PORTARIA SECOM/PR Nº 18, DE 29 ABRIL DE 2024 (parte 3 de 5)

7.3 Os orçamentos originais deverão ser apresentados em formato digital,
anexados pela(s) agência(s) ao respectivo serviço no SecomWeb e deverão conter elementos
de identificação do fornecedor, tais como: logomarca da empresa, nome empresarial,
endereço, CNPJ ou CPF, telefone, bem como a identificação (nome completo, cargo na
empresa, RG e CPF), data e assinatura do responsável pela cotação.
7.3.1 Os orçamentos serão encaminhados, por cópia, à área responsável por sua
conformidade, desde que conferidos, atestados pela agência e anexados no SecomWeb.
7.3.1.1 Para cada orçamento encaminhado deve ser observada a presença da
seguinte declaração assinada por funcionário da agência responsável pela documentação:
"Atestamos que este orçamento, juntamente com seus anexos, foi conferido e está de
acordo com a especificação técnica aprovada e as exigências contratuais".
7.3.2 Devem constar nos orçamentos os bens ou serviços que compõem seus
preços unitário e total e, sempre que necessário, o detalhamento de suas especificações.
7.3.3 Juntamente com o orçamento deverão ser apresentados comprovantes
de que o fornecedor está inscrito - e em atividade - no CNPJ ou no CPF e no cadastro de
contribuintes estadual ou municipal, conforme o caso, relativos ao seu domicílio ou sede,
pertinentes a seu ramo de atividade e compatíveis com o serviço a ser fornecido.
7.3.4 A(s) agência(s) deverá(ão) fazer constar os preços dos cachês, os de
cessão de direito de uso de obra(s) consagrada(s), incorporada(s) à peça e os de cessão
dos demais direitos patrimoniais de autor e conexos.
DA SESSÃO PÚBLICA
7.4 Caberá(ão) à(s) agência(s) informar formalmente à SECOM/PR quando a
estimativa de valor para o fornecimento de bens ou serviços especializados ultrapassar o
montante de 0,5% (cinco décimos por cento) do valor global do contrato.
7.4.1 Neste caso, a(s) agência(s) responsável(is) pela ação de publicidade
elaborará(ão) o briefing de produção, com aprovação prévia da área técnica responsável da
SECOM/PR, e escolherá(ão), com base em critérios técnicos, no mínimo 3 (três) fornecedores,
pessoas físicas ou jurídicas, a fim de proceder a coleta dos respectivos orçamentos em
envelopes fechados, que serão abertos em Sessão Pública, nos termos do §2º, do art. 14, da
Lei nº 12.232, de 2010.
7.4.2 Os procedimentos referentes à Sessão Pública para a abertura dos
envelopes de orçamentos de bens ou serviços especializados, previstos no §2º, do art. 14,
da Lei nº 12.232, de 2010, não se confundem com os atos públicos decorrentes dos
procedimentos de uma licitação previstos na Lei nº 14.133, de 2021.
7.4.2.1 Caberá à CGPEC a convocação e a supervisão da Sessão Pública para
abertura dos envelopes dos fornecedores, previamente cadastrados nos termos do
subitem 7.2.2, registrando as ocorrências em ata a ser assinada pelos servidores da CGPEC
e representante da(s)agência(s) responsável(is) presentes.
7.4.2.2 A divulgação da Sessão Pública será feita mediante publicação de comunicado
no sítio da SECOM/PR na internet, na página destinada à divulgação das informações sobre a
execução contratual e/ou por afixação de comunicado em quadros de avisos.
7.4.2.3 A CGPEC providenciará as ações necessárias para a realização da Sessão
Pública e encaminhará o comunicado com as informações referentes aos bens e serviços a
serem cotados pela(s)agência(s), horário, data e endereço em que será realizada a Sessão.
7.4.2.4 O prazo para a divulgação da Sessão Pública será, preferencialmente, de
2 (dois) dias úteis antes da data de sua realização.
7.4.2.5 A Sessão Pública ocorrerá nas dependências da SECOM/PR, na data e
horário publicados, e deverá contar obrigatoriamente com a presença de servidores da
CGPEC e representante da(s) agência(s)responsável(is).
7.4.2.6 Abertos os envelopes, será verificado se o conteúdo dos orçamentos
contempla os itens do briefing de produção e, em seguida, será iniciada a avaliação dos
preços. O detentor do orçamento de menor preço será considerado habilitado ao
fornecimento do bem ou serviço e seu orçamento será encaminhado para a área
responsável pela referência de preços de produção publicitária, que poderá negociar com
a agência a redução do valor ofertado, após a análise do orçamento decupado (detalhado),
quando for o caso.
7.4.2.7 Se durante a Sessão Pública ocorrer situações imprevistas e/ou dúvidas
referentes ao conteúdo dos orçamentos apresentados, caberá à área responsável pela
referência de preços de produção publicitária, juntamente com as demais áreas envolvidas,
ponderar sobre os critérios a serem adotados, considerando os princípios da supremacia
do interesse público, da razoabilidade, da impessoalidade e da economicidade, buscando
a escolha da proposta mais vantajosa para a Administração.
7.4.2.8 A documentação apresentada na Sessão Pública será conferida
posteriormente, de forma mais detalhada, pela CGPEC, área responsável pela conformidade
dos documentos necessários à contratação dos respectivos serviços. Constatada qualquer
ocorrência que impossibilite a referida conformidade, essa deverá ser registrada e informada
ao Diretor responsável, para providências necessárias à sua regularização.
7.5 No caso de fornecimento de bens e serviços de valor inferior ao previsto no
subitem 7.4, nas situações em que julgar conveniente e oportuno, e desde que comunicada
formalmente e tempestivamente, a área responsável pelas referências de preços de produção
publicitária poderá instruir a(s) agência(s) no sentido de que os orçamentos sejam
apresentados em envelopes fechados, para serem abertos em reunião supervisionada.
7.6 A execução de cada bem ou serviço publicitário deverá ser previamente
autorizada no SecomWeb, pelo(a) Secretário(a) de Publicidade e Patrocínios, acompanhada
dos orçamentos apresentados pelos fornecedores.
7.6.1 Na composição dos preços de produção publicitária, submetidos à área
responsável pela referência de preços de produção publicitária, por meio do SecomWeb,
o valor devido da contribuição Condecine, prevista na Lei nº 12.485, de 2011, deverá ser
submetido em separado da produção de vídeo, visto que não há incidência de honorários
sobre esse valor.
7.7 A área responsável pela referência de preços de produção publicitária
realizará análise do preço, apurando referências para a respectiva especificação de serviço,
e registrará o resultado da pesquisa em campo específico no SecomWeb, atendo-se
exclusivamente à especificação técnica submetida pela agência e homologada pelo
assessor e aprovada pelo diretor da área competente.
7.7.1 Com exceção do previsto nos subitens 7.4 e 7.5, a apuração de referência será
iniciada a partir da submissão do orçamento pela(s) agência(s) no SecomWeb, podendo ser
concluída no mesmo dia da submissão ou posteriormente, caso seja necessário mais prazo.
7.7.2 Para o levantamento de referência, a área responsável pela referência de
preços de produção publicitária utilizará as informações registradas no SIREF pelos diversos
integrantes do SICOM.
7.7.2.1 Caso não seja identificada referência de preço no SIREF, ou se entender
conveniente, a área responsável pela referência de preços de produção publicitária
realizará cotação no mercado, levando em consideração a capacidade de desenvolvimento
das demandas pelo fornecedor.
7.7.2.2 Se encontrada na cotação de mercado oferta mais vantajosa, a(s)
agência(s) responsável(is) pela execução da ação de publicidade poderá realizar a produção
com o fornecedor cotado pela área responsável pela referência de preços de produção
publicitária.
7.7.3 A área responsável pela referência de preços de produção publicitária
poderá solicitar à agência o detalhamento do orçamento do fornecedor que apresentou o
menor preço, com discriminação dos preços por item.
7.7.4 Se não houver concordância quanto aos preços cotados pela(s) agência(s),
a área responsável pela referência de preços de produção publicitária solicitará à(s)
agência(s) que providencie(m) a negociação para redução dos preços ou nova cotação.
7.8 Após a avaliação dos preços no SecomWeb, a CGPEC, responsável pela
conformidade documental, verificará a conformidade dos documentos referentes aos
subitens 7.3 a 7.3.4.
7.9. Concluída a homologação e aprovação das especificações técnicas conforme
disposto no subitem 7.1, a avaliação de preços conforme o subitem 7.7 e a conformidade dos
documentos prevista no subitem 7.3, os serviços de produção publicitária serão submetidos
ao(à) Secretário(a) de Publicidade e Patrocínios, para a autorização da sua execução.
7.9.1 A autorização do(a) Secretário(a) representa permissão para a(s)
agência(s) realizar(em) os serviços de acordo com a especificação técnica homologada e
pelo preço final aprovado pela área responsável pela referência de preços de produção
publicitária ou pelo preço final apresentado nos casos do subitem 7.9.
7.10 O ato de autorização será disponibilizado à(s) agência(s).
7.11 Finalizada a produção das peças, a(s) agência(s) deverá(ão) providenciar em
até 10 (dez) dias corridos o material bruto e a peça finalizada para composição do acervo
virtual da SECOM/PR, de que trata o contrato mantidos com as agências contratadas.
7.12 Caso ocorra divergência entre o ato da autorização de execução e a
documentação fiscal apresentada, a(s) agência(s) encaminhará(ão) justificativa(s) ao(s)
Departamento(s) da SECOM/PR responsável(is) pela especificação técnica, para avaliação e
aprovação, com posterior encaminhamento à área responsável pela conformidade para
ajustes relativos à liquidação de despesas.
8. DA COMPROVAÇÃO DE PEÇAS/SERVIÇOS
8.1 Com vistas a atestar a conformidade de produção, a agência deverá
encaminhar aos Departamentos da SPP, área responsável pela homologação/aprovação do
serviço, o comprovante de execução do serviço, composto por:
I - exemplar da peça/serviço produzidos; e
II - comprovante/protocolo de entrega do material, ou conforme o caso, o
número da veiculação correspondente, constantes no Plano de Mídia - SecomWeb.
8.2 O ateste eletrônico de conformidade de produção e o comprovante de
execução de serviço/peça deverão constar no respectivo processo de execução da
demanda, no sistema SUPER, cujo conteúdo deve conter:
I - se a peça/serviço foi produzida/realizado de acordo com o leiaute/roteiro e
as especificações técnicas aprovadas; e
II - assinatura com identificação do responsável no órgão/entidade demandante,
ou do servidor da SPP responsável pela homologação/aprovação da especificação técnica do
serviço, e número da peça e/ou serviço.
8.2.1 Nos casos de peças/serviços em formatos eletrônicos e digitais, o ato de
ateste confirmará o recebimento do material pela SECOM/PR.
8.2.2 Caso haja alteração entre a especificação técnica autorizada e o serviço
executado, as áreas responsáveis pela Especificação Técnica e aprovação do preço deverão
ser comunicadas para avaliação e manifestação formal.
8.3 No caso dos serviços intermediários, isto é, serviços ou produtos utilizados
na confecção dos serviços finais, a(s) agência(s) deverá(ão) apresentar, sem ônus ao
Departamento responsável pelo ateste, os seguintes documentos que comprovem:
I - o recolhimento da contribuição Condecine: boleto gerado pela produtora no
ato do registro, cópia do comprovante de pagamento e comprovante de registro;
II - a cópia física de material para veiculação: protocolo original de entrega da
mídia no veículo;
III - o envio via link: comprovante de veiculação da emissora ou comprovante
de recebimento do material pela emissora;
IV - a geração: comprovante de veiculação da emissora;
V - a taxa "Express": comprovante de entrega do material após o horário
estipulado e o comprovante de veiculação da emissora; e
VI - os serviços de entrega de conteúdos digitais e de gerenciamento de campanhas
on-line, por meio de tecnologia AdServer: relatório da empresa prestadora dos serviços.
8.3.1 Nos casos de erros no envio de material publicitário, pela(s) agência(s) ou
por fornecedores por ela(s)contratados, que prejudiquem a correta veiculação conforme
programado, não haverá reembolso pela SECOM/PR dos custos dos serviços.
9. DA MÍDIA
9.1 DO PLANEJAMENTO DE MÍDIA
9.1.1 Nos procedimentos de Seleção Interna, o briefing de comunicação da
Demanda contemplará as orientações necessárias para a(s) agência(s) elaborar(em) sua(s)
proposta(s) de planejamento de mídia, sendo as dúvidas esclarecidas pelo DMIP, de
acordo com a necessidade de comunicação, na reunião de briefing.
9.1.2 O planejamento de mídia deverá observar as premissas elencadas na
Instrução Normativa SECOM/PR nº 2, de 14 de setembro de 2023, ou em outro
documento que a substitua, bem como o planejamento estratégico da ação e os valores
previstos para a Demanda.
9.1.3 O planejamento de mídia deve ser composto pelo(s) Plano(s) de Mídia e pela(s)
respectiva(s) defesa(s), de acordo com o modelo padrão estabelecido na linha referencial.
9.1.3.1 Na defesa de mídia, devem estar contidos os objetivos, a estratégia e
a tática de mídia, sendo observadas as seguintes recomendações:
I - Objetivos de mídia: definição de variáveis que nortearão a programação de
meios e veículos de comunicação e divulgação, tais como, alcance do público-alvo,
frequência média e período ou continuidade de veiculação;
II - Estratégia de mídia: proposição e defesa dos meios apropriados para o
efetivo alcance dos objetivos de mídia, levando-se em consideração período, público-alvo,
índices de penetração e afinidade dos meios, solução criativa e investimento para a
realização da ação; e
III - Tática de mídia: apresentação detalhada da maneira da estratégia, com a
defesa de critérios utilizados para a programação dos veículos; se necessário, as
justificativas dos formatos, a defesa de programação, retrancas ou faixas horárias,
quando for o caso, e ainda a justificativa dos períodos de veiculação
9.1.3.2 A(s) defesa(s) de mídia deverá(ão) ser incluída(s) no sistema
SecomWeb para a composição do processo.
9.1.3.3 A estratégia deve estar coerente e limitada ao orçamento disponibilizado
para distribuição de conteúdo.
9.1.4 Nas Seleções Internas exclusivas de linhas criativas, o DMIP poderá encaminhar
as orientações para elaboração do planejamento de mídia apenas para a agência detentora da
proposta escolhida no processo de Seleção.
9.1.5 Nos casos de execução compartilhada de ação publicitária, as
orientações para a elaboração do planejamento de mídia serão repassadas para as
agências envolvidas no desenvolvimento da ação.
9.1.6 Em data previamente acordada, a(s) agência(s) apresentará(ão) a minuta
do plano de mídia para avaliação do DMIP, que poderá solicitar ajustes e melhorias.
9.1.7 Após finalização da minuta do plano de mídia, a(a) agência(s) deverá
encaminhá-lo para conferência do Núcleo de Mídia da SECOM/PR, mediante autorização
do DMIP.
9.2 DA CONFERÊNCIA DA MINUTA DO PLANO DE MÍDIA - NÚCLEO DE
MÍDIA
9.2.1 O Núcleo de Mídia é responsável, dentre outras atividades previstas nos
contratos mantidos pela SECOM/PR com agências de propaganda para a prestação de
serviços de publicidade, pela manutenção do Cadastro de Veículos e Inovadores de
Comunicação da SECOM/PR (Midiacad), com suas respectivas tabelas de preços e
negociações/histórico de descontos.
9.2.2 O Núcleo de Mídia realizará a conferência da minuta, considerando as
informações contidas no Midiacad, tais como:
I - dados cadastrais dos veículos e/ou de fornecedores de formas inovadoras
de comunicação;
II - custos e negociações vigentes; e
III - históricos de veiculação/execução anteriores, quando não houver
negociação vigente.
9.2.3 Em caso de necessidade de ajustes de qualquer informação cadastral ou
negocial, o Núcleo de Mídia deverá informar à agência responsável para que a mesma
providencie as devidas correções, sempre com anuência do DMIP.
9.2.4 Depois de realizadas todas as correções necessárias e validação do
Núcleo de Mídia, a agência responsável encaminhará a minuta do plano de mídia para
autorização da SECOM/PR.
9.3 DA AUTORIZAÇÃO DO PLANO DE MÍDIA
9.3.1 O Núcleo de Mídia será responsável pela homologação da minuta do plano
de mídia no sistema SecomWeb, sendo que cada minuta do plano de mídia receberá
numeração sequencial de três dígitos, após o número da demanda gerado automaticamente
pelo sistema.
9.3.2 O(a) assessor (a) responsável pela demanda irá gerar um parecer sobre a
minuta do plano de mídia para aprovação do Diretor(a) do Departamento de Mídia e Patrocínios,
podendo ser aprovado pelo respectivo substituto eventual formalmente designado.
9.3.3 A Autorização do Plano de Mídia dar-se-á pelo(a) Secretário(a) da SPP,
no SecomWeb, após a aprovação pelo Diretor(a) de Departamento de Mídia e
Patrocínios.
9.3.4 A versão inicial do Plano de Mídia se dará a partir da autorização do(a)
Secretário(a) de SPP e aprovação do(a) Diretor(a) do DMIP.
9.3.5 A autorização formal do plano de mídia será encaminhada pelo assessor
responsável mediante a autorização de reserva do espaço publicitário no sistema SecomWeb.
9.3.6 Excepcionalmente, o Plano de Mídia poderá ser autorizado por e-mail,
para possibilitar o início das veiculações antes da submissão no SecomWeb, a fim de se
cumprir os prazos determinados pela SECOM/PR.
9.3.6.1 Os Planos de Mídia autorizados deverão ser inseridos no SecomWeb
pela(s) agência(s), no prazo de 5 (cinco) dias úteis, para formalização do processo de
autorização, nos casos do subitem 9.3.6.
9.3.7 Caso haja "não encaixes", falhas e alterações será encaminhada pela
agência, via sistema SecomWeb, uma solicitação de revisão do Plano de Mídia autorizado.
9.4 DAS COMPRAS DOS TEMPOS E/OU ESPAÇOS DE MÍDIA
9.4.1 Após a autorização do Plano de Mídia pelo(a) Secretário(a) da SPP e a
autorização de reserva do espaço publicitário realizada pelo assessor da campanha, a
agência providenciará a compra dos tempos e ou espaços junto aos veículos por meio da
emissão dos Pedidos de Inserção (PI).
9.4.2 Os valores, formatos, programas e descontos informados nos PI encaminhados
aos veículos devem ser idênticos aos aprovados previamente pelo(a) Secretário(a) da SPP no
Plano de Mídia.
9.4.3 Caso alguma inserção/formato planejada não esteja mais disponível no
momento da compra, a(s) agência(s) poderá(ão) buscar novos espaços, datas ou
programas disponíveis, desde que estejam em consonância com as estratégias do Plano
de Mídia incialmente aprovado, devendo todas as alterações ocorridas no Plano de Mídia
serem levadas para aprovação do DMIP pela agência.
9.4.4 Caberá à(s) agência(s) responsável(eis) pela ação manter(em) o Plano de
Mídia atualizado mesmo após todas as alterações de espaços, formato, datas, programas,
etc.
9.4.5 Caberá à(s) agência(s) responsável(eis) conservar(em) a primeira versão do
Plano de Mídia autorizado pela SECOM/PR para veiculação, bem como manter todos os
documentos utilizados como subsídios para o desenvolvimento do planejamento autorizado.
9.5 DAS ALTERAÇÕES E REUTILIZAÇÕES DE VEICULAÇÕES
9.5.1 Após iniciadas as veiculações, é de responsabilidade da agência o
acompanhamento das inserções junto aos veículos e detecção de falhas na veiculação,
informando ao DMIP caso ocorram alterações com relação à programação autorizada
inicialmente.
9.5.2 As alterações solicitadas pela agência serão atestadas pelo Núcleo de
Mídia se seguem as informações cadastrais e negociais do veículo no Midiacad, bem
como a rentabilidade inicialmente prevista no Plano de Mídia.
9.5.2.1 Após aprovação técnica do Núcleo de Mídia, as alterações serão
registradas no SecomWeb e homologadas pelo respectivo assessor técnico.
9.5.3 Após o ateste e validação de informações pelo Núcleo de Mídia, o
assessor responsável pela campanha poderá autorizar as compensações, falhas e
alterações encaminhadas pela agência.
9.5.4 Caberá ao DMIP a decisão sobre a utilização, ou não, dos valores não
realizados em virtude de falhas na programação, observando o planejamento estratégico
e tático inicialmente aprovado.
9.5.5 O valor do(s) Plano(s) de Mídia da ação (ou a soma dos valores de todos
os planos), após todos os encaixes, falhas e compensações, não pode(m) ser superior(es)
ao montante incialmente aprovado na demanda, a menos que haja complementação de
recursos com essa finalidade.
9.5.6 A versão intermediária do plano de mídia se dará a partir da inclusão de
alterações, tais como: falhas e compensações e ajustes realizado(s) pela(s) agência(s).
9.6 DA FISCALIZAÇÃO DE MÍDIA
9.6.1 Previamente à contratação, a agência deverá encaminhar a relação dos
meios, praças e veículos para os quais apresentará relatório de checagem de veiculação a
cargo de empresa independente para fins do disposto no inciso V do subitem 11.7 e inciso
III do subitem 11.10, e a(s) justificativa(s) para não apresentação do relatório relativamente
às veiculações que não demonstrem essa possibilidade, na forma do subitem 11.11.
9.6.2 Como alternativa ao subitem 9.6.1, as agências poderão apresentar,
conjuntamente, estudo prévio sobre os meios, praças e veículos para os quais será possível ou
não a obtenção do relatório de checagem de veiculação a cargo de empresa independente.
9.6.3 O estudo de que trata o subitem 9.6.2 levará em conta os meios, praças
e veículos habitualmente programados nos esforços de comunicação da SECOM/PR, bem
como as empresas e tecnologias disponíveis no mercado, com vistas à realização de
negociação global entre as partes.
9.6.4 O relatório de checagem e/ou o estudo serão inseridos no processo da
ação de publicidade e no processo específico no SEI para o acompanhamento da
execução contratual.
9.6.5 O resultado da negociação global entre as partes prevista no subitem 9.6.3
vigerá para os Planos de Mídia que vierem a ser aprovados em até 12 (doze) meses após a
referida negociação global. Antes do término desse prazo, as agências poderão apresentar
novo estudo, que vigerá durante os 12 (doze) meses seguintes e assim sucessivamente.
9.6.6 Se fato superveniente alterar significativamente as análises e conclusões
do estudo mencionado no subitem 9.6.2, a SECOM/PR solicitará novo estudo às agências
e, em decorrência, poderá realizar nova negociação global e determinar seu novo período
de vigência.
9.7 DA ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO DE RESULTADOS DA CAMPANHA
9.7.1 O Relatório de Resultados da Campanha deve conter o detalhamento
das veiculações realizadas, bem como o comparativo entre o(s) Plano(s) de Mídia
veiculado(s) e a estratégia prevista inicialmente, por meios.
9.7.2 No Relatório deve ser possível identificar se o planejamento previsto
incialmente foi integralmente executado, bem como o detalhamento das alterações que
houve entre as versões inicial e final do Plano de Mídia.
9.7.3 O Relatório de Resultados deve apresentar ainda a conclusão da agência
acerca da veiculação realizada e os resultados alcançados.
9.7.4 A agência deverá cumprir os seguintes prazos estabelecidos para apresentação
de resultados de campanhas:
I - relatório de resultados de toda a ação - offline e online - até 30 dias após
o término da última veiculação;
II - entrega de dashboard (painel de acompanhamento do desempenho) -
online: 3 a 5 dias úteis, de acordo com a complexidade da campanha; e
III - relatório de resultados online: 8 dias úteis após o término da última veiculação.
9.7.5 A versão final do Plano de Mídia se dará após o término da campanha e
quando houver a comprovação de veiculação, bem como o processo de pagamento realizado.
9.8 DO ENVIO PARA LIQUIDAÇÃO DAS DESPESAS
9.8.1 Para instruir análise da documentação com vistas à liquidação de
despesa, o ato de autorização dos Planos de Mídia deverá conter as seguintes
informações:
I - nome de fantasia;
II - nome empresarial e CNPJ dos veículos e/ou dos fornecedores de formas
inovadoras de comunicação;
III - forma de compra e quantidade;
IV - formatos;
V - descrição dos valores negociados (art. 15 da Lei nº 12.232/2010); e
VI - relação de meios, praças e veículos/fornecedores.
9.8.2 O ato de autorização conterá declaração de que o Plano de Mídia foi
aprovado com base nas tabelas de preço ou de acordo com o modelo de negócio e as
respectivas negociações promovidas pela SECOM/PR e de que foi conferida pelo Núcleo
de Mídia.
9.8.3 No caso de ocorrência de "não encaixes", falhas e alterações para
pagamento, deverá ser observada a versão atualizada do(s) Plano(s) de Mídia,
disponível(is) no SecomWeb.
9.8.4 Caso ocorra divergência entre o ato de autorização de mídia e a
documentação do veículo/fornecedor, a(s) agência(s) encaminhará(ão) justificativas à área
técnica responsável pela mídia para avaliação e aprovação, com posterior
encaminhamento à área responsável pela conformidade da liquidação de despesas.
10. DO RECEBIMENTO DE MATERIAL PUBLICITÁRIO
10.1 O material publicitário que envolva controle de estoque será
encaminhado pelas agências à SECOM/PR, por meio de Nota Fiscal, e seu recebimento e
guarda estará a cargo da SPP.
10.1.1 Os documentos de entrega deverão conter a especificação e a
quantidade do material.
10.1.2 O material entregue será recebido por servidor do Departamento
responsável pela condução da ação de comunicação publicitária, mediante a
apresentação da nota fiscal ou outro documento equivalente que comprove a entrega,
com assinatura de ateste de recebimento e declaração de conferência do material
recebido.
10.1.3 No caso de o material ser entregue em unidade distinta da SECOM/PR,
o responsável pelo recebimento deverá encaminhar para a agência executora a nota
fiscal ou documento equivalente comprobatório do recebimento, com manifestação sobre
sua regularidade.
10.2 Os materiais de utilização imediata pela área demandante e os que
tenham endereçamento previamente definido serão entregues pela agência ao
destinatário determinado pela SPP e deverão ser recebidos por servidor devidamente
identificado, que atestará seu recebimento no documento comprobatório.
10.2.1 Nos casos em que o material for destinado à veiculação, poderá ser
entregue diretamente aos veículos constantes no Plano de Mídia autorizado.
10.2.2 A agência executora será responsável pelo encaminhamento das notas
fiscais e comprovantes de entrega à SPP.
10.3 No ato de recebimento do material, o responsável deve verificar a regularidade
do documento de entrega, bem como a correspondência entre o material entregue e o que foi
contratado, mediante consulta à SPP, se necessário.
10.3.1 A divergência entre o material contratado e o entregue não impede
seu recebimento, desde que seja possível avaliar, de imediato, que a diferença não traz
prejuízos à Administração ou que poderá ser suprida sem ônus.
10.3.1.1 Nesse caso, o responsável pelo recebimento deverá fazer constar do
comprovante de entrega a não conformidade do material.
10.4 Os comprovantes de entrega de material recebido pelos Departamentos
da SPP, responsáveis pela condução da ação de comunicação publicitária serão juntados
ao processo correspondente.
10.5 A SPP deverá manter registro formal de controle dos recebimentos
efetuados na SECOM/PR, da distribuição e do estoque dos materiais recebidos, do qual
devem constar a descrição, a quantidade, a origem e a destinação.
11. DA LIQUIDAÇÃO DA DESPESA
11.1 A liquidação de despesa consiste na verificação do direito adquirido pelas
Contratadas, com base na verificação conjunta a ser realizada pela área de conformidade
documental e pelo ateste do Gestor, a fim de viabilizar a autorização do pagamento por
parte do Ordenador de Despesas.
11.2 Na emissão da documentação fiscal, a(s) agência(s) orientará(ão) os
fornecedores e veículos a observarem:
I - quanto à produção: além da documentação de faturamento, deverá ser
emitida nota de simples remessa ou recibo para cada entrega, quando se tratar de
produto entregue em parcelas; e
II - quanto à veiculação/execução de formas inovadoras de comunicação:
a) a documentação fiscal do veículo/fornecedor deverá, preferencialmente,
registrar prazo de pagamento contra apresentação, sem estabelecer vencimento;