INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 4/SEI-MCOM, DE 20 DE JANEIRO DE 2025 (parte 1 de 3)

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 4/SEI-MCOM, DE 20 DE JANEIRO DE 2025
Dispõe sobre procedimentos e regras para utilização
do Sistema Eletrônico de Informações - SEI.
A MINISTRA DE ESTADO DAS COMUNICAÇÕES SUBSTITUTA, conforme o
disposto no art. 1º, inciso III, do Decreto nº 8.851, de 20 de setembro de 2016,
publicado no Diário Oficial da União de 21 de setembro de 2016, no uso das atribuições
conferidas pelo art. 87, parágrafo único, incisos I e II, da Constituição, e tendo em vista
o disposto no Decreto nº 11.335, de 1º de janeiro de 2023, resolve:
Art. 1º Esta Instrução Normativa estabelece procedimentos e regras para
utilização do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, instituído pela Portaria MCOM nº
13.163, de 9 de maio de 2024, como o sistema de processo eletrônico oficial de
produção, uso e tramitação de documentos e processos administrativos no âmbito do
Ministério das Comunicações.
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Seção I
Do Sistema
Art. 2º O SEI-MCom é um sistema de gestão de informações que possibilita
a produção, edição, assinatura, trâmite e armazenamento de processos administrativos e
documentos eletrônicos, disponível para Usuários Internos e Externos no âmbito do
Ministério das Comunicações.
Art. 3º A autuação do processo administrativo no âmbito do Ministério das
Comunicações dar-se-á, exclusivamente, por meio do SEI-MCom.
§ 1º A exceção ao caput ocorrerá nas situações em que o procedimento
eletrônico for inviável ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico cujo
prolongamento cause danos relevantes à celeridade do processo.
§ 2º Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente na forma do
art. 10, inciso I desta Instrução Normativa, com garantia de sua origem e de seu
signatário, são considerados originais para todos os efeitos legais.
§ 3º Documentos gerados em outros órgãos da administração pública, quando
assinados eletronicamente na forma do art. 10, inciso I desta Instrução Normativa e
recebidos via plataforma digital de comunicação entre sistemas do Processo Eletrônico
Nacional - PEN, serão considerados originais.
§ 4º A comunicação com sistemas de outros órgãos integrados ao Processo
Eletrônico Nacional - PEN se dará preferencialmente por meio do SEI-MCom, salvo
indisponibilidade temporária devidamente documentada ou outras limitações técnicas.
§ 5º No caso das exceções previstas no § 1º, os atos processuais deverão ser
praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em meio físico, desde que
posteriormente sejam digitalizados, conforme procedimento previsto no art. 63.
Art. 4º Os documentos deverão ser elaborados no próprio editor de textos do SEI-MCom.
Parágrafo único. Os documentos deverão respeitar a formatação e a estrutura
definidas no Manual de Redação da Presidência da República, quando nele constarem,
ou de acordo com a Unidade de Gestão Documental.
Art. 5º Os novos processos administrativos autuados no âmbito do SEI-MCom
deverão adotar a sistemática vigente de Número Único de Protocolo (NUP), de modo a
preservar o correto sequenciamento da numeração a eles atribuída, devendo ser
utilizada a ferramenta de numeração automática do sistema vigente, salvo quando se
tratar de processos autuados anteriormente à sua entrada em vigor e digitalizados, para
os quais deverá constar o NUP autuado quando da sua criação.
Art. 6º A consulta ao teor e ao andamento de processos e documentos sobre
os quais não incorra qualquer tipo de restrição de acesso ocorrerá a qualquer momento
e sem formalidades, diretamente na página de consulta processual do SEI-MCom,
disponível no sítio eletrônico do Ministério das Comunicações na Internet.
Art. 7º A consulta ao teor de documentos sobre os quais incida algum tipo
de restrição de acesso ou sigilo, observada a legislação pertinente ao acesso à
informação, ocorrerá por meio de requerimento de vista processual, endereçado à área
competente, conforme definido no art. 77.
Art. 8º Não devem ser produzidos ou inseridos no SEI-MCom:
I - documentos e processos classificados em grau de sigilo nos termos dos
arts. 23 e 24 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;
II - jornais, revistas, livros, propagandas e demais materiais que não se
caracterizam como documento arquivístico;
III - correspondências particulares; e
IV - documentos e processos arquivados nas unidades e que não terão
continuidade de trâmite.
§ 1º Os documentos e processos de que trata o inciso I do caput devem ser
mantidos em suporte físico, observando-se os procedimentos previstos no Decreto nº
7.845, de 14 de novembro de 2012.
§ 2º O documento já produzido ou inserido no SEI-MCom que necessitar ser
classificado de acordo com os arts. 23 e 24 da Lei nº 12.527, de 2011, deve ser
impresso, assinado de próprio punho pela autoridade responsável, anexado ao respectivo
Termo de Classificação de Informação - TCI, conforme art. 31, do Decreto nº 7.724, de
16 de maio de 2012, e cancelado no sistema.
§ 3º O disposto nos incisos II e III do caput não se aplica a documentos que
sejam submetidos ou relacionados ao propósito de instrução de processo
administrativo.
Art. 9º O SEI-MCom não deve ser utilizado como repositório, nos seguintes
casos:
I - para o armazenamento de arquivos eletrônicos ou digitalizados que não
correspondam às atividades e funções executadas pelo Ministério das Comunicações; e
II - para os documentos produzidos no órgão, mas que não sejam úteis para
a consecução daquelas atividades e funções.
Seção II
Das Definições, Siglas e Abreviaturas
Art. 10. Para fins dessa Instrução Normativa, considera-se:
I - assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente, por usuário
identificado de modo inequívoco com vistas a firmar documentos, conforme previsto no
art. 4º do Decreto nº 10.543, de 12 de novembro de 2020;
II - código Cyclic Redundancy Check - CRC: código que garante a autenticidade de um
documento assinado eletronicamente no SEI-MCom, constante em sua declaração de autenticidade;
III - documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o
suporte ou formato;
IV - documento arquivístico: aquele produzido e recebido por órgãos e entidades
da Administração Pública Federal, em decorrência do exercício de funções e atividades
específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento;
V - documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários,
acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:
a) nato-digital: documento criado originariamente em meio eletrônico; ou
b) digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento
não digital, gerando uma fiel representação em código digital, conforme previsto no
Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020.
VI - documento externo: documento arquivístico digital não produzido
diretamente no SEI-MCom;
VII - informação sigilosa: aquela submetida temporariamente a restrição de
acesso público em razão de hipótese legal de sigilo;
VIII - intimação: ato pelo qual se dá ciência a alguém dos atos e termos do
processo, para que faça ou deixe de fazer alguma coisa, podendo ser física ou eletrônica;
IX - nível de acesso: forma de controle de acesso de usuários a processos e
documentos no SEI-MCom, quanto às informações neles contidas, segundo as seguintes regras:
a) público: acesso irrestrito e visível a todos os usuários, inclusive pelo público externo;
b) restrito: acesso restrito ao conteúdo dos documentos ou processos,
conforme legislação vigente; e
c) sigiloso: acesso limitado aos processos.
X - Número Único de Protocolo (NUP): código numérico que identifica, de forma
única e exclusiva, cada processo autuado no âmbito do Ministério das Comunicações;
XI - Número Único de Documento (NUD): código numérico, que aparecerá
entre parênteses na árvore do processo, gerado automaticamente pelo SEI-MCom para
identificar individualmente um documento;
XII - Número Sequencial de Documento: código numérico sequencial,
cronologicamente anual ou não, associado ao Tipo de Documento específico, quando se aplicar;
XIII - peticionamento eletrônico: envio de documentos digitais, diretamente
por Usuário Externo, visando formar novo processo ou compor processo já existente;
XIV - processo administrativo eletrônico: conjunto de atos administrativos
com a finalidade de constituir, modificar, resguardar ou extinguir direitos e obrigações à
própria administração pública e aos administrados, registrados e disponibilizados em
meio eletrônico;
XV - unidade organizacional: toda unidade que compõe a estrutura
organizacional do MCom, cadastrada no Sistema de Organização e Inovação do Governo
Federal - SIORG e com competência definida em ato normativo;
XVI - unidade SEI: unidade do Sistema Eletrônico de Informações - SEI,
integrante ou não da estrutura organizacional do Ministério das Comunicações, criada para
permitir o desenvolvimento e a execução de rotinas administrativas, divididas em:
a) unidade formal: unidade que conste no decreto de estrutura do Ministério
das Comunicações, em regimento interno ou em outro normativo que o faça as vezes; e
b) unidade informal: unidade que não conste em qualquer normativo,
solicitada a critério da unidade formal.
XVII - Usuário Externo: pessoa natural externa ao Ministério das
Comunicações que, mediante cadastro prévio, está autorizada a ter acesso ao SEI-MCom
para a prática de atos processuais em nome próprio ou na qualidade de representante
de pessoa jurídica ou de pessoa natural;
XVIII - Usuário Interno: servidor, colaborador ou empregado público, em
exercício no Ministério das Comunicações que tenha acesso, de forma autorizada, a
informações produzidas ou custodiadas no SEI-MCom; e
XIX - Usuário Colaborador: estagiário ou prestador de serviços ativo no Ministério
das Comunicações que tenha seu cadastramento solicitado pelo respectivo supervisor.
Art. 11. Para os fins desta Instrução Normativa, serão adotadas as seguintes
siglas e abreviaturas:
. .SIGLAS E
ABREVIATURAS
.NOME POR EXTENSO
. .CRC .Sigla para Cyclic Redundancy Check
. .ICP-Brasil .Abreviatura para Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira
. .PEN .Abreviatura para Processo Eletrônico Nacional
. .MCom .Sigla para Ministério das Comunicações
. .NUP .Sigla para Número Único de Protocolo
. .NUD .Sigla para Número Único de Documento
. .SPTI .Sigla para Subsecretaria de Planejamento e Tecnologia da
Informação
. .SIORG .Sigla para Sistema de Organização e Inovação do Governo
Federal
CAPÍTULO II
DA ADMINISTRAÇÃO DO SISTEMA
Seção I
Das Gestões Negocial, Setorial, Documental e Tecnológica
Art. 12. A Subsecretaria de Planejamento e Tecnologia da Informação - SPTI
exercerá a gestão normativa, operacional e manutenção técnica do SEI-MCom,
competindo-lhe o desempenho das seguintes atribuições:
I - zelar pela contínua adequação do SEI-MCom à legislação de gestão
documental, às necessidades da administração direta, autárquica e fundacional do Poder
Executivo e aos padrões de uso e evoluções definidos no âmbito do PEN;
II - acompanhar a adequada utilização do SEI-MCom, zelando pela qualidade
das informações nele contidas;
III - promover a capacitação, realizar suporte técnico-operacional e orientação
aos usuários quanto a utilização do SEI-MCom;
IV - propor revisões das normas internas afetas ao processo eletrônico; e
V - manter disponíveis os serviços referentes à infraestrutura, rede e
segurança, para sustentação dos ambientes tecnológicos do SEI-MCom.
Art. 13. A estrutura da administração do SEI-MCom será composta por:
I - Gestão Negocial;
II - Administração Setorial;
III - Gestão Documental; e
IV - Gestão Tecnológica.
Art. 14. A gestão do SEI-MCom é constituída pela SPTI, por meio da:
I - Unidades de Gestão Negocial e Gestão Documental: unidades organizacionais
responsáveis pela gestão da informação e pela gestão de documentos no órgão; e
II - Unidade de Gestão Tecnológica: unidades organizacionais responsáveis por
prestar o suporte tecnológico quanto à implantação, manutenção e garantia da
segurança da informação do sistema.
Art. 15. A Administração Setorial é constituída pelas unidades organizacionais
do Ministério das Comunicações para fins de articulação junto à Unidade de Gestão
Negocial, visando atender as demandas específicas da sua unidade.
§ 1º A chefia em exercício e seu substituto atuarão como Administradores Setoriais
da sua respectiva unidade organizacional, bem como das unidades informais subordinadas.
§ 2º As chefias ou seus substitutos citados no § 1º deste artigo poderão
delegar competência e indicar servidor de unidade sob sua responsabilidade, para que
atue como Administrador Setorial.
Art. 16. As solicitações de inclusão, alteração, substituição e supressão de
informações necessárias à utilização do sistema, inicialização de processos, inclusão e
elaboração de documentos e informações no SEI-MCom, devem ser encaminhadas
formalmente à Gestão Negocial.
Parágrafo único. As solicitações de que trata o caput serão enviadas por meio de
chamado via Canal de Atendimento específico do órgão, cujas informações do formulário
deverão ser preenchidas em sua integralidade para a correta execução da demanda.
Seção II
Das Competências
Subseção I
Da Gestão Negocial
Art. 17. Compete à Gestão Negocial:
I - executar as atividades de acompanhamento, padronização, otimização e
esclarecimento sobre as regras e processos de negócio;
II - executar estudos e pesquisas visando à absorção de novas tecnologias e
instrumentos de modernização e análise de possíveis integrações de sistemas com o SEI-MCom;
III - coordenar e promover a gestão das funcionalidades de administração do
SEI-MCom em todos os ambientes tecnológicos;
IV - configurar no sistema os Tipos de Processos, Tipos de Documentos, assuntos,
temporalidade e modelos de documentos, conforme as diretrizes de gestão documental;
V - propor a regulamentação de procedimentos e as revisões das normas
pertinentes ao processo eletrônico;
VI - monitorar o funcionamento do SEI-MCom e solicitar a correção de falhas
à Gestão Técnica, quando necessário;
VII - analisar, decidir e responder as demandas, sugestões e dúvidas
relacionadas ao SEI-MCom;
VIII - encaminhar sugestões de melhorias à comunidade colaborativa do SEI-MCom;
IX - gerenciar o e-mail institucional do SEI-MCom;
X - configurar e administrar os perfis do SEI-MCom, dispostos no art. 38;
XI - propor medidas referentes à segurança da informação, bem como outras
relacionadas ao funcionamento do processo eletrônico no âmbito do Ministério das Comunicações;
XII - fomentar a capacitação e atualização de conhecimentos relacionados ao SEI-MCom;
XIII - divulgar normas oficiais, manuais, instruções e base de conhecimento
aplicáveis ao uso do sistema;
XIV - liberar o credenciamento de Usuário Externo, mediante o cumprimento
dos requisitos necessários por parte do usuário, e revogá-lo, se necessário; e
XV - proceder a desanexação de processos, quando solicitado formalmente.
Subseção II
Da Administração Setorial
Art. 18. Compete à Administração Setorial:
I - gerenciar as demandas de inclusão, exclusão ou alteração de permissão de
acesso à sua unidade de atuação;
II - identificar a necessidade de treinamento dos usuários e solicitar
capacitação à Gestão Negocial;
III - prestar suporte setorial ao usuário; e
IV - tratar as necessidades específicas referentes ao funcionamento do SEI-
MCom junto à área de Gestão Negocial, centralizando demandas como:
a) proposta de criação, alteração e desativação de Unidades Informais, nos
termos do art. 25;
b) proposta de criação, alteração e exclusão de Tipos de Processos, nos
termos do art. 50;
c) proposta de criação, alteração e exclusão de Tipos de Documentos e seus
modelos, nos termos do art. 52;
d) solicitação da desanexação de processos;
e) indicação de usuário para atuar como Administrador Setorial; e
f) definição dos Tipos de Processos, relativos à sua área, que deverão integrar
o rol do peticionamento eletrônico.
§ 1º As demandas de que trata o inciso IV deverão ser encaminhadas pelo
Administrador Setorial por meio do Canal de Atendimento específico do órgão.
§ 2º A concessão de permissões de usuários deverá estar de acordo com o
disposto no art. 40 desta Instrução Normativa e o não cumprimento implicará na
responsabilização por eventuais atos praticados pelos usuários com perfis indevidos.
Subseção III
Da Gestão Documental
Art. 19. Compete à Gestão Documental:
I - coordenar as atividades de recebimento, arquivamento e desarquivamento
dos processos e documentos físicos digitalizados e incluídos no SEI-MCom;
II - propor, controlar e revisar a classificação arquivística dos processos e documentos;
III - organizar e coordenar a avaliação de documentos, em conjunto com a
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD; e
IV - coordenar e adotar as medidas cabíveis à digitalização e inclusão no SEI-
MCom dos processos e documentos físicos em fase corrente ou intermediária que
estejam arquivados na unidade de Arquivo Geral, quando necessária à sua tramitação
para outra unidade.
Subseção IV
Da Gestão Tecnológica
Art. 20. Compete à Gestão Tecnológica:
I - receber e analisar as demandas provenientes da Gestão Negocial relativas
às questões tecnológicas do SEI-MCom considerando a viabilidade técnica e os recursos
disponíveis para a execução;
II - manter disponíveis os serviços referentes à infraestrutura, rede e
segurança, para sustentação dos ambientes tecnológicos do SEI-MCom;
III - assegurar a preservação dos dados do SEI-MCom, com implementação de
um plano de restauração de dados através de cópias de segurança;
IV - garantir a segurança da informação armazenada no SEI-MCom, sobretudo
a confidencialidade, integridade e disponibilidade; e
V - sugerir à Gestão Negocial melhorias para o SEI-MCom, no que tange à parte técnica.
Seção III
Das Unidades no SEI-MCom
Art. 21. Para as unidades no SEI-MCom, serão considerados os nomes, siglas
e relacionamento hierárquico que constem no Decreto de Estrutura do Ministério das
Comunicações, Regimento Interno ou outro ato normativo que justifique tal criação,
salvo nos casos de que trata o parágrafo único.
Parágrafo único. O SEI-MCom possibilita a criação de unidades informais, que
poderão ser cadastradas mediante justificativa do Administrador Setorial da unidade.
Subseção I
Das Unidades Formais
Art. 22. A criação de unidades formais será realizada pela Gestão Negocial, a
partir do Decreto de Estrutura e Regimento Interno do Órgão.
Art. 23. As siglas e a hierarquia das unidades no SEI-MCom refletirão aquelas
utilizadas no SIORG.
Art. 24. Caberá à Gestão Negocial a desativação das unidades formais nos
eventos de alteração de Regimento e/ou Decreto.
§ 1º A edição ou desativação de uma unidade formal refletirá também nas
unidades informais sob sua hierarquia.
§ 2º A equipe da unidade formal a ser desativada deverá analisar quanto à
conclusão ou ao encaminhamento necessário dos processos em andamento na referida
unidade e nas informais sob sua responsabilidade.
§ 3º Caberá ao Administrador Setorial da unidade formal a ser desativada:
I - indicar a unidade formal atual responsável pela gestão do passivo
documental, caso exista; e
II - solicitar a migração, se pertinente, de:
a) blocos internos;
b) acompanhamento especial;
c) assinaturas da unidade;
d) grupos de contatos;
e) grupos de e-mail;
f) grupos de envio;
g) modelos favoritos; e
h) textos padrão.
Subseção II
Das Unidades Informais
Art. 25. A criação de unidades informais deve ser solicitada pelo Administrador
Setorial da unidade formal pela qual estará vinculada, com os seguintes dados:
I - nome completo da unidade;
II - proposta de sigla a ser utilizada, de acordo com a especificidade da atividade;
III - posicionamento hierárquico da unidade;
IV - endereço e telefone da unidade;
V - e-mail corporativo a ser utilizado pela unidade; e
VI - justificativa para criação.
§ 1º O posicionamento hierárquico da unidade informal será subordinado ao
da unidade formal.
§ 2º A unidade informal deverá conter, tanto em seu nome quanto em sua
sigla, o inteiro teor de nome e sigla da unidade formal à qual esteja vinculada.
§ 3º A sigla de que trata o inciso II será analisada pela equipe de Gestão
Negocial e, caso não seja aprovada, será apresentada nova proposta ao solicitante.
§ 4º É expressamente vedada a inclusão de assinaturas nas unidades informais.
Art. 26. A desativação das unidades informais dar-se-á por meio de solicitação
do Administrador Setorial.
Parágrafo único. Antes de realizar a solicitação de que trata o caput, o
Administrador Setorial deverá verificar no SEI-MCom se a unidade tem processos em
andamento e proceder com a conclusão ou o encaminhamento necessário dos processos,
e solicitar a migração, se pertinente, de:
a) blocos internos;
b) acompanhamento especial;
c) assinaturas da unidade;
d) grupos de contatos;
e) grupos de e-mail;
f) grupos de envio;
g) modelos favoritos; e
h) textos padrão.
Subseção III
Da Reativação de Unidades
Art. 27. A reativação das unidades formais somente poderá ser solicitada pelo
Administrador Setorial da unidade indicada no art. 24, § 3º, inciso I.
Art. 28. A reativação de unidades informais nos casos do art. 26 deverá ser solicitada
pelo Administrador Setorial da unidade formal a que estava hierarquicamente subordinada.
Subseção IV
Do Cadastro ou Desativação de Cargos para Assinatura nas Unidades
Art. 29. Para o cadastramento de cargos para assinatura, serão considerados
os cargos de provimento efetivo previstos nos editais pregressos e futuros dos concursos
do Ministério das Comunicações, Regimento Interno ou outro ato normativo que
justifique a criação de cargo específico.
§ 1º Os cargos para assinatura deverão ser grafados de forma completa, de
acordo com o Instrumento Normativo que o regulamenta.
§ 2º Os cargos de chefia devem conter especificação da unidade a que se
referem e constar exclusivamente na referida unidade.
§ 3º O servidor poderá utilizar, para assinar documentos, tanto seu cargo de
origem como outro para o qual tenha sido nomeado ou designado por ato específico.
§ 4º Não serão cadastradas assinaturas relativas às atividades desempenhadas
em Grupos de Trabalho, Comitês, Conselhos e Comissões, assim como para o desempenho
de atividades de Fiscal ou Gestor de Contrato, Ordenador de Despesas e afins.
Art. 30. A solicitação de cadastramento, inclusão em unidade ou correção de cargos
para assinatura deve ser realizada pelo usuário do SEI-MCom, com os seguintes dados:
I - nome completo do cargo para assinatura;
II - unidade na qual deverá ser incluído o cargo para assinatura; e
III - portaria de nomeação, para cadastramento de assinatura inexistente no sistema.
Subseção V
Dos Usuários
Art. 31. O cadastro e a desativação de usuário serão feitos com base nos
dados previamente informados pela área competente pelo cadastro na rede corporativa
do Ministério das Comunicações.
Art. 32. Os usuários são responsáveis pelo sigilo da senha de acesso, sendo
esta pessoal, intransferível e indelegável, não sendo oponível, em qualquer hipótese,
alegação de uso indevido, sob pena de responsabilização.
Art. 33. Os Usuários Internos são responsáveis por:
I - registrar todos os documentos produzidos ou recebidos no âmbito de suas
unidades no SEI-MCom;
II - solicitar ao respectivo Administrador Setorial demandas como a inclusão,
exclusão ou alteração de seu perfil de acesso à unidade de atuação;
III - conceder ao Usuário Externo vistas de documentos ou processos
administrativos eletrônicos com restrição de acesso, no qual seja comprovadamente
interessado;
IV - disponibilizar documentos para assinatura por Usuário Externo; e
V - intimar Usuários Externos quanto a atos processuais ou para apresentação
de informações ou documentos complementares.
Art. 34. O cadastro de Usuário Externo no SEI-MCom deve ser validado
mediante prévio credenciamento, conforme descrito em sítio eletrônico do Ministério e
de acordo com a portaria que regulamenta o uso do SEI-MCom.
§ 1º O cadastro de que trata o caput é obrigatório para representante de
empresa ou entidade que tenha ou pretenda ter contrato de fornecimento de bens ou
serviços com o Ministério das Comunicações.