RESOLUÇÃO Nº 34 - CONSAD, DE 23 DE OUTUBRO DE 2025 (parte 1 de 2)

RESOLUÇÃO Nº 34 - CONSAD, DE 23 DE OUTUBRO DE 2025
Institui a Política Arquivística da Universidade
Federal do Rio Grande do Norte - UFRN.
O VICE-REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE faz
saber que o Conselho de Administração - CONSAD, usando das atribuições que lhe
confere artigo 19, inciso XI, do Estatuto da UFRN, resolve:
Art. 1º. Fica instituída a Política Arquivística da Universidade Federal do Rio
Grande do Norte - UFRN que tem como objetivo principal estabelecer as diretrizes e
normas para a produção, tramitação, acesso, gestão, avaliação, arquivamento,
preservação e destinação de todos os documentos produzidos e recebidos pela
instituição, em qualquer suporte.
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 2º. Esta política é fundamentada nos princípios da legalidade,
transparência, publicidade, eficiência, economicidade e na garantia do direito à
informação e à memória institucional, em consonância com a legislação vigente.
Art. 3º. Esta Política aplica-se à todas as unidades administrativas e
acadêmicas da UFRN.
CAPÍTULO II
DEFINIÇÕES
Art. 4º. Para os fins desta Política, considera-se:
I - acervo arquivístico: totalidade de documentos arquivísticos de uma
entidade custodiadora;
II - acessibilidade: facilidade no acesso ao conteúdo e ao significado de um
documento digital;
III - aquisição: ingresso de documentos em arquivo nas fases corrente,
intermediária e permanente por comodato, compra, custódia, dação, depósito, doação,
empréstimo, legado, permuta, recolhimento, reintegração ou transferência;
IV - arquivo: conjunto de documentos recebidos por uma entidade coletiva,
pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades,
independentemente da natureza do suporte;
V - autenticidade: credibilidade de um documento, isto é, a qualidade de um
documento ser o que diz ser e que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de
corrupção. A autenticidade é composta de identidade e integridade;
VI - avaliação: processo de análise de documentos arquivísticos que estabelece
seus prazos de guarda e sua destinação, de acordo com os valores que lhes são
atribuídos;
VII - ciclo vital dos documentos: sucessivas fases por que passam os
documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação;
VIII - classificação arquivística: organização dos documentos de um arquivo ou
coleção, de acordo com o Plano de classificação, Código de classificação ou quadro de
arranjo;
IX - confiabilidade: credibilidade de um documento arquivístico enquanto uma
afirmação do fato. A confiabilidade existe quando um documento arquivístico pode
sustentar o fato ao qual se refere, sendo estabelecida pelo exame da completeza, da
forma do documento e do grau de controle exercido no processo de sua produção;
X - conservação: promoção da preservação e da restauração dos
documentos;
XI - custódia: responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos,
independentemente de vínculo de propriedade;
XII - descarte: exclusão de documentos de um arquivo após avaliação;
XIII - descrição: conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos
formais e de conteúdo dos documentos arquivísticos para elaboração de instrumentos de
pesquisa;
XIV - destinação: decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento
dos documentos para a guarda permanente ou eliminação;
XV - difusão: função arquivística relacionada à divulgação dos acervos e
serviços de informação que busca reunir os usuários da informação a capitais
informacionais de forma inclusiva;
XVI - disponibilidade: qualidade da informação que pode ser conhecida e
utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados;
XVII - documento arquivístico: documento produzido (elaborado ou recebido)
no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e
retido para ação ou referência;
XVIII - documento arquivístico digital: documento digital reconhecido e tratado
como um documento arquivístico;
XIX - documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários,
acessível e interpretável por meio de sistema computacional;
XX - documento digitalizado: representante digital do processo de digitalização
do documento físico e seus metadados;
XXI - documento nato-digital: documento que se apresenta em suporte,
formato e codificação diferente dos digitais, tais como: documentos em papel,
documentos em películas e documentos eletrônicos analógicos;
XXII - eliminação: destruição de documentos que, na avaliação, foram
considerados sem valor para a guarda permanente, impedindo qualquer possibilidade de
reconstrução;
XXIII - gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de
documentos arquivísticos em fase corrente e intermediária, visando a eliminação ou
recolhimento para guarda permanente;
XXIV - integridade: qualidade da informação não modificada, inclusive quanto
à origem, trânsito e destino;
XXV - plano de classificação: esquema de distribuição de documentos em
classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do
estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela
produzido;
XXVI - política de informação: conjunto de princípios, leis, diretrizes, regras,
regulamentos e procedimentos interrelacionados que orientam a supervisão e gestão do
ciclo vital da informação: a produção, coleção, organização, distribuição/disseminação,
recuperação e eliminação da informação;
XXVII - prazo de guarda: prazo definido na tabela de temporalidade e baseado
em estimativas de uso em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou
no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada;
XXVIII - preservação: conjunto de medidas e estratégias de ordem
administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a
preservação da integridade dos materiais;
XXIX - preservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas
para superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo o acesso
e a interpretação de documentos digitais pelo tempo que for necessário;
XXX - recolhimento: uma das formas de entrada de documentos em arquivos
permanentes que se refere à etapa final do processo de gestão documental;
XXXI - repositório digital: plataforma tecnológica que apoia o gerenciamento
dos materiais digitais, pelo tempo que for necessário, sendo formado por elementos de
hardware, software e metadados, bem como por uma infraestrutura organizacional e
procedimentos normativos e técnicos;
XXXII - sistema de arquivos: conjunto de arquivos que, independentemente da
posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funciona de modo
integrado e articulado na persecução de objetivos comuns;
XXXIII - suporte: base física sobre a qual a informação é registrada;
XXXIV - tabela de temporalidade: instrumento de destinação, aprovado por
autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a
transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos;
XXXV - transferência: passagem de documentos do arquivo corrente para o
arquivo intermediário;
XXXVI - unidade acadêmica: setor responsável pelas atividades voltadas ao
Ensino, Pesquisa e Extensão; e
XXXVII - unidade administrativa: setor responsável pelas atividades que
apoiam a concretização dos objetivos finalísticos da Instituição.
CAPÍTULO II
DOS OBJETIVOS E DIRETRIZES
Seção I
Dos objetivos
Art. 5º. São objetivos da Política Arquivística da UFRN:
I - prezar pelo cumprimento do disposto na legislação arquivística vigente;
II - zelar pelos princípios da Administração Pública na gestão, preservação,
recuperação e acesso aos documentos e informações arquivísticas;
III - consolidar normas e procedimentos de gestão de documentos na
UFRN;
IV - garantir a preservação e conservação do patrimônio arquivístico
institucional; e
VI - subsidiar a implementação do sistema de arquivos no âmbito da
UFRN.
Seção II
Das diretrizes gerais
Art. 6º. São diretrizes gerais da Política Arquivística da UFRN:
I - normatizar as atividades de gestão, preservação e acesso aos documentos
e informações arquivísticas no âmbito da UFRN, de acordo com a legislação arquivística
vigente;
II - promover a gestão e a preservação dos documentos arquivísticos para
apoiar a tomada de decisão, o acesso e a transparência;
III - seguir as orientações técnicas do Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ) e do Arquivo Nacional;
IV - capacitar a comunidade universitária sobre as atividades de gestão,
preservação e acesso a documentos arquivísticos;
V - realizar parcerias com outras instituições para desenvolver projetos na
área arquivística;
VI - apoiar o ensino, a pesquisa e a extensão por meio das atividades de
gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos; e
VII - orientar as atividades de produção, classificação, avaliação, descrição,
aquisição e difusão de documentos arquivísticos.
Seção III
Da gestão de documentos
Art. 7º. São diretrizes da gestão de documentos:
I - garantir a produção, tramitação, e utilização dos documentos arquivísticos
de forma a manter a autenticidade, confiabilidade, acessibilidade e difusão;
II - garantir a classificação e a adoção de métodos de arquivamento de
documentos nas unidades administrativas e acadêmicas para torná-los recuperáveis e
acessíveis;
III - assegurar o arquivamento, a transferência e o recolhimento de
documentos arquivísticos, observando os prazos de guarda e a destinação final, conforme
previsto nas Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) e normativos
vigentes;
IV - garantir que a eliminação de documentos arquivísticos ocorra somente
após aplicação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) e
autorização da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD); e
V - adotar práticas sustentáveis no descarte de documentos, conforme
legislação vigente e normativos internos.
Parágrafo único: Na produção digital de documentos oficiais, deve ser
priorizada a utilização das ferramentas de edição de texto dos sistemas adotados pela
instituição, garantindo o recebimento da respectiva numeração de registro e a verificação
de autenticidade.
Seção IV
Da preservação de documentos
Art. 8°. As diretrizes de preservação aplicam-se a documentos analógicos e
digitais, buscando um esforço contínuo e ordenado para a conservação do acervo. Para
tanto, a UFRN deve:
I - promover a preservação de documentos arquivísticos, independentemente
da natureza e do suporte, como esforço contínuo e ordenado;
II - assegurar a guarda e a preservação dos documentos arquivísticos da
UFRN;
III - estabelecer e compartilhar as responsabilidades das diversas unidades que
custodiam acervos arquivísticos em diferentes níveis de atuação, produção, utilização e
guarda de documentos;
IV - definir as estratégias e ações de preservação de acervos arquivísticos
considerando as particularidades da UFRN, as recomendações do CONARQ e dos demais
órgãos reguladores;
V - implementar plano de conservação preventiva para impedir ou mitigar
danos dos diferentes agentes de deterioração e quando necessária a restauração de
documentos arquivísticos no âmbito da UFRN;
VI - propor medidas para mitigar a deterioração do acervo arquivístico e a
obsolescência tecnológica de softwares, hardwares e formatos; e
VII - colaborar com a criação, o aprimoramento e/ou a adoção de softwares,
sistemas, formatos e outras tecnologias associadas à preservação de documentos
arquivísticos digitais observando recomendações técnicas vigentes.
Parágrafo único. As estratégias de preservação devem ser incorporadas em
todo o ciclo de vida dos documentos arquivísticos, garantindo a autenticidade, a
confiabilidade e a rastreabilidade dos documentos.
Seção V
Do acesso e difusão
Art. 9°. São diretrizes do acesso e difusão:
I - fomentar a cultura de transparência institucional;
II - promover a divulgação ativa de informações públicas, utilizando as
Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs);
III - manter os documentos arquivísticos recuperáveis e acessíveis;
IV - fomentar capacitações a respeito da disponibilidade, acesso e uso das
informações arquivísticas;
IV - atender às solicitações de acesso às informações e aos documentos
arquivísticos; e
V - promover a difusão, por meio da elaboração de instrumentos de pesquisa
e da realização de ações educativas e culturais.
Parágrafo único. O acesso aos documentos arquivísticos deverá ser promovido
como regra, resguardadas as informações restritas e sigilosas, conforme previsto na
legislação vigente.
CAPÍTULO III
DOS DOCUMENTOS E SUAS FASES
Art. 10. A gestão de documentos, físicos e digitais, da UFRN é regida pelo
Ciclo de Vida do Documento, abrangendo:
I - a Fase Corrente, que envolve o recebimento, criação e tramitação dos
documentos;
II - a Fase Intermediária, que envolve o armazenamento e preservação
temporária do documento; e
III - a Fase Permanente, que envolve a guarda definitiva dos documentos de
valor histórico e probatório.
Art. 11. Os documentos digitais, ao final do seu trâmite, devem ser
armazenados em um Repositório Digital Confiável (RDC) da instituição, garantindo a sua
preservação a longo prazo.
Art. 12. Os documentos, físicos e digitais, sem valor de guarda permanente
somente poderão ser eliminados após avaliação da CPAD em observância da legislação
vigente e as recomendações do Arquivo Nacional.
CAPÍTULO IV
DAS RESPONSABILIDADES
Art. 13. A gestão de documentos na UFRN é de responsabilidade institucional
e de observância obrigatória por toda a comunidade universitária.
Art. 14. Compete à Coordenadoria de Gestão da Informação e ao Arquivo
Geral:
I - coordenar, monitorar e orientar a implementação desta política à toda a
comunidade universitária;
II - promover a gestão de documentos na UFRN em todas as suas fases:
produção, utilização, avaliação, preservação e acesso aos documentos arquivísticos,
independentemente da natureza ou suporte;
III - prestar orientações técnicas às unidades administrativas e acadêmicas da
UFRN acerca da Política Arquivística;
IV - emitir pareceres sobre a produção, a gestão, a guarda e o acesso aos
documentos arquivísticos da UFRN, considerando as particularidades de cada unidade
administrativa e acadêmica;
V - orientar sobre os procedimentos de transferência e recolhimento de
documentos arquivísticos da UFRN;
VI - avaliar, em conjunto com a CPAD, os documentos para definição de sua
destinação final e a possível eliminação;
VII - custodiar os documentos transferidos e recolhidos ao Arquivo Geral;
VIII - atuar como laboratório, por meio do Arquivo Geral, nas áreas da
pesquisa, do ensino e da extensão;
IX - regulamentar as atividades e procedimentos de gestão, tramitação,
preservação e conservação de documentos arquivísticos na UFRN;
X - elaborar e expedir notas técnicas, relatórios, informativos e outros
documentos pertinentes às atribuições e atuação do Arquivo Geral; e
XI - propor a Política de Preservação Digital com o objetivo de garantir o
acesso contínuo, autêntico e seguro às informações arquivísticas digitais ao longo do
tempo, mesmo com a obsolescência de tecnologias, mídias e formatos.
Parágrafo único: Os fundos ou coleções arquivísticas, ao serem incorporados
por meio de aquisição, devem estar em consonância com a missão e objetivos da UFRN,
ou em política específica, devendo ser analisados quanto à origem, legalidade,
profundidade e sua natureza histórico-cultural para que seja aceito como bem
pedagógico, administrativo ou acadêmico por meio de parecer favorável da CGI da UFRN,
com consultoria da CPAD.
Art. 15. Compete à Comissão Permanente de Avaliação Documental:
I - orientar os processos de análise, avaliação e seleção da documentação
arquivística produzida e acumulada na UFRN com o intuito de estabelecer a destinação
dos documentos para guarda permanente ou eliminação dos destituídos de valor
probatório, informativo e histórico;
II - estabelecer diretrizes referentes à produção, à tramitação, à transferência,
o recolhimento, à preservação e à conservação de documentos arquivísticos a serem
cumpridas por todas as unidades administrativas e acadêmicas responsáveis pela
produção, registro, recebimento, movimentação e guarda documental;
III - orientar e supervisionar a aplicação dos Códigos de Classificação de
Documentos e das Tabelas de Temporalidades e Destinação de Documentos relativos às
atividades-meio e finalísticas vigentes e sua aplicação;
IV - propor e incentivar a capacitação técnica, o aperfeiçoamento e a
reciclagem dos agentes públicos da UFRN que desenvolvam ou que venham a
desenvolver atividades relacionadas à avaliação e destinação de documentos
arquivísticos;
V - aprovar ou reprovar as Listagens de Eliminação de Documentos no âmbito
da UFRN e dar prosseguimento aos procedimentos, segundo as diretrizes do Arquivo
Nacional;
VI - submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação,
conforme legislação vigente;
VII - divulgar os trabalhos realizados pela CPAD por meio dos canais de
comunicação institucional; e
VIII - revisar e propor às autoridades arquivísticas competentes, sempre que
necessário, alterações nos Códigos de Classificação de Documentos de Arquivo e Tabelas
de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio e finalísticas
vigentes.
Art. 16. Compete à Superintendência de Tecnologia da Informação:
I - prover e manter a infraestrutura tecnológica para apoio à produção, à
tramitação, o uso, o arquivamento e à preservação, garantindo ambiente seguro, assim
como as características de confiabilidade, autenticidade e disponibilidade dos documentos
arquivísticos digitais;
II - realizar avaliação técnica sobre softwares de interesse institucional
relacionados às atividades arquivísticas; e
III - oferecer suporte técnico para a preservação de documentos arquivísticos
na UFRN em conformidade com a legislação vigente.
Art. 17. Compete à todas as unidades administrativas e acadêmicas da
instituição:
I - assegurar a correta produção, classificação, registro e guarda de
documentos sob sua responsabilidade na fase corrente, conforme as orientações técnicas
estabelecidas pela CGI;
II - manter os documentos arquivísticos sob sua custódia organizados,
preservados e disponíveis ao acesso, ressalvados os documentos e informações restritas
ou sigilosas;
III - zelar pela integridade, autenticidade e segurança dos documentos sob sua
custódia;
IV - transferir os documentos arquivísticos para a guarda intermediária,
preferencialmente para unidades de arquivamento hierarquicamente vinculadas ao setor
de origem ou para o Arquivo Geral, de acordo com os procedimentos e prazos definidos
por meio da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) estabelecidos
pela CGI; e
V - consultar a CGI quanto à viabilidade na implementação de novos sistemas
e ferramentas que envolvam atividades arquivísticas.
Art. 18. Compete à Administração Superior garantir recursos humanos,
financeiros, patrimoniais, materiais e tecnológicos para a implementação e manutenção
da Política Arquivística e para a preservação do conjunto documental e de memória da
instituição.
CAPÍTULO V
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 19. Os fluxos de documentos e procedimentos relativos aos padrões para
criação e tramitação serão regulamentados em normativo específico.
Art. 20. Casos não previstos nesta política serão resolvidos pela Coordenadoria
de Gestão da Informação, com a devida aprovação das instâncias superiores da
universidade, quando necessário.
Art. 21. O Anexo a esta Resolução relaciona a legislação aplicável à gestão da
documentação governamental.
Art. 22. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Reitoria, em Natal, 23 de outubro de 2025.
HENIO FERREIRA DE MIRANDA