PORTARIA MRE Nº 566, DE 22 DE NOVEMBRO DE 2024

PORTARIA MRE Nº 566, DE 22 DE NOVEMBRO DE 2024
Atualiza o subcapítulo 8.8 do Guia de Administração
de Postos sobre viagens do Presidente e do Vice-
Presidente da República ao Exterior.
O MINISTRO DE ESTADO DAS RELAÇÕES EXTERIORES, no uso da competência
que lhe é conferida pelo art. 47 do Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986, com
a redação dada pelo Decreto nº 11.965, de 26 de março de 2024, tendo em conta o
disposto no §2º do art. 1º da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, e no Decreto nº 940,
de 27 de setembro de 1993, bem como a necessidade de atualizar as normas de gestão e
de execução financeira, orçamentária e patrimonial das Repartições do Ministério das
Relações Exteriores no exterior, resolve:
Art. 1º O subcapítulo 8.8 do Guia de Administração dos Postos, publicado pela
Portaria MRE nº 402, de 22 de julho de 2022, passa a vigorar com a seguinte redação:
"8.8 Viagens do Presidente e do Vice-Presidente da República ao Exterior - VP
8.8.1 A dotação "Viagens do Presidente e do Vice-Presidente da República ao
Exterior - VP" cobrirá despesas com o apoio logístico a missões oficiais ao exterior do
Presidente (PR) e do Vice-Presidente da República (VPR), bem como dos membros de suas
respectivas comitivas oficiais e equipes de apoio, inclusive no contexto de escalas
técnicas.
8.8.2 São despesas custeadas com a dotação VP:
i. contratação de hospedagem do PR e do VPR, bem como dos membros das
respectivas comitivas oficiais e equipes de apoio;
ii. aluguel de salas de reunião, de apoio, de conferência de imprensa, entre
outras, no hotel de hospedagem da comitiva oficial e da equipe de apoio, incluindo serviço
de água e café;
iii. compra de material de consumo para uso pelas autoridades e pelos
membros da comitiva oficial e da equipe de apoio;
iv. contratação de serviços de apoio a eventos, reuniões e conferências de
imprensa, incluindo alimentação, movimentação e aluguel de mobiliário e de
equipamentos, entre outros;
v. contratação de serviço de interpretação, incluindo intérpretes locais e
equipamentos;
vi. contratação de serviços de tecnologia da informação e de comunicação,
incluindo aluguel de equipamentos, telefonia, internet e rede de dados, suporte técnico,
entre outros;
vii. locação de veículos com ou sem serviço de motorista, bem como a
contratação de outros meios de transporte;
viii. contratação de comissaria aérea, acesso a pavilhão de autoridades e outras
necessidades aeroportuárias; e
ix. compra de oferenda floral ou outras ofertas de natureza de
representação.
8.8.2.1. Não serão custeadas com a dotação VP despesas pessoais incorridas no
contexto da estada no hotel contratado (serviço de quarto, alimentos, bebidas, lavanderia
ou quaisquer outros).
8.8.2.2.É vedado o uso dos veículos alugados para fins particulares.
8.8.3. A responsabilidade pela execução da dotação VP é compartilhada da
seguinte forma:
8.8.3.1. O Cerimonial (ou a Assessoria Especial de Comunicação Social - AIG) é
a unidade requisitante das contratações, sendo responsável pela estimativa da demanda,
pela autorização do prosseguimento das contratações e pela fiscalização e ateste da
execução dos serviços durante a missão.
8.8.3.2. O posto que for instruído pelo Cerimonial (ou pela AIG) a realizar as
contratações é a unidade gestora executora, sendo responsável pela instrução dos
processos de contratação, pela gestão dos contratos e pela liquidação das despesas e
pagamento.
8.8.3.3. As unidades gestoras coordenadoras (UGC) são responsáveis pelo envio
dos recursos orçamentários e financeiros ao posto, conforme autorizado pelo Cerimonial
(ou pela AIG) e solicitado pelo posto:
8.8.3.3.1. O DSE/DPAG é a UGC responsável pelo envio de recursos para o
custeio de despesas com hospedagem.
8.8.3.3.2. A DAEX é a UGC responsável pelo envio de recursos para o custeio de
despesas com aluguel de sala, com material de consumo, com serviços de apoio a eventos,
com serviço de interpretação, com transporte, com comissaria aérea e outras necessidades
aeroportuárias e com oferendas florais e outras ofertas de natureza de representação.
8.8.3.3.3. O DTIC/CPLAN é a UGC responsável pelo envio de recursos para o
custeio de despesas com serviços de tecnologia da informação e de comunicação.
8.8.4 São considerados membros, para os efeitos previstos no item 8.8.1:
i. da comitiva oficial: autoridades, personalidades e membros da sociedade civil
designados por decreto presidencial; e
ii. da equipe de apoio (ou comitiva técnica): servidores e agentes públicos
designados formalmente pela Presidência da República, servidores do Itamaraty que
integrarem a missão e intérpretes contratados pelo Ministério das Relações Exteriores.
8.8.5. O processo de contratação dos serviços de apoio logístico a missões
oficiais do PR e do VPR pelos Postos se iniciará com a formalização da demanda mediante
despacho telegráfico expedido pelo Cerimonial (ou pela AIG), com a distribuição C (ou
AIG)/UGC correspondente/COF/CISET.
8.8.5.1. Caberá ao Cerimonial (ou à AIG) comunicar ao Posto a descrição do
objeto a ser contratado ou adquirido e o quantitativo estimado com base na melhor
informação disponível, bem como prover cópia de eventuais documentos de suporte.
8.8.6. A declaração de disponibilidade orçamentária será dada pelo ordenador
de despesas do posto, uma vez recebidos os créditos correspondentes.
8.8.7. Salvo se o país anfitrião designar hotel específico para hospedar a
comitiva brasileira, ou se oferecer a suíte para hospedar o PR ou o VPR, ou em caso de
inviabilidade de competição, o que deve ser justificado nos autos, o posto deverá realizar
pesquisa de mercado com a finalidade de identificar hotéis habilitados em conformidade
com o item 8.8.7.6.
8.8.7.1. A pesquisa de mercado deverá conter a lista dos hotéis visitados e as
principais características físicas dos selecionados.
8.8.7.2. Hotéis eventualmente desclassificados devem constar igualmente da
pesquisa de mercado, registrando-se os motivos da desclassificação.
8.8.7.3. A pesquisa de mercado deve contemplar ao menos três hotéis, salvo
em casos justificados.
8.8.7.4. A pesquisa de mercado deverá apurar, ainda:
i. os valores de diárias dos quartos, do aluguel das salas e dos serviços;
ii. as políticas de reserva e cancelamento; e
iii. eventuais outros aspectos afetos ao mercado local, ao contexto do evento
ou de outra forma pertinentes à escolha do prestador.
8.8.7.5. Os documentos de habilitação poderão ser dispensados nos casos de
hotéis amplamente reconhecidos no mercado local e de reputação ilibada ou em caso de
intermediação do governo local na seleção do prestador ou em situações análogas, o que
deverá ser atestado nos autos.
8.8.7.6. Os critérios de escolha do hotel que hospedará o PR ou o VPR e a
respectiva comitiva oficial são localização, segurança e representatividade, considerados,
ainda, o preço, as peculiaridades locais, as especificidades do evento, questões logísticas e
eventuais outros aspectos pertinentes à escolha do prestador.
8.8.7.6.1. Os membros da equipe de apoio poderão ser alocados parcial ou
integralmente no mesmo hotel do PR e do VPR conforme a necessidade de serviço,
especialmente quando não houver opções de hotéis de categoria adequada próximos, ou
quando as tarifas de hotéis próximos sejam similares ao do hotel da comitiva oficial, ou
quando as condições de segurança da cidade recomendarem evitar deslocamentos desses
agentes.
8.8.7.6.2. Autoridades e membros da comitiva oficial e da equipe de apoio
serão alocados em aposentos individuais, na categoria adequada às funções que exercem,
conforme orientações específicas do Cerimonial e tendo em conta as especificidades do
evento, as necessidades de serviço, a disponibilidade de quartos e as peculiaridades
locais.
8.8.7.6.2.1. Membros da equipe de apoio da PR ou da VPR dividirão quartos
duplos conforme solicitação da PR ou VPR.
8.8.7.7. Em caso de contratação de hotel separado para hospedar membros da
equipe de apoio, os critérios de escolha são localização, segurança e preço, consideradas,
ainda, as peculiaridades locais, as especificidades do evento, questões logísticas e eventuais
outros aspectos pertinentes à escolha do prestador.
8.8.7.8. A habilitação dos hotéis prospectados pelos postos e a escolha final do
prestador de serviço de hospedagem serão realizadas pelo Cerimonial, que irá ponderar os
critérios para seleção de hospedagem, classificando as opções que melhor atendam cada
critério, hierarquizando-os justificadamente.
8.8.8. No caso da contratação de serviços de apoio a eventos e reuniões e de
serviços de comunicação (internet e telefonia) junto ao hotel de hospedagem das
comitivas, o posto deverá prever, quando cabível, prestação de serviço na modalidade "sob
demanda", sendo necessária, nesse caso, a indicação em contrato dos preços unitários por
item.
8.8.8.1. Os documentos de habilitação poderão ser dispensados nas hipóteses
previstas no item 8.8.7.5.
8.8.9. No caso da contratação de serviço de aluguel de veículos, o posto deverá
observar o disposto no item 3.1.2.5 e em seus subitens.
8.8.9.1. Os postos poderão realizar pré-qualificação de interessados com
especial enfoque na apresentação de atestado de capacidade técnica, consideradas as
peculiaridades locais, podendo os documentos de habilitação serem dispensados nas
hipóteses previstas no item 8.8.7.5.
8.8.10. Caso alguma contratação exceda o valor de USD 150 mil, será,
excepcionalmente, dispensada a solicitação de parecer de advogado local quando a praxe
local seja a de assinatura de contratos, ou de outro instrumento hábil reconhecido pelas
normas ou práticas locais, para o qual não caiba aspecto negocial. Nesse caso, o gestor
deverá atestar nos autos a situação fática que levou à dispensa de parecer e atualizar a
matriz de risco da contratação.
8.8.11. Caberá ao ordenador de despesas do Posto homologar os processos de
contratação de apoio logístico a missões oficiais do PR e do VPR. Os recursos necessários
deverão ser solicitados por telegrama com distribuição UGC correspondente/C (ou
AIG)/COF/CISET, conforme modelo do item 2.3.3. Caberá ao ordenador de despesas do
Posto assinar os contratos ou instrumentos equivalentes.
8.8.11.1 As solicitações de envio de recursos decorrentes de prestação de
serviços de tecnologia da informação (aluguel de computador, aluguel de impressora,
aluguel de fotocopiadora, aluguel de roteador, assistência técnica, instalação de
equipamento) e de comunicação (telefonia móvel, telefonia fixa, acesso à Internet) deverão
apresentar os custos de forma discriminada, por item, com eventuais impostos, taxas e
fretes incluídos, em moeda local e no valor correspondente em dólares estadunidenses.
8.8.12. Para fins de comprovação dos gastos e liquidação das despesas pelo
Posto, deverão constar nos processos de pagamento:
i. grade de hospedagem, contendo nomes dos hóspedes, tipo e número do
quarto e datas de "check-in" e "check-out";
ii. planilha de controle de utilização dos veículos, na qual serão discriminados
tipo do veículo, placa, finalidade do deslocamento, data e horário de partidas e chegadas,
bem como nome e rubrica do usuário ou responsável pelo veículo;
iii. registro dos serviços "sob demanda" solicitados ao hotel nos termos do item
8.8.8 e da conformidade da prestação; e
iv. ateste do recebimento e da conformidade de demais materiais e serviços.
8.8.13. Os Postos manterão em seus arquivos o inteiro teor dos processos de
contratação e de pagamento de despesas com o apoio logístico a missões oficiais do PR e
do VPR ao exterior para fins de fiscalização e auditoria.
8.8.13.1. Postos não siafizados deverão elaborar prestação de contas dos
recursos a ser encaminhada conforme o disposto no item 14.2.1.