PORTARIA SSC/MGI Nº 8.531, DE 21 DE DEZEMBRO DE 2023

PORTARIA SSC/MGI Nº 8.531, DE 21 DE DEZEMBRO DE 2023
Dispõe sobre os procedimentos de acesso e controle de
pessoas, veículos e bens no âmbito das dependências
do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços
Públicos ou de edifícios sob sua responsabilidade.
O SECRETÁRIO DE SERVIÇOS COMPARTILHADOS DO MINISTÉRIO DA GESTÃO E
DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOS, no uso das atribuições que lhe conferem a alínea
"e" do inciso I do art. 47 e o art. 60 do Anexo I do Decreto nº 11.437, de 17 de março
de 2023, resolve:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º Esta Portaria dispõe sobre os procedimentos de acesso e controle de
pessoas, veículos e bens no âmbito das dependências utilizadas pelo Ministério da Gestão
e da Inovação em Serviços Públicos ou de edifícios sob sua responsabilidade.
Parágrafo único. Esta Portaria se aplica aos órgãos alocados em edifícios que
são providos por contratações de serviços de segurança predial sob gestão do Ministério
da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.
CAPÍTULO II
DO ACESSO E CONTROLE DE PESSOAS
Art. 2º Somente serão permitidas a entrada e a saída de pedestres,
devidamente identificados, pelos acessos definidos como portarias principais e
privativas.
§ 1º Serão considerados instrumentos de identificação dos servidores,
colaboradores e estagiários:
I - o crachá de identificação funcional;
II - a identidade funcional;
III - a carteira funcional digital; ou
IV - o distintivo de lapela (bóton).
§ 2º O acesso de pedestres poderá ocorrer via garagem em caso de
necessidade de serviço, previamente informada à área responsável pela administração do
imóvel, zeladoria ou autoridade equivalente, desde que o servidor ou colaborador esteja
portando um dos instrumentos de identificação informados no § 1º deste artigo.
§ 3º As portarias privativas destinar-se-ão ao acesso:
I - dos Ministros de Estado;
II - dos ocupantes dos Cargos Comissionados Executivos - CCE e Funções
Comissionadas Executivas - FCE de nível 13 ou superior ou aqueles que vierem a substituí-los;
III - das autoridades ou dirigentes de outros órgãos governamentais de nível
equivalente ou superior aos descritos nas alíneas anteriores;
IV - dos parlamentares;
V - dos integrantes da magistratura;
VI - dos membros do Ministério Público;
VII - dos membros das comitivas quando acompanhando as autoridades acima; e
VIII - pessoas excepcionalmente autorizadas por gabinete de Ministro de
Estado ou de Secretaria Nacional para a participação de eventos específicos.
§ 4° Os gabinetes de Ministro de Estado ou de Secretaria Nacional deverão
informar, previamente, à área responsável pela administração do imóvel, zeladoria ou
autoridade equivalente, a relação dos participantes de eventos e de membros das
comitivas que poderão acessar as portarias privativas.
§ 5° Os visitantes deverão ser identificados nas recepções das portarias
principais e privativas e deverão permanecer com crachá ou etiqueta de identificação
durante sua permanência nas instalações.
§ 6º É vedado o uso das saídas de emergência externas de qualquer das
dependências do Ministério como meio alternativo de entrada ou saída ou com finalidade
diversa daquela para a qual se destinam.
Art. 3º O Ministério fornecerá aos seus servidores e estagiários:
I - 1 (um) crachá de identificação funcional, porta-crachá e cordão com o
padrão visual do Ministério;
II - 1 (um) distintivo de lapela (bóton) para os ocupantes de CCE e FCE nível 13
ou superior, e aos dirigentes máximos das Superintendências Regionais de Administração
e das Superintendências do Patrimônio da União nos estados.
§ 1° Os colaboradores serão identificados com crachá fornecido pelas empresas
contratadas, podendo, em casos específicos e a critério da administração, ocorrer o
fornecimento de crachá de identificação funcional diretamente pelo próprio Ministério.
§ 2° Compete ao serviço de recepção do Ministério cadastrar e coletar a
biometria dos visitantes, bem como entregar e recolher os crachás ou etiquetas de
identificação.
§ 3° Os crachás ou etiquetas de identificação de visitantes deverão ser
restituídos nas saídas das dependências do Ministério.
§ 4° O servidor ou o estagiário desligado do órgão deverá devolver o crachá de
identificação funcional e o distintivo de lapela (bóton) fornecidos pelo Ministério à área
responsável pela gestão dos crachás.
§ 5º O uso dos acessórios de identificação não exclui a necessidade de
identificação biométrica, ou equivalente, das catracas de acesso, quando houver.
Art. 4° Os instrumentos de identificação são intransferíveis e de uso pessoal e
obrigatório nas dependências do Ministério, devendo ser utilizados de forma visível, acima
da linha da cintura do vestuário.
§ 1° O uso e a guarda dos instrumentos definidos no caput são deveres de seus
usuários, que serão responsabilizados pelo extravio, dano, descaracterização ou uso indevido.
§ 2° Em caso de extravio, furto ou roubo do instrumento de identificação, o
usuário deverá formalizar o boletim de ocorrência junto à autoridade policial e encaminhar
o registro à área responsável pela administração do imóvel, zeladoria ou autoridade
equivalente para providências cabíveis.
§ 3° Poderá ser solicitada a segunda via do crachá e acessórios, bem como do
distintivo de lapela (bóton), em casos de danos, quebra ou perda do material, mediante
a apresentação dos respectivos instrumentos de identificação ou boletim de ocorrência.
§ 4° Enquanto não for fornecido novo crachá ou distintivo de lapela (bóton), a
identificação do usuário será realizada mediante registro de acesso nas portarias ou por
meio dos demais instrumentos de identificação definidos no § 1º do art. 2°.
Art. 5° Terão acesso às dependências deste Ministério apenas os animais
pertencentes aos órgãos de segurança, os cães-guias que acompanhem pessoas com
deficiência ou cujos tutores sejam portadores de laudo de necessidade de apoio
emocional, conforme legislação vigente.
Art. 6° O acesso às dependências do Ministério fora do horário de expediente
dos órgãos deverá ser solicitado previamente à área responsável pela administração do
imóvel, zeladoria ou autoridade equivalente.
§ 1º A solicitação de que trata o caput deverá ser encaminhada pelo servidor
ou unidade interessada de segunda a sexta-feira até às 17h (dezessete horas), por meio do
procedimento estabelecido pelo órgão e indicado no Catálogo de Serviços.
§ 2º A entrada e a saída de que trata o caput deverão ser realizadas pelas
portarias principais, com identificação obrigatória ao vigilante, condicionadas, ainda, ao
registro em livro ou sistema de controle de acesso, com indicação da unidade
administrativa e do dia e hora de entrada e de saída.
§ 3º Os gestores de contratos de mão de obra dedicada deverão informar à
área responsável pela administração do imóvel, zeladoria ou autoridade equivalente a
escala mensal dos colaboradores de plantão, com nome, CPF, jornada de trabalho e
indicação do local de permanência, inclusive para os colaboradores que estiverem
realizando cobertura.
Art. 7° Fica vedado o acesso de pessoas nas dependências do Ministério:
I - para prática de comércio, de propaganda ou de recebimento de donativos,
salvo com a autorização prévia da Secretaria de Serviços Compartilhados;
II - com vestimentas incompatíveis com o ambiente de trabalho, tais como:
a) roupa de banho;
b) roupa transparente; e
c) similares;
III - em situações passíveis de representar risco à integridade física de pessoas
ou à segurança institucional, tais como:
a) apresentação de comportamento agressivo;
b) com sinal de consumo de álcool ou outras drogas; e
c) com indícios de porte de armas brancas ou de fogo;
IV - que realizem serviço de entrega de lanches, refeições e/ou medicamentos (delivery); e
V - utilizando capacete ou outra cobertura que oculte totalmente a sua
face.
Parágrafo único. É permitido o acesso de pessoas com vestimentas tradicionais
ou relativas à sua etnia ou cultura.
Art. 8º O controle de acesso de pessoas abrange a identificação pessoal por:
I - biometria facial;
II - QR Code;
III - instrumentos de identificação informados no § 1º do art. 2º;
IV - etiqueta de identificação para visitante; ou
V - outro meio que vier a substituir o registro de entrada e saída.
§ 1° Os servidores e estagiários deverão apresentar documento de identificação
oficial com foto e fornecer as informações a seguir para cadastro em sistema de controle
de acesso ou outro meio que vier a substituir o controle de entrada e saída:
I - nome completo;
II - foto;
III - CPF;
IV - matrícula SIAPE;
V - secretaria vinculada ou unidade equivalente;
VI - edifício e andar de trabalho;
VII - horário de trabalho.
§ 2° Os gestores de contratos deverão fornecer as informações a seguir para
cadastro em sistema de controle de acesso ou outro meio que vier a substituir o controle
de entrada e saída dos colaboradores:
I - nome completo;
II - foto;
III - CPF;
IV - empresa vinculada;
V - secretaria vinculada ou unidade equivalente;
VI - edifício(s) e andar(es) de trabalho;
VII - horário de Trabalho.
§ 3° O acesso de visitantes estará condicionado à autorização, por meio de
consulta à unidade administrativa a ser visitada, e apresentação de documento de
identificação oficial com foto à recepção para cadastro das informações em sistema de
controle de acesso ou outro meio que vier a substituir:
I - nome completo;
II - foto;
III - CPF;
IV - data e hora da entrada;
V - unidade e andar que será visitada;
VI - nome completo de quem será visitado;
VII - nome completo de quem autorizou o acesso; e
VIII - data e hora de saída.
Art. 9º São obrigatórios os seguintes procedimentos de controle:
I - as pessoas, portando pertences, quando adentrarem ou saírem das
dependências dos órgãos, estarão sujeitas à inspeção ou outra vistoria necessária, com
discrição e na presença de testemunha, realizada por vigilante, com consentimento do
inspecionado;
II - a entrada transitória de bens particulares dos servidores, colaboradores,
estagiários e visitantes, como: notebooks, tablets, câmeras fotográficas e computadores,
somente se dará após registro dos equipamentos em formulário específico;
III - a entrada de bens particulares, tais como televisores, projetores,
frigobares, cafeteiras, nas dependências do Ministério de forma permanente deverá ser
precedida de solicitação de acesso, com inclusão de fotos e descrição do item, que deverá
ser encaminhada à área responsável pela gestão patrimonial, para análise e autorização.
IV - os Postos Avançados Bancários - PAB instalados no interior do Ministério
são de uso exclusivo dos servidores, colaboradores, estagiários e visitantes devidamente
identificados, somente durante o horário normal de expediente.
§ 1º No caso do inciso II, servidores, colaboradores, estagiários e visitantes, por
ocasião da saída, deverá apresentar a autorização de entrada e o respectivo bem para fins
de verificação.
§ 2º No caso do inciso III, servidores, colaboradores, estagiários e visitantes,
por ocasião de sua saída, deverá solicitar a autorização de saída com a área responsável
pela gestão patrimonial, que concedeu a autorização de entrada do respectivo bem.
§ 3º Fica dispensado o registro de que trata o inciso II do caput para entrada
de celulares, fones de ouvidos, mochilas, bolsa, ficando os casos ambíguos a avaliação da
área responsável pela administração do imóvel, zeladoria ou autoridade equivalente.
Art. 10. O acesso de veículo dar-se-á mediante leitura de placa, tag veicular,
credencial de acesso ou outro instrumento de identificação específico fornecido pela área
responsável pela administração do imóvel, zeladoria ou autoridade equivalente.
§ 1º A autorização da área responsável pela administração do imóvel, zeladoria
ou autoridade equivalente fica condicionada à concordância da área solicitante do acesso,
que deverá fornecer as informações abaixo para cadastro em sistema de controle de
acesso ou outro meio que vier a substituir o controle de acesso de veículo:
I - nome do usuário do veículo;
II - secretaria vinculada ou unidade equivalente;
III - edifício e andar de trabalho;
IV - placa do veículo;
V - marca e modelo;
VI - cor do veículo; e
VII - telefone.
§ 2º Não será permitida a passagem de veículos não autorizados entre as
garagens dos prédios do Ministério.
§ 3° Em caso de extravio da tag veicular, o usuário deverá formalizar o boletim
de ocorrência e encaminhar o registro à área responsável pela administração do imóvel,
zeladoria ou autoridade equivalente para providências relativas à emissão de outra tag
veicular.
Art. 11. O acesso de veículos, de forma temporária e mediante autorização
fornecida pela área responsável pela administração do imóvel, zeladoria, ou autoridade
equivalente, ocorrerá para veículos de serviço de carga e descarga, condicionados à
compatibilidade de seu porte e peso com as instalações do Ministério, visando evitar,
ainda, qualquer comprometimento ao trânsito da garagem.
§ 1º Não é permitido estacionar em vaga destinada à carga e descarga.
§ 2° O serviço de vigilância deverá manter livres as vias em frente às portarias,
reservando espaço para embarque e desembarque.
Art. 12. Desfeito o vínculo do usuário com o Ministério, tornar-se-á obrigatória
a devolução da tag veicular, credencial de acesso ou outro instrumento de identificação
fornecido de acesso à garagem diretamente à área responsável pela administração do
imóvel, zeladoria ou autoridade equivalente, que emitirá um termo de devolução (nada
consta).
Art. 13. Podem portar arma de fogo nas dependências do Ministério, na forma
da lei, desde que em serviço e previamente identificados:
I - policiais e agentes de segurança pública ou privada em missão ou
escolta;
II - vigilantes e agentes de segurança terceirizados alocados no Ministério; e
III - vigilantes a serviço das instituições bancárias, quando a serviços nas
agências alocadas no Ministério.
Art. 14. A inobservância das disposições desta Portaria e o mau uso do
instrumento de identificação implicarão seu cancelamento e recolhimento, sem prejuízo
das sanções legais (cíveis, penais, administrativas ou contratuais) cabíveis.
CAPÍTULO III
DO CONTROLE DE BENS PATRIMONIAIS, DOAÇÕES E MATERIAIS DE
CONSUMO
Art. 15. O Ministério não se responsabiliza pelo desaparecimento ou extravio
de objetos de uso pessoal de fácil ocultação ocorridos em suas dependências.
Art. 16. A conservação dos bens de propriedade deste Ministério é dever dos
servidores e para que possam ser retirados do respectivo setor o portador deve solicitar
autorização de movimentação à área responsável pela gestão patrimonial.
§ 1º A "Autorização de Movimentação de Bem Permanente e de Consumo"
deverá ser emitida em duas vias, devidamente assinada pela área de patrimônio, devendo
ficar retida uma das vias e anotada, na via do vigilante, a checagem do patrimônio e das
características dos bens, caso seja necessário.
§ 2º Os equipamentos patrimoniados ou não, quando em trânsito para
manutenção, deverão ser controlados de forma semelhante, com autorização da área
detentora do bem e a chancela da área responsável pela gestão patrimonial, devendo a
vigilância conferir as quantidades, as características, principalmente o número de série e
registrar a saída e o retorno, quando for o caso.
Art. 17. Os servidores do Ministério que estiverem portando bens patrimoniais
pertencentes à outras unidades, inclusive às Superintendências Estaduais, ingressarão no
edifício após registro prévio do bem, conforme art. 9º, mesmo que possuam a autorização
de saída do bem pela unidade de origem.
§ 1º No caso de não ter sido confeccionada a referida autorização de saída do
bem pela unidade de origem, o vigilante deverá anotar o número do patrimônio e o nome
completo, SIAPE e CPF do portador, para conferência junto à área responsável pela gestão
patrimonial do Ministério.
§ 2º No caso de suspeita de ilicitude, o bem deverá ser retido e encaminhado
à área responsável pela gestão patrimonial do Ministério.
CAPÍTULO IV
DO PROCEDIMENTO A SER ADOTADO NAS OCORRÊNCIAS DE ILICITUDES
Art. 18. Qualquer servidor, colaborador ou estagiário do Ministério que tomar
conhecimento de irregularidades, como furto, roubo, desaparecimento ou dano de bens,
deverá noticiar os fatos por meio do formulário específico presente no Sistema Eletrônico
de Informações - SEI e encaminhar à área responsável pela administração do imóvel,
zeladoria ou autoridade equivalente, relatando o acontecido e relação de pessoas que
poderiam ter acesso ao bem, juntando, ainda, se for o caso, o Termo de Responsabilidade
do bem e a última autorização de saída.
§ 1º Nos casos que se identifique vestígio de arrombamento de portas, janelas,
armário e/ou equipamentos, a área violada não deverá ser descaracterizada, devendo ser
isolada, aguardando-se a presença de perito da Polícia Federal.
§ 2º Os equipamentos de informática devem ser periciados pela área
responsável pela Tecnologia da Informação e Comunicação com vistas à emissão de laudo
de avaliação de integridade para comprovação da falta de peças, ressalvada a competência
da polícia federal ou da autoridade competente.
§ 3º O não cumprimento do disposto neste capítulo estará sujeito à
responsabilização nos termos da legislação vigente.
CAPÍTULO V
DA UTILIZAÇÃO DE IMAGENS E DADOS GERADOS PELO SISTEMA
INFORMATIZADO DE SEGURANÇA
Art. 19. Os registros do Sistema de Controle de Acesso (SCA) e as imagens de
vídeo do Circuito Fechado e Televisão (CFTV) são de caráter restrito e a sua finalidade é
a preservação do patrimônio e a segurança das edificações.
§ 1º As imagens de que trata o caput deverão ser armazenadas por, no
mínimo, 30 (trinta) dias.
§ 2º Em caso de sinistros detectados pelos agentes de segurança as gravações
deverão ser armazenadas até a conclusão da análise administrativa, investigação criminal
ou inquérito policial.
§ 3º Os registros de controle de acesso serão arquivados pelo tempo previsto
na legislação arquivística.
§ 4º O acesso às informações será negado, excepcionalmente, quando:
I - puderem colocar em risco a segurança institucional do próprio Ministério;
II - gerar prejuízos aos direitos resguardados pelo art. 31 da LAI;
III - o pedido de acesso for considerado genérico, desproporcional ou
desarrazoado;
IV - nas demais hipóteses previstas na legislação.
Art. 20. As imagens e dados registrados no sistema serão liberados mediante
autorização da Diretoria de Administração e Logística do Ministério da Gestão e da
Inovação em Serviços Públicos ou por determinação judicial.
CAPÍTULO VI
DAS CHAVES
Art. 21. Ao início e término de cada expediente, caberá à segurança a abertura
e fechamento das salas, não sendo autorizada a posse de cópia de chaves das salas dos
acessos principais por parte dos servidores.
Art. 22. Em casos excepcionais de salas restritas, que foram devidamente
justificadas e sinalizadas à Diretoria de Administração e Logística do Ministério da Gestão
e da Inovação em Serviços Públicos, por meio de documento produzido no Sistema
Eletrônico de Informações - SEI, a chave da sala principal ficará sob responsabilidade da
unidade administrativa, mantendo-se uma cópia na sala do supervisor de segurança da
edificação, que permanecerá lacrada no claviculário, sendo utilizada em situações em que
haja risco ao patrimônio e/ou pessoa.
§ 1º As portas equipadas com controle de acesso eletrônico, sob a
responsabilidade do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, serão
abertas pela equipe de operadores da sala de monitoramento em situações em que
houver potencial risco ao patrimônio e/ou pessoa.
§ 2º Após o término do expediente, ou mesmo no horário de almoço, as
janelas devem ser fechadas pelos colaboradores da unidade com as respectivas trancas.
CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 23. O horário de funcionamento das edificações e o atendimento ao
público obedecerão aos horários definidos em cada Ministério.
Art. 24. As Unidades Descentralizadas deste Ministério, no prazo de até seis
meses após a publicação desta Portaria, publicarão normativos próprios sobre os
procedimentos de acesso e controle de pessoas e veículos, de acordo com suas estruturas
físicas e em conformidade com as diretrizes gerais desta Portaria.
Art. 25. A elaboração de normativos próprios sobre os procedimentos de
acesso e controle de pessoas, veículos e bens por parte dos órgãos de que trata o art. 1º,
parágrafo único, não poderá estabelecer regras conflitantes com esta Portaria.
Art. 26. Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria de Administração e
Logística do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.
Art. 27. Fica revogada a Portaria SGC/ME nº 9.460, de 27 de outubro de 2022.
Art. 28. Esta Portaria entra em vigor em 2 de janeiro de 2024.
CILAIR RODRIGUES DE ABREU