INSTRUÇÃO NORMATIVA SSC/MGI Nº 296, DE 4 DE AGOSTO DE 2025

INSTRUÇÃO NORMATIVA SSC/MGI Nº 296, DE 4 DE AGOSTO DE 2025
Dispõe sobre os procedimentos de solicitação e de
execução de serviços de adequação de espaços
corporativos no âmbito do Centro de Serviços
Compartilhados - ColaboraGov.
A SECRETÁRIA DE SERVIÇOS COMPARTILHADOS SUBSTITUTA DO MINISTÉRIO DA
GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOS, no uso das competências que lhe confere
o art. 51, incisos I, alíneas "a" e "e", e III, do Anexo I do Decreto nº 12.102, de 8 de julho de
2024, e tendo em vista o disposto no art. 4º, caput, inciso I, e no art. 5º, do Decreto nº 11.837,
de 21 de dezembro de 2023, e no processo administrativo SEI nº 12600.001297/2025-15,
resolve:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Seção I
Do âmbito de aplicação
Art. 1º Esta Instrução Normativa estabelece os procedimentos de solicitação e de
execução de serviços de adequação de espaços corporativos no âmbito do Centro de Serviços
Compartilhados - ColaboraGov.
Parágrafo único. Os serviços de que trata o caput compreendem a execução dos
serviços de alteração de leiaute ou modernização do ambiente corporativo.
Art. 2º As disposições contidas nesta Instrução Normativa aplicam-se, no que couber,
às unidades descentralizadas do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.
Seção II
Das definições
Art. 3º Para efeitos do disposto nesta Instrução Normativa, considera-se:
I - classificação por complexidade: realizada pela unidade de engenharia e
arquitetura ou equivalente na unidade descentralizada, com base na solicitação dos serviços
de adequação de espaços corporativos ou no grau de intervenção necessário, podendo ser:
a) baixa: alterações pontuais no ambiente, como a reorganização do mobiliário e
de suas instalações dentro de um mesmo espaço, sem necessidade de intervenções
estruturais, bem como serviços que não envolvam modificações em divisórias ou que alterem,
no máximo, cinco estações de trabalho;
b) média: reconfiguração do espaço com ajustes na disposição do mobiliário,
divisórias e instalações, podendo envolver pequenas adaptações estruturais, incluindo
redistribuições de divisórias ou modificações que afetem até vinte estações de trabalho; ou
c) alta: modificações significativas no ambiente, como modernização de sistemas
civis e instalações, com intervenções estruturais relevantes, ou reformas de maior porte, com
maior duração e elevado grau de complexidade;
II - projetos complementares: projetos de disciplinas técnicas diversas, como
instalações elétricas, revestimentos de piso, forro, iluminação, entre outros, que
complementam o projeto arquitetônico, fornecendo os detalhes técnicos necessários à
execução da obra ou serviço, em conformidade com as normas da Associação Brasileira de
Normas Técnicas - ABNT;
III - serviço de alteração de leiaute: qualquer alteração na organização do
ambiente físico que demande retirada, acréscimo ou remanejamento nos sistemas ou nos
elementos prediais, incluindo redistribuição de móveis, reconfiguração de áreas ou
adaptações para atender a novas necessidades funcionais;
IV - serviço de modernização do ambiente corporativo: substituição ou
revitalização dos sistemas ou dos elementos prediais nos ambientes corporativos, com a
finalidade de padronização ou atualização tecnológica; e
V - sistemas ou elementos prediais: compreende os revestimentos de piso ou
teto, persianas, sinalização visual, divisórias, mobiliário, instalações hidrossanitárias, elétricas,
lógicas, telefônicas, de prevenção e combate a incêndio e de refrigeração, entre outros.
CAPÍTULO II
DO PROCEDIMENTO DE SOLICITAÇÃO
Seção I
Da solicitação
Art. 4º A unidade solicitante deverá formalizar a solicitação de serviços de
adequação nos espaços corporativos por meio de processo administrativo eletrônico no
SEI/ColaboraGov, contendo no mínimo:
I - justificativa, com informações ou arquivos fotográficos que apresentem, no
mínimo:
a) o aumento na quantidade de agentes públicos atuando na unidade
solicitante;
b) as modificações na estrutura regimental que impactem a distribuição espacial
das unidades administrativas;
c) a exigência de adequação às normas de acessibilidade, conforme a legislação
vigente; ou
d) a demanda por modernização ou revitalização do ambiente, visando à melhoria
da eficiência, conforto e estética do espaço;
II - a exposição dos motivos devidamente fundamentada, com clara relevância e
relação direta com as necessidades do serviço, contendo elementos que justifiquem de forma
objetiva a necessidade efetiva da alteração; e
III - autorização formal e prévia.
§ 1º A unidade solicitante de órgão ou de entidade que não compõe o
SEI/ColaboraGov deverá encaminhar a solicitação por meio do Protocolo Digital do Ministério
da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.
§ 2º O processo administrativo de solicitação de serviços de adequação nos
espaços corporativos deverá ser encaminhado a:
I - Diretoria de Administração e Logística da Secretaria de Serviços
Compartilhados, quando a solicitação for de unidade solicitante localizada em Brasília, Distrito
Federal - DF; ou
II - unidade descentralizada, quando a unidade solicitante estiver localizada na
respectiva região.
§ 3º A solicitação de serviços para alteração de leiaute que envolva a utilização de
áreas comuns, o aumento de área de escritório ou o remanejamento físico de unidade
administrativa deverá ter, além das informações de que trata o caput, a anuência prévia do
órgão ou da entidade gestora da edificação.
Seção II
Da autorização
Art. 5º A autorização dos serviços de adequação nos espaços corporativos de que
trata o art. 4º, caput, inciso III, será realizada:
I - pela chefia de gabinete dos órgãos específicos singulares, do Gabinete da
Ministra ou da Secretaria-Executiva, no caso de solicitações realizadas no âmbito do
Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos;
II - pela autoridade responsável por administrar, planejar, coordenar e
supervisionar as atividades setoriais do Sistema de Serviços Gerais - Sisg, nos casos de
solicitações feitas por outros órgãos solicitantes do ColaboraGov; ou
III - pelo representante do órgão ou entidade gestora ou proprietária da
edificação, nos casos em que o Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos não
for responsável pela gestão do edifício.
Parágrafo único. Na hipótese de os serviços de adequação envolverem a
intervenção em áreas comuns ou o remanejamento de unidade, a autorização de que trata o
caput será realizada pela unidade gestora da edificação.
Seção III
Da complementação das informações
Art. 6º A solicitação que não contiver as informações exigidas no art. 4º ou a
autorização de que trata o art. 5º será devolvida à unidade solicitante para complementação,
a ser realizada no prazo de dois dias úteis, prorrogável por igual período mediante
solicitação.
Parágrafo único. A solicitação restituída e sem complementação de informação
dentro do prazo de que trata o caput será considerada encerrada.
Seção IV
Da restrição para novas alterações
Art. 7º Não será atendida a solicitação de serviços de adequação nos espaços
corporativos que tenha passado por adequação nos últimos doze meses, contados da data de
conclusão do serviço anterior.
Parágrafo único. O disposto no caput não se aplica nos seguintes casos:
I - quando necessário para garantir a segurança, a conservação ou a integridade
dos ambientes ou das áreas; ou
II - em caráter excepcional, mediante solicitação fundamentada de ocupante de
Cargo Comissionado Executivo - CCE ou Função Comissionada Executiva - FCE de nível 15 ou
superior, ou equivalente.
CAPÍTULO III
DA CONDUÇÃO DOS SERVIÇOS
Seção I
Da ordem de atendimento
Art. 8º A ordem de atendimento das solicitações pela unidade de engenharia e
arquitetura ou equivalente na unidade descentralizada será estabelecida de acordo com os
seguintes critérios:
I - criticidade do ambiente e das situações de urgência ou emergência, de
natureza técnica de engenharia, em termos de segurança para os usuários ou patrimônio
público;
II - indicação de prioridade pelo órgão solicitante do ColaboraGov; e
III - disponibilidade contratual para atendimento de todas as etapas de execução
do serviço.
Parágrafo único. Se o órgão solicitante do ColaboraGov não indicar prioridade
conforme o inciso II, prevalecerá a ordem cronológica de recebimento das solicitações.
Art. 9º A ordem de atendimento de que trata o art. 8º poderá ser revisada pela
unidade de engenharia e arquitetura ou equivalente na unidade descentraliza mediante
solicitação da unidade solicitante ou por justificativa técnica, sempre que necessário para
garantir a eficiência e a adequação dos serviços prestados.
Seção II
Das etapas de execução
Art. 10. Os serviços de adequação nos espaços corporativos compreendem as
seguintes etapas sucessivas:
I - análise de viabilidade: análise da solicitação de que trata o art. 4º abrangerá,
entre outros aspectos, a compatibilidade da solicitação com a infraestrutura existente, a
observância às normas técnicas de acessibilidade, de ergonomia, de segurança, entre outras,
além da viabilidade de execução da intervenção pretendida;
II - elaboração do projeto: elaboração do leiaute preliminar, com a finalidade de
atender às necessidades apresentadas na solicitação, em conjunto com a unidade
solicitante;
III - validação técnica: validação do projeto sob os aspectos técnicos, observando-
se, no mínimo:
a) os critérios de segurança estipulados no Plano de Prevenção e Proteção Contra
Incêndios - PPCI;
b) as limitações da infraestrutura física da respectiva edificação;
c) o impacto sobre as infraestruturas elétrica e de redes;
d) o balanceamento da rede de dutos de ventilação do sistema de climatização;
e) a adequação a aspectos de acessibilidade, mobiliário, espaços e equipamentos
urbanos;
f) a disponibilidade de peças para execução do projeto, bem como a aderência aos
demais parâmetros técnicos aplicáveis ao caso;
IV - aprovação: o projeto deverá ser aprovado pela autoridade responsável;
V - planejamento da execução: elaboração do planejamento da execução dos
serviços para alteração de leiaute ou modernização do ambiente corporativo; e
VI - execução: realização dos serviços para alteração de leiaute ou modernização
do ambiente corporativo do projeto aprovado pela unidade solicitante, seguindo as diretrizes
técnicas e prazos estabelecidos.
§ 1º Durante a análise de que trata o inciso I do caput, a unidade de engenharia e
arquitetura ou equivalente na unidade descentralizada poderá consultar a unidade solicitante
para verificar as informações relativas aos agentes públicos em exercício, aos equipamentos,
mobiliários, entre outras, podendo concluir pela:
I - viabilidade da solicitação, a qual será classificada conforme a complexidade, nos
termos do art. 3º, caput, inciso I, para prosseguimento; ou
II - inviabilidade da execução, hipótese em que a solicitação será restituída à
unidade solicitante, acompanhada da devida fundamentação.
§ 2º A solicitação de serviços de adequação nos espaços corporativos não será
executada e será devolvida à unidade solicitante, acompanhada de justificativa nos seguintes
casos:
I - quando as informações de que trata o § 1º não forem validadas pela unidade
solicitante; ou
II - quando a solicitação estiver em desacordo com os critérios de segurança
estipulados no Plano de Prevenção e Proteção Contra Incêndios - PPCI, de que trata a alínea
"a" do inciso III do caput ou com a adequação de acessibilidade, de que trata a alínea "e" do
inciso III do caput.
§ 3º Se houver alteração nas necessidades durante a etapa de execução do
projeto de que trata o inciso VI do caput, o projeto retornará à etapa de planejamento de que
trata o inciso V do caput, para ajustes ou arquivamento, conforme o caso, sem a realização da
execução.
Art. 11. O arquivamento da solicitação de serviços de adequação nos espaços
corporativos, em qualquer das etapas de que trata o art. 10, deverá ser validado pela
autoridade máxima da unidade de engenharia e arquitetura ou equivalente na unidade
descentralizada.
Art. 12. Na elaboração do projeto de que trata o art. 10, caput, inciso II, serão
considerados os seguintes aspectos:
I - a finalidade e operacionalidade do ambiente;
II - o impacto estrutural, estético e demais restrições de ordem técnica;
III - os princípios da ergonomia, conforto ambiental, acessibilidade, segurança e
saúde no trabalho, observando a legislação e normas técnicas atinentes;
IV - a padronização de ambientes, mobiliário, divisórias e demais elementos
construtivos das edificações;
V - a otimização dos espaços, adotando preferencialmente o modelo de escritório
aberto, com o mínimo de compartimentação possível;
VI - o cálculo da ocupação da área de escritório, conforme a legislação vigente e à
legislação do local da edificação;
VII - as normas técnicas de combate a incêndio e saídas de emergência em
edifícios;
VIII - as soluções sustentáveis, com menor impacto ao meio ambiente e que
impliquem maior eficiência energética, como as que tirem maior proveito da iluminação
natural ou reduzam a utilização de equipamentos de ar-condicionado; e
IX - a psicologia ambiental aplicada aos espaços de trabalho, evitando a disposição
de áreas de trabalho sem vista para o exterior da edificação e fazendo uso adequado das
cores, texturas e iluminação artificial.
Seção III
Do leiaute preliminar
Art. 13. A unidade de engenharia e arquitetura ou equivalente na unidade
descentralizada elaborará a versão preliminar do leiaute do serviço de adequação nos espaços
corporativos, acompanhada da estimativa de custos.
Parágrafo único. Na elaboração do leiaute preliminar de que trata o caput, deverá
ser verificada a disponibilidade contratual e a disponibilidade de bens móveis com a unidade
de patrimônio da Diretoria de Administração e Logística, ou equivalente na unidade
descentralizada.
Art. 14. O leiaute preliminar será encaminhado à unidade solicitante, que poderá:
I - aprová-lo, juntamente com a estimativa de custos;
II - solicitar ajustes, sendo que o pedido retornará para a ordem de atendimento
e a unidade solicitante deverá indicar a prioridade entre as solicitações pendentes da própria
unidade; ou
III - rejeitá-lo, resultando no encerramento da solicitação.
§ 1º A solicitação de ajustes de que trata o inciso II do caput será de:
I - um ajuste, para o serviço classificado como de baixa complexidade;
II - dois ajustes, para o serviço classificado como de média complexidade; ou
III - três ajustes, para o serviço classificado como de alta complexidade.
§2º No caso de o número de ajustes solicitado ultrapassar os limites de que trata
o §1º, o projeto será reposicionado para o final da ordem de atendimento de que trata a
Seção I, do Capítulo III.
Art. 15. O prazo para a unidade de engenharia e arquitetura ou equivalente na
unidade descentralizada encaminhar o leiaute preliminar de que trata o art. 14 para
aprovação da unidade solicitante é de:
I - vinte dias, para o serviço classificado como de baixa complexidade;
I - trinta dias, para o serviço classificado como de média complexidade; ou
III - sessenta dias, para o serviço classificado como de alta complexidade.
Parágrafo único. Os prazos de que trata o caput serão contados a partir do
recebimento da solicitação de serviço de adequação nos espaços corporativos de trata o art.
4º pela unidade de engenharia e arquitetura ou equivalente na unidade descentralizada.
Art. 16. A unidade solicitante terá o prazo de dez dias, contados a partir do
recebimento do leiaute preliminar, para aprová-lo, solicitar ajustes ou rejeitá-lo.
§ 1º O prazo mencionado no caput poderá ser prorrogado uma única vez, por
igual período, mediante solicitação da unidade solicitante.
§ 2º Na hipótese de a unidade solicitante não aprovar o leiaute preliminar, não
solicitar ajustes ou não rejeitar dentro do prazo estabelecido, os serviços ou os bens
patrimoniais reservados para o projeto poderão ser realocados para outros projetos.
Seção IV
Da execução
Art. 17. Após a aprovação prevista no art. 10, caput, inciso IV, a unidade de
engenharia e arquitetura ou equivalente na unidade descentralizada deverá:
I - avaliar o leiaute preliminar aprovado, verificando a necessidade de elaboração
de projetos complementares;
II - encaminhar as necessidades de elaboração dos projetos complementares às
unidades responsáveis e acompanhar o desenvolvimento desses projetos;
III - solicitar aos fiscais de contratos o levantamento dos materiais necessários à
execução do projeto, os respectivos orçamentos executivos e a abertura das ordens de
serviço necessárias para sua implementação;
IV - consolidar os projetos complementares;
V - elaborar o cronograma de execução;
VI - validar a data de início da execução com as empresas contratadas;
VII - manter comunicação constante e fornecer atualizações à unidade solicitante
sobre o andamento da execução;
VIII - acompanhar a execução do projeto;
IX - consolidar os custos efetivos; e
X - encerrar o projeto.
Parágrafo único. O acompanhamento da execução do projeto de que trata que o
inciso VIII do caput compreende:
I - a movimentação dos bens móveis e sua correta disposição conforme leiaute aprovado;
II - a execução de atividades relativas à infraestrutura necessária para a
instalação dos equipamentos relativos à Tecnologia da Informação e Comunicação - TIC; e
III - outras atividades relacionadas à fiscalização rotineira.
Art. 18. A execução deverá seguir estritamente o projeto aprovado, sendo
vedadas alterações, exceto nos casos em que seja identificada inviabilidade técnica após o
início da execução.
Art. 19. A execução do projeto que envolva a aquisição de materiais ficará
condicionada ao prazo contratual de entrega dos itens necessários.
CAPÍTULO IV
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 20. Os casos omissos serão dirimidos pela Diretoria de Administração e
Logística, quando ocorrerem em Brasília - DF, ou pela unidade descentralizada
correspondente, nos casos ocorridos em sua respectiva região.
Art. 21. A Secretaria de Serviços Compartilhados poderá expedir normas
complementares, bem como disponibilizar, em meio eletrônico, informações adicionais.
Art. 22. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
ISABELA GOMES GEBRIM