RESOLUÇÃO CONSUP/IFTO Nº 282, DE 22 DE FEVEREIRO DE 2024 (parte 2 de 3)

ANEXO
POLÍTICA DE GOVERNANÇA, GESTÃO DE RISCOS, CONTROLES INTERNOS E
INTEGRIDADE NO ÂMBITO DO INSTITUTO FEDERAL DO TOCANTINS
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º A Política de Governança, Gestão de Riscos, Controles Internos e
Integridade do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Tocantins (IFTO)
dispõe sobre princípios, objetivos, diretrizes, estruturas e responsabilidades aplicáveis às
estratégias, aos planos, às ações, às metas, aos programas, aos projetos e às atividades
relacionadas aos processos de gestão do IFTO.
Parágrafo único. Integram-se e alinham-se a esta Política as normas internas
que regulamentam aspectos específicos das atividades relacionadas no âmbito do IFTO.
Art. 2º Esta Política e suas eventuais normas complementares, manuais e
procedimentos se aplicam a todas as áreas e níveis de atuação do IFTO.
Art. 3º Para fins desta Política, considera-se:
governança: combinação de processos e estruturas implantadas pela alta
administração da organização para informar, dirigir, administrar, avaliar e monitorar
atividades organizacionais, com o intuito de alcançar os objetivos e prestar contas dessas
atividades para a sociedade;
governança no setor público: a política de governança compreende
essencialmente os mecanismos de liderança, estratégia e controle postos em prática para
avaliar, direcionar e monitorar a atuação da gestão, com vistas à condução de políticas
públicas e à prestação de serviços de interesse da sociedade;
Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal: instituído pelo
Decreto nº 3.591, de 6 de setembro de 2000, visa à avaliação da ação governamental e
da gestão dos administradores públicos federais, com as finalidades, atividades,
organização, estrutura e competências estabelecidas;
risco: possibilidade de ocorrência de um evento que venha a ter impacto no
cumprimento dos objetivos organizacionais, sendo medido em termos de impacto e
probabilidade, ou seja, do efeito resultante da ocorrência do evento versus a possibilidade
de ocorrência de um evento;
gerenciamento de riscos: processo para identificar, avaliar, administrar e
controlar potenciais eventos ou situações e fornecer segurança razoável no alcance dos
objetivos organizacionais;
avaliação de risco: é o processo permanente de identificação e análise dos
riscos relevantes que impactam o alcance dos objetivos da organização e determina a
resposta apropriada ao risco. Envolve identificação, avaliação e resposta aos riscos,
devendo ser um processo permanente;
apetite a risco: nível de risco que uma organização está disposta a aceitar;
risco inerente: risco a que uma organização está exposta sem considerar
quaisquer medidas de controle que possam reduzir a probabilidade de sua ocorrência ou
seu impacto;
risco para a integridade: vulnerabilidade que pode favorecer ou facilitar a
ocorrência de práticas de corrupção, fraudes, irregularidades e/ou desvios éticos e de
conduta, podendo comprometer os objetivos da instituição;
risco residual: risco a que uma organização está exposta após a
implementação de medidas de controle para o tratamento do risco;
accountability: conjunto de procedimentos adotados pelas organizações
públicas e pelos indivíduos que as integram que evidenciam sua responsabilidade por
decisões tomadas e ações implementadas, incluindo a salvaguarda de recursos públicos, a
imparcialidade e o desempenho das organizações;
auditoria interna: atividade independente e objetiva de avaliação e de
consultoria, desenhada para adicionar valor e melhorar as operações de uma organização.
Ela auxilia a organização a realizar seus objetivos, a partir da aplicação de uma abordagem
sistemática e disciplinada para avaliar e melhorar a eficácia dos processos de
gerenciamento de riscos, de controles internos, de integridade e de governança. Compete
às auditorias internas oferecer avaliações e assessoramento às organizações públicas,
destinadas ao aprimoramento dos controles internos, de forma que controles mais
eficientes e eficazes mitiguem os principais riscos de que os órgãos e entidades não
alcancem seus objetivos;
controles internos: conjunto de regras, procedimentos, diretrizes, protocolos,
rotinas de sistemas informatizados, conferências e trâmites de documentos e informações,
entre outros, operacionalizados de forma integrada pela alta administração e servidores
do IFTO, destinados a enfrentar os riscos e fornecer segurança razoável para o alcance
dos objetivos institucionais;
ambiente de controle: é a base de todos os controles internos da gestão,
formado pelo conjunto de regras e estrutura que determinam a qualidade dos controles
internos da gestão. O ambiente de controle deve influenciar a forma pela qual se
estabelecem as estratégias e os objetivos e na maneira como os procedimentos de
controle interno são estruturados;
atividades de controles internos: são atividades materiais e formais, como
políticas, procedimentos, técnicas e ferramentas, implementadas pela gestão para
diminuir os riscos e assegurar o alcance de objetivos estratégicos. As atividades de
controles internos devem ser apropriadas, funcionar consistentemente de acordo com um
plano de longo prazo, ter custo adequado, ser abrangentes, razoáveis e diretamente
relacionadas aos objetivos de controle;
integridade: consiste na adoção de um conjunto de medidas, princípios e
normas éticas que têm a finalidade de evitar a ocorrência de casos de fraudes e
irregularidades dentro de uma instituição;
plano de integridade: documento, aprovado pela alta administração, que
organiza as medidas de integridade a serem adotadas em determinado período de tempo,
devendo ser revisado periodicamente;
programa de integridade: conjunto estruturado de medidas institucionais
voltadas para a prevenção, detecção, punição e remediação de práticas de corrupção,
fraudes, irregularidades e desvios éticos e de conduta; e
monitoramento: é obtido por meio de revisões específicas, independentes ou
não, realizadas sobre todos os componentes dos controles internos, com o fim de aferir
sua eficácia, eficiência, efetividade, economicidade, excelência ou execução na
implementação dos seus componentes e corrigir tempestivamente as deficiências dos
controles internos.
CAPÍTULO II
DA GOVERNANÇA
Art. 4º A Política de Governança integra o Sistema de Governança do IFTO
(SGO/IFTO), que corresponde às estruturas administrativas, aos processos de trabalho, aos
instrumentos, ao fluxo de informações e ao comportamento das pessoas envolvidas direta
ou indiretamente na avaliação, no direcionamento e no monitoramento da instituição.
Seção I
Dos Princípios, Diretrizes e Objetivos
Art. 5º São princípios da governança:
promover a simplificação administrativa, a modernização da gestão pública e a
integração dos serviços públicos, especialmente aqueles prestados por meio eletrônico;
monitorar o desempenho e avaliar a concepção, a implementação e os
resultados das políticas e das ações prioritárias para assegurar que as diretrizes
estratégicas sejam observadas;
direcionar ações para a busca de resultados, encontrando soluções tempestivas
e inovadoras para lidar com a limitação de recursos e com as mudanças de
prioridades;
implementar boas práticas de transparência;
apoiar o uso das ferramentas digitais para aumentar e facilitar a participação
das partes interessadas nas decisões públicas e aprimorar a prestação de serviços
públicos;
fazer incorporar padrões elevados de conduta pela alta administração para
orientar o comportamento dos agentes públicos, em consonância com as funções e as
atribuições de seus órgãos e de suas entidades;
implementar controles internos fundamentados na gestão de risco, que
privilegiará ações estratégicas de prevenção antes de processos sancionadores;
manter processo decisório orientado pelas evidências, pela conformidade legal,
pela qualidade regulatória, pela desburocratização e pelo apoio à participação da
sociedade;
incentivar o tratamento justo a todas as partes interessadas, levando em
consideração seus direitos, deveres, necessidades, interesses e expectativas, objetivando a
equidade e a participação;
assumir as responsabilidades e realizar a prestação de contas, de forma clara
e tempestiva (accountability);
transmitir confiabilidade à sociedade em relação a sua atuação e manter ações
consistentes com a sua missão institucional;
editar e revisar atos normativos, pautando-se pelas boas práticas regulatórias
e pela legitimidade, estabilidade e coerência do ordenamento jurídico e realizando
consultas públicas sempre que conveniente;
definir formalmente as funções, as competências e as responsabilidades das
estruturas e dos arranjos institucionais; e
promover a comunicação aberta, voluntária e transparente das atividades e
dos resultados da organização, de maneira a fortalecer o acesso público à informação.
Art. 6º São objetivos da governança:
estabelecer mecanismos de liderança, estratégia e controle postos em prática
para avaliar, direcionar e monitorar a gestão, com vistas à condução de políticas públicas
e à prestação de serviços de interesse da sociedade;
fortalecer a confiança da sociedade no IFTO;
coordenar as iniciativas de aprimoramento institucional e assegurar o
gerenciamento eficaz do desempenho organizacional e accountability;
garantir que a atuação pública seja tida como legítima por servidores, de
forma a fortalecer o cumprimento voluntário de normas institucionais e a reduzir a
necessidade de controles mais rígidos e burocráticos;
promover a ética e os valores apropriados no âmbito do IFTO; e
promover a comunicação entre o Conselho Superior e o Colégio de Dirigentes
com as instâncias internas de apoio à governança.
Art. 7º As informações produzidas pelo IFTO devem ser apropriadas,
tempestivas, atuais, precisas e acessíveis, devendo ser identificadas, armazenadas e
comunicadas de forma que permitam que os agentes públicos cumpram suas
responsabilidades, inclusive a de execução dos procedimentos de controle interno. O IFTO
deve comunicar as informações necessárias ao alcance dos seus objetivos para todas as
partes interessadas, independentemente do nível hierárquico em que se encontram.
Seção II
Da Estrutura
Art. 8º Compõem a estrutura de governança do IFTO:
Conselho Superior (Consup);
Colégio de dirigentes (Codir); e
instâncias internas de apoio à governança.
Parágrafo único. O Codir atuará como Comitê Interno de Governança, previsto
no Decreto nº 9.203, de 22 de novembro de 2017.
Art. 9º Constituem as instâncias internas de apoio à governança:
Ouvidoria do IFTO;
Corregedoria do IFTO;
Procuradoria Federal junto ao IFTO;
Comissão de Ética (CE);
Comissão Própria de Avaliação (CPA);
Comissão Permanente de Gestão de Riscos e Controles Internos (CPGRCI);
Unidade de Gestão da Integridade (UGI);
Conselho de Inovação;
Comitê Gestor de Tecnologia da Informação (CGTI);
Comitê Gestor de Segurança da Informação (CGSI);
Comissão de Ética no Uso de Animais (Ceua);
Comitê de Ética em Pesquisa (CEP);
Comissão Interna de Supervisão da Carreira dos Cargos Técnico-Administrativos (CIS);
Comissão Permanente de Pessoal Docente (CPPD)
Fórum de Ensino;
Comitê Gestor do Quadro Geral de Oferta de Vagas; e
Comitê Estratégico de Assistência Estudantil.
Parágrafo único. As atribuições, a organização e o funcionamento dos comitês
que compõem as instâncias internas de apoio à governança estão definidos em
regulamentação própria.
Seção III
Das Responsabilidades
Art. 10. As instâncias que compõem a estrutura de governança do IFTO são as
responsáveis pelo cumprimento desta Política, sem prejuízo da colaboração dos demais
servidores.
Parágrafo único. Compete às instâncias da estrutura de governança do IFTO
estabelecer e divulgar canais de comunicação com as diferentes partes interessadas,
internas e externas à administração, e assegurar sua efetividade, consideradas as
características e possibilidades de acesso de cada público-alvo.
Art. 11. Compete ao Consup:
definir, avaliar, direcionar, monitorar, controlar e dar conformidade no
desempenho das estratégias e das políticas do IFTO considerando o interesse público, e
adotar medidas mitigadoras nos casos em que eventuais desvios forem identificados; e
promover a comunicação entre as partes interessadas internas e externas ao IFTO.
Parágrafo único. As atribuições, a organização e o funcionamento do Consup
estão definidos em regulamentação própria.
Art. 12. Compete ao Codir:
auxiliar na implementação e na manutenção de processos, estruturas e
mecanismos adequados à incorporação dos princípios e das diretrizes da governança;
incentivar e promover iniciativas que busquem implementar o
acompanhamento de resultados no órgão ou na entidade, que promovam soluções para
a melhoria do desempenho institucional ou que adotem instrumentos para o
aprimoramento do processo decisório;
promover e acompanhar a implementação das medidas, dos mecanismos e das
práticas organizacionais de governança definidos pelo Comitê Interministerial de
Governança (CIG) em seus manuais e em suas resoluções; e
elaborar manifestação técnica relativa aos temas de sua competência.
Parágrafo único. As atribuições, a organização e o funcionamento do Codir
estão definidos em regulamentação própria.
Art. 13. Compete às instâncias de apoio à governança:
apoiar o Consup e a alta administração na definição, avaliação,
direcionamento, monitoramento, controle e conformidade da organização;
realizar a avaliação e o monitoramento dos riscos institucionais, comunicando
quaisquer disfunções identificadas ao Consup e à alta administração;
realizar ações de conscientização e prevenção quanto aos valores e princípios
constitucionais, legais e institucionais;
monitorar a efetividade das políticas implantadas correlatas às suas
atribuições, propondo, sempre que possível, a revisão desses processos de trabalho
visando ao aprimoramento e à melhoria dos resultados entregues à sociedade;
elaborar manuais e guias com medidas, mecanismos e práticas organizacionais
que contribuam para a implementação dos princípios e das diretrizes de governança
pública estabelecidos nesta Política;
propor medidas, mecanismos e práticas organizacionais para o atendimento
aos princípios e às diretrizes de governança pública estabelecidos nesta Política; e
monitorar a aplicação das melhores práticas de governança no âmbito do IFTO.
CAPÍTULO III
DA GESTÃO DE RISCOS
Art. 14. A Política de Gestão de Riscos consiste no conjunto de instrumentos
de governança e de gestão que auxiliam a concepção, a implementação, o monitoramento
e a melhoria contínua da gestão de riscos.
Seção I
Dos Princípios, Diretrizes e Objetivos
Art. 15. São princípios da gestão de riscos:
ser gerida de forma sistemática, estruturada e oportuna;
estabelecer níveis de exposição a riscos adequados;
estabelecer procedimentos de controle interno proporcionais ao risco;
utilizá-la como apoio à tomada de decisão e à elaboração do planejamento estratégico;
instituir cultura de desenvolvimento de pessoal contínuo sobre riscos; e
utilizá-la como apoio à melhoria contínua dos processos de trabalho.
Art. 16. São diretrizes da gestão de riscos:
ser dinâmica e formalizada por meio de metodologias, normas e manuais;
identificar, avaliar, tratar e monitorar os riscos anualmente e de forma contínua;
utilizar procedimentos de controles internos proporcionais aos riscos e
baseados na relação custo-benefício com suporte de tecnologia da informação;
ser integrada ao Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI); e
promover, de forma contínua, ações de desenvolvimento de pessoal em temas
relacionados à gestão de riscos, por meio de soluções educacionais intra e
interinstitucionais.
Paragrafo único. A gestão de risco referente à área de tecnologia da
informação são definidas em arcabouço normativo específico.
Art. 17. São objetivos da gestão de riscos:
sistematizar os processos e as informações relacionadas a riscos, permitindo
que os gestores possam monitorar os aspectos relacionados aos riscos dos respectivos
processos e atividades sob sua responsabilidade;
aumentar a probabilidade de alcance dos objetivos estratégicos do IFTO,
reduzindo os riscos a níveis aceitáveis;
integrar as informações relacionadas a riscos e controles de gestão ao
planejamento estratégico e a outros processos institucionais;
assegurar que os responsáveis pela tomada de decisão, em todos os níveis do
IFTO, tenham acesso tempestivo a informações suficientes quanto aos riscos aos quais
está exposta a organização;
propor ações de desenvolvimento de pessoas na área de gestão de riscos; e
agregar valor à instituição por meio da melhoria contínua dos processos de trabalho.
Seção II
Da Estrutura
Art. 18. Compõem a estrutura de gestão de riscos do IFTO:
Colégio de Dirigentes (Codir);
Comissão Permanente de Gestão de Riscos e Controles Internos (CPGRCI) ou
equivalente; e
Gestores de Riscos.
Seção III
Das Responsabilidades
Art. 19. Compete ao Colégio de Dirigentes (Codir), atuando como instância de
Governança, Gestão de Riscos, Controles Internos e Integridade, estabelecer a estratégia
da organização e da estrutura de gerenciamento de riscos, incluindo a implantação, a
manutenção, o monitoramento e o aperfeiçoamento dos controles internos da gestão.
Art. 20. Compete à Comissão Permanente de Gestão de Riscos e Controles Internos:
promover o levantamento de riscos do IFTO;
propor metodologias de gerenciamento de riscos;
supervisionar a aplicação das metodologias de gerenciamento de riscos;
orientar e dar suporte para os gestores de riscos em sua implementação,
avaliação e controle;
monitorar os riscos críticos da instituição, dando ciência à alta
administração;
promover ações de desenvolvimento de pessoal em temas relacionados à
gestão de riscos; e
elaborar e publicar relatórios relacionados às ações desenvolvidas sobre o
tema da gestão de riscos.
Art. 21. Compete aos gestores de riscos:
assegurar que o risco seja gerenciado de acordo com a Política de Gestão de
Riscos da organização;
identificar, avaliar e implementar as respostas aos riscos;
monitorar o risco ao longo do tempo, de modo a garantir que as respostas
adotadas resultem na manutenção do risco em níveis adequados, de acordo com a
Política de Gestão de Riscos;
garantir que as informações adequadas sobre o risco estejam disponíveis em
todos os níveis da organização; e
propor medidas de controles internos proporcionais aos riscos identificados e
avaliados.
Parágrafo único. É responsabilidade de todos os servidores colaborar com a
gestão de riscos e os controles internos na condução de atividades e tarefas dos
processos finalísticos e de apoio no âmbito do Instituto Federal do Tocantins.
Art. 22. Os gestores de riscos são os agentes responsáveis pelo gerenciamento
de determinado risco, sendo o titular de função de confiança com alçada suficiente para
orientar e acompanhar as ações de mapeamento, avaliação e mitigação dos riscos.
Seção IV
Do funcionamento
Art. 23. Na implementação e atualização do modelo de gestão de riscos, tanto
o Consup como a alta administração, bem como todos os servidores e funcionários,
deverão observar os seguintes componentes da estrutura de gestão de riscos:
ambiente interno: inclui, entre outros elementos, integridade, valores éticos e
competência das pessoas, maneira pela qual a gestão delega autoridade e
responsabilidades, estrutura de governança organizacional e políticas e práticas de
recursos humanos. O ambiente interno é a base para todos os outros componentes da
estrutura de gestão de riscos, provendo disciplina e prontidão para a gestão de riscos;
fixação de objetivos: todos os níveis da organização (diretorias,
coordenadorias, seções, processos e atividades) devem ter objetivos fixados e
comunicados. A explicitação de objetivos, alinhados à missão e à visão da organização, é
necessária para permitir a identificação de eventos que potencialmente impeçam sua
consecução;
identificação de eventos: devem ser identificados e relacionados os riscos
inerentes à própria atividade da organização, em seus diversos níveis;
avaliação de riscos: os eventos devem ser avaliados sob a perspectiva de
probabilidade e impacto de sua ocorrência. A avaliação de riscos deve ser feita por meio
de análises qualitativas, quantitativas ou da combinação de ambas. Os riscos devem ser
avaliados quanto à sua condição de inerentes e residuais;
resposta a riscos: o órgão/entidade deve identificar qual estratégia seguir
(evitar, transferir, aceitar ou tratar) em relação aos riscos mapeados e avaliados. A
escolha da estratégia dependerá do nível de exposição a riscos previamente estabelecido
pela organização em confronto com a avaliação que se fez do risco;
atividades de controles internos: são as políticas e os procedimentos
estabelecidos e executados para mitigar os riscos que a organização tenha optado por
tratar. Também denominadas de procedimentos de controle, devem estar distribuídas por
toda a organização, em todos os níveis e em todas as funções. Incluem uma gama de
controles internos da gestão preventivos e detectivos, bem como a preparação prévia de
planos de contingência e resposta à materialização dos riscos;
informação e comunicação: informações relevantes devem ser identificadas,
coletadas e comunicadas a tempo de permitir que as pessoas cumpram suas
responsabilidades, não apenas com dados produzidos internamente, mas também com
informações sobre eventos, atividades e condições externas, que possibilitem o
gerenciamento de riscos e a tomada de decisão. A comunicação das informações
produzidas deve atingir todos os níveis, por meio de canais claros e abertos que permitam
que a informação flua em todos os sentidos; e
monitoramento: tem como objetivo avaliar a qualidade da gestão de riscos e
dos controles internos da gestão, por meio de atividades gerenciais contínuas e/ou
avaliações independentes, buscando assegurar que estes funcionem como previsto e que
sejam modificados apropriadamente, de acordo com mudanças nas condições que alterem
o nível de exposição a riscos.
Art. 24. O funcionamento da gestão de riscos do IFTO se baseia no modelo das
três linhas de defesa, conforme o Referencial Básico de Governança Organizacional do
Tribunal de Contas da União (TCU). Dessa forma, compreende:
a primeira linha de defesa: implementada pelos diversos departamentos,
coordenações, seções e agentes operacionais, tendo como incumbência implementar
ações preventivas para resolver deficiências ou promover melhorias em processos e
controles de sua área de atuação;a segunda linha de defesa: composta pelo Reitor, pela
Chefia de Gabinete, pelas Pró-Reitorias, pelas Diretorias Sistêmicas e pelas Direções-Gerais
das unidades do IFTO, tendo como atribuições a determinação de direção das ações e o
monitoramento e oferecimento de garantias para controles internos, compliance
(conformidade), riscos institucionais e melhorias dos processos, apoiando e
supervisionando a primeira linha de defesa; e
a terceira linha de defesa: de competência da Auditoria Interna do IFTO,
responsável por promover avaliações independentes da gestão de riscos do IFTO, de
forma a aprimorar controles e mitigar os principais riscos da instituição. CAPÍTULO IV
DOS CONTROLES INTERNOS DA GESTÃO
Art. 25. Os controles internos da gestão tratados nesta Política não devem ser
confundidos com as atividades do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal,
nem com as atividades da Auditoria Interna, cuja finalidade específica é avaliar se os
controles internos são identificados, aplicados e efetivos na resposta aos riscos do IFTO.
Seção I
Dos Princípios, Diretrizes e Objetivos
Art. 26. São princípios dos controles internos da gestão:
adotar conceitos de integridade e valores éticos;
ter coerência e harmonização da estrutura de competências e
responsabilidades dos diversos níveis de gestão da instituição;
definir os responsáveis pelos diversos controles internos da gestão no âmbito do IFTO;
utilizar controles internos da gestão para manter os riscos em níveis
adequados e aceitáveis;
identificar e avaliar as mudanças internas e externas à instituição que possam
afetar significativamente os controles internos da gestão;
promover a efetividade do funcionamento dos controles internos da gestão;
fomentar a implementação de tecnologia da informação para apoiar os
controles internos da gestão;
fortalecer a valorização dos controles internos da gestão; e
promover a transparência dos resultados obtidos de avaliação dos controles
internos da gestão.
Art. 27. São diretrizes para os controles internos da gestão:
promover ações ou programas éticos e de integridade;
criar condições, pela alta administração, para que os controles internos da
gestão se integrem às práticas de gestão de riscos;
implementar os controles internos da gestão utilizando, preferencialmente,
recursos de tecnologia da informação nas políticas, nos planos, nas ações e nas atividades,
visando fornecer segurança razoável para a consecução dos objetivos institucionais;
considerar o modelo de gerenciamento de riscos na implementação de
controles internos da gestão;
ser efetivo e compatível com a natureza, a complexidade, o grau de
importância e os riscos dos processos de trabalhos;
promover ações de valorização dos controles internos da gestão; e
divulgar os resultados das avaliações dos controles internos da gestão.
Art. 28. São objetivos dos controles internos da gestão: