PORTARIA MPS Nº 30, DE 8 DE JANEIRO DE 2024 (parte 1 de 2)

PORTARIA MPS Nº 30, DE 8 DE JANEIRO DE 2024
Dispõe sobre procedimentos para o recebimento e
o tratamento de manifestações de ouvidoria e
pedidos de acesso de acesso à informação no
âmbito do Ministério da Previdência Social - MPS.
O MINISTRO DE ESTADO DA PREVIDÊNCIA SOCIAL, no uso das atribuições que
lhe confere o art. 87, parágrafo único, inciso II, da Constituição Federal, tendo em vista
o disposto na Lei nº 13.460, de 26 de junho de 2017; na Lei 13.608, de 10 de janeiro
de 2018; no Decreto 11.356, de 1º de janeiro de 2023, no Decreto 9.492, de 5 de
setembro de 2018; na Portaria nº 581, de 9 de março de 2021, da Controladoria-Geral
da União, na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, no Decreto nº 7724, de 16 de
maio de 2012, e Decreto 11.529, de 16 de maio de 2023, resolve:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º Esta Portaria estabelece procedimentos relacionados às atividades de
ouvidoria a serem observadas no âmbito dos seguintes órgãos integrantes da estrutura
organizacional deste Ministério da Previdência Social:
I- de assistência direta e imediata ao Ministro;
II- específicos singulares; e
III- colegiados.
Art. 2º São consideradas atividades de ouvidoria o tratamento das demandas
relativas a:
I- manifestações de ouvidoria, nos termos da Lei nº 13.460, de 26 de julho de
2017, e do Decreto nº 9.492, de 5 de setembro de 2018;
II- pedidos de acesso à informação, nos termos da Lei nº 12.527, de 18 de
novembro de 2011, e do Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012.
CAPÍTULO II
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 3º. Para fins desta Portaria considera-se:
I- Unidade administrativa: área responsável por tratar manifestação de acordo
com suas competências institucionais;
II- Unidade de apuração: unidades que possuem competência para atuar nos
atos ilícitos praticado por agentes públicos; atividades de fiscalização ou apuração de
infrações disciplinares;
III- Unidade gestora de serviço: unidade administrativa responsável pela
gestão e manutenção de serviços públicos disponibilizados ao cidadão;
IV- Agente público: o agente político, o servidor público e todo aquele que
exerce, ainda que transitoriamente ou sem remuneração, por eleição, nomeação,
designação, contratação ou qualquer outra forma de investidura ou vínculo, mandato,
cargo, emprego ou função nas entidades referidas no art. 1º desta Portaria;
V- Análise prévia: procedimento realizado pela unidade de apuração com
objetivo de verificar a existência de elementos mínimos descritivos de irregularidade ou
indícios que permitam a Administração Pública federal a chegar a tais elementos;
VI- Pseudonimização: tratamento por meio do qual um dado perde a
possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo;
VII- Solicitação de providências: pedido de adoção de providências por parte
dos órgãos e das entidades da administração pública federal;
VIII- Sistema Fala.BR: Plataforma Integrada de Ouvidoria e Acesso à
Informação, de uso obrigatório pelos órgãos e entidades da administração pública
federal;
IX- Resposta conclusiva: resposta definitiva que gera o encerramento da
manifestação. Aponta a procedência ou não da manifestação, apresenta sua solução ou
comunica sua impossibilidade. Conforme o caso, deve conter informação sobre
procedimentos que foram adotados ou que ainda serão adotados para resolução dos
fatos apresentados pelo cidadão.
CAPÍTULO III
TRATAMENTO DE MANIFESTAÇÃO DE OUVIDORIA
Seção I
Da Forma de Recebimento
Art. 4º A Ouvidoria-Geral da Previdência Social constitui canal único para
recebimento de manifestações, o que inclui as denúncias e as comunicações de
irregularidade.
Art. 5º As manifestações deverão ser apresentadas, preferencialmente, por
meio do Sistema Fala.BR.
§ 1º A manifestação recebida por multimeios (cartas e e-mail) deverá ser
encaminhada de imediato à Ouvidoria Geral para providências e possível cadastro no
Sistema Fala.BR.
§ 2º O servidor que recepcionar a denúncia ou que tiver acessado seu teor
fica impedido de dar publicidade do conteúdo e dos elementos de identificação do
denunciante.
Art. 6º. Será registrada como comunicação de irregularidade a denúncia que
não contiver identificação do denunciante.
Parágrafo único. A fim de cumprir requisitos de segurança e rastreabilidade,
as denúncias e as comunicações de irregularidades serão encaminhadas as áreas de
apuração, preferencialmente, por intermédio da plataforma em referência.
Seção II
Da Forma de Atendimento
Art. 7º. O cidadão poderá registrar a manifestação nas seguintes
modalidades:
I- pela internet, por meio do Sistema Fala.BR;
II- por correspondência física ou eletrônica dirigida às unidades deste
Ministério;
III- presencialmente, por meio de comparecimento ao Ministério da
Previdência Social, em Brasília.
§ 1º São vedadas imposições de exigências excessivas que dificultem o
registro de manifestação de ouvidoria pelo cidadão.
§ 2° O registro realizado presencialmente será reduzido a termo, mediante
observação das seguintes diretrizes:
I- registro fidedigno, conforme os fatos narrados pelo cidadão;
II- classificação do tipo e assunto, conforme o assunto registrado;
III- desmembramento adequado da demanda, efetuando registros distintos
para manifestações com tipologias, assuntos ou órgãos e entidades destinatários
distintos.
§ 3° O servidor fornecerá ao cidadão o número de protocolo e o orientará
quanto ao acesso e ao acompanhamento da manifestação no Fala.Br após a conclusão do
registro.
§ 4° O servidor prestará a assistência necessária e promoverá o registro no
Fala.BR, caso o cidadão procure a unidade diversa da sede deste Ministério para solicitar
apoio.
Art. 8º O cidadão poderá acompanhar sua manifestação das seguintes
formas:
I - pela internet, por meio do Sistema Fala.BR;
II - por correspondência física ou eletrônica dirigida às unidades deste
Ministério;
III - presencialmente, por meio de comparecimento ao Ministério da
Previdência Social, em Brasília.
Seção III
Da Análise Preliminar
Art. 9º. A Ouvidoria Geral realizará, sempre que possível, a coleta de
informações ou elementos que possam contribuir para a análise da manifestação.
Art. 10. Será solicitada a complementação da manifestação quando as
informações do texto original se mostrarem insuficientes.
§ 1° O pedido de complementação de informações suspenderá o prazo de 30
dias previsto nesta Portaria, que serão retomados a partir da data da resposta do
cidadão.
§ 2° O cidadão contará com o prazo de 20 dias para prestar os
esclarecimentos ou adicionar documentos solicitados.
§ 3° Não serão admitidos pedidos de complementação sucessivos, exceto se
referentes a situações surgidas das informações ou das documentações
disponibilizadas.
§ 4° A ausência de complementação acarretará o arquivamento da
manifestação, sem necessidade de produção de resposta conclusiva.
§ 5º No caso da denúncia, a não complementação no prazo estabelecido
acarretará o não conhecimento da denúncia e o imediato arquivamento da
manifestação.
Seção IV
Da Forma de Tratamento
Art. 11. Compete à Ouvidoria Geral:
I- triar e tramitar a manifestação às Unidades Administrativas do Ministério;
II- classificar quanto ao tipo e ao assunto de acordo com o teor da
manifestação;
III- consolidar, revisar, elaborar e publicar a proposta de resposta conclusiva
para conhecimento do cidadão;
IV- encaminhar a manifestação, via Sistema Fala.BR, ao órgão ou entidade
competente pelas providências requeridas, caso envolva matéria alheia às atribuições
deste Ministério;
V- reabrir a manifestação para inclusão de informação relevante ao assunto
manifestado.
Parágrafo único. Os pontos focais devem verificar a conformidade da
classificação e, caso haja discordância, devem acionar a Ouvidoria para avalie a
necessidade de reclassificação.
Seção V
Do Tratamento da Denúncia
Art. 12. Não será recusado o recebimento de denúncia formulada nos termos
da Lei nº 13.460, de 26 de junho de 2017 e do Decreto nº 10.153, de 3 de dezembro
de 2019, sob pena de apuração de responsabilidade do agente público que a recusou.
Parágrafo único. Serão dados tratamentos típicos de denúncia às
comunicações de irregularidades.
Art. 13. A denúncia ou a comunicação de irregularidade será encaminhada à
unidade competente para apuração dos fatos, que se posicionará quanto à relevância,
materialidade e autoria.
§ 1º A denúncia ou a comunicação de irregularidade será conhecida quando
contiver elementos mínimos descritivos de irregularidade ou indícios que permitam à
administração coligir tais elementos.
§ 2º Em caso de competência de apuração concorrente ou necessidade de
conhecimento da denúncia por mais de uma unidade, a denúncia será encaminhada,
concomitantemente, às respectivas unidades competentes.
§ 3º Caso a denúncia ou a comunicação de irregularidade seja de competência
de outro órgão, o encaminhamento da manifestação, assim como os elementos de
identificação, será precedido de pedido de consentimento do denunciante, que contará
com o prazo de vinte dias para disponibilização.
§ 4° A ausência de retorno do denunciante será considerada negativa de
consentimento, para todos os efeitos, o que não impede o encaminhamento, desde que
os elementos de identidade sejam pseudonimizados.
§ 5º Se o órgão ou entidade não estiver cadastrada no sistema Fala.BR, a
manifestação deverá ser concluída, prestando, sempre que possível, as orientações ao
cidadão acerca dos canais de atendimento disponíveis para resolução de sua
demanda.
Seção VI
Da Garantia e Proteção ao Denunciante
Art.14. O denunciante terá seus elementos de identificação salvaguardados a
partir do recebimento da denúncia, nos termos do disposto no § 7º do art. 10 da Lei nº
13.460, de 2017, que ocorrerá por meio da pseudonimização dos dados ou das
informações, de modo a não permitir a associação direta ou indireta à denúncia por ele
realizada.
Parágrafo único. Caberá à Ouvidoria Geral a adoção de medidas que visem a
preservação da identidade do autor da denúncia para posterior envio à unidade
competente para apuração.
§ 1º A salvaguarda de proteção à identidade de que trata o caput,
compreendem:
I- dados cadastrais;
II- atributos genéticos;
III- atributos biométricos; e
IV- dados biográficos.
§ 2º O servidor que divulgar ou permitir acesso à informação a pessoa não
autorizada, sujeitar-se-á à responsabilização nos termos da lei.
§ 3° A unidade responsável pela apuração poderá requisitar informações sobre
a identidade do denunciante, quando indispensável à análise dos fatos relatados na
denúncia, mediante justificativa expressa.
§ 4° O compartilhamento de elementos de identificação do denunciante, na
forma prevista no § 3º deste artigo, não implica a perda de sua natureza restrita.
Seção VII
Do Prazo de Conclusão da Manifestação
Art. 15. A manifestação deverá ser concluída no prazo inicial de 30 dias, a
contar da data do registro.
§ 1° Na impossibilidade de conclusão no prazo inicial, o ponto focal deve
acionar a Ouvidoria Geral e, mediante justificativa, solicitar a prorrogação de prazo por
mais 30 dias.
§ 2° A manifestação deverá ser restituída no prazo máximo de 3 (três) dias
úteis à Ouvidoria Geral, contados a partir do recebimento na unidade, quando envolver
matéria alheia ou estranha às competências institucionais da unidade.
§ 3º Sempre que possível, o ponto focal indicará a área competente para o
tratamento da manifestação.
Seção VIII
Da Resposta Conclusiva
Art.16. Para efeito de produção de resposta conclusiva, deve-se observar:
I- reclamação: quais medidas foram ou serão adotadas para melhoria da
prestação do serviço;
II- sugestão: o resultado da análise quanto à viabilidade de implementação do
caso sugerido;
III- elogio: a ciência por parte da chefia imediata e do agente público
elogiado;
IV- solicitação de providência: a análise da possibilidade e as providências que
foram ou serão adotadas para o atendimento da solicitação.
§ 1º A resposta deverá ser redigida em linguagem clara e objetiva, devendo
evitar o uso de siglas, termos técnicos, jargões e estrangeirismos
§ 2º Os critérios para análise de qualidade das respostas serão estabelecidos
pelo Ouvidor-Geral.
Art. 17. A Ouvidoria Geral solicitará a revisão dos subsídios às Unidades
Administrativas quando o texto ofertado:
I- deixar de atender ou esclarecer objetivamente os pontos manifestados;
II- apresentar termos ou expressões inadequados à boa convivência;
III- apresentar termos técnicos que comprometam a comunicação efetiva;
ou
IV- apresentar resposta insuficiente, fora de contexto, vaga ou confusa.
Seção IX
Do Arquivamento da Manifestação
Art.18. A manifestação será arquivada nas seguintes situações:
I- duplicidade de manifestação;
II- falta de clareza;
III- falta de urbanidade;
IV- manifestação imprópria ou inadequada;
V- perda de objeto.
CAPÍTULO IV
DO ACESSO À INFORMAÇÃO
Seção I
Do Serviço de Informações ao Cidadão - SIC
Art. 19. Cabe ao Serviço de Informações ao Cidadão - SIC assegurar o
atendimento de pedidos de acesso à informação realizados com base na Lei nº 12.527,
de 18 de novembro de 2011 e no Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012.
Parágrafo único. A Ouvidoria do Ministério da Previdência Social exercerá as
atribuições de Serviço de Informação ao Cidadão de que trata o inciso I, do art. 9º da
Lei n°12.527, de 18 de novembro de 2011.
Seção II
Do Pedido de Informação
Art. 20 O pedido de acesso à informação deve ser registrado, sob forma
eletrônica, pelo formulário "Acesso à Informação", disponível na plataforma Fala.BR:
https://falabr.cgu.gov.br, ou, pessoalmente, na Ouvidoria do Ministério da Previdência
Social.
Art. 21 O pedido de acesso à informação deverá ser respondido no prazo de
20 (vinte) dias, contado a partir da data do protocolo, podendo prorrogar por 10 (dez)
dias, mediante justificativa encaminhada ao requerente antes do término do prazo inicial,
conforme previsto na Lei nº 12.527/ 2011.
Art. 22. Entende-se como objeto de pedido de acesso à informação formulado
com fundamento na Lei nº 12.527, de 2011, e no Decreto nº 7.724, de 2012, a
solicitação de dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e
transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato,
produzidos ou acumulados pelo Ministério da Previdência Social, recolhidos ou não ao
arquivo.
Art. 23. Não serão atendidos pedidos de acesso à informação, nas seguintes
situações:
I - genéricos: pedidos inespecíficos que não descrevam de forma delimitada o
objeto da solicitação;
II - desproporcionais: pedidos que comprometam significativamente a
realização das atividades regulares das unidades do Ministério da Previdência Social,
acarretando prejuízo injustificado aos direitos de outros solicitantes;
III - desarrazoados: pedidos não amparados pela Lei nº 12.527/ 2011, ou pelas
garantias fundamentais previstas na Constituição Federal ou ainda contrários aos
interesses públicos, como a segurança pública, a celeridade e a economicidade da
Administração Pública;
IV - que exijam trabalhos adicionais de análise, interpretação ou consolidação
de dados e informações, tais como:
a) orientação sobre a aplicação de legislações ou sobre a interpretação de
determinado dispositivo legal;
b) pesquisas estruturadas que demandem a produção ou a consolidação de
informações; ou
c) esclarecimentos ou requerimentos formulados pelo servidor público da
Administração Pública federal relativos à sua situação funcional.
V- que consistam na prestação de serviços do Ministério da Previdência Social,
quando houver canal específico;
VI - que solicitem providências administrativas;
VII- que demandem posicionamento ou manifestação das unidades do
Ministério da Previdência Social e
VIII- que se caracterizem como solicitações, reclamações, denúncias e
sugestões.
§1º Os pedidos mencionados na alínea "c" do inciso IV deste artigo deverão
ser solicitados à unidade de gestão de pessoas a que o interessado esteja vinculado, a
qual cabe prestar o atendimento.
§2º As manifestações mencionadas no inciso VIII deste artigo serão
encaminhadas ao Sistema de Ouvidoria - Fala.BR, para tratamento.
Seção III
Dos pedidos de cópias ou vistas a documentos por meio do SIC
Art. 24. O atendimento dos pedidos de informação, por meio do Serviço de
Informações ao Cidadão, que tenham por objeto pedido de cópias ou vistas a
documentos, ressalvadas as hipóteses legais de sigilo, será assegurado a qualquer pessoa
natural ou jurídica, independentemente de comprovação de identidade, desde que
possuam decisão ou ato conclusivo.
Art. 25. O acesso às informações contidas em documentos pendentes de
análises será integral para pessoa natural ou jurídica que seja parte integrante dos autos,
mediante comprovação de identidade.
Parágrafo único. Os documentos pendentes de análise, para fins do caput, são
aqueles sem edição de decisão ou ato conclusivo.
Art. 26. O acesso a documentos que contenham informações pessoais
relativas à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem será assegurado:
I - integralmente, às partes integrantes dos autos, mediante comprovação de
identidade e
II - com restrição das informações pessoais sensíveis, nos demais casos.
Art. 27. As unidades administrativas responsáveis pela guarda de documentos
que contenham informações classificadas nos termos do art. 23 da Lei nº 12.527, de
2011, ou cujo sigilo seja fundamentado em outras legislações, deverão fornecer acesso às
partes não sigilosas, caso existam, com ocultação da parte sob sigilo.
Art. 28. A comprovação de identidade deverá ser realizada:
I - pela autenticação de identidade realizada pelo login único Gov.BR com selo
de confiabilidade Nível Comprovado (Ouro) ou Nível Verificado (Prata), a depender da
exigência do serviço requerido.
II - para o representante legal da pessoa natural:
a) comprovação prevista no inciso I; e
b) procuração específica para a retirada de documentos na Administração
Pública, caso este documento não esteja presente nos autos do documento requerido.
III - para a pessoa jurídica:
a) documento de identificação válido do respectivo representante da empresa;
e
b) documento que comprove a representatividade do solicitante em relação à
pessoa jurídica, caso essa documentação não conste nos autos.
Art. 29. Os documentos eletrônicos com tamanho máximo de 30 (trinta)
megabytes serão enviados via sistema Fala.BR sem qualquer ônus ao solicitante.
§1º Quando o volume de informações não for suportado pelo sistema Fala.BR,
essas poderão ser encaminhadas por meio de mídia eletrônica, a ser custeada pelo
solicitante juntamente com eventuais despesas de postagens, ou disponibilizados em
computador no SIC para cópia por parte do solicitante.
§2º Nos casos de arquivos eletrônicos do Sistema Eletrônico de Informações
(SEI), com nível de acesso público, que possuam mais de 30 (trinta) megabytes, a unidade
administrativa deverá disponibilizar acesso externo para vistas ou cópia dos documentos
por 10 (dez) dias.
§3º A solicitação de acompanhamento do conteúdo dos documentos, que
tramitam no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), produzidos no processo, enquadra-
se como pedido de acesso à informação.
§4º A unidade deverá conceder o acesso externo no Sistema Eletrônico de
Informações - SEI, com acompanhamento integral, à parte interessada ou ao seu
representante legal, devidamente identificados, conforme disciplinado no art. 27.
Art. 30. Caso seja necessário o encaminhamento de mídias eletrônicas ou de
cópias físicas, o solicitante deverá efetivar o pagamento das despesas destinadas ao
ressarcimento do custo da mídia ou do material gasto com a reprodução em papel,
respectivamente, e de eventual postagem, por meio de Guia de Recolhimento da União
- GRU.
§1º Estarão isentos de ressarcir os custos referidos no caput os solicitantes
cuja situação econômica não lhes permita fazê-lo sem prejuízo do sustento próprio ou da
família, declarada nos termos da Lei nº 7.115, de 29 de agosto de 1983.
§2º A comprovação do pagamento das despesas por meio de GRU deverá ser
encaminhada ao SIC, no prazo de 10 (dez) dias, por meio de correio eletrônico,
correspondência física ou entrega presencial a contar do recebimento da resposta do SIC,
com orientações para o pagamento da GRU.
§3º Após o recebimento da comprovação de pagamento da GRU, o SIC
comunicará à unidade administrativa responsável pelo documento que deverá, no prazo
de até 10 (dez) dias, disponibilizar sua cópia para que o SIC a encaminhe ao solicitante,
por meio de correspondência física ou retirada presencial, conforme opção informada no
requerimento do pedido de acesso ao documento.
Seção IV
Do Tratamento dos Pedidos de Acesso à Informação
Art. 31. Os pedidos de acesso à informação, no âmbito do Ministério da
Previdência Social, serão tramitados pelo Sistema Eletrônico de Informação-SEI, ou
sistema equivalente que eventualmente venha a substituí-lo.
Parágrafo único. O fluxo dos processos será estabelecido pela Ouvidoria-Geral,
e os servidores que atuarem no tratamento das demandas serão cadastrados, na Rede de
Acesso à Informação, de acordo com os seguintes perfis:
I - ponto focal;
II- respondente;
III- autoridade hierárquica;
IV -autoridade máxima.
Art. 32. Compete ao ponto focal:
I - receber os pedidos de acesso à informação pelo SEI e encaminhá-los ao
respondente responsável pelo assunto;
II - gerenciar os pedidos relativos à sua unidade administrativa, prezando pelo
cumprimento dos prazos e pela qualidade das respostas;
III - analisar as respostas e aprová-las com o dirigente máximo da unidade, se
necessário;
IV - devolver os pedidos ao SIC, dentro dos prazos internos estipulados no
Despacho de Tramitação do Pedido de Acesso à Informação.
Parágrafo único. O ponto focal será responsável pela atualização do cadastro
dos respondentes.
Art. 33. Ao respondente compete:
I - fornecer as informações ou os documentos requeridos e, nos casos de
negativa de acesso à informação, apresentar justificativa fundamentada, observando os
prazos previstos nesta Portaria;
II - assinar as respostas dos pedidos de informação direcionados à sua
unidade;
III - consultar, para produção das respostas, o posicionamento do dirigente
máximo da unidade, quando julgar necessário;
IV - apresentar esclarecimentos necessários à Autoridade de Monitoramento,
designada nos termos do art. 40 da Lei nº 12.527, de 2011, quando forem requisitados
nos casos de reclamação; e
V - prestar esclarecimentos adicionais à Controladoria-Geral da União - CGU e
à Comissão Mista de Reavaliação de Informações - CMRI.
Parágrafo único. Respeitadas as especificidades dos órgãos, os respondentes
deverão, preferencialmente, ser os titulares das unidades hierárquicas equivalentes ou
superiores ao nível de Coordenação-Geral.
Art. 34. Compete às autoridades hierárquicas:
I - analisar, decidir e assinar os recursos de primeira instância relativos à sua
unidade administrativa;