INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 4/SEI-MCOM, DE 20 DE JANEIRO DE 2025 (parte 2 de 3)

§ 2º Todas as comunicações processuais, a partir do cadastro de que trata o
caput, entre o Ministério das Comunicações e a empresa ou entidade representada serão
realizadas por meio eletrônico.
Art. 35. O Usuário Externo poderá, havendo indício de irregularidade, ter o
seu cadastro desativado, a qualquer momento.
Parágrafo único. O Usuário Interno que identificar irregularidades, deverá
comunicar imediatamente à Gestão Negocial e justificar a desativação do cadastro.
Art. 36. A não obtenção de acesso ao SEI-MCom, bem como eventual falha de
transmissão ou recepção de dados e informações, não imputáveis à falha do sistema,
não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais.
CAPÍTULO III
DOS PERFIS
Seção I
Dos Perfis de Acesso
Art. 37. O SEI-MCom estará disponível com, no mínimo, os seguintes perfis e funcionalidades:
I - Administrador Setorial: destinado à chefia da unidade e servidores indicados
por ela, cujas competências do Administrador Setorial estão detalhadas no art. 18;
II - Colaborador: destinado a colaboradores e estagiários em exercício no
Ministério das Comunicações, no desempenho de suas atividades acessórias de apoio,
que possibilita a criação, instrução e tramitação de processos administrativos eletrônicos
e produção de documentos, vedada sua assinatura e ordenação na árvore;
III - Básico: destinado a servidor ou empregado público em exercício no
Ministério das Comunicações, no desempenho de suas competências na prática do ato
administrativo, que possibilita a criação, instrução e tramitação de processos
administrativos eletrônicos, produção e assinatura de documentos, criação de texto
padrão e ordenação da árvore do processo;
IV - Básico Gestor: destinado a ocupante de cargo de chefia equivalente a
Coordenador Geral, ou superior, em exercício no Ministério das Comunicações, que
possibilita a criação, instrução e tramitação de processos administrativos eletrônicos,
produção e assinatura de documentos, criação de texto padrão e ordenação da árvore
do processo, além da visualização do acervo de sigilosos da unidade; e
V - Consulta: destinado a usuários em exercício no Ministério das
Comunicações, quando não forem realizar qualquer ação nos processos e/ou
documentos, que possibilita apenas a consulta e leitura dos documentos.
Art. 38. São perfis acessórios aqueles concedidos, exclusivamente, pela
unidade de Gestão Negocial do SEI-MCom:
I - Gerenciamento de acesso externo: permite a concessão de vistas a
processos e assinatura de documentos por Usuários Externos;
II - Envio externo: permite a tramitação de processos entre órgãos, utilizando a
plataforma digital de comunicação entre sistemas de processo administrativo eletrônico;
III - GD Arquivamento: permite o encerramento de processo para posterior
arquivamento; e
IV - GD Avaliação: permite a análise do arquivamento para destinação final.
Art. 39. Caberá à unidade de Gestão Negocial definir ou alterar, em caso de
necessidade, os perfis de acesso ao SEI-MCom, assim como suas funcionalidades.
Seção II
Da Concessão das Permissões de Acesso
Art. 40. Os perfis de acesso serão concedidos exclusivamente de acordo com
sua vinculação, podendo ser:
I - servidor ou empregado público, que poderá cadastrar e tramitar processos,
gerar e assinar documentos, criar e gerenciar textos padrão, ordenar árvore do processo
e gerenciar acesso e assinatura para Usuário Externo a processos e/ou documentos, de
acordo com o perfil de acesso; e
II - colaborador ou estagiário, que poderá cadastrar e tramitar processos,
gerar documentos e utilizar texto padrão já criado, de acordo com o perfil de acesso.
Art. 41. Na ocasião de realocação de usuário, os Administradores Setoriais são
os responsáveis pela inclusão ou exclusão dos acessos nas respectivas unidades.
Art. 42. Um usuário poderá estar associado a mais de uma unidade no SEI-
MCom, desde que a autoridade competente da unidade solicite sua inclusão ao
Administrador Setorial.
CAPÍTULO IV
DO PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO
Art. 43. O procedimento, no âmbito do Ministério das Comunicações, de início,
andamento e recebimento de processos e documentos, independentemente da natureza
do suporte que os contém, deve observar o disposto na legislação aplicável, ressalvados os
requisitos específicos ao meio eletrônico estabelecidos nesta Instrução Normativa.
§ 1º Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente, na forma estabelecida
nesta Instrução Normativa, serão considerados originais para todos os efeitos legais.
§ 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão
considerados cópia autenticada administrativamente, nos termos do Decreto nº 8.539, de
8 de outubro de 2015.
§ 3º Os documentos resultantes da digitalização de cópia autenticada em
cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples serão considerados
cópia simples, nos termos do Decreto nº 8.539, de 2015.
§ 4º A digitalização de que tratam os parágrafos 2º e 3º deverá ser realizada
nos termos previstos nas diretrizes e orientações de que trata a Resolução CONARQ nº
48, de 10 de novembro de 2021.
Art. 44. O início de processo deve ser feito observando os princípios legais,
administrativos e éticos dispensados ao tipo de processo, devendo o agente público
manter absoluta discrição com relação à informação contida no processo.
Art. 45. O processo pode ser iniciado pela unidade competente ou a pedido do
interessado, dispensando-se requerimento de autuação, devendo ser incluído no processo
o(s) documento(s) e informações necessárias a decisão da autoridade administrativa.
Art. 46. O processo eletrônico no SEI-MCom deve ser criado e mantido pelos
usuários de forma a permitir sua eficiente localização e controle, mediante o
preenchimento dos campos próprios do sistema, observados os seguintes requisitos:
I - ordem cronológica e sequencial da documentação;
II - possibilidade de vinculação entre processos;
III - publicidade das informações como preceito geral e o sigilo, exceção;
IV - atribuição de nível de acesso a cada documento, considerando a
sensibilidade das informações nele contidas; e
V - formato integralmente eletrônico, ressalvada a hipótese do art. 3º, § 1º.
Art. 47. A utilização da ordenação de árvore do processo deve respeitar a
correta instrução processual, ficando vedada a reordenação do primeiro documento que
deu origem ao processo.
Parágrafo único. É vedada a ordenação da árvore dos processos que tenham
sido enviados e/ou recebidos externamente por meio da plataforma digital de
comunicação entre sistemas de processo administrativo eletrônico, integrantes do
Processo Eletrônico Nacional - PEN.
Seção I
Dos Tipos de Processo
Art. 48. Tipo de processo é a configuração recebida pelo processo
administrativo eletrônico, com base nas funções e atividades desempenhadas por uma
unidade administrativa do Ministério das Comunicações, diante do agrupamento de
documentos adequados à sua finalidade.
§ 1º Cada Tipo de Processo é identificado por nome específico que reflete a função
para qual foi criado, não devendo conter dados que especifiquem a estrutura organizacional.
§ 2º Os Tipos de Processo deverão estar associados no SEI-MCom a pelo menos
uma classificação arquivística, de acordo com os Códigos de Classificação de Documentos
das Atividades-Meio e das Atividades-Fim do Ministério das Comunicações.
§ 3º Quando do envio do processo para arquivamento, serão reclassificados
aqueles cujo assunto difira da função ou atividade correspondente ao Tipo de Processo.
Art. 49. A criação de Tipos de Processo dar-se-á por meio de solicitação do
Administrador Setorial ou da chefia da unidade.
Parágrafo único. Deverá ser indicada ao menos 01 (uma) unidade responsável
pela definição das características formais, apta a decidir sobre a inclusão, edição ou
desativação do Tipo de Processo.
Art. 50. A solicitação de criação de Tipos de Processo dar-se-á com os
seguintes dados:
I - nome do Tipo de Processo, de forma sucinta e clara, respeitando o limite
de 100 (cem) caracteres e as disposições do art. 48;
II - indicação das unidades para as quais o processo será apresentado na lista
de Tipos de Processo, no Menu Iniciar Processo;
III - indicação dos níveis de acesso permitidos, conforme art. 65; e
IV - justificativa para a criação do Tipo de Processo, contendo:
a) competência legal da unidade requisitante, incluindo normas e dispositivos
legais que lhe conferem a titularidade do assunto e função do processo; e
b) detalhamento de qual atividade do Ministério das Comunicações está
refletida no Tipo de Processo, informando sua finalidade.
§ 1º O nível de acesso de que trata o inciso III, quando restrito ou sigiloso,
deverá conter a sugestão de hipótese legal.
§ 2º Todas as solicitações de criação de Tipo de Processo estarão sujeitas a avaliação
pelas equipes de Gestão Documental e Negocial, a partir das informações prestadas.
Seção II
Dos Tipos de Documentos
Art. 51. Tipo de Documento é a configuração recebida pelo documento
eletrônico, com base nas funções e atividades do processo administrativo.
Parágrafo único. Os documentos receberão a classificação associada ao Tipo
de Processo, conforme disposto no art. 48, § 2º.
Art. 52. A solicitação de criação de Tipo de Documento dar-se-á com, pelo
menos, os seguintes dados:
I - nome do Tipo de Documento, associado à atividade e/ou função que o gerou;
II - modelo a ser associado, de acordo com o art. 55; e
III - justificativa para criação do Tipo de Documento.
Parágrafo único. Todas as solicitações de criação de Tipo de Documento
estarão sujeitas a avaliação pelas equipes de Gestão Documental e Negocial, a partir das
informações prestadas.
Art. 53. Os documentos, quando disposto em legislação específica, receberão
numeração automática sequencial por órgão, a cada exercício, sem distinção de setor,
salvo exceções.
Art. 54. O documento criado ou inserido no SEI-MCom receberá,
automaticamente, Numeração Única de Documento, que aparecerá entre parênteses na
árvore do processo.
Parágrafo único. A referida numeração única do documento consiste em uma
informação pesquisável e serve para referenciá-lo na edição do texto de outro
documento interno.
Subseção I
Dos Modelos de Documentos
Art. 55. Os modelos de documentos serão criados considerando os padrões
do Manual de Redação da Presidência da República e a legislação vigente.
§ 1º Os modelos de documento devem obedecer a estrutura básica definida
pela unidade de Gestão Documental.
§ 2º Todos os modelos de documentos são atrelados a um Tipo de Documento
e sua criação deverá ser realizada de acordo com o art. 52 desta Instrução Normativa.
Seção III
Da Produção de Documentos
Art. 56. Todo documento oficial produzido no âmbito do Ministério das
Comunicações deverá ser gerado no editor de texto do SEI-MCom.
Parágrafo único. Os documentos de que trata o caput deverão respeitar a
formatação e a estrutura definidas no Manual de Redação Oficial da Presidência da República.
Art. 57. Para fins de padronização do conteúdo informacional que pode se
repetir em diferentes processos do mesmo assunto, as unidades deverão criar e
gerenciar seus próprios Textos Padrão.
Seção IV
Dos Documentos Externos
Art. 58. Documento externo é aquele existente em formato digital ou
produzido a partir da digitalização de um documento em suporte papel, que tenha sido
criado fora do SEI-MCom.
§ 1º O documento externo será identificado, na árvore do processo, a partir
do ícone do formato de arquivo em que foi produzido.
§ 2º Os documentos deverão ter seus metadados conferidos e atualizados,
quando se aplicar, referentes ao Tipo de Processo, Tipo de Documento, classificação,
data da criação, nome ou número e nível de acesso no SEI-MCom.
Art. 59. Todo documento recebido ou produzido em meio físico no âmbito
das atividades do Ministério das Comunicações deverá ser digitalizado e processado por
ferramenta de Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR), conferido, indexado e
tramitado por meio do SEI-MCom pelas unidades.
§ 1º A conferência prevista no caput deverá registrar se o documento em
meio físico corresponde a documento original, cópia autenticada em cartório, cópia
autenticada administrativamente por servidor ou cópia simples.
§ 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais em meio físico
são considerados cópia autenticada administrativamente.
§ 3º Os documentos resultantes da digitalização de cópia autenticada em
cartório, cópia autenticada administrativamente por servidor ou cópia simples, em meio
físico, serão considerados cópias simples no SEI-MCom.
§ 4º A apresentação do original do documento digitalizado será necessária
quando a lei expressamente o exigir ou na hipótese prevista no § 6º deste artigo.
§ 5º Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação
motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada diligência para a
verificação do documento objeto de controvérsia.
§ 6º A administração poderá exigir, a seu critério, até que decaia o seu direito de
rever os atos praticados no processo, a exibição do original de documento digitalizado.
Art. 60. O documento recebido em meio físico, nos termos do art. 59 será
digitalizado e capturado no sistema de acordo com sua especificidade.
§ 1º A digitalização de documentos será:
I - realizada com resolução mínima de 300 (trezentos) dpi;
II - submetida a tratamento por Reconhecimento Ótico de Caracteres - OCR
antes de sua inserção no SEI-MCom;
III - limitada a 200 (duzentas) folhas por arquivo ou até o limite do termo de
encerramento; e
IV - acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado.
§ 2º Os processos com mais de 200 (duzentas) folhas serão fragmentados em
mais de um arquivo eletrônico no momento de sua digitalização, salvo nos casos em que
a fragmentação rompa o inteiro teor da última peça documental.
§ 3º A conferência da integridade do documento digitalizado de que trata o
§ 1º, inciso IV deverá ser efetuada de acordo com o art. 3º da Lei nº 12.682, de 9 de
julho de 2012, por servidores e empregados em exercício no Ministério das
Comunicações, sendo vedada sua execução por colaboradores terceirizados.
Art. 61. Será admitida a inserção de documentos externos nos formatos
previstos no SEI-MCom.
Subseção I
Do Recebimento de Documentos Externos
Art. 62. O recebimento de documentos externos digitais, no Ministério das
Comunicações, se dará obrigatoriamente, por meio da plataforma digital para envio de
documentos eletrônicos ou do peticionamento eletrônico.
§ 1º Os metadados gerados a partir do recebimento disposto no caput,
poderão ser verificados no andamento do processo.
§ 2º É expressamente vedado o recebimento de documentos eletrônicos por
outros meios que não o especificado no caput.
§ 3º A unidade de protocolo receberá os processos, que deverão,
posteriormente, ser encaminhados à unidade administrativa responsável por seu
prosseguimento.
Art. 63. O Serviço de Protocolo receberá documentos em meio físico,
encaminhados pelos Correios ou entregues pessoalmente.
§ 1º Todos os documentos remetidos ao Ministério das Comunicações,
independentemente da sua forma de entrega, quando enviados em meio físico nos
termos do caput, serão encaminhados ao Serviço de Protocolo para registro.
§ 2º Havendo indícios de violação de correspondência recebida via correio, o
Serviço de Protocolo não procederá ao recebimento, devendo o documento ser
devolvido ao agente dos Correios que efetuou a entrega.
§ 3º Os documentos recebidos na forma do caput, quando não referenciados
com um número de protocolo já existente, serão autuados como novos processos, aos
quais será atribuído um NUP.
§ 4º Ao Serviço de Protocolo compete a digitalização de documentos
recebidos em meio físico, e poderá:
I - proceder a digitalização imediata do documento original em meio físico
apresentado, devolvendo-o imediatamente ao interessado;
II - determinar que a protocolização de documento original em meio físico
seja acompanhada de cópia simples, entregue pelo Usuário Externo, hipótese em que a
unidade atestará a conferência da cópia com o original, devolvendo o documento original
de imediato ao interessado e descartando a cópia simples após sua digitalização; e
III - receber documentos físicos, nas situações de inviabilidade ou
indisponibilidade de que trata o art. 3º, § 1º dessa Instrução Normativa, para posterior
digitalização em até 5 (cinco) dias úteis, considerando que:
a) os documentos em suportes físicos recebidos que sejam originais ou cópias
autenticadas em cartório poderão ser devolvidos ao administrado, preferencialmente, ou
mantidos sob guarda da unidade administrativa competente, nos termos da tabela de
temporalidade e destinação, apondo-se o NUP do processo e NUD do documento gerado
no SEI-MCom na parte superior direita do documento a ser arquivado; e
b) após a digitalização dos documentos, que sejam cópias autenticadas
administrativamente ou cópias simples, o interessado poderá requerer, junto ao
Ministério das Comunicações, sua restituição no prazo de até 30 (trinta) dias. Após este
prazo, os documentos serão eliminados.
Subseção II
Da Movimentação de Documentos Externos
Art. 64. A Movimentação de Documentos Externos consiste na remoção de um
documento de um processo para inclusão em outro, a fim de atender demanda administrativa.
Parágrafo único. Somente unidades caracterizadas como "unidade de
protocolo" no sistema realizarão a movimentação de documento externo.
Seção V
Dos Níveis de Acesso
Art. 65. Os processos e documentos gerados ou inseridos no SEI-MCom
deverão receber indicação de nível de acesso, de acordo com o nível de sensibilidade da
informação custodiada, podendo ser públicos, restritos ou sigilosos.
§ 1º Os procedimentos relativos à disponibilização, à classificação, ao
tratamento e à gestão da informação de natureza restrita e sigilosa, no âmbito do Ministério
das Comunicações, obedecerão às disposições contidas em legislação específica.
§ 2º Os processos com informações consideradas imprescindíveis à segurança
da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação, deverão ser registrados
no SEI-MCom para geração do NUP, mas não deverão ser tramitados no sistema,
devendo observar os procedimentos dispostos na legislação vigente.
§ 3º O prazo de sigilo de processos classificados sigilosos deverá observar o
disposto na legislação vigente, podendo inclusive ser prorrogado nos mesmos termos.
§ 4º As solicitações de classificação de sigilo e de restrição de acesso para os
documentos produzidos e recebidos pelo Ministério das Comunicações deverão ser
encaminhadas à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos - CPADS,
que submeterá a proposta à validação da autoridade competente.
Art. 66. Os processos e documentos que receberem o nível de acesso restrito
somente serão visualizados na unidade em que o processo se encontra aberto e nas
unidades pelas quais tenha tramitado anteriormente.
Parágrafo único. O acesso a documento preparatório ou informação nele
contida, utilizado como fundamento para tomada de decisão ou edição de ato
administrativo, será assegurado a partir da publicação do referido ato ou decisão.
Art. 67. Os processos e documentos sigilosos somente serão visíveis aos
usuários que detiverem credencial de acesso ativa.
§ 1º A responsabilidade pela atribuição de credencial de acesso a processos
sigilosos é do usuário que realizar tal atribuição, incidindo sobre este as consequências
administrativas e penais cabíveis em caso de indício de comprovada má-fé.
§ 2º O detentor de credencial de acesso a processos sigilosos deverá renunciar
sua credencial quando da alteração de sua lotação, de seu cargo ou função ou quando de
sua exoneração, mesmo nos casos em que o processo se encontre concluído.
Seção VI
Da Tramitação
Art. 68. Toda e qualquer movimentação de processos será realizada por meio
do SEI-MCom, salvo os casos previstos nos §§ 2º e 4º do art. 65.
Art. 69. A movimentação interna de processos respeitará as especificidades e
a estrutura hierárquica do órgão.
Art. 70. Em caso de erro na tramitação de processo eletrônico, a área
receptora deverá promover imediatamente a sua devolução ao remetente.
Seção VII
Do Sobrestamento, Relacionamento e Anexação de Processos
Subseção I
Do Sobrestamento
Art. 71. O sobrestamento do processo faz com que a contagem do tempo do
processo fique suspensa até que seja retirado o sobrestamento.
§ 1º O sobrestamento é sempre temporário e deve ser utilizado apenas
quando houver determinação formal para interrupção do trâmite, observada a legislação
pertinente.
§ 2º Caso exista, o documento no qual consta a determinação de que trata
o § 1º, juntamente com o NUD e seu teor resumido devem constar do campo destinado
à informação do motivo para sobrestamento do processo no SEI-MCom.
§ 3º O sobrestamento só é possível se o processo estiver aberto apenas na
unidade que efetuará a operação.
§ 4º O sobrestamento deve ser removido quando não mais subsistir o motivo
que o determinou ou quando for determinada a retomada de sua regular tramitação.
Subseção II
Da Anexação
Art. 72. A anexação se caracteriza pela união permanente de um ou mais
processos, desde que referentes a um mesmo interessado e assunto.
§ 1º Para que a anexação possa ser realizada, o processo acessório deve estar
aberto somente na unidade que efetuará a operação.
§ 2º A anexação não é permitida para processos sigilosos.
§ 3º Caso um dos processos tenha nível de acesso restrito, o outro processo
passará a ter este mesmo nível de acesso.
§ 4º Após a anexação, o processo acessório não terá mais andamentos e não
receberá nova documentação.
Art. 73. A desanexação de processos será realizada mediante solicitação
encaminhada à Gestão Negocial por meio do Canal de Atendimento do órgão.
Parágrafo único. A área demandante deverá incluir o Termo de Desanexação no
processo principal, no qual deverão constar justificativa e assinatura da chefia da unidade.
Subseção III
Do Relacionamento
Art. 74. O relacionamento é uma funcionalidade do SEI-MCom utilizada para
o vínculo temporário de processos com matérias semelhantes, de maneira que o trâmite
de cada um siga independentemente e o acréscimo de novos documentos possa ser
realizado em todos eles.
Parágrafo único. O vínculo entre os processos relacionados pode ser desfeito
a qualquer tempo.
Seção VIII
Do Cancelamento e Exclusão
Art. 75. Os documentos poderão ser cancelados ou excluídos do SEI-MCom,
observando-se os seguintes critérios:
I - a unidade deve ser produtora do documento;
II - poderão ser cancelados documentos assinados, desde que tal ato seja
devidamente justificado; e
III - poderão ser excluídos documentos sem assinatura ou documentos
assinados sem visualização de outra unidade e sem tramitação.
Art. 76. Todos os cancelamentos e exclusões serão automaticamente
registrados no sistema com os dados do responsável pela ação.
§ 1º É vedado o cancelamento de documentos assinados por outras unidades.
§ 2º Os cancelamentos e exclusões de que trata o caput são irreversíveis.
Seção IX
Do Acesso Externo
Art. 77. O gerenciamento de acesso externo permite conceder ao Usuário
Externo, regularmente cadastrado:
I - vistas ao processo ou documentos, podendo ser autorizado o envio de
documentos; e
II - a assinatura de documentos.
Art. 78. Somente será concedida vista processual aos usuários diretamente
interessados ou aos seus representantes legais.
Parágrafo único. A liberação indevida de acesso externo a processos e/ou
documentos estará sujeita à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.
Art. 79. As solicitações de vista processual, feitas por meio da plataforma
digital para envio de documentos eletrônicos, serão dirigidas para a unidade responsável
pelo processo em questão.
Parágrafo único. A disponibilização de acesso deve obedecer à legislação
pertinente ao acesso à informação, bem como às disposições da Política de Segurança da
Informação do Ministério das Comunicações.
Art. 80. A utilização de correio eletrônico ou de outros meios de comunicação
não é admitida para fins de solicitação de vistas, ressalvados os casos em que
regulamentação ou a lei expressamente o permitir.
CAPÍTULO V
DA DISPONIBILIDADE DO SISTEMA
Art. 81. O SEI-MCom e sistemas integrados estarão disponíveis 24 (vinte e
quatro) horas por dia, ininterruptamente, ressalvados os períodos de indisponibilidade
em razão de manutenção programada ou por motivo técnico.
§ 1º As manutenções programadas do sistema serão sempre informadas com
antecedência em sítio eletrônico próprio do Ministério das Comunicações na Internet e
realizadas, preferencialmente, no período da 0 (zero) hora dos sábados às 22 (vinte e duas)
horas dos domingos ou da 0 (zero) hora às 6 (seis) horas nos demais dias da semana.
§ 2º Será considerada por motivo técnico a indisponibilidade do SEI-MCom quando:
I - for superior a 60 (sessenta) minutos, ininterruptos ou não, se ocorrida
entre as 6 (seis) horas e as 23 (vinte e três) horas; ou
II - ocorrer entre as 23 (vinte e três) horas e as 23 (vinte e três) horas e 59
(cinquenta e nove) minutos.
Art. 82. Considera-se indisponibilidade do SEI-MCom a falta de oferta dos
seguintes serviços ao público externo:
I - consulta aos autos digitais;