DECISÃO COREN-RS Nº 142, DE 25 DE JULHO DE 2025

DECISÃO COREN-RS Nº 142, DE 25 DE JULHO DE 2025
Institui O Agiliza, O Sic, O +Fácil e O Fiscaliza como
sistemas para exercício das atividades do Coren-RS e
dá outras providências
O CONSELHO REGIONAL DE ENFERMAGEM DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL -
COREN-RS, neste ato, legal e regimentalmente representado pelo Presidente e pela Secretária
desta Autarquia, considerando os termos do o Regimento Interno da Autarquia - Decisão
Coren-RS nº 188/2024,
Considerando o Decreto n° 8.539, de 08 de outubro de 2020, que dispõe sobre o
uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e
das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional;
Considerando a Resolução COFEN n° 706, de 25 de julho de 2022, que
regulamenta o uso de meios eletrônicos de videoconferência para sessões de julgamento,
interrogatório das partes e oitiva de testemunhas nos processos éticos, e dá outras
providências;
Considerando que os princípios da eficiência e da sustentabilidade socioambiental
devem nortear as ações de todos os agentes econômicos da sociedade, em especial as
entidades da administração pública;
Considerando que o uso do processo administrativo eletrônico representa uma
economia de recursos públicos, notadamente de despesas com materiais de escritório;
Considerando que o uso do processo administrativo eletrônico confere maior
celeridade, economicidade, racionalidade, segurança e eficiência aos procedimentos e atos
administrativos;
Considerando a deliberação do Plenário, em sua 504ª Reunião Ordinária, decide:
Art. 1° Instituir o AGILIZA, o SIC, o +Fácil e o Fiscaliza como sistemas para exercício
das atividades do Coren-RS.
Art. 2º Fica instituído desde 09 de junho de 2025 o processo administrativo
eletrônico como meio preferencial de tramitação de processos administrativos, informações e
documentos no âmbito do Coren-RS.
§ 1º O disposto no caput não se aplica:
I - ao acervo de processos físicos existentes até 09 de junho de 2025 e que não
forem convertidos ao formato eletrônico;
II - às situações em que a utilização do meio eletrônico for tecnicamente inviável;
e
III - em caso de indisponibilidade do sistema, cujo prolongamento possa causar
danos relevantes à celeridade do processo.
§ 2º No caso das exceções previstas no §1º e sendo os autos eletrônicos, os atos
processuais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos físicos, desde
que, posteriormente, o documento-base correspondente seja digitalizado e inserido no
processo eletrônico, conforme procedimento previsto nesta Decisão.
§ 3º Fica autorizada a conversão de processos administrativos físicos em curso ao
formato digital.
Art. 3º O Siscoren a partir de 09 de junho de 2025 ficará bloqueado para novos
registros, ficando disponível somente para consulta.
Art. 4º Os processos físicos que, não forem digitalizados, tramitarão de forma
híbrida até o seu arquivamento e deverão ser movimentados no módulo Processo junto ao
AGILIZA, com base no número do protocolo do Siscoren e o(s) documento(s) expedido(s) pelo
SISDOC deverá(ão) ser impresso(s) e juntado(s) ao processo fisico.
Parágrafo único Na hipótese de processo físico, o documento gerado no SISDOC
não deverá ser tramitado e deverá ser registrado na aba Dados Básicos, campo Situação a
opção de Juntado em Processo.
Art. 5º Fica autorizada a instauração de processos eletrônicos pelo Gabinete da
Presidência e por:
a) Coordenadores de Departamentos.
b) Chefias de Setores;
c) Assistentes Adjuntas de Coordenação;
d) Procuradoria-Geral;
e) Ouvidoria; e
e) Protocolo.
Art. 6º Para o disposto nesta Decisão, consideram-se as seguintes definições:
I - usuários internos: agentes públicos ativos do Coren-RS, tais como conselheiros,
empregados, estagiários do Coren-RS, colaboradores das Câmaras Técnicas, Grupos Técnicos e
de Trabalho e Comissões de Instrução e outros que tenham acesso, de forma autorizada e
específica, as informações e documentos produzidos, geridos ou custodiados pelo Coren-RS;
II - usuários externos: quaisquer outras pessoas naturais ou pessoas jurídicas de
direito público ou privado não contempladas no inciso anterior;
III - assinatura eletrônica: os dados em formato eletrônico que se ligam ou estão
logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo
signatário para assinar, observados os níveis de assinaturas apropriados para os atos previstos
nesta Decisão;
IV - certificado digital: atestado eletrônico que associa os dados de validação da
assinatura eletrônica a uma pessoa natural ou jurídica;
V - certificado digital ICP-Brasil: certificado digital emitido por uma Autoridade
Certificadora (AC) credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), na
forma da legislação vigente;
VI - autenticidade: propriedade de que a informação foi produzida, expedida,
modificada ou destruída por uma determinada pessoa natural, ou por um determinado
sistema, órgão ou entidade;
VII - integridade: propriedade de que a informação não foi modificada ou
destruída de maneira não autorizada ou acidental;
VIII - documento: unidade de registro de informações, independentemente do
formato, do suporte ou da natureza;
IX - documento digital: é o documento arquivístico armazenado sob a forma
eletrônica e codificado em dígitos binários, podendo ser:
a) nato-digital: produzido originariamente em meio eletrônico; ou
b) digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando
uma fiel representação em código digital.
X - processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são
registrados e disponibilizados em meio eletrônico;
XI - processo principal: é aquele que, pela natureza da matéria, pode exigir a
anexação de um ou mais processos como complemento à sua decisão; e
XII - processo acessório: aquele que apresenta matéria indispensável à instrução
do processo principal.
Art. 7° O Sistema Agiliza contempla, entre outras, as seguintes funcionalidades:
I - assinatura eletrônica de documentos;
II - registro, autuação, instrução e gestão de informações, documentos e processos
administrativos; e
III - divulgação de informações para pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou
privadas, interessadas em determinado processo.
Parágrafo único - A autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da
assinatura, nos procedimentos e processos administrativos eletrônicos, deverão ser obtidas
por meio dos padrões de assinatura eletrônica definidos pelo COREN-RS.
Art. 8º O recebimento de documentos externos para inserção no sistema será
efetuado, preferencialmente, por correspondência eletrônica (e-mail), pelo Sistema, por meio
do módulo Processo do Sistema Agiliza ou por acesso dos usuários externos aos sistemas.
§1º Os documentos externos, quando não enviados diretamente ao endereço
eletrônico de um usuário interno ou a um processo, serão recebidos pelo setor de protocolo
do Coren-RS via endereço eletrônico: [email protected].
§2º Os arquivos eletrônicos enviados pelos usuários externos deverão respeitar as
especificações técnicas divulgadas no Sistema, como, por exemplo, tamanho e formato.
Art. 9º O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais
típicos de processos em suporte físico, tais como capeamento, criação de volumes, numeração
de folhas, juntada de folhas de informação, carimbos e aposição de etiquetas.
§1º Os usuários externos poderão enviar documentos digitais ou digitalizados por
meio eletrônico ou por meio do módulo Processo do Sistema Agiliza, nas hipóteses em que
forem devidamente autorizados por usuários internos.
§2º A apresentação dos originais dos documentos digitalizados enviados será
necessária somente quando a regulamentação ou a lei expressamente o exigir, na hipótese
de impugnação da integridade de documento digital ou quando requerido pelo Coren-RS.
§3º O teor e a integridade dos documentos enviados na forma do §1º do presente
artigo são de responsabilidade do usuário externo, o qual responderá por eventuais
adulterações ou fraudes nos termos da legislação civil, penal e administrativa.
Art. 10 A migração dos processos administrativos físicos para o eletrônico será
feita de maneira gradual, conforme cronograma de implantação a ser definido pelo
Departamento de Tecnologia da Informação (DTI) e pelo Gabinete do Coren-RS, em
coordenação com os demais setores e divulgada por ato da Presidência.
Art. 11 É de responsabilidade do usuário interno:
I - cumprir os deveres referentes ao acesso à informação e à proteção da
informação sigilosa, pessoal ou com algum outro grau de sensibilidade;
II - acessar e utilizar as informações do sistema no estrito cumprimento de suas
atribuições profissionais;
III - manter sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica;
IV - encerrar a sessão de uso dos Sistemas sempre que se ausentar da estação de
trabalho, garantindo a impossibilidade de uso indevido das informações por pessoas não
autorizadas; e
V - responder pelas consequências decorrentes das ações ou omissões que
possam pôr em risco ou comprometer a exclusividade de conhecimento de sua senha ou dos
atos do processo para os quais esteja habilitado.
Parágrafo único. Presumir-se-ão de autoria do usuário interno os atos praticados
com lastro em sua identificação e senha pessoal.
Art. 12 É de responsabilidade do usuário externo:
I - o sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica;
II - a atualização dos seus dados cadastrais;
III - a conformidade entre os dados informados no formulário eletrônico de
requerimento e aqueles contidos no documento enviado, incluindo o preenchimento dos
campos obrigatórios e anexação dos documentos essenciais e complementares;
IV - a confecção do requerimento e dos documentos digitais em conformidade
com os requisitos estabelecidos pelo sistema, no que se refere ao formato e ao tamanho dos
arquivos transmitidos eletronicamente;
V - a conservação dos originais em papel de documentos digitalizados enviados por
meio de requerimento eletrônico até que decaia o direito da Administração Pública de rever
os atos praticados no processo, para que, caso solicitado, sejam apresentados ao Coren-RS
para qualquer tipo de conferência;
VI - a verificação, por meio do recibo eletrônico de protocolo, do recebimento dos
requerimentos e dos documentos transmitidos eletronicamente;
VII - a consulta periódica ao sistema por meio do qual se efetivou o requerimento
eletrônico, a fim de verificar o recebimento de comunicações; e
VIII - as condições de sua rede de comunicação, o acesso a seu provedor de
internet e a configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas.
§1º Presumir-se-ão de autoria do usuário externo os atos praticados com lastro
em sua identificação e senha pessoal.
§2º A não obtenção do cadastro como usuário externo, bem como eventual erro
de transmissão ou recepção de dados não imputáveis a falhas do sistema que hospeda o
módulo Processos do Sistema Agiliza, não servirão de escusa para o descumprimento de
obrigações e prazos.
Art. 13 Os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados no dia e
na hora do recebimento pelo módulo Processo do Sistema Agiliza.
§1º Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por
meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário,
até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial
de Brasília, independentemente do fuso horário no qual se encontre o usuário.
§2º Na hipótese prevista no §1º, se o sistema ou o módulo Processo do Sistema
Agiliza se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado
até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao da
resolução do problema.
Art. 14 A requisição de passagens, hospedagens e diárias deverá ser realizada de
forma física.
Art. 15 As dúvidas e casos omissos desta Decisão serão dirimidos pela Presidência
do Coren-RS.
Art. 16 Esta decisão entra em vigor na data de sua publicação, produzindo efeitos
a contar de 09 de junho de 2025, com o objetivo de adequar os registros funcionais à nova
estrutura organizacional dos sistemas de tecnologia da informação.
Art. 17 Publique-se, registre-se e cumpra-se.
ANTÔNIO RICARDO TOLLA DA SILVA
Presidente do Conselho
SÔNIA REGINA CORADINI
Secretária