PORTARIA MGI Nº 7.660, DE 24 DE OUTUBRO DE 2024 (parte 42 de 56)

II - organizar a realização do inventário anual de bens na Diretoria de
Administração e Logística;
III - propor a apuração de responsabilidade de bens não localizados no
inventário anual; e
IV - realizar, por meio de comissão própria, a avaliação, a classificação e o
desfazimento de bens móveis inservíveis.
Art. 206. Ao Serviço de Conferência e de Controle de Inventário de Bens
compete:
I - executar a conferência de bens permanentes quando houver solicitação de
movimentação de bens, mudança de espaço físico ou alteração de leiaute pelas unidades
do Ministério, não abrangendo o inventário anual obrigatório; e
II - consolidar os relatórios de inventários de bem anuais obrigatórios
encaminhados pelas unidades do Ministério localizados em Brasília.
Art. 207. À Divisão de Material e de Patrimônio compete:
I - analisar contabilmente o Relatório Mensal de Bens - RMB e o Relatório
Mensal de Almoxarifado - RMA em relação ao SIAFI;
II - propor o desfazimento e o descarte de bens inservíveis que estejam sob
sua gestão;
III - supervisionar as atividades da unidade de armazenamento ou guarda de
almoxarifado localizado em Brasília, no que concerne ao recebimento, à conferência, ao
registro, à organização, à guarda, à distribuição e ao controle do estoque de materiais de
consumo;
IV - realizar a reavaliação dos bens localizados em Brasília, quando
necessário;
V - receber os materiais oriundos de aquisição que estejam sob sua gestão;
VI - aprovar as demandas do Almoxarifado Virtual oriundas das unidades do
Ministério localizadas em Brasília;
VII - controlar o sistema de administração de almoxarifado das unidades do
Ministério localizadas em Brasília;
VIII - gerir e organizar os depósitos de bens móveis sob sua gestão; e
IX - realizar a incorporação de bens móveis que recairão sob a sua gestão, a
transferência externa de bens móveis e a baixa de bens móveis que estejam sob sua
gestão.
Art. 208. Ao Serviço de Controle de Bens e de Sistema de Patrimônio
compete:
I - organizar e manter atualizados a documentação, o controle e o cadastro
dos bens patrimoniais;
II - controlar e emitir os termos de responsabilidade; e
III - implementar e manter atualizado o controle físico de bens
patrimoniais.
Art. 209. Ao Serviço de Movimentação e Incorporação de Bens compete:
I - registrar, tombar, redistribuir e movimentar os bens patrimoniais sob sua
gestão;
II - classificar, catalogar e codificar os bens móveis sob sua gestão,
obedecendo ao Plano de Contas da União; e
III - promover a manutenção, a conservação e a recuperação dos bens
patrimoniais sob sua gestão.
Art. 210. À Coordenação de Gestão de Documentação e Informação
compete:
I - coordenar, acompanhar e orientar as atividades de protocolo, arquivo e
biblioteca no Centro de Serviços Compartilhados;
II - coordenar e acompanhar a política de gestão documental e bibliográfica no
Centro de Serviços Compartilhados;
III - coordenar, acompanhar e avaliar as ações relativas à gestão dos sistemas
informatizados de gestão de documentação e informação no Centro de Serviços
Compartilhados;
IV - promover a capacitação das pessoas servidoras no Centro de Serviços
Compartilhados em gestão documental e em sistemas informatizados afetos à área de
atuação, em articulação com a Diretoria de Gestão de Pessoas da Secretaria de Serviços
Compartilhados e o Arquivo Nacional;
V - coordenar e acompanhar as atividades das comissões relacionadas a gestão
de documentos e arquivos no Centro de Serviços Compartilhados;
VI - coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos no Centro
de Serviços Compartilhados;
VII - avaliar a aplicação de normativos e propor melhorias para o
aperfeiçoamento do Siga no Centro de Serviços Compartilhados; e
VIII - propor normas, procedimentos, estudos e projetos referentes à gestão
de documentação e de informação afetos à área, no Centro de Serviços
Compartilhados.
Art. 211. À Divisão de Gestão de Sistemas de Documentação e Informação
compete:
I - gerir os sistemas informatizados de gestão de documentos e de informação
afetos à área;
II - subsidiar o desenvolvimento, a manutenção, o suporte, a implementação
e a evolução de sistemas informatizados de gestão e controle de documentos e da
informação em articulação com a Diretoria de Tecnologia da Informação da Secretaria de
Serviços Compartilhados, bem como acompanhar e avaliar as atividades relacionadas;
III - acompanhar e fiscalizar a execução dos contratos administrativos afetos à
área;
IV - prestar suporte e apoio técnico às pessoas usuárias internas e externas
dos sistemas informatizados sob sua gestão;
V - conduzir, acompanhar e controlar a execução das atividades de biblioteca,
no âmbito do Ministério localizados em Brasília;
VI - propor política de seleção, aquisição, descarte de publicações no âmbito
do Ministério, aplicando-a no acervo sob sua gestão;
VII - promover a preservação e a disseminação da memória institucional da
produção de conhecimentos realizada pelo Ministério;
VIII - atender e controlar as solicitações de pesquisas, empréstimos do acervo
bibliográfico e as devoluções sob sua gestão;
IX - selecionar, atualizar e indexar a legislação produzida pelo Centro de
Serviços Compartilhados publicada no Diário Oficial da União na Biblioteca Digital; e
X - elaborar a ficha catalográfica, quando solicitada pelas unidades
administrativas do Centro de Serviços Compartilhados.
Art. 212. À Divisão de Arquivo e Protocolo compete:
I - orientar, acompanhar e controlar a execução das atividades de arquivo e
protocolo, incluindo o gerenciamento do Sistema de Controle de Recebimento, Expedição
e Distribuição de Documentos, do Sistema de Protocolo Digital e dos acervos
arquivísticos;
II - prestar orientação técnico-arquivística ao Centro de Serviços
Compartilhados;
III - orientar, acompanhar e gerir as unidades de armazenamento e guarda
documentação que estão sob sua gestão;
IV - acompanhar e fiscalizar a execução dos contratos administrativos
atinentes aos serviços de arquivo e protocolo;
V - orientar e acompanhar os procedimentos relativos às atividades de
produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento, preservação, empréstimo,
consulta e acesso às informações;
VI - acompanhar e controlar a avaliação de documentos, com vistas a
eliminação ou recolhimento de documentos de valor permanente ao Arquivo Nacional;
VII - preservar os documentos de arquivo armazenados em bases de dados em
articulação com a Diretoria de Tecnologia da Informação da Secretaria de Serviços
Compartilhados;
VIII - orientar e acompanhar os acervos arquivísticos das unidades
administrativas transferidos para as unidades de armazenamento e guarda documentação
que estão sob sua gestão;
IX - orientar e acompanhar a aplicação do código de classificação e da tabela
de temporalidade e a destinação de documentos de arquivo relativos às atividades de
suporte administrativo;
X - elaborar e manter atualizados os Códigos de Classificação de Documentos
de Arquivo e Tabela de Temporalidade referentes às atividades finalísticas dos órgãos
solicitantes do Centro de Serviços Compartilhados;
XI - promover e monitorar a aplicação das normas e procedimentos de gestão
documental arquivística no Centro de Serviços Compartilhados;
XII - orientar, acompanhar e controlar as atividades de recebimento, registro,
cadastro, triagem, tramitação e distribuição de documentos em meio físico e digital no
Centro de Serviços Compartilhados;
XIII - acompanhar e controlar a expedição de documentos avulsos ou processos,
por meio de serviços postais e digitais no Centro de Serviços Compartilhados; e
XIV - conduzir as ações da Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão
de Documentos e Arquivos - Subsiga e da Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos - CPAD.
Art. 213. Ao Serviço de Protocolo compete:
I - controlar e acompanhar o sistema de protocolo digital para análise e
recebimento das solicitações, no Centro de Serviços Compartilhados;
II - executar as atividades de recebimento, registro, cadastro, triagem,
tramitação e distribuição de documentos, em meio físico e digital, no Centro de Serviços
Compartilhados; e
III - executar as atividades de expedição de documentos avulsos ou processos,
por meio de serviços postais, no Centro de Serviços Compartilhados.
Art. 214. Ao Serviço de Arquivo compete:
I - atender às solicitações de desarquivamento, empréstimos e consulta de
documentos e processos arquivados sob sua gestão;
II - receber, conferir e arquivar os acervos arquivísticos das unidades
administrativas transferidas para os Núcleos de Arquivo que estão sob sua gestão;
III - classificar, higienizar, ordenar e arquivar os documentos dos Núcleos de
Arquivo que estão sob sua gestão;
IV - avaliar os documentos das unidades de armazenamento e guarda
documental que estão sob sua gestão, visando à sua eliminação ou recolhimento de
documentos de valor permanente ao Arquivo Nacional; e
V - promover a guarda e a preservação da memória institucional do Ministério
quanto aos documentos e processos sob a sua custódia.
Subseção II
Da Coordenação-Geral de Gestão de Demandas e Inovação
Art. 215. À Coordenação-Geral de Gestão de Demandas e Inovação
compete:
I - disseminar o conhecimento e apoiar iniciativas relacionadas a inovação,
gestão de projetos e processos;
II - planejar a elaboração e a implementação de projetos para a inovação,
visando ao desenvolvimento de novos produtos, serviços e processos;
III - planejar as iniciativas relacionadas ao monitoramento e avaliação das
informações sobre indicadores, resultados e metas institucionais;
IV - planejar e supervisionar a elaboração, a execução e o redimensionamento
do Plano Contratações Anual do Ministério;
V - orientar a elaboração e consolidar o Plano de Contratações Anual no
Centro de Serviços Compartilhados;
VI - planejar e supervisionar pesquisas de interesse e de demanda no Centro
de Serviços Compartilhados para as contratações oriundas da Diretoria;
VII - atuar como unidade demandante nas contratações compartilhadas que
não sejam de outra unidade administrativa da Diretoria;
VIII - planejar e supervisionar o recebimento e direcionar o atendimento de
chamados de serviços logísticos compartilhados na Diretoria de Administração e Logística
e demais que sejam de atribuição das unidades da Secretaria de Serviços
Compartilhados;
IX - planejar e supervisionar a fiscalização técnica dos contratos finalísticos
compartilhados; e
X - propor atos complementares e procedimentos padronizados no âmbito de
sua competência.
Art. 216. À Coordenação de Gestão de Contratos Compartilhados compete:
I - coordenar e acompanhar a fiscalização técnica dos contratos finalísticos
compartilhados;
II - coordenar a fiscalização administrativa dos contratos compartilhados sob
sua responsabilidade;
III - demandar produtos e serviços junto às pessoas físicas e jurídicas
fornecedoras que estejam sob sua gestão, monitorando a qualidade, a quantidade e o
tempo de atendimento em conformidade com as previsões contratuais; e
IV - elaborar relatórios das atividades de gestão e fiscalização da execução dos
contratos.
Art. 217. À Divisão de Fiscalização Administrativa compete:
I - acompanhar a execução dos contratos sob gestão da Coordenação de
Gestão de Contratos Compartilhados com a finalidade de aferir se a quantidade, a
qualidade, o tempo e o modo da prestação dos serviços estão compatíveis com os
indicadores de níveis mínimos de desempenho, estipulados no ato convocatório;
II - realizar a conformidade documental prévia ao pagamento e elaborar
relatório, em consonância com as suas atribuições, para conhecimento da pessoa gestora
do contrato para recebimento definitivo; e
III - revisar e consolidar as informações, quadrimestralmente, das pessoas
colaboradoras alocadas nos contratos de dedicação de mão de obra exclusiva para envio
ao Sistema de Transferência de Informações da Controladoria Geral da União - STI.
Art. 218. À Coordenação de Gestão de Demandas compete:
I - coordenar e acompanhar a pesquisa de interesse e de demandas no Centro
de Serviços Compartilhados para as contratações oriundas da Diretoria;
II - conduzir e acompanhar a elaboração, a execução e o redimensionamento
do Plano de Contratação Anual do Ministério;
III - receber e consolidar as informações das contratações do Centro de
Serviços Compartilhados no Plano de Contratação Anual;
IV - coordenar e acompanhar a elaboração do Plano de Contratações Anual -
PCA do Ministério; e
V - coordenar e disseminar as iniciativas de monitoramento e avaliação das
informações sobre indicadores, resultados e metas institucionais relacionadas à gestão das
demandas no âmbito de atuação da Diretoria.
Art. 219. Ao Serviço de Atendimento Logístico compete:
I - receber e direcionar o atendimento de chamados de serviços logísticos
compartilhados, dando suporte para a atuação das unidades da Secretaria de Serviços
Compartilhados;
II - monitorar e avaliar as informações sobre indicadores, resultados e metas
relacionadas aos atendimentos da Diretoria; e
III - auxiliar às pessoas usuárias quanto aos procedimentos para abertura de
demandas e demais serviços da Diretoria.
Art. 220. À Coordenação de Planejamento de Contratações compete:
I - elaborar os artefatos de planejamento das contratações compartilhadas que
não possuem unidade demandante responsável pelo objeto da contratação;
II - coordenar os trabalhos das equipes de planejamento das contratações nos
processos sob sua gestão; e
III - participar do processo licitatório como unidade demandante para
manifestação em questões técnicas da contratação que estejam sob a sua gestão.
Art. 221. À Divisão de Inovação compete:
I - promover iniciativas relacionadas a inovação, gestão de projetos e
processos, bem como boas práticas adotadas por outros órgãos públicos ou pela iniciativa
privada;
II - elaborar, propor e implementar projetos para a inovação, visando ao
desenvolvimento de novos produtos, serviços e processos;
III - desenvolver, propor e disseminar as iniciativas relacionadas ao
monitoramento e à avaliação das informações sobre indicadores, resultados e metas
institucionais; e
IV - disseminar o conhecimento a apoiar a gestão de riscos.
Subseção III
Da Coordenação-Geral de Infraestrutura Predial
Art. 222. À Coordenação-Geral de Infraestrutura Predial compete:
I - planejar e supervisionar, no Centro de Serviços Compartilhados, as
atividades relativas:
a) à gestão da ocupação de espaços físicos pelos órgãos solicitantes;
b) aos serviços de engenharia e arquitetura dos imóveis ou áreas ocupadas
por órgão solicitante do Centro de Serviços Compartilhados; e
c) aos serviços de telefonia fixa e infraestrutura de telefonia interna destinada
ao tráfego de voz digital ou não digital;
II - estabelecer diretrizes ou modelos para a elaboração de projetos, estudos,
memoriais descritivos, relatórios, especificações técnicas e orçamentos por parte dos
órgãos solicitantes do Centro de Serviços Compartilhados;
III - acompanhar os processos referentes às reclamações trabalhistas de
pessoas empregadas terceirizadas que prestam ou prestaram serviços contínuos com
dedicação exclusiva de mão de obra, quando indicado pela Diretoria; e
IV - propor atos complementares e procedimentos padronizados no âmbito de
sua competência.
Art. 223. À Coordenação de Modernização e Obras compete:
I - coordenar e orientar as atividades de modernização e regularização de
elementos, sistemas e instalações prediais dos edifícios sob responsabilidade dos órgãos
solicitantes do Centro de Serviços Compartilhados;
II - coordenar a organização e a manutenção do acervo documental referente
a projetos de arquitetura, engenharia e demais instalações prediais relacionadas aos
imóveis sob responsabilidade total ou majoritária de órgão solicitante do Centro de
Serviços Compartilhados;
III - avaliar projetos, relatórios, estudos técnicos, memoriais descritivos,
especificações técnicas e orçamentos relativos à sua área de atuação; e
IV - propor os atos normativos referentes às áreas de engenharia e
arquitetura, no âmbito de atuação da Diretoria.
Art. 224. À Divisão de Modernização Predial compete:
I - realizar a adequação e as melhorias dos edifícios sob responsabilidade de
órgão solicitante do Centro de Serviços Compartilhados, em especial à acessibilidade, à
preservação do patrimônio tombado, a prevenção e combate a incêndio e à
modernização de elementos, sistemas e instalações prediais;
II - manter, organizar e atualizar os projetos de arquitetura e instalações
prediais e demais documentos técnicos relacionados aos imóveis de responsabilidade de
órgão solicitante do Centro de Serviços Compartilhados;
III - realizar consultas aos órgãos técnicos externos ao Ministério, relacionados
ao tombamento e à regularização dos imóveis sob a responsabilidade total ou majoritária
de órgão solicitante do Centro de Serviços Compartilhados;
IV - analisar e elaborar relatórios, estudos, memoriais descritivos,
especificações técnicas e orçamentos relativos à sua área de atuação; e
V - orientar no cumprimento dos atos normativos.
Art. 225. À Coordenação de Manutenção Predial compete:
I - coordenar e orientar as atividades de manutenção dos sistemas estruturais,
elétricos, hidráulicos e sanitários, dos dispositivos de proteção contra descargas
atmosféricas, detecção e combate a incêndio, de infraestrutura de rede estruturada de
comunicação de dados e voz, de sistemas de telefonia fixa, de sistemas de som, de
elevadores, os consumos de água, energia elétrica e minutagem, de climatização e da
análise da qualidade ambiental interna dos imóveis sob responsabilidade de órgão
solicitante do Centro de Serviços Compartilhados; e
II - coordenar e orientar sobre as medidas para redução de desperdício e
aumento da eficiência, em especial a energética, no âmbito de imóveis ou áreas sob
responsabilidade de órgão solicitante do Centro de Serviços Compartilhados.
Art. 226. À Divisão de Instalações Prediais compete:
I - zelar pela manutenção, operação e disponibilidade dos dispositivos de
proteção contra descargas atmosféricas, de infraestrutura de rede estruturada de
comunicação de dados e voz, dos sistemas estruturais, elétricos, hidráulicos e sanitários
dos imóveis sob responsabilidade total ou majoritária de órgão solicitante do Centro de
Serviços Compartilhados; e
II - analisar e elaborar relatórios, estudos, memoriais descritivos,
especificações técnicas e orçamentos e propor medidas para redução de desperdício e
aumento da eficiência relativos à sua área de atuação.
Art. 227. À Divisão de Equipamentos Especiais compete:
I - zelar pela manutenção, operação e disponibilidade dos dispositivos de
detecção e combate a incêndio, de sistemas de som, de elevadores, de climatização e da
análise da qualidade ambiental interna dos edifícios sob responsabilidade de órgão
solicitante do Centro de Serviços Compartilhados, a depender das características do
sistema; e
II - analisar e elaborar relatórios, estudos, memoriais descritivos,
especificações técnicas e orçamentos e propor medidas para redução de desperdício e
aumento da eficiência relativos à sua área de atuação.
Art. 228. À Divisão de Telecomunicações compete:
I - zelar pela manutenção, operação e disponibilidade dos sistemas de
telefonia fixa instalados nos edifícios sob responsabilidade total ou majoritária de órgão
solicitante do Centro de Serviços Compartilhados; e
II - analisar e elaborar estudos, memoriais descritivos, especificações técnicas
e orçamentos e propor medidas para redução de desperdício e aumento da eficiência
relativos à sua área de atuação.
Art. 229. À Coordenação de Gestão de Espaços de Trabalho compete:
I - coordenar e orientar as ações referentes à gestão da ocupação dos
edifícios, elaboração de estudos e projetos de arquitetura e complementares para
adequações dos ambientes corporativos e sinalização visual dos imóveis; e
II - propor o uso racional do espaço físico dos edifícios sob responsabilidade
total ou majoritária de órgão solicitante do Centro de Serviços Compartilhados.
Art. 230. À Divisão de Projetos Corporativos compete:
I - analisar solicitações de alteração de leiaute e elaborar projetos para os
espaços corporativos com soluções eficientes e acessíveis de ocupação; e
II - elaborar estudos, notas técnicas e plantas de ocupação para os edifícios,
para atendimento às normas e aos padrões de ocupação.
Art. 231. À Divisão de Gestão de Projetos e Inovação compete:
I - acompanhar a execução de projetos transversais dentro da Coordenação-
Geral de Infraestrutura Predial, em especial as adequações de leiaute, realizando as
tratativas necessárias com outras unidades administrativas da Secretaria de Serviços
Compartilhados;
II - fiscalizar e orientar as ações necessárias à implementação da Modelagem da
Informação da Construção - BIM ou similares no Centro de Serviços Compartilhados; e
III - propor ações para inovação e melhorias nos processos de trabalho
relativos à atuação da Coordenação-Geral de Infraestrutura Predial.
Art. 232. Ao Serviço de Implementação da Modelagem da Informação da
Construção compete:
I - analisar e elaborar os planos de implementação e os modelos de planos de
execução de projetos da BIM ou similares;
II - orientar a implementação de tecnologias e processos BIM ou similares no
Centro de Serviços Compartilhados;
III - elaborar, atualizar manuais e propor atos normativos relacionadas ao uso
de tecnologias e processos na BIM; e
IV - divulgar normas e boas práticas e incentivar a qualificação de demais
profissionais do Centro de Serviços Compartilhados, em BIM.
Art. 233. À Divisão de Suporte à Gestão de Contratos compete:
I - apoiar pessoas gestoras e fiscais de contratos no âmbito da Coordenação-
Geral de Infraestrutura Predial no que tange ao controle de saldo contratual, organização
e produção de documentos padrão;
II - analisar e elaborar relatórios e estudos relativos a contratações sob
responsabilidade da Coordenação-Geral de Infraestrutura Predial; e
III - promover a avaliação do atendimento das demandas no âmbito de
atuação da Coordenação-Geral de Infraestrutura Predial.
Subseção IV
Da Coordenação-Geral de Segurança, Administração, Terceirização e
Transporte
Art. 234. À Coordenação-Geral de Segurança, Administração, Terceirização e
Transporte compete:
I - planejar e supervisionar, no Centro de Serviços Compartilhados, as
atividades relativas a:
a) administração dos serviços de restaurante;
b) administração predial;
c) gestão da frota de veículos oficiais e do transporte de representação;
d) gestão de diárias e passagens;
e) gestão de dispositivos móveis de comunicação (voz e dados);
f) segurança, limpeza e conservação;
g) serviços contínuos com dedicação exclusiva de mão de obra; e
h) transporte de mobiliário e de bagagens de pessoas servidoras;
II - subsidiar a análise das ocorrências de dano, extravio ou outras
irregularidades relacionadas à guarda ou ao uso de bens patrimoniais localizados em
edifícios sob responsabilidade total ou majoritária de órgão solicitante do Centro de
Serviços Compartilhados;
III - acompanhar os processos referentes às reclamações trabalhistas de
pessoas empregadas terceirizadas que prestam ou prestaram serviços contínuos com
dedicação exclusiva de mão de obra, quando indicado pela Diretoria de Administração e
Logística;
IV - planejar e propor ações e diretrizes voltadas para a otimização e a
inovação no âmbito de sua competência;
V - desenvolver, propor e implementar modelos, mecanismos, processos e
procedimentos para agilização, racionalização e modernização dos processos de trabalho
da Coordenação-Geral; e
VI - propor atos complementares e procedimentos padronizados no âmbito de
sua competência.
Art. 235. À Coordenação de Gestão de Terceirização e Transporte compete:
I - coordenar e orientar, no Centro de Serviços Compartilhados, as atividades
relacionadas:
a) aos serviços contínuos com dedicação exclusiva de mão de obra;
b) aos serviços de restaurante e lanchonete;
c) aos serviços de transporte de mobiliário e bagagens de pessoas servidoras
e equipamentos institucionais; e
d) ao serviço de transporte de representação e da frota de veículos oficiais.
Art. 236. À Divisão de Terceirização de Mão de Obra Exclusiva compete:
I - fiscalizar, controlar, acompanhar e avaliar a execução dos contratos
administrativos de serviços contínuos com dedicação de mão de obra exclusiva;
II - subsidiar a elaboração das respostas aos órgãos de controle referente aos
contratos administrativos de serviços contínuos com dedicação de mão de obra exclusiva; e
III - identificar e minimizar os riscos, por meio de implementação de medidas
preventivas e planos de contingências, para possíveis problemas ou interrupções
associados aos serviços contínuos com dedicação de mão de obra exclusiva no Centro de
Serviços Compartilhados.