INSTRUÇÃO NORMATIVA PRES/INSS Nº 171, DE 9 DE AGOSTO DE 2024 (parte 1 de 3)

INSTRUÇÃO NORMATIVA PRES/INSS Nº 171, DE 9 DE AGOSTO DE 2024
Dispõe sobre os procedimentos de locação de
imóveis de propriedade de terceiros.
O PRESIDENTE DO INSTITUTO NACIONAL DO SEGURO SOCIAL - INSS, no uso
das atribuições que lhe confere o Decreto nº 10.995, de 14 de março de 2022, e tendo
em vista o contido no Processo Administrativo nº 35014.366067/2022-53, resolve:
Art. 1º Ficam dispostos, no âmbito do INSS, os procedimentos de locação de
imóveis ou espaços físicos de propriedade de terceiros ao INSS.
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 2º A locação de imóveis de propriedade de terceiros ao INSS somente se
fará em caráter excepcional, visando atender à absoluta necessidade de instalação ou
reinstalação de órgãos ou unidades do Instituto.
Art. 3º Para fins do disposto nesta Instrução Normativa, consideram-se:
I - área requisitante: unidade do INSS responsável por identificar a
necessidade da contratação;
II - área de contratações: unidade responsável pelo planejamento, pela
coordenação e pelo acompanhamento das ações destinadas às contratações;
III - benfeitorias:
a) necessárias: são as inerentes à conservação do bem ou a evitar que se
deteriore, a exemplo de correções estruturais, reparo de infiltrações, conserto do sistema
elétrico, etc.;
b) úteis: são as que aumentam ou facilitam o uso do bem, a exemplo de
instalação de divisórias para compartimentação de ambientes, etc.; e
c) voluptuárias: são as de mero deleite ou recreio, que não aumentam o uso
habitual do bem, ainda que o tornem mais agradável ou sejam de elevado valor, a
exemplo de instalação de jardins e intervenções de cunho puramente estéticos, etc.;
IV - contratado: pessoa física ou jurídica, ou consórcio de pessoas jurídicas,
signatária de contrato com o INSS;
V - Estudo Técnico Preliminar - ETP: documento constitutivo da primeira etapa
do planejamento de uma contratação que caracteriza o interesse público envolvido e a
sua melhor solução, e, dá base ao termo de referência ou ao projeto básico a serem
elaborados caso se conclua pela viabilidade da contratação;
VI - locação:
a) tradicional: modelo de locação onde o espaço físico é locado sem
contemplar os serviços acessórios, os quais serão contratados independentemente, como
limpeza, administração predial, recepção, vigilância, controle de acesso, entre outros;
b) com facilities: modelo de locação onde o espaço físico é locado
contemplando os serviços para a sua operação e manutenção, como limpeza,
administração predial, recepção, vigilância, controle de acesso, entre outros; e
c) built to suit - BTS: modelo de locação onde o locador procede à prévia
aquisição, construção ou substancial reforma, por si mesmo ou por terceiros, do imóvel
então especificado pelo pretendente à locação, a fim de que seja a este locado,
prevalecendo as condições livremente pactuadas no respectivo contrato e as disposições
procedimentais previstas na Lei nº 8.245, de 18 de outubro de 1991;
VII - prorrogação contratual: a formalização da manutenção do contrato de
locação por novo período, desde que o contrato ainda esteja em vigor e tenha previsão
de prorrogação, mediante termo aditivo de prorrogação de prazo;
VIII - reajuste em sentido estrito: forma de manutenção do equilíbrio
econômico-financeiro de contrato consistente na aplicação do índice de correção
monetária previsto no contrato;
IX - revisão do valor locativo: a verificação da compatibilidade do valor
locativo vigente com o valor de mercado, conforme previsão legal, por meio da
realização de novo laudo de avaliação;
X - requisitos:
a) essenciais do imóvel: são aqueles que se fundamentam nas necessidades
do INSS e em determinações legais e normativas, os quais deverão ser, necessariamente,
atendidos pelo imóvel ofertado, seja por meio da condição em que se encontra no
momento da proposta, seja por meio de compromisso do ofertante em atender às
exigências no prazo estipulado; e
b) desejáveis do imóvel: são aqueles baseados em arranjos institucionais que
atendam à racionalidade do gasto público e a fatores motivacionais para o quadro de
servidores ou atendimento aos segurados, que não precisam ser atendidos pela proposta
ofertada, mas, caso sejam, poderão fundamentar a avaliação de vantajosidade, se houver
mais de uma proposta válida, nos termos da legislação;
XI - termo de referência: documento necessário para a contratação de bens
e serviços, que deve conter os seguintes parâmetros e elementos descritivos:
a) definição do objeto, incluídos sua natureza, os quantitativos, o prazo do
contrato e, se for o caso, a possibilidade de sua prorrogação;
b) fundamentação da contratação, que consiste na referência aos estudos
técnicos preliminares correspondentes ou, quando não for possível divulgar esses
estudos, no extrato das partes que não contiverem informações sigilosas;
c) descrição da solução como um todo, considerado todo o ciclo de vida do
objeto;
d) requisitos da contratação;
e) modelo de:
1. execução do objeto, que consiste na definição de como o contrato deverá
produzir os resultados pretendidos desde o seu início até o seu encerramento; e
2. gestão do contrato, que descreve como a execução do objeto será
acompanhada e fiscalizada pelo órgão ou entidade;
f) critérios de medição e de pagamento;
g) forma e critérios de seleção do fornecedor;
h) estimativas do valor da contratação, acompanhadas dos preços unitários
referenciais, das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte, com os
parâmetros utilizados para a obtenção dos preços e para os respectivos cálculos, que
devem constar de documento separado, bem como classificado; e
i) adequação orçamentária.
CAPÍTULO II
DOS PROCEDIMENTOS INICIAIS
Art. 4º Verificada a necessidade de instalação ou reinstalação da unidade, a
unidade requisitante, encaminhará o Documento de Formalização de Demanda - DFD à
área de contratações da respectiva unidade descentralizada ou seccional, conforme a
zona de abrangência da área requisitante, com as devidas justificativas, fazendo
constar:
I - identificação da área requisitante;
II - descrição suscinta da necessidade da contratação;
III - qual (is) unidade (s) da estrutura organizacional do INSS o imóvel se
destina;
IV - informação preliminar quanto a ocupação do imóvel referente ao
quantitativo de servidores/empregados e disponibilidade de materiais para instalação na
unidade;
V - data pretendida para o início da instalação/reinstalação do (s) serviço (s);
VI - justificativa da necessidade da contratação;
VII - definição do grau prioridade (baixa, média ou alta) com a devida
justificativa; e
VIII - em se tratando de Agência da Previdência Social - APS, se existe estudo
de viabilidade da respectiva área de atendimento contendo as características da unidade,
o qual deverá ser anexado ao DFD.
§ 1º Será considerada unidade requisitante, a unidade responsável por
identificar a necessidade da contratação, podendo ser representada, conforme a zona de
abrangência, por Gerente-Executivo, Coordenador no âmbito da Superintendência
Regional, Superintendente Regional, Coordenador-Geral ou Diretor.
§ 2º O papel de unidade requisitante poderá ser exercido pela área de
engenharia e patrimônio imobiliário, conforme a zona de abrangência, nos casos em que
estudos técnicos prévios subsidiem a necessidade de instalação de unidade do INSS em
imóvel de terceiro.
Art. 5º Recebido o DFD pela área de contratações e após autorização para o
prosseguimento do processo de procura de imóveis pela Coordenação de Gestão de
Orçamento, Finanças e Logística - COFL ou pela Diretoria de Orçamento, Finanças e
Logística - DIROFL, conforme a zona de abrangência da unidade requisitante, a respectiva
área de engenharia e patrimônio imobiliário iniciará as providências de elaboração de
ETP, no qual deverá constar, no que couber, os elementos definidos no § 1º do art. 18
da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, e o seguinte:
I - descrição:
a) da necessidade da contratação, considerado o problema a ser resolvido sob
a perspectiva do interesse público;
b) da solução como um todo, acompanhada da justificativa técnica e
econômica da escolha do tipo de solução; e
c) dos possíveis impactos ambientais ou as devidas justificativas para a não
apresentação;
II - área requisitante;
III - descrição dos requisitos da contratação, contendo, dentre outras
informações:
a) o programa de necessidades da (s) unidade (s) que utilizará (ão) o imóvel,
conforme o caso concreto; e
b) os requisitos mínimos e desejáveis do imóvel pretendido em termos de
características necessárias de instalação e de localização para atendimento da demanda,
contendo, conforme o caso:
1. o dimensionamento da área mínima e máxima necessária para instalar a
unidade que se pretende locar, observando-se as disposições do Decreto nº 10.193, de
27 de dezembro de 2019, da Portaria Conjunta SEGES/SPU nº 38, de 31 de julho de
2020, ou norma específica expedida pelo INSS em consonância com os respectivos
dispositivos legais;
2. a zona de localização;
3. a condição de funcionamento dos sistemas elétricos, lógicos, hidráulicos, de
telefonia, de prevenção e combate a incêndio e pânico, de acessibilidade, e de
climatização; e
4. a documentação dominial, bem como os documentos legais;
c) o prazo pretendido para contratação;
IV - levantamento de mercado com a prospecção e análise das alternativas
possíveis de soluções para o atendimento da necessidade do objeto, contendo, dentre
outras:
a) a informação quanto à inexistência de imóvel do INSS vago ou com
previsão de vacância que disponha de condições para atender a necessidade;
b) se há processo de permuta de imóvel iniciada que venha a atender a
necessidade;
c) consulta ao:
1. Sistema de Requerimento Eletrônico de Imóveis da SPU, ou outro que vier
a substituí-lo, quanto à existência de imóvel da União na localidade para fins de cessão
ou compartilhamento, cujas condições de localização e instalação sejam compatíveis com
as necessidades do Instituto; e
2. governo estadual e municipal, por meio de ofício, quanto à disponibilidade
de imóvel na localidade para doação, cessão ou compartilhamento com outro órgão
público, cujas condições de localização e instalação sejam compatíveis com as
necessidades do Instituto;
d) justificativa da escolha de um dos modelos de locação, de que trata o
inciso VI do art. 3º, demonstrando a vantagem e a viabilidade jurídica e econômica da
solução escolhida em comparação com os demais modelos ou com a aquisição ou
continuidade de uso de imóvel da Administração;
V - estimativa:
a) de quantidade a ser contratada;
b) do valor da contratação, detalhando, no mínimo o custo:
1. mensal da locação, mediante pesquisa de mercado, elaborada pela área de
engenharia;
2. de locação para todo o período que se pretende contratar;
3. de eventual necessidade de adaptação, e o prazo de adaptação dos
investimentos necessários; e
4. de restituição do imóvel, quando for o caso;
c) do custo de mudança (mobilização e desmobilização) e de restituição de
imóvel relacionado com a ocupação;
VI - justificativa para o parcelamento ou não da solução;
VII - informação:
a) de contratações correlatas ou independentes, onde deve informar se há
contratações que guardam relação/afinidade com o objeto da contratação pretendida,
sejam elas já realizadas, ou contratações futuras, sendo que na hipótese de não haver,
deve ser procedida a devida justificativa; e
b) dos resultados pretendidos, devendo demonstrar os ganhos diretos e
indiretos que se almeja com a contratação, essencialmente efetividade e
desenvolvimento nacional sustentável e sempre que possível, em termos de
economicidade, eficácia, eficiência, de melhor aproveitamento dos recursos humanos,
materiais ou financeiros disponíveis;
VIII - alinhamento da contratação pretendida ao planejamento do INSS com a
respectiva identificação da previsão no Plano Anual de Contratações;
IX - providências a serem adotadas pela administração previamente à
celebração de contrato relacionadas à eventual necessidade de capacitação de servidores
ou de empregados para fiscalização e gestão contratual ou adequação do ambiente da
organização;
X - declaração de viabilidade ou não da contratação pela equipe de
planejamento, justificada com base nos elementos colhidos durante os Estudos
Preliminares;
XI - anexação de documentos que embasaram o ETP; e
XII - mapa de riscos, identificando, no mínimo, os riscos ligados:
a) ao custo de mudança e de restituição de imóvel;
b) à fuga ao procedimento licitatório em uma contratação com serviços
condominiais inclusos, se for o caso;
c) à localização específica cujas características de instalações e de localização do
imóvel tornem necessária sua escolha, quando se tratar de inexigibilidade de licitação; e
d) aos aspectos técnicos, mercadológicos e de gestão que podem interferir na
boa execução contratual.
§ 1º A ausência de resposta às consultas de que trata a alínea "c" do inciso
IV do caput, no prazo de 15 (quinze) dias corridos, acarretará na presunção de não
disponibilidade de imóveis nas condições exigidas, o que deverá ser documentalmente
registrado no processo de contratação.
§ 2º As declarações de indisponibilidade decorrentes das consultas de que
trata o inciso IV e a alínea "b" do inciso I do caput deverão ser anexadas aos autos e
terão validade de 12 (doze) meses, inclusive nos casos de que trata o § 1º.
§ 3º Caso haja disponibilidade de imóvel de órgão públicos para cessão ou
compartilhamento, a área de engenharia e patrimônio imobiliário procederá análise
técnica e, havendo atendimento das condições de instalação, ouvirá a unidade
requisitante para manifestação quanto ao interesse na ocupação, sendo que, no caso de
aceitação do imóvel, deverão ser adotados os procedimentos visando à formalização da
cessão ou do compartilhamento.
Art. 6º A partir dos ETPs, caracterizada a viabilidade da contratação e
mediante aprovação e concordância da autoridade competente pelo prosseguimento, a
área de engenharia e patrimônio imobiliário passará à elaboração do Termo de
Referência, que conterá, no mínimo, os seguintes elementos:
I - descrição e especificação do objeto;
II - fundamentação da locação, que consiste na referência aos ETPs
correspondentes;
III - descrição da solução como um todo;
IV - requisitos da contratação;
V - modelo de:
a) execução do objeto; e
b) gestão do contrato;
VI - critérios de medição e de pagamento;
VII - forma e critério de seleção do fornecedor;
VIII - estimativa do valor da contratação, acompanhada das memórias de
cálculo e documentos que lhe dão suporte; e
IX - adequação orçamentária.
§ 1º Para fins de verificação da adequação orçamentária, o processo será
encaminhado à respectiva área de orçamento e finanças para emissão do ateste de
disponibilidade orçamentária e ao ordenador da despesa para a emissão de declaração
de que a nova despesa ou seu aumento tem adequação orçamentária e financeira com
a Lei Orçamentária Anual - LOA e compatibilidade com o Plano Plurianual - PPA e com
a Lei de Diretrizes Orçamentárias - LDO, nos termos dispostos no inciso II do art. 16 da
Lei Complementar nº 101, de 4 de maio de 2000.
§ 2º Quanto às benfeitorias no imóvel, o Termo de Referência:
I - deve prever que as benfeitorias necessárias são de única e exclusiva
responsabilidade do locador e que é vedada a realização de toda e qualquer benfeitoria
voluptuária; e
II - pode prever que:
a) as benfeitorias úteis a serem realizadas, que visem o atendimento dos
requisitos da contratação, sejam de obrigação do proprietário do imóvel, e, nesta
hipótese, serão avaliadas as condições específicas de vantajosidade em:
1. realizar precificação específica e apartada do valor de locação do imóvel, a
qual deverá ser amortizada em cronograma financeiro específico ao longo da vigência
inicial da contratação, devendo-se dispor, neste caso, de cláusula contratual quanto à
possibilidade do INSS remover as benfeitorias que puderem ser retiradas sem causar
dano ao imóvel, sendo que as não passíveis de remoção serão indenizáveis e permitirão
o exercício do direito de retenção; e
2. ser prevista a condição do imóvel adaptado em situação paradigma com as
benfeitorias úteis, a serem consideradas na avaliação de valor de locação do imóvel,
conforme a NBR 14.653, devendo neste caso se dispor de cláusula contratual de que o
INSS não procederá em nenhuma hipótese à indenização sobre as eventuais benfeitorias
úteis realizadas pelo proprietário, tendo em vista sua incorporação ao imóvel e a sua
consideração para fins do pagamento valor locativo;
b) o INSS poderá realizar no imóvel benfeitorias úteis inerentes a adaptações
essenciais à instalação de seus serviços, desde que não comprometam a estabilidade e
segurança do imóvel, observando, neste caso:
1. a prévia e expressa aquiescência do locador, inclusive quanto aos custos;
2. a expectativa de ocupação superior a 3 (três) anos, exceto em casos
excepcionais devidamente justificados, devendo na situação excepcional ser submetido à
aprovação da DIROFL;
3. a previsão da remoção das benfeitorias que puderem ser retiradas sem
causar dano ao imóvel, sendo que as não passíveis de remoção serão indenizáveis e
permitirão o exercício do direito de retenção; e
4. que as benfeitorias realizadas pelo INSS não serão consideradas para fins
de avaliação do valor da locação com concordância expressa do locador.
§ 3º Nas hipóteses previstas no item 1 da alínea "a" e na alínea "b", ambos
do inciso II do § 2º:
I - é facultado ao INSS desistir justificadamente de qualquer pagamento,
indenização ou compensação, bem como do direito de retenção; e
II - as benfeitorias úteis assim realizadas não serão consideradas para a
avaliação do valor da locação.
§ 4º Para fins de precificação das hipóteses de que tratam o § 3º, deverão
ser observadas as condições de que trata o § 2º do art. 23 da Lei nº 14.133, de
2021.
§ 5º Todas as benfeitorias a serem realizadas em imóveis de terceiros deverão
ser previamente classificadas quanto à sua natureza (necessárias ou úteis) mediante
emissão de parecer para constituir elemento objetivo justificável e subsidiar as ações
administrativas decorrentes da respectiva classificação.
§ 6º É vedada a previsão de indenização de benfeitorias, quando estas
estiverem relacionadas com a estrutura integral do imóvel ao uso que se destina, tais
como: adequações de acessibilidade, adequação de prevenção e combate a incêndio e
pânico, pinturas e outras intervenções relacionadas à habitabilidade da edificação.
§ 7º O Termo de Referência será aprovado pelo Chefe da Divisão de
Engenharia e Patrimônio Imobiliário ou Coordenador-Geral de Engenharia e Patrimônio
Imobiliário, conforme a zona de abrangência do objeto da contratação.
CAPÍTULO III
DA SELEÇÃO DE FORNECEDOR
Art. 7º A unidade contratante do INSS realizará chamamento público com o
objetivo de prospectar no mercado os imóveis disponíveis para locação que possam
atender as necessidades definidas no ETP e no termo de referência.
Art. 8º São fases do chamamento público a:
I - abertura, por meio de publicação de edital;
II - apresentação das propostas de imóveis disponíveis para locação que
atendam às especificações do edital;
III - avaliação e estudo de leiaute; e
IV - seleção bem como aprovação das propostas de locação.
Art. 9º O edital de chamamento público será elaborado pela respectiva área
de licitações e conterá, no mínimo:
I - a data e o recebimento das propostas;
II - os requisitos da contratação estabelecidos no ETP e no termo de
referência;
III - o modelo de proposta de locação; e
IV - o critério de seleção das propostas.
Parágrafo único. O Edital de chamamento público será aprovado pelo
respectivo Coordenador de Gestão de Orçamento, Finanças e Logística ou pelo Diretor de
Orçamento, Finanças e Logística, conforme a zona de abrangência do objeto da
contratação.
Art. 10. O edital de chamamento público será publicado no Portal Nacional de
Contratações Públicas - PNCP, de que trata o art. 174 da Lei nº 14.133, de 2021, e no
sítio eletrônico do órgão ou da entidade responsável pelo procedimento com a
antecedência mínima de 8 (oito) dias úteis, contados da data da sessão pública de
recebimento das propostas.
§ 1º Observada a relevância e o custo benefício, facultativamente, o processo
será remetido à área de comunicação para publicação do Extrato de Chamamento em
pelo menos um jornal diário de grande circulação no Estado ou, se houver, no Município
onde se pretende realizar a locação do imóvel, a qual deverá ocorrer com antecedência
mínima de 8 (oito) dias úteis da data limite para o recebimento de propostas.
§ 2º Publicado o edital, a respectiva área de licitações deverá encaminhá-lo a,
pelo menos, 3 (três) imobiliárias que atendam à localidade, juntando-se a comprovação
do envio nos autos, sendo que a eventual impossibilidade de encaminhamento deve ser
justificada.
Art. 11. Compete à respectiva área de licitações responsável pelo
chamamento público:
I - receber os documentos de inscrição, analisar sua compatibilidade com o
estabelecido no edital de chamamento público e deferir ou não a inscrição; e
II - avaliar as propostas, de acordo com os critérios estabelecidos no edital de
chamamento público, e selecionar preliminarmente as mais adequadas aos interesses da
Administração.
§ 1º Para a avaliação das propostas, a área de licitações solicitará suporte da
área de engenharia e patrimônio imobiliário e, conforme a necessidade, da unidade
requisitante e unidade (s) envolvida (s) na ocupação.
§ 2º É proibida a aceitação de propostas relativas a imóvel de propriedade de:
I - servidor do INSS;
II - membro da Advocacia-Geral da União em exercício na Procuradoria
Federal Especializada - PFE local; e
III - cônjuge/companheiro, parente em linha reta ou colateral, por
consanguinidade ou afinidade, até o terceiro grau, inclusive como administrador ou sócio
com poder de direção de pessoa jurídica das pessoas elencadas nos incisos I e II.
Art. 12. As propostas deverão conter, no mínimo, e sem prejuízo de outros
requisitos constantes do chamamento público:
I - prazo de validade de, no mínimo, 90 (noventa) dias;
II - descrição minuciosa do imóvel com localização, dimensões e instalações
existentes;
III - valor locativo mensal proposta em moeda corrente;
IV - croqui/planta baixa do imóvel;
V - habite-se ou outra certidão que o supra;
VI - documento válido da vistoria de segurança do Corpo de Bombeiros ou
equivalente, conforme a localidade e respectiva legislação;
VII - cópia da documentação dominial, contendo:
a) título de propriedade (escritura ou contrato de compra e venda, permuta,
doação, etc.) devidamente averbado no Registro Geral de Imóveis - RGI; e
b) certidão de propriedade atualizada do RGI livre de quaisquer ônus reais e
alienações, estando o imóvel em nome do pretenso locador, seja pessoa física ou
jurídica;
VIII - declaração de que não existem débitos em relação ao imóvel, tais como
água/esgoto, luz, Imposto de Propriedade Predial e Territorial Urbana - IPTU, taxa de
coleta de lixo e taxas condominiais, se houver; e
IX - qualificação pessoal do proponente, quais sejam: Cadastro de Pessoa
Física - CPF e Registro Geral - RG, para pessoa física, e Cadastro Nacional de Pessoas
Jurídicas - CNPJ e Contrato Social, para pessoa jurídica.
§ 1º Excepcionalmente poderá ser aceito protocolo de entrada do pedido de
habite-se para fins de avaliação preliminar da proposta, não sendo admitida a execução
contratual sem o respectivo documento.
§ 2º Caso o imóvel necessite de adaptações a serem realizadas pelo
proprietário para fins de adequação aos requisitos da contratação, será admitida,
conforme os requisitos da contratação a serem estabelecidas no caso concreto, a
apresentação de declaração de compromisso futuro de que o potencial locador as
providenciará.
Art. 13. As propostas recebidas passarão, no mínimo, e respectivamente, pelas
seguintes análises da:
I - área de licitações, para verificação:
a) geral de adequação da proposta apresentada ao edital; e
b) da documentação administrativa do proponente;
II - área de patrimônio imobiliário, para verificação:
a) da documentação do imóvel e demais documentações de cunho
patrimonial exigidas; e
b) de localização exigida, ouvida a unidade requisitante e unidade (s)
envolvida (s) na ocupação;
III - área de engenharia, para:
a) verificação das condições de infraestrutura, mediante relatório técnico
circunstanciado e relatório fotográfico;
b) estudo de leiaute para avaliar se a distribuição do espaço físico do imóvel
proporciona a melhor otimização, conforto e interatividade dos espaços, considerando-se,
dentre outros aspectos, as condições de acessibilidade, circulação, instalações e de
prevenção e combate a incêndio e pânico; e
c) se ultrapassada as fases anteriores, elaboração de laudo de avaliação de
valor de locação do imóvel;