IX - o arquivo digital resultante da digitalização para o SEI, deverá ser capturado, informando a data de produção do documento e a identificação adequada do nível de acesso à informação, em conformidade com o disposto na legislação pertinente; X - o arquivo digital resultante da digitalização deverá ser conferido e inserido no SEI, cabendo ao Protocolo Central proceder o arquivamento da via física do documento ou a devolução ao remetente; e XI - o processo deverá ser tramitado para a unidade de destino por meio do SEI. § 1º Em caso de indisponibilidade do sistema, os documentos recebidos serão carimbados com a data e hora de recebimento no Incra. § 2º Serão autuados como novos processos no SEI os documentos avulsos de procedência externa que não possuam referência expressa ao número de processo já existente ou se refiram a processo ou documento em suporte físico ainda não convertido para processo eletrônico. § 3º Os Processos de procedência externa recebidos em suporte físico serão protocolizados no SEI com NUP próprio do Incra, exceto se já possuírem NUP, quando deverão ser digitalizados e capturados para o SEI mantendo o NUP do órgão. § 4º O documento, avulso ou processo, recebido de órgão ou entidade não integrante da Administração Pública Federal receberá um NUP e a identificação de origem, se houver, obrigatoriamente, o NUP será mantido como referência. § 5º A unidade, ao receber o documento externo pelo SEI e identificar que o documento faz parte de outro processo, utilizará a funcionalidade/SEI - "Mover Documento para Outro Processo" - para incluí-lo a um já existente. § 6º Nos casos de restrição técnica ou de grande volume de documentos, devidamente justificados, a digitalização de processos ou documentos de procedência externa recebidos em suporte físico poderá ser efetuada em até 5 (três) dias úteis, desde que seja avaliado pelo responsável do protocolo, contados da data de seu recebimento no Incra. § 7º Nos casos de difícil digitalização pelo mau estado de conservação do documento/processo físico, esse deverá ser previamente copiado e, na sequência, digitalizado e inserido no SEI. § 8º São atividades de serviço de Protocolo a digitalização e a inclusão no SEI de documentos e de processos externos recebidos pelo setor, a exceção dos sigilosos, sendo que a digitalização deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento do processo digitalizado. § 9º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples. § 10º A gestão de documentos e de processos do Incra tem como prioridade proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado. § 11º Os serviços de Protocolo da Autarquia poderão, excepcionalmente: I - determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização; e II - receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando que os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação. Art. 23º Os documentos de procedência interna em suporte físico serão capturados para o SEI pelas unidades protocolizadoras observando os seguintes procedimentos: I - deverá ser verificado se o documento a ser digitalizado possui ou não registro no sistema SEI; II - o suporte físico deverá ser digitalizado em sua integralidade, gerando uma fiel representação digital em formato PDF, com resolução mínima de 300 (trezentos) dpi, em tons de cinza, podendo ser coloridos conforme a presença de coloração no documento original, Formato de arquivo PDF com processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres - OCR obrigatório, sendo que nos casos de Fotografias e cartazes o arquivo será em PNG, RGB (colorido), e no caso de Plantas e mapas, resolução mínima de 600 dpi, monocromático e PNG, conforme o Decreto nº 10.278 de 18 de março de 2020; III - o arquivo digital resultante da digitalização para o SEI deverá ser capturado, informando a indicação da real data do documento e a identificação adequada do nível de acesso à informação, em conformidade com o disposto na legislação pertinente; e IV - o processo deverá ser tramitado para a unidade de destino por meio do SEI. Parágrafo único. Tratando-se de documento avulso interno, que não possua NUP, o processo eletrônico será aberto no SEI e seguirá a numeração automática do sistema. Seção IV Da Digitalização e Conversão de Processo Físico para Digital Art. 24º A conversão de processos em suporte físico para eletrônico deve obedecer aos seguintes procedimentos: I - o processo físico deve estar instruído e ser digitalizado em formato PDF com OCR (Optical Character Recognition) obrigatório, em conformidade com o disposto na normatização interna afeta à instrução documental em suporte físico e nesta Portaria; II - cada volume deve ter a primeira imagem correspondente à capa do processo, e a segunda imagem a contracapa, e as imagens subsequentes correspondentes ao restante das folhas do processo; III - As folhas do processo devem ser digitalizadas obrigatoriamente, sendo que o verso só deverá ser digitalizado caso exista conteúdo; IV - cada volume do processo deve ter seu próprio arquivo digital, correspondente às sequenciais de suas folhas; V - caso o volume do processo físico possua mais de 200 folhas, esse deverá ser dividido, formando o primeiro arquivo com 200 folhas e o segundo arquivo com restantes das folhas, conforme manual a ser encaminhado pelo Serviço de Gestão de Documentos - DOA 2.3 para as Unidades da autarquia; VI - caso o processo físico possua mídia juntada, o volume correspondente deve ser digitalizado com formulário relativo à mídia, referenciando seu conteúdo compactado, preferencialmente, em um único arquivo e capturado para o SEI; VII - o primeiro documento gerado no SEI, logo após a captura dos arquivos, deve ser o Termo de Encerramento de Trâmite Físico no âmbito do Incra, assinado pelo usuário responsável pela conversão, conforme modelo disponível no SEI; e VIII - deverá ser incluído o Termo de Encerramento de Trâmite Físico e a Solicitação de Arquivamento, devidamente assinado no SEI no processo físico, sendo vedada qualquer juntada física de novos documentos em tramitação interna no Incra. § 1º O processo objeto da conversão para processo eletrônico deve ser cadastrado no SEI com seu NUP já existente, incluindo o correspondente Dígito Verificador (DV), e mantendo o mesmo interessado e data de autuação do processo físico. § 2º Caso o ano esteja representado no processo físico apenas por dois dígitos, inserir no sistema com os quatro dígitos que compõe o ano de abertura do processo. § 3º Os processos convertidos para o formato eletrônico deverão ser mantidos, nas unidades administrativas, onde deverão posteriormente ser encaminhados ao Arquivo Central. § 4º Nos casos em que a anexação dos processos originalmente em suporte físico seja necessária conforme registro no SISPROT, os processos devem ser convertidos de forma individual, devendo, após a conversão, proceder a anexação. Seção V Da Movimentação e Acompanhamento de Processos Art. 25º Os registros de entrada e saída de processos/documentos no âmbito das unidades administrativas deverão ser realizados por meio do SEI, observada a estrutura regimental do Incra e em conformidade com as demais estruturas parametrizadas do Sistema. § 1º Os processos de interesse particular dos servidores e de caráter unilateral poderão ser tramitados diretamente para a unidade destinatária. § 2º A tramitação de processos no SEI deverá ser realizada exclusivamente por meio da função "Enviar Processo". Art. 26º Em caso de erro na movimentação de processo eletrônico, a área de destino e a área demandante promoverá imediatamente, sob pena de responsabilização: I - o seu adequado direcionamento; ou II - sua devolução ao remetente. Art. 27º A manutenção do processo aberto em mais de uma unidade ocorrerá em caso de trabalho colaborativo. Seção VI Da Expedição de Documentos e Processos Art. 28º O trâmite de processos entre órgãos públicos será realizado por meio de menu disponível no Sistema Eletrônico da Informação - SEI barramento/SEI- Federação. Parágrafo único. O envio de documentos oficiais para outros órgãos públicos se dará preferencialmente por e-mail ou disponibilização de acesso externo ao processo a partir do SEI, com a inserção da confirmação de recebimento, registrada nos andamentos do processo. Art. 29º O envio de documentos oficiais para pessoas físicas ou jurídicas poderá ser efetivado em meio físico, excepcionalmente, dando-se preferência à modalidade digital por meio do SEI, desde que isto não incorra em atrasos ou prejuízos legais. Art. 30º Os comprovantes de recebimento de documentos expedidos deverão ser inseridos no respectivo processo no SEI para eventual necessidade de verificação de entrega. Seção VII Do Sobrestamento, Relacionamento e Anexação de Processos Art. 31º Sobrestamento é a interrupção temporária, de forma justificada, do andamento do processo a fim de aguardar a realização de providência necessária ao prosseguimento, com registro no próprio processo objeto do sobrestamento e sob pena de responsabilidade. Parágrafo único. O sobrestamento deverá ser removido quando não mais subsistir o motivo que o justificou ou quando for determinada a retomada da regular tramitação. Art. 32º O relacionamento de processos será efetivado quando houver a necessidade de associar um ou mais processos entre si, para facilitar a busca de informações. Parágrafo único. O relacionamento de processos não se confunde com o sobrestamento ou anexação, não havendo vinculação entre suas tramitações, que continuam a ocorrer normalmente e de forma autônoma. Art. 33º A anexação de processos ocorrerá quando houver necessidade de unificação permanente de processos com mesmo interessado e assunto, para que sejam analisados e decididos de forma conjunta, somente sendo revertida pelo Administrador do Sistema por solicitação de servidor devidamente motivada. Parágrafo único. Uma vez anexado ao processo principal, o processo acessório deixará de ter independência, não sendo mais possível realizar nele nenhuma ação isolada. Art. 34º Se for identificada pela área competente a existência de processo no SEI que se refere a outro já cadastrado, seja em formato digital ou físico, que permite juntar de maneira permanente processos do mesmo tipo, com o mesmo interessado e com o mesmo objetivo, uma vez verificado que as informações deveriam ou podem estar agregadas em um processo único, o Protocolo e as Unidades Administrativas procederão: I - caso o processo ainda esteja em suporte físico e esteja na unidade, esta efetivará a conversão do físico para eletrônico e, em seguida, realizará a devida anexação do novo processo, ora digitalizado, ao processo já existente no SEI, utilizando a função "Anexar Processo", inserindo, em seguida, o Termo de Encerramento de Trâmite Físico, bem como a Solicitação de Arquivamento no processo físico, encaminhado na sequência ao Serviço de Gestão de Documentos; e II - caso o processo já esteja em formato digital utilizar somente a função "Anexar Processo" disponível no SEI. Seção VIII Do Acesso à Informação e do Pedido de Vistas Art. 35º O acesso à informação e o pedido de vistas ocorrerá a qualquer momento, mediante o preenchimento do formulário específico e procedimentos operacionais do setor de e-sic (Lei de Acesso à Informação) e do setor de e-ouv (Ouvidoria), de acordo com a legislação vigente. Seção IX Da Exclusão, do Cancelamento e da Nulidade de Documentos Art. 36º O usuário interno pode excluir documentos que ainda não tenham se estabilizado como oficiais, segundo regras próprias do SEI, momento a partir do qual não será possível sua exclusão. Parágrafo único. O documento excluído deixa de ser exibido na árvore de documentos do processo e não poderá ser recuperado. Art. 37º O cancelamento de documentos no SEI deverá ser registrado com os dados do responsável pela ação e acompanhado de justificativa. § 1º É vedado o cancelamento de documento declarado nulo, tendo em vista a necessidade de acesso para fins de comprovação da instrução processual. § 2º É vedado o cancelamento de documento que tenha servido de fundamentação para a produção de decisões ou manifestações técnicas, inclusive de outras unidades. § 3º O documento cancelado continuará a ser apresentado na árvore de documentos do processo, porém tornar-se-á inacessível. Seção X Do Encerramento do Processo Eletrônico e do Arquivamento de Documentos Físicos Art. 38º O encerramento do processo no SEI ocorrerá nas seguintes situações: I - por deferimento ou indeferimento do pleito; II - pela expressa desistência ou renúncia do interessado; ou III - por decisão motivada e justificada de autoridade competente. § 1º Havendo mais de um interessado, o fato descrito no inciso II não prejudicará o prosseguimento do processo para os demais interessados. § 2º O processo deverá ser concluído na unidade após o cumprimento da ação administrativa pertinente. § 3º Caso o processo não seja concluído, o tempo que permanecer aberto desnecessariamente na unidade será computado como efetivo andamento para fins de estatística no SEI. Art. 39º A reabertura de processo eletrônico, por expressa anuência da autoridade competente, será realizada quando houver necessidade de retomar ou dar continuidade à ação administrativa. Art. 40º Os processos eletrônicos serão mantidos até que seus prazos legais de guarda sejam cumpridos, conforme definido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, a ser elaborada no âmbito do Incra. § 1º A contagem de temporalidade do processo inicia-se quando todas as unidades, nas quais o processo esteja aberto, indicarem sua conclusão no SEI. § 2º Os documentos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente. § 3º Os processos e documentos em suporte físico, convertidos para eletrônico, e os documentos recebidos em suporte físico no curso do processo cumprirão o mesmo prazo de guarda do processo eletrônico correspondente. § 4º Os processos que, por sua natureza, necessitem permanecer acessíveis enquanto perdurar a vigência de seus atos legais, caso não sejam de guarda permanente, somente poderão ter sua destinação final depois de verificada a extinção da vigência do ato correspondente. Art. 41º Os processos eletrônicos de guarda permanente deverão receber tratamento de preservação, de forma a não haver perda ou corrupção da integridade das informações, conforme Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. § 1º O Comitê de TI desenvolverá e implementará Política de Segurança e Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais para preservação e recuperação desses documentos a longo prazo. § 2º A Política de Segurança e Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais observará o disposto na Política de Segurança da Informação do Incra. Art. 42º Ressalvadas as hipóteses de devolução de documentos ao interessado, os documentos e processos físicos originais deverão ser mantidos nas unidades administrativas, onde aguardarão a sua transferência ao Arquivo Central. CAPÍTULO V DA GESTÃO DOS DOCUMENTOS EM MEIO FÍSICO E DA UNIDADE DE GESTÃO DE DOCUMENTOS Seção I Da Transferência dos Documentos Físicos Art. 43º Os processos que se encontram nas unidades administrativas no Incra- Sede deverão ser encaminhados ao Serviço de Gestão de Documentos, que será responsável pela sua conferência, digitalização, inclusão no SEI-Incra e encaminhamento do processo físico ao Arquivo Central. § 1º A gestão documental realizará as atividades técnicas de classificação, organização, higienização e acondicionamento em caixas arquivo dos documentos e/ou processos, respeitadas as normas técnicas pertinentes. § 2º Havendo a necessidade de desarquivamento dos processos físicos, as unidades deverão solicitar, por meio de formulário próprio disponível no SEI ao Serviço de Gestão de Documentos. Seção II Desarquivamento e Digitalização Art. 44º A solicitação de documentos processos ao Arquivo Central deverá ocorrer por meio de formulário específico disponível no SEI e encaminhada ao Serviço de Gestão de Documentos, que providenciará o desarquivamento do processo, sua digitalização e a inserção no SEI e posteriormente o encaminhamento dos processos em suporte eletrônico à unidade solicitante. Parágrafo único. Os serviços de Protocolo do Incra não têm a atribuição e nem competência regimental para realizar a digitalização de documentos e de processos físicos da Autarquia anteriores ao início do SEI. Art. 45º O procedimento indicado no artigo anterior se aplicará para as solicitações de processos e/ou documentos que ocorrerem entre as unidades administrativas e o setor de arquivo. Seção III Da Contratação de Serviços Técnicos Arquivísticos Art. 46º A guarda dos processos e/ou documentos do Incra é de competência do Serviço de Gestão de Documentos. Art. 47º Todos os instrumentos celebrados pelo Incra, tais como convênios, contratos, acordos de cooperação técnica, termos de execução descentralizada e congêneres, visando os serviços de produção, uso, avaliação, arquivamento, restauração, digitalização e microfilmagem de processos documentos, no âmbito do Incra, deverão ter a anuência da Diretoria de Gestão Administrativa. Art. 48º O desenvolvimento de qualquer tipo de sistema informatizado que envolva procedimentos de Gestão Documental deverá ter a anuência do Comitê de TI, considerando os princípios de transparência, agilidade, economicidade, em conformidade com o SEI, sem impressão de papel. CAPÍTULO VI DA ASSINATURA ELETRÔNICA Art. 49º Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do SEI terão garantia de integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de Assinatura Eletrônica cadastrada, mediante login e senha de acesso do usuário ao SEI. § 1º A assinatura cadastrada é de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo. § 2º A opção de assinar e autenticar documentos estará disponível aos servidores do Incra e, excepcionalmente, para funcionários públicos atuantes por meio de instrumentos firmados com o Incra, nos termos do art. 4º desta Portaria. § 3º Os demais funcionários relacionados ao parágrafo anterior poderão incluir documentação, respeitando as atribuições descritas nos respectivos instrumentos, utilizando-se de assinaturas por meio certificação digital como o Gov.BR. § 4º Os consultores do Incra não se enquadram em colaboradores internos e poderão acessar aos processos, quando necessário, através da funcionalidade "Gerenciar Disponibilizações de Acesso Externo". CAPÍTULO VII DOS NÍVEIS DE ACESSO Art. 50º Os processos e documentos incluídos no SEI devem obedecer aos seguintes níveis de acesso: I - público, com acesso garantido e sem formalidades a qualquer interessado; II - restrito, com acesso apenas às unidades por onde o processo tenha passado durante sua tramitação; e III - sigiloso, com acesso apenas às pessoas com credencial de acesso ativa. § 1º Os documentos no SEI devem, em regra, ter nível de acesso Público e, excepcionalmente, Restrito ou Sigiloso, com indicação da hipótese legal aplicável. § 2º O detentor do processo eletrônico deverá, de ofício, segundo legislação aplicável, definir ou redefinir o nível de acesso sempre que necessário, ampliando ou limitando seu acesso, especialmente quando não mais subsistir a situação de fato ou de direito que justifique a atribuição de nível de acesso Restrito ou Sigiloso. § 3º A classificação de documentos no SEI como Restritos ou Sigilosos, sem a devida fundamentação legal, caracteriza, em tese, infração administrativa passível de sanção disciplinar, nos termos da lei. Art. 51º Os documentos preparatórios e informações neles contidas deverão ter nível de acesso Restrito, segundo a hipótese legal correspondente, até a conclusão do ato ou decisão subsequente, momento a partir do qual é obrigatória a redefinição de seu nível de acesso para Público, exceto se incidir outra hipótese legal de sigilo sobre os correspondentes documentos. Parágrafo único. O disposto no caput não se aplica quando o documento preparatório for publicado em decorrência de sua consulta pública ou de outras hipóteses previstas em lei ou em regulamentação específica. CAPÍTULO VIII DO BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO E DA PUBLICAÇÃO DE DOCUMENTOS Art. 52º O Boletim de Serviço Eletrônico é o veículo oficial para a publicação dos atos oficiais de caráter interno, bem como dos atos administrativos normativos, de caráter geral do Incra, ressalvados aqueles cuja publicação decorrer de disposição legal, os quais obrigatoriamente serão publicados no Diário Oficial da União DOU. Parágrafo único. Os documentos gerados no SEI, que exigirem publicação no DOU, devem ser publicados no Boletim de Serviço Eletrônico somente após confirmação de sua publicação no DOU, indicando em campos próprios a seção, página e data correspondente, de forma a disponibilizar todos os documentos oficiais publicados em página única e própria do SEI. Art. 53º Serão de exclusiva publicação no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI, entre outros: I - atos administrativos de caráter interno ou que não sejam de interesse geral; II - atos administrativos concernentes à vida funcional dos servidores do Incra, que não se enquadrem nos itens relacionados para publicação no Diário Oficial da União, de que trata o Decreto nº 9.215, de 29 de Novembro de 2017, a exemplo de: a) movimentação interna, promoções, licenças, concessão de vantagens pecuniárias, gratificações, indenizações, outros despachos e decisões, na forma da legislação pertinente; b) apostilas de correção a inexatidões materiais que não afetem a substância dos atos singulares de caráter de pessoal (nomeação, promoção, transferência, entre outros); c) lista de antiguidade e avaliação de desempenho; d) substituição para função de confiança, exceto para cargos em comissão, Função Comissionada do Poder Executivo e de Direção e Assessoramento Superiores; e) designação de comissões sobre a gestão e fiscalização de contratos e convênios, de grupos de trabalho, salvo se interpoderes, interministerial, entre mistérios e órgãos vinculados, entre ministérios e suas extensões regionais, ou se composto por membros sem vínculo com a Administração Pública; f) designação de comissões de sindicância, processo administrativo disciplinar e inquérito, entre outras, exceto quando constituídas por membros de órgãos diversos ou, por determinação expressa, devam atuar em âmbito externo; g) atos de elogio, penalidades, homenagens e agradecimentos; h) atos de designação, autorização de viagens e diárias no País; i) estágio probatório; j) ordem de serviço. III - atos normativos que produzam efeitos internos; e IV - outros atos administrativos, tais como: a) atos de delegação e sua revogação; b) modelos de requerimentos, formulários, carteiras e outros documentos; c) manifestações da Procuradoria Federal Especializada do Incra que versem sobre matéria de interesse coletivo e sejam aprovadas pela autoridade competente para deliberar sobre a matéria, mediante indicação formal do Procurador-Chefe com essa finalidade; d) atas e relatórios de comissões e grupos de trabalho; e) demais atos administrativos de caráter interno; e f) manuais instituídos por portaria, de caráter interno; Parágrafo único. Excetuam-se do disposto no inciso II deste artigo os atos relativos a pessoal, cuja publicação decorrer de disposição legal, os quais serão publicados no DOU, assim como aqueles que produzirem efeitos externos. Art. 54º As unidades integrantes da estrutura regimental do Incra, com autonomia administrativa, ficarão responsáveis pela gestão e publicação de seus respectivos atos administrativos oficiais no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI. §1º A autorização, que conterá data, nome e assinatura, e a supervisão da publicação do Boletim de Serviço Eletrônico do SEI, será da Chefia da respectiva unidade, integrante da estrutura regimental desta Autarquia. § 2º O resumo da publicação deve ser preenchido, conforme o caso, com a íntegra da ementa, o assunto ou o resumo do teor do documento. § 3º Para retificação ou republicação diante de incorreção na publicação original de documento gerado no SEI, deve ser gerado documento por meio de funcionalidade própria do SEI, relacionado à publicação anterior. Art. 55º Não é possível a publicação de documentos externos por meio de veículos de publicação do SEI. CAPÍTULO X DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS Art. 56º As unidades devem recusar processos e documentos que estiverem em desacordo com esta Portaria, restituindo-os às unidades que os encaminharam. Art. 57º O uso inadequado do SEI ensejará apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor. Art. 58º A atualização dos "Tipos de Processos" e dos "Tipos de Documentos" dentro do SEI será realizada exclusivamente pelo Incra Sede.
PORTARIA Nº 685, DE 7 DE OUTUBRO DE 2024 (parte 2 de 4)
Publicado no Diário Oficial da União, seção 1, em , página 91. Órgão: Ministério do Desenvolvimento Agrário e Agricultura Familiar — INSTITUTO NACIONAL DE COLONIZAÇÃO E REFORMA AGRÁRIA. Todos os atos de 23/10/2024