PORTARIA MTE Nº 3, DE 2 DE JANEIRO DE 2024

PORTARIA MTE Nº 3, DE 2 DE JANEIRO DE 2024
Institui a Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos-CPADdoMinistériodoTrabalhoeEmprego.
O MINISTRO DE ESTADO DO TRABALHO E EMPREGO, no uso das atribuições
que lhe conferem o art. 87, parágrafo único, inciso II, da Constituição, a Lei nº 14.600,
de 19 de junho de 2023, e o parágrafo único do art. 9º do Decreto nº 10.148, de 2 de
dezembro de 2019, e tendo em vista o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de
1991, no Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e no Decreto nº 4.915, de 12 de
dezembro de 2003, bem como no Processo nº 19958.100927/2023-62, resolve:
Art. 1º Instituir a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do
Ministério do Trabalho e Emprego - CPAD, com a finalidade de orientar e coordenar o
processo de análise, de avaliação e de seleção dos conjuntos documentais arquivísticos,
no âmbito do Ministério do Trabalho e Emprego, nos termos do disposto nos art. 9º a
14 do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019.
Art. 2º Compete à CPAD, no âmbito do Ministério do Trabalho e Emprego,
consoante o disposto no art. 9º do Decreto nº 10.148, de 2019:
I - divulgar e orientar a aplicação do código de classificação de documentos
e da tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio
aprovados pelo Arquivo Nacional;
II - elaborar e divulgar o código de classificação de documentos e a tabela de
temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim, bem
como atualizá-los, quando necessário, com vistas a rever descritores, prazos de guarda e
destinação final, encaminhando-os para aprovação do Arquivo Nacional;
III - elaborar, excepcionalmente, plano de destinação de documentos,
quando:
a) os conjuntos documentais não constarem no código de classificação de
documentos e na tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às
atividades-meio; e
b) da inexistência de código de classificação de documentos e de tabela de
temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-fim, conforme
orientação do Arquivo Nacional;
IV - aplicar os procedimentos para eliminação de documentos de arquivo,
conforme legislação e normas em vigor;
V - analisar e encaminhar para a autoridade competente as listagens de
eliminação de documentos produzidos, nos termos do inciso V do art. 9º do Decreto nº
10.148, de 2019;
VI - analisar e aprovar os editais de ciência de eliminação de documentos e
os termos de eliminação de documentos;
VII - providenciar as datas de aprovação das contas pelo Tribunal de Contas
da União, do conjunto documental, se necessário;
VIII - orientar a formação de Subcomissões de Avaliação de Documentos ou
de Grupos de Trabalho nas Superintendências Regionais do Trabalho e Emprego, em
conformidade com os instrumentos técnicos de gestão aprovados pelo Arquivo
Nacional;
IX - promover treinamento em serviço e cursos de capacitação e reciclagem
na sua área de competência em articulação com a Coordenação de Documentação e
Informação;
X - articular-se com as demais unidades organizacionais do Ministério do
Trabalho e Emprego; e
XI - emitir normas e diretrizes inerentes às atividades sob sua
responsabilidade.
Art. 3º A CPAD será composta por um representante titular e um suplente
das seguintes unidades:
I - Gabinete do Ministro;
II - Secretaria-Executiva;
III - Secretaria de Inspeção do Trabalho;
IV - Secretaria de Proteção ao Trabalhador;
V - Secretaria de Relações do Trabalho;
VI - Secretaria de Qualificação, Emprego e Renda; e
VII - Secretaria Nacional de Economia Popular e Solidária.
§ 1º Cada membro da CPAD terá um suplente, que o substituirá em suas
ausências e impedimentos.
§ 2º Os membros titulares e suplentes da CPAD serão indicados pela
autoridade máxima das unidades arroladas no caput, no âmbito de suas atuações, e
designados em ato do Secretário Executivo.
§ 3º Nas hipóteses de saída de membro ou de ausência de membro a três
reuniões, por impedimento ou falta injustificada, a respectiva unidade indicará novo
membro no prazo de trinta dias.
§ 4º Os representantes, titular e suplente, da Secretaria-Executiva serão
servidores em exercício no Departamento de Administração, Finanças e Contabilidade,
conforme disposto no art. 11 do Decreto nº 10.148, de 2019.
§ 5º O exercício dos membros da CPAD será de dois anos, permitida a
recondução por igual período.
§ 6º A CPAD será presidida pelo representante da Secretaria-Executiva.
§ 7º O Presidente da CPAD poderá solicitar a participação, em caráter
eventual, gratuito e sem direito a voto, de representantes de outras unidades do
Ministério do Trabalho e Emprego ou de técnicos oriundos de outros órgãos do serviço
público federal.
§ 8º Quando as reuniões da CPAD envolverem as Superintendências Regionais
do Trabalho e Emprego, a CPAD poderá convocar representantes das respectivas
unidades descentralizadas e representante da Coordenação-Geral de Unidades
Descentralizadas.
§ 9º A Secretaria Executiva do CPAD será exercida pelo Departamento de
Administração, Finanças e Contabilidade.
§ 10. A Diretoria de Tecnologia da Informação acompanhará os trabalhos da
CPAD com vistas a propor soluções de tecnologia da informação para o exercício das
atribuições da comissão.
Art. 4º Poderão ser instituídas Subcomissões de Avaliação de Documentos ou
Grupos de Trabalhos para auxiliar os trabalhos da CPAD.
§ 1º As Subcomissões de Avaliação de Documentos ou os Grupos de
Trabalhos serão responsáveis pela análise, avaliação e seleção dos conjuntos de
documentos produzidos e acumulados pelas Superintendências Regionais do Trabalho e
Emprego.
§ 2º As Subcomissões de Avaliação de Documentos e os Grupos de Trabalhos
serão subordinados tecnicamente à CPAD e serão instituídas por ato do Secretário
Executivo ou, quando for necessária a instituição nas Superintendências Regionais do
Trabalho e Emprego, por ato das autoridades máximas das respectivas unidades
descentralizadas.
§ 3º A Coordenação-Geral de Unidades Descentralizadas acompanhará os
trabalhos das Subcomissões de Avaliação de Documentos ou Grupos de Trabalhos
instituídos no âmbito das Superintendências Regionais do Trabalho e Emprego, com vistas
a relatar à CPAD informações dos trabalhos.
Art. 5º A CPAD se reunirá em caráter ordinário, no mínimo, semestralmente,
conforme cronograma de funcionamento, e em caráter extraordinário sempre que
convocada por seu Presidente ou por solicitação de um terço dos membros.
§ 1º As reuniões ordinárias serão convocadas pelo Presidente da CPAD, por
meio eletrônico institucional, com antecedência mínima de cinco dias úteis da data de
reunião.
§ 2º A pauta da reunião será encaminhada previamente aos membros da
CPAD no momento da convocação.
§ 3º Os membros que se encontrarem em entes federativos diversos daquele
onde ocorrer a reunião participarão da reunião por videoconferência.
§ 4º As reuniões deverão ser registradas em ata.
Art. 6º O quórum da reunião da CPAD é de maioria absoluta de seus
membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.
Parágrafo único. Além do voto ordinário, o Presidente da CPAD terá o voto de
qualidade em caso de empate.
Art. 7º A participação na CPAD será considerada prestação de serviço público
relevante, não remunerada.
Art. 8º A CPAD apresentará relatórios periódicos de suas atividades,
trimestralmente, além do relatório anual.
Art. 9º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
LUIZ MARINHO