RESOLUÇÃO CJF Nº 880, DE 29 DE ABRIL DE 2024 (parte 1 de 3)

RESOLUÇÃO CJF Nº 880, DE 29 DE ABRIL DE 2024
Dispõe sobre a administração de bens móveis no âmbito
do Conselho e da Justiça Federal de 1º e 2º graus.
A PRESIDENTE DO CONSELHO DA JUSTIÇA FEDERAL, no uso de suas atribuições legais,
CONSIDERANDO os princípios constitucionais que regem a Administração
Pública e a constante persecução do aprimoramento da eficiência administrativa, com
racionalização dos procedimentos e otimização de recursos disponíveis;
CONSIDERANDO a Lei n. 14.133, de 1º de abril de 2021, que regulamenta o
art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal e estabelece normas gerais de licitação e
contratação para as administrações públicas diretas, autárquicas e fundacionais da
União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios;
CONSIDERANDO o Decreto n. 9.373, de 11 de maio de 2018, que dispõe
sobre a alienação, a cessão, a transferência, a destinação e a disposição final
ambientalmente adequadas de bens móveis no âmbito da administração pública federal
direta, autárquica e fundacional;
CONSIDERANDO o disposto no Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor
Público - MCASP;
CONSIDERANDO a Portaria n. 833, de 16 de dezembro de 2011, da Secretaria
do Tesouro Nacional do Ministério da Fazenda - STN, que instituiu o Manual SIAFI como
norma referente à contabilidade e execução orçamentária, financeira e patrimonial da
União, de forma a padronizar conceitos, normas e procedimentos dos atos e fatos da
administração pública federal e as operações realizadas por meio do Sistema Integrado
de Administração Financeira do Governo Federal - SIAFI;
CONSIDERANDO a importância de estabelecer diretrizes que viabilizem a
eficaz administração e o controle dos bens materiais no âmbito do Conselho e da Justiça
Federal de 1º e 2º graus;
CONSIDERANDO o decidido no Processo n. 0002394-66.2020.4.90.8000, na
sessão do Conselho da Justiça Federal de 29 de abril de 2024, resolve:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS
Seção I
Objeto
Art. 1º Instituir, no âmbito do Conselho e da Justiça Federal de 1º e 2º graus,
diretrizes e regras gerais sobre a administração de bens móveis, a partir da sua entrega
no respectivo órgão.
Seção II
Definições
Art. 2º Para fins desta Resolução, considera-se:
I - aceitação: ato pelo qual o servidor ou a comissão competente declara, em
documento hábil, haver recebido o bem móvel de acordo com as especificações
estabelecidas;
II - agente responsável: aquele que, em razão do cargo ou função que ocupa
ou por indicação de autoridade superior, responde pela guarda, pela conservação e pelo
uso dos materiais permanentes que a administração do órgão lhe confiar, mediante
termo de responsabilidade;
III - alienação: operação de transferência do direito de propriedade do bem
móvel mediante venda, permuta ou doação;
IV - pré-inventário: atividade de gestão que consiste na avaliação dos bens
móveis a ser realizada no âmbito de cada unidade da Administração, salvo pelos
responsáveis pela guarda, pelo uso e pela conservação, a fim de subsidiar os trabalhos
da comissão de inventário, no que diz respeito à verificação da existência física e do
estado de conservação dos materiais;
V - bens móveis: bens corpóreos, ou seja, com existência material e que
podem ser transportados por movimento próprio ou removidos por força alheia, sem
alteração de sua substância ou de sua destinação econômico-social, utilizados, em regra,
para a produção de outros bens ou serviços, tendo como exemplos: máquinas,
aparelhos, equipamentos, ferramentas, equipamentos de processamento de dados e de
Tecnologia da Informação, móveis e utensílios, materiais culturais, educacionais e de
comunicação, veículos, bens móveis em andamento, entre outros;
VI - cessão: modalidade de movimentação de bens de caráter precário e por
prazo determinado, com transferência de posse;
VII - comissão de inventário: comissão designada por ato da autoridade
competente, responsável pela realização anual do levantamento físico dos materiais
permanentes e de consumo, bem como dos bens intangíveis do órgão;
VIII - distribuição: processo pelo qual se faz chegar o material ao seu
destinatário em perfeitas condições de uso;
IX - doação: contrato pelo qual uma pessoa (doador), por liberalidade,
transfere um bem de seu patrimônio para o de outra (donatário), que o aceita, podendo
ser feita com ou sem encargo para o donatário e somente se aperfeiçoa com a
aceitação deste;
X - inventário analítico: instrumento de controle destinado à perfeita
caracterização do material, contemplando:
a) descrição padronizada;
b) número de registro;
c) valor (preço de aquisição, custo de produção, valor arbitrado ou preço de
avaliação);
d) estado (bom, ocioso, recuperável, antieconômico ou irrecuperável);
e) outros elementos julgados necessários;
XI - inventário físico: instrumento de controle para verificação dos saldos de
estoques nos almoxarifados e depósitos e dos equipamentos e materiais permanentes e
intangíveis, em uso no órgão;
XII - material de consumo: aquele que, em razão de seu uso corrente, perde
normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos, segundo
os critérios de durabilidade, fragilidade, perecibilidade, incorporabilidade,
transformabilidade ou finalidade;
XIII - material de consumo duradouro: aquele que, devido à durabilidade,
quantidade utilizada ou valor relevante, também deverá ser controlado por meio de
relação-carga e incorporado ao patrimônio da entidade;
XIV - material permanente: aquele que, embora de uso corrente, não perde
sua identidade física e/ou tem durabilidade superior a dois anos;
XV - material intangível: aquele que possui valor econômico, mas é
desprovido de substância física;
XVI - material ocioso: aquele que, embora em perfeitas condições de uso,
não esteja sendo aproveitado;
XVII - permuta: contrato pelo qual as partes transferem e recebem bens uma
da outra, bens esses que se substituem reciprocamente no patrimônio dos
permutadores;
XVIII - recebimento: ocorre na entrega do material ao órgão público, em local
previamente designado, e consiste no ato de se transferir apenas a responsabilidade
pela guarda e conservação do material, mas não implica aceitação;
XIX - renúncia ao direito de propriedade: forma de desfazimento de material
em que o proprietário abdica das faculdades de usar, gozar e dispor do bem;
XX - sistema de controle de material: método adotado pelo órgão para
organização, registro e gerenciamento dos bens móveis, podendo ser informatizado;
XXI - termo de responsabilidade: instrumento administrativo impresso ou
eletrônico de atribuição de responsabilidade pela guarda, conservação e uso de material
permanente; e
XXII - transferência: modalidade de movimentação de bens, de caráter
permanente, com troca de responsabilidade, podendo ser interna ou externa.
§ 1º Considera-se material de consumo aquele que atenda a pelo menos um
dos critérios a seguir:
I - de pequeno valor, cujo custo for igual ou inferior a 1% do limite fixado
no art. 75, inciso II, da Lei n. 14.133/2021;
II - durabilidade: se, em uso normal, perde ou tem reduzidas as suas
condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos;
III - fragilidade: se sua estrutura for quebradiça, deformável ou danificável,
caracterizando sua irrecuperabilidade e perda de sua identidade ou funcionalidade;
IV - perecibilidade: se está sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou se
deteriora ou perde sua característica pelo uso normal;
V - incorporabilidade: se está destinado à incorporação a outro bem
permanente e não pode ser retirado sem prejuízo das características físicas e funcionais
do principal;
VI - transformabilidade: se foi adquirido para fim de transformação.
§ 2º A critério da autoridade competente, após parecer da unidade de
administração, os materiais de que trata o § 1º poderão receber tombamento
patrimonial.
CAPÍTULO II
DA ENTRADA DE MATERIAL
Seção I
Compra, Recebimento e Aceitação
Art. 3° A aquisição por compra de material de consumo e permanente deverá
ser efetuada, em cada órgão, preferencialmente, por uma única unidade administrativa,
de forma planejada, com a participação das diversas unidades envolvidas no processo,
visando alcançar a economicidade, ganho em escala, eficiência e eficácia na gestão de
recursos orçamentários, financeiros e materiais.
§ 1º Cada unidade será responsável por sua respectiva demanda a ser
encaminhada à unidade administrativa mencionada no caput, seja para aquisição de
material de consumo ou permanente, salvo aquelas que, por força normativa, tiverem
suas atribuições específicas.
§ 2º Aos órgãos cuja região de abrangência ou os quantitativos de itens
dificultem a compra unificada de materiais da mesma espécie fica autorizada a aquisição
por mais de uma unidade administrativa.
Art. 4° Todo material a ser recebido pela unidade responsável pela
administração de material deverá vir acompanhado dos seguintes documentos:
I - documento fiscal, no caso de compra, acompanhada de declaração de
optante pelo Simples Nacional, se for o caso;
II - termo de cessão, doação, permuta, transferência ou devolução, conforme
o caso;
III - guia de produção própria, quando aplicável;
IV - outro instrumento equivalente, quando for o caso.
Art. 5º O comprovante de recebimento será constituído pela assinatura do
recebedor em documento hábil e servirá apenas como comprovação da data e do
horário da entrega, não caracterizando aceitação.
Art. 6º A aceitação ocorrerá quando o servidor ou a comissão competente
declarar, em documento hábil, haver recebido o bem móvel de acordo com as
especificações estabelecidas nos documentos constantes nos incisos do art. 4º desta
Resolução.
Art. 7º O recebimento e a aceitação dos materiais deverão ser formalizados
em documentos próprios, juntados aos respectivos processos administrativos e
encaminhados às áreas competentes para registros e providências cabíveis.
Art. 8º Nos casos de compra, o recebimento provisório e o definitivo do
material observarão a legislação pertinente.
Art. 9° Quando for conveniente ao órgão, a unidade responsável pela
administração de material poderá autorizar a entrega de material em outra unidade
diferente do almoxarifado.
Seção II
Registro, Incorporação e Tombamento
Art. 10. Após o recebimento, o material deverá ser registrado no sistema de
controle de material, na respectiva conta patrimonial, com base nos documentos constantes
no processo administrativo, a partir de um dos documentos indicados no art. 4º.
Parágrafo único. Os materiais serão liberados para as unidades após o
recebimento definitivo e os devidos registros nos sistemas competentes, exceto nas
seguintes situações:
I - mediante termo provisório de responsabilidade, quando o material
permanente depender de instalação, teste de funcionamento ou outro requisito que
exigir por sua natureza;
II - mediante atesto do documento fiscal e recibo, quando houver
necessidade imediata para a utilização do material.
Art. 11. Os softwares deverão ser registrados como ativos imobilizados ou
intangíveis, conforme procedimentos descritos no Manual do Sistema Integrado de
Administração Financeira - SIAFI e demais normas aplicáveis.
Art. 12. Para fins de tombamento, será realizado o registro patrimonial de
todos os materiais permanentes, no qual deverá conter:
I - descrição do material;
II - modelo, se for o caso;
III - número de série de fabricação, se for o caso;
IV - valor de aquisição ou custo de produção unitário;
V - fornecedor;
VI - documento fiscal;
VII - empenho, se for o caso;
VIII - estado de conservação do material, se for o caso;
IX - garantia do bem, com data de início e término;
X - outras informações necessárias.
§ 1º O material permanente receberá o número sequencial do registro
patrimonial, em local visível, mediante gravação, fixação de plaqueta, etiqueta, código de
barra ou qualquer outro método adequado às características do bem.
§ 2º Na hipótese de comprovação pela unidade de material e patrimônio de
que o custo de controle formal de determinados materiais permanentes é superior ao
risco, os procedimentos de controle poderão ser estabelecidos de forma simplificada,
por meio de relação-carga, considerando apenas aspectos qualitativos (estado) e
quantitativos (contagem), não havendo necessidade de controle por meio de número
patrimonial.
Seção III
Registro e Inventário de Acervo Bibliográfico
Art. 13. Os livros, quando destinados para bibliotecas consideradas públicas,
são catalogados como material de consumo de uso duradouro e serão controlados por
sistemas informatizados próprios da biblioteca do órgão ou outros meios disponíveis,
quando atendidas as condições da Lei n. 10.753, de 30 de outubro de 2003;
§ 1º As obras raras e as coleções especiais de valor histórico e cultural ou
de alto custo de aquisição serão consideradas materiais permanentes e deverão receber
registro patrimonial, ainda que dispostas em bibliotecas do órgão enquadradas como
públicas.
§ 2º Os livros das bibliotecas dos órgãos que não forem consideradas
públicas serão catalogados como materiais permanentes e deverão ter seus registros
realizados no sistema de controle de material e patrimônio e o controle poderá ser
realizado por meio de sistema informatizado próprio da biblioteca do órgão.
§ 3º O inventário anual das bibliotecas que não forem consideradas públicas
poderá ser realizado por amostragem para um acervo de grande porte, assim entendido
como disponibilidade superior a 10.000 (dez mil livros), mediante prévia definição e
justificativa dos critérios de seleção amostral adotados, sendo obrigatória a realização do
inventário integral no intervalo máximo de três anos.
CAPÍTULO III
DA ALOCAÇÃO INTERNA DE MATERIAL
Seção I
Normas de Segurança para Armazenagem de Material no Almoxarifado
Art. 14. Compete à unidade responsável pela administração de material
observar as normas técnicas de segurança, armazenamento e estocagem, bem como as
recomendações do fabricante.
Art. 15. O material de consumo incluído no rol dos estocáveis será guardado
e armazenado em local que permita mantê-lo em perfeitas condições de uso e
segurança.
Parágrafo único. A aquisição de material que se pretenda incluir no rol dos
estocáveis deverá ser comunicada antecipadamente à unidade responsável pela
administração de material.
Art. 16. A armazenagem de material de consumo compreende a guarda, a
localização, a segurança e a conservação do material classificado como estocável,
elementos essenciais para que as necessidades das unidades do órgão sejam supridas
adequadamente por determinado período.
Parágrafo único. A armazenagem de material fora das dependências do
almoxarifado será de responsabilidade da unidade que efetivamente o solicitou.
Art. 17. As regras sobre a armazenagem de material de consumo ficam assim
estabelecidas:
I - quanto à localização:
a) o almoxarifado deve permitir fácil acesso para entrega e retirada dos
materiais;
b) as áreas de recebimento e armazenagem devem, preferencialmente, estar
separadas fisicamente, a fim de permitir melhor organização e mais segurança dos
materiais;
c) a disposição dos materiais não deve prejudicar o acesso às saídas de
emergência, aos extintores de incêndio ou às áreas de circulação de pessoal
especializado no combate a incêndios;
II - quanto ao armazenamento:
a) os materiais devem ser estocados, preferencialmente, nas embalagens
originais;
b) os materiais devem ficar agrupados por classe, adotando-se sistema de
endereçamento, de forma a possibilitar rápida conferência e localização;
c) os materiais que demandem grande movimentação devem ser estocados
em lugar de fácil acesso e próximo às áreas de expedição;
d) caso seja necessário, os materiais devem ser empilhados, observando-se a
segurança e as recomendações dos fabricantes;
e) os materiais estocados há mais tempo são os primeiros a sair, para evitar
vencimento ou envelhecimento, salvo aqueles cujas validades expiram primeiro;
f) o material que não tiver movimentação de saída no período de dois anos
poderá ser excluído do rol de estocáveis;
III - quanto à segurança:
a) é proibida a entrada de pessoas estranhas no local de guarda dos
materiais, exceto quando devidamente autorizadas;
b) as instalações elétricas devem ser mantidas em perfeito estado de
funcionamento;
c) devem constar placas indicativas de segurança e proibições;
e) a estocagem de produtos explosivos e inflamáveis deverá observar as
normas de segurança expedidas pelos órgãos técnicos;
f) deve ser realizada limpeza permanente no almoxarifado, de forma a
garantir a conservação dos materiais;
g) o depósito de material deve ser rigorosamente protegido contra insetos e
roedores;
h) devem ser instalados extintores de incêndio e outros equipamentos
considerados necessários na quantidade e características compatíveis com os materiais e
equipamentos estocados, sob recomendação da unidade de prevenção e combate a
incêndio do órgão;
i) a unidade de prevenção e combate a incêndio deve realizar,
periodicamente, inspeções nas instalações do almoxarifado e nos demais depósitos de
material de consumo e de materiais permanentes, emitindo laudo sobre os níveis de
risco das instalações, assim como sobre a adequação e suficiência dos equipamentos e
instalações de prevenção e combate a incêndio existentes nos ambientes
mencionados.
Parágrafo único. Para os materiais que contenham componentes ou
substâncias classificadas como perigosas, devem ser observados procedimentos, critérios
e condições específicas de armazenamento apresentadas na Associação Brasileira de
Normas Técnicas - ABNT. NBR 12.235/1992 ou outra norma que venha a substituí-la.
Seção II
Solicitações de Material de Consumo e de Material Permanente
Art. 18. Cada órgão definirá, de acordo com suas estruturas organizacionais,
as unidades administrativas responsáveis pela solicitação de material do almoxarifado.
§ 1º O pedido de material será efetuado por servidores autorizados, por
meio de sistema informatizado, quando disponível, mediante prévio cadastro da unidade
requisitante ou por meio de requisição de material manual padronizada, devidamente
assinada por requisitante cadastrado.
§ 2º Quando utilizado sistema informatizado, o pedido será validado por
meio de senha de acesso obtida após o cadastramento da unidade requisitante e dos
servidores responsáveis.
Art. 19. Os órgãos poderão expedir normas especificas para disciplinar a
limitação quantitativa e temporal mensais de recebimento e atendimento dos pedidos
apresentados pelas unidades, horários de atendimento do almoxarifado, política de
retirada ou entrega dos materiais e períodos de suspensão de atendimentos para
realização de inventários.
Art. 20. Compete à unidade responsável pela administração de material:
I - proceder à distribuição de material somente após seu registro no sistema
de controle de material e mediante recibo ou termo de responsabilidade;
II - controlar o consumo de material e auxiliar as unidades administrativas no
planejamento das solicitações, podendo reduzir no todo ou em parte a quantidade
solicitada;
III - estabelecer limites de solicitações mensais de materiais;
IV - encaminhar às unidades solicitantes, mediante requerimento, a relação
dos materiais de consumo fornecidos, a fim de:
a) informar aos dirigentes as quantidades de materiais solicitados e os
respectivos valores contábeis, para auxiliar o planejamento das unidades solicitantes e
contribuir para o uso adequado dos materiais;
b) promover o planejamento de futuras aquisições de material de consumo
com a participação das unidades solicitantes, visando melhor distribuição dos recursos
orçamentários.
Seção III
Responsabilidade pela Guarda, pelo Uso e pela Conservação de Materiais
Permanentes
Art. 21. A responsabilidade pela guarda, pelo uso e pela conservação dos
materiais permanentes será atribuída ao agente responsável pela unidade ou ao
substituto, mediante assinatura de termo de responsabilidade, na forma estabelecida em
regulamento.
§ 1º Os titulares de unidades com áreas fisicamente descentralizadas e
desprovidas de ocupantes de cargos em comissão e funções de confiança com
subordinação poderão indicar servidor como agente responsável pelos materiais
permanentes à sua disposição.
§ 2º As indicações deverão ser comunicadas à unidade responsável pela
administração de material para atualização dos registros cadastrais e dos respectivos
termos de responsabilidade.
§ 3º Para a realização de eventos, em caráter especial e por prazo
determinado, poderá o agente responsável ceder, mediante termo de cautela, materiais
permanentes que se encontrarem sob sua guarda.
§ 4º A responsabilidade pela cessão dos materiais permanentes mencionados
no § 3º será exclusiva do responsável pelo respectivo material.
Art. 22. Nos afastamentos legais do agente responsável, o respectivo
substituto eventual responderá pela guarda, pela conservação e pelo uso dos materiais
permanentes.
§ 1º Inexistindo substituto eventual, deverá o superior hierárquico indicar
agente responsável em até 24 horas úteis.
§ 2º Em caso de descumprimento do disposto no § 1º, o superior hierárquico
responderá automaticamente pela guarda, pela conservação e pelo uso dos materiais
permanentes.
Art. 23. Sempre que houver mudança de agente responsável, será realizada
a conferência física dos materiais permanentes, com a emissão de novo termo de
responsabilidade e, quando solicitada, será emitida certidão de conformidade de
materiais permanentes.
§ 1º Até que seja emitida a certidão de conformidade ou assinado o novo
termo de responsabilidade, o substituto eventual responderá automaticamente pela
guarda, pelo uso e pela conservação dos materiais permanentes constantes do termo de
responsabilidade da unidade.
§ 2º Os documentos citados no caput serão emitidos pela unidade de
material e patrimônio no prazo máximo de cinco dias úteis da notificação ou do
requerimento, conforme o caso.
§ 3º Se ocorrer divergência ou irregularidade na conferência dos materiais
permanentes, a unidade de material e patrimônio comunicará o fato à autoridade
superior para a adoção das providências cabíveis, sem prejuízo da lavratura do termo de
responsabilidade do novo agente responsável, observado o prazo estabelecido no §
2º.
§ 4º Em se tratando de unidade sem servidor lotado, a autoridade
competente do órgão designará agente responsável, ficando vedada a movimentação dos
materiais permanentes nela distribuídos, sem autorização expressa da autoridade
competente ou do agente responsável designado.
Art. 24. Não poderá haver material permanente nas unidades do órgão sem
o respectivo agente responsável designado para guarda, uso e conservação.
§ 1º Nenhum material permanente poderá ser entregue às unidades sem o
respectivo termo de responsabilidade assinado pelo agente responsável.
§ 2º No caso de reforma, reparo ou pintura em material permanente que
modificar as características físicas, deverá ser feita atualização no respectivo registro
patrimonial.
Art. 25. Compete ao agente responsável ou ao seu substituto eventual:
I - zelar pela guarda, conservação e boa utilização do material;
II - realizar conferência periódica dos materiais permanentes sob sua
responsabilidade, independentemente dos levantamentos da comissão de inventário ou
da unidade responsável pela administração de material;
III - comunicar à unidade responsável pela administração de material toda e
qualquer necessidade de movimentação de materiais permanentes que implique a
substituição do servidor responsável, inclusive dentro da própria unidade;
IV - exigir, obrigatoriamente, a identificação do servidor, assim como o
documento que autorize a retirada de material permanente sob sua responsabilidade,
inclusive equipamento de informática, ainda que para reparo;
V - examinar o estado de conservação do material permanente ao recebê-lo,
bem como comparar seu número de tombamento com o do respectivo termo de
responsabilidade ou da autorização de movimentação, fazendo o devido registro, quando
constatar divergências, para conhecimento e providências da unidade responsável pela
administração de material;
VI - informar a unidade responsável pela administração de material,
imediatamente após o conhecimento, qualquer irregularidade constatada, ocorrência de
dano ou desprendimento do número de registro patrimonial do material permanente
sob sua guarda;
VII - solicitar conserto de materiais sob sua responsabilidade sempre que
identificar defeitos ou avarias e, diante da necessidade de execução de reformas,
reparos ou pinturas em material permanente que modifiquem suas características físicas,
comunicar previamente a unidade responsável pelo material, para que acompanhe o
serviço, se necessário, e promova as atualizações no respectivo registro patrimonial;