INSTRUÇÃO NORMATIVA SPOA/SE/MAPA Nº 8, DE 28 DE AGOSTO DE 2025

INSTRUÇÃO NORMATIVA SPOA/SE/MAPA Nº 8, DE 28 DE AGOSTO DE 2025
Dispõe sobre a observância da ordem cronológica
de pagamento das obrigações relativas ao
fornecimento de bens, locações, prestação de
serviços e realização de obras no âmbito da
Secretaria-Executiva do Ministério da Agricultura e
Pecuária - Unidade Gestora Executora 130005
O SUBSECRETÁRIO DE ORÇAMENTO, PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO DA
SECRETARIA-EXECUTIVA DO MINISTÉRIO DA AGRICULTURA E PECUÁRIA, no uso das
atribuições que lhe confere o art. 14, inciso I, alínea "b", do Anexo I do Decreto nº
11.332, de 1º de janeiro de 2023, e tendo em vista o disposto no art. 141 da Lei nº
14.133, de 1º de abril de 2021, na Instrução Normativa SEGES/ME nº 77, de 4 de
novembro de 2022, e o que consta do Processo nº 21000.049537/2025-12, resolve:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º Esta Instrução Normativa estabelece normas e procedimentos
voltados à gestão administrativa e financeira no âmbito da Secretaria-Executiva do
Ministério da Agricultura e Pecuária, com o objetivo de assegurar a observância da
ordem cronológica de pagamentos das obrigações decorrentes do fornecimento de
bens, da locação de bens móveis e imóveis, da prestação de serviços e da execução
de obras, realizados e coordenados pela Unidade Gestora Executora 130005 da
Coordenação-Geral de Execução Orçamentária e Financeira, em conformidade com a
legislação vigente.
Art. 2º A gestão administrativa e financeira deverá ser conduzida com
observância aos seguintes princípios constitucionais e administrativos:
I - legalidade, assegurando que todos os atos estejam em conformidade
com a legislação vigente;
II - impessoalidade, garantindo tratamento equitativo e objetivo nas
decisões e procedimentos;
III - moralidade, com conduta ética e integridade na aplicação dos recursos
públicos;
IV - eficiência, visando à obtenção dos melhores resultados com o uso
racional dos meios disponíveis; e
V - transparência, promovendo a publicidade e o acesso à informação sobre
os atos administrativos e financeiros.
CAPÍTULO II
DA ORDEM CRONOLÓGICA DE PAGAMENTO
Art. 3º A área financeira da Unidade Gestora Executora 130005 deverá
realizar os pagamentos com base na relação cronológica de exigibilidade das
obrigações, conforme disponibilizada no painel da intranet institucional.
Art. 4º Os pagamentos serão realizados conforme a ordem cronológica de
exigibilidade das obrigações, para cada fonte diferenciada de recursos, separadamente
por unidade administrativa e subdividida nas seguintes categorias de contratos:
I - fornecimento de bens;
II - locações;
III - prestação de serviços; e
IV - realização de obras.
§ 1º Excepcionalmente, a área financeira poderá emitir Ordens Bancárias
fora da ordem cronológica de pagamentos, nas seguintes hipóteses previstas na
Instrução Normativa SEGES/ME nº 77, de 4 de novembro de 2022:
I - grave perturbação da ordem, situação de emergência ou calamidade
pública;
II - pagamentos a microempresas, empresas de pequeno porte, agricultores
familiares, produtores rurais pessoa física, microempreendedores individuais e
sociedades cooperativas, desde que demonstrado o risco de descontinuidade na
execução do objeto contratual;
III - pagamentos relativos a serviços essenciais ao funcionamento dos
sistemas estruturantes da Administração Pública, quando houver risco de interrupção
da prestação contratada;
IV - pagamento de direitos oriundos de contratos em caso de falência,
recuperação judicial ou dissolução da empresa contratada; ou
V - pagamentos vinculados a contratos cujo objeto seja imprescindível à
preservação do patrimônio público ou à continuidade de serviços públicos relevantes,
desde que demonstrado o risco de descontinuidade da missão institucional do órgão
ou entidade.
§ 2º As exceções previstas no parágrafo anterior deverão ser formalmente
justificadas pela área financeira ao Ordenador de Despesas, mediante exposição clara
e fundamentada dos aspectos legais e fáticos que motivaram o pagamento fora da
ordem cronológica, cabendo ainda a adoção das seguintes providências:
I - inserir as justificativas no processo administrativo correspondente,
assegurando a ciência formal do Ordenador de Despesas da Unidade Gestora Executora
130005;
II - registrar a justificativa no campo "Justificativa" do Instrumento de
Cobrança no Sistema Compras.gov.br Contratos, conforme as opções disponibilizadas;
e
III - nos casos em que houver faturas que não serão pagas, selecionar, se
aplicável, uma das opções disponíveis no campo "Situação" do Instrumento de
Cobrança previsto no § 2º, inciso II.
Art. 5º A ordem cronológica de exigibilidade das obrigações terá como
marco inicial, para fins de inclusão do crédito na sequência de pagamentos, a data da
liquidação da despesa, nos termos da legislação vigente.
Art. 6º A Unidade Gestora Executora 130005 providenciará mensalmente a
disponibilização da ordem cronológica de pagamentos, em seção específica, contendo
as justificativas que fundamentarem a eventual alteração dessa ordem, garantindo a
transparência e o controle dos processos financeiros.
CAPÍTULO III
DOS PROCEDIMENTOS DE PAGAMENTO
Art. 7º Os procedimentos relacionados à gestão e fiscalização de contratos
deverão ser executados com observância rigorosa dos prazos estabelecidos, de modo
a assegurar a fluidez do cronograma financeiro da unidade.
Art. 8º O processo de pagamento deverá ser encaminhado devidamente
instruído à área competente em até dois dias úteis após o atesto da nota fiscal ou
instrumento correspondente e, obrigatoriamente, com antecedência mínima de cinco
dias úteis em relação à data de vencimento da obrigação contratual.
Parágrafo único. Em caso de descumprimento dos prazos estabelecidos no
caput, o gestor ou fiscal do contrato deverá:
I - apresentar justificativa formal para o envio intempestivo do processo de
pagamento, a ser anexada aos autos; e
II - encaminhar ofício ao superior hierárquico do setor em que se verificou
o atraso que resultou no pagamento de juros, multas ou correções monetárias, a fim
de que seja providenciada a apuração de responsabilidade e a adoção de medidas
administrativas cabíveis.
Art. 9º Nos casos em que o processo de pagamento for devolvido pela área
financeira para ajustes ou correções, deverá ser realizada a ratificação dos atestos pelo
fiscal do contrato, com a devida atualização da data no instrumento de cobrança,
sempre que o ajuste impactar a regularidade ou a completude do pagamento.
Parágrafo único. Após a correção, os documentos deverão ser reagrupados
na relação cronológica de exigibilidade, respeitando a ordem de apresentação e os
critérios estabelecidos na legislação vigente.
Art. 10. Deverá ser constituído um processo de pagamento específico para
cada demanda mensal, de forma a garantir a rastreabilidade, a organização documental
e a conformidade da gestão administrativa e financeira da unidade competente.
Parágrafo único. Cada processo de pagamento deverá estar vinculado no
Sistema Eletrônico de Informações - SEI ao respectivo processo licitatório principal, com
o objetivo de facilitar auditorias, assegurar a transparência dos atos administrativos e
promover maior eficiência na análise e na execução dos pagamentos, sempre
respeitando-se a ordem cronológica.
Art. 11. Os instrumentos de cobrança cadastrados no Portal de Compras do
Governo Federal deverão refletir, de forma clara e individualizada, as demandas
efetivamente executadas, sendo vedada a inclusão de itens repetidos ou duplicados
que possam ensejar cobranças indevidas.
Parágrafo único. Constatadas duplicidades ou inconsistências nos
instrumentos de cobrança, o fiscal do contrato deverá adotar, de imediato, as
providências necessárias para correção, inclusive com a solicitação de reemissão dos
documentos fiscais, quando aplicável, a fim de assegurar a regularidade do processo de
pagamento.
CAPÍTULO IV
DA LIQUIDAÇÃO E APROPRIAÇÃO DE DESPESAS
Art. 12. Para fins desta Instrução Normativa, e considerando o disposto na
Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964, e no Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro
de 1986, consideram-se:
I - liquidação de despesa: procedimento que verifica o direito adquirido do
credor, com base nos títulos e documentos comprobatórios da entrega do objeto ou
da prestação do serviço, sendo formalizada pelo atesto da nota fiscal realizado pelo
fiscal do contrato e confirmado pelo gestor, quando aplicável; e
II - apropriação da despesa: registro contábil da liquidação, efetuado pela
área financeira, não se confundindo com o ato de liquidação em si, que representa a
contabilização formal da obrigação reconhecida.
Art. 13. A liquidação da despesa observará, sequencialmente, as seguintes
fases:
I - apresentação dos comprovantes da entrega do material ou da prestação
efetiva do serviço;
II - elaboração do termo de recebimento provisório pelo fiscal do contrato,
formalmente designado pela autoridade competente, observando-se as regras
pertinentes às obras, serviços e compras;
III - elaboração do termo de recebimento definitivo pelo gestor do contrato,
formalmente designado pela autoridade competente, desde que se comprove o
atendimento das exigências contratuais e sejam observadas as regras pertinentes às
obras, serviços e compras;
IV - expedição de autorização para emissão de nota fiscal pelo gestor do
contrato;
V - emissão de nota fiscal pela contratada, com posterior conferência dos
dados fiscais e contratuais;
VI - atesto da nota fiscal a cargo do fiscal do contrato, que servirá para
comprovar a execução do objeto e a conformidade da cobrança;
VII - lavratura do relatório de ocorrência, quando houver retenções, glosas,
deduções ou outras intercorrências, com detalhamento das providências adotadas;
VIII - registro do instrumento de cobrança no Portal de Compras do
Governo Federal, com vinculação ao processo principal; e
IX - encaminhamento, pelo gestor do contrato, do processo de pagamento
devidamente instruído à área financeira, para fins de registro contábil da liquidação e
posterior pagamento, conforme a ordem cronológica.
Parágrafo único. O descumprimento de qualquer das fases previstas nos
incisos I a IX do caput poderá ensejar a devolução do processo de pagamento para
complementação, sem prejuízo das responsabilidades funcionais cabíveis.
CAPÍTULO V
DAS RESPONSABILIDADES DO FISCAL DO CONTRATO E DA ÁREA
FINANCEIRA
Art. 14. No âmbito da liquidação da despesa, compete ao fiscal do contrato
adotar as seguintes providências:
I - atestar exclusivamente as notas fiscais, verificando a conformidade do
enquadramento tributário com as cláusulas contratuais, o tipo de fornecimento ou
serviço e o local de entrega do objeto;
II - registrar as notas fiscais no respectivo instrumento de cobrança,
assegurando a vinculação correta ao processo de pagamento;
III - sempre que necessário, consultar os órgãos responsáveis pela
arrecadação tributária, a fim de esclarecer dúvidas quanto à incidência ou retenção de
tributos;
IV - verificar a existência de saldo orçamentário suficiente nos empenhos
vinculados ao instrumento de cobrança, indicando os valores a serem utilizados;
V - informar, no relatório de ocorrência, eventuais retenções fiscais, glosas,
deduções ou outras ocorrências relevantes, detalhando, no caso do Imposto Sobre
Serviços de Qualquer Natureza, os valores por inscrição no Cadastro Nacional de
Pessoa Jurídica ou no Cadastro de Pessoas Físicas e Município, quando aplicável;
VI - acompanhar, nos sistemas oficiais, a situação fiscal da contratada
quanto à sua condição de optante pelo Simples Nacional, quando assim declarada;
e
VII - se for o caso, verificar se a nota fiscal eletrônica foi inserida no Portal
Nacional de Contratações Públicas - PNCP.
Parágrafo único. Preferencialmente e no que couber, os fiscais do contrato
irão acompanhar os processos administrativos correspondentes até a efetiva finalização
do pagamento da despesa, assegurando a conformidade dos registros, a rastreabilidade
das etapas e a adequada prestação de contas.
Art. 15. Compete à área financeira da Unidade Gestora Executora
130005:
I - realizar os pagamentos com base na relação cronológica de exigibilidade
das obrigações;
II - efetuar os recolhimentos fiscais indicados pelo fiscal do contrato,
observando rigorosamente os prazos estabelecidos pela legislação tributária vigente;
III - realizar a apropriação contábil de eventuais juros, multas ou correções
monetárias decorrentes de atraso no recolhimento, conforme as normas vigentes;
IV - informar a situação dos pagamentos em atraso ao ordenador de
despesas, a fim de que este possa adotar as providências cabíveis, inclusive solicitar ao
gestor do contrato a apuração das causas dos eventuais atrasos nos pagamentos ou
recolhimentos; e
V - formalizar a devolução de processos de pagamento ao gestor ou fiscal
do contrato, sempre que forem identificadas inconsistências, omissões, necessidade de
ajustes ou ausência de justificativas obrigatórias.
Parágrafo único. Configurada a hipótese descrita no inciso IV do caput, o
gestor do contrato prestará as justificativas correspondentes ao ordenador de despesas,
com sua anexação ao processo administrativo para garantir a transparência e a
rastreabilidade dos atos praticados.
CAPÍTULO VI
DA TRIBUTAÇÃO
Art. 16. Para fins de controle e execução das obrigações tributárias
decorrentes da contratação, distinguem-se as seguintes responsabilidades:
I - retenções fiscais: identificação, pelo fiscal do contrato, dos tributos
incidentes sobre a nota fiscal apresentada pela contratada, conforme a legislação
vigente e o enquadramento tributário da empresa; e
II - recolhimentos fiscais: pagamentos feitos pela área financeira dos tributos
que foram retidos, observados os prazos legais, os códigos de receita e as guias
cabíveis segundo a legislação tributária e a obrigação tributária previamente
identificada pelo fiscal do contrato.
§ 1º As retenções fiscais serão feitas no momento do atesto da nota fiscal,
de forma a garantir que os valores devidos ao ente credor dos tributos estejam
corretamente destacados e registrados.
§ 2º Ao verificar a conformidade das retenções fiscais incidentes sobre os
pagamentos, o fiscal do contrato deve assegurar que as retenções informadas têm
como base a nota fiscal apresentada, os documentos complementares fornecidos pela
contratada, o enquadramento tributário da contratada, o local da prestação do serviço
e a natureza da despesa;
§ 3º No caso do Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza, o fiscal do
contrato deverá detalhar, por inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica ou
Cadastro de Pessoas Físicas e Município, os valores a serem recolhidos, assegurando a
correta destinação dos tributos segundo a legislação municipal aplicável.
§ 4º O recolhimento de tributos não está sujeito à ordem cronológica de
pagamentos, devendo ser realizado dentro dos prazos legais estabelecidos pela
legislação tributária aplicável.
§ 5º Se houver divergência entre os valores retidos e os que constam na
documentação fiscal, o fiscal do contrato deverá solicitar esclarecimentos à contratada
ou ao seu responsável contábil, registrando as tratativas no processo.
Art. 17. Caso o fiscal do contrato identifique valores sujeitos à tributação
que não estejam devidamente destacados na nota fiscal apresentada pela contratada,
deverá:
I - notificar imediatamente a empresa contratada, solicitando
esclarecimentos e a devida correção do documento fiscal;
II - quando necessário, fazer contato com o responsável contábil da
contratada para garantir o correto enquadramento tributário e evitar inconsistências
que possam comprometer a regularidade fiscal do pagamento;
III - registrar o evento no relatório de ocorrência, indicando os valores não
destacados, a natureza da tributação incidente e as providências adotadas;
IV - observado o disposto no art. 7º, § 4º, da Instrução Normativa
SEGES/ME nº 77, de 4 de novembro de 2022, e no art. 143 da Lei nº 14.133, de 1º
de abril de 2021, efetuar o atesto da nota fiscal somente após a regularização total
da situação, de modo a resguardar a Administração Pública de eventuais penalidades,
glosas ou apontamentos por parte dos órgãos de controle, bem como de autuações
por órgãos administrativos e fiscais competentes; e
V - anexar ao processo de pagamento toda a comunicação feita com a
contratada ou seu responsável contábil, bem como a nova nota fiscal corrigida, quando
cabível.
Parágrafo único. A persistência de irregularidades fiscais poderá ensejar a
aplicação de sanções contra a contratada, conforme previsto na legislação vigente e no
instrumento contratual.
CAPÍTULO VII
DO SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES - SEI
Art. 18. É vedada a inclusão, exclusão, substituição ou qualquer forma de
movimentação de documentos na árvore do processo no SEI após seu envio para outra
unidade administrativa, com o objetivo de preservar a integridade, a rastreabilidade e
a ordem cronológica dos registros.
Parágrafo único. Em caso de necessidade excepcional de ajuste documental,
a unidade interessada deverá formalizar solicitação à unidade detentora do processo
por e-mail, bem como justificar a alteração pretendida e indicar um prazo adequado
para essa finalidade.
Art. 19. Preferencialmente, as unidades em que o processo de pagamento
estiver tramitando irão inserir ao processo a marcação "Acompanhamento Especial",
visando facilitar seu monitoramento e rastreabilidade.
§ 1º A marcação "Acompanhamento Especial" também busca preservar a
memória administrativa dos processos, organizando-os de forma a permitir acesso ágil
em consultas gerenciais, auditorias ou demandas de controle.
§ 2º Para fins de organização e rastreabilidade dos processos de pagamento,
as unidades responsáveis por sua tramitação envidarão esforços para que sejam
acompanhados por grupo no SEI com denominação que identifique o número do
contrato, a razão social da contratada ou outro elemento que permita sua fácil
correlação.
§ 3º Concluídos os procedimentos de pagamento, o recolhimento dos
tributos devidos e a verificação da conformidade da gestão, o processo deverá ser
mantido na Unidade Gestora Executora 130005.
CAPÍTULO VIII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 20. O descumprimento das disposições desta Portaria poderá ensejar a
aplicação de sanções administrativas, conforme previsto na legislação vigente.
Art. 21. Esta Instrução Normativa se aplica aos procedimentos
administrativos que forem autuados ou registrados sob a égide da Lei nº 14.133, de
1º de abril de 2021.
Parágrafo único. Permanecem regidos pela Instrução Normativa
SEGES/MPDG nº 2, de 6 de dezembro de 2016, todos os procedimentos administrativos
que forem autuados ou registrados sob a égide da Lei nº 8.666, de 21 de junho de
1993, da Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002, e da Lei nº 12.462, de 4 de agosto
de 2011, incluindo contratações e eventuais renovações ou prorrogações de vigências
respectivas.
Art. 22. Esta Instrução Normativa entra em vigor no décimo quinto dia útil
do mês subsequente ao de sua publicação.
FERNANDO MAGALHÃES SOARES PINTO