ANEXO METODOLOGIA DE GESTÃO DE RISCOS DA FUNDAÇÃO CULTURAL PALMARES 1. INTRODUÇÃO Este documento apresenta a metodologia de gestão de riscos da Fundação Cultural Palmares - FCP, em conformidade com a Portaria nº 64, de 24 de março de 2020, que cria o Comitê Interno de Governança da entidade, pautada com as diretrizes dispostas na Resolução CIGFCP nº 07, de 12 de agosto de 2021, que aprova a Política de Gestão de Riscos, e em observância as demais normas que regem a matéria. A metodologia abrange a definição de conceitos, diretrizes, atribuição de papéis e responsabilidades dos gestores, o detalhamento do processo de gerenciamento de riscos, a definição da Matriz de Riscos e o apetite a risco da FCP. Também, tem por parâmetro a ABNT NBR ISO 31000:2018, por se tratar de um normativo padrão internacional que fornece princípios e diretrizes genéricas, contudo, possibilita que seja adaptado a especificidade de cada organização. A metodologia implementada pela FCP permitirá gerar um fluxo ordenado de ações de modo a avaliar, identificar, analisar, tratar, monitorar e comunicar os riscos da entidade. Quando efetivada e mantida de acordo com as diretrizes estabelecidas nesta norma será mais um mecanismo de controle de prevenção e proteção para o alcance dos objetivos da entidade. O processo de gerenciamento de riscos de maneira estrita, consiste nas seguintes etapas (ISO 31000:2018): a) estabelecimento do contexto; b) identificação de riscos; c) análise de riscos em impacto e probabilidade; d) avaliação de riscos em categorias (pequeno, moderado, alto e crítico); e) tratamento de riscos; f) comunicação e consulta; g) monitoramento e análise crítica; e h) registro e relato. Em que pese se tenham essas fases, na prática o processo é iterativo e incremental, isto é, realizado em fases de revisão onde agrega-se e refina-se as informações de forma contínua a cada ciclo. Para o gerenciamento dos riscos é necessário o mapeamento dos processos como etapa prévia, uma vez que é nessa etapa que são estudadas as entradas, as saídas, os fornecedores e os clientes do processo (Análise SIPOC), bem como o fluxograma do processo. A metodologia foi elaborada pela equipe da Coordenação-Geral de Gestão Estratégica e posteriormente foi aprovada no âmbito do Comitê Interno de Governança da Fundação Cultural Palmares, por meio da Reunião Ordinária/Extraordinária de XXX. O gerenciamento de riscos será executado pelas unidades administrativas da FCP, de forma integrada aos processos oriundos das competências regimentais e do planejamento estratégico, levando em consideração a cultura organizacional da entidade, abrangendo os níveis estratégico, tático e operacional. 2. FUNDAMENTO LEGAL a) Lei n º 7.668, de 22 de agosto de 1988, que autoriza o Poder Executivo a constituir a Fundação Cultural Palmares - FCP e dá outras providências. b) Decreto nº 11.203, de 21 de setembro de 2022, que aprova o Estatuto e o Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comissão e das Funções de Confiança da Fundação Cultural Palmares e remaneja e transforma cargos em comissão e funções de confiança. c) Instrução Normativa Conjunta MPOG e CGU nº 1, de 10 de maio de 2016 - Dispõe sobre controles internos, gestão de riscos e governança no âmbito do Poder Executivo Federal; d) Decreto nº 9.203, de 22 de novembro de 2017 - Dispõe sobre a política de governança da administração pública federal direta, autárquica e fundacional; e) Portaria FCP nº 64, 24 de março de 2020 - Institui o Comitê Interno de Governança da FCP, alterada pela Portarias nº 104, de 29 de maio de 2020 e nº 71, de 09 de março de 2021; e f) Resolução CIGFCP º 07, de 12 de agosto de 2021, aprova a Política de Gestão de Riscos da Fundação Cultural Palmares. 3. CONCEITOS Para fins deste documento, consideram-se os seguintes conceitos: accountability: conjunto de procedimentos adotados pelas organizações públicas e pelos indivíduos que as integram, os quais evidenciam sua responsabilidade por decisões tomadas e ações implementadas, incluindo a salvaguarda de recursos públicos, a imparcialidade e o desempenho das organizações; apetite ao risco: nível de risco que a instituição está disposta a aceitar; agente responsável pela gestão de riscos: servidor, funcionário, empregado ou colaborador em exercício na FCP que atue na Gestão de Risco dos processos organizacionais sob sua responsabilidade; Coordenação-Geral de Gestão Estratégica - CGE: unidade que tem a finalidade de orientar, sistematizar e padronizar a identificação, a avaliação e a adoção de controles (respostas aos eventos de riscos) dos processos das unidades administrativas da FCP. Também tem a responsabilidade de acompanhar a evolução e melhorias do Programa de Integridade da Fundação; controles internos da gestão: conjunto de regras, procedimentos, diretrizes, protocolos, rotinas de sistemas informatizados, conferências e trâmites de documentos e informações, entre outros, operacionalizados de forma integrada pela direção e pelo corpo de servidores das organizações, destinados a enfrentar os riscos e fornecer segurança razoável e suficiente para o alcance dos objetivos estratégicos. Também visa: a) execução ordenada, ética, econômica, eficiente e eficaz das operações; b) cumprimento das obrigações de accountability; c) cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis; e d) salvaguarda dos recursos para evitar perdas, mau uso e danos. evento: um ou mais incidentes ou ocorrências, provenientes dos ambientes interno ou externo, ou mudança em um conjunto específico de circunstâncias, podendo também consistir em algo não acontecer; gestão de riscos: processo de natureza permanente, estabelecido, direcionado e monitorado pela alta administração, que contempla as atividades de identificar, avaliar e gerenciar potenciais eventos que possam afetar a entidade, destinado a fornecer segurança razoável quanto à realização de seus objetivos; gestor de risco e controle: agente responsável pelo gerenciamento do risco no âmbito de suas unidades organizacionais, quer seja o coordenador geral, diretor ou cargo equivalente, quer seja o agente operacional a frente da execução do processo; governança pública: conjunto de mecanismos de liderança, estratégia e controle postos em prática para avaliar, direcionar e monitorar a atuação da gestão, com vistas à condução de políticas públicas e à prestação de serviços de interesse da sociedade; matriz de risco: ferramenta para classificar e apresentar riscos definindo faixas para impacto e probabilidade; medida de controle: medida aplicada, no âmbito da FCP, para mitigar ou eliminar os riscos e aumentar a probabilidade de que os objetivos e as metas organizacionais sejam alcançados; nível do risco: medida da importância ou significância do risco, considerando a probabilidade de ocorrência do evento e o seu impacto; objeto de gestão de riscos: qualquer processo de trabalho, atividade, projeto ou ação de plano institucional, assim como os recursos que dão suporte para a efetivação dessas iniciativas e para o alcance dos objetivos estratégicos da FCP; planejamento estratégico: O planejamento estratégico consiste em um processo de reflexão, análise e tomada de decisão acerca dos grandes objetivos de uma organização e dos meios que serão utilizados para alcançá-los. Por meio dele, a instituição desenvolve autoconhecimento e promove uma orientação estratégica comum para todos os seus colaboradores, com a definição da sua Missão (razão de existir), sua Visão (projeção bem- sucedida da organização no futuro) e seus Valores (princípios mais relevantes que devem permear sua atuação). política de gestão de riscos: declaração das intenções e diretrizes gerais de uma organização relacionadas à Gestão de Riscos; processo: conjunto de ações e atividades interrelacionadas, que são executadas para alcançar produto, resultado ou serviço predefinido; risco: possibilidade de que um evento afete o alcance de objetivos estratégicos; riscos institucionais: riscos priorizados e elencados para serem monitorados pela alta administração; risco inerente: risco a que a entidade está exposta sem considerar quaisquer ações de controle que possam reduzir a probabilidade de sua ocorrência ou seu impacto; risco residual: risco a que a entidade está exposta após a implementação de controles para o tratamento do risco; e tolerância ao risco: disposição da organização ou parte interessada em suportar o risco após o tratamento do risco a fim de atingir seus objetivos. Pode ser influenciada por requisitos legais ou regulatórios. tratamento dos riscos: permitir a construção do Plano de Implantação das Ações de Controle dos Riscos (ou Plano de Ação). Trata-se de um documento que organiza as atividades a serem realizadas para a adequada implantação dos controles previstos na Matriz de Riscos. Busca-se estabelecer o tratamento dos riscos, por meio de ações de caráter imediato, curto, médio ou longo prazo, ou de aperfeiçoamento contínuo. 4. PRINCÍPIOS Em conformidade com a Política de Gestão de Riscos da CGE, e de acordo com a norma ABNT NBR ISO 31.000: 2018, constituem princípios da gestão de riscos: I - proteção do ambiente organizacional; II - melhoria contínua dos processos da organização; III - visão sistêmica, estruturada e oportuna, subordinada ao interesse público; IV - qualidade e tempestividade das informações; V - transparência; VI - uniformidade de procedimentos; VII - dinamismo e interatividade; VIII - alinhamento à gestão estratégica; IX - estabelecimento de procedimentos de controle interno proporcionais ao risco observada a relação custo-benefício, e destinados a agregar valor à organização; X - estabelecimento de níveis de exposição a riscos adequados; e XI - utilização do mapeamento de riscos para o apoio à tomada de decisão e à elaboração do planejamento estratégico. 5. OBJETIVOS A Metodologia é uma ferramenta capaz de auxiliar os gestores públicos no processo de tomada de decisão, a fim de assegurar a devida aplicação dos recursos públicos e, consequentemente, a efetividade das políticas públicas. Seus objetivos são: I - aumentar a probabilidade de alcance dos objetivos institucionais, reduzindo riscos a níveis aceitáveis; II - apoiar a tomada de decisão dos gestores, com informações tempestivas e suficientes a respeito dos riscos a que a organização está exposta; III - promover uma gestão proativa; IV - melhorar a eficácia e a eficiência operacional; V - melhorar a governança; e VI - agregar valor à organização por meio da melhoria dos processos de tomada de decisão e do tratamento adequado dos riscos dos impactos negativos decorrentes de sua materialização 6. RESPONSABILIDADE Para melhor compreensão das responsabilidades em gestão de riscos da FCP, propõe-se o Modelo de Três Linhas de Defesa, do IIA - The Institute of Internal Auditors (2020) (Figura 1), o qual apresenta de forma simples e eficaz papéis e responsabilidades essenciais e suas competências. No entanto, competências específicas estão discriminadas na Resolução nº 7 de 2021 que aprova a Política de Gestão de Riscos da Fundação Cultural Palmares. Nessa estrutura em que todos têm alguma responsabilidade, atuam como elementos centrais: (i)os gestores dos riscos, (ii) os especialistas em controles internos, gestão de riscos e conformidade, (iii) os auditores internos e os órgãos de governança. O modelo envolve pessoas e setores diversos, formando uma estrutura clara, com transparência na comunicação e na distribuição de funções, conforme detalhamento a seguir: a) Primeira Linha: são os gestores em seus respectivos âmbitos e escopos de atuação, os responsáveis pelos processos de trabalho, projetos, atividades e ações desenvolvidos nos níveis estratégicos, táticos ou operacionais. Compete aos gestores como Primeira Linha: I - Escolher os processos, projetos, atividades e ações que terão seus riscos gerenciados e tratados, observada a Política de Gestão de Riscos; II - Definir os níveis de risco aceitáveis e elaborar os planos de ação para o tratamento dos riscos, considerando a declaração de apetite a riscos do órgão; III - Realizar o acompanhamento da evolução dos níveis de risco e da efetividade dos planos de ação; b) Segunda Linha: composta pelos responsáveis pelo controle interno, gestão de riscos e conformidade da organização, que têm como objetivo apoiar os gestores dos riscos para que cumpram com suas responsabilidades de Primeira Linha, fornecendo conhecimento e ferramentas adequadas. Compete aos responsáveis pelo controle interno, gestão de riscos e conformidade da organização, como Segunda Linha: I - Apoiar a Primeira Linha na implantação, monitoramento e melhoria dos controles internos estabelecidos na gestão de riscos; II - Monitorar os riscos que impactam o alcance dos objetivos estratégicos; III - Avaliar a adequação, a suficiência e a eficácia do processo de gestão de riscos, revisando a política e a metodologia de gestão de riscos sempre que necessário; IV - Assessorar os órgãos de governança nos temas técnicos acerca da gestão de riscos. c) Terceira Linha: composta pela auditoria interna, que tem o papel de fazer uma avaliação objetiva e independente dos controles e da gestão de riscos. Compete à auditoria interna, como Terceira Linha: I - Avaliar as atividades da Primeira e Segunda Linhas no que tange à eficácia dos controles internos e da gestão de riscos, assessorando-os quanto às melhores práticas; II - Verificar a conformidade das atividades executadas com a Política de Gestão de Riscos; III - Avaliar o desempenho da gestão de riscos, com o objetivo de promover a melhoria contínua dos processos. 6.1 Método aplicado para definição de responsabilidade As competências específicas dos atores da gestão de risco estão discriminadas na Resolução nº 7 de 2021 que aprova a Política de Gestão de Riscos da Fundação Cultural Palmares e estão disponíveis na Matriz RACI abaixo (Quadro 1). A Matriz RACI é um método de discernimento dos atores da Gestão de Riscos, ou seja ela tem a função de avaliar a distinção entre os diferentes papéis por meio do reconhecimento dos seguintes atores: R: quem executa a atividade; A: quem aprova a tarefa ou produto. Pode delegar a função, mas mantém a responsabilidade; C: quem pode agregar valor ou é essencial para a implementação; e I: quem faz o controle, mas não precisa necessariamente se envolver na decisão. Quadro 1 - Matriz RACI da Gestão de Riscos na FCP. . Atividades Atores do processo . CIGFCP CGE GRs Auditoria . Definir a matriz de risco A R C I . Definir o apetite ao risco A R C I . Definir diretrizes para priorização e tratamento dos riscos A R C I . Priorização de projetos/processos de trabalhos/serviços A C R I . Estabelecer o contexto geral A C R I . Identificar os riscos A C R I . Analisar os riscos A C R I . Avaliar os riscos A R C I . Tratar os riscos A C R I . Monitorar e realizar análise A R C R 7. MAPEAMENTO DOS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS PARA DEFINIÇÃO DO OBJETO DA GESTÃO DE RISCO 7.1. Análise do Escopo do Processo De forma a possibilitar a integração da Gestão de Riscos à Gestão de Processos, primeiro foi necessário compreender de forma detalhada os processos, uma vez que os processos serão o objeto de gerenciamento dos riscos. Esse trabalho trará melhorias substanciais para ambas atividades, gestão de processos e gestão de riscos, como por exemplo, melhor entendimento das etapas e dos fluxos dos processos e assim melhor controle de riscos nos pontos críticos; melhor entendimento do papel dos atores e das suas responsabilidades e ainda, visualização adequada das etapas para melhor dimensionamento do custo operacional e temporal dos processos. Além desses benefícios, tanto a gestão de processos como a gestão de riscos colaboram para a mesma finalidade, isto é, o alcance dos objetivos estratégicos por meio de Planos de Ação com focos distintos, melhoria do processo e tratamento de riscos. Dessa forma, optou-se por integrar ambos os processos, buscando uma otimização do tempo, custo operacional e redução no impacto para as áreas executoras. A estratégia adotada foi entrevistar cada área da entidade para levantamento de todas as atividades realizadas e identificação dos conjuntos de atividades que correspondem aos processos. Dentre os critérios para identificação dos processos estão: (i)a identificação de conjuntos de atividades que tenham interface com outras unidades da entidade ou público-alvo, (ii)normas reguladoras próprias e (iii) procedimentos específicos. Nessa etapa é necessário que se avalie e confirme os processos para realizarmos um mapeamento dos processos da entidade, que consiste em descrever o fluxo de trabalho, objetivos, etapas, procedimentos, atividades, recursos humanos, equipamentos, sistemas de informação e materiais requeridos, entradas e saídas. Esses dados serão descritos na Planilha Diagrama de Escopo e Interface do Processo - DEIP (Figura 3). Cabe ressaltar que esse passo fornece as saídas dos processos, o que é essencial para definir os eventos de riscos que podem afetar seus objetivos, uma vez que a ocorrência do risco acarreta na impossibilidade de obtenção da saída do processo (Figura 4). 7.2. Modelagem do Processo A modelagem do processo é representada por um fluxograma (Figura 5). O fluxograma uma representação gráfica de como o trabalho acontece e tem a função de simplificar ao entendimento sobre as tarefas. Ele é elaborado com o auxílio da ferramenta Bizagi. Figura 5 - Exemplo de Fluxograma do Processo Para facilitar a elaboração do fluxograma será solicitado inicialmente o preenchimento da planilha Lista de Tarefas do Processo (Figura 6). Figura 6 - Lista de Tarefas do Processo para elaboração do fluxograma. Assim que concluído os passos descritos acima, análise do escopo e fluxograma, será possível visualizar a carteira de processos de toda a entidade, bem como todas as tarefas e interfaces entre as diferentes áreas da entidade. Esses dados auxiliam o levantamento de riscos por permitirem a fácil identificação de pontos críticos e a reflexão mais objetiva sobre os riscos que prejudicam ou impedem a obtenção das saídas dos processos. 8. ETAPAS DA METODOLOGIA DE GESTÃO DE RISCO O processo de gerenciamento de riscos, segundo a ISO 31000:2018 (Figura 7) contém as seguintes etapas: Figura 7 - Diagrama do processo de gestão de riscos da norma ABNT NBR ISO 31000:2018 - Diretrizes a) Escopo, Critério e Contexto: conhecer os objetivos organizacionais e os processos a eles relacionados, assim como definir os contextos internos e externos a serem levados em consideração ao gerenciar os riscos; b) Identificação do risco - corresponde a aplicação do processo sistemático para compreender o que pode acontecer, como, quando e por quê; c) Análise do risco - se relaciona com a compreensão de cada risco, suas consequências e probabilidades; d) Avaliação do risco - envolve tomada de decisão sobre o nível do risco e prioridade de atenção através da aplicação do critério desenvolvido na ocasião em que o contexto foi estabelecido. e) Tratamento do risco - se refere ao processo pelo qual os controles existentes são aperfeiçoados ou novos controles são desenvolvidos e implementados. Compreende a avaliação e seleção de opções, o que inclui análise de custos e benefícios e avaliação de novos riscos que podem ser gerados a partir de cada opção e, desse modo, priorizando e implementando o tratamento selecionado segundo o processo planejado. f) Os elementos "Comunicação e Consulta", "Monitoramento e Análise Crítica" e "Registro e Relato" são considerados agentes de ação contínua do processo de gestão de riscos. A comunicação e consulta implica no envolvimento das partes interessadas internas e externas a organização, objetivando considerar seus pontos de vista, conhecendo seus objetivos por meio de envolvimento planejado. O "Monitoramento e a Análise Crítica" preveem a tomada de ação no momento em que surgirem novos riscos que mudem os riscos existentes, como produto de mudança nos objetivos organizacionais ou nos ambientes interno e externo. O "Registro e Relato" são os mecanismos apropriados para relatar e documentar os fatos apropriadamente. Para registro dos riscos levantados será utilizada a "Planilha documentadora de Riscos", que é um documento em formato "xls" apensado a este manual. Este arquivo contém diversas abas as quais deverão ser preenchidas e impressas em pdf. A citada planilha é de autoria do TCU, na qual estão inseridos critérios para análise do impacto e probabilidade do risco, bem como fórmulas para ponderação dos fatores de impacto e probabilidade. A execução do processo de gerenciamento de riscos, na FCP, acompanhará, o ciclo do planejamento estratégico. O processo de gerenciamento de riscos deverá ser executado integralmente, após à definição do planejamento estratégico para o período. Ao alinhar o calendário de ambas as iniciativas, estimula-se a sinergia entre os instrumentos, visto que há fases que se retroalimentam nesses processos. Por exemplo, a formulação da estratégia prevê a realização de diagnóstico organizacional e priorização de iniciativas e processos que devem direcionar a fase de escopo, contexto e critério, do gerenciamento de riscos. A reunião de análise estratégica, de periocidade anual, que revisita iniciativas, processos, planos táticos e indicadores, também fornece subsídios para o monitoramento e controle do processo de gerenciamento de riscos, podendo redundar, inclusive, em novas iterações do processo. Nesse sentido, será elaborado relatório anual acerca do monitoramento dos riscos mencionados e o Plano de Gestão de Riscos será quadrienal e em consonância ao Plano Estratégico Institucional. 8.1. Escopo, Contexto e Critérios Segundo a ISO 31000:2018, o propósito do estabelecimento do escopo, contexto e critérios é personalizar a gestão de riscos, permitindo um processo de avaliação de riscos eficaz e um tratamento de riscos apropriado. 8.1.1. Escopo Definir o escopo significa circunscrever os elementos básicos que nortearão a execução do processo de gerenciamento de riscos, como por exemplo: (i)Objetivos e decisões que precisam ser tomadas; (ii) Resultados esperados das etapas a serem realizadas no processo; (iii)Tempo, localização, inclusões e exclusões específicas; (iv) Ferramentas e técnicas apropriadas para o processo de avaliação de riscos; (v) Recursos requeridos, responsabilidades e registros a serem mantidos; (vi) Relacionamentos com outros projetos, processos e subprocessos. Será priorizada a aplicação do gerenciamento de riscos no nível estratégico, por isso serão avaliados os processos que contribuem diretamente para o alcance dos objetivos estratégicos. Nos próximos ciclos poderão ser levantados os riscos à nível operacional, de programa, de projeto e ou de atividades. Para tratamento serão priorizados os riscos que ameaçam os objetivos estratégicos. Em ordem de prioridade serão avaliados processos e riscos segundo as seguintes condições: 1. Se possui recomendações e/ou determinações de órgãos como, Ministério Público, Tribunais, Controladoria Geral da União, Tribunal de Contas da União, Procuradoria Federal junto a FCP e Auditoria Interna; 2. Se integra serviço prestado pela FCP; 3. Se requer qualificação técnica específica; 4. Se é dependente de recursos tecnológicos específicos; 5. Se possui reclamações registradas na Ouvidoria; e 6. Se possui denúncias registradas e associadas à sua execução. A análise desses critérios definirá os processos prioritários para tratamento imediato. 8.1.2. Contexto O contexto consiste no levantamento dos aspectos externos e internos do ambiente no intuito de compreender os fatores que podem interferir no alcance dos objetivos estratégicos da entidade. O ambiente interno envolve aspectos como governança, estrutura organizacional, funções, alçadas e responsabilidades, políticas, estratégias, capacidades, competência, sistemas de informação, processos decisórios e cultura organizacional. O ambiente externo envolve aspecto social, político, econômico, legal, regulatório, financeiro, tecnológico, econômico, ambiental, relações com partes interessadas externas e suas percepções e valores. Para avaliação e registro do Contexto utilizar-se-á a ferramenta Análise SWOT - Strengths (pontos fortes), Weaknesses (pontos fracos), Opportunities (oportunidades para o seu negócio) e Threats (Ameaças). No português é conhecida como análise FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças - Figura 8). A análise SWOT é feita de modo específico para cada processo e ciclo, uma vez que a mudança de ambiente/contexto pode mudar os riscos, ou seja, em determinados contextos pouco hostis, um risco potencial pode deixar de sê-lo. Figura 8 - Esquema e definições da Ferramenta Análise SWOT para avaliação do contexto. Fonte: ENAP, 2018. A avaliação do contexto será registrada na Planilha Documentadora de Riscos (Arquivo em excel apensado a este documento), Aba 2 - Ambiente e Fixação de Objetivos (Figura 9 ), conforme modelo abaixo: Figura 9 - Ambiente e Fixação de Objetivos 8.1.3. Critérios No processo de gerenciamento de riscos os critérios são termos de referência contra os quais a significância de um risco é avaliada para dizer se um risco é tolerável ou aceitável (ABNT, 2009). Os critérios são baseados nos objetivos organizacionais, no contexto externo e interno e ainda podem ser derivados de normas e políticas. Definir os critérios ajuda a apoiar a tomada de decisão, e significa especificar a quantidade, o tipo de risco e a significância do risco que a organização pode assumir em relação aos objetivos.
RESOLUÇÃO FCP Nº 18, DE 22 DE DEZEMBRO DE 2023 (parte 2 de 4)
Publicado no Diário Oficial da União, seção 1, em , página 25. Órgão: Ministério da Cultura — FUNDAÇÃO CULTURAL PALMARES. Todos os atos de 26/12/2023