INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 6/SEI-MCOM, DE 14 DE JULHO DE 2025

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 6/SEI-MCOM, DE 14 DE JULHO DE 2025
Estabelece os procedimentos para a transferência
de documentos arquivísticos em suporte físico do
Ministério das Comunicações.
O MINISTRO DE ESTADO DAS COMUNICAÇÕES, no uso das atribuições que
lhe confere o art. 87, parágrafo único, inciso II, da Constituição, e tendo em vista o
disposto no art. 216, § 2º, da Constituição, na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
na Portaria AN nº 252, de 30 de dezembro de 2015, e na Resolução Conarq nº 2, de
18 de outubro de 1995, resolve:
Art. 1º Ficam definidos os procedimentos para a transferência de
documentos arquivísticos em suporte físico do Ministério das Comunicações.
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Seção I
Dos Objetivos
Art. 2º São objetivos desta Instrução Normativa:
I - estabelecer a correta operacionalização das transferências de documentos
arquivísticos em suporte físico no âmbito da administração central do Ministério;
II - garantir melhores condições de guarda e preservação aos documentos
arquivísticos em suporte físico no Ministério;
III - organizar os documentos arquivísticos, colaborando para reduzir os
prazos de busca e recuperação, permitindo suporte ágil à tomada de decisão e
garantindo que a informação esteja disponível quando necessária;
IV - otimizar e racionalizar o uso dos espaços físicos da administração
central do Ministério, outrora utilizados para o armazenamento de documentos
arquivísticos; e
V - contribuir para a conservação e preservação dos documentos de valor
permanente.
Seção II
Das Definições
Art. 3º Para os fins desta Instrução Normativa, considera-se:
I - acondicionamento: guarda do documento em espaço e condições
adequadas;
II - arquivo: conjunto de documentos produzidos e recebidos pelo
Ministério, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do
suporte;
III - arquivo administrativo: arquivo com predominância de documentos
decorrentes do exercício das atividades-meio da administração central do Ministério;
IV - arquivo corrente: conjunto de documentos, em tramitação ou não, que,
pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o
produziu, a quem compete a sua administração;
V - arquivo intermediário: conjunto de documentos originários de arquivos
correntes, com pouco uso frequente, que aguarda destinação;
VI - arquivo permanente: conjunto de documentos preservados em caráter
definitivo em função de seu valor histórico e/ou institucional;
VII - arquivo técnico: arquivo com predominância de documentos
decorrentes do exercício das atividades-fim da administração central do Ministério;
VIII - código de classificação de documentos: instrumento de gestão
documental utilizado para classificar todo e qualquer documento arquivístico produzido
ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades;
IX - documento arquivístico: documento produzido e/ou recebido por uma
pessoa física, ou jurídica, no decorrer de suas atividades, em qualquer suporte;
X - documento arquivístico em suporte físico: documento arquivístico
registrado e/ou produzido em suporte papel, ou mídias;
XI - gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em
fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento;
XII - organização: ordenação da documentação através da utilização de
técnicas arquivísticas de classificação, arranjo e descrição de documentos, visando a
recuperação das informações;
XIII - processo: conjunto de documentos arquivísticos oficialmente reunidos
no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de
arquivamento;
XIV - Sistema Eletrônico de Informações (SEI): sistema oficial de informações,
documentos e processos eletrônicos no âmbito do Ministério das Comunicações;
XV - suporte: material no qual são registradas as informações;
XVI - tabela de temporalidade e destinação de documentos: instrumento de
destinação documental, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e
condições de guarda para a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de
documentos;
XVII - transferência: passagem de documentos do arquivo corrente para o
arquivo intermediário;
XVIII - unidade de Arquivo Central: unidade responsável pela centralização
de arquivamento e armazenamento dos documentos arquivísticos transferidos pelas
unidades transferentes, no âmbito da administração central do Ministério; e
XIX - unidade remetente: unidade administrativa da administração do
Ministério responsável pela transferência dos documentos arquivísticos à unidade de
Arquivo Central do Ministério.
CAPÍTULO II
DAS RESPONSABILIDADES
Seção I
Das Condições para Transferência
Art. 4º A documentação em suporte físico acumulada pelas unidades
transferentes da administração central do Ministério das Comunicações, ao ser
transferida à unidade de Arquivo Central, deverá estar digitalizada e cadastrada no
Sistema Eletrônico de Informações e acompanhada da respectiva Guia de Transferência
de Documentos, gerada no SEI, que permita a sua identificação e controle.
§ 1º Considera-se passível de transferência os documentos arquivísticos em
suporte físico que constituam acervo do Ministério e que tenham sido digitalizados e
previamente cadastrados no SEI.
§ 2º O transporte da documentação a ser transferida é de responsabilidade
da unidade transferente.
§ 3º Documentos arquivísticos em suporte físico, papel formato A4 ou
Ofício, devem ser organizados em pacotes ou acondicionados em caixas-arquivo de
papelão, tamanho padrão, sendo vedada, em qualquer hipótese, a utilização de caixas-
arquivo em material plástico.
§ 4º As transferências de documentos arquivísticos em formatos e tamanhos
especiais serão analisadas caso a caso pela equipe da unidade de Arquivo Central.
§ 5º Os documentos de que trata o § 4º deverão ser acondicionados
conforme suas especificidades e orientação técnica da unidade de Arquivo Central.
§ 6º O acondicionamento de documentos arquivísticos nas caixas-arquivo
deve respeitar o aproveitamento ótimo desses receptáculos, não devendo esses serem
subutilizados ou abarrotados.
Art. 5º Os documentos transferidos passarão à custódia e responsabilidade
da unidade de Arquivo Central.
Seção II
Das Competências
Art. 6º Compete, na execução dos procedimentos para a transferência de
documentos arquivísticos em suporte físico do Ministério das Comunicações:
I - às unidades transferentes:
a) buscar a devida orientação e o apoio da unidade de Arquivo Central em
cada etapa;
b) proceder previamente com a triagem da documentação a ser transferida,
não sendo passível de transferência aquela que se enquadre como minuta ou, ainda,
cópia de documento cuja localização do respectivo original é conhecida;
c) acondicionar a documentação em pacotes ou caixa-arquivo; e
d) gerar e imprimir, no SEI, Guia de Transferência de Documentos assinada
pelo responsável da unidade transferente e apresentá-la quando da entrega dos
pacotes e/ou caixas-arquivo à unidade de Arquivo Central.
II - à unidade de Arquivo Central:
a) orientar e acompanhar tecnicamente as unidades da administração central
do Ministério nos assuntos relativos à organização e transferência de documentos;
b) receber preliminarmente a documentação transferida, acompanhada de
Guia de Transferência de Documentos;
c) conferir os documentos arquivísticos com prazo de guarda previsto para
a fase intermediária, segundo as tabelas de temporalidade e destinação de documentos
da área-meio e da área finalística;
d) realizar o recebimento definitivo dos documentos arquivísticos
transferidos e conferidos; e
e) planejar e divulgar a periodização da transferência.
Seção III
Dos Procedimentos
Subseção I
Do Cadastro do Documento Externo no SEI
Art. 7º Deve-se preencher o campo "Formato" ao se incluir ou alterar um
documento externo digitalizado na unidade.
Art. 8º São os formatos e quando utilizá-los:
I - nato-digital: selecionar se o arquivo a ser registrado foi produzido por
meio digital;
II - digitalizado nesta Unidade: selecionar se os documentos foram obtidos
a partir da digitalização de um documento em suporte papel. Ao selecionar esta opção,
o sistema disponibilizará outros dois campos para preenchimento:
a) tipo de conferência: uma das opções abaixo deve ser selecionada:
i) cópia autenticada administrativamente: é a opção escolhida quando o
documento digitalizado for uma cópia autenticada administrativamente por servidor
público;
ii) cópia autenticada em cartório: é a opção escolhida quando o documento
digitalizado for uma cópia autenticada em cartório;
iii) cópia simples: é a opção escolhida quando o documento digitalizado for
uma cópia simples, sem qualquer forma de autenticação; e
iv) documento original: é a opção escolhida quando o documento
digitalizado for o original.
b) para arquivamento: deve-se marcar essa opção no respectivo box,
apresentado quando do cadastro do documento externo no SEI.
Subseção II
Da Criação do Processo para Transferência
Art. 9º A transferência de documentos para a unidade de Arquivo Central é
realizada por meio da criação de processo no SEI, do tipo "Documentação Arquivística
- Transferência. Recolhimento".
Art. 10. A cada ano deverá ser criado um processo de transferência por
unidade, em que serão inseridas as guias de transferência de documentos, à medida
que ocorram.
Art. 11. Os campos da guia de transferência de documentos deverão ser
preenchidos conforme se segue:
I - identificação:
a) unidade remetente: unidade administrativa da administração do
Ministério responsável pela transferência dos documentos arquivísticos à unidade de
Arquivo Central do Ministério;
b) e-mail do responsável: caixa de mensagem eletrônica do usuário ou da
unidade administrativa; e
c) ramal do responsável: telefone corporativo para contato com o
responsável pela transferência.
II - dados da documentação:
a) número do processo: número do processo em que consta o documento
digitalizado a ser transferido para arquivamento físico; e
b) número do documento externo (PDF): número do documento externo
digitalizado a ser transferido para arquivamento físico.
Art. 12. A Guia de Transferência deverá ser assinada pelo responsável da
unidade remetente e o processo gerado no SEI tramitado para a unidade de Arquivo
Central.
Art. 13. Os documentos em suporte papel, juntamente com a Guia de
Transferência impressa, deverão ser entregues na unidade de Arquivo Central.
Parágrafo único. Em caso de desconformidade, a equipe responsável pelo
recebimento da documentação transferida acionará a unidade remetente para as
necessárias retificações.
CAPÍTULO III
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 14. As dúvidas e casos omissos surgidos na aplicação deste
Regulamento serão dirimidos pela unidade de Arquivo Central.
Art. 15. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua
publicação.
FREDERICO DE SIQUEIRA FILHO