de
termos (refere-se aos itens 5 e 6 do processo de extração);
¸ Assunto: palavras ou sequência de palavras recorrentes no conteúdo do
documento, que podem representar pontos de acesso (refere-se aos itens 7 e 8 do
processo de extração);
¸Acesso: local onde o maço está disponível para consulta (refere-se ao item
1 do processo de extração); e
¸Observações: texto explicativo de qualquer observação que o consultor entendeu
como relevante a ser registrada para análise da equipe do Arquivo Histórico do Inep.
Após a extração dos termos, procede-se com uma análise das informações
levantadas para refinar o resultado. Essa etapa tem como objetivo encontrar termos
equivalentes para unificá-los, além de padronizar a forma de apresentação de todos os
termos extraídos.
Segue-se, então, com a classificação dos termos específicos. Aqui, os termos
são analisados considerando o contexto que se deseja estabelecer, representado pelo
termo geral. Assim, novos agrupamentos e desmembramentos são realizados
relacionando os termos e seus contextos até alcançar uma estrutura taxonômica, que
resulta na proposta apresentada neste documento.
4. EXTRAÇÃO DOS TERMOS NO ACERVO
4.1. AMOSTRA
O trabalho de extração dos termos é realizado em uma amostra do acervo
definida pela equipe da CGDI, responsável pelo Arquivo Histórico do Inep.
A escolha dos maços é aleatória, mas precisa considerar todas as 53 séries
presentes no Arquivo Histórico. Portanto, a dinâmica utilizada, necessariamente,
seleciona maços de cada série.
Diante do exposto, espera-se que os termos extraídos sejam capazes de
representar cerca de 90% do acervo.
4.2. EXTRAÇÃO DE TERMOS E ASSUNTOS
Este tópico caracteriza-se como a essência do vocabulário controlado. Aqui,
ficam relacionados todos os termos e assuntos extraídos do fundo histórico do Inep.
Vale destacar que os termos são registrados com um verbo substantivado, que
representa a atividade geradora do documento, visando demonstrar sua organicidade.
Os termos e os assuntos extraídos podem ser expostos sob a perspectiva da
frequência em que ocorrem em cada série. Ressalva-se, ainda, que há intersecção entre
termos gerais, logo um termo específico pode pertencer a mais de um termo geral, motivando,
assim, a apresentação dos termos específicos considerando o seu respectivo geral.
4.2.1. TERMOS ESPECÍFICOS
Os termos específicos são aqueles efetivamente extraídos a partir da leitura
dos documentos e que possuem uma alta ocorrência ou uma representação significativa,
podendo ocorrer ambas as situações.
4.2.2. TERMOS GERAIS
Os termos gerais são os termos criados para agrupar um conjunto de termos
específicos, demonstrando hierarquia e semelhanças entre termos.
4.2.3. ASSUNTOS
Os assuntos são palavras ou sequência de palavras de alta ocorrência no
conteúdo dos documentos e que representam pontos de acesso.
5. ANÁLISE DOS TERMOS E CORRELAÇÃO COM O THESAURUS BRASILEIRO DA
EDUCAÇÃO (BRASED)
Esta etapa consiste na análise de cada termo extraído para que seja definida
a maneira mais adequada de apresentá-lo. Ambos os termos, específicos e gerais, são
analisados em conjunto e dão lugar a uma cadeia de termos, partindo do mais genérico
até o mais específico, com cinco níveis hierárquicos.
A nova estrutura é a taxonomia, que será apresentada mais adiante, e sua
concepção permite analisar uma possível correlação com o Thesaurus Brasileiro de
Educação (Brased). Entretanto, frequentemente, a correlação existente é
demasiadamente fraca, pois, apesar dos termos terem nomenclaturas semelhantes, o
contexto em que estão inseridos é diferente.
Recomendação do Consultor: O consultor sugeriu que a estrutura de termos
do Arquivo Histórico seja inserida na plataforma AtoM e possua área própria no Brased,
uma vez que, apesar de compartilhar temas educacionais com os documentos
bibliográficos, a estrutura proposta delimita o universo de documentos que registram a
atuação do Inep e sua história na educação brasileira. Contudo, sugeriu-se que os
documentos do Fundo Histórico sejam vinculados aos termos já existentes no Brased,
quando possível, para que sejam recuperados junto com o restante do conteúdo,
expandindo, assim, a capacidade de pesquisa dos usuários da CGDI.
6. SOFTWARE PARA GESTÃO E MANUTENÇÃO DO TESAURO DO ARQUIVO
HISTÓRICO (ATOM)
6.1 A ESCOLHA DO ATOM
O Arquivo Histórico iniciou o projeto de digitalização de documentos em
2017 e, dentre as diversas ferramentas que auxiliam na organização de acervos
arquivísticos, o programa AtoM (Access to Memory) foi selecionado. Ele foi desenvolvido
com o objetivo de proporcionar uma ferramenta gratuita e de fácil manejo às entidades
custodiadoras espalhadas pelo mundo, visando à divulgação e disponibilização de seus
acervos na internet.
Entre as funcionalidades do AtoM, algumas se destacam. Uma delas é o
campo "área de pontos de acesso" que registra os termos selecionados para a
localização e recuperação da unidade de descrição. A plataforma permite que um
vocabulário controlado seja adicionado à plataforma. Outra funcionalidade é o
gerenciamento de termos e taxonomias.
6.2 APRESENTAÇÃO DO ATOM
O AtoM é uma versão atualizada do ICA-AtoM e seus padrões de descrição
foram projetados em torno dos padrões internacionais (ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDIAH) de
descrição do ICA (International Council on Archives - Conselho Internacional de
Arquivos). Ele destina-se a ser flexível o suficiente para acomodar outras práticas
baseadas em diferentes normas de descrição nacionais ou internacionais. (ICA-ATOM,
2013).
A ferramenta de busca do AtoM é utilizada para pesquisar informações que
contenham um determinado termo no sistema. Já a recuperação da informação é
extremamente dependente do processo de adição de registros, ou seja, quanto maior a
precisão e amplitude da descrição, melhor se dará a recuperação.
6.3 DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA
A descrição arquivística, segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística (2005) é "o conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos
formais e de conteúdo dos documentos para a elaboração de instrumentos de pesquisa".
Com isso, o objetivo das descrições é a recuperação e o controle dos documentos.
No caso do AtoM, elaborado em conformidade com a Norma Internacional de
Descrição Arquivística - ISAD(G), possibilita uma descrição multinível, que se alinha à
estrutura do instrumento de pesquisa, criando estratégias para a recuperação dos
documentos, por meio de diferentes níveis, desde os mais genéricos até os mais
específicos. Assim, permite a descrição ampla e facetada dos documentos, levando em
conta todos os seus aspectos.
A Descrição arquivística está dividida em oito áreas:
¸ Área de identificação: registra informações essenciais para identificar a
unidade de descrição;
¸ Área de contextualização: registra informações sobre a proveniência e a
custódia da unidade de descrição;
¸ Área de conteúdo e estrutura: registra informações sobre o assunto e a
organização da unidade de descrição;
¸Área de condições de acesso e uso: registra informações sobre o acesso à
unidade de descrição;
¸ Área de documentação associada: registra informações sobre outras fontes
que têm importante relação com a unidade de descrição;
¸Área de notas: registra informações sobre a unidade de descrição que não
tenham lugar nas áreas anteriores;
¸Área de pontos de acesso: registra os termos selecionados para a localização
e recuperação da unidade de descrição;
¸Área de controle da descrição: registra informações sobre como, quando e
por quem a descrição foi elaborada.
6.4 MODALIDADES DE BUSCA
As ferramentas de busca são comuns em sistemas informatizados, nos quais
a maioria recupera as informações mantidas por meio dos chamados metadados. O
AtoM possui duas modalidades de busca: a simples e a avançada.
6.4.1 BUSCA SIMPLES
A busca simples se dá pela inserção de um termo que se quer encontrar e realiza
de forma global, ou seja, em todos os campos dos registros mantidos pelo sistema.
6.4.2 BUSCA AVANÇADA
A busca avançada permite restringir a abrangência da busca, tornando os
resultados mais precisos. Essa busca é feita apenas nos campos selecionados, podendo
ser o campo de indexação dos tesauros.
7. ESTRUTURA DE TERMOS E ASSUNTOS E INSERÇÃO
Apresenta-se, então, a estrutura de termos e assuntos do vocabulário
controlado do Arquivo Histórico do Inep.
7.1 TERMOS EXTRAÍDOS
O trabalho de extração produziu um total de 526 termos específicos dispostos em
59 termos gerais. É importante lembrar que os termos gerais podem compartilhar seus termos
específicos, logo, pode haver repetição de termos, tantos dos gerais como dos específicos. É
necessário esclarecer que os números referem-se às quantidades distintas de termos.
7.2 ASSUNTOS EXTRAÍDOS
Os assuntos, por sua vez, totalizaram 1.735 itens. Entretanto, após análise,
manteve alguns assuntos produzidos pela etapa de extração que representam atributos
dos maços, como o título de um documento, por exemplo. Destaca-se que o registro dos
assuntos cumpria o objetivo de apenas auxiliar na contextualização dos termos extraídos
de um maço, mas oferece novas possibilidades, como a criação de um banco de
assuntos.
7.3 INSERÇÃO DOS TERMOS
Além dos campos de descrição arquivística, o AtoM possui a possibilidade de
gestão de termos na implementação de um vocabulário controlado, com inserção
normalizada de termos no formato de taxonomias ou tesauros. O preenchimento correto
e normalizado dos elementos da descrição arquivística e do vocabulário controlado
implica na qualidade do controle e recuperação da informação.
As relações no Tesauro do AHi são construídas utilizando as abreviaturas: TG e TE.
QUADRO 1
ABREVIATURAS DO TESAURO AHI
. .ABREVIATURA .SIGNIFICADO
. .TG .Termo Geral
. .TE .Termo Específico
Fonte: Elaboração própria.
A inserção dos termos na Plataforma AtoM devem ser agrupados em uma
taxonomia e usados como pontos de acesso em descrições arquivísticas, correlacionando
assim o Termo Geral para o Termo Específico criando a descrição multinível (árvore).
Além disso, pode-se recuperar informações relacionadas a um local pelo uso de
vocabulário controlado.
8. INDEXAÇÃO E RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO COM O TESAURO DO
AHI
O vocabulário terminológico do Arquivo Histórico do Inep deve ser usado
pelos profissionais responsáveis pela indexação no arquivo. E os elementos que devem
ser considerados para atingir o objetivo da indexação, necessitam de padronização de
registro e de arquivamento eletrônico, combinado com a indexação e uso de vocabulário
controlado.
QUADRO 2
ELEMENTOS DA INDEXAÇÃO
. .ELEMENTOS .EXPLICAÇÃO .APLICAÇÃO AO AHI
. .Cobertura de
assunto
.Assuntos cobertos pelo
sistema
.Definir com exatidão os assuntos gerais que
representam pontos dos maços.
. .Composição do
acervo
.Tipologias que
pertencem ao acervo
.Especificar ao descrever o documento qual a
tipologia
. .Processo de
indexação
.Desenvolve-se pela
análise e representação,
influenciado pelas
variáveis: exaustividades,
especificidade e escolha
da linguagem
.O processo de indexação deve ser realizado por
profissionais capacitados e que tenham
conhecimentos e acesso ao manual de indexação. O
responsável deverá indexar e descrever cada
documento de forma que os assuntos sejam
representados verdadeiramente e utilizando o
vocabulário controlado.
. .Indexador .Profissional responsável
pela indexação
.Trata-se dos arquivistas, historiadores e
museólogos. Profissionais que compõem o Arquivo
Histórico do Inep.
. .Recuperação da
informação
.Sistema de recuperação
por assuntos
.Na plataforma AtoM há opções de buscas
simplificadas e avançadas, utilizando o vocabulário
controlado.
. .Estratégia de
busca
.Estratégia de busca que
será adotada pelos
usuários
.Os usuários poderão formular suas estratégias de
busca utilizando a linguagem natural, termos
específicos ou gerias. O sistema facilitará a busca
com o vocabulário controlado do AHi.
. .Avaliação da
recuperação e
do sistema
.Avalia e determina até
que ponto o sistema
corresponde o usuário
.A equipe do Arquivo Histórico deverá verificar
ajustes e analisar o sistema de busca, avaliar
futuros aprimoramentos na Política do Vocabulário
Terminológico do Arquivo Histórico do Inep.
Fonte: Elaborado pelo Arquivo Histórico/Inep com base em Fujita e Troitiño (2019)
9. CONSIDERAÇÕES FINAIS
A Política do Vocabulário Terminológico do Arquivo Histórico do Inep foi
criada com o intuito de orientar e atender as necessidades do setor, além de fornecer
elementos diretivos que possibilitem a organização, análise e recuperação do acervo
histórico.
Espera-se que a Política seja um instrumento de tomada de decisão
estratégica para o Arquivo Histórico do Inep e que oriente na gestão do vocabulário
controlado, pois preservar e disseminar a memória da educação brasileira é um dos
grandes desafios, o acesso e a recuperação desses documentos arquivísticos é bastante
significativo.
A política é o resultado do projeto entre a CGDI/Arquivo Histórico do Inep e
o consultor Pedro Daniel Ottoni de Carvalho (Pnud), que explora o relacionamento direto
entre os termos extraídos dos documentos com as atividades geradoras destes, no qual
produziu uma completa estrutura taxonômica.
O Vocabulário Terminológico do Arquivo Histórico do Inep não está acabado,
ele deve, assim que necessário, passar por avaliação e atualização de sua taxonomia.
Assim como a Política tendo como parâmetro as mudanças na linguagem e as tomadas
de decisão. O trabalho que o Arquivo Histórico do Inep vem desenvolvendo está
alinhado com as tendências mundiais de tratamento desse tipo de acervo e a utilização
do vocabulário terminológico no AtoM, que pode se tornar um instrumento valioso para
o auxílio ao usuário no momento da busca. Além disso, dá visibilidade ao acervo do
Inep.