PORTARIA AN/MGI Nº 206, DE 27 DE FEVEREIRO DE 2025

PORTARIA AN/MGI Nº 206, DE 27 DE FEVEREIRO DE 2025
Dispõe sobre a elaboração, análise e aprovação de
Justificativa de Eliminação de Documentos e de Plano
de Destinação de Documentos no âmbito do Poder
Executivo federal, e dá outras providências.
A DIRETORA-GERAL DO ARQUIVO NACIONAL DO MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA
INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOS, no uso das atribuições que lhe confere o Art. 22, do
Regimento Interno do Arquivo Nacional, aprovado pela Portaria nº 2.433, do Ministério da
Justiça, de 24 de outubro de 2011, publicada no Diário Oficial da União, de 25 de outubro de
2011, com fundamento no §2º do art. 2º da Resolução CONARQ nº 40, de 9 de dezembro de
2014, alterada pela Resolução CONARQ nº 44, de 14 de fevereiro de 2020 , e considerando o
que consta do processo 08227.001200/2024-12, resolve:
Art. 1º Estabelecer orientações aos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal
quanto aos procedimentos para a elaboração e aprovação de Justificativa de eliminação de
documentos,conformedispostono§2ºdoart.2ºdaResoluçãoCONARQnº40,de9dedezembro
de 2014 e suas alterações, e de Plano de Destinação de Documentos pelo Arquivo Nacional.
§ 1º A aprovação de Justificativa de Eliminação de Documentos e de Plano de
Destinação de Documentos será publicada por meio de portaria no Diário Oficial da União.
§ 2º A Justificativa de Eliminação de Documentos (JED) e o Plano de Destinação de
Documentos (PDD) devem ser elaborados pela Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos (CPAD) do órgão ou entidade e submetidos à análise e aprovação do Arquivo
Nacional conforme modelos constantes nos ANEXOS I e II desta Portaria.
§ 3º Nos casos em que o órgão ou entidade não possua quadro de pessoal para a
constituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, o Plano de Destinação de
Documentos - PDD deverá ser elaborado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
do ministério ao qual o órgão é vinculado e submetido à aprovação do Arquivo Nacional.
Art. 2º As Justificativas de Eliminação de Documentos têm validade de dois anos
após aprovação, prorrogáveis por igual período mediante solicitação do órgão ou entidade e
análise e aprovação pelo Arquivo Nacional.
Art. 3º Para fins do disposto nesta Portaria considera-se:
I - Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD): instância responsável
por orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e
acumulados no âmbito dos órgãos e entidades para garantir sua destinação final;
II - Eliminação: destruição de documentos considerados destituídos de valor secundário;
III - Destinação: decisão, com base na avaliação arquivística, sobre
encaminhamento dos documentos para guarda permanente ou eliminação;
IV - Guarda permanente: conservação definitiva dos documentos conforme
instrumentos de temporalidade e destinação;
V - Plano de Destinação de Documentos (PDD): esquema que fixa a destinação dos
documentos;
VI - Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos: instrumento que fixa
os prazos de guarda e a destinação dos documentos tendo em vista a transferência,
recolhimento ou eliminação de documentos, elaborada pela Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos (CPAD) do órgão ou entidade e aprovada pelo Arquivo Nacional;
VII - Valor Secundário: interesse identificado em um documento além de seu
propósito original, para fins de prova e/ou informação.
Art. 4º Serão objeto de Planos de Destinação de Documentos - PDD os conjuntos
documentais do órgão ou entidade que não possuam Código de Classificação e Tabela de
Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-fim, encaminhados e
aprovados pelo Arquivo Nacional, conforme os casos especificados:
I - Para documentos arquivísticos de órgãos ou entidades extintos ou em processo
de extinção;
II - Para documentos arquivísticos de empresas públicas desestatizadas ou em
processo de desestatização;
III - Para órgãos ou entidades ativos que possuam um acervo arquivístico passivo de
atividade descontinuada.
Art. 5º Serão objeto de Justificativas de Eliminação de Documentos os conjuntos
documentais sem valor secundário, destinados à eliminação, não contemplados em Tabelas de
Temporalidade e Destinação de Documentos relativas às atividades-meio ou fim do órgão ou
entidade, e que atendam a uma das seguintes condições:
I - Documentos sem valor secundário, com volume proporcionalmente maior
acumulado pelo órgão ou entidade;
II - Documentos resultantes de nova atividade do órgão ou entidade, não
abrangidos por instrumentos de classificação, temporalidade e destinação aprovados pelo
Arquivo Nacional.
Art. 6º Compete às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos incorporar os
estudos e informações das Justificativas de Eliminação de Documentos ao processo de elaboração
ou atualização dos Códigos de Classificação de Documentos e Tabelas de Temporalidade e
Destinação de Documentos, a serem submetidos à aprovação do Arquivo Nacional.
Art. 7º Após análise da solicitação, o Arquivo Nacional emitirá parecer de aprovação
ou não da Justificativa de Eliminação de Documentos e do Plano de Destinação de Documentos.
Parágrafo único: Os órgãos ou entidades que não obtiverem a aprovação da
Justificativa de Eliminação de Documentos ou do Plano de Destinação de Documentos
receberão o parecer técnico que indique os ajustes necessários.
Art. 8º Os procedimentos de eliminação de documentos após aprovação das
Justificativas de Eliminação de Documentos ou do Plano de Destinação de Documentos estão
sujeitos à legislação e normativas vigentes.
Parágrafo único. A eliminação física ou sanitização de mídias de armazenamento
digital deve seguir procedimentos que garantam a descaracterização dos documentos, em
conformidade com normas ambientais e de sustentabilidade.
Art. 9º Os casos omissos serão resolvidos pelo Arquivo Nacional, que poderá
expedir normas complementares para execução desta Portaria.
Art. 10 Revoga a Portaria AN nº 272, de 9 de novembro de 2020.
Art. 11 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
MÔNICA LIMA E SOUZA