PORTARIA Nº 1.413, DE 4 DE NOVEMBRO DE 2025

PORTARIA Nº 1.413, DE 4 DE NOVEMBRO DE 2025
Altera a Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos - CPADOC, no âmbito do Instituto
Nacional de Colonização e Reforma Agrária -
Incra.
O PRESIDENTE DO INSTITUTO NACIONAL DE COLONIZAÇÃO E REFORMA
AGRÁRIA - Incra, no uso das atribuições conferidas pelo Decreto n.º 11.232, de 10 de
outubro de 2022, alterado pelo Decreto nº 12.171, de 9 de setembro de 2024,
combinado com os incisos II, IX e XX do art. 143 da Portaria n.º 925, de 30 de dezembro
de 2024, publicada no Diário Oficial da União do dia 31 seguinte, e tendo em vista as
disposições da Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, do Decreto n.º 4.073, de 3 de
janeiro de 2002, do Decreto n.º 4.915, de 12 de dezembro de 2003 e do Decreto n.º
10.148, de 2 de dezembro de 2019. e ainda, o que consta do processo administrativo
n.º 54000.137313/2021-84, resolve:
Art. 1º Alterar a composição da Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos do Incra - CPADOC, em função de alteração no Regimento Interno da
Autarquia, que teve em sua composição a inclusão das Diretorias de Obtenção de Terras
- DT e de Territórios Quilombolas - DQ, bem como seus níveis hierárquicos
subordinados, com o objetivo de orientar e coordenar o processo de análise, avaliação
e seleção dos documentos arquivísticos produzidos e acumulados no seu âmbito de
atuação, para garantir a sua destinação final, nos termos da legislação vigente e das
normas do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos - SIGA.
CAPÍTULO I
DAS COMPETÊNCIAS
Art. 2º Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos -
CPADOC:
I - elaborar e divulgar o Código de Classificação de Documentos - CCD e a
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo - TTDD relativos às
atividades-fim do Incra, bem como promover sua atualização, quando necessário,
revendo descritores, prazos de guarda e destinação final, encaminhando-os para
aprovação do Arquivo Nacional - AN;
II - aplicar e orientar a utilização do uso do CCD e da TTDD, tanto em relação
às atividades-meio da administração pública federal quanto em relação às atividades-fim
do Incra;
III - orientar as unidades administrativas do Incra, analisar, avaliar e
selecionar o conjunto de documentos físicos e nato digitais produzidos e acumulados
pela administração pública federal, tendo em vista a identificação dos destinados à
guarda permanente ou a eliminação dos documentos destituídos de valor;
IV - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação
final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo;
V - orientar, acompanhar, analisar e aprovar as Listagens de Eliminação de
Documentos - LEDs elaboradas pelos servidores responsáveis pela seleção;
VI - observado o disposto nos incisos I e II, encaminhar as LEDs aprovadas
pela CPADOC ao titular da Diretoria de Gestão Administrativa - DA para submeter à
autoridade competente, visando autorização da eliminação, na forma da legislação
vigente e das orientações do Arquivo Nacional - AN;
VII - analisar e aprovar os editais de ciência de eliminação e os termos de
eliminação, bem como os demais documentos que vierem a ser exigidos;
VIII - elaborar, excepcionalmente, o Plano de Destinação de Documentos,
quando os conjuntos documentais não constarem no CCD e na TTDD relativo às
atividades-meio e/ou quando da inexistência de CCD e a TTDD relativo às atividades-fim,
conforme orientação do Arquivo Nacional - AN;
IX - obter as informações sobre as datas de aprovação das contas pelo
Tribunal de Contas da União - TCU, quando essa data for requisito para o descarte de
conjunto de documentos;
X - promover treinamento em serviço e cursos de capacitação e reciclagem
na sua área de competência, em articulação com o setor responsável pelos arquivos do
órgão ou entidade; e
XI - contatar a equipe técnica do Arquivo Nacional - AN para esclarecimentos
de dúvidas, sempre que necessário, bem como disseminar as orientações técnicas do
AN, em resposta às demandas apresentadas.
CAPÍTULO II
DA COMPOSIÇÃO E SUBORDINAÇÃO
Art. 3º A CPADOC será composta por membros das seguintes unidades:
I - Membros fixos, que devem participar de todas as reuniões,
independentemente do tema:
a) Chefe de Divisão de Gestão de Informação - DAA-2 (Novo Regimento), que
presidirá a Comissão;
b) Representante da Diretoria de Gestão Administrativa - DA, que secretariará
os trabalhos da Comissão;
c) Representante do Gabinete - GAB;
d) Chefe do Serviço de Gestão de Arquivos - DAA-2.1 (Novo Regimento) e
e) Chefe do Serviço de Gestão de Protocolo - DAA-2.2.
II - Membros rotativos, que participarão somente das reuniões que tratem de
documentação pertinente à área que representam:
a) Câmara Nacional de Conciliação Agrária - CCA;
b) Diretoria de Gestão Estratégica - DE;
c) Procuradoria Federal Especializada - PFE;
d) Auditoria Interna - AUD;
e) Corregedoria-Geral - CGE;
f) Diretoria de Governança da Terra - DF;
g) Diretoria de Desenvolvimento Sustentável - DD;
h) Diretoria de Obtenção de Terras - DT;
i) Diretoria de Territórios Quilombolas - DQ; e
j) Diretoria de Programas e Projetos Especiais - DP.
§ 1º O Presidente da CPADOC poderá convidar representantes de outras
unidades, outros órgãos e entidades públicas ou privadas e especialistas na matéria em
discussão para participar das reuniões, sem direito a voto.
§ 2º Desde que deliberado em reunião, a CPADOC poderá solicitar a
substituição de membros, apresentando o pedido e a justificativa ao titular da unidade
correspondente.
§ 3º Independentemente de realização de reunião deliberativa, o Presidente
da CPADOC poderá solicitar ao titular da unidade organizacional correspondente, nova
indicação para substituição de membros que não comparecerem a 3 (três) reuniões a
que tenham sido convocados.
Art. 4º A CPADOC ficará subordinada à Diretoria de Gestão Administrativa -
DA, cabendo a seu titular designar os membros da Comissão.
Parágrafo único. Em até 15 (quinze) dias úteis, a contar da publicação desta
Portaria, as unidades especificadas no caput deverão indicar o titular e suplente que as
representarão na CPADOC, salvo o Chefe de Divisão de Gestão de Informação - DAA-2
(Novo Regimento), o Chefe do Serviço de Gestão de Arquivos - DAA-2.1 (Novo
Regimento) e o Chefe do Serviço de Gestão de Protocolo - DAA-2.2 e seus substitutos,
que são membros natos.
CAPÍTULO III
DAS REUNIÕES E DELIBERAÇÕES
Art. 5º As reuniões ocorrerão em caráter ordinário, no mínimo
semestralmente e, em caráter extraordinário, sempre que convocada por seu Presidente
ou por solicitação de um terço dos seus membros.
§ 1º Na convocação constará a pauta dos assuntos a serem tratados e a
indicação do local, data e horário da reunião;
§ 2º Qualquer matéria urgente ou de alta relevância poderá, a critério do
Presidente, ser colocada em discussão ainda que não conste na pauta de
convocação.
§ 3º É obrigatória a convocação e a participação do membro rotativo quando
houver discussão ou deliberação afeta à documentação da área representada.
§ 4º As convocações para reuniões de colegiados especificarão o horário de
início e o horário limite de término da reunião.
§ 5º Na hipótese de a duração máxima da reunião ser superior a duas horas,
será especificado um período máximo de duas horas no qual poderão ocorrer as
votações.
Art. 6º O quórum de reunião da CPADOC é de maioria absoluta de seus
membros fixos e rotativos convocados, quando for o caso, e o quórum de aprovação é
de maioria simples.
§ 1º Além do voto ordinário, o Presidente da CPADOC terá o voto de
qualidade em caso de empate.
§ 2º O membro que não puder comparecer a uma reunião deverá comunicar
o motivo de sua ausência ao Secretário da CPADOC, com antecedência mínima de 1
(um) dia útil, e avisar ao seu suplente para que participe da referida reunião.
§ 3º Se pelo menos um dos membros convocados estiver desempenhando
suas atividades fora de Brasília, a reunião será realizada por videoconferência.
§ 4º As deliberações das reuniões ordinárias e extraordinárias serão
registradas em ata que será assinada pelos participantes presentes e divulgada em meio
eletrônico, em até 30 (trinta) dias úteis após a data em que foi realizada a reunião.
CAPÍTULO IV
DO REGIMENTO INTERNO E DEMAIS ATOS NORMATIVOS
Art. 7º A CPADOC deverá atualizar seu Regimento Interno, no prazo de 120
(cento e vinte) dias contados da data de início da vigência do ato de designação dos
membros, cuja aprovação compete ao Diretor de Gestão Administrativa.
Parágrafo único. Os demais atos normativos necessários à execução das
competências previstas no art. 2º desta Portaria serão elaborados pela CPADOC e
submetidos ao Diretor de Gestão Administrativa, para aprovação.
CAPITULO V
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 8º A unidade administrativa competente pela gestão de arquivos na Sede
do Incra, em Brasília, prestará o apoio administrativo à CPADOC.
Art. 9º É vedada a divulgação de discussões em curso sem a prévia anuência
do titular do órgão ao qual o colegiado esteja vinculado.
Art. 10º A participação na CPADOC e nas Comissões Regionais de Avaliação
de Documentos será considerada prestação de serviço público relevante, não
remunerada.
Art. 11º Fica revogada a Portaria/INCRA/P/Nº 1.596, de 03 de agosto de
2022, publicada no Boletim de Serviço Eletrônico do Incra em 04 de agosto de 2022.
Art. 12º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
CÉSAR FERNANDO SCHIAVON ALDRIGHI
RETIFICAÇÃO
Na Portaria nº 239, de 14 de novembro de 2023, publicada no Diário Oficial
da União de 20 de novembro de 2023, Seção 1, página 42;
Onde se lê: ..."Reconhece e declara como terras da Comunidade
Remanescente de Quilombo Barro Vermelho, localizada no município de Chapadinha,
no estado do Maranhão"...
Leia-se: ..."Reconhece e declara como terras da Comunidade Remanescente
de Quilombo Barro Vermelho, localizada no município de Vargem Grande, no estado do
Maranhão"...
Onde se lê: ..."Art. 1º Reconhecer e declarar como terras da Comunidade
Remanescente de Quilombo Barro Vermelho, a área de 472,1595 ha (quatrocentos e
setenta e dois hectares, quinze ares e noventa e cinco centiares), situada no município
de Chapadinha, no estado do Maranhão"...
Leia-se: ..."Art. 1º Reconhecer e declarar como terras da Comunidade
Remanescente de Quilombo Barro Vermelho, a área de 472,1595 ha (quatrocentos e
setenta e dois hectares, quinze ares e noventa e cinco centiares), situada no município
de Vargem Grande, no estado do Maranhão"...
(Processo nº 54230.005393/2009-18)