PORTARIA SE/MF Nº 1.554, DE 7 DE DEZEMBRO DE 2023 Cria a Rede de Ouvidoria do Ministério da Fazenda (RedeOuv-Faz) e estabelece procedimentos relativos às atividades de ouvidoria. O SECRETÁRIO-EXECUTIVO DO MINISTÉRIO DA FAZENDA, no uso das atribuições legais que lhe confere o disposto no art. 9º, caput e respectivos incisos IV, "b", e V, do Anexo I ao Decreto nº 11.344, de 1º de janeiro de 2023, considerando o disposto na Lei nº 13.460, de 26 de junho de 2017, nos Decretos nº 9.094, de 17 de julho de 2017, e nº 9.492, de 5 de setembro de 2018, e na Portaria nº 581, de 9 de março de 2021, do Ministro da Controladoria-Geral da União, resolve: CAPÍTULO I DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES Art. 1º Esta Portaria estabelece procedimentos relacionados às atividades de ouvidoria a serem observados no âmbito dos seguintes órgãos integrantes da estrutura organizacional do Ministério da Fazenda: I - de assistência direta e imediata ao Ministro; II - específicos singulares; e III - colegiados. Art. 2º São consideradas atividades de ouvidoria aquelas relativas: I - às manifestações de ouvidoria, nos termos da Lei nº 13.460, de 26 de julho de 2017, e do Decreto nº 9.492, de 5 de setembro de 2018; II - às solicitações de simplificação de serviços públicos, nos termos do Decreto nº 9.094, de 17 de julho de 2017; III - aos pedidos de acesso à informação, nos termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e do Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012; IV - aos procedimentos relacionados ao Conselho de Usuários de Serviços Públicos, nos termos previstos no arts. 18 a 21 da Lei nº 13.460, de 2017, e nos arts. 24-C a 24-J do Decreto nº 9.492, de 2018; e V - à coordenação e ao monitoramento da execução da Carta de Serviços do Ministério da Fazenda, nos termos das legislação vigente. CAPÍTULO II DA CRIAÇÃO DA REDE DE OUVIDORIA DO MINISTÉRIO DA FAZENDA - REDEOUV-FAZ Art. 3º Fica criada a Rede de Ouvidoria do Ministério da Fazenda - RedeOuv- Faz, com a finalidade de fortalecer a atividade de ouvidoria e dar tratamento às manifestações de ouvidoria e aos pedidos de acesso à informação e de simplificação de serviços públicos, no âmbito do Ministério da Fazenda. Art. 4º A RedeOuv-Faz, coordenada pela Secretaria-Executiva, por intermédio da Ouvidoria, compreende os órgãos previstos no art. 1º desta Portaria. § 1º Os órgãos que compõem a RedeOuv-Faz deverão prestar o apoio necessário ao desempenho das atividades da Ouvidoria e à prestação de esclarecimentos, sempre que lhes forem solicitados pelo Ouvidor, salvo nos casos em que a lei imponha o dever de sigilo. §2º Os representantes das unidades do Ministério da Fazenda que compõem a RedeOuv-Faz atuarão com o apoio dos órgãos mencionados no caput deste artigo para o desempenho de suas atividades. Art. 5º A recepção e o tratamento das manifestações relativas às unidades que compõem a RedeOuv-Faz dar-se-á por meio dos sistemas de ouvidoria vigentes no Ministério da Fazenda. Parágrafo único. As manifestações relacionadas às entidades vinculadas ao Ministério da Fazenda que possuam unidades de Ouvidoria em sua estrutura serão encaminhadas ao respectivo Ouvidor. Art. 6º Compete à Ouvidoria do Ministério da Fazenda, sem prejuízo de outras competências que lhe forem legalmente atribuídas: I - elaborar relatórios periódicos da atuação da RedeOuv-Faz; II - promover e divulgar as atividades que exijam ações conjuntas e participação das unidades do Ministério da Fazenda integrantes da RedeOuv-Faz; III - acompanhar o tratamento das demandas previstas no art. 2º desta Portaria e analisar a qualidade das respostas oferecidas aos usuários de serviços públicos, podendo ajustá-las ou solicitar retificação à área competente; e IV - elaborar relatório anual de gestão, a ser publicado até o primeiro dia útil do mês de abril de cada ano, relativo às atividades previstas no art. 2º desta Portaria. §1º Os relatórios periódicos previstos no inciso I do caput serão encaminhados aos gestores do órgão avaliados e deverão conter, sem prejuízo de outros dados, as seguintes informações: I - identificação dos tipos de manifestação recebidos no período; II- análise dos pontos que recorrentemente hajam sido objeto de manifestação dos usuários dos serviços públicos prestados pela unidade; e III - recomendação de melhorias ou correções. §2º As unidades da RedeOuv-Faz deverão apresentar à Ouvidoria as ações empreendidas ou a serem desenvolvidas para o atendimento das recomendações previstas no inciso III do § 1º. § 3º Os critérios para análise de qualidade das respostas serão estabelecidos pelo Ouvidor. § 4º O relatório anual de gestão previsto no inciso IV do caput deverá conter, ao menos: I - informações sobre a força de trabalho da unidade de ouvidoria; II - número de manifestações de ouvidoria e de pedidos de informação recebidos no ano anterior, por unidade administrativa do Ministério da Fazenda; III - análise gerencial quanto aos principais motivos das manifestações de ouvidoria e dos pedidos de informação; IV - análise dos problemas recorrentes e das soluções adotadas; V - informações acerca do funcionamento de seus conselhos de usuários de serviços públicos; e VI - ações consideradas exitosas, principais dificuldades enfrentadas, propostas de ações para superá-las, responsáveis pela implementação e os respectivos prazos. § 5º O relatório anual de gestão deverá ser encaminhado ao Ministro de Estado da Fazenda. Art. 7º Os relatórios de que tratam os incisos I e IV do art. 6º desta Portaria devem divulgados no sítio eletrônico do Ministério da Fazenda. Art. 8º Compete às unidades do Ministério da Fazenda integrantes da RedeOuv-Faz, sem prejuízo de outras competências que lhes forem legalmente atribuídas: I - promover os recursos necessários à estruturação e à efetivação da atividade de ouvidoria no âmbito de sua competência; II - receber e dar tratamento adequado às demandas recebidas, observar os prazos estabelecidos, a pertinência e a qualidade da resposta endereçada ao usuário; III - promover e divulgar internamente as atividades de ouvidoria; e IV - colaborar para o aperfeiçoamento das atividades da RedeOuv-Faz. Art. 9º A Ouvidoria poderá convocar reuniões com representantes das unidades do Ministério da Fazenda para tratamento de questões relacionadas à atuação da RedeOuv-Faz. CAPÍTULO III DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 10. Os procedimentos previstos nesta Portaria devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da Administração Pública e com as seguintes diretrizes: I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção; II - divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações; III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação; IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na Administração Pública; e V - desenvolvimento do controle social da Administração Pública. Art. 11. As respostas encaminhadas aos usuários de serviços públicos deverão ser redigidas, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, em linguagem clara, simples e compreensível, evitando o uso de siglas, jargões e estrangeirismos. Art. 12. A Ouvidoria constitui, no âmbito do Ministério da Fazenda, canal único para recebimento e tratamento das manifestações de que trata o artigo 3º do Decreto nº 9.492, de 2018. § 1º As unidades do Ministério da Fazenda deverão suprimir de seus sítios eletrônicos oficiais, bem como de qualquer outro meio de comunicação por elas adotados, a indicação de outros canais de recebimento, salvo aqueles previstos em lei específica. § 2º Os sítios eletrônicos dos Órgãos do Ministério da Fazenda conterão links de redirecionamento do usuário à página do canal único referido no caput. Art. 13. Os órgãos que compõem a Rede de Ouvidoria (RedeOuv-Faz) do Ministro da Fazenda, indicarão representantes para, na condição de pontos focais, darem tratamento às demandas previstas no artigo 2º desta Portaria. § 1º Os órgãos deverão indicar, no mínimo, 2 (dois) servidores representantes, sendo um titular e um suplente, para desempenharem as atividades previstas no art. 2º desta Portaria. § 2º Respeitadas as especificidades dos órgãos, os servidores indicados deverão, via de regra: I - desempenhar funções que lhes possibilitem o acesso ao dirigente máximo da respectiva unidade ou ao gestor de serviço; II - possuir conhecimento sistêmico da estrutura organizacional e das atribuições das áreas técnicas da unidade em que atuam; III - apresentar facilidade de comunicação e integração com as áreas técnicas da respectiva unidade; e IV - deter habilidade e conhecimento para revisar as respostas produzidas, observando sua qualidade e coerência político-institucional. § 3º Os órgãos deverão comunicar alterações dos pontos focais, por meio de e-mail, à Coordenação de Ouvidoria e Coordenação de Transparência da Ouvidoria do Ministério da Fazenda. CAPÍTULO IV DAS INFORMAÇÕES PESSOAIS Art. 14. Será assegurada a proteção da identidade e dos elementos que permitam a identificação do usuário de serviços públicos ou do autor da manifestação e dos dados pessoais coletados pela ouvidoria, nos termos do disposto no art. 31 da Lei nº 12.527, de 2011, e da Lei nº 13.709, de 2018. Art. 15. As informações pessoais, relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem: I - terão acesso restrito aos agentes públicos legalmente autorizados e a pessoa a que elas se referirem, independentemente de classificação de sigilo, pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da data de sua produção; II - poderão ter sua divulgação ou acesso por terceiros autorizados diante de previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que elas se referirem; e III - terão acesso assegurado com restrição das informações pessoais sensíveis, nos demais casos. § 1º Caso o titular das informações pessoais esteja morto ou ausente, o direito de que trata este artigo assiste ao cônjuge ou companheiro, aos descendentes ou ascendentes, conforme o disposto no parágrafo único do art. 20 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002, e na Lei nº 9.278, de 10 de maio de 1996. § 2º Para o tratamento de dados pessoais, deverão ser observadas as hipóteses do art. 7º da Lei nº 13.709, de 2018. Art. 16. A restrição de acesso a informações pessoais de que trata o inciso I do art. 15 desta Portaria não poderá ser invocada: I - com o intuito de prejudicar processo de apuração de irregularidades, conduzido pelo Poder Público, em que o titular das informações for parte ou interessado; ou II - quando as informações pessoais não classificadas estiverem contidas em conjuntos de documentos necessários à recuperação de fatos históricos de maior relevância. Parágrafo único. As hipóteses estabelecidas neste artigo não excluem as previstas na Lei nº 13.709, de 2018. Art. 17. O consentimento referido no inciso II do caput do art. 15 não será exigido quando o acesso à informação pessoal for necessário: I - à prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa estiver física ou legalmente incapaz, e para utilização única e exclusivamente para o tratamento médico; II - à realização de estatísticas e pesquisas científicas de evidente interesse público ou geral, previstos em lei, sendo vedada a identificação da pessoa a que a informação se referir; III - ao cumprimento de decisão judicial; IV - à defesa de direitos humanos de terceiros; ou V - à proteção do interesse público geral e preponderante. Art. 18. Será exigida a certificação de identidade do manifestante sempre que o tratamento e a resposta à manifestação implicar a entrega de informações pessoais ao próprio manifestante ou a terceiros por ele autorizados. Art. 19. A certificação da identidade ocorrerá: I - virtualmente, quando o manifestante possuir login autenticado por meio do acesso "gov.br", com selo de confiabilidade nível prata ou ouro; ou II - presencialmente, por meio de conferência de documento físico apresentado pelo interessado nas unidades administrativas do Ministério da Fazenda, conforme orientação da Ouvidoria. Art. 20. No caso de informações que envolvam sigilos previstos em legislação específica, a comprovação de identidade será realizada nos canais apropriados, conforme definidos em Lei e em seus regulamentos. Art. 21. O pedido de acesso a informações pessoais por terceiros deverá ainda estar acompanhado de: I - comprovação do consentimento expresso de que trata o inciso II do caput do art. 15, por meio de procuração; II - comprovação das hipóteses previstas no art. 17; ou III - demonstração da necessidade do acesso à informação requerida para a defesa dos direitos humanos ou para a proteção do interesse público e geral preponderante. Art. 22. O procedimento de acesso à informação de que trata esta Portaria não se aplica às informações protegidas pelo sigilo fiscal, bancário, de operações no mercado de capitais, comercial, profissional e segredo de justiça, e demais hipóteses legais de sigilo. Parágrafo único. Consideram-se protegidas por sigilo fiscal as informações que, embora não identifiquem diretamente o contribuinte, permitam sua identificação de forma indireta, seja pela quantidade de contribuintes, pela concentração econômica ou por qualquer outra forma de cruzamento de dados. CAPÍTULO V DO TRATAMENTO DE MANIFESTAÇÕES DE OUVIDORIA Seção I Da Solicitação Art. 23. Os usuários dos serviços públicos poderão apresentar manifestação de ouvidoria, na forma da Lei nº 13.460, de 2017, e do Decreto nº 9.492, de 2018. Art. 24. As manifestações de ouvidoria serão recebidas: I - por sistema de ouvidoria vigente; II - por correspondência física dirigida à Ouvidoria do Ministério da Fazenda; ou III - presencialmente, por meio de comparecimento do interessado às dependências da Ouvidoria do Ministério, em Brasília. Parágrafo único. O prazo de atendimento das manifestações recebidas na forma descrita nos incisos II e III do caput deste artigo será contado a partir do dia do registro da manifestação no sistema de ouvidoria vigente. Art. 25. As manifestações recebidas por correspondência física deverão ser inseridas no sistema de ouvidoria vigente, sempre que possível, com autorização prévia do manifestante, inclusive quanto à criação de cadastro, se necessário. Seção II Do Tratamento preliminar de manifestações de ouvidoria Art. 26. Recebida a manifestação, a Ouvidoria do Ministério deverá: I - analisar, classificar quanto ao assunto, serviço e tipo e responder ao interessado, caso tenha a informação solicitada; II - redirecionar a demanda recebida ao órgão ou entidade competente pelas providências requeridas, caso a demanda envolva matéria alheia à área de atuação do Ministério; III - informar ao interessado, quando for o caso, que a demanda apresentada extrapola o âmbito de atuação do Ministério; ou IV - encaminhar a manifestação de ouvidoria aos pontos focais para adoção das providências necessárias. Parágrafo único. Quanto ao tipo, as manifestações de ouvidoria podem ser classificadas como sugestão, elogio, solicitação de providência, reclamação, denúncia ou comunicação anônima de irregularidade. Art. 27. Quando couber, consideram-se etapas específicas de tratamento da manifestação de ouvidoria: I - pseudonimização da denúncia, nos termos do Decreto nº 10.153, de 3 de dezembro de 2019; II - adoção de procedimentos de solução pacífica de conflitos; e III - acompanhamento de encaminhamentos decorrentes da resposta conclusiva publicada, reabertura de manifestação e publicação de novas informações relevantes. Seção III Da resposta conclusiva Art. 28. Deverá ser observado o seguinte conteúdo mínimo na elaboração de respostas conclusivas às manifestações: I - no caso de elogio, informação sobre o seu encaminhamento e cientificação ao agente público ou ao responsável pelo serviço público prestado, e à sua chefia imediata; II - no caso de reclamação, informação objetiva acerca da análise do fato apontado; III - no caso de solicitação, informação sobre a possibilidade, a forma e o meio de atendimento à solicitação; IV - no caso de sugestão, manifestação do gestor sobre a possibilidade de sua adoção, informando o período estimado de tempo necessário à sua implementação, quando couber; e V - no caso de denúncia, informação sobre o seu encaminhamento às unidades apuradoras competentes ou sobre o seu arquivamento. Parágrafo único. À comunicação anônima de irregularidade será dado tratamento de denúncia. Seção IV Dos prazos para atendimento da manifestação de ouvidoria Art. 29. A resposta conclusiva deve ser encaminhada ao manifestante no prazo máximo de 30 (trinta) dias, prorrogável por igual período, uma única vez, mediante justificativa expressa. Art. 30. Havendo necessidade de encaminhar às unidades administrativas do Ministério da Fazenda, na forma do inciso IV do art. 26, desta Portaria, a Ouvidoria providenciará o encaminhamento ao ponto focal responsável no prazo máximo de 10 (dez) dias. Parágrafo único. No caso de denúncia, a Ouvidoria deverá observar o prazo máximo de 5 (cinco) dias para o encaminhamento ao ponto focal a que se refere o caput deste artigo. Art. 31. Os pontos focais das unidades administrativas disporão do prazo de 20 (vinte) dias para analisar e responder a manifestação de ouvidoria, prorrogável, uma única vez, por igual período. Art. 32. Quando a manifestação recebida envolver matéria alheia às suas competências institucionais, os pontos focais deverão restituir a demanda à Ouvidoria em até 2 (dois) dias, contados a partir do seu recebimento na unidade. Parágrafo único. No caso de denúncia, a restituição da demanda à Ouvidoria deverá ocorrer em até 5 (cinco dias), contados de seu recebimento. Art. 33. A Ouvidoria ou os pontos focais poderão solicitar ao usuário que complemente as informações, no prazo de 20 (vinte) dias, quando estas não forem suficientes para análise da manifestação. § 1º Não serão admitidos pedidos de complementação sucessivos, exceto se referentes à situação surgida com a nova documentação ou com as informações apresentadas. § 2º Somente o primeiro pedido de complementação de informações suspenderá o prazo previsto no art. 29 desta Portaria. § 3º A falta de complementação de informações no prazo estabelecido no caput acarretará o arquivamento da manifestação. Seção V Do tratamento da denúncia e da comunicação anônima de irregularidade Art. 34. Para fins desta Seção, considera-se: I - denúncia: relato da prática de irregularidade ou ato ilícito, cuja solução dependa da atuação das unidades de apuração competentes; II - comunicação anônima de irregularidade: informação, de qualquer origem, acerca de suposta prática de irregularidade ou ato ilícito, em relação à qual não seja possível identificar a autoria; III - órgão de apuração: unidade administrativa do Ministério da Fazenda com funções operacionais e atribuições de unidade de controle interno, investigação ou de unidade de correição; IV - análise preliminar: procedimento de trabalho realizado no âmbito da Ouvidoria do Ministério da Fazenda, com objetivo de verificar a existência de elementos mínimos descritivos de irregularidade ou indícios que permitam a Administração Pública federal a chegar a tais elementos; V - pseudonimização: tratamento por meio do qual um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo, senão pelo uso de informação adicional mantida separadamente pelo controlador em ambiente controlado e seguro; VI - representação: relato formalizado por servidores ou autoridades do Ministério da Fazenda ou de outros órgãos e esferas de Poder acerca de irregularidade praticada por servidor ou empregado público ou de ato lesivo praticado por pessoa jurídica contra a Administração Pública; e VII - notícia de mídia: relato divulgado por meios de difusão de informação acerca de irregularidade praticada por servidor ou empregado público ou de ato lesivo praticado por pessoa jurídica contra a Administração Pública. Art. 35. Denúncias e comunicações anônimas de irregularidades serão apresentadas, preferencialmente, em meio eletrônico, por meio do sistema de ouvidoria vigente. § 1º Não será recusado o recebimento de denúncia formulada nos termos da Lei nº 13.460, de 2017, e do Decreto nº 10.153, de 2019, sob pena de apuração de responsabilidade do agente público que a recusou. § 2º Na hipótese de a denúncia ser recebida em meio físico, e-mail, telefone, presencialmente, ou qualquer outro meio de atendimento, a Ouvidoria promoverá a sua inserção no sistema de ouvidoria vigente. § 3º A denúncia recebida por qualquer unidade do Ministério deverá ser encaminhada, obrigatória e impreterivelmente, no prazo de 15 (quinze) dias, à Ouvidoria, para inserção no sistema de ouvidoria vigente. § 4º O envio de que trata o § 3º deste artigo, nas hipóteses em que se verificar a necessidade de sigilo de qualquer natureza em razão de legislação própria, ou ainda, decorrente de decisão judicial, ocorrerá assim que superada a necessidade de sigilo, ou nos limites em que for possível a sua comunicação, dada a circunstância, sem óbice do prosseguimento da apuração pelo órgão competente, respeitado o § 2º do art. 1º da Lei 13.460, de 2017. § 5º As unidades do Ministério que atuem no tratamento de denúncia, com elementos de identificação do denunciante por meio de sistemas informatizados, devem adotar medidas que controlem o acesso às denúncias nos sistemas, com datas e nomes dos agentes públicos, nos termos do art. 6º, § 3º, do Decreto nº 10.153, de 2019. Art. 36. A Ouvidoria do Ministério da Fazenda garantirá ao denunciante a possibilidade de: I - formular a denúncia por qualquer meio existente, inclusive oralmente, hipótese na qual será reduzida a termo; II - ter acesso livre e gratuito a meios e canais oficiais de recebimento de denúncia, vedada a cobrança de taxas ou de emolumentos; e III - conhecer os trâmites para fazer uma denúncia. Art. 37. A denúncia será conhecida quando contiver elementos mínimos descritivos de irregularidade ou indícios que permitam à administração coligir tais elementos. Art. 38. Os registros anônimos, ou quaisquer outras notícias de irregularidades de que não se possa conhecer a autoria, serão recepcionados como comunicação anônima de irregularidade, após análise preliminar. Parágrafo único. Os órgãos apuradores arquivarão a comunicação anônima de irregularidade e, se houver elementos suficientes, procederão, por iniciativa própria, à instauração de procedimento investigatório preliminar. Art. 39. A Ouvidoria realizará análise preliminar de denúncias e comunicações anônimas de irregularidade no prazo previsto no parágrafo único do art. 30 desta Portaria e as encaminhará, conforme o caso, à unidade de apuração responsável: I - Corregedoria, quando se tratar de assuntos disciplinares; II - Comissão de Ética, quando se tratar de assuntos de desvio ético; III - Assessoria Especial de Controle Interno, quando os fatos relatados remeterem à necessidade de atuação perante a Controladoria-Geral da União, com vistas a possível ação de controle interno; IV - secretaria finalística ou órgão interno responsável, quando se tratar de respectiva competência de apuração ou de verificação do cumprimento de política pública setorial correspondente; ou V - entidade vinculada ao Ministério detentora de autonomia administrativa e organizacional para a apuração da denúncia, quando se tratar de denúncia abrangida na respectiva esfera de competência. Art. 40. Ao final do procedimento apuratório da denúncia, as unidades de que tratam o caput do art. 39 deverão, no prazo de 15 (quinze) dias, informar a decisão à Ouvidoria para comunicação ao denunciante por meio do sistema de ouvidoria vigente, conforme determinado pelo art. 6º-B do Decreto nº 10.153, de dezembro de 2019. Art. 41. Quando a denúncia ou comunicação anônima de irregularidade envolver matéria alheia ou estranha às competências institucionais do Ministério da Fazenda, a Ouvidoria deverá: I - no caso de denúncia: a) reencaminhar ao órgão ou entidade competente para tratar o assunto, caso integre a Rede Nacional de Ouvidorias; ou b) responder ao interessado quando não for possível identificar o órgão ou entidade competente para tratar o assunto ou, ainda, quando, mesmo identificado, o órgão ou entidade competente não integrar a Rede Nacional de Ouvidorias; e II - no caso de comunicação anônima de irregularidade:
PORTARIA SE/MF Nº 1.554, DE 7 DE DEZEMBRO DE 2023 (parte 1 de 3)
Publicado no Diário Oficial da União, seção 1, em , página 67. Órgão: Ministério da Fazenda — SECRETARIA EXECUTIVA. Todos os atos de 13/12/2023