PORTARIA Nº 118, DE 5 DE NOVEMBRO DE 2024 (parte 2 de 2)

ANEXO I
Título da Função Gratificada: Assistente de Gabinete
Área: Apoio a Gestão
Descrição Sumária: Prestar assistência à Diretoria do CRP-12 no desempenho de
suas funções, gerindo informações, auxiliando na execução de tarefas administrativas e em
reuniões, organizando a agenda de participação em eventos e viagens, entre outras atividades,
visando facilitar os trabalhos internos e contribuir com os resultados da Autarquia
Descrição detalhada:
1) Organizar as Reuniões de Diretoria no SEI, ordenando os blocos de reuniões de
forma cronológica, anexando os e-mails e documentos recebidos.
2) Dar encaminhamento aos despachos da Conselheira Secretária das Reuniões de
Diretoria, via SEI e/ou e-mail.
3) Redigir as Atas de reunião de Diretoria para aprovação e assinatura da
Diretoria.
4) Receber processos via sei ou e-mails enviados por outros setores do Conselho,
Gerências ou Coordenadores, organizando-os e realizando os encaminhamentos necessários
5) Solicitar pautas para as Plenárias e, na sequência, enviar convocatória com as
pautas recebidas, solicitando confirmação de presença ou justificativa de ausência.
6) Dar encaminhamento aos despachos da Plenária via SEI e/ou e-mail.
7) Redigir as Atas das Plenárias para aprovação e assinaturas dos conselheiros.
8) Redigir as Portarias oriundas das deliberações de plenária e enviar por e-mail aos
respectivos membros.
9) Atualizar planilha com as mudanças de membros nas Comissões.
10) Acompanhar as assinaturas das atas no SEI, solicitando aos conselheiros as
respectivas assinaturas pendentes.
11) Preparar a agenda institucional do Conselho e enviá-la semanalmente aos
conselheiros e funcionários.
12) Organizar e arquivar os documentos recebidos, tais como Portarias, Ofícios,
Cartas, Resoluções, e– mails, comunicação
13) Publicar no Portal da Transparência/Atos Oficiais as Portarias, Resoluções, Atas
das Plenárias e a agenda semanal e anual do Conselho.
14) Receber solicitações de diária, representações e/ou km rodado, conferir evento
na agenda, lançar no SEI atestando a mesma e criando o despacho prévio da Diretoria.
15) Realizar a devolutiva das Ouvidorias com auxílio da Gerência.
16) Realizar atendimento telefônico, presencial e por e-mail.
17) Executar atividades correlatas na área de atuação, de acordo com a
necessidade do CRP-SC.