INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 1, DE 15 DE OUTUBRO DE 2025 (parte 2 de 2)

II - documentos que demandem análise preliminar formal devem ser elaborados
e assinados por meio de tipo de documento próprio, caracterizado como minuta, que não
se confunde com o documento final a ser posteriormente formalizado; e
III - documentos que demandem assinatura de mais de um usuário devem ser
encaminhados somente depois da assinatura de todos os responsáveis.
§ 1º Quanto ao disposto no inciso III, em se tratando de documentos redigidos
por mais de uma unidade, caso necessário, esta característica deve ser destacada
diretamente no teor do documento, indicando as unidades participantes.
§ 2º Quando o documento contiver elemento de texto ou imagem cuja
formatação seja incompatível com o editor de textos, o referido elemento poderá ser
inserido no SEI-MEC como documento externo, utilizando o formato PDF/A.
§ 3º Os documentos digitais de áudio e vídeo devem ser gravados em formato
de compressão que garanta o menor tamanho de arquivo possível, mantendo-se sua
integridade e inteligibilidade, de forma que cada arquivo não ultrapasse o limite de que
trata o § 4º.
§ 4º Os limites de tamanho individual de arquivo para inserção no SEI-MEC são
de 400MB para usuários internos e de 400MB para usuários externos, e poderão ser
redefinidos a qualquer momento, de acordo com disponibilidade técnica da infraestrutura
do sistema.
§ 5º Documentos digitais de qualquer natureza que ultrapassarem o limite de
que trata o § 4º devem ser mantidos em servidor online (armazenamento em nuvem),
inserindo a informação do link de acesso no processo correspondente.
Art. 33. A ordenação de documentos nos processos eletrônicos, atribuída
apenas aos titulares das Unidades Usuárias, e seus respectivos substitutos, bem como para
os servidores do Protocolo Central, deve respeitar a sequência cronológica de sua
assinatura.
Parágrafo único. Documentos resultantes da digitalização de processos em
suporte físico não podem ser reordenados, a fim de preservar a ordem de suas folhas
originais.
Art. 34. A citação de documentos já disponibilizados no SEI-MEC deve ser feita,
preferencialmente, por meio da função "link SEI".
Seção V
Da assinatura eletrônica
Art. 35. Os documentos eletrônicos produzidos no SEI-MEC terão garantia de
integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de assinatura eletrônica
nas seguintes modalidades:
I - assinatura cadastrada, mediante login e senha de acesso do usuário; ou
II - assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por Autoridade
Certificadora credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil ou pelo
sistema gov.br.
§ 1º As assinaturas de que trata o caput são de uso pessoal e intransferível,
sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.
§ 2º O uso da assinatura digital é obrigatório para os casos previstos no art. 4º,
inciso III, do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020, adotando-se para os demais
casos a modalidade de assinatura cadastrada.
§ 3º A autenticidade de documentos gerados no SEI-MEC pode ser verificada
no endereço eletrônico
https://sei.mec.gov.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&acao_
origem=documento_conferir&lang=pt_BR&id_orgao_acesso_externo=0, e no endereço
indicado na tarja de assinatura e declaração de autenticidade no próprio documento, com
uso dos códigos verificador e Cyclic Redundancy Check - CRC .
Art. 36. A assinatura eletrônica de documentos importa na aceitação das
normas regulamentares sobre o assunto e da responsabilidade do usuário por sua
utilização indevida.
Art. 37. A assinatura cadastrada terá denominação do cargo efetivo ou cargo
comissionado, sendo que, neste caso, serão adotadas as denominações do decreto de
aprovação da estrutura organizacional do Ministério da Educação, admitindo-se a variação
de gênero feminino e masculino e a qualificação de substituição.
Seção VI
Da exclusão e cancelamento de documentos
Art. 38. A exclusão de documento no SEI-MEC é permitida somente enquanto
ele não tenha sido assinado.
Parágrafo único. A operação de exclusão é definitiva e irreversível, registrada
no histórico do processo, e a numeração sequencial do documento gerado, quando
houver, será inutilizada.
Art. 39. Os documentos oficiais do Ministério da Educação somente poderão ser
cancelados por determinação formal do titular da Unidade Usuária, mediante justificativa
registrada em Termo de Cancelamento de Documento, referenciando o documento com o
respectivo link, e criando outro na sequência, em substituição ao anterior, quando for o caso.
§ 1º Quando o documento a ser cancelado tiver sido assinado por diversas
autoridades, o termo de cancelamento de documento deverá ser assinado pela maior
autoridade signatária.
§ 2º O documento cancelado continua a ser apresentado na árvore do
processo, porém apresenta marcação própria sendo que seu conteúdo se torna inacessível
e não poderá ser recuperado.
Seção VII
Do recebimento e envio de processos (tramitação)
Art. 40. A tramitação de processos entre unidades do SEI-MEC deve ser
realizada utilizando-se a funcionalidade "Enviar Processo", precedido de documento
inserido na árvore do processo.
Art. 41. O processo deve permanecer aberto somente na unidade que está
realizando sua análise e mantido aberto em mais de uma unidade do SEI-MEC apenas nos
casos em que for imprescindível ao regular andamento do processo.
Art. 42. Em caso de erro na movimentação de processo eletrônico, a área de
destino promoverá imediatamente:
I - sua devolução ao remetente; ou
II - seu envio para a área responsável.
Art. 43. O envio de processos para órgãos ou entidades externas ao Ministério
da Educação será feito, preferencialmente, por meio do Tramita GOV.BR ou por outro
sistema de protocolização eletrônica do órgão destinatário.
§ 1º Compete à unidade remetente verificar junto ao órgão destinatário o
meio de protocolização adequado, tendo em vista as regras próprias de cada órgão.
§ 2º Em caso de impossibilidade de uso das funcionalidades indicadas no
caput, o envio de processos ou documentos poderá ser realizado por meio da
funcionalidade "Enviar Correspondência Eletrônica" do SEI, quando compatível com o
órgão destinatário, com a inserção da confirmação de recebimento registrada no
andamento do processo.
§ 3º A expedição de documentos em suporte físico deverá ser feita em casos
excepcionais, quando não for possível o envio nas formas estabelecidas no caput e em seu § 2º.
§ 4º Os comprovantes de recebimento de processos e documentos expedidos
deverão ser inseridos no respectivo processo SEI, para eventual necessidade de verificação
de entrega.
Seção VIII
Do relacionamento e anexação de processos
Art. 44. O relacionamento de processos é realizado quando há necessidade de
associar um ou mais processos entre si, cujas informações se relacionem ou subsidiem a
análise dos processos.
Parágrafo único. O relacionamento de processos não vincula a instrução e
tramitação processual, sendo necessária a instrução e o envio individual dos processos
relacionados.
Art. 45. A anexação de processos deve ocorrer apenas quando houver a
necessidade de união permanente de processos com o mesmo interessado e assunto, para
que sejam analisados e decididos de forma conjunta.
§ 1º Quando necessária, a ação mencionada no caput deverá ser executada a
partir do processo principal, ficando vedada, a partir de então, a juntada de novos
documentos no processo acessório.
§ 2º A desanexação de processos poderá ser feita excepcionalmente, por meio
de justificativa fundamentada em "Termo de Desanexação de Processo" pelo titular da
unidade que efetuou a anexação.
Seção IX
Do sobrestamento, conclusão e arquivamento de processos
Art. 46. O sobrestamento, entendido como a interrupção formal do andamento
do processo em razão de determinação existente no próprio processo ou em outro
processo, é sempre temporário e deve apresentar os motivos que justifiquem a ação,
observada a legislação pertinente.
§ 1º O documento no qual consta a determinação de sobrestamento, seu
número SEI e seu teor resumido devem constar do campo motivo para sobrestamento do
processo no SEI.
§ 2º O sobrestamento deve ser removido quando não mais subsistir o motivo
que o determinou ou quando for formalizada a retomada de sua regular tramitação.
Art. 47. A conclusão, entendida como o encerramento do processo na unidade
onde ele está tramitando, deve ser realizada quando da finalização da análise ou da
adoção das ações necessárias pela unidade, por Despacho nos autos contendo os motivos
que justifiquem a ação.
§ 1º A conclusão do processo em uma unidade não acarreta a conclusão nas
demais unidades nas quais esteja aberto.
§ 2º O processo concluído poderá ser reaberto, a qualquer momento, por
quaisquer das unidades pelas quais tenha tramitado, até o seu devido arquivamento.
§ 3º Na hipótese de necessidade de acompanhamento do trâmite de
processos, devem ser utilizados os recursos do SEI de "acompanhamento especial" ou
"bloco interno".
Art. 48. O arquivamento, entendido como a ação pela qual uma autoridade
determina a guarda de um documento ou processo, cessada a sua tramitação, deverá ser
feita mediante inserção de "Termo de Arquivamento".
Parágrafo único. O termo de que trata o caput deverá informar o motivo que
determinou o encerramento da análise do mérito do processo e tramitado para a unidade
de Arquivo Central do Ministério da Educação.
CAPÍTULO V
DOS NÍVEIS DE ACESSO
Seção I
Da categorização dos níveis de acesso
Art. 49. Os processos e documentos incluídos no SEI-MEC devem obedecer às
seguintes categorias de nível de acesso:
I - público, com acesso garantido ao seu conteúdo e sem formalidades a
qualquer cidadão, bem como a todos os usuários internos do SEI-MEC;
II - restrito, quando se tratar de informação sigilosa não classificada, com
acesso limitado ao seu conteúdo aos usuários das unidades em que o processo esteja
aberto ou por onde tramitou; ou
III - sigiloso, quando se tratar de informação sigilosa não classificada que deva,
temporariamente, ter seu acesso limitado aos usuários internos que possuam credencial
de acesso SEI-MEC sobre o correspondente processo.
Art. 50. A categorização do nível de acesso deve ser realizada pelo usuário no
momento da inserção de documento ou da autuação do processo.
Parágrafo único. Nos casos de processos e documentos com nível de acesso
restrito ou sigiloso, a categorização deve ser justificada mediante indicação da hipótese
legal na qual se fundamenta a restrição.
Art. 51. Para a seleção do nível de acesso restrito, o processo deve conter:
I - documentos preparatórios: que subsidiam decisões de ordem técnica,
política econômica, fiscal, tributária, monetária e regulatória, tais como notas técnicas,
pareceres, minutas de ato normativo;
II - documentos que contenham informações pessoais sobre a pessoa
identificada ou identificável e que são restritas a servidores legalmente autorizados e à
própria pessoa, tais como:
a) Registro Geral - RG;
b) Carteira Nacional de Habilitação - CNH;
c) Cadastro de Pessoa Física - CPF;
d) data de nascimento;
e) documento de Reservista;
f) Passaporte;
g) número de telefone pessoal;
h) e-mail pessoal;
i) informações financeiras;
j) informações referentes à saúde pessoal e de seus dependentes;
k) informações patrimoniais;
l) alimentandos, pensões e descontos voluntários;
m) dados de origem racial ou étnica;
n) orientação sexual;
o) convicções religiosas, filosóficas, morais e opiniões políticas; ou
p) filiações partidárias e sindicais;
III - demandas judicializadas submetidas à restrição de acesso; e
IV - documentos que contenham outras hipóteses para o nível restrito.
§ 1º O nível de acesso restrito para documento preparatório aplica-se até o
momento em que haja posicionamento final sobre o assunto objeto do documento ou
processo ou até que seja publicado o ato normativo.
§ 2º É obrigatória a alteração do nível de acesso quando a motivação para a
restrição não mais subsistir.
§ 3º A restrição de nível de acesso deve ser aplicada de forma individualizada
aos documentos, conforme o conteúdo de cada um deles e ao processo somente quando
todo o conteúdo exigir.
Art. 52. A seleção do nível de acesso sigiloso deverá ocorrer quando houver
documentos que devam ser acessados por usuários específicos, que possuam Credencial
de Acesso, ou naqueles que contenham informações protegidas pelas previsões constantes
da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e demais normativos aplicáveis.
Parágrafo único. A inclusão de um documento com nível de acesso sigiloso em um
processo torna todo o processo sigiloso, independentemente do nível de acesso do processo.
Seção II
Publicação de atos
Art. 53. Quando necessária a publicação, em Boletim de Serviço Eletrônico ou
no DOU, de ato em que deva constar a identificação inequívoca de pessoa física, o
documento a ser publicado oficialmente deve ser elaborado com o correspondente CPF
pseudonimizado de forma a ocultar os três primeiros dígitos e os dois dígitos verificadores,
apresentando-o no formato "***.999.999-**".
Parágrafo único. O disposto no caput não se aplica às hipóteses de
representante legal de pessoa jurídica prestadora de serviços públicos com quem a
Administração Pública estabeleça relações contratuais ou de cooperação, como forma de
viabilizar controle social no âmbito da Administração Pública.
Seção III
Da pesquisa pública e do pedido de vistas
Art. 54. Os processos eletrônicos registrados no SEI-MEC podem ser
consultados por qualquer cidadão no link da Pesquisa Pública, constante da página do SEI-
MEC, disponível no endereço eletrônico: https://www.gov.br/mec/pt-br/assuntos-1/sei-
sistema-eletronico-de-informacao/usuario-externo.
Art. 55. O acesso ao conteúdo do processo, nos casos em que haja garantia
legal do sigilo ou que mereçam restrição à consulta pública, será limitado aos usuários
comprovadamente interessados e previamente autorizados.
Parágrafo único. É vedada a disponibilização de acesso externo a processos
categorizados como sigilosos para usuários que não tiverem seu cadastro de usuário
externo aprovado, nos termos do art. 16.
Art. 56. Quando pertinente, a concessão de vistas a documentos e processos
categorizados como restrito ou sigiloso será efetivada por usuário interno:
I - da área detentora do processo, em caso de processo aberto apenas em uma unidade;
II - da área regimentalmente responsável pelo processo, em caso de processo
aberto em múltiplas unidades ou concluído; ou
III - nos casos de intimação, pela unidade que expediu a intimação.
CAPÍTULO VI
DAS FORMAS DE INTERAÇÃO EXTERNA
Art. 57. Ao usuário externo do Ministério da Educação estarão disponíveis as
seguintes formas de interação com o órgão:
I - peticionamento eletrônico, acessível, mediante cadastro, para o usuário
externo na condição de interessado, incluindo seu representante legal;
II - protocolo digital, para envio eletrônico de documentos, por meio da
plataforma denominada Protocolo.GOV.BR, acessível a partir do portal GOV.BR; e
III - envio externo por meio da plataforma digital de comunicação entre
sistemas de processo administrativo eletrônico, integrantes do PEN, denominada Tramita
GOV.BR;
Seção I
Do peticionamento eletrônico
Art. 58. O módulo peticionamento eletrônico permite ao usuário externo
previamente cadastrado na condição de interessado, incluído seu representante legal,
enviar documentos digitais, visando formar novo processo ou compor processo já
existente, diretamente no SEI-MEC, o qual fornecerá recibo eletrônico de protocolo
contendo pelo menos os seguintes dados:
I - número do processo no qual ocorreu a protocolização dos documentos;
II - lista dos documentos enviados com seus respectivos números de protocolo;
III - data e horário do recebimento; e
IV - identificação do signatário da petição.
Art. 59. A utilização de correio eletrônico ou de outros instrumentos
congêneres não é admitida para fins de peticionamento eletrônico, ressalvados os casos
em que regulamentação ou lei expressamente o permitam.
Art. 60. Os documentos em suporte físico, cuja digitalização seja tecnicamente
inviável, assim como os documentos nato-digitais em formato originalmente incompatível
ou de tamanho superior ao suportado pelo sistema, deverão ser apresentados fisicamente
ou por correspondência postal, ao Protocolo Central do Ministério da Educação, localizado
na Esplanada dos Ministérios, Bloco L, Brasília/DF, CEP 70047-900, no prazo de dez dias
contados do envio da petição eletrônica que deveria encaminhá-los, independentemente
de manifestação do Ministério da Educação, devendo ser considerada a data da postagem
na análise da tempestividade.
§ 1º A petição a que se refere o caput deve indicar expressamente os
documentos que serão apresentados posteriormente.
§ 2º O prazo disposto no caput para apresentação posterior do documento em
meio físico não exime o interessado do atendimento do prazo processual pertinente, o
qual deve ser cumprido com o peticionamento dos documentos cujo envio em meio
eletrônico seja viável.
Seção II
Do protocolo digital
Art. 61. A protocolização eletrônica, disponível no Portal GOV.BR, possibilita ao
cidadão entregar documentos endereçados ao Ministério da Educação sem a necessidade
de se deslocar fisicamente até uma unidade de protocolo ou enviar correspondência
postal.
Parágrafo único. Para acessar o serviço de protocolização eletrônica, os
usuários devem possuir conta única de acesso GOV.BR.
Art. 62. A ferramenta de serviço de protocolização deve ser utilizada para
protocolar documentos junto ao Ministério da Educação quando não for necessária a
interação mencionada do art. 17.
Seção III
Do Tramita GOV.BR
Art. 63. Os órgãos e entidades da administração pública federal direta,
autárquica e fundacional que estejam fazendo uso da ferramenta Tramita GOV.BR,
preferencialmente, deverão utilizá-la para o envio de processos ao Ministério da
Educação.
Parágrafo único. O envio de processos pela ferramenta condiciona-se às
limitações referentes ao tamanho e à extensão dos arquivos predefinidos, conforme
indicação apresentada na página do SEI-MEC, disponível no endereço eletrônico
https://www.gov.br/mec/pt-br/centrais-de-conteudo/sistemas-e-plataformas/sei/usuario-
externo.
CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 64. Devem ser recusados pelas unidades usuárias do SEI-MEC os
documentos e processos que estiverem em desacordo com o disposto nesta Instrução
Normativa, devendo ser restituídos às unidades que os encaminharam, especialmente
aqueles em suporte físico, quando deveriam ter sido remetidos por meio do sistema.
Art. 65. O uso inadequado do SEI-MEC e a divulgação de informações pessoais,
bem como de dados considerados sensíveis e sigilosos, de acordo com a legislação vigente,
ficam sujeitos à apuração de responsabilidade na forma da legislação em vigor.
Art. 66. Os órgãos colegiados e entidades vinculadas à estrutura organizacional
do Ministério da Educação que, porventura, implantarem o SEI-MEC em base única
multiórgão ficam sujeitos à autorização prévia e às mesmas regras estipuladas nesta
Instrução Normativa.
Art. 67. A Unidade de Gestão do SEI-MEC poderá expedir atos complementares
ao disposto nesta Instrução Normativa.
Art. 68. Esta Portaria entra em vigor em 10 de novembro de 2025.
LEONARDO OSVALDO BARCHINI ROSA