PORTARIA Nº 685, DE 7 DE OUTUBRO DE 2024 O PRESIDENTE DO INSTITUTO NACIONAL DE COLONIZAÇÃO E REFORMA AGRÁRIA - INCRA, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo Decreto nº 12.171, de 09 de setembro de 2024, Anexo I, artigo 22, inciso VII - estabelecer normas regulamentares e praticar os demais atos pertinentes à organização e ao funcionamento do INCRA, nos termos do disposto no Regimento Interno do INCRA, combinadas com o disposto no artigo 104 do Regimento Interno da Autarquia, aprovado pela Portaria Incra nº 2.541, de 28 de dezembro de 2022, publicada no Diário Oficial da União de 30 de dezembro de 2022, resolve: CAPÍTULO I DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES Art. 1º Estabelecer a gestão dos processos administrativos, aos usuários internos e externos, no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, do Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária - INCRA. Parágrafo único. A legislação de referência, as definições, os termos técnicos e as demais informações e documentos complementares constam nos anexos desta Portaria que estarão disponibilizados por meio da publicação no Boletim de Serviço Interno do Incra. Art. 2º O SEI é o sistema oficial e único de gestão documental e processo eletrônico, onde devem tramitar todos os documentos e processos do Incra, digitais ou digitalizados. Art. 3º A execução de procedimentos e tarefas para plena implementação do SEI no Incra tem como responsável o representante máximo da Autarquia, tendo como corresponsáveis dessa implementação todos os representantes e agentes públicos das unidades administrativas do Incra. Parágrafo único. Fica delegada a competência à unidade de Serviço de Gestão de Documentos para analisar as propostas de revisões normativas referentes ao processo eletrônico no âmbito do Incra, de forma colaborativa com as Superintendências Regionais. CAPÍTULO II DO ACESSO E CREDENCIAMENTO E DO USUÁRIO INTERNO E EXTERNO NO SEI-INCRA Seção I Dos Perfis de Acesso do SEI-Incra Art. 4º A solicitação de acesso, criação, ativação ou inativação de perfis de acesso ao SEI-Incra é de responsabilidade das Unidade administrativas do Incra Sede e das Superintendências Regionais. § 1º As atribuições e suas funcionalidades dar-se-ão por meio dos seguintes perfis e funcionalidades: I - Administrador Geral: destinado ao chefe da TI responsável por criar, parametrizar, cadastrar e descadastrar: a) as unidades administrativas; b) os usuários internos; c) os tipos de processos; d) os tipos de documentos; e) os padrões oficiais de documentos; f) as classificações arquivísticas; g) as hipóteses legais de sigilo de informações; e h) as demais funções de gerenciamento do Sistema. II - Administração Básica: destinado aos chefes e chefes substitutos das unidades administrativas do Incra, responsável por: a) liberar o acesso e orientar o usuário externo para utilizar o SEI-Incra; b) conceder acesso externo para vista e fornecer cópias aos processos públicos e restritos; c) reordenar os documentos na árvore do processo; d) manter atualizados os dados cadastrais da unidade; e) publicar documentos no Boletim de Serviço Eletrônico; e f) desanexar processo. III - Básico: destinado aos usuários internos que executem atividades de criação, instrução e tramitação de processos, bem como produção e assinatura de documentos; e IV - Colaborador Básico sem assinatura: destinado ao estagiário e colaboradores terceirizados que tenham vínculo com o Incra por meio de contratos, convênios, acordos, ajustes, Termo de Execução Descentralizadas e outros instrumentos congêneres, e que necessitem realizar atividades no SEI, com exceção da assinatura de documentos. § 2º Os Administradores de Unidade representam os órgãos de assistência direta e imediata, órgãos específicos singulares do Incra e devem ser indicados no número mínimo de duas pessoas ocupantes de cargo ou emprego público em exercício no Incra. § 3º As atribuições descritas no inciso II do § 1º abrangem a unidade e subunidades ao qual o Administrador de Unidade está vinculado, incluindo os processos sob sua custódia. § 4º Para a realização das responsabilidades atribuídas, o Administrador de Unidade deverá avaliar a motivação apresentada pelo solicitante, a qual deverá ser formalizada por escrito e obrigatoriamente registrada no processo conforme disposto nas alíneas "e", "g" e "h" do inciso I § 1º deste artigo. § 5º Poderão ser cadastrados no SEI-Incra com o perfil básico com as funções de instrução e tramitação de processos, bem como produção e assinatura de documentos somente servidores do Incra. § 6º Excepcionalmente, poderão ser cadastrados no SEI-Incra, com o perfil básico e funções de instrução e tramitação de processos, bem como produção, autenticação e assinatura de documentos, os servidores públicos integrantes de órgão ou entidades com os quais o Incra tenha celebrado Termos de Execução Descentralizada, contratos, convênios, acordos, ajustes, e outros instrumentos congêneres, desde que tal possibilidade esteja prevista no instrumento pactuado e mediante autorização do setor de Gestão de Documentos da Autarquia. § 7º Os perfis de acesso definidos nos §§ 4º e 5º poderão, a qualquer tempo, em conformidade com as necessidades do Incra, ser excluídos ou alterados. § 8º Os usuários poderão ser criados ou terem suas atribuições alteradas pelo Administrador Geral, a qualquer tempo, em conformidade com as necessidades do Incra. § 9º O cadastramento, a exclusão, assim como a alteração de cadastro dos usuários de que trata o § 6º deverá ser de responsabilidade do chefe e chefe substituto da Unidade de vinculação dos servidores/colaboradores usuários do Sistema. Seção II Do Usuário Interno Art. 5º Deverá ser atribuído perfil de acesso básico ao servidor ou empregado público em exercício no Incra que necessite utilizar o SEI-Incra para realizar suas atividades profissionais e executar suas atribuições legais. § 1º Poderá ser atribuído perfil de acesso básico ao servidor público que, embora não se encontre em exercício no Incra, tenha sido designado para atuar como presidente ou membro de comissão de sindicância ou de processo administrativo disciplinar no âmbito da autarquia e, em caso excepcional, a servidores públicos integrantes de órgãos ou entidades com os quais o Incra tenha celebrado Termos de Execução Descentralizada, contratos, convênios, ajustes e outros instrumentos congêneres, desde que tal possibilidade esteja prevista no instrumento pactuado. § 2º O usuário com perfil básico somente poderá assinar documento no SEI- Incra com a denominação do cargo efetivo ou cargo comissionado, sendo que neste caso são adotadas as denominações definidas em lei, admitindo-se a variação de gênero feminino e masculino e a qualificação de substituição. Art. 6º Deverá ser atribuído perfil de acesso Colaborador ao prestador de serviço terceirizado, estagiário do Incra e prestadores de serviços em decorrência da celebração de Termos de Execução Descentralizada, contratos, convênios, acordos, ajustes e outros instrumentos congêneres, que necessite utilizar o SEI-Incra para realizar suas atividades e executar suas atribuições legais. § 1º Nos casos em que for necessária a assinatura do Colaborador no SEI-Incra, deverá ser realizada a assinatura manual em papel, digitalizando posteriormente o documento e inserindo-o no SEI-Incra. § 2º O acesso do colaborador ao SEI-Incra será solicitado pelo Administrador de Unidade à Central de Atendimento do Suporte disponível no endereço https://suporte.incra.gov.br/citsmart/login/login.load, mediante autorização do chefe imediato. Art. 7º O credenciamento do usuário interno deverá ser realizado na sua unidade de exercício. § 1º Excepcionalmente, o usuário interno poderá ser credenciado em mais de uma unidade, desde que o titular da outra unidade ou seu superior hierárquico autorize a inclusão. § 2º Os pedidos de credenciamento de usuário interno em mais de uma unidade deverão ser enviados à Central de Atendimento do Suporte disponível no endereço https://suporte.incra.gov.br/citsmart/login/login.load, pela chefia ou pelo Administrador da Unidade. § 3º A alteração de lotação do usuário interno implicará na atualização de sua unidade administrativa no SEI-Incra. Art. 8º O usuário interno será descredenciado do SEI-Incra nos seguintes casos: I - alteração de exercício para outro órgão ou entidade, sendo o acesso reativado em caso de retorno; e II - desligamento. Art. 9º São responsabilidades do usuário interno: I - manter o sigilo da senha, que é pessoal e intransferível, não sendo oponível, em qualquer hipótese, a alegação de uso indevido; II - consultar diariamente o SEI-Incra, a fim de verificar o recebimento de processos administrativos eletrônicos; III - não divulgar indevidamente as informações restritas e sigilosas a que tiver acesso em função de seu credenciamento no SEI-Incra. IV - manter a cautela necessária ao utilizar o SEI, para evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso as suas informações; V - encerrar a sessão de uso do SEI sempre que se ausentar do computador, com o intuito de impossibilitar o uso indevido das informações por pessoas não autorizadas; VI - responder por ações ou omissões que possam colocar em risco ou comprometer a exclusividade de conhecimento de sua senha particular ou das transações que esteja habilitado a fazer; VII - cumprir as normas de uso do SEI; e VIII - observar as hipóteses legais aplicáveis quando da definição do Nível de Acesso de documentos e processos no SEI. Seção III Do Usuário Externo Art. 10 º Poderão ser credenciados como usuários externos do SEI-Incra, na condição de interessados que participem ou tenham demanda em processo administrativo no Incra. § 1º Os usuários externos de que trata o caput poderão assinar contratos, convênios, acordos, ajustes, Termo de Execução Descentralizadas e outros instrumentos congêneres celebrados com o Incra. § 2º O cadastro de usuário externo é ato pessoal, intransferível e indelegável por meio dos dados e apresentação de documentação, sendo de exclusiva responsabilidade do usuário externo o sigilo de sua senha de acesso, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido. § 3º Para o credenciamento de acesso como usuário externo de que trata o caput é necessário o cadastramento prévio no portal do Incra SEI-Usuário Externo no link https://sei.incra.gov.br/sei/controlador_externo.php?acao=usuario_externo_logar&id_orgao _acesso_externo=0, preencher e assinar o Termo de Declaração de Concordância e Veracidade, disponível na internet, acompanhado de cópia dos documentos solicitados no ato da solicitação e, posteriormente, enviar a documentação por meio do Protocolo Digital do Incra, no link: https://www.gov.br/pt-br/servicos/protocolar-documentos-junto-ao- incra. § 4º Alternativamente, as cópias autenticadas dos documentos referidos nos incisos deste artigo poderão ser entregues por terceiro ou enviadas por correspondência postal. § 5º O Incra poderá solicitar documentação complementar para efetivação do cadastro. § 6º O resultado da análise da documentação será informado por mensagem eletrônica. § 7º Após o deferimento da autorização, o responsável pela autorização incluirá os documentos digitalizados em processo específico no SEI-Incra do tipo "Cadastro de usuário externo no SEI-Incra". § 8º A validação do cadastro ocorrerá pela confirmação de e-mail enviado ao usuário após a conclusão do preenchimento dos dados. Art. 11º A autorização para o credenciamento de usuário externo será indeferida nos casos de descumprimento de prazos ou de não atendimento às exigências de apresentação de documentação. Art. 12º Havendo indício de irregularidade, a qualquer momento, o usuário externo poderá ter a liberação cancelada ou o cadastro desativado. § 1º O prazo para liberação do cadastro de usuário externo pela unidade detentora do processo é de até 5 (cinco) dias úteis após o recebimento do NUP, podendo, eventualmente, ser estendido em caso de aumento significativo da demanda. § 2º Caso sejam verificadas pendências, o cadastro não será liberado e o solicitante será informado por e-mail para as devidas providências. Art. 13º O usuário externo deverá observar que: I - a não obtenção de acesso ou credenciamento nos sistemas, bem como eventual falha de transmissão ou recepção de dados e informações, não imputáveis à falha do sistema, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais; II - o credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível e a sua liberação de acesso está condicionada à aceitação, pelo solicitante, das condições regulamentares que disciplinam o processo administrativo eletrônico na Administração Pública Federal e no Incra e das consequentes responsabilizações administrativa, civil e penal pelas ações efetuadas; III - o cadastro de representante como usuário externo poderá ocorrer nas seguintes hipóteses: a) para pessoas naturais ou jurídicas outorgadas; e b) para fornecedores que tenham, ou pretendam ter, contrato de fornecimento de bens ou serviços com o Incra ressalvados os caso sem que o Incra figure como usuário de serviço público. IV - a partir do cadastro do usuário externo, todos os atos e comunicação processual entre o Incra e a entidade representada se darão por meio eletrônico, não sendo admitida protocolização por meio diverso, exceto em situações tecnicamente inviáveis ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico, cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo, ou outra exceção prevista em instrumento normativo próprio; V - enquanto não implantadas funcionalidades de controle de representação das pessoas jurídicas por pessoas naturais no SEI, as pessoas jurídicas deverão indicar, por petição, que trate exclusivamente deste tema, até 5 (cinco) representantes cadastrados para o recebimento das intimações que lhes devam ser dirigidas; e VI - ausente a indicação de que trata o § 5º, o Incra intimará a pessoa jurídica por meio de quaisquer dos representantes que, em outros processos físicos ou eletrônicos, tenham poderes de representação. CAPÍTULO III DAS COMPETÊNCIAS Art. 14º A Diretoria de Gestão Administrativa - DA exercerá a função de Unidade Coordenadora do SEI, sob supervisão do Gabinete da Presidência do Incra, com as seguintes atribuições: I - prestar assistência técnica, orientação e treinamento aos usuários para utilização do SEI; II - propor e encaminhar ao Gabinete da Presidência sugestões que alterem as parametrizações do SEI e das normas que afetam o processo eletrônico no âmbito do Incra; III - orientar, coordenar e supervisionar a execução das atividades de gestão de processos e documentos a partir do sistema; IV - promover a racionalização de tipos de processos e de documentos, em conjunto com as demais unidades organizacionais do Incra; V - realizar, sempre que necessário, estudos, em conjunto com a Coordenação- Geral de Tecnologia da Informação - DET para o aperfeiçoamento do sistema; VI - orientar para o Incra receber, conferir, digitalizar, registrar no SEI, autenticar e tramitar os documentos de origem externa recebidos no âmbito do Incra, informando ao remetente seu Número Único de Processo - NUP; VII - normatizar a forma de autorizar a transferência de documentos e processos físicos ao Arquivo Central; VIII - normatizar a forma de arquivar, custodiar, preservar e manter organizados os documentos e processos físicos recebidos, possibilitando a pesquisa desses documentos quando solicitados; e IX - controlar o acesso de usuários internos e externos ao sistema SEI. Art. 15º Compete à Coordenação-Geral de Tecnologia da Informação - DET: I - garantir a infraestrutura, realizar manutenções e atualizações para o pleno funcionamento do SEI; II - gerir o banco de dados do SEI, zelando pela sua integridade; e promover a preservação, a fidedignidade e a autenticidade dos arquivos digitais registrados no banco de dados do SEI; III - elaborar anualmente um plano de contingência de TI do SEI, inclusive com mapa de testes de recuperabilidade de dados e de disponibilidade; IV - promover cadastros no SEI, inclusão, exclusão, bloqueios, alteração de perfil sempre que demandada pelas unidades do Incra ou pelas SR's, por meio de formulário disponível no Citsmart ou por sistema que vier a substituí-lo, de forma a ficar registrada a motivação do cadastro e o perfil solicitado; e V - promover o cadastramento mediante solicitação dos Diretores, Procurador- Chefe ou Superintendentes Regionais do Incra, visando atender instrumentos firmados com instituições privadas ou públicas, por meio de formulário disponível no Citsmart ou por sistema que vier a substituí-lo com indicação do tipo de vínculo com a administração pública do futuro usuário e o perfil requerido. § 1º É de exclusiva responsabilidade do demandante pelo cadastramento no SEI, a identificação adequada da motivação do cadastro e o perfil solicitado. § 2º Deverá ser realizada, anualmente, verificação da conformidade de relacionamento dos usuários do SEI em relação às lotações regimentais. Art. 16 Compete às Unidades Administrativas do Incra: I - verificar se os registros e as movimentações de processos no âmbito da sua unidade estão sendo efetuados de forma adequada; II - conferir as informações e os arquivos digitais dos registros oriundos do Protocolo Central no ato do recebimento; III - solicitar o acesso para usuários no SEI, na respectiva unidade, por meio de formulário específico disponível no Citsmart ou por sistema que vier a substituí-lo; e IV - avaliar, mediante subsídios técnicos encaminhados nos autos, pelo SEI, novos tipos de processos e "modelos de documentos padrão nacional" específicos de sua área, para serem inseridos no SEI, propostos e aprovados pelas Diretorias das respectivas áreas meio ou finalísticas. Parágrafo único. Caso a solicitação objeto do inciso III for relacionada a Convênios, Acordo de Cooperação Técnica - ACT, Termo de Execução Descentralizada - TED e outros instrumento congêneres, será obrigatório informar matrícula e órgão, além de número do instrumento junto ao órgão ou ente público. Art. 17º Compete aos usuários internos do SEI: I - registrar no sistema todos os documentos e processos produzidos ou recebidos no âmbito de suas atividades; II - manter a cautela necessária na utilização do SEI, a fim de evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso as suas informações; III - encerrar a sessão de uso do SEI sempre que se ausentar do computador, impossibilitando o uso indevido das informações por pessoas não autorizadas; IV - responder pelas consequências decorrentes das ações ou omissões que possam colocar em risco, ou comprometer, a exclusividade de conhecimento de sua senha ou das transações em que esteja habilitado; e V - não fornecer sua senha de acesso ao SEI a outros usuários, sob pena de responsabilização por disponibilizar acesso indevido. CAPÍTULO IV DO PROCESSO ELETRÔNICO Seção I Das Disposições Gerais Art. 18º Todos os documentos arquivísticos integrarão processos eletrônicos no âmbito do SEI. § 1º Os documentos arquivísticos natos digitais juntados aos processos eletrônicos no SEI, na forma estabelecida nesta Portaria, serão considerados originais para todos os efeitos legais. § 2º Os documentos digitalizados de originais em suporte físico deverão ser autenticados administrativamente. § 3º Os documentos digitalizados de cópias de documentos em suporte físico serão considerados cópias simples. § 4º Refutada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurado incidente para a verificação do documento em questão. Art. 19º O processo eletrônico deve ser criado e mantido pelos usuários a fim de permitir sua eficiência na localização e controle, mediante o preenchimento dos campos próprios do sistema, observados nos seguintes requisitos: I - deverá ser escolhido adequadamente o tipo de processo, o qual poderá ser alterado, em caso de incorreção, pela área que criou o processo com aviso prévio ao setor no qual o processo esteja aberto; II - a especificação do processo deverá ser descrita de forma objetiva, clara e ortograficamente correta, a qual poderá ser alterada, em caso de incorreção ou incompletude, pela área que criou o processo com aviso prévio ao setor que o processo esteja aberto; III - deverão ser informados o(s) interessado(s) e o remetente, verificando antes se cada um encontra-se disponível no SEI, caso em que deverá ser selecionado e não inserido com nova denominação, a fim de não gerar duplicidade de registros na base de dados do Sistema; e IV - a descrição do processo deverá ser complementada, caso necessário, utilizando o campo "Observações desta unidade", o qual ficará visível apenas para as unidades que tiverem acesso ao processo, sendo que as informações desse campo poderão ser recuperadas somente na pesquisa pela unidade que as inseriu. Seção II Da Produção de Documentos Art. 20º Todo documento oficial produzido no âmbito do Incra deverá ser elaborado por meio do editor de textos do SEI, observando o seguinte: I - os processos e documentos gerados no SEI receberão automaticamente o Número Único de Processo - NUP, e processos já existentes que forem inseridos deverão ser cadastrados com a numeração original (PROTOCOLO INFORMADO); II - os documentos que demandarem análise preliminar de sua minuta devem ser formalizados por meio de tipo de documento próprio, de minuta, que não se confunde com o documento final a ser posteriormente formalizado; e III - os documentos que demandarem em assinatura de mais de um usuário poderão ser incluídos em Blocos de Assinatura e somente serão encaminhados após assinatura de todos os responsáveis. § 1º Quanto ao disposto no inciso III, tratando-se de documentos redigidos por mais de uma unidade, caso necessário, esta característica deve ser destacada diretamente no teor do documento, indicando as unidades participantes. § 2º Quanto ao disposto no inciso III e § 1º, as alterações necessárias podem ser feitas durante toda a fase de minuta pelos responsáveis pelo documento. § 3º As assinaturas de elaboradores e demais responsáveis na hierarquia do órgão emissor do documento só serão postas na versão definitiva para encaminhamento, superando, portanto, a fase de minuta. § 4º Os documentos externos devem ser capturados para o SEI, preferencialmente, no formato PDF. § 5º O limite de arquivos capturados para o SEI, será de 200Mbps. § 6º Os documentos arquivísticos digitais de áudio e vídeo devem ser gravados em formato de compressão que garanta o menor tamanho de arquivo possível, mantendo sua inteligibilidade, garantindo que os arquivos não ultrapassem o limite de que trata o § 5º. § 7º Documentos arquivísticos digitais, de qualquer natureza, que ultrapassarem o limite de que trata o § 5º devem ser incluídos compactados em formato Zip ou rar. Art. 21º Excepcionalmente, no caso de impossibilidade técnica momentânea do SEI, documentos poderão ser elaborados em suporte físico, no entanto, com o retorno do sistema deverão ser imediatamente digitalizados, inseridos e autenticados no SEI. Seção III Da Recepção de Documentos e Processos, Captura para o SEI Art. 22º Os documentos de procedência externa recebidos em suporte físico serão capturados para o SEI observando os seguintes procedimentos: I - deverá ser verificado se o documento é destinado ao Incra, se o invólucro encontra-se íntegro e se o documento que será objeto de captura e digitalização para o SEI possui natureza sigilosa, caso em que deverá ser registrado no protocolo e encaminhado à Presidência da Autarquia para as medidas necessárias; II - caso o documento não possua natureza sigilosa, deverá ser verificado se o mesmo é destinado ao Incra, se o invólucro encontra-se íntegro e se será objeto de captura e digitalização para o SEI; III - é necessário averiguar se o documento recebido é original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples; IV - deverá ser identificado se o documento é oficial ou particular, ostensivo ou sigiloso, ordinário ou urgente, fazendo a separação conforme especificações para que sejam tomados os procedimentos específicos; V - deverá ser verificado se o documento recebido já possui NUP - SEI Incra; VI - caso conste no documento recebido NUP de outro órgão, esse deverá ser incluído no SEI Incra gerando NUP novo, evitando problemas futuros na plataforma do Barramento; VII - o documento deverá ser registrado no SEI, anotando no canto superior direito da primeira página o seu número SEI e NUP; VIII - o suporte físico deverá ser digitalizado em sua integralidade, gerando uma fiel representação digital em formato PDF, com resolução mínima de 300 (trezentos) dpi, em tons de cinza, podendo ser coloridos conforme a presença de coloração no documento original, Formato de arquivo PDF com processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres - OCR obrigatório, sendo que nos casos de Fotografias e cartazes o arquivo será em PNG, RGB (colorido), e no caso de Plantas e mapas, resolução mínima de 600 dpi, monocromático e PNG, conforme o Decreto nº 10.278 de 18 de março de 2020;
PORTARIA Nº 685, DE 7 DE OUTUBRO DE 2024 (parte 1 de 4)
Publicado no Diário Oficial da União, seção 1, em , página 91. Órgão: Ministério do Desenvolvimento Agrário e Agricultura Familiar — INSTITUTO NACIONAL DE COLONIZAÇÃO E REFORMA AGRÁRIA. Todos os atos de 23/10/2024