PORTARIA MDA Nº 43, DE 12 DE AGOSTO DE 2024

PORTARIA MDA Nº 43, DE 12 DE AGOSTO DE 2024
Institui a Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos do Ministério do Desenvolvimento
Agrário e Agricultura Familiar - CPAD-MDA.
O MINISTRO DE ESTADO DO DESENVOLVIMENTO AGRÁRIO E AGRICULTURA
FAMILIAR, no uso da atribuição que lhe confere o art. 87, parágrafo único, inciso II,
da Constituição Federal de 1988, e tendo em vista o disposto na Lei nº 8.159, de 8
de janeiro de 1991, no Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019 e o constante
dos autos do Processo nº 55000.009358/2024-75, resolve:
Art. 1º Fica instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
do Ministério do Desenvolvimento Agrário e Agricultura Familiar CPAD|MDA com a
finalidade de orientar e coordenar o processo de análise, avaliação e seleção dos
conjuntos documentais arquivísticos no âmbito do Ministério.
Art. 2º Compete à CPAD|MDA:
I - Promover a divulgação e orientar a aplicação do Código de Classificação
de Documentos - CCD e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos -
TTDD relativos às atividades-meio aprovados pelo Arquivo Nacional;
II - elaborar e divulgar o Código de Classificação de Documentos e a Tabela
de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim
do Ministério do Desenvolvimento Agrário e Agricultura Familiar, bem como promover
sua atualização, quando necessário, revendo descritores, prazos de guarda e destinação
final, encaminhando-os para aprovação do Arquivo Nacional;
III - elaborar, excepcionalmente, Plano de Destinação de Documentos,
quando da inexistência de Código de Classificação de Documentos e Tabela de
Temporalidade e Destinação de Documentos relativo às atividades-fim, conforme
orientação do Arquivo Nacional;
IV - aplicar os procedimentos para eliminação de documentos de arquivo no
âmbito do Ministério do Desenvolvimento Agrário e Agricultura Familiar, conforme
legislação e normas em vigor;
V - analisar, aprovar e encaminhar para o titular do Ministério do
Desenvolvimento Agrário e Agricultura Familiar, as Listagens de Eliminação de
Documentos produzidas em seu âmbito de atuação;
VI - analisar e aprovar os editais de ciência de eliminação de documentos
e os termos de eliminação de documentos;
VII - orientar a formação de Grupo(s) de Trabalho na(s) unidade(s)
administrativas(ais) do órgão, responsável(eis) pela análise, avaliação e seleção dos
conjuntos de documentos produzidos e acumulados pelo Ministério do
Desenvolvimento Agrário e Agricultura Familiar, em conformidade com os instrumentos
técnicos de gestão aprovados pelo Arquivo Nacional;
VIII - promover treinamento em serviços e cursos de capacitação e
aperfeiçoamento na sua área de competência em articulação com o setor responsável
pelos arquivos do órgão ou entidade;
IX - articular-se com as demais unidades administrativas do órgão; e
X - emitir normas e diretrizes inerentes às atividades sob sua
responsabilidade.
Art. 3º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD será
composta por representantes, 1 (um) titular e 1 (um) suplente, dos seguintes órgãos
do Ministério do Desenvolvimento Agrário e Agricultura Familiar:
I - Secretaria-Executiva - SE;
II - Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração - SPOA;
III - Gabinete do Ministro - GM;
IV - Secretaria de Agricultura Familiar e Agroecologia - SAF;
V - Secretaria de Abastecimento, Cooperativismo e Soberania Alimentar - SEAB;
VI - Secretaria de Territórios e Sistemas Produtivos Quilombolas e
Tradicionais - SETEQ;
VII - Secretaria de Governança Fundiária, Desenvolvimento Territorial e
Socioambiental - SFDT;
§ 1º O representante da Secretaria-Executiva será escolhido
preferencialmente entre servidor arquivista ou servidor responsável pelos serviços
arquivísticos ou de Gestão Documental, que presidirá a Comissão.
§ 2º O representante da Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e
Administração - SPOA será escolhido preferencialmente entre servidor arquivista ou
servidor responsável pelos serviços arquivísticos ou de Gestão Documental, que
exercerá a função de secretário-executivo do colegiado;
§ 3º Os representantes das unidades indicadas nos incisos III, IV, V, VI e VII
serão escolhidos, preferencialmente, entre servidores ou servidoras com conhecimento
técnico na área de atuação da Pasta.
§ 4º Compete ao membro suplente substituir o titular em suas ausências e impedimentos.
§ 5º Os membros da Comissão e respectivos suplentes serão indicados pelos
titulares das unidades que representam, e designados pelo Ministro de Estado do
Desenvolvimento Agrário e Agricultura Familiar.
§ 6º O exercício dos membros da Comissão será de 2 (dois) anos, podendo
ser reconduzidos por igual período.
Art. 4º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD se reunirá
em caráter ordinário, no mínimo semestralmente, e em caráter extraordinário, sempre que
convocada por seu presidente ou por solicitação de um terço dos membros.
§ 1º O quórum da reunião da CPAD e o quórum para aprovação será de
maioria simples.
§ 2º As reuniões serão realizadas preferencialmente por meio de videoconferência.
§ 3º Além do voto ordinário, o presidente da Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos terá o voto de qualidade em caso de empate.
Art. 5º A participação na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.
Art. 6º Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos -
CPAD elaborar seu Regimento Interno para definir outras características de sua
composição e funcionamento, além das previstas neste ato, no prazo de 90 (noventa)
dias contados da data de designação de seus membros.
Parágrafo único. Compete ao titular da Secretaria-Executiva aprovar o
Regimento Interno elaborado pela Comissão.
Art. 7º Compete à Divisão de Documentação e à Coordenação de
Documentação e Serviços da Coordenação-Geral de Logística e Administração da
Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração da Secretaria-Executiva do
Ministério prestar apoio administrativo à Comissão.
Art. 8º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
LUIZ PAULO TEIXEIRA FERREIRA