PORTARIA Nº 411, DE 15 DE MAIO DE 2024 (parte 2 de 3)

ANEXO I
DOCUMENTOS A SEREM APRESENTADOS PELA EMPRESA PARA INSTRUÇÃO DOS PROCESSOS DE PAGAMENTO DE CONTRATOS DE SERVIÇOS COM DEDICAÇÃO
DE MÃO DE OBRA EXCLUSIVA E CONFERIDOS PELA EQUIPE DE FISCALIZAÇÃO
EMPRESA:
CONTRATO:
OBJETO:
MÊS DE COMPETÊNCIA:
Obs: Toda documentação inserida deve estar em formato PDF-OCR Server legível, as páginas corretamente digitalizada (em ordem, sem repetição de arquivo e sem estarem
truncadas).
. DOCUMENTOS COMPETE À FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO
. Planilha de Custo e Formação de Preço e Planilhas Auxiliares dos Benefícios e
dos Adicionais em papel timbrado e meio eletrônico
¸Verificar se o arquivo em Excel não está danificado e enviar via e-mail para a área de análise de Planilhas (DIOF/UPLAC)
¸Anexar à planilha em formato PDF (OCR Server) no SEI!.
¸Verificar se a Planilha de custos está preenchida considerando a glosa (caso houver) referente às análises do mês anterior e solicitar emissão da Nota Fiscal com valor exatamente igual ao
lançado na Planilha de Custos e formação de preços do mês de referência da prestação do serviço.
. ¸Verificar os dados da planilha: nome de funcionários, estes devem corresponder aos que efetivamente prestam serviços no mês de competência, função exercida, dias efetivamente trabalhados,
valores de salários, adicionais, insumos de mão de obra e insumos diversos referentes à licitação e /ou repactuação.
. Cópia do comprovante de recolhimento e pagamento do IRPF dos funcionários
descontados na fonte, caso houver.
¸Confrontar DARF do mês anterior ao de competência com os respectivos comprovante de pagamento.
¸Verificar se os códigos de recolhimento, códigos de barras e valores pagos estão iguais nas guias e no comprovante de pagamento.
. Guias e Comprovantes de Pagamento do DARF referente ao INSS, acompanhado
do Recibo de Entrega da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
Previdenciários - DCTFWeb referentes ao mês anterior ou Guia GPS e seu
comprovante pagamento
¸Confrontar o DARF (referente ao INSS) do mês anterior ao de competência com os respectivos comprovante de pagamento.
¸Verificar se os códigos de recolhimento, códigos de barras e valores pagos estão iguais nas guias e no comprovante de pagamento.
. Guias (GRF) e Comprovantes de Pagamento do FGTS, Acompanhado da relação
dos trabalhadores constantes no arquivo SEFIP referentes ao mês anterior
¸Checar a compatibilidade entre o relatório GFIP/SEFIP e GRF apresentados, referentes ao mês anterior.
¸Verificar se os códigos de recolhimento, códigos de barras e valores pagos estão iguais nas guias, Relatório SEFIP e no
comprovante de pagamento.
. GFIP / SEFIP completa, contendo obrigatoriamente ¸Relatório de compensações (se houver).
¸Protocolo de envio do arquivo (conectividade social - NRA) / Relação dos trabalhadores constantes no arquivo SEFIP / Comprovante de declaração das contribuições a recolher à previdência
social e outras entidades e fundos por FPAS / Relatório analítico da GRF referente ao DARF (INSS) e a GRF apresentadas.
Verificar o Relatório da Declaração Completa - DCTFWeb, acompanhado do recibo de entrega.
. ¸Verificar a compatibilidade entre o relatório da GFIP / SEFIP e a relação dos funcionários constantes da planilha de custo e formação de preço.
¸Examinar a compatibilidade da conectividade social com os documentos da GFIP / SEFIP (confrontar os códigos, nomes e
valores).
. Folha de Pagamento Analítica do mês da prestação do serviço ou contracheque
assinado
¸Verificar a compatibilidade entre os valores recebidos (salários, adicionais: insalubridade, periculosidade, noturno), com os destacados na planilha de custo e formação de preço, se são iguais e /
ou maiores. O valor do salário não pode ser inferior ao previsto no contrato.
. Arquivo bancário ¸Nominalmente identificado, relativo ao mês de competência.
. Boleto e comprovantes de pagamento, acompanhados dos relatórios das
administradoras de benefícios ou recibos assinados.
¸Vale transporte, vale alimentação, auxílio café e os demais (seguro de vida, plano de saúde e outros) contidos na proposta apresentada na licitação.
Checar a compatibilidade entre os dias utilizados para o cálculo dos benefícios vale transporte, vale alimentação, auxílio café e os demais contidos na proposta apresentada na licitação e/ou
repactuação e os dias efetivamente trabalhado, registrados no relatório eletrônico de frequência ou na folha de ponto manual assinada.
¸Checar o efetivo o recebimento dos benefícios destacados nas planilhas auxiliares, mediante comprovação através de recibo assinado pelos funcionários ou relatório de pedido, acompanhado do
boleto e comprovante de pagamento, das administradoras de benefícios, emitidos, exclusivamente, em nome dos funcionários prestadores de serviço no INTO.
. Relatório de funcionários de férias no mês de competência devidamente assinado
pelo Fiscal Responsável / Matrícula
¸Apresentar recibos de pagamento do adicional de férias devidamente assinados, acompanhados do arquivo bancário nominalmente identificado.
Averiguar a compatibilidade entre o relatório de concessão de férias e o correspondente pagamento do respectivo adicional, na forma da lei.
. Relatório de funcionários Admitidos no mês de competência devidamente
assinado pelo Fiscal Responsável / Matrícula
¸Acompanhado do atestado de saúde ocupacional.
¸Informar se houve substituição.
. Relatório de funcionários Demitidos no mês de competência devidamente
assinado pelo Fiscal Responsável / Matrícula
¸Acompanhado exame médico demissional, Termo de rescisão contratual e arquivo bancário nominal identificado.
¸Cópia da guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRRF).
¸Extrato de conta do FGTS
¸Informar se houve substituição.
. Relatório de funcionários que retornaram ao trabalho ou mudaram de função no
mês de competência devidamente assinado pelo Fiscal Responsável / Matrícula
¸Acompanhado do atestado de saúde ocupacional.
¸Informar se houve substituição.
. Relação de funcionários faltosos, transferidos e Relatório eletrônico de
frequência (ponto eletrônico) ou folha de ponto manual (deverá estar assinada)
no mês de competência
¸Conferir a compatibilidade dos dados com a documentação e os dias trabalhados informados na planilha de custo e formação de preço
¸Apontar as quantidades totais de faltas a serem mensuradas quando não cobertas.
¸Informar se houve substituição.
Assinatura Fiscal Responsável/ Matrícula.
. Relatório e / ou Planilha Auxiliar das Notas Fiscais comprobatória do custo
com material aplicado e ou/ Declaração da Fiscalização do Contrato dos
Insumos aplicados no mês de competência devidamente assinado pela
Fiscalização Responsável/ Matrícula
¸Conferir a comprovação da efetiva aplicação dos materiais e serviços destacados na planilha de custo e formação de preço, mediante a análise da documentação enviada pela contratada.
¸Checar a compatibilidade entre os valores destacados na planilha de custo e formação de preço.
. ¸Insumos Fixos - Apresentar Nota Fiscal de Serviço ou DANFE, acompanhado das Notas Fiscais Eletrônicas dos insumos efetivamente utilizados em nome da contratada que compõem a planilha de
custo e formação de preços (alocação de custos: materiais, utensílios, suprimentos, depreciação de equipamentos, peças, componentes, ferramental e outros utilizados), uniformes e EPI's/Uniformes
(além da nota fiscal, apresentar recibos de entrega, assinado e datado pelos funcionários) ou declaração dos insumos efetivamente utilizados no mês de competência do serviço a ser ratificada pela
Fiscalização Responsável.
¸OBS: Atentarem para o prazo de validade da documentação, com base no Termo de Referência;
. ¸Insumos Variáveis - Apresentar Nota Fiscal de Serviço ou DANFE, acompanhado das Notas Fiscais Eletrônicas dos insumos efetivamente utilizados em nome da contratada que compõem a planilha
de custo e formação de preço, acompanhados das pesquisas de preços que demonstrem a compatibilidade com o mercado, quando previsto no contrato.
. Nota de Empenho ¸Devidamente assinada referente ao exercício da prestação de serviço.
. Nota Fiscal ¸Verificar se o CNPJ é o mesmo da nota de empenho.
¸Ateste Eletrônico
. Declaração de Optante do simples Nacional (se couber) ¸Original, assinada pelo representante legal
. Planilha da Conta Vinculada ¸Valores atualizados a serem retidos no ato de pagamento.
¸Conferir as informações apresentadas pela contratada.
. Outros documentos necessários à comprovação da despesa mensal. ¸Quando houver divergência nos nomes dos funcionários listados na planilha de custo e formação de preço em relação à documentação comprobatória apresentada, a empresa deve apresentar as
devidas justificativas, acompanhadas das certidões de casamento, divórcio e adoção conforme o caso.
¸Ordens de Serviço do mês de competência
. Fiscalização por Amostragem: ¸A Administração deverá solicitar, por amostragem, aos empregados terceirizados os extratos de contribuições previdenciárias e do FGTS.
¸Os demais documentos são apresentados mensalmente no processo de pagamento, como por exemplo, cópia dos contracheques assinados dos empregados relativos a qualquer mês da
prestação dos serviços ou, ainda, quando necessário, cópia de recibos de depósitos bancários e comprovantes de entrega de benefícios suplementares (vale-transporte, vale-alimentação, entre
outros), a que estiver obrigada por força de lei, Acordo, Convenção ou Dissídio Coletivo de Trabalho, relativos a qualquer mês da prestação dos serviços e de qualquer empregado.
. Emitir Relatório / Despacho Inconsistências ¸Nas inconsistências passiveis de glosa (ex: faltas, ausência de pagamento de salários, adicionais, benefícios diversos, etc.).
¸As inconsistências identificadas devem ser linkadas (nº do anexo com o número da página).
. Relatórios ¸Relatório do Gestor, acompanhado do termo de recebimento definitivo;
¸Relatório do Fiscal Administrativo e termo de recebimento provisório, em conjunto com o Fiscal Técnico;
¸Relatório do Fiscal Técnico e termo de recebimento provisório;
¸Relatório do Fiscal de Público usuário;
¸Relatório de Fiscalização por Amostragem com assinatura dos empregados fiscalizados, conforme ANEXO XVII.
ANEXO II
PLANILHA DE NOTAS FISCAIS UTILIZADAS NA APLICAÇÃO DE INSUMOS
PAPEL TIMBRADO DA EMPRESA
CONTRATADA:
CONTRATO Nº:
OBJETO:
MÊS DE COMPETÊNCIA:
Obs.: transcrever art. 47 §2º da IN5: "A conformidade do material a ser utilizado na execução dos serviços deverá ser verificada juntamente com o documento da contratada
que contenha a relação detalhada destes, de acordo com o estabelecido no contrato, informando as respectivas quantidades e especificações técnicas, tais como marca, qualidade e forma
de uso."
. N° DISCRIMINAÇÃO DO MATERIAL UTILIZADO DE ACORDO COM A DESCRIÇÃO DA NOTA FISCAL APRESENTADA NF EMISSÃO VALOR (R$)
. 1
. 2
. 3
. 4
. 5
. 6
. 7
. 8
. 9
. 10
. 11
. 12
. 13
. 14
. 15
. TOTAL GERAL (R$)
Atesto e reconheço que os materiais e/ou serviços constantes desta relação, destacados no subitem insumos diversos da planilha de custos e formação de preços para o mês
de ______/20XX, foram efetivamente aplicados e que os preços praticados são compatíveis com o mercado, conforme pesquisa anexa (no caso de insumos diversos - custos variáveis).
Obs.: Caso a Contratada seja a fabricante do material aplicado, a comprovação pode ser feita por intermédio da apresentação de tabela oficial de preços.
Rio de Janeiro, XX de xxxxxxx de xxxx
Assinatura e Matrícula
FISCAL DE CONTRATO
ANEXO III
RELAÇÃO DE INSUMOS APLICADOS
PAPEL TIMBRADO DA EMPRESA
CONTRATADA:
CONTRATO Nº:
OBJETO:
MÊS DE COMPETÊNCIA:
Obs.: transcrever art. 47 §2º da IN5 "A conformidade do material a ser utilizado na execução dos serviços deverá ser verificada juntamente com o documento da contratada que
contenha a relação detalhada destes, de acordo com o estabelecido no contrato, informando as respectivas quantidades e especificações técnicas, tais como marca qualidade e forma de
uso".
. N° DISCRIMINAÇÃO DO MATERIAL E/OU SERVIÇO EFETIVAMENTE APLICADO QUANTIDADE APLICADA DATA DA APLICAÇÃO VALOR (R$)
. 1
. 2
. 3
. 4
. 5
. 6
. 7
. 8
. 9
. 10
. 11
. 12
. 13
. 14
. 15
. TOTAL GERAL (R$)
Atesto e reconheço que os materiais e/ou serviços constantes desta relação, destacados no subitem insumos diversos da planilha de custos e formação de preços para o mês
de ______/20XX, foram efetivamente aplicados e que os preços praticados são compatíveis com o mercado, conforme pesquisa anexa (no caso de insumos diversos - custos variáveis).
Obs.: Caso a Contratada seja a fabricante do material aplicado, a comprovação pode ser feita por intermédio da apresentação de tabela oficial de preços.
Rio de Janeiro, XX de xxxxxxx de xxxx
Assinatura e Matrícula
FISCAL DE CONTRATO
ANEXO IV
. CONTINGENCIAMENTO MENSAL DE ENCARGOS TRABALHISTAS REFERENTES AO MÊS XXXX/XXXX INCIDENTES SOBRE A REMUNERAÇÃO
CONTRATO Nº XX/XXXX
. Ordem Nome do
Empregado
Cargo Remuneração
(Salário-base +
adicionais)
13º Salário Férias e terço constitucional Multa s/FGTS e Cont. Social
Sobre
aviso-prévio indenizado e trabalhado
Submódulo (Encargos Previdenciários, FGTS e Outras Contribuições)
sobre férias, um terço constitucional e 13º considerando RAT =
3,00%
Total a ser provisionado
. 0% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%
. 1 R$ R$ R$ R$ R$ R$
. 2 R$ R$ R$ R$ R$ R$
. 3 R$ R$ R$ R$ R$ R$
. 4 R$ R$ R$ R$ R$ R$
. TOTAIS R$ R$ R$ R$ R$ R$
. TOTAL ACUMULADO
XXX + XXX + XXXX/XXXX
. Ordem Nome
Do
Empregado
Cargo Remuneração
(Salário-base
+ adicionais)
13º Salário Férias e terço
constitucional
Multa s/FGTS
e Cont. Social
Sobre
aviso-prévio indenizado e
trabalhado
Submódulo (Encargos
Previdenciários, FGTS e Outras
Contribuições) sobre férias,um terço
constitucional e 13º considerando RAT
= 3,00%
Total a ser provisionado Total
Liberado por
funcionário
Total
Provisionado
por funcionário
. 0% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%
. 1 R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$
. 2 R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$
. 3 R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$
. 4 R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$
. TOTAIS R$ R$
Rio de Janeiro, ______ de _____________________ de 20XX
___________________________________
ASSINATURA RESPONSÁVEL DA CONTRATADA
________________________________________
ASSINATURA /MATRÍCULA DO FISCAL DO CONTRATO
ANEXO V
. PLANILHA AUXILIAR DE COBERTURA
. CONTRATADA
. Nº CONTRATO
. OBJETO
. MÊS DE COMPETÊNCIA
. FUNÇÃO/ESCALA/TURNO FUNCIONÁRIO FALTAS / FÉRIAS DATA DA FALTA / FÉRIAS COBERTURA OBSERVAÇÕES
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
Rio de Janeiro, ______ de _____________________ de 20XX
___________________________________
ASSINATURA RESPONSÁVEL DA CONTRATADA
________________________________________
ASSINATURA /MATRÍCULA DO FISCAL DO CONTRATO
ANEXO VI
. PLANILHA BENEFÍCIO VALE-ALIMENTAÇÃO E VALE-CAFÉ PAGOS AOS FUNCIONÁRIOS
(PAPEL TIMBRADO DA EMPRESA)
CONTRATADA:
CONTRATO Nº:
OBJETO:
MÊS DE COMPETÊNCIA:
. A B C D E F G H I J
. Função/
Escala/
Turno
Funcionários Dias
Trabalhados
Valor do Benefício
(Licitação)
Valor da Participação Valor Custo
por Empregado
(C X F)
Valor
(de acordo com os Valores do Relatório)
Diferença À Menor Funcionário que recebeu
Valor Menor que o Pago à Empresa pelo seu
Custo (H-G)
Observações
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
. TOTAL R$ R$ R$ R$
. OBS.: O valor informado na Coluna G deve ser confrontado com o valor apurado na Coluna H. Caso haja diferença à menor, deverá ser informada pela Fiscalização do Contrato, nas ocorrências de seu Relatório de Conformidade Documental (Anexo IV), o valor total da diferença apurada
que será objeto da glosa.
Rio de Janeiro, ______ de _____________________ de 20XX
___________________________________
ASSINATURA RESPONSÁVEL DA CONTRATADA
________________________________________
ASSINATURA /MATRÍCULA DO FISCAL DO CONTRATO
ANEXO VII
. PLANILHA BENEFÍCIO VALE-TRANSPORTE PAGO AOS FUNCIONÁRIOS
(PAPEL TIMBRADO DA EMPRESA)
CONTRATADA:
CONTRATO Nº:
OBJETO:
MÊS DE COMPETÊNCIA:
. A B C D E F G H I J K L
. Função/
Escala/
Turno
Funcionários Dias
Trabalhados
Salários Desconto
(D X 6%)
Valor
da
Tarifa
Quantidade
Passagens
Por Dia
Valor
(C x F x G)
Custo do
Empregado
(G - E)
Valor
(de acordo com os
Valores do RIOCARD ou Recibo de
Pagamento)
Diferença
à menor de Funcionários que receberam valor menor que o
pago Empresa pelo seu custo
(J-H)
Observações
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
. TOTAL R$ R$ R$ R$ R$
. OBS.: O valor informado na Coluna J deve ser confrontado com o valor apurado na Coluna H. Caso haja diferença à menor, deverá ser informada pela Fiscalização do Contrato, nas ocorrências de seu Relatório de Conformidade Documental (Anexo IV), o valor total da diferença apurada
que será objeto da glosa.
Rio de Janeiro, ______ de _____________________ de 20XX
___________________________________
ASSINATURA RESPONSÁVEL DA CONTRATADA
________________________________________
ASSINATURA /MATRÍCULA DO FISCAL DO CONTRATO
ANEXO VIII
. PLANILHA AUXILIAR DE ATRASOS E FALTAS
PAPEL TIMBRADO DA EMPRESA
CONTRATADA:
CONTRATO Nº:
OBJETO:
MÊS DE COMPETÊNCIA:
. FUNÇÃO/
ESCALA/
TURNO
NOME DO FUNCIONÁRIO ATRASOS
(MÉTODO CENTESIMAL)
FALTAS
(QUANTIDADE DE DIAS)
OBSERVAÇÕES
FÉRIAS/ADMISSÃO/DEMISSÃO
E OUTRAS AUSÊNCIAS SEM COBERTURA)
. HORAS MINUTOS
.
.
.
.
.
.
.
.
. TOTAL
. OBSERVAÇÃO: A FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO DEVERÁ INFORMAR NAS OCORRÊNCIAS DE SEU RELATÓRIO DE CONFORMIDADE DOCUMENTAL (ANEXO IV), A QUANTIDADE TOTAL DE FALTAS E ATRASOS QUE SERÃO OBJETO DE GLOSA
Rio de Janeiro, ______ de _____________________ de 20XX
___________________________________
ASSINATURA RESPONSÁVEL DA CONTRATADA
________________________________________
ASSINATURA /MATRÍCULA DO FISCAL DO CONTRATO
ANEXO IX
DOCUMENTOS A SEREM APRESENTADOS PELA EMPRESA CONTRATADA PARA INSTRUÇÃO
DOS PROCESSOS DE PAGAMENTO DE CONTRATOS DE SERVIÇO DE TIC
. DOCUMENTOS NECESSÁRIOS OBS
. Documento Auxiliar da Nota
Fiscal (DANFE), acompanhado
da Nota Fiscal Eletrônica e
Autorização de ou Nota Fiscal
de Serviços Eletrônica (NFS- e)
referente ao serviço prestado.
¸ Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE), acompanhado da Nota Fiscal Eletrônica e
Autorização de ou Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS- e) referente ao serviço prestado deve
informar:
¸No caso de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica verificar o Código de verificação.